ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA PADA REGULATED AGENT PT. DUTA ANGKASA PRIMA KARGO

ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA PADA REGULATED AGENT PT. DUTA ANGKASA PRIMA KARGO Adhya Pratiwi Ayuningtyas, Khairunisa Putri Ardi, AA. Putri Pratiwi, Yunus Widjaja Bina Nusantara University, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, 021-5345830, [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRACT The purpose of this thesis is to design a database that manages the regulated agent checks the outcome data in and out at the regulated agent process. Research methodology and analysis phase begins with a literature study, while the design method by using the Database Life Cycle. The results from this thesis is the design of a database that can support the data management regulated agent process. The conclusions of this thesis is the design of a database that can manage the incoming and outgoing data checks on the regulated agent process previously are very difficult to access and search becomes more accessible because it is stored in a Relational Database Management System (RDBMS) that the entity consists primarily of tables that have a relation from one table to another table. With this relational database, the data will be stored in a table consistently, then another table that require other data simply connect via a foreign key. Keywords: database, regulated agent, RDBMS

ABSTRAK Tujuan dari penelitian tugas akhir ini adalah merancang basis data pada regulated agent yang mengelola data hasil pemeriksaan yang masuk dan keluar pada proses regulated agent. Metode penelitian yang dilakukan diawali dengan tahap pengumpulan data dan studi pustaka, sedangkan metode perancangan dengan menggunakan Database Life Cycle. Hasil yang dicapai dari penelitian tugas akhir ini adalah rancangan basis data yang dapat menunjang pengelolaan data pada proses regulated agent. Simpulan dari penelitian tugas akhir ini adalah rancangan basis data yang dapat mengelola data hasil pemeriksaan yang masuk dan keluar pada proses regulated agent yang sebelumnya sulit diakses dan dicari menjadi lebih mudah untuk diakses karena sudah disimpan dalam satu relational database management system (RDBMS) yang entitas utamanya terdiri dari tabel-tabel yang mempunyai relasi dari satu tabel ke tabel yang lain. Dengan basis data relasional ini maka data akan secara konsisten disimpan di suatu tabel, kemudian tabel lain yang membutuhkan data lainnya tinggal menghubungkan melalui foreign key. Kata Kunci : basis data, regulated agent, RDBMS

PENDAHULUAN Saat seseorang ingin mengirimkan barang dari satu tempat ke tempat lain, biasanya orang tersebut cenderung memilih cara yang praktis dan tidak mau direpotkan dengan masalah yang ada. Sekarang ini, usaha jasa pengiriman kargo dan pos sangat diperlukan oleh orang banyak baik perorangan atau perusahaan. Dengan adanya jasa pengiriman kargo dan pos, orang-orang yang ingin mengirimkan kargo dan pos tentu sangat terbantu. Adapun konsumen yang membutuhkan jasa ini antara lain untuk pendistribusian kargo, mengirim binatang, ataupun melakukan pembelian barang dalam jumlah yang besar dari lokasi yang berada jauh. Untuk pengiriman kargo dan pos yang berjarak relatif jauh pengangkutan kargo dengan pesawat udara dapat menjadi lebih efektif dan efisien dibanding transportasi lain. Pengangkutan kiriman kargo dan pos dengan menggunakan pesawat udara untuk jarak pengiriman dan tujuan yang relatif jauh seperti pengiriman antar pulau atau antar negara juga memiliki beberapa ketentuan yang harus dipenuhi untuk kelayakan pengangkutan muatannya, dimana seperti yang telah diketahui bahwa mengangkut kargo dan pos dengan pesawat udara memiliki persyaratan khusus karena pesawat udara memiliki hal-hal yang harus diperhatikan misalnya perbedaan tekanan udara saat terbang dengan di darat dan juga mesin pesawat udara yang dapat terpengaruh dengan sinyal yang ditimbulkan oleh benda elektronik. Berdasarkan skripsi yang dilakukan oleh Hery Gunawan, Sendy Kosada, dan Adrian Indrawan pada tahun 2010 dari Universitas Bina Nusantara tentang Database Design pada Layanan Kargo Bandara PT. Jasa Angkasa disebutkan masalah yang dihadapi yaitu basis data pada sistem yang berjalan memiliki banyak redundancy data (duplikasi data), terdapatnya banyak relasi yang belum dinormalisasikan, dan basis data lama tidak mendukung dari segi skalabilitas terhadap data transaksi yang semakin meningkat pada layanan kargo. Tujuan dari pembuatan basis data tersebut adalah untuk membantu pihak PT. JAS agar memiliki isi database yang konsistensi, validitas dan integritas data terjaga sehingga dapat mengurangi waktu yang tidak efisien, mengurangi human error, dan pemanfaatan sumber daya manusia yang dapat dioptimalkan, mengefisienkan proses yang ada pada PT. JAS, serta mendukung peningkatan fungsi sistem basis data terhadap kebutuhan bisnis yang semakin meningkat. Regulated Agent adalah penyedia jasa pemeriksa keamanan kargo dan pos yang akan diangkut dengan pesawat udara. Pemeriksaan tersebut dilakukan untuk memastikan keamanan pengiriman kargo dan pos maupun keselamatan penerbangan pesawat udara itu sendiri. PT. Duta Angkasa Prima Kargo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Jasa Pelayanan Kargo dan Regulated Agent. Beralamat di Komplek Pergudangan Bandara Mas, Bandara Soekarno-Hatta. PT. Duta Angkasa Prima Kargo Regulated Agent melayani pemeriksaan terhadap kargo dan pos yang akan dikirim dengan menggunakan pesawat udara. Tujuan utamanya yaitu mencegah terangkutnya kargo atau pos yang termasuk dalam kategori terlarang ataupun kargo atau pos yang membutuhkan perlakuan khusus untuk dapat dimuat dalam kargo yang akan diangkut dengan pesawat udara.

METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan dalam beberapa tahap yaitu tahap pengumpulan data, tahap studi pustaka, dan tahap perancangan. 1. Tahap Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam perancangan basis data ini dengan menggunakan beberapa metode yaitu:

•

Interview Interview merupakan tindakan pengumpulan informasi dengan cara mengajukan sejumlah pertanyaan secara lisan dan dijawab secara lisan pula yang akan digunakan dalam tahap analisis. Interview dengan general manager operasional perusahaan untuk meganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan.

• Observasi Observasi merupakan pengumpulan fakta dengan melakukan pengamatan langsung terhadap lingkungan fisiknya dan kegiatan yang sedang berjalan. Melakukan observasi lapangan ke PT. Duta Angkasa Prima Kargo untuk melihat proses sistem yang sedang berjalan. • Pemeriksaan Dokumen Mengumpulkan informasi dan data dengan mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan proses berjalan yang ada pada PT. Duta Angkasa Prima Kargo. 2. Tahap Studi Pustaka Studi Pustaka adalah segala usaha yang dilakukan peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang sedang diteliti. Informasi tersebut dapat diperoleh dari bukubuku ilmiah, laporan, karangan-karangan ilmiah, tesis, dan disertai peraturan-peraturan, ketetapanketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. Melakukan studi pustaka dengan mencari informasi yang dibutuhkan dari buku-buku ilmiah, sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik sesuai dengan kebutuhan dari skripsi penulis. 3. Tahap Perancangan Metode perancangan untuk basis data penulis dengan menggunakan Database Life Cycle berdasarkan dari buku Thomas M. Connolly dan Carolyn E. Begg (2010, p467) melalui tahapan sebagai berikut: • Perancangan Database 1. Perancangan Konseptual (Conceptual Database Design) Proses membangun suatu model berdasarkan informasi yang digunakan oleh perusahaan, tanpa pertimbangan perencanaan fisik. Perancangan database konseptual dimulai dengan mengidentifikasikan tipe-tipe entity, mengidentifikasikan tipe-tipe hubungan atau relationship, mengidentifikasikan atribut dan domain atribut. 2. Perancangan Logikal (Logical Database Design) Proses pembuatan suatu model informasi yang digunakan perusahaan berdasarkan pada model data yang spesifik, tetapi tidak tergantung dari Database Management System (DBMS) yang khusus dan pertimbangan fisik yang lain. Perancangan database logical terdiri dari validasi model dengan normalisasi, dan membuat model rancangan logikal. 3. Perancangan Fisikal (Physical Database Design) Proses untuk menghasilkan gambaran dari implementasi database pada tempat penyimpanan, menjelaskan dasar dari relasi, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk efisiensi data dan menghubungkan beberapa integrity constraints dan pengukuran keamanan. Perancangan database fisikal terdiri dari menerjemahkan rancangan logikal global untuk target Database Management System (DBMS), dan merancang representasi fisikal.

HASIL DAN BAHASAN Berikut adalah analisis dari sistem yang berjalan dari proses Regulated Agent PT. Duta Angkasa Prima Kargo yang telah digambarkan dalam bentuk activity diagram.

Berdasarkan analisis dari prosedur pemeriksaan pada proses regulated agent yang berjalan saat ini pada PT. Duta Angkasa Prima Kargo, maka ditemukan beberapa masalah, yaitu: 1. Tidak memiliki integrasi data antar check point yang harus dilewati untuk kargo dan pos yang akan dikirim sehingga mengakibatkan sulit untuk mengakses data. 2. Sulit mencari data transaksi pemeriksaaan yang sudah dilakukan karena data belum terhubung antara satu sama lain. 3. Tidak memiliki tempat penyimpanan data regulated agent yang dapat memberikan hak akses kepada pengguna sehingga tidak terjamin keamanannya karena dapat dimanipulasi atau disalah gunakan oleh pihak yang tidak berwenang. Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini pada PT. Duta Angkasa Prima Kargo, maka diusulkan beberapa solusi pemecahan masalah, yaitu: 1. Membuat basis data untuk check point pemeriksaan agar data terhubung antara satu sama lain sehingga mudah untuk diakses. 2. Membuat basis data sehingga data tersimpan dengan baik dan dapat dicari dengan mudah karena tabel saling terhubung.

3. Membuat tempat penyimpanan data regulated agent dalam bentuk basis data yang memungkinkan memberikan hak akses kepada pengguna sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya didalam perusahaan. Berikut ringkasan perancangan basis data yang diusulkan. Ringkasan perancangan basis data yang diusulkan dibuat dengan tampilan ERD Logikal yang sudah dinormalisasi dari bentuk Logikalnya

Berikut rancangan aplikasi yang akan diterapkan pada PT. Duta Angkasa Prima Kargo

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Login

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Menu Admin

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Airline

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Shipper/Agent

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Warehouse

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Bandara

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Karyawan

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman View Transaksi

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Menu Cashier

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Invoice

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Refund Invoice

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Registrasi

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Halaman Menu Petugas DGR

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Shipdec (Shipper Declaration)

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Rejected Item Report

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman CSC (Consigment Security Certificate)

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Delivery Order

Gambar Rancangan Aplikasi Halaman Laporan

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan analisis dan perancangan basis data yang telah dilakukan pada proses regulated agent PT. Duta Angkasa Prima Kargo yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Dengan adanya basis data maka data antar tiap check point terhubung karena kini tabel-tabel mempunyai relasi antara satu tabel ke tabel yang lain. 2. Dengan adanya basis data menyebabkan pencarian data yang sebelumnya susah dicari kini mudah untuk diakses. 3. Dengan menyimpan data regulated agent didalam basis data maka ke amanan data dapat lebih terjamin karena database memiliki kemampuan untuk memberikan hak akses kepada tiap pengguna (grant dan privileges) sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya didalam perusahaan. 4. Laporan yang dibutuhkan terkait proses regulated agent dapat dihasilkan dengan lebih cepat, sehingga kebutuhan manager untuk monitoring maupun pengambilan keputusan dapat terpenuhi dengan baik.

Saran Adapun saran-saran untuk tindakan lanjutan setelah analisis dan perancangan basis data adalah sebagai berikut : 1. Basis data ini terhubung secara langsung dengan alat xray yang sekaligus dapat mendeteksi isi barang apakah barang termasuk dangerous good atau tidak, sehingga dapat disimpan langsung kedalam basis data. 2. Dapat diintegrasikan dengan sistem keuangan yang dimiliki PT. DAPK sehingga laporan pemasukan dari invoice yang terdapat pada proses regulated agent bisa langsung ikut tersimpan. 3. Mengembangkan sistem berbasis web yang dapat digunakan shipper/agent memantau (tracking) barang yang telah dikirim.

REFERENSI Ajisup. (2011, december 15). Retrieved from Instalasi Java: http://ajimedia.com/302/instalasi-java Brian, K., & Stacey C. (2007). Using Information Technology. Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5thedition). USA: Pearson Education, Inc. Deperindag. (1998). Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Nomor: 23/MPP/KEP/1998 Tentang Lembaga Usaha Perdagangan. Jakarta. Gordon, C. E. (2005). Fundamentals of Database Systems. Benyamin Tokyo. Hellerstein, M. J., Stonebraker, M., & Hamilton, J. (2007). Architecture of a Database System. 1, 141259. Hoffer, J. A., Presscot, M. B., & McFadden, F. R. (2007). Modern Database Management. New Jersey: Prentice Hall. Indrajani. (2011). Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. International Air Transportation Association, I. (1998). Cargo Regulations. International Post Conference. (KBBI), K. B. (2012-2013). http://kbbi.web.id. Dipetik November 6, 2013, dari http://kbbi.web.id/kargo.

Leiter, C. W., Cierkowski, M., & Boettger, A. (2008). Beginning Microsoft SQL Server 2008 Administration. O'Brien, J., & Marakas, G.M . (2011). Management Information Systems Tenth Edition. United States Of America: McGraw-Hill. Rob, P., & Coronel, C. (2002). Database systems : design, implementation, and management. Boston: Course Technology. Robby, Owen , K., & Wardana, F. M. (2011). Analisis dan Perancangan Basis Data untuk Mendukung Aplikasi ERP Education, 2. Satzinger, J., Jackson, R. , & & Burd, S. (2010). In System And Analysis Design In A Changing World Fifth Edition. Boston: Course Technology. Suyono. (2003). Shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut. Jakarta: Victori Jaya Abadi. Yvette, G. E., & Sunguk, L. (2012). Database Management System as a Cloud Computing. 5.

RIWAYAT PENULIS Adhya Pratiwi Ayuningtyas lahir di Bandung pada tanggal 6 November 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. Khairunisa Putri Ardi lahir di Jakarta pada tanggal 23 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014. AA. Putri Pratiwi lahir di Bandung pada tanggal 9 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.