ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA PERUSAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA KAHURIPAN KABUPATEN BOGOR CABANG SEBELAS

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA PERUSAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA KAHURIPAN KABUPATEN BOGOR CABANG SEBELAS

Oleh : NIKEN PROBORINI H24097081

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

Judul : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Nama : Niken Proborini NIM : H24097081

Menyetujui, Dosen Pembimbing

Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM NIP : 196710201994032001

Mengetahui, Ketua Departemen

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc NIP 196101231986011002

Tanggal lulus :

ABSTRAK NIKEN PROBORINI. H24097081. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai

pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Dibawah bimbingan ANGGAIRINI SUKMAWATI. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, merupakan Badan Usaha Milik Daerah atau BUMD yang tergabung ke dalam Persatuan Air Minum Seluruh Indonesia atau PERPAMSI, dimana asosiasi ini merupakan asosiasi perusahaan air minum terbesar di Asia Tenggara yang berdiri sejak tahun 1972. PDAM Tirta Kahuripan Kabupatn Bogor ini pun merupakan perusahaan brkinerja baik yang terbukti dari hasil penilaian kinrja yang dilakukan PERPAMSI TRHADAP PDAM di seluruh Indonesia pada tahun 2009, yang menunjukan bahwa perusahaan ini termasuk ke dalam golongan perusahaan sehat dari segi keuangan, manajemen, dan teknis yang dilakukan. Dari sebelas cabang pelayanan PDAM Tirta Kahuripan Bogor yang ada, PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas adalah cabang yang paling sering melakukan inovasi dalam perbaikan pelayanannya. Hal itu dibuktikan dengan pnerimaan sertifikat ISO hingga ikut menerapkan system billing online untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran. Setelah PDAM Tirta Kahuripa Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas menerapkan system billing online selama kurang lebih satu tahun hal itu berdampak pada penurunan jumlah beban kerja yang akan memungkinkan terjadinya kondisi under capacity. Kondisi under capacity dan over capacity dapat mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja pada perusahaan. Guna mencegah dan menanggulanginya, perusahaan perlu melakukan analisis beban kerja yang pada akhirnya akan menjadi dasar bagi perushaan untuk mengetahui jumlah kebutuhan tenaga kerja untuk setiap pekerjaan. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Cibinong Bogor, akan mengubah sistem pelayanannya dari yang sistem pelayanan secara online. Tujuan dari penilitian ini, yaitu mengidentifikasi tugastugas pokok karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang 11, menghitung penggunaan waktu kerja karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang 11, dan menganalisa beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang 11 berdasarkan beban kerja yang riil. Jenis data yang digunakan, yaitu data primer berupa pengamatan langsung serta wawancara, dan data sekunder yang didapat dari buku-buku literatur. Analisis data untuk beban kerja menggunakan analisis work sampling, lalu dilanjutkan dengan perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang didasarkan pada modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004). Hasil penelitian ini adalah 1) Inti dari tugas pokok karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kab.Bogor Cabang Pelayanan 11 adalah melayani pelanggan baik berupa pembayaran rekening air dan nonair, dan melayani pengaduan pelanggan. 2) Total jam kerja efektif untuk bagian Administrasi dan keuangan serta bagian Humas sebesar 168.000 menit / 9 bulan. Jumlah waktu produktif bagian Administrasi dan Keuangan adalah berkisar dari 50,98-76,49 persen dengan persentasi penggunaan waktu produktif yang paling tinggi dilakukan oleh pegawai nomor II dan III. Jumlah waktu produktif untuk bagian Humas, berkisar dari 50,98-62,75 persen, dengan persentase tertinggi dimiliki oleh pegawai nomor II. 3) Beban kerja berdasarkan work sampling untuk bagian Administrasi dan Keuangan terdapat pada kondisi stabil atau beban kerja sesuai standar, sedangkan untuk bagian Humas kondisi yang terjadi adalah under capacit yang artinya tenaga kerja faktual lebih banyak dibandingkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai beban kerja yang ada.

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA KAHURIPAN KABUPATEN BOGOR CABANG SEBELAS.

SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Oleh : NIKEN PROBORINI H24097081

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012

Judul : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai (Studi Kasus PDAM Tirta Kahuripan Cabang Pelayanan Sebelas Kabupaten Bogor, Cibinong) Nama : Niken Proborini NIM : H24097081

Menyetujui, Dosen Pembimbing

Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM NIP 195811221985031002

Mengetahui, Ketua Departemen

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc NIP 196101231986011002

Tanggal lulus :

ii

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan pada tanggal 22 September 1988 di Bogor, Jawa Barat, dengan nama lengkap Niken Proborini, dari pasangan sederhana yang berbahagia, yakni Bapak Bambang Mursodo dan Ibu Lilik Sulistyorini. Awal perjalanan studi penulis, dimulai di sebuah Taman Kanak-kanak bernuansa Islami bernama TK Assasul Islam, Bogor dan lulus pada tanggal 13 Juni 1994. Setelah itu, penulis pun melanjutkan studinya di sebuah sekolah dasar negeri, bernama SDN Pondok Rumput II, Bogor dengan tanggal kelulusan 26 Juni 2000, yang kemudian di teruskan lagi ke SLTP swasta bernuansa Islami di kota Bogor, bernama SLTP Bina Insani. Penulis lulus SLTP pada tanggal 21 Juni 2003 dan melanjutkan studinya kembali di SLTA Bina Insani Bogor, yang pada saat itu masih bernama SMA Bina Insani. Pada tanggal 19 Juni 2006, penulis lulus dari pendidik menengah atasnya, dan melanjutkan studinya di program diploma IPB, Bogor, jurusan Manajemen Agribisnis. Penulis yang lulus diploma pada tanggal 8 September, tahun 2009 dengan predikat sangat memuaskan, memutuskan untuk langsung mengejar gelar sarjananya di Program Sarjana Alih Jenis Manajemen IPB, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi Manajemen.

iii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis persembahkan pada Allah SWT atas berkah, petunjuk dan kasih-Nya kepada Penulis dalam proses perampungan skripsi berjudul “ Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas.”. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk melakukan penelitian tingkat sarjana pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Secara umum skripsi ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh diterapkannya sistem online terhadap beban kerja dan kebutuhan karyawan pada PDAM Tirta Kahuripan Cabang pelayanan sebelas Kabupaten Bogor, Cibinong. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu, kritik dan saran akan sangat berarti bagi penulis pribadi guna pengembangan diri kearah yang lebih baik lagi. Atas segala perhatian dan waktunya, penulis ucapkan terima kasih.

Bogor, Februari 2012

Niken Proborini

iv

UCAPAN TERIMA KASIH

Penyusunan skripsi ini banyak dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu, penulis sangat berterima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM. selaku dosen pembimbing atas kesediaannya untuk meluangkan waktu dan membimbing penulis untuk menghasilkan tulisan yang optimal dengan segala keterbatasan penulis. 2. Dra. Siti Rahmawati, M. Pd. dan Lindawati Kartika, SE, M.Si. atas kesediaannya untuk meluangkan waktu untuk menjadi dosen penguji. 3. Seluruh karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong, Pusat dan Cabang Pelayanan sebelas, atas kesediaannya untuk menjadi objek penelitian penulis. 4. Seluruh jajaran staf dosen di Fakultas Ekonomi Manajemen Program Sarjana Alih Jenis, yang telah mendidik dan membantu penulis untuk lebih berkembang menjadi lebih baik, selama proses pembelajaran. 5. Ayah dan Ibu tercinta. Semoga Allah SWT memberikan pahala terbaik untuk Ayah dan Ibu. 6. Rekan-rekan mahasiswa yang saya banggakan, khususnya : Dwi Putri Sundari, Dine Ratna Fitriani, RR. Retno Rizki Yuliana Putri, dan RR. Yuki Nurcahya. 7. Pihak-pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, semoga Allah selalu melindungi kalian semua.

v

DAFTAR ISI

Halaman

RINGKASAN RIWAYAT HIDUP …………………………………………………….

iii

KATA PENGANTAR ………………………………………………….

iv

UCAPAN TERIMA KASIH ..................................................................

v

DAFTAR ISI ……………………………………………………………

vi

DAFTAR TABEL ………………………………………………………

viii

DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………

ix

DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………

x

I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ……………………………………………….…. 1.2. Rumusan Masalah ………………………………………………. 1.3. Tujuan Penelitian ………………………………………………... 1.4. Manfaat Penelitian ……………………………………………..... 1.5. Ruang Lingkup Penelitian ……………………………………….

1 2 3 3 3

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Teoritis ………………………………………………... 2.1.1 Beban Kerja …………………..…………………………… 2.1.2 Jumlah Pegawai dan Perhitungannya ……………...……… 2.1.3 Work Sampling …………………………………...……….. 2.2. Penelitian Terdahulu ...…………………………….…………….

5 5 7 9 11

III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian …………………….. 3.2. Penentuan Lokasi dan Penelitian ….……………………………. 3.3. Data dan Sumber Data …………….……………………………. 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian …….…………………………... 3.5. Metode Pengumpulan Data ……………………………………... 3.6. Pengolahan dan Analisis Data …………………………………... 3.6.1 Pengolahan Data ..………………………………………….. 3.6.2 Analisis Work Sampling …………………..………………...

16 17 18 18 18 19 19 19

IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas ............................................................................................ 4.2. Unit Administrasi dan Keuangan serta Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas ...............

vi

22 23

4.3. Job Description Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas ............................................................. 4.4. Hari dan Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas ................................ 4.5. Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas .............................................................. 4.6. Proses Pengujian dan Analisis Data ……………………………… 4.6.1 Analisis Kebutuhan Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas............................................. 4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Karyawan Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Terhadap Kondisi Aktual ….................................................................................. 4.7. Implikasi Manajerial …..…………………………………………..

26

28

29 33

33

36 37

KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan ......………………………………………………….. b. Saran ..............…………………………………………………….

39 40

DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................

42

LAMPIRAN ..............................................................................................

44

vii

DAFTAR TABEL

No

Halaman

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas………………..…....... Karakteristik pegawai Administrasi dan Keuangan............................. Karakteristik pegawai Humas............................................................... Job Description pegawai Administrasi dan Keuangan ……......…...... Job Description pegawai Humas …….....................………………..... Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Administrasi dan Keuangan .............................................................................................. 7. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Humas …………….…....... 8. Perbandingan pegawai aktual dan yang dianjurkan ….............……..

viii

21 25 26 27 28 31 32 36

DAFTAR GAMBAR

No

Halaman

1. Kerangka pemikiran konseptual……………...………………..…….. 2. Struktur organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas…............................................................................. 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Administrasi dan Keuangan ….……………………......................…. 4. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Humas…................................................................................................

ix

17 24 32 33

DAFTAR LAMPIRAN

No

Halaman

1. Formulir Work Sampling………………….…...……………..……..... 2. Perhitungan kebutuhan pegawai Administrasi dan Keuangan ............. 3. Perhitungan kebutuhan pegawai Humas………………...............….....

x

45 47 48

1

I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, merupakan sebuah perusahaan

besar penyedia air bersih, dimana perusahaan ini merupakan Badan Usaha Milik Daerah atau BUMD yang tergabung ke dalam sebuah organisasi bertaraf internasional yaitu Persatuan Perusahaan Air Minum Seluruh Indonesia atau PERPAMSI, dimana asosiasi ini merupakan asosiasi perusahaan air minum terbesar di Asia Tenggara yang berdiri sejak tahun 1972. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor ini pun merupakan perusahaan berkinerja baik yang terbukti dari hasil penilaian kinerja yang dilakukan PERPAMSI terhadap PDAM di seluruh Indonesia padaa tahun 2009, yang menunjukan bahwa perusahaan ini termasuk ke dalam golongan perusahaan sehat, dari segi keuangan, manajemen, dan teknis yang dilakukan. Meski telah dinilai baik, namun PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor terus berusaha memperbaiki kualitas pelayanannya dan melakukan pengembangan usaha. Hal itu dibuktikan dengan startegi perluasan wilayah pelayanan yang dilakukan PDAM beberapa waktu yang lalu. Wilayah-wilayah baru yang akan dimasukkan ke dalam wilayah pelayanan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor itu adalah wilayah Cileungsi, Gunung Putri, Jonggol, dan Cariu. Selain pengembangan usaha, strategi peningkatakan pelayanan pun dilakukan oleh pihak PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, seperti penandatanganan nota kesepakatan antara PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor dengan pihak Perum Perhutani KPH Bogor, dalam usaha penyediaan air bagi masyarakat. Dari sebelas cabang pelayanan pada PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor yang ada, PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas adalah cabang pelayanan yang paling sering melakukan berbagai inovasi dan perbaikan dalam rangka peningkatakan pelayanan mereka terhadap pelanggan. Strategi-strategi peningkatan pelayanan itu diantara adalah penawaran potongan harga bagi para pelanggan, mendapatkan sertifikat ISO, hingga ikut menerapkan sistem billing online untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran rekening air dan non air.

2

Berdasarkan pengamatan dan wawancara pendahuluan, diketahui bahwa setelah PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas menerapkan sistem billing online selama kurang lebih satu tahun, hal itu berdampak pada penurunan jumlah pelanggan yang melakukan cara pembayaran secara langsung atau datang langsung ke loket-loket pembayaran. Penurunan jumlah pelanggan yang datang untuk membayar secara langsung berdampak pada penurunan beban kerja atau jumlah pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap karyawan. Kondisi inilah yang disebut oleh Mangkuprawira (2003) sebagai kondisi under capacity atau kondisi dimana beban kerja yang diberikan pada seorang pegawaiterlalu sedikit dibandingkan dengan kemampuan dan waktu kerja yang dimilikinya. Kondisi under capacity dan over capacity dapat mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja pada perusahaan. Inefisiensi tenaga kerja menyebabkan perusahaan harus menggaji terlalu banyak pegawaidengan jumlah beban kerja yang lebih ringan. Beban kerja yang terlalu ringan atau kondisi under capacity menimbulkan masalah kelebihan tenaga kerja, karena beban kerja yang seharusnya dapat dibebankan pada satu orang karyawan, secara riil ditanggung oleh beberapa karyawan. Adanya inefisiensi kerja pada PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas tersebut, menjadi landasan untuk diterapkannya analisis beban kerja yang membantu perusahaan dalam menyeimbangkan kembali antara jumlah tenaga kerja yang dimiliki dengan beban kerja yang ada. Sehingga efisiensi tenaga kerja pun dapat tercapai. 1.2

Rumusan Masalah Adanya perubahan sistem pelayanan online di PDAM Tirta Kahuripan

Kabupaten Bogor Cabang sebelas menimbulkan kondisi under capacity yang berdampak pada inefisiensi tenaga kerja, dimana beban kerja yang semula harus dikerjakan oleh beberapa orang karyawan, kini dapat dilakukan oleh satu orang pegawaisaja dengan dibantu oleh komputerisasi. Itu artinya perusahaan harus menggaji lebih banyak tenaga kerja dari yang dibutuhkannya. Mendasari pada kondisi tersebut, maka terdapat beberapa permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut:

3

1. Bagaimana job description pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 2. Berapakah penggunaan waktu kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 3. Bagaimana beban kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 4. Berapakah kebutuhan pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 1.3

Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan permasalahan yang ada, berikut ini penguraian

mengenai tujuan dari penelitian yang dilakukan : 1. Mengidentifikasi tugas-tugas pokok pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 2. Menghitung penggunaan waktu kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 3. Menganalisa beban kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 4. Menghitung kebutuhan pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 1.4

Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat di antaranya :

1. Bagi masyarakat secara umum, diharapkan penlitian ini dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan terkait pengelolaan sumber daya manusia. 2. Bagi institusi, diharapkan penelitian ini mampu memberikan gambaran kepada organisasi dalam hal pengelolaan sumber daya yang dimiliki. 3. Bagi peniliti lain, diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan refrensi dalam penelitian beban kerja lebih lanjut. 1.5

Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup yang ditetapkan meliputi aspek sumber daya manusia

dengan permasalahan yang difokuskan pada analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja di PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas Kabupaten Bogor,

4

Cibinong. Penelitian difokuskan pada pegawai unit Administrasi dan Keuangan serta pegawai pada unit Humas di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas, dengan alasan hanya bagian ini yang pekerjaannya berkaitan erat dengan sistem billing online yang dilaksanakan. Penelitian ini di dasari oleh Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004) tertanggal 23 Juli 2004. Sementara untuk beban kerja teori yang digunakan adalah teori Mangkuprawira (2003), dan untuk perhitungan penggunaan waktu kerja didasari oleh teori Barnes (1980) yang dikutip dari Novera (2010).

5

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Tinjauan Teoritis 2.1.1. Beban Kerja Menurut Simamora (1995) dikutip dari Kurnia (2010), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun kwalifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya dikatakan pula bahwa beban kerja yang diberikan kepada pegawai organisasi maupun insitusi sebagai suatu kegiatan, yang mempunyai peran penting untuk menetapkan kebutuhan akan pegawai yang diperlukan dalam kelancaran suatu penyelesaian

pekerjaan

dimana

penghitungan

beban

kerja

tersebut

memerlukan suatu metode atau teknik tertentu agar sesuai dengan keinginan dari organisasi atau institusi tersebut. Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. Mangkuprawira (2003) menyampaikan bahwa beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar pegawaibekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya jika pegawai bekerja di bawah standar maka beban kerja yang ditanggung akan berlebih. Sementara jika pegawai bekerja di atas standar maka itu berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibandingkan kapasitas kerja pegawai itu sendiri. Menurut Heizer dan Render (1996) dikutip dari Kurnia (2010), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa

6

lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja. Menurut Moekijat (1995), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan pegawaiyang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : 1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran / waktu baku / dasar). 2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran / non-cyclical time). 3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time). 4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Menurut Moeljadi (1992) dikutip dari Kurnia (2010), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Analisis

7

beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja, dimana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya. 2.1.2. Kebutuhan Pegawai dan Perhitungannya Menurut Simamorang (1995) dikutip dari Kurnia (2010), Peramalan kebutuhan sumber daya manusia meliputi dua periode waktu yang berbeda pertama yaitu peramalan jangka pendek dan yang kedua adalah peramalan jangka panjang. Dua periode ini berbeda dalam hubungannya dengan teknik yang dipergunakan, implikasinya terhadap organisasi dan orang-orang yang bertanggungjawab untuk peramalan. Beberapa organisasi mencoba untuk mengidentifikasi berapa banyak pegawai pada setiap jenis pekerjaan yang diperlukan guna memenuhi rencana strategik mereka untuk beberapa tahun ke depan. Moekijat (2008) mengatakan, jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Dikatakan lebih lanjut, waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Masingmasing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi dengan jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang, sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Selain itu penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan menambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu atau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukan besarnya kelonggaran yang dapat diterima akibat ketidakhadiran

8

pegawai karena alasan sakit, meninggal dan alasan-alasan lainnya. Metode perhitungan yang dapat digunakan lainnya adalah melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), tertanggal 23 Juli 2004. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dalam modul pedoman perhitungan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan, maka alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang telah tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu hasil kerja, objek kerja, perlatan kerja, tugas per tugas jabatan. Berikut ini uraian lebih lanjut mengenai pendekatanpendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja : a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifiisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

9

b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, bagian Humas pada objek penelitian yang bertugas untuk melayani pengaduan pelanggan, maka objek kerja jabatan pegawai bagian Humas adalah adalah pelanggan. Banyaknya volume pekerjaan pegawai bagian Humas tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pelanggan. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada perlatan kerjanya. Sebagai contoh, bagian Administrasi dan Keuangan pada objek penelitian, dimana beban kerjanya bergantung pada operasional komputer dimana ia dapat mengetahui jumlah rekening yang harus dibayarkan maupun mencari dan membuat data lainnya seperti data keuangan perhari, perbulan, maupun pertahunnya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan pengadiminitrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah, uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata. 2.1.3 Work Sampling Menurut Sritomo (1989), Sampling kerja atau sering disebut sebagai work sampling, Ratio Delay Study atau Random Observation Method adalah

10

salah satu teknik untuk mengadakan sejumlah besar pengamatan terhadap aktivitas kerja dari mesin, proses atau pekerja/operator. Pengukuran kerja dengan cara ini juga diklasifikasikan sebagai pengukuran kerja secara langsung. Karena pelaksanaan kegiatan pengukuran harus dilakukan secara langsung ditempat kerja yang diteliti. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Lalu menyambung pernyataan tersebut, Barnes menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, yaitu : 1. Aktivity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak diguanakn untuk bekerja. 3. Work Measuremenet untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan. Tahapan-tahapan yag harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan denga work sampling di antaranya adalah : 1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti. 2. Apabila personil berjumlah banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati. 3. Membuat formulir daftar kegiatan. 4. Melatih pelaksanaan peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksanaan sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati

11

untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati lima hingga delapan personil yang sedang bekerja. 5. Pengamatan dilakukan dengan intreval dua sampai 15 menit tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari. Sementara itu menurut Modul work sampling Universitas Islam Indonesia menyatakan ada dua faktor yang mempengaruhi banyaknya pengamatan yang harus dilaksanakan dalam kegiatan sampling kerja, yaitu: 1. Tingkat kepercayaan (Confidence Level). 2. Tingkat ketelitian (Degree of Accuracy). Sritomo (1989) pada modul tersebut, menyatakan bahwa melalui asumsi bahwa asumsi bahwa terjadinya keadaan operator atau sebuah fasilitas yang akan menganggur (idle) atau produktif mengikuti pola distribusi normal, maka jumlah pengamatan yang seharusnya dilaksanakan dapat dicari didasarkan formulasi sebagai berikut: N=

K 2 (1 − p ) .............................................................. (1) S2 × p

Keterangan: P

= Prosentase kejadian yang diamati (persentase produktif) dalam angka desimal.

K

= Konstanta yang besarnya tergantung tingkat kepercayaan yang diambil.

S

= Tingkat ketelitian yang dikehendaki dalam angka desimal.

2.2. Penelitian Terdahulu Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian yang dilakukan adalah penelitian berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan yang dilakukan oleh Novera (2010). Hasil penelitan ini yang pertama adalah tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir

12

mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum atau responsi, dan ujian serta pengarsipan. Hasil menunjukan

untuk

pengamatan

bahwa

pegawai

terhadap bagian

penggunaan

administrasi

waktu akademik

kerja dan

kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan pegawai untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan pegawaiterhadap jumlah aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan. Penelitian kedua adalah Lituhayu (2008) dengan judul penelitian Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, yang menghasilkan bahwa terdapat permasalahan yaitu jumlah pegawaiyang masih belum mencukupi untuk menangani pekerjaan yang ada terutama untuk divisi operation, sales, dan HR. Lalu gaji dan intensif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik serta beban kerja pegawai yang belum sesuai terutama pada ketiga divisi tersebut. Selain diketahui permasalahan yanga ada, hasil dari penelitian ini lainnya adalah analisis persepsi beban kerja, diketahui perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. Divisi support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi di antara divisi lainnya. Hasil perhitungan jumlah total pegawai yang dinilai efisien untuk Head Office PT. Lerindo Indonesia adalah sebanyak 38 orang, dengan divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi operation sebesar sepuluh orang, divisi sales sepuluh orang, dan divisi support lima orang. Kinerja pegawai secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis persepsi pegawai sebagai responden, meliputi : cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan standar

13

dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi. Berikutnya adalah penelitian dari Setyawan (2008) yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), dimana diketahui bahwa berdasarkan analisis persepsi pegawaidapat diketahui mengenai persepsi pegawai dan kondisi pekerjaan yang sudah baik. Permasalahan yang terjadi di seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam pegawai dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel. Penilaian beban kerja I, II, dan III yang dilakukan, menghasilkan beban kerja riil seksi MDF sebesar 2.125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117 persen dari waktu efektif pegawai selama satu tahun. Hal tersebut mengidentifikasi terjadinya over capacity beban kerja pada krayawan. Beban kerja yang berlebih menyebabkan pegawai mengalami keletihan fisik dan psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah pegawai untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah pegawai yang efektif dan efisien berdasarkan perhitungan adalah berjumlah sembilan orang. Penelitian terakhir yang digunakan sebagai acuan adalah penelitian dari Robot (2009) dengan judul tesisnya adalah Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Penelitian ini menghasilkan bahwa sesuai sift dinas, diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh sift yaitu 2.518 menit dan sample total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan sift malam sebesar 37,3 persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen, kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya sebesar 33,94 persen.

14

Hasil

perhitungan

kebutuhan

tenaga

kerja

yang

dilakukan,

menghasilkan bahwa kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang dihitung bersadarkan pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan pasien, terdapat kekurangan perawat sebanyak empat orang. Selain itu, diketahui pula faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr R. D. Kandou Manado, yang pertama adalah persentase tingkat hunian tempat tidur, jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.

15

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian PDAM Tirta Karuhipan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas yang terletak di Cibinong merupakan salah satu anggota dari Persatuan Perusahaan Air Minum Indonesia atau PERPAMSI dengan jumlah pelanggan total untuk tahun 2011 di PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas saja telah mencapai 13.000 pelanggan. Melalui penerapan visi, misi dan tujuan yang jelas dari PDAM Tirta Kahuripan memudahkan tercapainya harapan-harapan perusahaan, karena dengan visi, misi dan tujuan yang jelas hal itu akan mendukung munculnya keseragaman persepsi dari pegawai disetiap lini kerja dalam perusahaan. Salah satu fakta yang mempengaruhi baik atau tidaknya penjabaran visi, misi dan tujuan sebuah organisasi adalah aspek sumber daya manusia. Dimana sumber daya manusia yang telah terseleksi, terlatih, dan tertreatmen dengan baik sesuai dengan aturan, visi, misi dan moto perusahaan akan mampu mendapatkan persepsi yang sesuai (diharapkan perusahaan) mengenai visi, misi dan moto perusahaan itu sendiri sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pelayanan yang baik akan mampu mendorong terciptanya kepuasan konsumen, sehingga loyalitas konsumen yang berkaitan erat dengan peningkatan keuntungan bagi perusahaan yang melakukannya. Salah satu cara untuk meningkatkan mutu pelayanan yang dilakukan PDAM Tirta Kahuripan adalah dengan memanfaatkan teknologi yang ada, yaitu dengan cara online. Secara umum sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu sistem online untuk proses pembayaran rekening air, dan sistem online untuk proses penginformasian berbagai informasi yang diperlukan oleh pelanggan, seperti misalnya informasi tentang kebocoran pipa, dan lain sebagainya. Pelayanan dengan sistem online ini dimaksudkan untuk semakin meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan konsumen, sehingga waktu dan tenaga yang dibutuhkan saat melakukan proses pelayanan semakin hemat. Kemudahan tidak hanya akan

16

dirasakan oleh konsumen, melainkan akan dirasakan pula oleh pegawai perusahaan. Proses pelayanan yang menyita waktu dan tenaga diharapkan akan menjadi lebih mudah sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga pegawai PDAM Tirta Kahuripan khususnya cabang pelayanan sebelas. Berdasarkan hal tersebut, terdapat kemungkinan bahwa jumlah pegawai yang ada, melebihi jumlah yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja yang ada setelah diterapkannya sistem online terutama untuk sistem pembayaran atau billing online. Sementara itu, untuk sistem informasi online hingga saat ini belum diberlakukan karena masih dalam proses perampungan. Maka dari itu, penelitian ini secara khusus akan memfokuskan pada sistem billing online yang mulai diberlakukan. Melalui perencanaan sumber daya manusia akan dilakukan penentuan beban kerja keryawan dan pengukuran kebutuhan jumlah tenaga kerja. Perhitungan jumlah tenaga kerja berdasarkan beban kerja akan dihitung dengan penentuan beban kerja berdasarkan aktifitas dan kegiatan pegawai dalam waktu tertentu yang diamati dan dicatat sesuai rutinitas aktual pegawai. Berdasarkan pengamatan akan diketahui seberapa besar alokasi penggunaan waktu oleh pegawai untuk bekerja maupun tidak bekerja. Pencatatan aktivitas akan berguna untuk mengetahui beban bekerja atau tidak bekerja. Pencatatan aktifitas akan berguna untuk mengetahui beban kerja seorang pegawai yang kemudian data tersebut akan menjadi dasar untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Setelah diketahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan beban kerja yang ada setelah sistem pelayanan online diterapkan maka keseimbangan antara keduanya pun akan dimungkinkan untuk tercapai, sehingga efisiensi tenaga kerja pun dapat dioptimalkan. Adapun gambaran alur kerangka pemikiran konseptual yang telah dijabarkan sebelumnya dapat dilihat pada Gambar 1.

17

Visi, misi dan moto PDAM

Tujuan PDAM

Perencanaan SDM

Penentuan beban kerja pegawai PDAM

Pengukuran kebutuhan jumlah tenaga kerja

Aktivitas pegawaiPDAM dalam waktu tertentu

Analisis perhitungan kebutuhan tenaga kerja

Beban kerja pegawai PDAM

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja

INPUT

PROSES

Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan OUTPUT

Efisiensi tenaga kerja

Gambar 1. Kerangka pemikiran konseptual 3.2. Penentuan Lokasi dan Penelitian Penelitian dilakukan di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Cibinong Bogor Cabang Pelayanan sebelas, yang beralamatkan di Jl. Raya Tegar Beriman No. 1 Cibinong, kode pos 16913, No. Telp. 021-87915270, No. Fax. 021-

18

87915278, dan E-mail [email protected]. Penelitian dilaksanakan pada bulan Oktober hingga bulan November 2011. 3.3. Data dan Sumber Data Terdapat dua data yang diperlukan dalam penelitian ini, yaitu : 1. Data primer : merupakan data yang diperoleh melalui pengamatan secara langsung (observasi lapangan), yaitu wawancara dengan pihak PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan sebelas yang berperan sebagai responden dalam penelitian ini, dan pengisian form work sampling yang dilakukan oleh peneliti untuk mencatat aktifitas para karyawan. 2. Data sekunder : data primer yang telah diolah lebih jauh oleh pihak pengumpulan data primer atau pihak lain yang dapat diperoleh dari berbagai sumber studi literatur, diantaranya instansi pemerintah atau swasta, internet, buku-buku, media massa dan hasil-hasil penelitian terdahulu. 3.4. Populasi dan Sampel Penelitian Populasi penelitian adalah pegawai PDAM Tirta Kahuripan cabang pelayanan sebelas yang pekerjaannya secara intens memanfaatkan sistem online yang ada. Sehingga dari 24 pegawai yang ada hanya sembilan orang saja yang menjadi objek penelitian. Jumlah populasi yang tidak banyak, membuat penelitian ini menggunakan sistem sensus yang melibatkan kesembilan pegawai dalam populasi yang ada untuk dijadikan objek penelitian. 3.5. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data primer mengenai pegawai diperoleh melalui metode work sampling, yaitu pengamatan dan pencatatan terhadap aktifitas yang dilakukan pegawai selama jam kerja, dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produksi, tidak produktif dan pribadi. Hasil dari pengamatan akan dicatat pada formulir work sampling. Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010) pengelompokkan kegiatan dapat disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan penelitian. Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan. Pengumpulan data

19

untuk tujuan mengidentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan akan dilakukan dengan metode gabungan wawancara dan observasi. Data sekunder seperti teori yang dipakai, maupun informasi terkait objek penelitian dikumpulkan melalui buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan. 3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1 Pengolahan Data Tahap pengolahan data ini, dilakukan dua tahapan yang akan dilakukan, yaitu pertama adalah melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam komputer untuk diolah. Langkah kedua, memasukkan data mengenai standar kemampuan ratarata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan selama satu tahun ke dalam rumus perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Proses perhitungan akan dibantu dengan Microsoft Excel. 3.6.2 Analisis Work Sampling Jumlah persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawaiuntuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi akan diketahui melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan. Sehingga gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugastugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.

20

Sementara untuk perhitungan kebutuhan tenaga kerja akan dilakukan perhitungan yang didasarkan pada beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), yaitu sebagai berikut : a. Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yag dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Berikut perhitungan rincinya: Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D ) )

..........................(2)

Keterangan : A = Jumlah hari menurut kalender B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun D = Jumlah cuti tahunan

Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahaan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. b. Menyusun waktu penyelesaian tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 1. Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok. Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas.

21

Tabel 1. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas No.

Uraian Tugas Pokok

BT

SKR

WPT (BT x SKR)

1 2 3 4 5 Dst. ∑ WPT Keterangan : BT = Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu SKR = Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas

c.Menghitung kebutuhan pegawai Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaiaan tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu : KP =

∑WPT × 1orang ∑WKE

Keterangan : KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas

…………………………………………….(3)

22

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong merupakan salah satu dari perusahaan air minum besar dengan jumlah pelanggan untuk satu cabang saja sekitar 13.000 pelanggan. Perusahaan air minum ini memiliki sejarah yang cukup panjang dengan dimulai dari tahun 1977, dimana pada saat itu terjadi pembangunan sarana prasarana air bersih di Perum Perumnas Depok, berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Cipta Karya No. 28 / Kpts / CK / 1977 dengan organisasi pengelola, Badan Pengelola Air Minum (BPAM). Lalu pada tanggal 14 April 1983, didirikan Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Bogor yang bertempat di Gunung Batu Ciomas Bogor di bawah Pemerintah Daerah Kabupaten Bogor, dimana antara BPAM Depok dan PDAM Kabupaten Bogor merupakan pengelolaan yang terpisah. Selanjutnya pada tanggal 27 September 1988 terjadi fusi (penggabungan) antara BPAM dan PDAM Kabupaten Bogor, sehingga pengelolaan air minum dilakukan oleh satu pihak saja yaitu PDAM Kabupaten Bogor yang berkantor di Depok dan resmi menjadi Kantor Pusat Perusahaan Air Minum (PDAM) Kabupaten Bogor. Pada tanggal 11 November 1994 telah diserah terimakan pengelolaan Sumber Mata Air Ciburial dan Gubernur DKI Jakarta kepada Gubernur Jawa Barat. Kemudian dari Gubernur Jawa Barat ke Pemerintah Kabupaten Bogor dan kemudian pengelolaan selanjutnya diserahkan ke PDAM Kabupaten Bogor dari Pemerintah Kabupaten Bogor. Sejak saat itulah perusahaan air minum tersebut memulai perkembangannya sebagai salah satu produsen air minum di daerah Kabupaten Bogor. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor sendiri kini telah memiliki sebanyak sebelas cabang yang direncanakan untuk menambah menjadi 12 cabang pada tahun berikutnya, dan salah satu dari cabang tersebut adalah PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas yang terletak cukup dekat dengan lokasi kantor pusat perusahaan air minum tersebut. Melalui penerapan tujuan kerja yang sama, PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas memiliki visi, misi, hingga moto yang sejalan dengan kantor pusat. Visi dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor

23

adalah terwujudnya pelayanan yang mandiri, handal dan terpercaya. Sementara misi dari perusahaan ini adalah : 1. Memberikan pelayanan dengan kualitas air sesuai dengan persyaratan yang berlaku dan kuantitas yang memadai secara kontinu. 2. Membina dan menjalin hubungan baik dengan pelayanan dan stakeholder perusahaan. 3. Meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan. 4. Meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. 5. Mengutamakan pengembangan pada segmen rumah tangga dengan tetap memperhatikan segmen non rumah tangga. Sementara moto dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas adalah unggul dalam pelayanan, yang berarti perusahaan air minum ini berusaha memberikan pelayanan yang sebaik mungkin untuk para pelanggannya. Aspek inilah yang mendorong perusahaan air minum ini untuk terus memperbaiki pelayanan mereka bagi masyarakat khususnya para pelanggan mereka. 4.2. Unit Administrasi dan Keuangan serta Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Unit administrasi dan keuangan merupakan unit yang secara umum bertugas untuk menangani proses masuk dan keluarnya uang, yaitu melayani pembayaran rekening air, rekening non air, hingga pembelian barang-barang inventoris kantor cabang pelayanan sebelas. Pembayaran rekening non air adalah pembayaran yang dilakukan pelanggan di luar pelunasan air yang telah terpakai, seperti pembayaran air melalui cicilan. Pembayaran cicilan hanya diperbolehkan jika tidak ada tunggakkan cicilan di bulan-bulan sebelumnya. Jika masih ada, maka pelanggan diminta melunasi cicilan sebelumnya dulu baru boleh meminta proses pembayaran serupa untuk bulan berikutnya. Secara umum tugas dari pegawai unit hubungan masyarakat atau Humas adalah melayani pengaduan dari pelanggan, serta menginformasikan jumlah rekening yang harus dibayar pelanggan dan tata cara melakukan pemasangan baru. Para staf Humas pun dapat menginformasikan mengenai tata cara melakukan pembayaran secara koletif bagi para pelanggan maupun calon

24

pelanggan. Gambar 2 berikut ini, merupakan Struktur Organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. KEPALA CABANG SUTISNA

KA.SIE HUMAS NURHELAWATI

KA.SIE ADMINISTRASI DAN KEUANGAN MASWANDI

STAF HUMAS

STAF ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Staf Administrasi 1. M. Ridwansyah 2. Momi Maryami 3. Ambar 4. Budi 5. Galih

Staf Lapang 1. Asep M. Yusuf 2. Armin 3. Andriman Aras 4. Syarif 5. Supriatna 6. Herry

Staf Teller 1. Popi Sopiati 2. Lia S. 3. Ingeti Poetri Agha

Staf Back Office Astuti Pujiwati

KA.SIE TEKNIK M. ROJAK

Staf Gudang Syam Amir

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

STAF TEKNIK

Jaka Suyatin Harafik Hendi Nugraha Nasimin Budi Dharma Samsudin Afrizal Cahyadi Charolin BR. M.

Keterangan : = Unit yang di analisis

Gambar 2. Struktur organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Guna melakukan identifikasi lebih lanjut untuk implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik pegawai. Berikut ini adalah karaktaristik dari pegawai Administrasi dan Keuangan. Pada Table 2, diketahui bahwa pendidikan untuk ketiga karyawan adalah sarjana dengan jurusan EkonomiManajemen, maupun Akutansi. Selain itu, ketiga pegawai ini pun merupakan pegawai tetap dengan jabatan yang sama yaitu front office atau teller, dengan masa kerja yang berbeda-beda yaitu, untuk pegawai I dan II telah bekerja lebih dari lima tahun sementara untuk pegawai III, baru satu tahun.

25

Berdasarkan karakteristik pegawai tersebut, kinerja dari masing-masing pegawai mengalami perbedaan yang cukup signifikan, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih cepat dari pada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Table 2. Karakteristik Pegawai Administrasi dan Keuangan. No.

Karakteristik

Pegawai Administrasi dan Keuangan

Pegawai I

II

III

1

Pendidikan

Sarjana

Sarjana

Sarjana

2

Status jabatan

Pegawai tetap

Pegawai tetap

Pegawai tetap

3

Lama bekerja

10 tahun

10 tahun

1 tahun

4

Usia

35 tahun

36 tahun

26 tahun

Berikut ini adalah karaktaristik dari pegawai Humas. Pada Table 3, diketahui bahwa pendidikan untuk kelima karyawan adalah dimulai dari Diploma hingga sarjana dengan jurusan yang beragam. Kelima pegawai ini merupakan pegawai tetap dengan jabatan yang sama yaitu front office untuk humas, dengan masa kerja yang berbeda-beda yaitu, untuk dari kurang dari satu tahun hingga lebih dari lima tahun. Berdasarkan karakteristik pegawai Humas tersebut, sepertihalnya pegawai bagian Adminisrasi dan Keuangan, bagian Humas pun kinerjanya mengalami perbedaan bagi setiap pegawai. Pegawai I, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas 1V. Namun disebabkan oleh beberapa faktor internal dari lingkungan kerja pegawai, dimana pelanggan lebih banyak di layani oleh pegawai II maka tingkat produktifitas pegawai II lebih tinggi jika di bandingkan dengan pegawai lainnya.

26

Table 3. Karakteristik Pegawai Humas. No

Karakteristik

Pegawai Humas

Pegawai I

II

III

IV

V

1

Pendidikan

Sarjana

Sarjana

Diploma

Sarjana

Diploma

2

Status jabatan

Pegawai

Pegawai

Pegawai

Pegawai

Pegawai

tetap

tetap

tetap

tetap

tetap

3

Lama bekerja

15 tahun

1 tahun

10 tahun

15 tahun

3 tahun

4

Usia

40 tahun

25 tahun

38 tahun

42 tahun

28 tahun

4.3. Job Description Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Job description untuk pegawai unit Administrasi dan Keuangan dapat dilihat pada Tabel 4 dimana pada tabel tersebut diuraikan mengenai tugas-tugas kerja dari pegawai unit Administrasi dan Keuangan. Tabel 4, secara umum tugas dari seorang pegawai bagian Administrasi dan Keuangan adalah melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air dan non air. Mengenai cara transaksi pembayaran, pelanggan dapat memilih berbagai alternatif transaksi mulai dari pembayaran secara langsung dengan datang ke loket-loket pembayaran air/non air, melalui E-Banking, hingga melalui pembayaran kolektif.

27

Tabel 4. Job Description pegawai unit Administrasi dan Keuangan. NO

URAIAN TUGAS

1.

Melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air di loket.

2.

Menyiapkan dan membuat bukti setoran ke bank.

3.

Melaksanakan pembuatan laporan daftar penerimaan harian dan bulanan, BS, dan LPP.

4.

Memberikan informasi tentang tata cara pembayaran rekening air dan non air melalui E-payment bank dan sms banking.

5.

Melaksanakan invoice tagihan kepada pelanggan.

6.

Membuat surat untuk kepentingan jajaran administrasi dan keuangan.

7.

Melaksanakan koordinasi secara vertical dan horizontal. Tabel 5 berikut ini adalah tabel yang menjabarkan uraian tugas pokok tiap

pegawai pada bagian Humas yang menjadi objek penelitian, yang tugas-tugas mereka tersebut telah disesuaikan oleh perusahaan dengan latar belakang dan kapasitas kemampuan dari setiap karyawan. Berdasarkan Tabel 5, secara umum tugas dari pegawai Humas yang paling utama adalah melayani keluhan dari pelanggan-pelanggan mereka baik keluhan yang dilakukan secara langsung dengan datang ke kantor cabang maupun melalui jalur telepon yang telah tersedia.

28

Tabel 5. Job Description pegawai unit Humas NO

URAIAN TUGAS

1.

Melayani complain atau keluhan pelanggan

2.

Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS

3.

Melayani permintaan sambungan baru

4.

Membuat SPK penyambungan.

5.

Membuat SPK exs putus.

6.

Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya.

7.

Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data.

8.

Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon.

9.

Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan.

10.

Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan.

11.

Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing.

12.

Membuat laporan bulanan dan tahunan.

13.

Mempersiapkan surat masuk dan keluar.

14.

Mengirim surat tagihan kepelanggan industri atau perkantoran.

4.4. Hari dan Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. PDAM Tirta Kahuripan yang merupakan salah satu badan usaha milik negara memiliki hari kerja yang disesuaikan dengan aturan perundangan yang ada. Sementara itu, karena penelitian ini dilakukan di pertengahan tahun 2011 maka data yang didapatkan hanya data sembilan bulan saja, yaitu dari Januari sampai September, sehingga jumlah hari kerja yang dihitung terhitung hanya persembilan bulan.

29

Jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini adalah 273 hari persembilan bulan, lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah hari libur nasional yaitu 10 hari persembilan bulan, hari cuti sebanyak 12 hari kerja, dan hari sabtu serta minggu sebanyak 91 hari persembilan bulan, yang kemudian diperoleh jumlah hari kerja efektif pegawai yakni sebesar 160 hari. Hari cuti yang digunakan hanya hari cuti yang wajib di berikan pada pegawai karena berdasarkan penelitian yang telah dilakukan bahwa kesembilan responden untuk tahun 2011 ini hanya menggunakan cuti wajib tersebut sementara untuk cuti hamil dan cuti haji tidak digunakan. Sementara itu, jam kerja pegawai dimulai dari pukul 7.30 pagi hingga 16.00 sore, dengan jumlah hari kerja selama satu minggu adalah lima hari. 4.5. Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan selama kurang lebih satu bulan sesuai dengan hari kerja dan waktu kerja perusahaan dengan menggunakan work sampling yang dilakukan untuk orang per orang. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut : 1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap sepuluh menit. 2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi. 3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya. 4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi.

30

Kegiatan yang termasuk ke dalam kategori produktif adalah berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pokok tiap orang. Sementara itu, yang termasuk ke dalam jenis kegiatan yang tidak produktif adalah mengobrol, menunggu pelanggan datang, membaca koran, bermain game, terlambat datang kerja dan pulang lebih awal, lalu untuk jenis kegiatan yang tergolong ke dalam kategori kegiatan pribadi adalah makan, minum, shalat, tidur, ke toilet, mendengarkan musik dan olahraga ringan. Pada Tabel 6 berikut ini dapat dilihat mengenai jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang dilakukan pegawai Administrasi dan Keuangan. Berdasarkan Tabel 6, diketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif bagian Administrasi dan Keuangan adalah berkisar dari 70,59 persen hingga 76,47 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 1,96 persen hingga 9,80 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 13,73 hingga 21,57 persen. Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu produktif yang paling tinggi dilakukan oleh pegawai Administrasi dan Keuangan II dan III. Factor yang menyebabkan kedua pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah pertama kerena faktor jumlah pelanggan yang di layani oleh kedua pegawai memang lebih tinggi dari pegawai I. Faktor kedua adalah karena selain harus melayani pelanggan kedua pegawai pun dibebankan tugas untuk melakukan kegiatan administrasi bersifat keuangan seperti melakukan pembukuan keuangan untuk rekening air dan lain sebagainya karena latarbelakang pendidikan mereka yang memadai. Sementara untuk pegawai I penyebab rendahnya produktifitas kerjanya jika di bandingkan dengan pegawai II dan III karena, jumlah pelanggan yang mengantri di loketnya memang lebih sedikit di bandingkan dengan pegawai II dan III. Selain itu, kegiatan administrasi di bidang keuangan yang dikerjakan pun memang tidak sebanyak pegawai II dan pegawai II, khususnya untuk laporan keuangan yang di bebankan pada pegawai nomor II.

31

Tabel 6. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai unit Administrasi dan Keuangan. Unit adm & keuangan Pegawai I Pegawai II Pegawai III Rata-rata

Total waktu (menit) 1 2 3 360 390 390 380

50 10 50 36,67

100 110 70 93,33

Jumlah 510 510 510 510

Persentase (%) 1 2 3 70,59 76,47 76,47 74,51

9,80 1,96 9,80 7,19

19,61 21,57 13,73 18,30

Total Persentas e 100 100 100 100

Keterangan : 1

= Jenis kegiatan produktif

2

= Jenis kegiatan tidak produktif

3

= Jenis kegiatan pribadi

Jumlah penggunaan waktu untuk unit Humas yang dapat dilihat pada Tabel 7, dimana untuk bagian Humas, tingkat produktifitas berkisar dari 50,98 persen hingga 62,75 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh pegawai untuk kegiatan yang tidak produktif berkisar dari 19,61 persen hinggga 25,49 persen, sedangkan untuk kegiatan pribadi jumlah waktunya berkisar 17,65 persen hingga 25,49 persen. Produktifitas tertinggi terdapat pada pegawai Humas nomor dua yaitu sebesar 62,75 persen, sedangkan produktifitas terendah diperoleh oleh pegawai nomor satu yaitu sebesar 50,98 persen. Tingginya penggunaan waktu produktif bagi pegawai nomor dua dikarenakan, tugas pokok dari pegawai ini cukup banyak sehingga banyak hal yang harus dilakukan, terutama dalam mengurus laporanlaporan dan arsip-arsip dimana selain itu, selain itu beliau pun masih harus melayani pengaduan pegawai baik langsung maupun melalui telepon serta membackup rekan kerjanya yang lain saat mereka melakukan kegiatan tidak produktif maupun lainnya, sedangkan produktifitas terendah diperoleh oleh pegawai nomor satu karena seringnya pegawai ini melakukan aktifitas tidak produktif dan aktifitas pribadi.

32

Tabel 7. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai unit Humas. Unit Humas Pegawai I Pegawai II Pegawai III Pegawai IV Pegawai V Rata-rata

Total waktu (menit) 1 2 3 260 100 150 320 100 90 270 110 130 270 130 110 280 130 100 280 114 116

Jumlah 510 510 510 510 510 510

Persentase (%) 1 50,98 62,75 52,94 52,94 54,90 54,90

2 19,61 19,61 21,57 25,49 25,49 22,35

3 29,41 17,65 25,49 21,57 19,61 22,75

Total Persentase 100 100 100 100 100 100

Keterangan : 1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi

Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010), dikatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun terlihat dari Gambar 3, yang menggambarkan mengenai penggunaan waktu kerja produktif bagi bagian Administrasi dan Keuangan, terlihat bahwa ketiganya masih memiliki nilai persentase dibawah 80 persen, yaitu pegawai I untuk Administrasi dan Keuangan adalah 70,59, kemudian pegawai II 76,47, dan pegawai III 76,47. 77 76 75 74 73 72

Adm&Keu

71 70 69 68 67 pegawai I

pegawai II

pegawai III

Gambar 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Administrasi dan Keuangan Begitupun dengan hasil penggunaan waktu kerja yang produktif untuk bagian Humas seperti yang digambarkan pada Gambar 4. Terlihat pada Gambar 4

33

bahwa persentase produktifitas kelima pegawai masih di bawah 80 persen juga, yaitu untuk pegawai I 50,98, pegawai II 62,75, pegawai III 52,94, pegawai IV 52,94, dan pegawai V 54,90. Berdasarkan kedua hasil tersebut maka dapat dikatakan bahwa, baik bagian Administrasi dan Keuangan maupun bagian Humas penggunaan waktu kerja mereka masih belum optimal.

70 60 50 40 Humas 30 20 10 0 pegawai I

pegawai II

pegawai III

pegawai IV

pegawai V

Gambar 4. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Humas. 4.6. Proses Pengujian dan Analisis Data 4.6.1

Analisis Kebutuhan Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Selain mendasari perhitungan analisis pada beban kerja yang ada,

analisis jumlah kebutuhan tenaga kerja ini pun akan mendasari pada pendekatan tugas per tugas jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), terdapat beberapa pendekatan yang dapat dilakukan untuk melakukan perhitungan kebutuhan pegawai:

34

1. Menetapkan waktu kerja Penetapan waktu kerja efektif dihitung dengan menentukan jumlah hari dalam setahun, jumlah sabtu dan minggu dalam setahun, jumlah hari libur dalam setahun, dan jumlah cuti dalam setahun. Kemudian jumlah hari sabtu dan minggu ditambahkan dengan jumlah hari libur serta jumlah cuti yang menghasilkan total hari tidak bekerja atau libur, lalu jumlah hari dalam setahun itu dikurangi dengan total jumlah hari tidak bekerja. Namun dalam penelitian ini, dikarenakan data yang diperoleh hanya data dari bulan Januari 2011 hingga September 2011, maka jumlah hari dalam setahun dijadikan hanya persembilan bulan saja, sehingga berjumlah 273 hari. Setelah itu, jumlah hari libur nasional, dan jumlah hari minggu dibuat hanya persembilan bulan pula sehingga didapat jumlah hari libur nasional sebanyak sepuluh hari, sedangkan untuk total hari sabtu dan minggu sebanyak 91 hari. Jumlahkan total hari libur nasional yaitu sepuluh hari persembilan bulan, hari sabtu dan minggu sebesar 91 hari persembilan bulan, serta hari cuti yang wajib diberikan pada seorang pegawaiyakni 12 hari, sehingga diperoleh jumlah hari libur kerja adalah 113 hari persembilan bulan, kemudian 273 hari persembilan bulan dikurangi dengan jumlah hari libur kerja yaitu 113 hari persembilan bulan sehingga didapatlah jumlah hari kerja efektif yaitu sebanyak 160 hari persembilan bulan. Total jam kerja pegawaiadalah delapan jam 30 menit perhari atau 510 menit perhari, sehingga jumlah jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal, yaitu 510 menit perhari dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja atau allowance. Setelah itu hasilnya dijumlahkan dan dikalikan dengan 160 hari persembilan bulan hari kerja, maka didapatlah total jam kerja efektif untuk bagian Administrasi dan Keuangan adalah 117.600 menit persembilan bulan sementara untuk bagian Humas sebesar 224.000 menit persembilan bulan. 2. Menyusun waktu penyelesaian tugas Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh dengan mengalikan beban tugas persembilan bulan dengan standar kemampuan rata-rata, yang kedua data tersebut diperoleh melalui hasil wawancara terhadap pegawaimasing-

35

masing unit, sehingga semisal untuk WPT pegawai nomor dua bagian Humas, yaitu mencatat pengaduan di form bon permintaan service atau BPS 13 form per bulan per orang sehingga untuk sembilan bulan maka jumlah form yang dikerjakan adalah 113 form per orang persembilan bulan. Setelah itu, 113 dikalikan dengan jumlah waktu standar yang dibutuhkan dalam membuat satu form adalah satu menit, sehingga hasil WPT untuk mencatat berbagai pengaduan ke form BPS adalah 113 menit per 113 form persembilan bulan. Perhitungan secara rinci untuk bagian Humas beserta perhitungan WPT tugastugas pokok lainnya dapat dilihat pada Lampiran 3. 3. Menghitung kebutuhan pegawai Kebutuhan pegawai dapat dihitung dengan membagi total waktu penyelesaian tugas atau WPT masing-masing bagian dengan jam kerja efektif masing-masing bagian yang kemudian dikalikan dengan satu orang. Semisal, untuk bagian Humas, diketahui total WPT yang didapat dari hasil perhitungan sebelumnya, yaitu 454.672 menit persembilan bulan. Sementara jam kerja efektif atau JKE bagian Humas adalah 224.000 menit persembilan bulan. Maka cara menghitung kebutuhan pegawai untuk bagian Humas adalah total WPT 454.672 menit persembilan bulan di bagi dengan JKE 224000 menit persembilan bulan, lalu dikalikan dengan satu orang, sehingga hasilnya adalah 2,03 atau dapat dibulatkan menjadi dua orang, yang berarti jumlah pegawai yang dimiliki bagian Humas masih terlalu banyak dibandingkan dengan kebutuhannya, yaitu lima orang berbanding dua orang. Bagian Administrasi dan Keuangan dengan total WPT sebesar 550.233 menit persembilan bulan dan JKE sebesar 117.600 menit persembilan bulan, maka pegawai yang dibutuhkan oleh bagian ini adalah 3,10 atau dapat dibulatkan menjadi tiga orang. Itu berarti jumlah pegawai untuk bagian administrasi dan keuangan khususnya bagian Teller sudah mencukupi atau sesuai.

36

4.6.2

Perbandingan Kebutuhan Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Cabang Pelayanan Sebelas Terhadap Kondisi Aktual. Rendahnya angka jumlah kebutuhan pegawa pada bagian Humas

dibandingkan dengan jumlah pegawai aktual, yaitu pegawai yang dibutukan hanya dua orang, namun pada kenyataannya jumlah pegawai Humas ada lima orang, disebabkan oleh bebarapa faktor baik internal maupun eksternal, seperti beban kerja yang tidak bervariasi serta terdapat waktu-waktu dimana tidak begitu banyaknya pelanggan yang datang untuk melakukan pengaduan yang disebabkan oleh penerapan system pelayanan online. Sementara itu untuk bagian Administrasi dan Keuangan, diketahui bahwa kebutuhan karyawannya adalah tiga orang, dan jumlah pegawai Administrasi dan Keuangan untuk posisi front office pun ada tiga orang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah pegawai posisi front office Administrasi dan Keuangan telah sesuai dengan jumlah pegawai yang dibutuhkan oleh bagian ini sesuai dengan beban kerja yang dibebankan pada pegawai untuk posisi ini. Perbandingan tersebut dapat dilihat pada Tabel 8 berikut. Tabel 8. Perbandingan jumlah pegawai aktual dan hasil perhitungan kebutuhan pegawai.

BAGIAN

Jumlah Pegawai Aktual (orang)

Jumlah Pegawai yang Dianjurkan (orang)

Selisi Jumlah Pegawai (orang)

Administrasi dan Keuangan

3

3

0

Humas

5

2

3

Menurut hasil observasi dan wawancara, diketahui beberapa faktor penyebab perusahaan tetap mempekerjakan pekerja lebih dari beban kerja yang dibutuhkan, yaitu para pegawai yang berstatus pegawai tetap, sehingga perusahaan perlu berhati-hati dalam menindaklanjuti kelebihan pegawai yang ada.

37

4.7. Implikasi Manajerial Perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja pegawai Humas, dan bagian Administrasi dan Keuangan dapat menjadi dasar untuk perencanaan sumberdaya manusia bagi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong cabang pelayanan sebelas. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), diketahui bahwa untuk bagian Administrasi dan Keuangan jumlah pegawai aktualnya telah sesuai dengan jumlah pegawai yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja yang ada, yaitu dengan jumlah pegawai aktual sebanyak 3 orang, dan jumlah pegawai yang dibutuhkan pun adalah tiga orang. Namun karena berdasarkan gambar diagram produktifitas untuk bagian Administrasi dan Keuangan masih di bawah 80 persen yaitu pegawai I 70,59, kemudian pegawai II 76,47, dan pegawai III 76,47, sehingga tetap disarankan untuk tetap melakukan evaluiasi untuk mendapatkan tingkat produktifitas yang optimal atau yang berada di atas 80 persen. Lalu untuk bagian Humas diketahui sesuai hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), diketahui bahwa jumlah pegawaiaktualnya masih lebih banyak dari jumlah pegawaiyang dibutuhkan mereka sesuai dengan beban kerja yang ada, yaitu dengan jumlah pegawai aktual sebanyak lima orang, sementara jumlah pegawai yang dibutuhkan hanya dua orang. Berdasarkan pendapat Ilyas dalam Novera (2010), dikatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun terlihat dari Gambar 5 bahwa persentase produktifitas kelima pegawai Humas masih di bawah 80 persen juga, yaitu untuk pegawai I 50,98, pegawai II 62,75, pegawai III 52,94, pegawai IV 52,94, dan pegawai V 54,90, maka dari itu disarankan untuk melakukan evaluasi kembali, salah satunya untuk beban kerja pegawai unit

38

Humas, dan jumlah pegawai yang ada, sehingga efsiensi tanaga kerja yang diharapkan dapat terwujud. Perlu dipahami bahwa kesembilan pegawai yang ada adalah pegawai tetap di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Sehingga perusahaan tidak bisa langsung memberhentikan pegawai yang nilai produktifitas kerjanya rendah. Sehingga beberapa saran yang dapat dianjurkan untuk menyelesaikan masalah kelebihan pegawai ini adalah dengan melakukan pengkayaan pekerjaan dan rotasi pegawai ke cabang lain dengan keahlian yang di sesuaikan dengan posisi baru dari tiap pegawai.

39

KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan Penelitian ini dirasa penting untuk dilakukan mengingat adanya keinginan dari perusahaan untuk memperoleh keuntungan, yang salah satunya adalah dengan melakukan efisiensi tenaga kerja. Analisis beban kerja dan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai ini akan menghasilkan input untuk pertimbangan dalam strategi manajemen sumber daya manusia dimana perusahaan akan mampu menyeimbangkan antara jumlah pegawai yang di butuhkan sesuai dengan beban kerja yang ada. Hasil dari penelitian ini adalah penggunaan waktu kerja untuk pegawai Administrasi dan Keuangan serta pegawai Humas, adalah jumlah hari kerja efektif yang selama sembilan bulan setelah dikurangi total hari libur yang ada adalah 160 hari persembilan bulan, dengan jumlah hari kerja efektif adalah sebesar 224.000 menit persembilan bulan untuk unit Humas dan 117.600 untuk bagian Administrasi dan Keuangan. Jumlah rata-rata jam kerja yang digunakan untuk tidak bekerja berdsarkan perhitungan yang dilakukan untuk pegawai bagian Administrasi dan Keuangan adalah 74,51 persen untuk kegiatan produktif, 7,19 persen untuk jenis kegiatan tidak produktif dan 18,30 persen untuk jenis kegiatan pribadi, sedangkan untuk bagian Humas, 54,90 persen untuk kegiatan produktif, 22,35 persen untuk kegiatan tidak produktif dan 22,75 untuk kegiatan pribadi. Kinerja dari masing-masing pegawai pada bagian Administrasi dan Keuangan cukup berbeda, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih cepat dari pada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Sementara itu untuk Pegawai I bagian Humas, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas 1V. Namun disebabkan oleh beberapa faktor internal dari lingkungan kerja pegawai, dimana pelanggan lebih banyak di layani oleh

40

pegawai II maka tingkat produktifitas pegawai II lebih tinggi jika di bandingkan dengan pegawai lainnya. Hal yang dapat disimpulkan terkait dengan jumlah kebutuhan pegawai, yang pertama untuk bagian Administrasi dan Keuangan terlihat bahwa kebutuhan pegawai yang dianjurkan telah seimbang, sementara untuk bagian Humas, diketahui bahwa jumlah kebutuhan pegawai pada bagian Humas dianjurkan hanya dua orang saja, namun pada kenyataannya jumlah pegawai yang ada adalah lima orang. Perlu dipahami bahwa kesembilan pegawai yang ada adalah pegawai tetap di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Sehingga perusahaan tidak bisa langsung memberhentikan pegawai yang nilai produktifitas kerjanya rendah. Sehingga beberapa implikasi manajerialnya adalah untuk menyelesaikan masalah kelebihan pegawai ini dianjurkan untuk melakukan pengkayaan pekerjaan dan rotasi pegawai ke cabang lain dengan keahlian yang di sesuaikan dengan posisi baru dari tiap pegawai. b. Saran Beberapa saran yang dapat diajukan dari skripsi ini dan diharapkan dapat bermanfaat adalah sebagai berikut : 1.

PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan sebelas, dianjurkan untuk melakukan pengkajian ulang terhadap analisis pekerjaan pada pegawai unit Humas, karena pada unit inilah selisih antara jumlah pegawai aktual dan jumlah pegawai yang dianjurkan menurut perhitungan terjadi. Pengkajian dapat dilakukan terkait dengan pembagian tugas pokok yang jelas dan berbeda satu sama lain sehingga, dua orang pegawai yang memiliki tugas yang sama tidak bisa dengan tanpa alasan yang tidak bertanggung jawab melimpahkan tugas-tugas mereka, satu-sama lain.

2. Kelebihan pegawai yang terjadi, dianjurkan dapat diatasi dengan memperkaya pekerjaan. Memperluas dan memperkaya pekerjaan pun dapat membantu mengurangi besarnya jumlah penggunaan waktu bukan untuk bekerja oleh pegawai. 3. Saran lain untuk menangani kelebihan pegawai yang ada adalah dengan melakukan rotasi pegawai, atau memindahkan pegawai yang ada kebagian

41

yang berbeda atau ke cabang yang berbeda dengan posisi atau bagian yang sama. 4. Pengawasan dari superviser atau atasan atau kepala bagian dianjurkan untuk lebih ditingkatkan, untuk meminimilalisir para pegawai yang menggunakan waktu kerjanya bukan untuk berkerja.

42

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta. Hariandja, M. T. E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia : Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktifitas Pegawai. PT. Grasindo, Jakarta. Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2004. Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004). Jakarta. Kurnia, A. 2010. Definisi Analisis Beban Kerja. Materi Workshop Analysis Beban Kerja. Value Consult. Lituhayu, R. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Pegawai(Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta. Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Startegik. PT. Ghalia Indonesia, Jakarta. Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. CV. Mandar Maju, Bandung. Novera, W. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan PegawaiBagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen Pada Institut Pertanian Bogor). Skripsi pada Departemen Manajemen. Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. PERPAMSI. 2010. Data Umum PDAM Kab. Bogor Tirta Kahuripan. Bogor. Pratama, M. D. 2008. Mengitung Kebutuhan Tenaga Kerja. Jakarta. Prihatini, L. D. 2007. Analisis Hubungan Beban Kerja dengan Stress Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidikalang. Tesis pada Program Megister Ilmu Kesehatan Masyarakat Kekhususan Kesehatan Kerja. Pascasarjana Universitas Sumatera Utara. Rivai, H. V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari Teori ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta. Rivai, H. V. Dan E. J. Sagala. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Rajawali Persada, Jakarta. Robot, F. J. M. 2009. Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Tesis pada Fakultas Ilmu Keperawatan, Universitas Indonesia.

43

Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor). Skripsi pada Fakultas Ekonomi Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Siagian, S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.

44

LAMPIRAN

45

Lampiran1. Formulir Work Sampling. Bagian Tanggal Tempat

Waktu 07:00 07:10 07:20 07:30 07:40 07:50 08:00 08:10 08:20 08:30 08:40 08:50 09:00 09:10 09:20 09:30 09:40 09:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00

: : :

Produktif

Kegiatan yang dilakukan pegawai Tidak Pribadi Produktif

Keterangan

46

Lanjutan Lampiran 1. Formulir Work Sampling.

Waktu 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50 14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30 15:40 15:50 16:00

Produktif

Kegiatan yang dilakukan pegawai Tidak Pribadi Produktif

Keterangan

47 Lampiran 2. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Administrasi dan Keuangan NO 1

2

3

Pegawai I

II

III

1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7

URAIAN TUGAS melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air di loket menyiapkan dan membuat bukti setoran ke bank melaksanakan pembuatan laporan daftar penerimaan harian dan bulanan, BS, dan LPP. Memberikan informasi tentang tata cara pembayaran rekening air dan non air melalui E-payment bank dan sms banking. Melaksanakan invoice tagihan kepada pelanggan industri. Membuat surat untuk kepentingan jajaran administrasi dan keuangan. Melaksanakan koordinasi secara vertical dan horizontal. melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air di loket menyiapkan dan membuat bukti setoran ke bank melaksanakan pembuatan laporan daftar penerimaan harian dan bulanan, BS, dan LPP. Memberikan informasi tentang tata cara pembayaran rekening air dan non air melalui E-payment bank dan sms banking. Melaksanakan invoice tagihan kepada pelanggan industri. Membuat surat untuk kepentingan jajaran administrasi dan keuangan. Melaksanakan koordinasi secara vertical dan horizontal. melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air di loket menyiapkan dan membuat bukti setoran ke bank melaksanakan pembuatan laporan daftar penerimaan harian dan bulanan, BS, dan LPP. Memberikan informasi tentang tata cara pembayaran rekening air dan non air melalui E-payment bank dan sms banking. Melaksanakan invoice tagihan kepada pelanggan industri. Membuat surat untuk kepentingan jajaran administrasi dan keuangan. Melaksanakan koordinasi secara vertical dan horizontal. JUMLAH WPT JUMLAH KEBUTUHAN KARYAWAN

BT 23400 3 48

SKR 5 1 5

WPT 117000 3 240

800 135 14 1661 35100 3 64

3 5 5 3 5 1 5

2400 675 72 4984 175500 3 320

320 81 24 2769 46800 3 32

3 5 5 3 5 1 5

960 405 120 8307 234000 3 160

480 54 10 1108

3 5 5 3

1440 270 48 3323 550233 3.10

Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama sembilan bulan SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama seembilan bulan (menit persembilan bulan)

48

48

Lampiran 3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Humas. NO 1

2

PEGAWAI I

II

URAIAN TUGAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Melayani complain atau keluhan pelanggan Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS Melayani permintaan sambungan baru. Membuat SPK penyambungan baru. Membuat SPK exs putus. Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya. Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data. Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon. Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan. Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan. Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing. Membuat laporan bulanan dan tahunan. Mempersiapkan surat masuk dan keluar Mengirim surat tagihan ke pelanggan industri atau perkantoran Melayani complain atau keluhan pelanggan Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS Melayani permintaan sambungan baru. Membuat SPK penyambungan baru. Membuat SPK exs putus. Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya. Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data. Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon. Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan. Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan. Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing. Membuat laporan bulanan dan tahunan. Mempersiapkan surat masuk dan keluar Mengirim surat tagihan ke pelanggan industri atau perkantoran

BT 113 113 1076 359 89 23 312 5850 2454 7 179 72 5 54 135 135 538 1076.4 107 211 2808 52650 818 10 852 72 9 54

SKR 10 1 5 1 1 5 1 3 5 5 1 10 5 60 10 1 5 1 1 5 1 3 5 5 1 10 5 60

WPT 1125 113 5382 359 89 117 312 17550 12270 34 179.4 718 23 3240 1350 135 2691 1076 107 1053 2808 157950 4090 52 852 718 46 3240

49

49 Lanjutan Lampiran 3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Humas NO 3

4

PEGAWAI III

IV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

URAIAN TUGAS Melayani complain atau keluhan pelanggan Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS Melayani permintaan sambungan baru. Membuat SPK penyambungan baru. Membuat SPK exs putus. Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya. Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data. Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon. Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan. Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan. Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing. Membuat laporan bulanan dan tahunan. Mempersiapkan surat masuk dan keluar Mengirim surat tagihan ke pelanggan industri atau perkantoran Melayani complain atau keluhan pelanggan Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS Melayani permintaan sambungan baru. Membuat SPK penyambungan baru. Membuat SPK exs putus. Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya. Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data. Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon. Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan. Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan. Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing. Membuat laporan bulanan dan tahunan. Mempersiapkan surat masuk dan keluar Mengirim surat tagihan ke pelanggan industri atau perkantoran

BT 270 270 449 897 214 105 1404 26325 2454 10 852 7 9 54 113 113 1076.4 359 89 23 312 5850 1227 7 852 16 9 54

SKR 10 1 5 1 1 5 1 3 5 5 1 10 5 60 10 1 5 1 1 5 1 3 5 5 1 10 5 60

WPT 2700 270 2243 897 214 527 1404 78975 12270 52 852 72 46 3240 1125 113 5382 358.8 89 117 312 17550 6135 34 852 162 46 3240

50

50 Lanjutan Lampiran 3. Perhitungan Kebutuhan Pegawai Humas NO 5

PEGAWAI V

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

URAIAN TUGAS Melayani complain atau keluhan pelanggan Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS Melayani permintaan sambungan baru. Membuat SPK penyambungan baru. Membuat SPK exs putus. Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya. Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data. Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon. Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan. Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan. Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing. Membuat laporan bulanan dan tahunan. Mempersiapkan surat masuk dan keluar Mengirim surat tagihan ke pelanggan industri atau perkantoran JUMLAH WPT JUMLAH KEBUTUHAN KARYAWAN

BT 270 270 449 897 214 105 1404 26325 1227 10 852 16 9 54

SKR 10 1 5 1 1 5 1 3 5 5 1 10 5 60

WPT 2700 270 2243 897 214 527 1404 78975 6135 52 852 162 46 3240 454672 2.03

Keterangan : BT = jumlah beban tugas selama sembilan bulan SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas selama seembilan bulan (menit persembilan bulan)

51