Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso,M.Sc M.K : Sistem Informasi Manajemen
ANALISA KASUS DLA Piper, MetLife, PepsiCo, and Others: Telepresence Is Finally Coming of Age (Chapter 6 Case 1) Oleh : ANNISA RAHMA HERDYANA P056111051.47
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012
KATA PENGANTAR Teknologi komunikasi dan jaringan saat ini saling terkait satu sama lain dan merevolusi bagaimana orang berbisnis dan bersosialisasi. Internet, Web, intranet serta ekstranet menjaring proses bisnis dan karyawan serta menghubungkan mereka pada konsumen, supplier dan stakeholder lainnya. Perusahaan dan kelompok kerja juga dapat bekerjasama secara lebih krearif, mengatur operasi dan sumber daya mereka dengan lebih efektif, dan berkompetisi dengan sukses di era ekonomi global yang cepat berubah. Tugas ini disusun untuk mempertegas kembali bagaimana perkembangan baru dalam dunia telekomunikasi dapat membawa berbagai kemungkinan dan manfaat bagi perusahaan. Tujuan ini dicapai dengan pembahasan studi kasus 1 Bab 6 yang menilik masa depan pertemuan bisnis secara virtual melalui apa yang telah dicapai oleh perusahaan-perusahaan besar seperti DLA Piper, MetLife dan PepsiCo. Akhir kata, puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas karunia-Nya lah kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini dengan baik. Terimakasih kepada dosen Manajemen Pemasaran serta semua pihak yang terlibat dalam penyusunan makalah ini, dan semoga makalah ini bermanfaat bagi pembacanya.
Bogor, Maret 2012 Tim Penyusun
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
2
DAFTAR ISI
3
I PENDAHULUAN
4
I.1 I.2
LATAR BELAKANG TUJUAN
4 5
II LANDASAN TEORI
6
III STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN
7
III.1 STUDI KASUS – DLA PIPER, METLIFE, PEPSICO, AND OTHERS: TELEPRESENCE IS FINALLY COMING OF AGE III.2 PEMBAHASAN
7 11
IV KESIMPULAN
15
DAFTAR PUSTAKA
16
3
I PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Kurangnya informasi yang didapatkan oleh perusahaan dalam waktu tertentu, dapat menyebabkan perusahaan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan teknologi informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis teknologi informasi diselaraskan dengan rencana perusahaan. Agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya : 1. Meminimalkan resiko Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh berbagai bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko yang
4
dihadapi. 2. Meminimalkan Biaya-Biaya Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu: (1) eliminasi proses, (2) simplifikasi proses, (3) integrasi proses, (4) otomatisasi proses, (5) penambahan nilai, dan (6) membuat realita baru. 3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat Dengan IT, data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Jadi, penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran maupun manajemen. Selain itu juga IT juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan dengan semakin meningkatnya margin perusahaan
I.2
Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut: 1) Memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen pada Triwulan I yang dibimbing oleh Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc dan Prof.Dr.Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc 2) Untuk lebih memahami pemanfaatan sistem teknologi informasi sebagai sebuah media komunikasi yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebuah perusahaan.
5
II LANDASAN TEORI Jaringan atau network merupakan sebuah rantai, kelompok atau sistem yang saling terhubung. Penggunaan Internet, intranet, ekstranet dan jaringan telekomunikasi lain dapat mengurangi biaya secara signifikan, mengurangi waktu perusahaan yang terbuang, mendukung e-commerce, meningkatkan kerjasama kelompok kerja, mengembangkan proses operasional online, berbagi sumber daya, mempertahankan konsumen dan supplier, serta mengembangkan produk atau jasa baru. Manfaat-manfaat ini membuat implementasi dari teknologi telekomunikasi menjadi sesuatu yang mamin strategis dan krusial bagi perusahaan yang ingin terus berkompetisi dalam pasar domestik maupun global. Gambar 1 di bawah menjelaskan bagaimana aplikasi bisnis berbasis telekomunikasi dapat membantu sebuah perusahaan mengatasi kendala geografis, waktu, biaya dan permasalahan struktural. Gambar 1 Contoh nilai bisnis yang diberikan jaringan telekomunikasi
Gambar di atas menegaskan bagaimana beberapa implementasi dari teknologi telekomunikasi dapat membantu perusahaan menangkap dan menyediakan informasi secara cepat pada lokasi geografis yang jauh dengan biaya yang minimum, serta mendukung objektif strategis perusahaan.
6
III STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN
III.1 Studi Kasus – DLA Piper, MetLife, PepsiCo, and Others: Telepresence is Finally Coming of Age
Firma hukum yang tengah berkembang pesat DLA Piper telah bergerak dari videoconferencing ke telepresence, yang akan membuat penghematan sebesar hampir US$ 1 juta tiap tahun dalam pengurangan biaya perjalanan dan produktifitas yang hilang. Alat konferensi yang mensimulasikan ‘across the table’ memiliki “return on investment yang dapat dibuktikan dan dicapai dalam lima tahun, dan bahkan kurang dari itu,” ujar Don Jaycox, CIO dari DLA Piper U.S. Hal ini meliputi “pengalaman video yang” atau dalam kata lain, teknologi yang menawarkan komunikasi visual dan media secara high-end, highdefinition dalam sebuah lingkungan yang benar-benar terintegrasi. Tujuannya adalah membuat siapapun yang terlibat dalam pertemuan-pertemuan ini seperti berada dalam satu ruangan dengan partisipan lainnya, tidak peduli dimana mereka berada. “Menjadwalkan ulang setengah dari rapat-rapat perusahaan menjadi konferensi telepresence dan mengandalkan setidaknya dua pengacara setiap minggunya untuk menggunakan telepresence daripada membayar ongkos perjalanan untuk menghemat biaya saat produktifitas yang hilang akibat waktu perjalanan juga dipertimbangkan,” ujar Jaycox. “Jika saya melihat biaya total telepresence secara keseluruhan, yang meliputi peralatan, konstruksi ruangan, implementasi, kontrak pemeliharaan, biaya keuangan, dll., dan mengamortisir biaya ini terhadap harapan hidup sistem selama lima tahun, maka hanya akan menghasilkan biaya sedikit di bawah US$ 500,000 per tahun untuk ke-enam lokasi kami di Amerika Serikat,” katanya. “Pengalaman kami sebelumnya mengajarkan bahwa perjalanan yang dapat dihindari mencapai angka sekitar empat atau lima kali per minggu, yang
7
menjadikan angka proyeksi US$ 970,000 meremehkan penghematan kami yang sebenarnya,” tambahnya. Lokasi dipilih sedemikian rupa sehingga mereka dapat mengalokasikan 80% pengacara dalam radius satu jam perjalanan mobil dari ruangan telepresence. Jaycox mengatakan bahwa dirinya telah mengobservasi beberapa pengacara bekerjasama melalui konferensi telepresence, dan terkejut ketika melihat dua kelompok gerja terbentuk di kedua ujung meja telepresence, persis seperti melihat mereka bekerja di meja yang sama secara fisik. “Kita mendapat kesan bahwa orang-orang ini berada dalam ruangan yang sama,” ujarnya. Dengan kondisi ekonomi yang tengah menurun, tidak heran jika perusahaan juga terus mencari cara untuk memotong anggaran perjalanan mereka. Tapi di MetLife, pejabat di perusahaan tersebut mengatakan bahwa perhatian mereka juga tertuju pada kualitas hidup para pegawainya, di mana mereka harus berada di rumah sesering mungkin. Sebagai akibatnya, perusahaan raksasa asuransi ini telah membuat gebrakan baru ke dalam teknologi telepresence. MetLife kini menggunakan Cisco Telepresence di tiga ruangan konferensi khusus yang berlokasi di Chicago, New York, dan New Jersey, serta berencana untuk memperluas ke daerah lain, baik nasional maupun internasional. “Daripada harus merebut para pegawai kami dari keluarga masing-masing, mereka hanya perlu mengunjungi ruangan khusus ini, menyalakan lampu, dan mengikuti rapat seperti biasanya,” kata Anthony Nugent, wakil presiden eksekutif penjualan asuransi kepegawaian MetLife. Dirinya sendiri sering menggunakan telepresence untuk melapor pada Chicago dan Somerset, New Jersey, dan kejernihan gambarnya begitu bagus hingga ia berkelakar, “Semuanya bercanda soal bagaimana mereka bisa mengambil kaleng Coke yang berada di seberang meja dari satu lokasi ke lokasi lain.” MetLife telah melihat penghematan biaya langsung serta efisiensi waktu pegawai yang lebih baik, dan sebuah cara untuk membantu perusahaan memenuhi objektif ‘inisiatif hijau’ dalam mengurangi emisi karbon sebesar 20% tahun ini, ujar Nugent. Perusahaan ini telah meluncurkan inisiatif telepresence sejak setahun yang lalu dan meski belum memperkirakan berapa penghematan yang telah mereka lakukan, Nugent mengestimasi bahwa
8
penggunaan sistem ini akan memberikan angka ROI dobel-digit dalam penghematan perjalanan saja. Di MetLife, sistem Cisco telepresence di tiga lokasi ini membutuhkan biaya di bawah US$ 1 juta untuk pemasangan, menurut Paul Galvin, wakil presiden pelayanan perusahaan di bawah divisi informasi teknologi. Nugent mengatakan dirinya menggunakan videoconferencing dan telepresence, tergantung pada kebutuhannya. Videoconferencing merupakan pilihan yang lebih baik pada situasi satu-lawan-satu, seperti “jika seseorang ingin mempresentasikan sesuatu dengan cepat kepada saya” ujarnya, tetapi telepresence lebih ideal ketika dirinya harus menghadiri rapat dengan berbagai partisipan dari lokasi kantor yang beragam. Telepresence memberinya kontak face-to-face dengan kelompok yang lebih luas, “Jadi sistem ini membantu saya untuk mengenal lebih banyak orang secara lebih baik,” kata Nugent. Ia menjalankan sebuah perusahaan di mana pegawainya ditempatkan di seluruh Amerika Serikat dan dulu ia mengharuskan anak buahnya datang ke New York untuk evaluasi rutin tiap triwulan. Sekarang, mereka dapat tinggal di kantor mereka dan ia dapat mendiskusikan permasalahan bisnis dengan jangkauan yang lebih luas. “Menggunakan telepresence memungkinkan saya untuk melihat dan berinteraksi secara virtual dengan lebih banyak orang dalam tim saya, dan bukan hanya anak buah saya saja,” ujar Nugent. “Ketika kami menggunakan telepresence untuk rapat, orang-orang yang tadinya tidak akan diminta untuk datang ke New York memiliki kesempatan untuk melakukan presentasi dan mendapat paparan yang bernilai di depan para eksekutif. Sistem ini benar-benar memfasilitasi interaksi langsung dengan jangkauan kontak yang lebih luas dalam cara yang efisien dan ekonomis.” MetLife kini tengah berencana mengatur sebuah sistem telepresence di pabrik mereka di India. Perusahaan ini juga sedang mencari cara untuk memanfaatkan telepresence dengan tenaga penjualan di seluruh Amerika Serikat. Tujuannya adalah membuat sebanyak-banyaknya orang menggunakan sistem ini, ujar Nugent. “Terbang ke Boston untuk sebuah rapat saat saya berumur 20 memang terdengar hebat, tetapi saya selalu berprinsip bahwa perusahaan harus menghormati waktu yang dimiliki para pegawainya,” katanya, “Jadi jika kami
9
dapat memberikan seseorang efektifitas dalam menghadiri rapat dan berada di rumah bersama keluarganya, situasi ini merupakan win-win solution.” PepsiCo juga tengah mengaplikasikan Cisco Telepresence pada kantorkantor utamanya di seluruh dunia. CIO PepsiCo Robert Dixon mengatakan bawha penggunaan telepresence “akan menemukan kembali cara kami bekerja” sembari memotong biaya perjalanan, yang sebagai akibatnya, meningkatkan produktifitas dan mengurangi krkerusakan lingkungan yang diakibatkan oleh aktifitas perusahaan. “Saat ini, sistem ini merupakan salah satu contoh bagaimana kami dapat berbisnis dengan lebih cerdas,” ia menambahkan. PepsiCo menjual 18 lini produk yang berbeda di 200 negara dan mempekerjakan hampir 200,000 orang. Firma hukum Lathrop dan Gage, LLP, menggunakan high-definition videoconferencing dan telepresence. Pegawai melaksanakan lebih dari 300 rapat setiap bulannya di firma-firma pusat yang terletak di Kansas City, Missouri. “Cara ini lebih berarti dibandingkan hanya menggunakan telepon,” ujar CEO Joel Voran, yang menggunakan sistem ini hampir tiga kali seminggu. Walaupun dia tetap berusaha untuk mengunjungi seluruh kantor firma tersebut setidaknya dua kali dalam setahun, Voran berpendapat bahwa penggunaan sistem Polycon telah mengurangi keharusan pengacara untuk terbang ke Kansas City. “Kejernihannya sangat mengagumkan,” ujar Voran. “Dalam salah satu dari rapat pertama kami menggunakan sistem ini, saya bahkan dapat melihat merk minuman yang sedang diminum oleh seseorang hingga salah satu partner saya juga ikut melihat dan memperhatikan.” “Profesi ini berbasis tagihan per jam,” lata Ben Weinberger, CIO dari Lathrop & Gage, yang menambahkan bahwa satu pengacara saja dapat menghemat lebih dari US$ 1,500 dari biaya perjalanan dan kehilangan produktifitas dengan tidak terbang ke tempat lain guna menghadiri rapat. Karena banyak pengacara melakukan perjalanan tiap bulannya, sistem Polycom merepresentasikan penghematan sebesar US$ 30,000 dalam biaya perjalanan tahunan dan kehilangan produktifitas dari tiap pengacara. Weinberger
membedakan
antara
high-end
videoconferencing
dan
telepresence dari ukuran layar yang digunakan. Ruangan yang mempunyai layar sebesar 50 inci lebih dan mempunyai kamera high-quality high-definition menggunakan telepresence, ujarnya.
10
Membuat pengacara yang tinggal berjauhan untuk bekerja bersama melalui telepresence membantu menegaskan bahwa firma ini memiliki kantor di seluruh dunia dan harus mempunyai fokus internasional—salah satu manfaat sistem yang tidak dapat dihitung dalam hitungan dolar dan sen. “Ketika Anda bekerja dalam satu lokasi, Anda cenderung berpikir sempit. Kami mau orang-orang untuk berpikir secara global,” ujar Jaycox. Sumber: Diadaptasi dair Esther Shein, “Telepresence Catching on, but Hold onto Your Wallet,” Computerworld, 22 Januari, 2010; Matt Hamblen, “PepsiCo to Deploy Telepresence from Cisco and BT Globally,” Computerworld, 2 Februari, 2010; dan Tim Greene, “Telepresence Cuts Near $1M in Travel Cost for Law Firm,” Network World, 7 Oktober, 2009.
III.2 Pembahasan 1) Mengaplikasikan telepresence sepertinya mempunyai keuntungan lain yang kasat mata di balik penghematan biaya. Apa sajakah keuntungan-keuntunga ini? Bagaimana Anda menghitungnya untuk dapat berinvestasi dalam teknologi? Berikan setidaknya dua contoh. Jawaban: Di samping penghematan biaya nyata yang telah disampaikan pada kasus di atas, terdapat dua manfaat kasat mata dalam mengimplementasikan telepresence sebagai pengganti opsi perjalanan. Dua keuntungan ini adalah kualitas hidup pegawai dan pengaruh pada lingkungan. Karena dua faktor ini tidak dapat diukur dengan mudah, beberapa estimasi konservatif akan diberikan berdasarkan penelitian yang direferensikan di bawah. Tingkat stres memegang peranan cukup besar dalam kesehatan manusia. Dalam sebuah penelitian di Amerika, pegawai yang sering berpergian mengajukan klaim medis sebesar 80% lebih banyak dari rekanrekannya yang jarang berpergian. Klaim medis ini, sebagai akibatnya, akan menghasilkan hilangnya produktifitas dalam pekerjaan. Tiga klaim yang paling sering diajukan adalah untuk sakit kepala, sakit badan kronis dan hipertensi, yang bertanggung jawab atas hilangnya 50% gaji akibat absensi kerja. Maka, adalah sebuah tindakan yang rasional untuk membuat pegawai
11
berada sedekat mungkin dengan rumah mereka, yang tidak hanya akan meningkatkan kinerja perusahaan, tetapi juga kesehatan pegawainya. Menghindari biaya perjalanan yang tidak perlu tentunya akan menguntungkan lingkungan dan untuk tujaun pembahasan kasus ini, penerbangan adalah metode yang dipilih. Di Amerika, penerbangan hanya menghasilkan 3.5% dari emisi gas rumah kaca. Bagaimanapun, jumlah orang yang menggunakan jasa penerbangan meningkat sebesar 5-6% per tahun. Meski sebuah perusahaan mungkin tidak dapat merubah angka ini secara signifikan, sebuah upaya global dapat mengubahnya. Karena perkiraan penghematan biaya untuk hal ini tidak dapat dilakukan secara sederhana, adalah sebuah kewajiban bagi semua perusahaan untuk memperhatikan efek mereka terhadap lingkungan. Mengimplementasikan teknologi telepresence pasti akan menimbulkan biaya yang cukup besar bagi perusahaan pada awalnya, namun akan sangat bermanfaat jika diukur terhadap kegunaan kasat mata yng telah disebutkan di atas. 2) DLA Piper, MetLife, dan perusahaan lain yang disebutkan dalam kasus ini sangat optimis mengenai teknologi yang mereka gunakan. Meski demikian, selain faktor biayanya, apa saja kerugian potensial dari mengaplikasikan telepresence dalam sebuah organisasi? Banyak manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan Cisco Telepresence. Meski demikian, akan ada beberapa kerugian, baik yang bisa dihitung maupun yang tidak. Kerugian terbesar dari penggunaan telepresence adalah hilangnya manfaat yang didapatkan dari interaksi fisik. Biasanya, sebelum rapat yang telah dijadwalkan, banyak pegawai yang akan makan siang dengan rekannya, berkumpul seusai jam kerja atau bersosialisasi selama jam kerja. Tipe interaksi ini berada di luar hierarki, yang memungkinkan pegawai mendiskusikan ide secara bebas. Diskusi-diskusi ini sangat penting untuk inovasi sebuah perusahaan, menimbang percakapan sederhana ini dapat menciptakan ide serta kreasi baru yang bermanfaat besar bagi perusahaan. Dengan adanya telepresence, yang mengharuskan pegawai pergi ke tempat lain untuk menghadiri pertemuan virtual, celah waktu untuk melakukan
12
diskusi ini dan bersosialisasi secara langsung dengan rekan kerja lain di kantor pun menjadi berkurang. Efek samping lain yang dapat timbul dari telepresence adalah rasa puas yang terlalu cepat. Karena kemudahan berinteraksi dengan partisipan yang jauh, tujuan dan tugas-‐tugas lain dapat dengan mudah ditunda untuk pertemuan lain. Berbeda dengan jika pegawai harus berpergian jauh untuk menghadiri sebuah pertemuan, mereka pun menjadi lebih berkomitmen untuk menyelesaikan target yang dihasilkan dari pertemuan tersebut. Apabila pegawai dapat dengan mudah pergi ke suatu ruangan dan menghadiri pertemuan yang sama, maka mereka akan cenderung menunda-‐nunda pekerjaan untuk rapat berikutnya. 3) Apakah Anda pikir rapat yang dilaksanakan melalui teknologi telepresence akan sama dengan pertemuan langsung seiring makin canggihnya teknologi? Bagaimana peraturan etika berubah dalam pertemuan teleconference? Jenis pertemuan manakah yang Anda pilih? Tujuan dari pertemuan telepresence adalah mendapatkan esensi pertemuan face-to-face sedekat mungkin. Pandangan ini juga dimiliki oleh penyedia telepresence Cisco, yang menyebut produk mereka sebagai alat kolaborasi face-to-face. Teknologi ini sudah memungkinkan individual untuk berinteraksi secara real-time dengan gambar life-size dari lawan bicara
mereka.
Langkah
berikutnya
adalah
memperkenalkan
3D
telepresence dengan teknologi holografik, dimana partisipan telepresence tidak hanya berukuran nyata, tetapi juga dapat bergerak bebas di ruang konferensi selama presentasi mereka dan berinteraksi secara lebih realitis dengan partisipan lain. Dengan adanya teknologi ini, pengalaman telepresence akan menjadi lebih nyata dan mirip dengan pertemuan fisik secara langsung. Pertemuan melalui telepresence harus diperlakukan serupa dengan pertemuan face-to-face karena walaupun partisipannya tidak berada dalam ruangan yang sama secara fisik, mereka tetap berhadapan satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu, etika dan tata krama umum harus tetap
13
diperhatikan: datang pada pertemuan tepat waktu, menghindari gangguangangguan yang kurang penting, tetap fokus dan memperhatikan presentasi, dll. Beberapa perilaku yang akan dianggap kurang sopan adalah seperti melihat kepada monitor komputer dan bukan kepada layar telepresence, melakukan hal-hal lain dan tidak memperhatikan presentasi yang sedang berlangsung, atau berbicara dengan orang lain di luar kamera. Pada dasarnya, ketika menggunakan telepresence, partisipan harus tetap berperilaku layaknya menghadiri pertemuan fisik. Pertemuan yang paling baik dilakukan adalah mengkombinasikan teknologi Telepresence dengan pertemuan tatap muka. Meski menghabiskan banyak biaya dan terbuangnya waktu, pertemuan tatap muka tetap menjadi hal yang penting. Pertemuan tatap muka dapat dilakukan dengan frekuensi tertentu misalnya satu bulanan atau tiga bulanan dan seterusnya. Selebihnya pertemuan dapat dilakukan dengan menggunakan Telepresence. Kunjungan ke kantor yang letaknya jauh dengan kantor pusat dapat meningkatkan interaksi dan membuat karyawan di lokasi yang jauh tersebut merasa dihargai. Bahkan kesulitan-kesulitan di lapangan dapat dirasakan pula oleh orang yang berkunjung tersebut sehingga kita lebih dapat menghargai pekerjaan orang lain.
14
IV KESIMPULAN Dengan adanya sistem teknologi informasi, khususnya telepresence, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerjanya pada saat yang bersamaan. Selain penghematan biaya dengan mengurangi perjalanan yang harus ditempuh pegawai untuk menghadiri pertemuan-pertemuan di luar kota, perusahan juga mendapatkan keuntungan-keuntungan lain yang tidak kasat mata. Kualitas hidup dan kesehatan pegawai yang didapatkan dari membuat mereka berada di rumah sesering mungkin akan mengakibatkan meningkatnya produktifitas perusahaan secara keseluruhan, serta meminimumkan biaya dari klaim medis yang harus ditangani oleh perusahaan. Selain itu, dengan menggunakan telepresence, perusahaan dapat berkontribusi terhadap pelestarian lingkungan melalui berkurangnya emisi karbon yang dihasilkan dari perjalanan para pegawainya. Meski telepresence memberikan begitu banyak manfaat, baik yang dapat dihitung maupun yang tidak, beberapa hal harus diperhatikan oleh manajemen perusahaan. Pihak upper management sebaiknya tetap menjadwalkan perjalanan rutin ke kantor-kantor cabang, mempertimbangkan manfaat berharga yang dapat diambil dari pertemuan langsung dan interaksi fisik. Manajemen pusat dapat mengunjungi kantor-kantor cabangnya secara rutin setiap beberapa bulan sekali untuk membangun hubungan personal dengan midddle management.. Sebagai akibatnya, upaya ini juga akan dihargai oleh seluruh pegawai, yang menghormati upaya manajemen kantor pusat dalam memperhatikan kinerja dan produktifitas pegawai di kantor-kantor cabang.
15
DAFTAR PUSTAKA Best, K. (2011). “The New Age of Conference Calls—You’ll Actually Want to Tune In.”
See
Hello.
Diakses
Februari
20,
2012.
http://blog.tandberg.com/telepresence/the-new-age-of-conferencecalls%e2%80%94you%e2%80%99ll-actually-want-to-tune-in/ New York Times. "Stresses caused by business travel affect man, women differently." Orlando
Sentinel.
April
02,
2000.
Diakses
Februari
20,
2012.
http://articles.orlandosentinel.com/2000-0402/business/0003310737_1_business-travel-business-travel-bricker O’ Brien, J.A. & Marakas, G.M.M. (2010). Management Information Systems (10th ed.). Boston: McGraw-Hill Irwin. Polycom. (2011). “The Etiquette of Video Conferencing and Telepresence Optimizing the
Total
Experience.”
Diakses
Februari
20,
2012.
http://www.polycom.com/global/documents/products/resources/video_educati on_center/video_conferencing_etiquette.pdf Redwood, D. (2011) “The Relaxation Response: Interview with Robert Benson M.D." Health
Insights
Today.
Fall
2008,
Diakses
Februari
20,
2012.
http://www.healthinsightstoday.com/articles/v1i3/benson_p1.html Turnet, S. (2011) "Face-to-face meetings vital, says leading economist" Air & Business Travel News. Februari 7, 2011. Diakses Februari 20, 2012. http://www.abtn.co.uk/news/0716445-face-face-meetings-vital-says-leadingeconomist
16
