ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PENJUALAN DAN PEMBELIAN PUPUK UREA DAN OBAT-OBATAN PERTANIAN PADA TOKO SUMBER TANI
Naskah Publikasi
disusun oleh FUJI RAHARJO 06.12.1881 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
1
2
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PUPUK UREA DAN OBAT-OBATAN PERTANIAN APDA TOKO SUMBER TANI ANALISIS AND DESAIGN OF THE APPLICATION OF SALES AND PURCHASING SYSTEM UREA FERTILIZER AND AGRICULTURAL MEDICINES AT TOKO SUMBER TANI
Fuji Raharjo Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Computerization era to the 21st century now, competition is tightening business making the company a late improvement will be missed, with companies that already use computerized. SHOP SOURCE TANI require an application process to make the sale and purchase of urea fertilizer and agricultural medicines, and customer data, inventory, and monthly reports. Because the application process in use today is less efficient so that, in making data documentation and reporting is still done manually and is still stored in archive or paper form. This causes too much paperwork. The purpose of this application system development in order to produce good data processing according to the wish. The methodology used method of observation, interview and literature study, and use the software for SQL Server 2000 database and Visual Basic 6.0 Microosoft as his tool.
Keywords: Application of Sales and Purchasing purpose of this application system.
3
1.
Pendahuluan Toko “SUMBER TANI” merupakan toko yang bergerak dalam bidang pertanian
yaitu: sebagai distributor dari obat–obat pertanian seperti pupuk pestisida, bibit tanaman dan lain sebagainya. Saat ini toko ini telah menggunakan sistem manual sederhana untuk membantu pencatatan dari setiap transaksi yang terjadi seperti data penjualan, data pembelian maupun pergerakan inventori toko. Dengan semakin luasnya perkembangan
bisnis
dan semakin ketatnya
perasaingan dalam kegiatan bisnisnya maka pihak pimpinan merasa bahwa diperlukan adanya suatu sistem baru yang dapat memberikan informasi secara lebih jelas, lebih luas dan lebih akurat dari pada sistem yang lama, sistem yang ada saat ini hanya menyediakan laporan-laporan stndart dari kegiatan bisnis sehari-hari. Namun dengan semakin meningkatnya
tuntutan
bisnis
pihak
pimpinan
membutuhkan adanya suatu sistem yang dapat melakukan analisis terhadap data yang ada dan menampilkan informasi yang tepat akurat sehingga pihak pimpinan dapat menganalisa situasi yang terjadi dan mengambil keputusan yang tepat sesuai keadaan pasar. Untuk itu dibutuhkan pengembangan lebih lanjut dari sistem saat ini agar dapat memproses data dan dapat menyajikan informasi secara lengkap akurat dan sesuai dengan kebutuhan toko. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Informasi Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting
bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Kaitannya dalam hal ini
dapat didefinisikan bahwa
Sistem informasi
merupakan kombinasi teratur dari orang–orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi atau suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
4
2.2
Siklus Informasi informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
1
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. 2.2.1 Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: a. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan. Karena dari sumber informasi ke penerima kemungkinan banyak gangguan yang dapat berubah informasinya. b. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c.
Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat
untuk pemakainya. 2.2.2 Nilai Dasar Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditetukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkanya. Suatu sistem informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya medapatkanya. Akan tetapi perlu di perhatikan bahwa informasi yang digunakan di suatu 2.2.3
Konsep Pemodelan Sistem Pemodelan Proses yakni mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan
bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu.
Ada banyak cara untuk
merepresentasikan proses model. Salah satu cara yang digunakan adalah Data Flow
1
.Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (edisi keempat; Illinois: Richard D. Irwin, 19 80), hal. 125–126.
5
Diagram (DFD).
Ada 2 jenis DFD yaitu DFD Logis dan DFD Fisik.
DFD logis
menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana user akan menjalankan sistem tersebut sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya 3.3.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada toko (Toko Sumber Tani) cukup sederhana terdiri dari pemilik toko,bagian administrasi, dan bagia pejualan. Berikut ini bagan organisasi Toko Sumber Tani:
STRUKTUR ORGANISASI TOKO SUMBER TANI
Pimpinan Toko
Bagian Administrasi
Bagian Penjualan Pegawai
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Toko Sumber Tani 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut: Penguraian dari suatu sistem informasi utuh kedalam bagian-bagianya kedalam komponen-komponenya dengan maksud
untuk
mengidentifikasi
dan
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikanya. Menurut Marshal B Roney dan paul jhon steinbart dalam bukunya Acountig Information Sistem, anlisis sistem adalah pendekatan menyeluruh dan sistemmatis dalam pembuatan keputusan, ditandai dengan adanya definisi komperhensif atas alternative yang tersedia dan analisis mendalam tentang kebaikan setiap alternative.
6
Dalam anlisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus di lakukan antara lain : 1. Identify, yaitu megidentifikasi masalah 2. Understanding, yaitu memahami cara kerja sistem yang ada 3. Analize, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis 3.2.1 Mengidentifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian yang penulis yang lakukan pada Toko Sumber Tani, diidentifikasi bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses atau pencatatan data prsediaan barang, juga dalam proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama. Keberadaan masalah di atas dikarenakan sistem pencatatan data persediaan barang masih bersifat manual. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Adapun permasalahan-permasalahan yang timbul di Toko Sumber Tani adalah lambatnya proses pengecekan jumlah pesediaan barang yang tersedia atau yang laku dijual harus lewat arsip dokumen yang ditulis secara manual dan keadaan ini memerlukan waktu yang cukup lama. Apabila semua proses dalam pengolahan pada Toko Sumber Tani telah terkomputeriasi maka keefisienan kerja akan tercapai. 3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi suatu organisasi, dalam hal ini Toko Sumber Tani bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem lama atau pada sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem layak atau tidak maka diperlukan Analisis PIECES: 1. Analisis Kerja Sistem (performance) Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif, kerja dapat diukur dari Troughput dan Respons time. Troughput:
adalah jumlah yang dapat dilakukan oleh sistem tertentu,
bebrapa pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan pada Toko Sumber Tani dalam waktu tertentu dapat dikatakan efisien kinerja pegawai.
7
Response time: adalah rata-rata yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tertentu. Seberapa lama yang dibutuhkan ataupun yang terbuang percuma oleh para karyawan dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan sebagai efektifitas kerja karyawan. Hal ini dapat dilihat dalam pencarian data barang masuk dan barang keluar, 3.2.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Maksud dari perangkat lunak disini adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan adalah Windows. XP SP 2 sebagai sistem operasi dan visual basic 6.0 sebagai perangkat lunak untuk mengolah dan mengelola tampilan (interface), serta Microsoft SQL Server 2000 sebagai perangakat untuk mengolah dan mengelola data. 3.2.3.3 Manusia (Brainware) Untuk menjalankan sistem yang akan diterapkan dibutukan tenaga yang profesional yang mampu mengembangkan teknologi informasi tersebut. Karena kemampuan sumber daya manusia penentu perkembangan suatu lembaga/organisasi/perusahaan. 3.2.4.
Analisis Biaya Dan Manfaat
Komponen “Biaya” (cost) Komponen biaya akan hal ini adalah biaya yang berhubungan dengan pengembangan sitrem informasi, komputer yang dapat di klasifiksikan kedalam empat kategori sebagai berikut: a) Biaya Pengadaan Yaitu semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras yang termasuk biaya pengadaan adalah biaya pembelian perangkat keras, instalasi perangkat keras.
1. Perangkat keras (Hardware) Dalam pengembangan sistem pengolahan data dan penjualan dibutuhkan pengadaan peragkat keras dengan komponen
8
3.3.2 Rancangan model Rancangan
model
menggunakan
suatu
gambaran
yang
menjelaskan suatu bentuk atau model. Secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua bentuk model, yaitu physical model dan logical model. Physical model biasanya digambarkan dengan bagan alir sistem (sistem flowchart) yang menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan. Berikut ini adalah flowchart yang diusulkan dan penggambaran DFD adalah sebagai berikut ini: 1) Flowchart Flowchart
merupakan
gambar
atau
bagan
yang
memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan
hubungan
antar
proses
digambarkan
dengan garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah
awal
pembuatan
program.
Flowchart
ini
merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan
lebih
mudah.
disusun,
selanjutnya
Setelah
flowchart
pemrogram
selesai
(programmer)
menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman. Gambar di bawah merupakan flowchat yang diusulkan. 3.2.4 Analisis Biaya Dan Manfaat a. Komponen “Biaya” (cost) Komponen biaya akan hal ini adalah biaya yang berhubungan dengan pengembangan sitrem informasi, komputer yang dapat di klasifiksikan kedalam empat kategori sebagai berikut: 2. Biaya Pengadaan Yaitu semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras yang termasuk biaya pengadaan adalah biaya pembelian perangkat keras, instalasi perangkat keras.
9
1. Perangkat keras (Hardware) Dalam pengembangan sistem pengolahan data dan penjualan dibutuhkan pengadaan peragkat keras dengan komponen sebagai berikut: Tabel 3.7 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) Spesifikasi
Jumlah
Komputer Pentium IV 2,80
1
Harga
Total
GHz, dengan spesifikasi a) Motherboard
Intel
Pentium b) RAM 256 MB c) Harddisk 80 GB d) DVD Combo LG e) VGA ATI RADEON 9600 series f)
Keyboard + Mouse Optic
g) Monitor Samsung 14” Jumlah Total
Rp 2000.000
Sumber harga; Quadra de JAKAL jl kaliurang km 5 CT III No. 6 Yogyakarta 55281
2.
Perangkat lunak komputer yang diusulkan:
Tabel 3.8. komponen perangkat lunak komputer yang diusulkan No
Jenis perangkat lunak
Harga
1.
Windows XP Professional
$ 77.00
2.
Microsoft SQL Server 2000
$179.94
Jumlah
$256.94 Total pembelaian software Rp9.900 x $256.94= Rp. 2.543.706 Sumber: http://www.amazon.com/ tanggal 09 desember 2009
4.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sesuatu sistem supaya siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi
10
penjualan,diimplementasikan dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL server 2000. 4.1.1 Uji coba Sistem dan Program a)
Uji coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. 1) Syntax Error Syntax error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam mengetikkan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan. 2) Runtime Error Runtime error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan
saat program dijalankan. Kesesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Kesalahan seperti ini karena koneksi ke database belum terbuka atau koneksi belum di panggil saat form di load. Sebagai contoh, pada input data servis pada program yang
dibuat. Jika terjadi kesalahan dalam penginputan maka akan muncul pesan error sebagai berikut :
Gambar 4.1 Pesan error pada saat input data 3) Logic Error Logic error merupakan kesalahan pada logika, kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses
11
program tetapi hasilnya salah. Dengan demikian maka dapat diketahui bahwa sistem yang telah dibuat dapat barjalan sebagaimana mestinya. b.)
Uji coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan pada sistem komputer
secara keseluruhan. Pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa elemenelemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna, dalam hal ini adalah Toko Sumber Tani Pengujian ini dilakukan untuk mencari kelemahan sistem yang mungkin terjadi pada sistem baru. Ada 2 jenis pengujian sistem, yaitu: 1)
Pengujian White Box Pengujian white box disebut juga dengan pengujian glass box. Pengujian glass box adalah metode desain dengan test case yang menggunakan struktur kontrol desain prosedural untuk memperoleh test case, dengan pengujian white box perekayasa sistem dapat melakukan test case yaitu: a. Memberikan jaminan bahwa semua jalur independent pada suatu modul telah digunakan, paling tidak satu kali. b. Mengeksekusi semua loop pada batasan mereka dan pada batas operasional mereka. c. Menggunakan data struktur data internal mereka untuk menjamin validitasnya.
1)
Pengujian pada proses instalasi Pada pengujian ini, dilakukan dengan cara melakukan instalasi program aplikasi pada komputer, hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat diketahui apakah program aplikasi dapat dijalankan pada komputer dan berjalan lancar.
2)
Pengujian pada komponen input data, simpan data, edit data, dan hapus data Komponen-komponen yang ada dalam proses input, simpan, edit dan hapus sangat berkaitan dengan kebutuhan data pada Toko Sumber Tani. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi kebutuhan yang berkaian dengan data Supplier, data pelanggan dan data barang.
Berikut ini merupakan pengujian terhadap proses pengolahan data:
12
4.1.2
Manual Program Manual program akan menjelaskan bagaimana cara menggunakan progam atau aplikasi yang di buat, hal ini bertujuan agar pengguna dapat menjalankan program dengan baik. a)
Menu Login Menu login adalah menu yang berfungsi untuk melakukan proses login
pada saat memasuki program. Hal ini untuk mencegah pengguna yang tidak berkepentingan mengakses program. Pada menu login pengguna akan diminta untuk memasukkan nama dan password. Setelah nama dan password terisi dengan benar, maka langkah selanjutnya adalah klik tombol enter atau tekan enter pada keyboard, atau tekan tombol keluar untuk membatalkannya. b)
Input Data Supplier Pada menu ini, pengguna bisa melakukan pengisian data Supplier. Berikut merupakan fasilitas yang terdapat pada form input data Suppplier:
4.1.3 Manual Instalasi Manual instalasi akan menjelaskan tata cara mengenai cara menginstal program kedalam komputer. Berikut ini akan menjelaskan bagaimana cara melakukan instalasi program pada komputer: 1)
instalasi program menggunakan CD, caranya: a) masukkan CD, buka folder “Toko Sumber Tani” kemudian dobel klik setup.exe b) setelah itu akan masuk pada tampilan “Toko Sumber Tani Setup” klik ok untuk melakukan instalasi program c) Untuk melanjutkan instalasi program, klik gambar komputer d) Klik continue dan tunggu beberapa saat, program siap untuk digunakan.
4.1.3
Pemeliharaan Sistem Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan
pemeliharaan
sistem.
Pemeliharaan
pada
sistem
meliputi
pemeliharaan software dan hardware. c) Pemeliharaan Software Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan pada software:
13
1) Instal anti virus pada computer 2) Lakukan scan pada hardware yang masuk kedalam komputer, seperti flash disk, cd, dan lain-lain. 3) Buatlah backup database Tujuan melakukan Backup database adalah untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan, atau pada saat terjadi kebakaran, pencurian, atau gempa bumi. agar backup tidak mengalami kehilangan sebaiknya backup disimpan di tempat lain atau tempat yang dapat mengatasi bencana tersebut. Untuk
melakukan
backup
database
bisa
menggunakan
enterprise manager, cara melakukan backup database adalah: pertama untuk mebuat backup database membuat backup device untuk mempermudah pembuatannya buka enteprise manager kemudian pilih management, klik kanan pada backup. 5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya penelitian pada Toko Sumber Tani, dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul “Anlisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Penjualan dan Pembelian Pupuk Urea dan Obat-obatan Pertanian Pada Toko Sumber Tani” ini, maka dapat di ambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada sistem lama, kegiatan pelayanan barang keluar masuk masih dilakukan secara manual, admin memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari, membuat laporan dan pengarsipan data yang diperlukan. Sehingga pencarian data dan pembuatan laporan sering kali mengalami ketrelambatan. Selain itu, system yang lama juga rentan terhadap kemanan dan keakuratan data, yang dapat mengancam kualitas informasi yang dihasilkan. 2. Dengan adanya sistem informasi penjualan ini, diharapkan dapat membantu pihak toko sumber tani dalam mengatasi permaslahan tersebut di atas. Dimana, system ini mencoba menawarkan sebuah sistem berbasis komputer, yang dapat membantu Toko Sumber Tani, khususnya pada bagian keluar masuk barang, untuk menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat.
14
3. Sistem informasi berbasisi Stand Alone ini, dapat digunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data pada Toko sumber tani. Sehingga sistem ini dapat menjaga integritas dan keakuratan data serta mempermudah dalam pemanggilan kembali guna pembuatan laporan ataupun keperluan yang lain dengan lebih cepat, lebih mudah dan lebih akurat. Sehingga informasi yang dihasilkan akan lebih berkualitas. 5.2. SARAN Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : b. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi penjualan yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan sistem yang terkomputerisasi. c.
Sistem informasi penjualan berbasis komputerisasi yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data karyawan dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pegambilan keputusan.
15
DAFTAR PUSTAKA
Arief,M Rudyanto. 2007. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000 / M. Rudyanto Arief; Yogyakarta: ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman database dengan Visual Basic dan Ms.SQL, ANDI Hengki Alexander Mangkulo.2004. Aplikasi Data Base Menggunakan ADO VB 6.0 dan SQL Server 2000 M. Suyanto, 2007 Analisis & Desain Aplikasi Multimedia Untuk Pemasaran Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr..Fundamentals of System Analysis (edisi kedua; New York; Koin Willey & Sons, 1981), hal. 5.
16
