ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI PENJUALAN PADA KOPERASI GURU KECAMATAN SAMBIREJO
Naskah Publikasi
diajukan oleh Andri Korniawan 07.12.2255 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASI DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN SALES INFORMATION ON COOPERATIVE TEACHER SUB-DISTRICT SAMBIREJO ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI PENJUALAN PADA KOPERASI GURU KECAMATAN SAMBIREJO Andri Korniawan Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Cooperatives have helped bring prosperity objective standard of living of its members so that the business activities of cooperatives, such as savings and loans, the interest charged to members are also smaller and in businesses selling goods price is also cheaper, so that the cooperative members tend to be more frequent shopping dikoperasi. Because the sales activities of goods which are very crowded, making the work of our employees to serve the sales of goods to members of cooperatives is felt to be more severe. Therefore the background above problems the author was trying to help the system sales of basic food needs of these teachers so that the performance of cooperative services to member cooperatives to be optimal. By analyzing the way the old system of selling goods, then the results of his analysis is used as a reference for improvements to the development. of a new system. After analyzing the old system, the data are used as reference to make the sale of goods information system based computerization of basic food needs are able to handle the transactions of purchase and sale of basic food needs. So the main goal to help improve the performance of transaction services to members of cooperatives selling goods become more optimally achieved. Keywords : purchases and sales of basic supplies
1. PENDAHULUAN Pada era globalisasi sekarang ini kemajuan teknologi komputer bergerak semakin maju pesat, teknologi komputer ini diciptakan untuk membantu pekerjaan manuasia agar bisa diselesaikan lebih cepat, efisien waktu dan mendapatkan hasil yang optimal. Dengan hasilhasil positif yang diberikan oleh komputer kepada manusia sehingga bisa membuat segala sesuatunya dapat dilakukan dengan baik. Pada tahun 1 april 1970 KPRI “GURU” Kecamatan Sambirejo berdiri, koperasi ini didirikan atas hasil rapat kkg guru-guru sekolah dasar se-kecamatan sambirejo. Awalnya koperasi ini dirintis guna melaksanakan kegiatan usaha yang berguna untuk melayani secara langsung kebutuhan ekonomi para anggotanya sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan mereka beserta keluarganya. Semakin lama koperasi ini semakin maju menjadi lebih besar serta kegiatan perputaran transaksi keuangan yang dilakukan didalamnya seperti kegiatan simpan-pinjam keuangan kepada anggota koperasi, dan kegiatan transaksi penjualan barang kebutuhan sembako sehari-hari kepada para anggota koperasinya. Karena tujuan utama koperasi adalah membantu mensejahterakan taraf hidup para anggotanya, sehingga bunga yang dibebankan kepada anggota koperasi yang mengambil pinjaman bunganya cukup kecil, disamping itu juga pada akhir tahunnya anggota koperasi juga mendapatkan sisa hasil usaha dari koperasi menurut jasanya. Dan juga pada kegiatan transaksi penjualan barang, harga jual barang kebutuhan sembako cenderung lebih murah, sehingga kebanyakan para anggota koperasi lebih suka belanja barang kebutuhan sembako dikoperasi dari pada ditoko-toko. 2. LANDASAN TEORI 2.1 2.1.1
Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Agar informasi yang dihasilkan memiliki nilai yang berkualitas maka perlu dibuatnya
sistem informasi. Untuk memahami pengertian dari sistem informasi secara mendalam perlu melihat dari segi keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas yang penting dalam pembentukan sistem informasi.
Sistem informasi memiliki banyak definisi yang sangat banyak, yang dapat dipelajari dan dipahami dengan melihatnya dari berbagai segi pandang. Antara lain pengertian sistem informasi secara umum yaitu sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsitem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang mempunyai sebuah makna dan berguna dalam membantu pengambilan keputusan. Selain itu menurut kertahadi (1995) sistem informasi didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. 2.1.2
Komponen Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari beberapa komponen yang
berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Komponen komponen tersebut antara lain, yaitu : 1.
Orang Adalah semua pihak yang mempunyai tanggung jawab penuh dalam hal perancangan
sistem, penggunaan keluaran sistem informasi, perawatan sistem, pengembangan sistem informasi. 2.
Aktivitas atau Prosedur Aktivitas dan prosedur mempunyai pengertian yang sama yaitu sekumpulan aturan
atau tahapan-tahapan yang dipakai untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi hasil keluaran dari sistem informasi tersebut. 3.
Basis Data Adalah kumpulan dari data dan informasi yang organisasikan serapi mungkin sehingga
memudahkan untuk diakses oleh pengguna serta berkaitan dengan penyimpanan data. 4.
Perangkat keras Yaitu
komponen-komponen
untuk
melengkapi
kegiatan
menginputkan
data,
memproses data, dan keluaran data yang berupa piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll 5.
Perangkat lunak Berupa
sekumpulan
intstruksi-instruksi
atau
perintah-perintah
yang
diberikan
keperangkat keras atau komputer untuk dapat memproses data, sering disebut dengan program.
6.
Jaringan Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai oleh sejumlah
pemakai pada waktu dan tempat secara bersama–sama ataupun tidak. Selain komponen-komponen yang telah disebutkan diatas, ada pendapat lain tentang komponen-komponen dari sistem informasi adalah: 1.
Blok Masukan
2.
Blok Model
3.
Blok Keamanan
4.
Blok Teknologi
5.
Blok Database
6.
Blok Kendali
2.2 2.2.1
1
Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Koperasi Pengertian Koperasi Koperasi adalah suatu badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan
hukum koperasi yang melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus 2
sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas azas kekeluargaan . 2.2.2
Prinsip-Prinsip Koperasi Menurut undang-undang republik indonesia no.25/92 bab III pasal 5 ayat 1 adalah
sebagai berikut : 1.
Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.
2.
Pengelolaan dilakukan secara demokratis.
3.
Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa
usaha masing-masing anggota. 4.
Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal.
5.
Kemandirian.
2.2.3
Tugas Pokok Premier Koperasi
1
Dikemukakan oleh Burch dan Grudnistki
2
UU RI No.25 tahun 1992 : BAB 1 Pasal 1 ayat 1
Koperasi memiliki tugas pokok primer yaitu melaksanakan kegiatan usaha guna melayani
secara
langsung
kebutuhan
ekonomi
para
anggotanya
sehingga
dapat
meningkatkan kesejahteraan mereka beserta keluarganya. Untuk diketahuinya bahwa tingkat kesejahteraan tersebut selalu berubah sesuai dan selaras dengan tingkat pertumbuhan serta 3
perkembangan ekonomi yang ada . 2.2.4
Kegiatan Koperasi Koperasi merupakan badan usaha yang sangat mengutamakan kesejahteraan
anggotanya. Koperasi memiliki program kegiatan yang dapat membantu mensejahterakan anggotanya antara lain kegiatan simpan-pinjam yang membantu memberikan pinjaman kepada anggotanya, dikoperasi setiap anggota yang mengajukan pinjaman akan dicatat jasa kegiatan simpan-pinjamannya yang digunakan untuk penghitungan SHU pada akhir tahun. Koperasi juga memiliki program penjualan kebutuhan sembako yang memiliki tujuan untuk dapat memenuhi kebutuhan sehari-hari para anggotanya. Progaram ini diwajibkan kepada seluruh anggotanya untuk mengambil barang pada awal bulan yang dilaksanakan mulai tanggal 1-10, yang memiliki ketentuan setiap anggota koperasi paling minimal mengambil barang dikoperasi sejumlah Rp 25.000. Cara pengambilan barangnya dengan cara mencatat jumlah barang yang diambil oleh per-setiap anggota kemudian totalnya untuk digunakan pemotongan gaji pegawai tersebut. Dengan program-program kegiatan koperasi ini dirasa bisa untuk membantu mensejahterakan para anggota beserta keluarganya. 3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 3.1.1
Analisis Analisis Kelemahan Sistem Untuk mempersiapkan sebuah sistem yang kinerjanya optimal, digunakan analisis
dalam perancangan sistem informasi penjualan dan persedian barang akutansi dengan menggunakan metode penelitian PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dengan melakukan analisis ini akan diperoleh beberapa hal yang dapat disimpulkan masalah utama koperasi guru ini secara jelas dan spesifik .Dari hasil analisis akan dapat rumusan berbagai usulan untuk membangun sistem yang lebih baik. 1.
Analisis Kinerja (Performance Analysis)
3
Materi Diklat Dekopinda. Sragen, hal 4
Analisis kinerja berguna untuk meningkatkan kinerja supaya lebih efektif Tabel Analisa Kinerja Pada Sistem Penjualan Koperasi No
Faktor
1
Response Time
Hasil Analisis Waktu tanggap sistem ini membutukan waktu yang cukup lama, 10 menit bahkan lebih untuk melakukan setiap satu kali melakukan proses transaksi penjualan barang.
2
Throughput
Sistem manual kurang lebih hanya bisa melakukan 6 kali transaksi penjualan barang per 1 jamnya.
2.
Analisis Informasi (Information Analysis) Analisis Informasi digunakan penyajian informasi yang dihasilkan bisa akurat, tepat
waktu, dan relevan. Tabel Analisis Informasi Pada Sistem Penjualan Koperasi No
Faktor
Hasil Analisis
1
Akurat
Pada laporan seluruh jenis barang, pernah mengalami kesalahan sebanyak 1 kali, pada penjumlahan sisa barang.
2
Relevansi
Karena seluruh laporan transaksi penjualan barang disimpan dan dicatat pada buku besar jurnal penjualan, sehingga data informasi pada waktu tahun yang lalu pernah mengalami kehilangan file data laporan transaksi penjualan barang
3
Time Line
Selesainya pembuatan laporan informasi transaksi tidak bisa ditargetkan waktunya secara mutlak karena untuk membuat laporan
transaksi
harus
melakukan
perekapan
penjumlahan data transaksi penjualan barang
dan
secara
keseluruhan dan dilakukan secara manual oleh karyawan koperasi, jadi proses pembuatannya membutuh waktu lama, sehingga penyampaian laporan sering tidak tepat waktu.
3.
Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Analisis Ekonomi digunakan untuk menekan ketidakefisien biaya yang di keluarkan
supaya bisa diminimalisasi sekecil mungkin . Tabel Analisis Ekonomi Pada Sistem Penjualan Koperasi Guru No
Faktor
Hasil Analisis
1
Biaya
yang
Koperasi
mempersiapkan
biaya
untuk
menyediakan
dikeluarkan
peralatan media penyimpanan data, untuk membuat laporan
terhadap
transaksi penjualan yang meliputi seperti membeli buku,
manfaat yang
kertas folio, pensil, pena, penggaris dan lain-lain.Jadi
dihasilkan.
kalkulasi biaya yang harus dikeluarkan oleh koperasi menjadi sangat besar untuk jangka panjangnya.
4.
Analisis Pengendalian (Control Analysis) Analisis
Pengendalian
digunakan
untuk
menghindari
dan
mendeteksi
penyalahgunaan atau kesalahan sistem, untuk menjamin keamanan data dan informasi. Sehingga tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi. Tabel Analisis Pengendalian Pada Sistem Penjualan Koperasi Guru No
Faktor
1.
Pengaturan
Hasil Analisis hak
akses
Sistem ini tidak memiliki pembatasan terhadap siapa saja yang hendak membaca, mengedit, menyimpanan data informasi laporan transaksi. sehingga pengamanan terhadap
data
informasi
laporan-laporan
transaksi
penjualan barang menjadi tidak aman.
5.
Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Analisis Efisiensi digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan
menggunakan sumberdaya yang tersedia. Tabel Analisis Efisiensi pada Sistem Penjualan Koperasi Guru No
Faktor
Hasil Analisis
1.
Sumber
daya
Untuk proses transaksi penjualan barang dan
manusia
terhadap
pembuatan laporan transaksinya membutuhkan 2
keluaran informasi.
orang, sebenarnya proses tersebut bisa dikerjakan oleh 1 orang saja.
6.
Analisis Pelayanan (Service Analysis) Analisis Pelayanan digunakan untuk membuat pelayanan yang kedepannya bisa
lebih optimal terhadap konsumen. Tabel Analisis Pelayanan pada Sistem Penjualan Koperasi Guru
No
Faktor
Hasil Analisis
1
Ragam Informasi
Sistem ini kurang lengkap terhadap informasi laporan siapa yang telah membuat laporan transaksi penjualan barang.
2
Prosedur
Untuk mendapatkan informasi harus melengkapi prosedur yang meliputi : a.Benar pegawai negeri sipil, khusus sebagai guru sekolah dasar dikecamatan sambirejo. b.Terdaftar
sebagai
anggota
koperasi
guru
kecamatan sambirejo.
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Pengertian Perancangan Sistem Rancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran rancangan sistem yang lengkap untuk programmer dan ahli-ahli teknik yang akan mengimplementasikan sistem. 3.2.2 Perancangan Model Sistem Rancangan model merupakan gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau model sistem tersebut. Secara umum rancangan model mempunyai dua bentuk yaitu physical model dan logical model. Physical model menerangkan bagaimana sistem ini diterapakan secara fisik, dan digambarkan dalam bentuk diagram alir, sedangkan logical model menerangkan fungsi-fungsi sistem informasi bekerja secara logika, model ini di gambarkan dengan diagram arus data. Pada perancangan sistem ini menggunakan rancangan model sistem logical model yang diterangkan dengan diagram arus data (data flow diagram). 3.2.3
Data Flow Diagram Data flow diagram adalah merupakan gerakan data dari sebuah sistem, mulai dari
masuk sampai ketujuannya. Arus data mengalir diantara proses (procced), simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity). Pendekatan terstruktur ini menggambarkan top level yang menjelaskan arus data secara garis besar dan menggambarkan lower level yang menjelaskan arus data secara lebih rinci.
1. Diagram Konteks Pembuatan suatu diagram konteks dari sistem, struktur ini mengambarkan sistem secara garis besar. Berikut adalah diagram konteks sistem penjualan sembako pada koperasi guru kecamatan sambirejo :
Gambar Diagram Konteks 2. Data Flow Diagram Level 0 Pembuatan gambar data flow diagram level 0, digunakan untuk menjelaskan prosesproses yang ada didalam bagan berjenjang agar prosesnya bisa menjadi lebih terperinci lagi. Berikut adalah gambar data flow diagram level 0 pada sistem penjualan koperasi guru kecamatan sambirejo :
Gambar Data Flow Diagram Level 0 3. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1
Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 1
4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2
Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 2 5. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3
Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 3
6.
Data Flow Diagram Level 1 Proses 4
Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 4 4. 4.1
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi Database Implementasi database
adalah menjelaskan tabel-tabel database beserta
fungsinya untuk sistem informasi penjualan barang, dalam pembuatan database menggunakan Microsft word accses 2007. Dalam database koperasi ini terdiri dari 10 tabel antara lain tabel jenis_barang, tabel barang, tabel pengguna, tabel pelanggan, sekolah, ka_koperasi, pembelian, detail_pembelian, penjualan, detail_penjualan.
Gambar Implementasi Database Data Jenis_Barang 4.2
Implementasi Program
1. Menu Utama a.
Listing Program
Private Sub MDIForm_Load() StatusBar1.Panels(2).Text = "Login mulai : " & Format(Date, "dd MMMM yyyy ") & Format(Time, "H:mm:ss") End Sub Private Sub MDIForm_Unload(Cancel As Integer) If MsgBox("YAKIN AKAN MENUTUP APLIKASI INI..?", _ vbQuestion, "Konfirmasi") = vbNo Then Cancel = 1 Else End End If End Sub Private Sub menubarang_Click() FrmBarang.Show End Sub Private Sub menujenis_Click() FrmJenis.Show End Sub Private Sub menulogin_Click() FrmLogin.Show 1, FrmUtama End Sub
Private Sub menulapbarang_Click() FrmlapBarang.Show End Sub
Private Sub menulapjenisbarang_Click() Call BukaDB SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi" Set RsKS = Conn.Execute(SQL) SQL = "select * from jenis_barang " With lapjenisbarang .DataControl1.ConnectionString = StrConnect .DataControl1.Source = SQL .lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua") .lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA") .Refresh .Run .Show End With End Sub Private Sub menulappelanggan_Click() Call BukaDB SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi" Set RsKS = Conn.Execute(SQL) SQL = "select * from Pelanggan a,sekolah b where a.kd_sekolah=b.kd_sekolah" With lappelanggan .DataControl1.ConnectionString = StrConnect .DataControl1.Source = SQL .lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua") .lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA") .Refresh .Run .Show End With End Sub Private Sub menulappengguna_Click() Call BukaDB SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi" Set RsKS = Conn.Execute(SQL) SQL = "select * from Pengguna " With lappengguna .DataControl1.ConnectionString = StrConnect .DataControl1.Source = SQL .lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua") .lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA") .Refresh
.Run .Show End With End Sub Private Sub menulapsekolah_Click() Call BukaDB SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi" Set RsKS = Conn.Execute(SQL) SQL = "select * from Sekolah " With lapsekolah .DataControl1.ConnectionString = StrConnect .DataControl1.Source = SQL .lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua") .lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA") .Refresh .Run .Show End With End Sub Private Sub menulaptransbeli_Click() Frmlapbeli.Show End Sub Private Sub Menulaptransjual_Click() FrmLapJual.Show End Sub Private Sub menupelanggan_Click() FrmPelanggan.Show End Sub Private Sub menupengguna_Click() FrmPengguna.Show End Sub Private Sub menusekolah_Click() FrmSekolah.Show End Sub Private Sub menutransaksipembelian_Click() FrmPembelian.Show End Sub Private Sub menutransaksipenjualan_Click() FrmPenjualan.Show End Sub Private Sub mnusetketua_Click()
FrmSet.Show End Sub Private Sub Toolbar1_ButtonClick(ByVal Button As MSComctlLib.Button) On Error Resume Next Select Case Button.Index Case 1: FrmPembelian.Show Case 2: FrmPenjualan.Show Case 3: FrmSet.Show End Select End Sub
b.
Pembahasan Listing program diatas berfungsi untuk memanggil menu yang ada di menu
utama seperti memanggil menu-menu master data, memanggil menu-menu transaksi dan memanggil menu-menu laporan c.
Kelebihan Pengguna diberi kemudahan dalam mengakses data karena menu utama sistem
informasi penjualan ini memiliki fitur tambahan shortcut yang ada di program, sehingga dapat membantu pengguna untuk mengakses data lebih cepat. d.
Kelemahan Tampilan antar muka dari menu utama masih terlihat standar bagi pengguna
sistem informasi penjualan ini (kurang terlihat menarik).
Gambar Menu Utama
5. 5.1
PENUTUP Kesimpulan Dari uraian analisa serta pembahasan yang dilakukan oleh penulis tentang
pembuatan sistem informasi penjualan barang kebutuhan sembako pada koperasi guru kecamatan sambirejo, dapat ditarik kesimpulan bahwa : a.
Sistem informasi penjualan ini telah mampu mengolah data jenis barang, data
barang, data pengguna, data sekolah, data pelanggan, data ka_koperasi, data transaksi pembelian, transaksi penjualan, pembuatan laporan-laporan dengan optimal sesuai dengan analisa perancangan sistem. b.
Sistem informasi penjualan ini dapat meminimalisir tingkat kesalahan pada proses
pengolahan transaksi pembelian dan penjualan barang kebutuhan sembako. c.
Sistem informasi penjualan ini memberikan kemudahan untuk proses pencarian
laporan data barang, laporan data pengguna, laporan data pelanggan, laporan data sekolah, laporan data transaksi pembelian dan laporan transaksi penjualan barang kebutuhan sembako. 5.2
Saran Saran dirasakan sangat perlu untuk pengembangan penelitian skripsi tahun-tahun
yang selanjutnya adalah : a.
Tulisan skripsi tentang penelitian pembuatan sistem informasi penjualan barang
ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan. Karena pada tampilan interface dan fitur-fitur penunjang kinerja sistem belum sempurna, oleh sebab itu penulis mengharapkan peran serta dan partisipasi pada tahun-tahun selanjutnya ada penelitianpenelitian yang lebih baik, lengkap, dan inovatif.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Design Sistem Informasi:Pendekatan
Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi Offset
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Edisi Ketiga. Yogyakarta: Andi Offset
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data Edisi Kesatu. Yogyakarta : Andi
