ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KANTOR SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
SKRIPSI
Oleh : Rustandi – 0900816833
Fakultas Ekonomi dan Bisnis - Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara Jakarta 2009
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KANTOR SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Manajemen Jenjang Pendidikan Strata 1
Oleh : Rustandi – 0900816833
Fakultas Ekonomi dan Bisnis - Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara Jakarta 2009
i
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara Pernyataan Kesiapan Ujian Pendadaran Skripsi Saya, Rustandi, dengan ini menyatakan bahwa Skripsi yang berjudul :
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KANTOR SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA adalah benar hasil karya saya dan belum pernah diajukan sebagai karya ilmiah, sebagian, atau seluruhnya atas nama saya atau pihak lain Jakarta, ………………………… Menyetujui, Dosen Pembimbing
Penyusun Skripsi
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA Kode Dosen : D1027
Rustandi NIM : 0900816833 Mengetahui, Ketua Jurusan Manajemen
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA
ii
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara
Persetujuan Skripsi Yang bertanda tangan dibawah ini, menyatakan bahwa skripsi dengan judul
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KANTOR SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
Disusun oleh :
Rustandi – 0900816833
telah disetujui dan diterima sebagai salah satu karya ilmiah mahasiswa bersangkutan pada Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Bina Nusantara
Jakarta, ………………………… Mengetahui, Ketua Jurusan Manajemen
Dosen Pembimbing
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA
Idris Gautama, SE,S.Kom,MM MBA Kode Dosen : D2423
iii
KATA PENGANTAR
Prakata awal saya mengucapkan puji serta syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, petunjuk, hidayah, serta karunia-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan skripsi atau tugas akhir saya yang berjudul “Analisis dan Perancangan Knowledge Management System di Kantor Sekretariat Negara Republik Indonesia” tepat pada waktunya. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat guna dalam mencapai gelar kesarjanaan pada jurusan ekonomi program studi manajemen peminatan ebusiness jenjang pendidikan Strata-1 di BINUS UNIVERSITY. Dengan segala kerendahan hati saya ucapkan terhadap seluruh pihak yang telah membantu saya baik secara langsung maupun tidak langsung seperti bantuan, dukungan, petunjuk, saran, nasihat, bimbingan dan kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Adapun ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada : 1. Orang tuaku yang tercinta ayah dan mamah yang selalu memberikan iringan doa tiada batas dan juga memberikan dukungan serta semangat dalam penyusunan skripsi ini. 2. Almh. Ibu Theresia Widia Soerjaningsih, Ir., MM, Dr, selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Dr. E.A. Kuncoro, selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 5. Bapak Idris Gautama, SE, S.kom, MM, MBA, selaku Ketua Jurusan Manajemen, dan sekaligus juga sebagai dosen pembimbing satu saya yang telah banyak memberikan saran, waktu, pikiran, petunjuk, pengarahan dan bimbingan kepada saya dari awal hingga selesainya skripsi ini.
vi
6. Ibu Tjia Fie Tjoe S.kom, MM, selaku dosen pembimbing kedua saya, yang
juga
memberikan tindakan-tindakan korektif kearah yang positif tentunya terhadap skripsi saya. 7. Bapak Robertus Tang Herman, SE, MM yang telah menyempatkan waktunya dalam ikut andil sebagai pendamping saya pada saat SETNEG KMS 2008 Launching, dan menemani jalan-jalan cari makanan desa ke daerah Sabang, Jakarta Pusat. 8. Seluruh
jajaran
KEMENTERIAN
SEKRETARIAT
NEGARA
REPUBLIK
INDONESIA, khususnya Deputi Mensesneg Bidang Sumber Daya Manusia Bapak Bambang Prajitno, SH, MM. Kepala Biro Organisasi & Hubungan Masyarakat Bapak Djadjuk Natsir, SH, MM. Kepala Biro Dukungan Informatika Bapak Dr. Suroto Adi, M.sc. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Bapak Suripto, SH, MH. Kepala Bagian Kepegawaian Andrie Kurniawan S.kom, M.kom. Kepala Bagian Dukungan Informatika Bapak Andre Syahriza, S.kom, M.si. Kepala Seksi Otomisasi Perkantoran Bapak Janawir, S.si, M.si. Mungkin tanpa orang-orang tersebut diatas apalah artinya seorang Rustandi ini. 9. Kepada BINUS UNIVERITY yang telah memberikan sebuah amanat yaitu predikat STUDENT RESEARCH GRANT 2008, kepada saya dalam penelitian skripsi ini yang telah memberikan dorongan moril serta materil kepada saya sampai selesainya penelitian ini. 10. Teman-teman kampus terbaik saya yang saya tidak akan lupakan sampai kapan pun sampai akhir hayat saya seperti OKTAVIANUS STEVEN WILLIAM (WILLY), ADY YUDISTIRA (BOWYER), RAJES, & OBERD. Karena dialah yang telah memberikan segala kontribusi inspirasi arti kehidupan saya sehari-hari. 11. Seluruh komunitas ebizku yang tercinta yang selalu mengisi hari-hariku selama ini dikelas khususnya DESTRIANA, Sujito, Elizh, Ceresia, Guntur, Alwan, Harmoko,
vii
Pandu. Z, Pandu. M, Felix, Hartono, Achie, Uwie, Beler, Nadia, Atie, Steve, Chiechie, dan lainnya. Dan juga saya secara pribadi meminta maaf jika ada kesalahankesalahan yang ada selama ini, mungkin untuk saat ini saya belum bisa menjadi seseorang yang anda harapkan. 12. Seluruh rekan-rekan BINUSIAN angkatan 2005 semoga kita telah menjadi yang lebih baik dari yang sebelumnya, dimana kewajiban kita harus bisa memberikan karyakarya positif kita untuk kemajuan NKRI (Negara Kesatuan Republik Indonesia) kearah positif dimasa yang akan datang, sebab kita-kitalah dari golongan muda yang harus bertanggung jawab untuk kemajuan Bangsa yang kita cintai ini. 13. Semua pihak yang terkait secara tidak langsung yang telah membantu saya dalam proses pembuatan skripsi ini hingga selesai. Akhir kata dengan tidak melupakan segala keterbatasan skripsi ini, saya mohon maaf yang sebesar-besarnya atas kekurangan yang ada pada skripsi ini. saya dengan senang hati akan menerima segala saran dan kritik yang membangun untuk penyempurnaan skripsi ini. Semoga penulisan skripsi ini dapat memberikan sumbangan yang berarti kepada kita semua pada umumnya dan pada khususnya kepada lembaga pemerintah Sekretariat Negara Republik Indonesia dalam menuju kesebuah paradigma positif kearah Good Governance
and Trust Government.
Jakarta, 06 Maret 2009
Rustandi
viii
DAFTAR ISI Halaman
Judul Luar Judul Dalam
i
Halaman Persetujuan Softcover
ii
Fotokopi Persetujuan Hard Cover
iii
Fotokopi Lembar Pernyataan Dewan Penguji
iv
ABSTRAK
v
KATA PENGANTAR
vi
DAFTAR ISI
ix
DAFTAR TABEL
xiii
DAFTAR GAMBAR
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
xvii
Bab 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Identifikasi Masalah
3
1.3 Tujuan Penelitian
4
1.4 Manfaat Peneltian
5
1.5 Sistematika Penulisan
7
Bab 2 LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN
9
2.1 Pengertian Data, Informasi, Knowledge, dan Wisdom (DIKW)
9
2.1.1 Data
10
2.1.2 Informasi
11
2.1.3 Knowledge
11
2.1.4 Understanding
13
2.1.5 Wisdom
13
2.1.6 Connectedness
14
2.2 Knowledge Management
14
2.2.1 Definisi
14
2.2.2 Manfaat Implementasi KM
16
2.2.3 Element-Element Knowledge Management
19
2.2.4 Faktor-Faktor Penting Dalam Implementasi KM
20
ix
2.2.5 Knowledge Management System Consulting Perspective 2.3 Arsitektur Manajemen Pengetahuan
23 26
2.3.1 Strategi Manajemen Pengetahuan
27
2.3.2 Peran dan Value Proposition KM
27
2.3.3 Model Operasi KM
28
2.3.4 Arsitektur Operasi KM
29
2.3.4.1 Proses
29
2.3.4.2 Organisasi
32
2.3.4.3 Teknologi
35
2.4 Budaya Pendukung Manajemen Pengetahuan
36
2.4.1 Implementasi Knowledge Management Berpusat Kepada Manusia
36
2.4.2 Budaya Sharing, Kunci Sukses Implementasi KM
36
2.4.3 Elemen – Elemen Budaya Sharing
37
2.5 Penyelarasan Strategi Knowledge Management dengan Strategi Bisnis perusahaan
37
2.5.1 Strategi Perusahaan dan Strategi KM
37
2.5.2 Integrasi Knowledge Dengan Strategi Organisasi
38
2.5.3 Integrasi Pengetahuan Dengan Proses Bisnis
38
2.5.4 Efektifitas Dan Efisiensi KM
39
2.6 Pengukuran Performansi Manajemen Pengetahuan
40
2.6.1 Balanced Scorecard (BSC)
41
2.6.2 Skandia Navigator
41
2.6.3 IMPaKT
42
2.6.4 Pendekatan Dari Department of the Navy (DON) Amerika Serikat
44
2.7 Manajemen Pemerintahan
46
2.8 E-Government Overview
57
2.8.1 Government to Citizen (G2C)
57
2.8.2 Government to Business (G2B)
58
2.8.3 Government to Government (G2G)
60
2.8.4 Government to Employee (G2E)
60
2.9 Web Design Overview
61
210 Web Programming Overview
62
x
2.10.1 Client Side Scripting
63
2.10.2 Server Side Scripting
64
2.11 Perkembangan Teknologi Website
64
2.11.1 Generasi Web 1.0
64
2.11.2 Generasi Web 2.0
65
2.11.3 Generasi Web 3.0
66
2.12 Pengenalan Flowchart
68
2.13 Analisis Diagram Tulang Ishikawa
75
2.14 FGD (Focused Group Discussion)
77
2.14.1 Tipe-Tipe Focused Group Discussion
77
2.15 System Development Life Cycle (SDLC)
79
2.16 Prototyping Creation
82
2.17 Kerangka Pemikiran
83 85
Bab 3 GAMBARAN UMUM RESPONDEN 3.1 Profil Responden
85
3.1.1 Profil Sekretariat Negara Republik Indonesia
85
3.1.2 Visi, Misi, dan Strategi Sekretariat Negara Republik Indonesia
86
3.1.3 Struktur Organisasi Sekretariat Negara Republik Indonesia
88
3.1.4 Deskripsi Singkat Masing-Masing Tugas Jabatan
89
3.1.5 Penjelasan Bagan Organisasi Masing-Masing Deputi Bidang
101
3.2 Proses Bisnis
119
3.3 Analisis Masalah
141
3.3.1 Analisis Komparasi Fitur Knowledge Management Antar Pemerintahan SeAsia Tenggara
144
Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
150
4.1 Pengumpulan Data Analisis Kebutuhan Fitur-Fitur Knowledge Management System
150
4.2 Hasil Analisis Kebutuhan KMS Menurut Deputi Dukungan Kebijakan Biro Dukungan Informatika Sekretariat Negara Republik Indonesia 4.3 Rancangan Solusi Pemecahan
151 154
4.3.1 Fase Perencanaan
154
4.3.2 Fase Analisis
155
xi
4.3.3 Fase Design
161
4.3.4 Fase Implementasi
182
4.3.4.1 Time Schedulle Setneg KMS 2008 Building (Gannt Chart) 4.3.5 Fase Penggunaan
184 186
4.3.5.1 Analisis Prototyping Setneg Knowledge Management System 2008 4.3.6 Analisis Performansi Setneg Knowledge Management System Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN
186 187 197
5.1 Simpulan
197
5.2 Saran
199
5.3 Keterbatasan Skripsi
200
Daftar Pustaka
202
Riwayat Hidup
205
Lampiran
206
xii
DAFTAR TABEL
No Tabel
Judul Tabel
Halaman
Tabel 2.1
Elemen-Elemen Proses Knowledge Management
19
Tabel 2.2
Contoh Indikator Performansi KM
44
Tabel 2.3
Paradigma
Penyelenggaraan
Organisasi
Pemerintah
(Organisasi
48
Publik) Tabel 2.4
Pergeseran Paradigma Organisasi
Tabel 2.5
Perbandingan
Old
Publik
Administration
49 (OPA),
New
Public
Management (NPM), New Public Service (NPS), Enterpreneural Government (EG), dan Electronic Government (EG)
51
Tabel 2.6
Penjelasan Langkah-Langkah SDLC
80
Tabel 3.1
Deskripsi Singkat Masing-Masing Tugas Jabatan
89
Tabel 3.2
Spesifikasi Setneg KMS Sekarang
119
Tabel 3.3
Perbandingan Fitur Knowledge Management System
144
Tabel 4.1
Hasil Analisis Kebutuhan Setneg KMS A
151
Tabel 4.2
Hasil Analisis Kebutuhan Setneg KMS B
153
Tabel 4.3
Fase Perencanaan SDLC Konsep
154
Tabel 4.4
Fase Analisis SDCL Konsep
155
Tabel 4.5
Analisis Perbandingan KMS
156
Tabel 4.6
Daftar Implementasi Kerja SETNEG KMS 2008
182
Tabel 4.7
Skala Skor Pengukuran Performansi IMPaKT
191
Tabel 4.8
Hasil Pengumpulan Data Kuesioner IMPaKT
192
xiii
DAFTAR GAMBAR
No Gambar
Judul Gambar
Halaman
Gambar 2.1
Heirarki DIKW dari data ke wisdom
10
Gambar 2.2
Empat Model Konversi Knowledge
12
Gambar 2.3
Pengantar KM
16
Gambar 2.4
Building Knowledge Management Team
20
Gambar 2.5
Mindmap Consulting Perspective KMS
23
Gambar 2.6
Empat Elemen Dasar Arsitektur Knowledge Management
26
Gambar 2.7
Efektifitas dan Efisiensi KM
39
Gambar 2.8
Kerangka Skandia Navigator
42
Gambar 2.9
IMPaKT Kerangka Bisnis dan Inisiatif KM
43
Gambar 2.10
Homepage BALI Online KTP
58
Gambar 2.11
Homepage Binusmaya Learning Management System
63
Gambar 2.12
Server Side Scheme Flow
64
Gambar 2.13
Simple Seqeunce Structure
71
Gambar 2.14
Branch Structure
72
Gambar 2.15
Selection Structure
72
Gambar 2.16
FOR Loop Structure
73
Gambar 2.17
DO WHILE Loop Structure
73
Gambar 2.18
DO UNTIL Loop Structure
74
Gambar 2.19
CASE Structure
74
Gambar 2.20
Contoh Diagram Tulang Ikan Ishikawa
76
Gambar 2.21
SDLC Konsep
79
Gambar 2.22
Kerangka Pemikiran Setneg KMS 2008
83
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Sekretariat Negara Republik Indonesia
88
Gambar 3.2
Penjelasan Bagan Sekretariat Menteri Sekretaris Negara
101
Gambar 3.3
Penjelasan Bagan Deputi Dukungan Kebijakan
104
Gambar 3.4
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Sumber Daya Manusia
107
Gambar 3.5
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan
109
Gambar 3.6
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Pengawasan
112
xiv
Gambar 3.7
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Perundang – Undangan
114
Gambar 3.8
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Sekretaris Militer
116
Gambar 3.9
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Rumah Tangga Kepresidenan
117
Gambar 3.10
Penjelasan Bagan Deputi Bidang Sekretaris Wakil Presiden
118
Gambar 3.11
Proses Bisnis Setneg KMS Sekarang
120
Gambar 3.12
Homepage Setneg KMS Sekarang
121
Gambar 3.13
Pointers Pidato Kepresidenan Setneg KMS Sekarang
122
Gambar 3.14
Produk Hukum Setneg KMS Sekarang
124
Gambar 3.15
Permensesneg Setneg KMS Sekarang
126
Gambar 3.16
Data Wilayah Setneg KMS Sekarang
128
Gambar 3.17
Ensiklopedi Setneg KMS Sekarang
130
Gambar 3.18
Klipping Setneg KMS Sekarang
132
Gambar 3.19
Jurnal Negarawan Setneg KMS Sekarang
134
Gambar 3.20
Webmail Login Setneg KMS Sekarang
136
Gambar 3.21
Homepage Webmail 1 Setneg KMS Sekarang
137
Gambar 3.22
Homepage Webmail 2 Setneg KMS Sekarang
138
Gambar 3.23
Contacts Webmail Setneg KMS Sekarang
139
Gambar 3.24
Inbox Webmail Setneg KMS Sekarang
140
Gambar 3.25
Fishbone Ishikawa SETNEG KMS 2008
141
Gambar 4.1
Flowchart SETNEG KMS 2008
159
Gambar 4.2
Arsitektur Setneg Knowledge Management System 2008
161
Gambar 4.3
Mindmap Fase Design SDLC
162
Gambar 4.4
Design Halaman Login Front End
163
Gambar 4.5
Design Halaman Home Front End
164
Gambar 4.6
Design Halaman Forum A Front End
165
Gambar 4.7
Design Halaman Forum B Front End
166
Gambar 4.8
Design Halaman Data Center Front End
167
Gambar 4.9
Design Halaman Pribadi Front End
168
Gambar 4.10
Design Halaman Biodata Front End
169
Gambar 4.11
Design Halaman Peta Situs Front End
170
Gambar 4.12
Design Halaman Pertanyaan Front End
171
Gambar 4.13
Design Halaman Sambung Front End
172
xv
Gambar 4.14
Design Halaman Pencarian Front End
173
Gambar 4.15
Design Halaman Home Back End
174
Gambar 4.16
Design Halaman Ubah Kata Depan Back End
175
Gambar 4.17
Design Halaman Data Center Back End
176
Gambar 4.18
Design Halaman Forum Back End
177
Gambar 4.19
Design Halaman Sambung Back End
178
Gambar 4.20
Design Halaman Pertanyaan Back End
179
Gambar 4.21
Design Halaman Knowledge Back End
180
Gambar 4.22
Design Halaman Pegawai Back End
181
Gambar 4.23
Gannt Chart SETNEG KMS 2008
184
Gambar 4.24
Cause-And-Effect Map Setneg KMS 2008
189
Gambar 4.25
Kerangka KMS Setneg 2008 Penelitian with IMPaKT
196
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
No Lampiran Lampiran 1
Judul Lampiran
Halaman
Surat Pernyataan Hasil Penelitian Skripsi Untuk Rektor BINUS UNIVERSITY [Sebagai Laporan - Dibalik]
Lampiran 2
Daftar
Pertanyaan
Analisis
Kebutuhan
L1 Setneg
Knowledge
Management System 2008
L2
Lampiran 3
Analisis Prototyping Wawancara Setneg Web Administrator
L8
Lampiran 4
Daftar Pertanyaan Kuesioner IMPaKT Analisis SETNEG KMS 2008
L9
Lampiran 5
Foto Presentasi Launching Setneg Knowledge Management System 2008 di Lantai 2, DEPUTI MENSESNEG DUKUNGAN KEBIJAKAN BIRO DUKUNGAN INFORMATIKA. [TANGGAL : 02 DESEMBER 2008]
Lampiran 6
L 11
Sekretariat Negara Republik Indonesia Knowledge Management System 2008 Petunjuk Guna
xvii
L 14
