ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN (STORE ASSOCIATE) TOKO BUKU GRAMEDIA DEPOK
Oleh ADI PERMANA H24080037
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
RINGKASAN
ADI PERMANA. H24080037. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok. Di bawah Bimbingan ABDUL BASITH dan LINDAWATI KARTIKA Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini, maka sebuah perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang efektif, dan efisien, serta responsif terhadap perubahan. Sampai saat ini perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan Toko Buku Gramedia Depok masih dalam proses pengembangan dan perbaikan. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang bisnis ritel yang fokus utamanya adalah profit. Store Associate (SA) merupakan ujung tombak dalam penjualan. Dalam upaya peningkatan profit, maka beban kerja SA harus dapat dioptimalkan. Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi SA, (2) Menganalisis perbandingan waktu kerja produktif dan tidak produktif SA pada hari biasa dan hari libur, (3) Menganalisis jumlah kebutuhan ideal SA berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE, (4) Merumuskan solusi alternatif dalam meningkatkan kinerja SA agar lebih efektif dan efisien. Informasi yang diperoleh berasal dari data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui pengamatan pada SA dan wawancara, sedangkan data sekunder diperoleh melalui informasi perusahaan dan literatur lainnya. Metode pengambilan sampel menggunakan teknik purposive sampling yang diambil secara sensus pada salah satu jabatan yaitu SA buku yang bekerja di shift 1 sehingga diperoleh 10 responden. Alat analisis yang digunakan yaitu analisis pekerjaan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan analisis beban kerja melalui Full Time Equivalent (FTE). Hasil penelitian menunjukkan bahwa tugas pokok pekerjaan SA yaitu mendisplay buku, menginput kode rak buku, retur buku, order buku, melayani customer, merapihkan buku, active selling, update buku baru, update buku laris dan update buku promo. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja menunjukkan bahwa beberapa SA masih belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan ideal SA yaitu sembilan orang. Hal ini mengakibatkan terjadinya kelebihan jumlah SA sebanyak satu orang. Adapun solusi alternatif dalam menangani permasalahan ini dengan cara pengurangan satu orang yaitu SA 4 pada wilayah 2 (buku agama dan psikologi).
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN KARYAWAN (STORE ASSOCIATE) TOKO BUKU GRAMEDIA DEPOK
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh : ADI PERMANA H24080037
DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok Nama
: Adi Permana
NIM
: H24080037
Menyetujui :
Pembimbing I
Pembimbing II
(Dr. Ir. Abdul Basith, MS)
(Lindawati Kartika, SE, M.Si)
NIP : 195707091985031006
NIP : 198601182009122001
Mengetahui : Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc) NIP : 196101231986011002
Tanggal Lulus:
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta, 18 Februari 1991 sebagai anak pasangan dari Irwan Nurman dan Alis Sukaesih. Penulis menempuh pendidikan dasar di SDN Mekar Jaya 31 Cimanggis (1996-2002), pendidikan menengah pertama di SMPN 3 Depok (2002-2005), dan pendidikan menengah atas di SMAN 3 Depok (20052008). Pada tahun 2008 penulis di terima di Institut Pertanian Bogor pada program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen melalui jalur PMDK. Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif di berbagai kepanitiaan yang diselenggarakan oleh Himpunan Profesi Manajemen (COM@) maupun BEM FEM. Penulis aktif dalam mengikuti seminar dan pelatihan yang berhubungan dengan kewirausahaan yang diadakan oleh fakultas maupun IPB. Salah satu pelatihan yang pernah diikuti yaitu pelatihan entrepreneur di Elang Group Learning Center, Bogor. Penulis juga aktif mengikuti kegiatan perlombaan kewirausahaan yang diadakan IPB (Program Mahasiswa Wirausaha IPB 2011) maupun DIKTI (PKM-Kewirausahaan 2011).
iii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul, ”Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok” dengan baik. Skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Skripsi yang berjudul ”Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok” membahas mengenai perencanaan sumber daya manusia dengan cara melakukan analisis beban kerja. Dengan mempelajari dan mendalami analisis beban kerja, analis dapat menghitung jumlah kebutuhan karyawan (Store Associate) yang efektif dan efisien serta mencari solusi untuk kemajuan Toko Buku Gramedia Depok. Penulis menyadari banyak kekurangan dalam penulisan skirpsi ini. Karena itu penulis sangat mengharapkan masukan, saran dan kritik dari berbagai pihak demi kebaikan bersama. Penulis juga memohon maaf jika banyak kekurangan dalam skripsi ini. Karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT dan kekurangan banyak pada pribadi penulis. Semoga skripsi ini bisa bermanfaat bagi banyak orang.
Bogor, April 2012
Penulis
iv
UCAPAN TERIMA KASIH
Skripsi yang berjudul “Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok” tak mungkin bisa diselesaikan tanpa bantuan orang lain. Secara khusus penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. Dr. Ir. Abdul Basith, MS, selaku dosen pembimbing pertama yang telah banyak membimbing dan memberikan banyak pembelajaran serta pendewasaan bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini. 2. Lindawati Kartika SE, Msi, selaku dosen pembimbing kedua yang telah banyak membimbing dan memberikan banyak pembelajaran bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini. 3. Prof. Dr. Ir. Sjafri Mangkuprawira, selaku dosen penguji yang telah banyak memberikan saran, kritik serta pembelajaran yang menjadikan skripsi ini lebih baik. 4. Ketua Departemen dan seluruh staf tata usaha Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manjaemen atas segala bantuan dalam hal administrasi hingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan baik. 5. Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan doa, dukungan, dan semangat yang tiada henti kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. Terima kasih juga kepada kakak dan adik, atas dukungan, saran, dan motivasi yang selalu diberikan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 6. Nenek tercinta yang selalu memberikan motivasi dan doa kepada penulis dalam kelancaran penyusunan skripsi ini. Terima kasih juga kepada teh Acik, teh Dewi atas dukungan dan doanya kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 7. The special one, Putri Fika Hidayansyah tercinta, yang selalu memberikan motivasi, saran, doa serta dukungan kepada penulis yang menjadi “Api Semangat” dari awal pembuatan hingga penyelesaian skripsi ini. 8. Sahabat terbaik David Kristian, Manuel Leonard Sirait, Dea Rizky Anugrah, Nisa Ulkaromah, Fuji Tyas Nastiti, Ria Septiani, Niear Rindy, Ruth Caroline, dan Christini RA Lubis yang tergabung dalam “GURAME”. Penulis v
mengucapkan terima kasih atas persahabatan yang telah dibangun selama ini yang tidak akan terlupakan di hati penulis serta motivasi yang selalu diberikan kepada penulis dalam kelancaran penulisan skripsi ini. 9. Teman-teman satu bimbingan, Sindi, Mitha, Nurul, Mahen, dan Ray atas kerja sama serta dukungan selama penyusunan skripsi ini. 10. Teman-teman Pondok AA yang telah menjadi keluarga baru penulis di Bogor , serta selalu memberikan motivasi dalam kelancaran penyusunan skripsi ini. 11. Mas Lukman selaku manajerial operasional Toko Buku Gramedia Depok sekaligus menjadi pembimbing lapang terbaik, atas ketersediaan waktu, tempat dan kemurahan hati dalam pengambilan data yang dibutuhkan bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 12. Teman-teman Manajemen 45 atas persahabatan yang telah dibangun bersamasama sejak semester 3, sedih, canda, tawa yang akan menjadi kenangan manis di hati penulis. 13. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini secara langsung maupun tidak langsung. Demikian ucapan terima kasih ini penulis sampaikan. Tidak banyak yang bisa penulis berikan sebagai tanda terima kasih atas bantuan selama ini. Semoga Allah SWT yang membalas semua kebaikan dengan balasan yang berlipat ganda.
vi
DAFTAR ISI
Halaman RINGKASAN RIWAYAT HIDUP. .................................................................................
iii
KATA PENGANTAR. .............................................................................
iv
UCAPAN TERIMA KASIH. ..................................................................
v
DAFTAR ISI.............................................................................................
vii
DAFTAR TABEL. ...................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR. ...............................................................................
x
DAFTAR LAMPIRAN. ...........................................................................
xi
I. PENDAHULUAN. .............................................................................
1
1.1. Latar Belakang. .............................................................................. 1.2. Perumusan Masalah. ....................................................................... 1.3. Tujuan Penelitian. ........................................................................... 1.4. Manfaat Penelitian. ......................................................................... 1.5. Ruang Lingkup Penelitian. .............................................................
1 3 4 4 5
II. TINJAUAN PUSTAKA. .....................................................................
6
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia. ............................................. 2.1.1 Tujuan Manajemen SDM. ................................................... 2.1.2 Fungsi Manajemen SDM. ................................................... 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia. ............................................ 2.2.1 Tujuan Perencanaan SDM. ................................................. 2.2.2 Manfaat Perencanaan SDM................................................. 2.3. Analisis Pekerjaan. ........................................................................ 2.3.1 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan. .......... 2.3.2 Uraian Pekerjaan. ................................................................ 2.3.3 Spesifikasi Pekerjaan. ......................................................... 2.4. Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia. ............................. 2.5. Studi Waktu dan Gerak (Time and Motion Study). ...................... 2.6. Beban Kerja. ................................................................................. 2.6.1 Work Sampling. ................................................................... 2.7. Waktu Kerja. ................................................................................. 2.8. Menentukan Jumlah Tenaga Kerja. .............................................. 2.9. Penelitian Terdahulu. ....................................................................
6 6 6 7 8 8 9 9 11 11 12 13 14 14 16 16 19
III. METODE PENELITIAN. ................................................................
21
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian..................................................... 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian. ....................................................... 3.3. Jenis Data dan Sumber Data. ........................................................
21 24 24
vii
3.4. Metode Pengumpulan Data. .......................................................... 3.5. Pengolahan dan Analisis Data. ..................................................... 3.5.1 Pengolahan Data.................................................................. 3.5.2 Analisis Data. ...................................................................... 3.5.3 Analisis Deskriptif. ............................................................. 3.6. Metode Pengambilan Sampel. ......................................................
24 25 25 26 28 28
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN...........................................................
29
4.1. Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok. ......................... 4.1.1 Sejarah Toko Buku Gramedia. ............................................ 4.1.2 Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok. ...................... 4.2. Profil Store Associate (SA). .......................................................... 4.3. Karateristik Store Associate (SA). ................................................ 4.3.1 Jenis Kelamin. ..................................................................... 4.3.2 Lama Bekerja. ..................................................................... 4.3.3 Status Kerja. ........................................................................ 4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan fungsi Store Associate (SA). ........... 4.5. Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA). ................................ 4.6. Waktu Kerja Store Associate (SA). ............................................. 4.6.1 Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja SA....................... 4.6.2 Perbandingan Aktivitas Melayani Customer. ..................... 4.6.3 Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku. ........................ 4.6.4 Perbandingan Aktivitas Active Selling. ............................... 4.7. Analisis Full Time Equivalent (FTE). ........................................... 4.7.1 Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate (SA). .................................................................................. 4.7.2 Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate (SA). .................................................................................. 4.7.3 Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate (SA). .................................................................................. 4.8. Implikasi Manajerial. ....................................................................
29 29 30 31 32 32 33 33 34 36 36 37 43 44 45 46
KESIMPULAN DAN SARAN. ...............................................................
55
1. Kesimpulan. ........................................................................................ 2. Saran. ..................................................................................................
55 56
DAFTAR PUSTAKA. ..............................................................................
57
LAMPIRAN. .............................................................................................
59
viii
49 50 51 52
DAFTAR TABEL
No.
Halaman
1. Penelitian terdahulu. ............................................................................ 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas. ................................... 3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko Buku Gramedia Depok. ................................................................................. 4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan weekend. ............................................................................................... 5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada weekdays dan weekeend. ............................................................................................. 6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masing-masing SA. ..... 7. Beban kerja per tahun dan FTE SA. .................................................... 8. Beban kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama bekerja. .................. 9. Beban kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja. ..................... 10. Beban kerja dan nilai FTE SA berdasarkan jenis kelamin...................
ix
19 27 35 38 40 43 47 50 51 52
DAFTAR GAMBAR
No.
Halaman
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Fluktuatif omset Toko Buku Gramedia Depok. ................................... Persentase jumlah karyawan di Toko Buku Gramedia Depok .. ......... Kerangka pemikiran penelitian. ........................................................... Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok. ............................... Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA). ...................................... Proporsi lama bekerja Store Associate (SA). ....................................... Proporsi status kerja Store Associate (SA). ......................................... Perbandingan waktu kerja produktif antara hari biasa dan hari libur. .............................................................................. 9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari biasa dan hari libur. .............................................................................. 10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA antara hari biasa dan hari libur. ...................................................................................... 11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari biasa dan hari libur. ............................................................................................. 12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari libur. ............... 13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang seharusnya. ...........................................................................................
x
2 2 23 31 32 33 34 39 42 44 45 46 49
DAFTAR LAMPIRAN
No.
Halaman
1. Formulir work sampling. ...................................................................... 2. Beban kerja Store Associate (SA) melalui perhitungan FTE ............... 3. Layout tempat bekerja karyawan Store Associate (SA). ......................
xi
59 61 71
1
I. PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Dewasa ini berbagai bisnis di Indonesia semakin berkembang, salah
satunya adalah bisnis yang bergerak di bidang ritel. Hampir semua bisnis tujuan utamanya yaitu mencari profit yang sebesar-besarnya, begitu pula dengan bisnis ritel. Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini, maka sebuah perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang efektif, dan efisien, serta responsif terhadap perubahan. Oleh karena itu, dalam upaya menghasilkan sumber daya manusia yang efektif dan efisien perusahaan perlu melakukan perencanaan sumber daya manusia yang tepat sasaran untuk mendorong tercapainya visi dan misi perusahaan. Salah satu perusahaan yang perlu melakukan perencanaan sumber daya manusia adalah Toko Buku Gramedia. Saat ini Toko Buku Gramedia terus berkembang hingga mencapai jumlah 98 gerai yang tersebar di wilayah Indonesia, dimana salah satunya adalah Toko Buku Gramedia Depok. Kota Depok merupakan kota yang sedang berkembang dimana jumlah penduduk disana kian meningkat, ditambah lagi adanya Universitas Indonesia (UI) yang bertempat di kota Depok akan berdampak pada ramainya pengunjung Toko Buku Gramedia Depok. Mayoritas pembeli di Toko Buku Gramedia Depok adalah pelajar, mahasiswa dan masyarakat umum lainnya. Banyaknya pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok, akan berdampak pada besarnya penjualan atau omset. Omset Toko Buku Gramedia Depok cenderung fluktuatif setiap bulannya. Salah satu faktor yang mendukung besarnya omset yaitu sumber daya manusia (karyawan). Adapun karyawan yang paling berpengaruh terhadap fluktuatifnya omset Toko Buku Gramedia Depok yaitu Store Associate (SA) dari divisi penjualan. SA merupakan salah satu front liner dan ujung tombak penjualan pada Toko Buku Gramedia Depok yang fungsi utamanya adalah melayani customer. Berikut ini merupakan gambaran fluktuatifnya omset Toko Buku Gramedia Depok.
2
10,000
(dalam juta)
8,000 6,000 4,000
Omset
2,000 Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des Jan
0 periode 2011-2012
Gambar 1. Fluktuatif omset Toko Buku Gramedia Depok Store Associate (SA) merupakan karyawan yang paling banyak jumlahnya di Toko Buku Gramedia Depok yaitu 51% dari keseluruhan jumlah karyawan yang ada di Toko Buku Gramedia Depok adalah SA. Dengan banyaknya jumlah karyawan SA, maka Toko Buku Gramedia Depok perlu merencanakan serta mengelola SA. Selain itu, jumlah SA haruslah efektif dan efisien agar tidak terjadi kelebihan karyawan yang dapat merugikan Toko Buku Gramedia Depok. Berikut ini adalah persentase jumlah karyawan yang ada di Toko Buku Gramedia Depok.
4% 4% 6% 10% 51% 8% 2% 12%
Store Associate (SA) Administrasi counter Sales Superintendent Chief Cashier Data Entry Warehouse Cashier Customer Service Support Security
2%
Gambar 2. Persentase jumlah karyawan di Toko Buku Gramedia Depok Dalam upaya peningkatan omset, maka beban kerja SA harus dapat di optimalkan. Beban kerja yang optimal menggambarkan penggunaan waktu produktif SA yang lebih banyak. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis beban kerja yang bertujuan untuk mengetahui jumlah jam kerja produktif dan tidak produktif SA yang dilakukan selama mereka beraktivitas. Hasil dari analisis beban kerja SA
3
tersebut nantinya akan digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan SA yang efektif yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok dengan membagi jumlah beban kerja karyawan terhadap waktu produktif dalam kurun waktu satu tahun. Perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan Toko Buku Gramedia Depok sampai saat ini masih dalam tahap pengembangan dan perbaikan. Di Toko Buku Gramedia Depok juga belum pernah melakukan analisis beban kerja karyawan sehingga terlihat sampai saat ini masih banyak karyawan yang tidak efektif dan efisien dalam melaksanakan tugasnya, terutama SA. Dari hal uraian diatas, maka penelitian dilakukan di Toko Buku Gramedia Depok dengan judul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok, yang harapannya akan memberikan rekomendasi kepada Toko Buku Gramedia Depok untuk mendapatkan jumlah Store Associate (SA) yang efektif dan efisien berdasarkan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization. 1.2.
Perumusan masalah Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok? 2. Bagaimana perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif karyawan Store Associate (SA) pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend)? 3. Bagaimana jumlah kebutuhan ideal karyawan Store Associate (SA) pada Toko Buku Gramedia Depok berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE? 4. Bagaimana solusi alternatif yang perlu dilakukan Toko Buku Gramedia Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan Store Associate (SA) agar lebih efektif dan efisien, dan memenuhi prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization?
4
1.3.
Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok. 2. Menganalisis perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif karyawan Store Associate (SA) pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend)? 3. Menganalisis jumlah kebutuhan ideal karyawan Store Associate (SA) pada Toko Buku Gramedia Depok berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan FTE? 4. Merumuskan solusi alternatif yang perlu dilakukan Toko Buku Gramedia Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan Store Associate (SA) agar lebih efektif dan efisien, dan memenuhi prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization.
1.4.
Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai
berikut: 1. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini dapat berguna untuk menjadi bahan referensi perusahaan dalam perencanaan sumber daya manusia lebih lanjut, terutama dalam keseuaian jumlah kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok dengan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization. 2. Bagi Penelitian Diharapkan dapat mengaplikasikan ilmu di bidang manajemen yang sudah didapatkan selama diperkuliahan dan dapat memberikan solusi yang tepat dalam permasalahan yang terjadi di dunia nyata. 3. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi dalam penyusunan sistem perencanaan sumber daya manusia
5
melalui analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan pada kondisi dan situasi yang serupa. 1.5.
Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini hanya terbatas pada perencanaan sumber
daya manusia, khususnya mengidentifikasi tugas pokok pekerjaan dan fungsi Store Associate (SA), analisis beban kerja karyawan melalui perhitungan Full Time Equivalent (FTE), serta menentukan jumlah karyawan Store Associate (SA) yang diperlukan oleh Toko Buku Gramedia Depok, yang bertujuan dalam mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien yang memenuhi prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization. Penelitian ini dilakukan pada semua SA Toko Buku Gramedia pada shift 1 yang berjumlah sepuluh orang, dengan asumsi shift 1 sama dengan shift 2 (cateris paribus) dikarenakan jabatan, pekerjaan, jumlah jam kerja, dan gaji adalah sama.
6
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Samsudin (2006), manajemen sumber daya manusia (human
resources management) adalah suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan bisnis. Menurut Yuniarsih dan Suwatno (2008), manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan suatu organisasi. Manajemen sumber daya manusia (human resources management) berbeda dengan manajemen personal (personnel management). Manajemen sumber daya manusia menganggap bahwa karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi yang harus dikelola dengan baik, jadi MSDM sifatnya lebih strategis bagi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan manajemen personalia menganggap karyawan sebagai salah satu faktor produksi yang harus dimanfaatkan secara produktif, atau manajemen personilia lebih menekankan pada sistem dan prosedur. 2.1.1
Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Rivai (2006), tujuan akhir yang ingin dicapai manajemen
SDM pada dasarnya adalah :
2.1.2
Peningkatan efisiensi
Peningkatan efektivitas
Peningkatan produktivitas
Rendahnya tingkat perpindahan pegawai
Rendahnya tingkat absensi
Tingginya kepuasan kerja karyawan
Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Rivai (2006), sudah merupakan tugas manajemen SDM
untuk mengelola manusia seefektif mungkin agar diperoleh suatu satuan SDM yang merasa puas dan memuaskan. Manajemen SDM merupakan
7
bagian dari manajemen umum yang memfokuskan diri pada SDM. Adapun fungsi manajemen SDM, seperti halnya fungsi manajemen umum, yaitu: 1. Fungsi Manajerial
Perencanaan (planning)
Pengorganisasian (organizing)
Pengarahan (directing)
Pengendalian (controlling)
2. Fungsi Operasional
2.2.
Pengadaan tenaga kerja (SDM)
Pengembangan
Kompensasi
Pengintegrasian
Pemeliharaan
Pemutusan hubungan kerja
Perencanaan Sumber Daya Manusia Menurut Siagian (2008), perencanaan sumber daya manusia pada dasarnya
merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Perencanaan sumber daya manusia ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi oraganisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan. Menurut Mangkuprawira (2004), perencanaan sumber daya manusia adalah proses proyeksi bagaimana suatu perusahaan merencanakan untuk memperoleh dan memanfaatkan sumberdaya manusia dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal global. Hal itu berpengaruh dan dipengaruhi oleh perencanaan strategis perusahaan dan merupakan basis untuk keseluruhan manajemen sumberdaya manusia. Menurut Hasibuan (2005), pengertian perencanaan sumberdaya mansia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta
8
efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Menurut Rivai (2006), perencanaan SDM terfokus pada penyusunan seperangkat kebijakan-kebijakan program SDM yang terpadu untuk mencapai tujuan perusahaan dan SDM. Perencanaan SDM mencakup dua hal yaitu : (1) Perencanaan Kepegawaian (employment planning) dan (2) Perencanaan Program (program planning). 2.2.1
Tujuan Perencanaan Sumberdaya Manusia Tujuan perencanaan sumberdaya manusia (Hasibuan 2005), antara
lain : 1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. 2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa
depan,
sehingga
setiap
pekerjaan
ada
yang
mengerjakannya. 3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. 4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat. 5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan. 6. Untuk
menjadi
penarikan,
pedoman
seleksi,
pengintegrasian,
dalam
menetapkan
pengembangan,
pemeliharaan,
program
kompensasi,
kedisiplinan,
dan
pemberhentian karyawan. 7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertical atau horizontal) dan pension karyawan. 8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. 2.2.2. Manfaat Perencanaan Sumberdaya manusia Menurut Nawawi (2008), manfaat perencanaan SDM adalah : 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM. 2. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masingmasing dengan tugas-tugas yang sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.
9
3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi. 4. Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat siap paai untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainnya. 5. Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja/departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan Manajemen SDM lainnya, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama. 2.3.
Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan (Hasibuan, 2005). Menurut Mangkuprawira (2004), analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Adapun syarat-syarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan meliputi (1) harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal dan internal, (2) prosedurnya harus dapat diaplikasiakn dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien-efektif, (3) pelaksana analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang memadai, serta (4) melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif. 2.3.1
Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan Menurut Rivai (2006), analisis pekerjaan merupakan kegiatan
pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Terdapat berbagai teknik dalam mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, antara lain :
Pengamatan Merupakan cara untuk mengamati perilaku karyawan yang dapat
dilakukan secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok. Secara langsung analisis pekerjaan melihat karyawan dengan
10
cermat apakah yang dikerjakannya telah sesuai dengan tugas atau uraian pekerjaan, sedangkan secara tidak langsung dengan mempelajari track record karyawan sebagai upaya cek silang. Kelemahan teknik ini : diperlukan biaya yang banyak, proses pelaksanaannya memerlukan waktu lama, dan informasi yang dikumpulkan tidka terlalu akurat karena ketika dianlisis pekerjaannya para karyawan berusaha bekerja lebih keras lebih baik, dan lebih produktif karena mereka sadar bahwa cara kerja mereka sedang diamati.
Wawancara Teknik
wawancara merupakan teknik
yang cukup sering
digunakan. Teknik ini cukup akurat karena langsung berkomunikasi scara terbuka dan membuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan dengan deskripsi pekerjaan yang sedang dijadikan objek penelitian. Kelemahan teknik ini adalah menyita banyak waktu dan biaya yang besar.
Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior Pengumpulan informasi dengna memperoleh pandangan dari dua
kelompok dalam perusahaan : (1) pejabat yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dinalisis, (2) informasi dari atasan langsung, dan (3) karyawan senior yang disegani di antara karyawan yang bersangkutan.
Daftar Pertanyaan Melalui teknik ini karyawan diminta untuk menjawab pertanyaan
yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab. Kelemahan teknik ini adalah kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab, jawaban sulit dipertanggungjawabkan, adanya karyawan yang tidak mengembalikan kuesioner, dan terkadang terpaksa dilakukan penelitian ulang karena adanya indikator yang tidak diwakili.
Catatan harian pekerjaan karyawan Teknik ini dapat memberikan informasi yang akuran dan tepat
seperti kerjadian per bulan, per minggu, per hari, tanggal dan jam berapa pekerjaan dilaksanakan.
11
Teknik kombinasi Karena pentingnya informasi tentang pekerjaan untuk dianalisis
yang ada dalam perusahaan, banyak analis lebih suka menggunakan gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggunaan teknik itu dimaksudkan untuk menginkatkan kualitas informasi, serta mengurangi beban biaya. 2.3.2
Uraian Pekerjaan Uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab,
syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi, namun beberapa komponen sebenarnya terdapat pada setiap uraian pekerjaan (Mangkuprawira, 2004). Menurut Hasibuan (2005), uraian pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian peerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting. Di sinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi. 2.3.3
Spesifikasi Pekerjaan Menurut
Mangkuprawira
(2004),
spesifikasi
pekerjaan
menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang diisyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan
12
tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat dalam spesifikasi pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan,, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengankat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik di atas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut. Menurut hasibuan (2005), spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. 2.4.
Perkiraan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Handoko dalam Mangkuprawira (2004) menyebutkan bahwa peramalan
atau perkiraan kebutuhan SDM merupakan bagian yang terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan, baik faktor-faktor pengaruh langsung, seperti persediaan personalia atau aspek-aspek organisasional lainnya, maupun faktorfaktor tidak langsung atau perubahan-perubahan lingkungan ekstern. Kedua, oraganisasi melakukan peramalan kebutuhan karyawan dalam suatu periode di waktu yang akan datang. Keakuratan teknik peramalan menjadi sangat penting dalam memperoleh tingkat presisi yang diharapkan sebesar mungkin. Ada beberapa manfaat analisis kebutuhan sumber daya manusia (Mangkuprawira, 2004) antara lain : 1. Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan. 2. Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin.
13
3. Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan efisien dan efektif. 4. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal. 5. Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat. 2.5.
Studi Waktu dan Gerak (Time and Motion Study) Menurut Lal dan Srivastava (2009), studi waktu menentukan waktu yang
dihabiskan setiap elemen pekerjaan. Total waktu diambil oleh semua elemen (tahapan) dari pekerjaan disebut waktu standar. Waktu standar adalah waktu yang harus diambil oleh seorang karyawan rata-rata untuk menyelesaikan pekerjaan di bawah standar (normal) kondisi kerja. Studi gerak berarti membagi pekerjaan ke dalam elemen-elemen mendasar atau operasi dasar dari pekerjaan atau proses untuk tujuan menghilangkan yang tidak perlu (rusak) elemen atau operasi dasar dari pekerjaan. Setelah menyelidiki semua gerakan dalam pekerjaan, proses, atau operasi, metode yang paling ilmiah dan sistematis melakukan operasi atau menyelesaikan pekerjaan. Dengan demikian, waktu belajar perbaikan waktu standar untuk pekerjaan atau proses, dan studi gerakan menghilangkan gerakan boros atau pergerakan pekerja pada pekerjaan. Keduanya saling melengkapi satu sama lain. Adapun tujuan waktu dan studi gerak adalah sebagai berikut : 1. Menghilangkan gerakan yang tidak perlu, kelelahan dan meningkatkan upaya manusia. 2. Meningkatkan metode, prosedur, teknik, proses yang berkaitan dengan pekerjaan. 3. Memanfaatkan secara efektif bahan, mesin, sumberdaya manusia, dan fasilitas lainnya. 4. Meningkatkan lingkungan kerja, tata letak, dan desain pabrik dan peralatan. Manfaat waktu dan studi gerak bagi manajemen adalah sebagai berikut : 1. Tepat dan lebih penuh pemanfaatan bahan, rencana, sumberdaya manusia, dan lainnya. 2. Bantuan dalam penilaian kebutuhan tenaga kerja.
14
3. Menetapkan standar biaya tenaga kerja dan pengedalian biaya tenaga kerja. 4. Penentuan tingkat upah yang adil dan skema insentif upah efektif. 5. Penyusunan anggaran tenaga kerja. 6. Standarisasi pekerjaan, peralatan, metode dengan menentukan metode terbaik untuk operasi. 7. Perbaikan metode kerja dengan membandingkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jenis yang sama bekerja di bawah metode yang mungkin berbeda. 8. Tepat perencanaan dan pengendalian biaya yang efektif. 2.6.
Beban Kerja Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk
perhitungan formasi pegawai. Beban kerja perlu ditetapkan melalui programprogram unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004). Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006, beban kerja yaitu bobot pekerjaan yang dikatikan pada volume kerja pegawai/unit organisasi dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan. Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja oraganisasi. Sedangkan tujuan dari analisis beban kerja adalah mendapatkan informasi kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi kerja dan prestasi kerja (unit/jabatan) yang dilaksanakan secara sistematis, dan bermanfaat dalam penataan/penyempurnaan struktur organisasi, penilaian prestasi kerja, evaluasi pelaksanaan tugas, dan penataan pegawai. Dalam melaksanakan analisis beban kerja diperlukan beberapa tahapan, yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan di lapangan, dan tahap penetapan hasil akhir. 2.6.1
Work Sampling Barnes (1980) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk
mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Metode work
15
sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Barnes (1980) menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, yaitu : 1. Aktivity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja. 3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan. Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan dengan work sampling di antaranya adalah : 1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti. 2. Apabila personil berjumlah banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati. 3. Membuat formulir daftar kegiatan. 4. Melatih pelaksanaan peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksanaan sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati lima hingga delapan personil yang sedang bekerja. 5. Pengamatan dilakukan dengan intreval dua sampai 15 menit tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari.
16
2.7.
Waktu Kerja Menurut (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), waktu kerja
yang dimaksud disini adalah waktu kerja efektif. Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut : …. Hari
Jml. Hari menurut kalender Jml. Hari minggu dalam 1 tahun
…. Hari
Jml. Hari libur dalam 1 tahun
…. Hari
Jumlah cuti dalam 1 tahun
…. Hari
Hari libur dan cuti
…. Hari
Hari kerja Efektif
…. Hari
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata 30% dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu. 2.8.
Menentukan Jumlah Tenaga Kerja Menurut Istijanto (2006), penentuan jumlah karyawan yang bekerja di
perusahaan merupakan salah satu keputusan penting yang perlu dibuat manajer SDM. Jika jumlah karyawan terlalu sedikit, beban kerja yang ditanggung setiap karyawan sangat berat. Kemungkinan mereka tidak sanggup menjalankan tugas. Sebaliknya, jumlah karyawan yang terlalu banyak atau berlebihan mengakibatkan pemborosan biaya tenaga kerja, sehingga perusahaan tidak efisien. Untuk itu, manajer SDM membutuhkan informasi mengenai jumlah karyawan yang optimal untuk setiap departemen di perusahaan.
17
Untuk menentukan jumlah tenaga kerja dibutuhkan data mengenai sasaran pekerjaan yang perlu dicapai secara total dan kemampuan karyawan mencapai sasaran pekerjan, biasanya dalam rentang waktu setahun. Beda departemen, beda pula sasaran pekerjaan maupun kemampuan karyawan dalam mencapai sasaran tersebut. Pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur jumlah karyawan adalah metode beban kerja. Secara umum, rumus beban kerja untuk menentukan jumlah karyawan: Jumlah total a aran kerja elama etahun Jumlah tenaga kerja = Jumlah a aran kerja ang mampu dicapai etiap kar a an elama etahun
Rumus ini perlu disesuaikan untuk setiap departemen yang berlainan, sebab criteria sasaran kerja mngkin sangat berbeda. Metode perhitungan yang dapat digunakan lainnya adalah melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang
tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung
kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui hasil kerja, objek kerja, perlatan kerja, tugas per tugas jabatan. Berikut ini uraian lebih lanjut mengenai pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja : a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.
18
Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: wujud hasil kerja dan satuannya. jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus dicapai. standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: ∑ eban erja tandar emampuan ata rata
1 rang
b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Metode ini memerlukan informasi: wujud objek kerja dan satuan. jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus dilayani. standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: bjek erja tandar emampuan ata rata
1 orang
c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: satuan alat kerja.
19
jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja. jumlah alat kerja yang dioperasikan. rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). Rumus perhitungannya adalah: eralatan erja a io enggunaan lat erja
1 orang
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah: uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas. waktu penyelesaian tugas. jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. Rumusnya adalah: ∑ Waktu en ele aian Tuga ∑ Waktu erja Efektif 2.9.
Penelitian Terdahulu
Tabel 1. Penelitian terdahulu No.
Judul Skripsi
1.
Setyawan (2008), Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor.
Variabel
Metode
Hasil
-Beban
PBK I, II, Beban kerja karyawan saat
kerja,
III
ini adalah 117% dari beban
Kebutuhan
kerja optimal (over
karyawan
capacity). Oleh karena itu, diperlukan penambahan 1 orang karyawan, dimana jumlah karyawan yang seharusnya adalah sembilan orang.
20
Lanjutan Tabel 1. No. 2.
Judul Skripsi Tresnadijaya
Variabel -Beban
Metode
Hasil
Perhitungan
Terjadi penumpukan beban
(2010), Analisis kerja,
Beban Kerja kerja pada beberapa
Beban Kerja dan Kebutuhan
dan
pegawai sementara
Kebutuhan
kebutuhan
beberapa pegawai lain
tenaga kerja
beban kerjanya tidak terlalu
karyawan
Sumber
Daya
Manusia
Pada
berat. Berdasarkan
PT
Riap
perhitungan beban kerja,
Indonesia
hanya diperlukan 33 pegawai saat ini.
3.
Novera
(2012), -Beban
Analisis
Beban Kerja,
Kerja
dan Kebutuhan
Perhitungan
Berdasarkan rata-rata
jumlah
persentase penggunaan
tenaga kerja waktu, karyawan
Kebutuhan
Karyawan,
berdasarkan
Karyawan
waktu
beban kerja 33,55 persen waktu
Bagian
produktif
(KEP/75/M.
Administrasi
dan
Akademik
menggunakan sebesar
produktif untuk
tidak PAN/7/2004 mengerjakan kegiatan yang
dan produktif
)
tidak produktif. Jumlah
Kemahasiswaan
karyawan berdasarkan
(Studi
beban kerja yaitu rata-rata
Kasus
Unit Tata Usaha
satu orang untuk setiap unit
Departemen
tata usaha yang dijadikan
Pada
sampel.
Institut
Pertanian Bogor)
21
III. METODE PENELITIAN
3.1.
Kerangka Pemikiran Penelitian Toko Buku Gramedia Depok merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang bisnis ritel yang bertujuan untuk melayani publik dan berfokus pada omset yang berpedoman pada visi dan misi. Oleh karena itu, Toko Buku Gramedia Depok yang terus berusaha meningkatkan kinerja perusahaan. Untuk pencapaian tersebut, Toko Buku Gramedia Depok terus mengembangkan dan memperbaiki sumber daya manusianya yang ada dengan suatu perencanaan sumber daya manusia, terutama dari divisi penjualan yaitu Store Associate (SA) yang merupakan ujung tombak dalam melayani customer guna mencapai target omset. Perencanaan sumber daya manusia yang dilakukan bertujuan agar menghasilkan SA yang efektif dan efisien. Untuk menghasilkan karyawan SA yang efektif dan efisien, perlu menghitung beban kerja karyawan SA. Keputusan untuk menghitung beban kerja tidak terlepas dari kebutuhan HRD untuk memperbaiki kinerja karyawan. Hal tersebut dapat tercapai apabila Toko Buku Gramedia Depok mampu mengidentifikasi tugas-tugas yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan Store Associate (SA) sehingga tugas yang diberikan dapat dilakukan dengan baik dan optimal. Beban kerja yg ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam kerja optimal. Adanya perbedaan beban kerja yang dimiliki oleh setiap divisi atau jabatan tertentu akan menimbulkan kebutuhan jumlah karyawan yang berbeda. Karyawan harus disesuaikan dengan beban kerja yang diberikan pada tiap divisi atau jabatan tertentu. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara beban kerja yang diberikan dengan jumlah karyawan yang ada maka perlu dilakukan penambahan atau pengurangan karayawan dengan tujuan menyesuaikan karyawan sesuai kebutuhan Toko Buku Gramedia Depok. Adanya perbedaan beban kerja tersebut, maka pengukuran penggunaan waktu kerja karyawan dibutuhkan, agar dapat melihat waktu kerja karyawan yang benar-benar produktif yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
22
Penelitian ini dimulai dari analisis pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh tugas pokok pekerjaan dan fungsi (Tupoksi) karyawan Store Associate (SA). Analisis pekerjaan dilakukan dengan wawancara kepada pihak manajer Toko Buku Gramedia Depok dan kepada responden. Langkah selanjutnya adalah menganalisis beban kerja karyawan SA dengan mengukur penggunaan aktivitas dan waktu kerja produktif dan tidak produktif melalui pengamatan. Dari analisis pekerjaan dan penggunaan aktivitas dan waktu kerja karyawan SA, maka akan didapatkan beban kerja karyawan SA yang sesungguhnya. Kemudian, beban kerja yang telah didapatkan tersebut dilanjutkan ke perhitungan FTE, dimana beban kerja karyawan dibagi dengan waktu kerja efektif karyawan. Perhitungan FTE tersebut akan menghasilkan output yaitu jumlah kebutuhan karyawan SA yang ideal. Kemudian output tersebut akan dilanjutkan pada implikasi manajerial. Dari implikasi manajerial akan menghasilkan jumlah karyawan Store Associate (SA) efektif dan efisien berdasarkan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization guna meningkatkan kinerja perusahaan dengan berpedoman pada visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok. Adapun alur kerangka pemikiran berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pada Gambar 3.
23
Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok
Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan Karyawan Store Associate (SA)
Wilayah 1
Wilayah 2
Wilayah 3
Wilayah 4
Wilayah 5
Buku Novel, Hobi &Lifestyle
Buku Agama, Psikolog
Buku Keilmuan, Profesi
Buku Teknik, Bahasa, Pelajaran
Buku Anak2, Komik, Majalah
SA 1 & SA 2
SA 3 & SA 4
SA 5 & SA 6
SA 7 & SA 8
SA 9 & SA 10
Penentuan Beban Kerja Karyawan SA
Analisis Pekerjaan (Tupoksi)
Pengukuran Kebutuhan Jumlah Karyawan SA
Aktivitas Karyawan dalam Waktu Kerja Produktif dan Tidak Produktif
Beban Kerja Karyawan SA
Perhitungan Jumlah Karyawan Berdasarkan Beban Kerja Karyawan SA Melalui FTE
INPUT
PROSES
Kebutuhan Jumlah Karyawan SA Ideal OUTPUT Implikasi Manajerial
Jumlah Karyawan SA yang Efektif dan Efisien berdasarkan Prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization
Gambar 3. Kerangka pemikiran penelitian
24
3.2.
Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Toko Buku Gramedia Depok yang terletak di
Jalan Margonda Raya, Depok. Penelitian ini dilakukan dari bulan Februari 2012 sampai dengan Maret 2012. 3.3.
Jenis Data dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Data primer yang diambil bersifat kualitatif dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan karyawan yang di pilih sebagai responden, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunan waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja. Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama yaitu dari karyawan Toko Buku Gramedia Depok dengan cara pengamatan langsung (observasi) dan wawancara yang mendalam dengan para karyawan sebagai responden, serta wawancara kepada pihak manajer operasional Toko Buku Gramedia Depok tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini, seperti tugas pokok pekerjaan responden yang diteliti. Data sekunder diperoleh dari bukubuku, jurnal-jurnal, informasi dari internet, dan data-data tentang karyawan dari perusahaan, terutama berkaitan dengan beban kerja. 3.4
Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data primer mengenai waktu kerja ataupun beban kerja
karyawan diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti terlambat, mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, dan sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk menghabiskan waktu pribadinya yang diperbolehkan oleh Toko Buku Gramedia
25
Depok, seperti istirahat, sholat, dan makan. Hasil pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling. Pengumpulan data primer berupa standar kemmapuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan respoden. Adapun data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi. 3.5.
Pengolahan dan Analisis Data 3.5.1
Pengolahan Data Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu
pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling yang telah dilakukan selama satu bulan. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Miscrosoft Excel. Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai frekuensi ratarata tugas pokok pekerjaan yang dilakukan dan standar kemampuan ratarata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan responden. Melalui data tersebut, kemudian menghitung WPT (waktu penyelesaian tugas) yang dikonversikan selama satu tahun. WPT tersebut di konversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit per tahun. Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan karyawan SA yang efektif dan efisien.
26
3.5.2 Analisis Data Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja. Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebuthuan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut : a. Menetapkan Waktu Kerja Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif , artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut : Hari Kerja Efektif = (A – (B + C + D)) Keterangan : A = jumlah hari menurut kalender B = jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun C = jumlah hari libur dalam setahun D = jumlah cuti tahunan
27
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas No.
Uraian Tugas Pokok
BT
SKR
WPT (BT x SKR)
1 2 3 4 5 Dst. ∑ WPT Keterangan : BT
= Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu
SKR
= Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas c. Menghitung Kebutuhan Pegawai Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu : ∑ ∑ Keterangan : KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
28
3.5.3 Analisis Deskriptif Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran satu variabel, misalkan profil perusahaan, kelompok kerja, kelompok konsumen, dan subyek lain, tentang karakteristiknya seperti besar, komposisi, efisiensi, kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni, 2006). Menurut Travers (1978) dalam Umar (2005), analisis deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilaksanakan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Analisis data merupakan proses penyederhanaan data kedalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan. 3.6.
Metode Pengambilan Sampel Pengambilan sampel yang digunakan adalah metode purposive sampling.
Responden yang diambil pada penelitian ini hanya dari salah satu jabatan pada divisi penjualan Toko Buku Gramedia Depok yaitu Store Associate (SA) buku pada shift 1. Karyawan Store Associate (SA) yang berada pada shift 1 diambil semua secara sensus untuk dijadikan objek penelitian dengan cara pengamatan.
29
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.
Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok Toko Buku Gramedia Depok merupakan salah satu gerai yang didirikan
oleh PT Gramedia Asri Media. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis yang bertujuan untuk melayani publik. Gambaran umum mengenai sejarah , visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada sub bab berikutnya. 4.1.1 Sejarah Toko Buku Gramedia PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit (SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada tahun 1970. Toko pertama yang di bangun di Jalan Gajah Mada 109, Jakarta Barat. berkembang
Dalam perjalannnya, Toko Buku Gramedia terus
hingga mencapai jumlah 98 gerai, tersebar
di seluruh
wilayah Indonesia, di 40-an kota besar yang terdapat di 33 Provinsi. Dalam perkembangannya PT Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor. Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya, Toko Buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multi media, fancy, CD, alat musik / sport dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, Toko ini
30
termasuk dalam jenis “general bookstore” yang melayanai berbagai kebutuhan Pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD sampai Perguruan Tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi pengadaan, terdapat produk milik Toko sendiri dan produk konsinyasi yang dikelola dengan sistem Counter. Dalam sistem Counter, Pemasok berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan Toko menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, Toko mendapat bagian dari hasil usaha yang diperoleh. Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, Toko Buku ini menerapkan sistem operasi yang didukung teknologi komputer. Penerapan teknologi informasi ini mendukung sistem informasi manajemen, dan memberi berbagai kemudahaan dan manfaat seperti layanan cepat, akurasi data, analisis data dalam pengambilan keputusan dan sebagainya. Toko Buku Gramedia sebagai perusahaan tumbuh dengan baik, berkat dukungan dan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan terutama karyawan, pelanggan, dan pemasok. Karyawan secara bersamasama membangun Perusahaan ini dengan semangat kerja dan dedikasi yang tinggi. Pelanggan telah menyumbangkan andil besar dalam menciptakan hasil usaha
yang sebagian besar digunakan untuk
mengembangkan usaha. Dan Pemasok memberi kepercayaan dan semangat kerja sama kemitraan usaha yang saling menguntungkan. 4.1.2
Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok Toko Buku Gramedia Depok yang bergerak di bisnis ritel yang
menjual buku berbagai macam alat tulis memiliki visi dan misi yang sejalan dengan kantor pusatnya yaitu PT Gramedia Asri Media. Visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok yaitu berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan retail terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis retail lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif dan perilaku bisnis yang bersih.
31
4.2.
Profil Store Associate (SA) Store Associate (SA) atau lebih dikenal dengan pramuniaga merupakan
salah satu jabatan yang terdapat di Toko Buku Gramedia Depok yang memiliki tugas utama dalam melayani customer, mendisplay buku, serta merapihkan buku. Karyawan SA yang bekerja pada Toko Buku Gramedia Depok, dibagi menjadi lima (5) wilayah.yaitu wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle), wilayah 2 (buku agama dan psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 5 (buku anak, komik dan majalah). Dalam melayani customer, seorang SA diharuskan selalu bersikap ramah dan menerapkan prinsip 4S+1T, yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima kasih. Seorang SA juga turut serta dalam mendisplay buku dengan baik, karena buku yang tertata rapih dan sesuai akan memudahkan customer dalam mencari buku yang diinginkan. Selain itu, terdapat tugas tambahan yang perlu dilakukan oleh seorang SA yaitu active selling. Active selling adalah teknik penjualan yang dilakukan oleh SA secara aktif dalam menawarkan buku kepada customer. Adapun jumlah SA yaitu 20 orang yang dibagi menjadi 10 orang untuk setiap shift. Berikut ini merupakan struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok. Store Manager Sekjen
Divisi ADM & EDP
Divisi Penjualan Store Associate
Divisi RT / SDM General Service Support
Cashier
EDP Support
Cashier Chief
Customer Service Suppor
Security Team Leader Cleaning Service
Warehouse Support
Mechanical Enginering
Gambar 4. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok
32
4.3.
Karateristik Store Associate (SA) Untuk melakukan identifikasi lebih lanjut pada analisis Full Time
Equivalent (FTE) dan implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik SA. Karakateristik karyawan SA tersebut antara lain status jabatan, lama bekerja, dan jenis kelamin. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing SA saat melakukan pekerjaannya. Karateristik SA akan dibahas pada sub bab selanjutnya. 4.3.1 Jenis Kelamin Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara, proporsi jenis kelamin Store Associate (SA) yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok adalah 60 % untuk perempuan dan 40% untuk laki-laki. Jumlah keseluruhan SA yang diamati berjumlah sepuluh orang setiap shift. Hal ini menunjukkan bahwa untuk SA yang bekerja saat ini jenis kelamin perempuan lebih dominan daripada jenis kelamin laki-laki. Terdapat enam orang perempuan dan empat orang laki-laki yang bekerja sebagai SA. Pihak Toko Buku Gramedia Depok tidak terlalu menyoroti seberapa besar proporsi jenis kelamin untuk SA yang bekerja disana. Namun, bagi pihak Toko Buku Gramedia Depok, SA yang bekerja disana haruslah menarik dan menggunakan prinsip 4S + 1T yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima kasih. Karakteristik jenis kelamin hanya akan berdampak terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA) dapat dilihat pada Gambar 5. Laki-laki
Perempuan
40% 60%
Gambar 5. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA)
33
4.3.2 Lama Bekerja Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA), lamanya bekerja berbeda-beda setiap SA. Sesuai dengan kasus yang terjadi dilapang, maka untuk karateristik lamanya bekerja SA dapat dibagi menjadi tiga (3) kategori, antara lain bekerja kurang dari dua bulan, bekerja antara 2 – 12 bulan dan bekerja lebih dari satu tahun. Setengah dari jumlah SA yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok, rata-rata lamanya bekerja ada dikategori kedua yaitu 2– 12 bulan, sebesar 50 % atau lima orang. Kemudian, untuk 30% atau tiga orang SA berada pada kategori ketiga yaitu bekerja sudah lebih dari satu tahun. Sedangkan 20% atau dua orang SA lainnya berada pada kategori pertama yaitu bekerja kurang dari dua bulan. Dari hasil pengamatan, karakteristik lamanya bekerja SA mempengaruhi terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Umumnya SA yang bekerja lebih dari satu tahun, waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaannya lebih cepat dari yang kurang dari satu tahun. Proporsi lama bekerjanya SA yang ada di Toko Buku Gramedia depok dapat dilihat pada Gambar 6. < 2 bulan
30%
2 - 12 bulan
> 1 tahun
20%
50%
Gambar 6. Proporsi lama bekerja Store Associate (SA) 4.3.3 Status Kerja Pihak Toko Buku Gramedia Depok menetapkan status kerja karyawan menjadi empat (4) kategori antara lain, tetap, kontrak, training, dan ditambah dengan perbantuan. Status kerja yang ada tersebut berkaitan erat dengan lamanya bekerja. status kerja tetap umumnya ditempatkan di
34
back office dengan lama bekerja lebih dari dua tahun. Sedangkan untuk front office umumnya berstatus kerja kontrak, training dan perbantuan. Pengangkatan untuk status kerja kontrak umumnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari satu tahun di Toko Buku Gramedia Depok. Pengangkatan untuk status kerja training umumnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari tiga bulan. Sedangkan untuk perbantuan masa kerja karyawan sekitar 2 – 3 bulan. yang kemudian akan dipromosikan menjadi training, jika tes terakhir lulus. Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA), 30 % dari jumlah SA yang bekerja adalah berstatus kerja kontrak, karena SA yang diamati berjumlah sepuluh orang tiap shift, maka hal ini menunjukkan terdapat tiga SA yang bekerja dengan status kontrak. Kemudian, 50% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai training, dan 20% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai perbantuan. Karateristik status kerja tersebut, akan mempengaruhi penggunaan waktu kerja dan penyelesaian waktu tugas pokok pekerjaan pada masing-masing SA. Proporsi status kerja SA yang ada di Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Gambar 7. Training
Kontrak
Perbantuan
20% 50% 30%
Gambar 7. Proporsi status kerja Store Associate (SA) 4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Store Associate (SA) Berdasarkan analisis pekerjaan, maka diperoleh informasi mengenai tugas pokok pekerjaan dan fungsi karyawan SA pada Toko Buku Gramedia Depok. Tugas pokok pekerjaan karyawan SA dapat dilihat pada Tabel 3. Adapun tugas
35
pokok pekerjaan pada Tabel 3 selanjutnya akan digunakan untuk menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok. Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko Buku Gramedia Depok Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Store Associate (SA) 1. Mendisplay Buku 2. Input Kode Rak Buku 3. Retur Buku 4. Order Buku 5. Melayani Customer 6. Merapihkan Buku 7. Active Selling
Uraian tugas pokok yang disebutkan diatas merupakan tugas pokok dari SA pada wilayah 2 (buku agama, psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan, profesi), wilayah 4 (buku teknik, bahasa, pelajaran), dan wilayah 5 (buku anak, komik, majalah). Adapun uraian tugas pokok pekerjaan pada SA di wilayah 1 (buku novel, hobi, lifestyle) agak sedikit berbeda dengan tugas pokok pada SA yang ada di wilayah 2, wilayah 3, wilayah 4, dan wilayah 5. Terdapat tiga (3) tugas pokok tambahan pada SA yang bekerja di wilayah 1. Uraian tugas pokok tersebut antara lain : 1. Mendisplay Buku
6. Merapihkan Buku
2. Input Kode Rak Buku
7. Active Selling
3. Retur Buku
8. Update Buku Baru
4. Order Buku
9. Update Buku Laris
5. Melayani Customer
10. Update Buku Promo (dekat kasir)
Sedangkan fungsi dari Store Associate (SA), pada intinya sama yaitu melayani customer dengan prinsip 4S +1T (senyum, salam, sapa, santun, dan Terima kasih).
36
4.5. Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok, merupakan bisnis yang bergerak di bisnis ritel untuk melayani publik, dimana produk utamanya yaitu buku dan stationery. Toko Buku Gramedia Depok selalu buka setiap hari, oleh karena itu hari sabtu dan minggu pun karyawan tetap bekerja. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini yaitu 366 hari, lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah cuti mingguan sebanyak 53 hari kerja per tahun, cuti nasional sebanyak 11 hari kerja per tahun, serta cuti bulanan sebanyak 12 hari kerja per tahun yang kemudian didapatkan hari kerja efektif dari SA tersebut sebanyak 290 hari kerja dalam setahun. Adanya hari kerja efektif dalam setahun tersebut menghasilkan waktu kerja efektif sebesar 1.776 jam pertahun atau 106.575 menit per tahun, dengan allowance (waktu longgar) yang diberikan sebesar 12,5%. Kasus yang terjadi di Toko Buku Gramedia Depok, yaitu untuk hari libur nasional dan hari minggu, seluruh karyawan (termasuk SA) tetap bekerja, dan hari liburnya dapat digantikan pada hari biasa yaitu hari senin sampai jumat. Khusus untuk hari libur nasional, karyawan yang bekerja akan diberikan kompensasi oleh perusahaan. 4.6. Waktu Kerja Store Associate (SA) Waktu kerja Store Associate (SA) adalah tujuh jam, dimulai dari 08.30 15.30 WIB. Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja SA dilakukan dengan menggunakan work sampling yang dilakukan pada hari biasa (weekdays) dan hari libur(weekend). Hal ini dikarenakan terdapat aktivitas yang berbeda yang dilakukan oleh seorang SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Waktu pengamatan dilakukan selama satu bulan sesuai dengan jumlah hari kerja dan waktu kerja di Toko Buku Gramedia Depok. Barnes (1980) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal perlu yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut :
37
1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap sepuluh menit. 2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi. 3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya. 4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi. Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan yang termasuk dengan kategori produktif yaitu berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan masing-masing dan yang berhubungan dengan kemajuan perusahaan. Sedangkan kegiatan yang termasuk kategori tidak produktif yaitu bermalas-malasan, mengobrol, baca buku. Sementara itu, untuk kegiatan yang termasuk kategori pribadi yaitu yang berhubungan dengan menghilangkan lelah dan menggunakan waktu pribadi yang sudah diberikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, seperti istirahat, makan, minum, sholat. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja SA dengan menggunakan metode work sampling selama satu bulan yang dibagi menjadi hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) akan dijelaskan di sub bab berikut. 4.6.1
Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Store Associate (SA) Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang
dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat dilihat pada Tabel 4.
38
Tabel 4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan weekeend Waktu Produktif (menit) Waktu Produktif (%) Store Associate Hari Biasa Hari Libur Hari Biasa Hari Libur Wilayah (SA) (Weekdays) (Weekend) (Weekdays) (Weekend) 370 355 88% 85% 1 SA 1 SA 2 380 340 90% 81% 295 265 70% 63% 2 SA 3 SA 4 280 245 67% 58% 285 275 68% 65% 3 SA 5 SA 6 300 265 71% 63% 345 330 82% 79% 4 SA 7 SA 8 340 330 81% 79% 335 300 80% 71% 5 SA 9 SA 10 375 300 89% 71% Rata-rata 330,5 300,5 79% 72% Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu kerja produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar antara 67% sampai 90%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar antara 58% sampai 85%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi penurunan penggunaan waktu kerja produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari biasa, seorang SA melakukan tujuh (7) tugas pokok, sedangkan pada hari libur seorang SA diwajibkan oleh Toko Buku Gramedia Depok untuk melayani Customer saja, sehingga hanya ada tiga (3) tugas pokok saja yang dilakukannya, antara lain melayani customer, merapihkan buku, dan active selling. Oleh karena itu, aktivitas yang dilakukan pada hari biasa cenderung padat jika dibandingkan dengan aktivitas di hari libur. Dapat di lihat dari Tabel 4, penggunaan waktu kerja produktif tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 2 sebesar 90%, sedangkan pada hari libur terdapat pada SA 1 sebesar 85%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 memiliki waktu kerja produktif tertinggi daripada SA yang lainnya, dikarenakan tugas-tugas yang dilakukan dalam kesehariannya lebih padat dibandingkan yang lain. Selain itu, hal ini juga
39
dipengaruhi faktor wilayah. SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah 1 yang memiliki area kerja yang lebih luas dibandingkan wilayah lainnya, dan pada wilayah 1 merupakan kumpulan buku-buku yang frekuensinya sering dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok. Penggunaan waktu kerja produktif terendah pada hari biasa dan hari libur terdapat pada SA 4, masing-masing sebesar 67%, dan 58%. Berdasarkan pengamatan, SA 4 cenderung lebih banyak menggunakan waktu yang tidak produktif dalam kesehariaannya, seperti mengobrol, bermalasmalasan, dan membaca buku. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor wilayah. SA 4 yang bekerja pada wilayah 2, dimana kumpulan buku-buku yang terdapat di wilayah 2 tidak banyak di kunjungi oleh customer Toko Buku Gramedia Depok. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu produktif SA yaitu 79% pada hari biasa (weekdays) dan 72% pada hari libur (weekend). 100% 90% %waktu produktif
80%
88% 90% 85% 81%
89% 82% 81% 79% 79% 80% 71% 70% 67% 68% 71% 71% 65% 63% 63% 58%
70%
60% 50% 40%
Weekdays
30%
Weekend
20% 10% 0% SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10 1
2
3 Wilayah dan SA
4
5
Gambar 8. Perbandingan waktu kerja produktif antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas penurunan waktu kerja produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Berdasarkan International Labour Organization (ILO) dalam Waseso dan Adisasmito (2006), bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka
40
dapat disimpulkan bahwa SA yang diteliti di Toko Buku Gramedia Depok ada yang sudah mencapai optimum dalam penggunaan waktu produktifnya, ada juga yang belum optimum. Untuk penggunaan waktu produktif yang optimum, diperoleh pada SA 1, SA 2, SA 7, SA 8, SA 9 dan SA 10 pada hari biasa (weekdays) sedangkan untuk hari libur (weekend) terdapat pada SA 1, SA 2, dan SA 8. Penggunaan waktu kerja store associate (SA) tidak hanya melibatkan waktu pengukuran waktu produktif saja akan tetapi juga melibatkan waktu tidak produktif yang dilakukan oleh SA. Waktu produktif merupakan waktu yang digunakan oleh SA dalam hal bermalasmalasan, mengobrol, membaca buku, dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan seorang SA. Kegiatan yang tidak produktif tersebut tenttunya akan menurunkan kinerja Toko Buku Gramedia Depok. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja tidak produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada weekdays dan weekeend Waktu tidak produktif Waktu tidak produktif (menit) (%) Store Associate Hari Biasa Hari Libur Hari Biasa Hari Libur Wilayah (SA) (Weekdays) (Weekend) (Weekdays) (Weekend) 10 25 2% 6% 1 SA 1 SA 2 0 40 0% 10% 85 115 20% 27% 2 SA 3 SA 4 100 135 24% 32% 95 105 23% 25% 3 SA 5 SA 6 80 115 19% 27% 35 50 8% 12% 4 SA 7 SA 8 40 50 10% 12% 45 80 11% 19% 5 SA 9 SA 10 5 80 1% 19% Rata-rata 49,6 79,5 12% 19%
41
Berdasarkan Tabel 5 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu kerja tidak produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar antara 0% sampai 24%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar antara 6% sampai 32%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi kenaikan penggunaan waktu kerja tidak produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Sama dengan pembahasan pada penggunaan waktu produktif sebelumnya, hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari libur, tugas pokok pekerjaan SA cenderung lebih sedikit dari pada tugas pokok pekerjaan SA di hari biasa, sehingga menyebabkan pengunaan waktu tidak produktif meningkat dari hari biasa ke hari libur. Dapat di lihat dari Tabel 5, penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 4 sebesar 24%. Begitu pula dengan penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari libur terdapat pada SA 4 sebesar 32%. Berdasarkan pengamatan, SA 4 memiliki waktu kerja tidak produktif tertinggi daripada SA yang lainnya pada hari biasa maupun hari libur dikarenakan banyak waktu yang terbuang dan dipakai untuk mengobrol, bermalas-malasan, serta membaca buku. Sedangkan untuk penggunaan waktu kerja tidak produktif terendah pada hari biasa terdapat pada SA 2 yaitu 0% dan hari libur terdapat pada SA 1 yaitu 6%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah yang sama yaitu wilayah 1. Wilayah 1 pekerjaannya cenderung lebih padat jika dibandingkan wilayah lain, sehingga hanya sedikit waktu yang tidak produktif digunakannya. Selain itu, wilayah 1 juga merupakan wilayah yang sering dikunjungi oleh customer. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu tidak produktif SA yaitu 12% pada hari biasa (weekdays) dan 19% pada hari libur (weekend).
42
35%
32%
%waktu non produktif
30%
27%
27% 24%
25%
25% 23%
20%
19%
20% 15%
Weekdays
12% 12% 11% 10% 8%
10%
10%
19% 19%
Weekend
6% 5%
2%
1%
0% 0%
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10 1
2
3 Wilayah dan SA
4
5
Gambar 9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas terjadi peningkatan penggunaan waktu tidak produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) untuk setiap SA. Hal ini disebabkan karena aktivitas yang terjadi pada hari libur (weekend) tidak sepadat dibandingkan hari biasa (weekdays). Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang mempengaruhi SA melakukan kegiatan yang tidak produktif antara lain : 1. Jarang sekali adanya pengawasan dari atasan secara langsung, sehingga beberapa SA berpotensi untuk melakukan pekerjaan yang tidak produktif, seperti mengobrol, bermalas-malasan, dan membaca buku. 2. Kurangnya kesadaran dari seorang SA dalam peraturan yang ada, sehingga waktu pribadi yang seharusnya diberikan 40 menit kepada masing-masing SA menjadi dilebih-lebihkan sehingga hal itu menjadi kegiatan yang tidak produktif. 3. Pekerjaan seorang SA tiap-tiap wilayah berbeda dan fluktuatif, artinya ada waktu-waktu tertentu seorang Store Associate (SA) sangat sibuk
43
bekerja dan ada pula waktu dimana pekerjaan seorang SA tidak padat. Hal ini juga tergantung pada wilayah dimana pramuniaga itu ditempatkan, biasanya untuk wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 (buku anak-anak, komik, dan majalah) waktu kerjanya sangat padat. 4.6.2
Perbandingan Aktivitas Melayani Customer Pada hasil pengamatan, terdapat perbedaan aktivitas SA dalam
melayani customer pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Untuk melihat perbandingan aktivitas tersebut dapat di lihat pada Tabel 6. Tabel 6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masingmasing SA Weekend Wiayah SA Weekdays ( customer) (customer) SA 1 28 42 1 SA 2 22 40 SA 3 26 42 2 SA 4 20 38 SA 5 20 40 3 SA 6 15 38 SA 7 25 37 4 SA 8 28 38 SA 9 32 55 5 SA 10 31 53 Berdasarkan Tabel 6, dapat diketahui bahwa jumlah customer yang dilayani oleh masing-masing SA mengalami peningkatan dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Pada Tabel 6 dapat dilihat, jumlah customer yang paling banyak dilayani oleh SA pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur (weekend) didapatkan pada SA 9 di wilayah 5, dengan jumlah customer yang dilayani masing-masing sebesar 32 customer dan 55 customer. Hal yang serupa juga dialami oleh SA 10 yang sama-sama berada di wilayah 5 dengan jumlah customer yang paling banyak setelah SA 9. Dapat disimpulkan adanya peningkatan dan banyaknya jumlah customer yang dilayani tersebut disebabkan karena faktor pengunjung dan faktor wilayah. Berdasarkan pengamatan, jumlah pengunjung pada hari libur (weekend) cenderung lebih ramai daripada hari biasa (weekdays). Selain faktor pengunjung, wilayah juga mempengaruhi peningkatan
44
jumlah customer yang dilayani oleh SA. Wilayah 5 merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok, baik hari biasa maupun hari libur. Adapun buku-buku yang terdapat di wilayah 5 antara lain, buku anak-anak, komik, dan majalah. Selain itu, letak strategis yang terdapat di wilayah 5 juga memberikan potensi customer untuk menanyakan buku yang ingin dicarinya pada SA yang berada di wilayah 5. 60
Customer
50
55 42
40
42
38
40 30
28 22
40
38
26
37 25
20
20
53
38 28
32
31
20
Weekdays
15
Weekend
10 0
SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10 1
2
3 4 Pegawai dan Wilayah
5
Gambar 10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, terlihat jelas peningkatan jumlah customer yang dilayani oleh SA di masing-masing wilayah. Wilayah 5 merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi customer diantara wilayah yang lainnya baik pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur (weekend). 4.6.3 Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku Berdasarkan hasil pengamatan terhadap SA dalam aktivitas merapihkan buku, terdapat sedikit perbedaan dalam segi kuantitas. Hal tersebut dikarenakan jumlah pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok yang meningkat pada hari libur mengakibatkan intensitas yang dilakukan oleh SA lebih banyak dari pada hari libur. Dapat dilihat dari Gambar 11, aktivitas merapihkan buku paling banyak dilakukan oleh SA 5 dan SA 6 yang terdapat di wilayah 3. Wilayah 3 merupakan wilayah yang rak
45
bukunya cenderung tidak rapih yang disebabkan oleh para customer yang menaruh buku tidak pada tempatnya setelah membaca buku. Adapun buku yang terdapat pada wilayah 3 antara lain buku keilmuan dan profesi.
Frekuensi Merapihkan Buku
7 66
66
6 55 5 4
5
4 33
5
4
3
4 3
5
4 3
3
3 2 2
Weekdays
Weekend
1 0 SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10 1
2
3 4 Pegawai dan Wilayah
5
Gambar 11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari biasa dan hari libur 4.6.4
Perbandingan Aktivitas Active Selling Acitve selling merupakan metode penjualan buku tertentu yang
dilakukan oleh seorang SA secara aktif kepada customer, dimana buku yang akan ditawarkan sudah ditentukan oleh pihak Toko Buku Gramedia Depok. Setiap buku yang terjual, SA akan diberikan bonus dengan besarnya bonus yang berbeda-beda. Berdasarkan hasil pengamatan, kegiatan active selling sering tidak dilakukan oleh beberapa SA pada hari biasa (weekdays), sehingga terjadi perbedaan yang sangat signifikan untuk kegiatan active selling di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 12.
46 40
38
Jumlah Active Selling
35 30
25 20
22
20 15
17
15
15
21
15
15
Weekdays
12
10
10
Weekend
5
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA 10 1
2
3 4 Pegawai dan Wilayah
5
Gambar 12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, terlihat jelas perbedaan kegiatan active selling yang dilakukan oleh SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari biasa dan hanya ada satu SA yang melakukan kegiatan active selling pada hari biasa yaitu SA 1. Dari hasil wawancara terhadap SA, banyak SA yang tidak melakukan active selling disebabkan oleh sibuknya pekerjaan yang dilakukan pada hari biasa, pemberian bonus yang tidak sesuai harapan,dan sulitnya menawarkan buku terhadap customer sampai buku tersebut dibeli. Hal itulah yang mengakibatkan menurunnya motivasi SA dalam melakukan active selling tersebut. 4.7.
Analisis Full Time Equivalent (FTE) Store Associate (SA) Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu
waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu bulan atau satu tahun. Sebelum menentukkan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada masing-masing SA. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1 merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja SA masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 merupakan overload, yang artinya jumlah beban kerja SA sudah melebihi beban kerja optimal.
47
Beban kerja untuk masing-masing SA diakumulasikan dalam periode setahun dengan satuan jam. Berdasarkan hasil pengamatan, beban kerja setiap SA dalam satu wilayah sedikit mengalami perbedaan, sedangkan beban kerja SA antar wilayah cenderung mengalami perbedaan beban kerja yang cukup besar. Hal ini juga akan mengakibatkan nilai FTE untuk setiap SA berbeda. Beban kerja dan FTE masing-masing SA dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7. Beban Kerja per tahun dan FTE SA Beban Kerja Wilayah SA (Jam) FTE SA 1 1818 1,02 1 SA 2 1821 1,03 SA 3 1399 0,79 2 SA 4 1308 0,74 SA 5 1392 0,78 3 SA 6 1419 0,80 SA 7 1648 0,93 4 SA 8 1644 0,93 SA 9 1583 0,89 0,95 5 SA 10 1692 Rata-rata 1572 Total FTE 8,85 Berdasarkan Tabel 7, dapat dilihat bahwa beban kerja tertinggi diperoleh SA 2 yaitu 1821 jam per hari kerja efektif dalam setahun dan beban kerja terendah diperoleh SA 4 yaitu 1308 jam per hari kerja efektif dalam setahun. Beban kerja SA diperoleh berdasarkan pengamatan selama satu bulan untuk semua SA di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) dengan menggunakan work sampling. Beban kerja yang terlihat pada Tabel 7 dihitung dengan mengalikan frekuensi rata-rata tugas pokok pekerjaan SA per hari dengan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Kemudian rata-rata beban kerja SA per hari tersebut dikalikan dengan jumlah hari kerja efektif dalam setahun yang hasilnya dapat dilihat pada Tabel 7. Dari Tabel 7, terlihat dengan jelas terjadi perbedaan beban kerja untuk setiap SA. Adapun yang menyebabkan adanya perbedaan beban kerja tersebut antara lain :
48
1. Setiap wilayah memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda-beda. Umumnya untuk wilayah 1 (buku novel-novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 ( buku anak-anak, komik, dan majalah), memiliki waktu kerja yang sangat padat dibandingkan wilayah lain, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA juga tinggi, sedangkan untuk wilayah 2, wilayah 3, dan wilayah 4 waktu kerjanya tidak terlalu padat, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA tidak setinggi dengan beban kerja SA yang bekerja di wilayah 1 dan wilayah 5. 2. Karateristik masing-masing SA berbeda-beda dalam melakukan pekerjaannya. Misalnya ada yang melayani customer hanya 3 menit, ada juga yang melayani customer sampai 5 menit. 3. Motivasi
dan
karakter
individu
SA
dalam
bekerja
mempengaruhi
produktivitas. Hal tersebut dapat terlihat ketika seorang SA yang sedang tidak bekerja, atau ada waktu kosong, SA tersebut tidak inisiatif untuk melakukan pekerjaan lain. Untuk mengisi waktu kosong tersebut, SA dapat membatu SA lain dalam wilayah yang sama atau di wilayah yang berbeda, dengan begitu akan mengurangi waktu tidak produktif. Berdasarkan tabel diatas, beban kerja yang ada dapat digunakan untuk perhitungan Full Time Equivalent (FTE). Nilai FTE diperoleh dengan membagi jumlah beban kerja SA dalam setahun dengan jumlah jam efektif SA dalam setahun. Jumlah jam efektif SA dalam setahun didapatkan melalui perkalian antara jumlah jam kerja SA dalam per hari yaitu tujuh jam dengan jumlah hari efektif SA dalam setahun yaitu 290 serta mengalikannya dengan waktu kelonggoran (allowance) yang telah ditentukan sebesar 12,5%. Sehingga didapatkan jumlah jam efektif SA dalam setahun sebesar 1776 jam per tahun. Nilai FTE paling tinggi diperoleh SA 2 yaitu 1,03. Sedangkan nilai FTE paling rendah diperoleh SA 4 yaitu 0,74. Dapat disimpulkan bahwa untuk SA 1 nilai FTE nya diatas 1 yang merupakan overload, artinya jumlah beban kerja sudah diatas beban kerja optimal, begitu juga dengan SA 2 dimana nilai FTE nya 1,02. Sedangkan untuk SA lainnya nilai FTEnya masih dibawah 1 yang merupakan underload, artinya jumlah beban kerja masih di bawah beban kerja optimal. Adapun jumlah nilai FTE dari semua SA yaitu 8,85 atau dengan pembulatan menjadi 9. Hal ini menunjukkan bahwa terjadi kelebihan jumlah SA yang ada
49
untuk sekarang ini dikarenakan rata-rata beban kerja SA masih underload. Sehingga dengan jumlah SA yaitu sembilan orang, sebenarnya sudah mencukupi dari jumlah SA yang sekarang ini ada, yaitu sepuluh orang untuk satu shift kerja. Perbandingan jumlah SA yang sekarang ini dengan jumlah SA yang serharusnya dapat dilihat pada Gambar 13.
10 Jumlah SA
10
9
9.5 9 8.5
Aktual
Seharusnya
Gambar 13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang seharusnya Dalam kasus ini, sebaiknya pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok harus lebih berhati-hati dalam penentuan jumlah karyawannya dan membuat beberapa alternatif action plan untuk menangani masalah tersebut yang akan dibahas pada bab implikasi manajerial. 4.7.1 Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate (SA) Berdasarkan pengamatan bahwa karakteristik Store Associate (SA) yaitu lama bekerja, berpengaruh pada waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan dari masing-masing SA. Adanya perbedaan waktu penyelesaian tugas tersebut akan mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE SA. Pada Tabel 8 dapat dilihat terjadi perberdaan beban kerja SA yang dipengaruhi oleh lama bekerja. Rata-rata beban kerja SA untuk lama bekerja kurang dari 2 bulan yaitu 1518 jam pertahun, untuk lama bekerja SA dari 2 sampai 12 bulan yaitu 1551 jam pertahun, dan untuk lama bekerja SA lebih dari 1 tahun yaitu 1664 jam pertahun.
50
Pada Tabel 8 dapat dilihat bahwa beban kerja akan mempengaruhi nilai FTE masing-masing SA. Rata-rata karyawan SA yang telah bekerja kurang dari 2 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,85, untuk karyawan SA yang telah bekerja dari 2 sampai 12 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,87, sedangkan untuk karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun memiliki nilai FTE sebesar 0,93. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun. Hal ini dapat disimpulkan bahwa, karyawan SA yang telah bekerja lebih lama di Toko Buku Gramedia Depok, akan memiliki beban kerja yang semakin optimal. Tabel 8. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama bekerja Beban Kerja Wilayah SA Lama Bekerja (Jam) FTE 1 SA 1 2 - 12 bulan 1818 1,02 SA 2 > 1 tahun 1821 1,03 2 SA 3 2 - 12 bulan 1399 0,79 SA 4 2 - 12 bulan 1308 0,74 3 SA 5 < 2 bulan 1392 0,78 SA 6 > 1 tahun 1419 0,80 4 SA 7 2 - 12 bulan 1648 0,93 SA 8 < 2 bulan 1644 0,93 5 SA 9 2 - 12 bulan 1583 0,89 SA 10 > 1 tahun 1692 0,95 Rata-rata (< 2 bulan) 1518 0,85 Rata-rata (2 - 12 bulan) 1551 0,87 Rata-rata (> 1 tahun) 1644 0,93 4.7.2
Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate (SA) Karateristik
mengenai
status
kerja
Store
Associate
(SA)
dikategorikan menjadi tiga (3), antara lain status kerja kontrak, training, dan perbantuan. Status kerja SA sangat berkaitan dengan lama bekerja SA. Pada sub bab sebelumnya, telah dijelaskan bahwa lama bekerja SA berpengaruh terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan, sehingga akan mempengaruhi nilai beban kerja masing-masing SA, begitu
51
pula dengan status kerja. Beban kerja dan FTE masing-masing SA berdasarkan status kerja dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja Wilayah SA Status Kerja 1 SA 1 Training SA 2 Kontrak 2 SA 3 Training SA 4 Training 3 SA 5 Perbantuan SA 6 Kontrak 4 SA 7 Training SA 8 Perbantuan 5 SA 9 Training SA 10 Kontrak Rata-rata (Kontrak) Rata-rata (Training) Rata-rata (Perbantuan)
Beban Kerja (Jam)
FTE 1818 1821 1399 1308 1392 1419 1648 1644 1583 1692 1644 1551 1518
1,02 1,03 0,79 0,74 0,78 0,80 0,93 0,93 0,89 0,95 0,93 0,87 0,85
Dapat dilihat pada Tabel 9, rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja kontrak yaitu 1644 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,93. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja training yaitu 1551 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,87. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja perbantuan yaitu 1518 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,85. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang berstatus kerja kontrak. 4.7.3 Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate (SA) Karakteristik terakhir dari karyawan SA yang mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE adalah jenis kelamin. Pada Tabel 10 dapat dilihat bahwa, terjadi perbedaan beban kerja dan nilai FTE, walaupun tidak terlalu signifikan, akan tetapi berdasarkan pengamatan karakteristik jenis kelamin SA mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki, rata-rata waktu penyelesaian tugasnya lebih cepat dibandingkan SA yang berjenis kelamin perempuan. Akan tetapi, penggunaan waktu kerja tidak produktif lebih
52
banyak
digunakan
oleh
SA
yang
berjenis
kelamin
laki-laki
dibandingankan dengan perempuan. Berikut ini adalah tabel beban kerja dan nilai FTE berdasarkan jenis kelamin SA. Tabel 10. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan kelamin Beban Kerja Wilayah SA Jenis Kelamin (Jam) FTE 1 SA 1 Perempuan 1818 SA 2 Laki-laki 1821 2 SA 3 Perempuan 1399 SA 4 Laki-laki 1308 3 SA 5 Perempuan 1392 SA 6 Laki-laki 1419 4 SA 7 Perempuan 1648 SA 8 Perempuan 1644 5 SA 9 Perempuan 1583 SA 10 Laki-laki 1692 Rata-rata (Laki-laki) 1560 Rata-rata (Perempuan) 1581
jenis
1,02 1,03 0,79 0,74 0,78 0,80 0,93 0,93 0,89 0,95 0,88 0,89
Dapat dilihat pada Tabel 10, rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki yaitu 1560 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,88. Sedangkan rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berjenis kelamin perempuan yaitu 1581 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,89. Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa tidak terjadi perbedaan yang cukup signifikan antara karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki dengan perempuan, akan tetapi karateristik jenis kelamin SA tersebut mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaaan SA. 4.8
Implikasi Manajerial Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan
bagian divisi penjualan khususnya Store Associate (SA), merupakan salah satu dasar dari perencanaan sumberdaya manusia pada Toko buku Gramedia Depok. Kesalahan perencanaan sumberdaya manusia dapat mengakibatkan dampak negatif terhadap Toko Buku Gramedia Depok seperti besarnya biaya tetap yang dikeluarkan untuk SDM yang tidak berkompeten, tidak efisien dan efektif dalam
53
bekerja. Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003). Kelebihan jumlah SA merupakan salah satu masalah yang perlu diperhatikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, karena dapat memicu inefisiensi perusahaan, terutama dalam pembiayaan SDM. Terdapat beberapa upaya dalam mengatasi permasalahan tersebut antara lain: 1.) Pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok perlu menganalis tugas pokok pekerjaan SA, terutama tugas SA yang perlu diperhatikan adalah active selling. Berdasarkan pengamatan, hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari biasa, padahal active selling merupakan salah satu tugas pokok SA yang sudah ditetapkan oleh Toko Buku Gramedia Depok. 2.) Meningkatkan pengawasan dari atasan ke bawahan, terutama pengawasan terhadap SA. Hal ini bertujuan untuk meminimumkan jumlah penggunaan waktu kerja yang tidak produktif. 3.) Kelebihan jumlah SA juga dapat diatasi dengan memperluas perkerjaan. Perluasan pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas SA di level yang sama, sehingga meningkatkan jumlah aktivitas mereka, caranya dengan membantu SA di wilayah lain ketika sedang tidak ada yang dikerjakan diwilayahnya dan adanya peningkatan target active selling. 4.) Alternatif yang dapat dilakukan oleh Toko Buku Gramedia Depok yaitu pengurangan satu orang SA. Berdasarkan perhitungan FTE, maka FTE yang paling kecil yaitu SA 4 yang berada di wilayah 2 (buku agama dan psikologi), karena berdasarkan perhitungan beban kerja dan FTE, dengan jumlah sembilan orang SA sudah cukup mewakili pekerjaan untuk setiap shift. Untuk kasus ini, wilayah 2 hanya memerlukan satu orang SA ketika SA 4 dihilangkan. Sehingga, beban kerja SA yang masih kurang dapat dioptimalkan dengan membantu pekerjaan ke wilayah 2. Karena wilayah 2 berada di tengah-tengah dekat wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), maka SA yang berada di wilayah 3 dan wilayah 4 dapat memperluas pekerjaannya dengan membantu wilayah
54
2, agar beban kerja menjadi optimal. Tata letak per wilayah yang ada di Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Lampiran 3.
55
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah : a. Berdasarkan hasil analisis pekerjaan, maka didapatkan tugas pokok pekerjaan dan fungsi karyawan Store Associate (SA) di Toko Buku Gramedia Depok. Fungsi dari karyawan SA adalah melayani customer. Sedangkan tugas pokok pekerjaan dari karyawan SA antara lain mendisplay buku, menginput kode rak buku, retur buku, order buku, melayani customer, merapihkan buku, active selling, update buku baru, update buku laris, dan update buku promo. b. Berdasarkan perhitungan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif, diketahui bahwa pada hari biasa (weekdays), waktu kerja produktif tertinggi pertama adalah SA 2 yang bekerja pada wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle). Sedangkan waktu kerja tidak produktif tertinggi pertama adalah SA 4 yang bekerja pada wilayah 2 (buku agama dan psikologi). Pada hari libur (weekend), waktu kerja produktif tertinggi pertama adalah SA 1 yang bekerja pada wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle). Sedangkan waktu kerja tidak produktif tertinggi sama seperti pada hari biasa yaitu SA 4. c. Berdasarkan hasil analisis beban kerja melalui perhitungan Full Time Equivalent (FTE) pada tahun 2012, maka jumlah kebutuhan ideal karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok adalah berjumlah sembilan orang untuk satu shift, sehingga terjadi kelebihan jumlah karyawan SA sebanyak satu orang. d. Solusi alternatif yang perlu dilakukan oleh pihak Toko Buku Gramedia Depok dalam meningkatkan kinerja karyawan SA agar lebih efektif dan efisien dan memenuhi kriteria the right man on the right place serta the right size for the organization adalah pengurangan satu
56
karyawan SA yaitu SA 4 yang bekerja pada wilayah 2 (buku agama dan psikologi). 2. Saran Adapun beberapa saran yang diajukan dari skripsi dan diharapkan dapat bermanfaat, antara lain sebagai berikut : a. Toko Buku Gramedia Depok perlu menganalisis tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA), terutama tugas SA yang perlu diperhatikan adalah active selling. b. Adanya peningkatan pengawasan dari atasan ke bawahan, terutama pengawasan terhadap Store Associate (SA). Hal ini bertujuan untuk meminimumkan jumlah penggunaan waktu kerja yang tidak produktif. c. Kelebihan Store Associate (SA) yang terjadi sebaiknya dapat diatasi dengan memperluas dan memperkaya pekerjaan di level yang sama dengan memberikan tambahan aktivitas. d. Alternatif yang dapat diambil oleh pihak Toko Buku Gramedia Depok dalam menangani masalah kelebihan Store Associate (SA), yaitu pengurangan satu orang SA yaitu SA 4 pada wilayah 2 (buku agama dan psikologi). e. Untuk penelitian selanjutnya, diharapkan dapat menelaah tentang gerakan-gerakan dari karyawan yang tidak efisien menjadi lebih efisien, sehingga menghemat waktu penyelesaian tugas (Motion Study).
57
DAFTAR PUSTAKA
Barnes, R.M. 1980. Motion and Time Study Design and Measurement of Work Seventh Edition. John Wiley&Sons, Inc. Canada. Hasibuan, M.S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi. PT Bumi Aksara, Jakarta. Istijanto. 2006. Riset Sumber Daya Manusia. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, 2004. Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004). Jakarta. Lal dan Srivastava. 2009. Cost Accounting. Tata McGraw-Hill Publishing Company Limited. New Delhi. Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia Indonesia, Jakarta. Nawawi, H. 2008. Perencanaan SDM Untuk Organisasi Profit yang Komptetitif. Gadjah Mada University Press, Yogyakarta. Novera, W. 2012. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen Pada Institut Pertanian Bogor). Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Peraturan Menteri Keuangan No. 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban kerja (Workload Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan. Rivai, V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Rajagrafindo Perkasa. Jakarta. Samsudin, S. 2006. Manajemen Sumber daya Manusia. CV. Pustaka Setia, Bandung. Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor). Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Siagian, S.P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta.
58
Sumarni dan Wahyuni. 2006. Metodologi Penelitian Bisnis. CV. Andi Offset. Yogyakarta. Tresnadijaya, H. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Pada PT Riap Indonesia. Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor. Umar, H. 2005. Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Waseso, M dan Adisasmito, W. 2006. Analisis Jumlah Kebutuhan Tenaga Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan. Jurnal pada Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok. Yuniarsih dan Suwatno. 2009. Manajemen Sumberdaya Manusia. CV. Alfabeta, Bandung.
LAMPIRAN
59
Lampiran1. Formulir work sampling Nama / Wilayah
:
Tanggal
: Kegiatan yang dilakukan pegawai
Waktu Produktif 08:30 08:40 08:50 09:00 09:10 09:20 09:30 09:40 09:50 10:00 10:10 10:20 10:30 10:40 10:50 11:00 11:10 11:20 11:30 11:40
Tidak Produktif
Pribadi
Keterangan
60
Lanjutan Lampiran 1. Kegiatan yang dilakukan pegawai Waktu Produktif 11:50 12:00 12:10 12:20 12:30 12:40 12:50 13:00 13:10 13:20 13:30 13:40 13:50 14:00 14:10 14:20 14:30 14:40 14:50 15:00 15:10 15:20 15:30
Tidak Produktif
Pribadi
Keterangan
Lampiran 2. Beban kerja Store Associate (SA) melalui perhitungan FTE Store Associate (SA) 1 Wilayah 1 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali) 935 935 561 561 9646 876 5745 12 12 292
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Update Buku Promo 9 Update Buku Laris 10 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian 15 (menit) 1 5 5 5 10 2 30 180 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 14025 935 2805 2805 48230 8760 11490 360 2160 17520 109090 1,02 Overload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
61
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 2 Wilayah 1 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali)
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Update Buku Baru 9 Update Buku Promo 10 Update Buku Laris 11 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
935 935 561 935 8314 981 2100 187 12 12 292
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit) 15 1 5 5 5 10 2 60 30 180 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 14025 935 2805 4675 41570 9810 4200 11220 360 2160 17520 109280 1,03 Overload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
62
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 3 Wilayah 2 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali) 1309 1309 1870 288 9272 1460 1575 292
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian 10 (menit) 1 3 3 3 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 13090 1309 5610 864 27816 14600 3150 17520 83959 0,79 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
63
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 4 Wilayah 2 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali) 1496 1496 1870 288 7730 1273 1050 292
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian 10 (menit) 1 3 3 3 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 14960 1496 5610 864 23190 12730 2100 17520 78470 0,74 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
64
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 5 Wilayah 3 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali)
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
935 935 748 288 7940 1752 1785 292
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit) 15 2 5 5 3 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 14025 1870 3740 1440 23820 17520 3570 17520 83505 0,78 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
65
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 6 Wilayah 3 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali) 1309 1309 2057 630 6795 1752 1575 292
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian 10 (menit) 1 5 3 3 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 13090 1309 10285 1890 20385 17520 3150 17520 85149 0,80 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
66
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 7 Wilayah 4 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali)
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
1122 1122 935 748 8560 981 2310 292
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit) 15 1 5 2 5 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 16830 1122 4675 1496 42800 9810 4620 17520 98873 0,93 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
67
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 8 Wilayah 4 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali) 935 935 935 561 9226 981 2205 292
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian 15 (menit) 1 5 2 5 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 14025 935 4675 1122 46130 9810 4410 17520 98627 0,93 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
68
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 9 Wilayah 5 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali)
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
1496 1496 748 384 11759 1086 1260 292
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit) 15 1 5 3 3 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 22440 1496 3740 1152 35277 10860 2520 17520 95005 0,89 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
69
Lanjutan Lampiran 2. Store Associate (SA) 10 Wilayah 5 No
Deskripsi Pekerjaan
Frekuensi Per tahun (kali)
1 Display Buku 2 Input Kode Rak 3 Retur Buku 4 Order Buku 5 Melayani Customer 6 Merapihkan Buku 7 Active Selling 8 Briefing Total Beban Kerja FTE Keterangan Waktu Kerja Efektif Per Tahun FTE
=
1870 1870 1122 748 11362 899 1575 292
= 106575 menit
Beban Kerja Per Tahun Waktu Kerja Efektif Pertahun
Rata-rata Waktu Penyelesaian (menit) 15 1 5 3 3 10 2 60
Beban Kerja Per Tahun (menit) 28050 1870 5610 2244 34086 8990 3150 17520 101520 0,95 Underload
FTE > 1 = Overload FTE < 1 = Underload FTE = 1 = Fit
70
71
Lampiran 3. Layout tempat bekerja karyawan Store Associate (SA)
WILAYAH 5 (Buku anak-anak, Komik, Majalah) (SA 9 & SA 10)
WILAYAH 1 (SA1&SA2) WILAYAH 1
WILAYAH 4 (Buku Teknik, Bahasa, Pelajaran)
WILAYAH 2 (Buku Agama, Psikologi)
WILAYAH 2 (Buku Agama, Psikologi)
WILAYAH 1 (Buku Novel, Hobi, lifestyle)
(SA 7 & SA 8)
(SA 3 & SA4)
(SA 3 & SA4)
(SA 1 & SA2)
WILAYAH 3 (Buku keilmuan dan Profesi) (SA 5 & SA 6)
Keterangan : Buku pada Wilayah 1
Roman Remaja, Roman Dewasa, Fiksi ilmiah dan Fantasi, Misteri dan Kejahatan, Humor, Seni Lukis, Fotography, Music & Lagu, Peternakan, Pertanian, Olahraga & Petualangan, Resep masakan dan minuman, Roti & Kue, Keterampilan, Tata Busana, Lukis dan Seni, Tata Rias.
Buku pada Wilayah 2
Agama (Islam, Katholik, Budha dan Hindu), Alkitab, Psikologi Islam, Hukum & Pendidikan Islam, Pemikiran Islam, Haji & Umroh, Khotbah, Kitab &
72
Lanjutan Lampiran 3. Hadits, Psikologi Pengembangan Diri, Wanita dan Rumah Tangga, Nama Bayi, Filsafat, Dunia & Akhirat, Doa & Dzikir, Slahat, Fiqih, Psikotes, Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, Herbal. Buku pada Wilayah 3
Politik, Hukum, Sosial, Budaya, Perundangan, Biografi, Komunikasi, Manajemen, Ekonomi, Keuangan, SDM, Pemasaran, Akuntansi, Bisnis, Wirausaha, Perbankan
Buku pada Wilayah 4
Desain Grafis, IT, Pemrograman, Komputer, Teknik Sipil, Mesin, Listrik, Pasti Alam, Statistik, Pendidikan dan Pengajaran, Bahasa Asing, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Office, Internet, Kamus dan Refrensi, Buku Pelajaran SD, SMP, SMA, Soal-Soal.
Buku pada Wilayah 5
PraSekolah & TK, Cerita Anak, Seri Tokoh Dunia, Komik Anak, Komik Remaja, Komik Dewasa, Dunia Pengetahuan, Keterampilan Anak, Pariwisata, Peta, Poster, Majalah.
