ANALISA DAN USULAN PERENCANAAN PRODUKSI PLANT 1 UNTUK MENGATASI STOP LINE ASSEMBLY PLANT DI PT. FSCM MANUFACTURING INDONESIA Hendry Arestyanata; Bambang Sugiharto
[email protected]
ABSTRACT Shortage of components is common at Assembly Plant in PT. FSCM Manufacturing Indonesia causing the problem assembly line stop, so that production planning to plant 1 must be fixed and determined accordingly. The purpose of research to get the right production planning and appropriate in order to stock availability of components maintained. Data stop line form shortage of components processed with the check sheet and Paretto diagrams to define three types of chains that often occurs shortage of components. Having obtained the three types of the chain, and then analyzed by Material Requirement Planning to get a Bill of Materials and Master Production Schedule of the three types of the chain. Results of the Bill of Materials and Master Production Schedule used as a reference in the production of the right planning and appropriate for Part Manufacturing and Heat Treatment Plant, so that stock component maintained. Determined use the integration Periodical Planning and Just in Time in plant 1, where the use of periodical planning only in heat treatment only and in other processes using justin-time. The results of the study will be the proposed implementation of the integration periodical planning and just in time can solve the problem shortage of components in assembly plant and also obtained the required safety stock for each component. Keywords : MRP-JIT, production planning, stop line, shortage of component.
ABSTRAK Shortage komponen sering terjadi pada Assembly Plant di PT. FSCM Manufacturing Indonesia yang menimbulkan masalah stop line assembly, sehingga perencanaan produksi pada plant 1 harus diperbaiki dan ditentukan yang sesuai. Tujuan penelitian untuk mendapatkan perencanaan produksi yang tepat dan sesuai agar ketersediaan stock komponen tetap terjaga. Data stop line berupa shortage komponen diolah dengan check sheet dan paretto diagram untuk menentukan tiga type rantai yang sering terjadi shortage komponen. Setelah didapatkan tiga type rantai tersebut, kemudian dianalisa dengan Material Requirement Planning untuk mendapatkan Bill of Material dan Master Production Schedule dari ketiga type rantai tersebut. Hasil dari Bill of Material dan Master Production Schedule dijadikan acuan dalam membuat perencanaan produksi yang tepat dan sesuai untuk Part Manufacturing and Heat Treatment Plant, agar stock komponen tetap terjaga. Ditentukan penggunaan penggabungan Periodical Planning dan Just in Time pada plant 1, dimana penggunaan periodical planning hanya pada proses heat treatment saja dan pada proses lainnya menggunakan just in time. Hasil penelitian akan usulan penerapan penggabungan periodical planning dan just in time dapat mengatasi masalah shortage komponen pada assembly plant dan didapatkan juga safety stock yang dibutuhkan untuk masing-masing komponen. Kata kunci : MRP-JIT, perencanaan produksi, stop line, shortage komponen.
PENDAHULUAN PT FSCM Manufacturing Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif khususnya dalam pembuatan rantai penggerak dan mulai beroperasi pada tahun 1984. Perusahaan ini mengunakan sistem just in time (JIT) dalam memenuhi kebutuhan konsumen dan dalam sistem produksinya. Walaupun menggunakan sistem JIT dalam sistem produksinya, akan tetapi sering terjadi stop line di assembly plant. Berikut terlampir data stop line setiap bulannya:
Tabel 1 Data Stop Line Assembly Plant
Dari data di atas dapat dilihat tingginya angka stop line pada assembly plant. Stop line ini terjadi karena terdapat beberapa faktor. Berikut terlampir faktor-faktor yang didapat dari data stop line: Tabel 2 Faktor-faktor Stop Line Assembly Plant
Gambar 1 Pareto Diagram Faktor Stop Line Assembly Dari diagram pareto tersebut dapat diketahui bahwa dari 11.11% faktor penyebab didapatkan 71.1% masalah dominan yang mengakibatkan terjadinya stop line, yaitu shortage material (komponen habis) selama 506.686 menit. Dengan diketahuinya faktor utama penyebab stop line tersebut, maka akan dilakukan analisa terhadap perencanaan produksi yang ada di part manufacturing and heat treatment plant. Hasil analisa tersebut akan diolah untuk menjadi usulan perencanaan produksi yang
baru dengan sistem MRP (Material Requirement Planning) dan JIT (Just in Time) yang terintegrasi di part manufacturing and heat treatment plant, sehingga kekosongan komponen dapat ditanggulangi. Sistem MRP (Material Requirement Planning) adalah perencanaan kebutuhan material (material requirement planning = MRP) adalah metode penjadwalan untuk purchased planned orders dan manufactured planned orders (Gaspersz 2005:177). Sistem MRP memungkinkan manajer untuk melacak pesanan secara keseluruhan dalam proses manufaktur dan membantu purchasing dan pengendalian produksi departemen untuk memindahkan material dengan jumlah yang tepat pada saat yang tepat ke tahapan produksi-distribusi (Aggarwal 1985:4-5). Pada analisa, hanya menggunakan MPS (Masters Production Schedule) dan BOM (Bill Of Materials) karena digunakan untuk mengetahui jumlah dan lead time komponen yang dibutuhkan setiap harinya, untuk membantu dalam pembuatan planning produksi yang sesuai. MPS (Masters Production Schedule) adalah satu dari tiga input utama dalam MRP yang berisi produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk produksi, berapa kuantitaf yang dibutuhkan, dan bilamana produk itu akan diproduksi. (Jha, 2012:2378-2379). BOM (Bill Of Materials) merupakan daftar dari semua material, parts, dan subassemblies, serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk atau parent assembly. MRP menggunakan BOM sebagai basis untuk perhitungan banyaknya setiap material yang dibutuhkan untuk setiap periode waktu. (Gaspersz, 2005:178). Pada pembuatan MRP diatas, dibutuhkan penentuan lot-sizing. Pada analisa kali ini menggunakan lot-sizing Periodic Order Quantity (POQ). POQ didasarkan prinsip yang sama dengan metode EOQ, jumlah pesanan atas dasar periode menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat diskrit (Kamil 2011:181). Pada analisa POQ / periodical planning digunakan dengan menggunakan periode yang tetap yaitu selama dua hari sekali dalam proses produksinya untuk memenuhi kebutuhan proses selanjutnya, sehingga kuantiti yang dipakai adalah forecast dua hari kedepan sebagai lot size dalam perencanaan produksi. Sistem JIT merupakan sistem produksi yang dapat diterapkan tanpa bantuan komputer, dan tujuannya untuk meminimumkan biaya persedian dengan memproduksi dalam jumlah yang kecil (Widjojo 1992:25). Sistem JIT merupakan suatu filosofi manajemen yang bertujuan untuk menghapus semua bentuk pemborosan (waste) dalam proses produksi dan aktivitas pendukung lainnya. Sistem JIT memperbolehkan adanya suatu produksi hanya pada saat dibutuhkan dan apa yang dibutuhkan serta pada jumlah kualitas yang diperlukan pula. Namun demikian, sistem itu tidak hanya berlaku hanya pada produsen saja. Melainkan, juga berlaku pada pemasoknya jika bertujuan untuk menghilangkan semua pemborosan (waste) yang mungkin ada. Para pemasok seharusnya tidak memproduksi atau memasok bahan baku sampai produsen JIT memerlukan bahan baku tersebut (Ohno 1995:66). JIT adalah memproduksi out-put yang diperlukan, pada waktu yang dibutuhkan oleh pelanggan, dalam jumlah sesuai kebutuhan pelanggan, pada setiap tahap proses dalam sistem produksi, dengan cara yang paling ekonomis atau paling efisien (Gaspersz 2005:37). Dan menggunakan safety stock, safety stock adalah inventory yang digunakan untuk mencegah kemungkinan kehabisan stok (stockout) akibat ketidakpastian permintaan atau supplies. Dalam hal ini diberikan tambahan (extra) inventory untuk mengantisipasi fluktuasi atau ketidakpastian permintaan atau keterlambatan pengisian kembali pesanan atau kuantitas yang dipesan lebih sedikit daripada yang dibutuhkan (Gaspersz 2005:367). Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini, yaitu: Untuk mengetahui type rantai apa yang paling sering terjadi kekosongan komponen, untuk mengetahui jumlah komponen yang dibutuhkan untuk membuat satu buah type rantai yang paling sering kekurangan komponen (Bill Of Material / Struktur Produk), untuk mengetahui lama waktu yang diperlukan masing-masing komponen dari part manufacturing and heat treatment plant sampai siap untuk proses assembly (lead time / MPS), untuk mengetahui jenis perencanaan produksi apa yang sesuai untuk part manufacturing and heat treatment plant agar ketersediaan komponen terjaga, dan untuk mengetahui jumlah safety stock yang dibutuhkan untuk menjaga ketersediaan komponen tersebut.
METODE PENELITIAN Penting sekali diingat bahwa kesimpulan yang diperoleh dari penelitian merupakan jawaban dari rumusan masalah dan memecahkan masalah. Berikut diagram alir dalam penelitian ini:
Permasalahan
Perumusan Masalah
Pengumpulan Data
Pengolahan Data
Analisa Data - Metode MRP - Metode JIT
Teori Pendukung
Kesimpulan dan Saran
Gambar 2 Diagram Alir
Permasalahan Dalam alur penelitian selalu diawali dengan adanya permasalahan. Permasalahan merupakan perbedaan kondisi nyata dengan kondisi harapan yang tidak sesuai. PT FSCM Manufacturing Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif khususnya dalam pembuatan rantai penggerak dan mulai beroperasi pada tahun 1984. Perusahaan ini mengunakan sistem just in time (JIT) dalam memenuhi kebutuhan konsumen dan dalam sistem produksinya. Walaupun menggunakan sistem JIT dalam sistem produksinya, akan tetapi sering terjadi stop line di assembly plant. Stop line yang terjadi pada perusahaan ini menjadi masalah yang sangat penting, ini disebabkan stop line yang terjadi membuang waktu produksi yang cukup banyak. Dari beberapa faktor yang didapat, maka diketahui faktor yang sangat dominan yang mengakibatkan terjadinya stop line, yaitu shortage material (komponen habis).
Perumusan Masalah Setelah mendapatkan masalah yang terjadi, maka selanjutnya membuat perumusan masalah. Perumusan masalah berisi ruang lingkup dari masalah yang dianalisa. Berikut beberapa perumusan masalah yang akan ditelusuri: Type rantai apa yang paling sering terjadi kekosongan komponen? Berapa jumlah komponen yang dibutuhkan untuk membuat satu buah type rantai yang paling sering kekurangan komponen (Bill Of Material / Struktur Produk)? Berapa lama waktu yang diperlukan masing-masing komponen dari part manufacturing and heat treatment plant sampai siap untuk proses assembly (lead time / MPS)? Jenis perencanaan produksi apa yang sesuai untuk part manufacturing and heat treatment plant agar ketersediaan komponen terjaga? Berapa safety stock yang dibutuhkan untuk menjaga ketersediaan komponen tersebut?
Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan di departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) PT FSCM Manufacturing Indonesia. Data didapat dari PPIC supervisor serta production supervisor dengan teknik wawancara dalam pengumpulan data tersebut. Data yang dikumpulkan dari hasil taknik wawancara adalah data stop line di assembly plant selama satu tahun dan data forecast sales.
Pengolahan Data Data yang sudah terkumpul diolah dengan menggunakan check sheet dan pareto diagram untuk mendapatkan faktor utama dalam permasalahan yang muncul dan yang paling dominan serta menentukan type rantai yang paling dominan dalam permasalahan yang muncul. Dengan mendapatkan faktor utama permasalahan dan type rantai yang paling dominan akan memfokuskan pada penganalisaan data selanjutnya.
Analisa Data Data yang sudah dikumpulkan dan diolah, kemudian dianalisa dengan menggunakan metode MRP dan JIT untuk mengatasi permasalahan yang ada. Analisa dengan metode MRP dan JIT akan menghasilkan beberapa poin yaitu: Untuk mendapatkan Bill Of Material (BOM) / struktur produk, lead time yang diperlukan masing-masing komponen dari part manufacturing and heat treatment plant sampai siap untuk proses assembly, lead time dapat dilihat dari MPS, jenis perencanaan produksi yang sesuai agar ketersediaan komponen terjaga, dan safety stock yang dibutuhkan untuk menjaga ketersediaan komponen tersebut.
Teori Pendukung Dengan adanya permasalahan stop line, maka penelitian ini mencari teori pendukung untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Teori pendukung yang digunakan yaitu MRP (Material Requirements Planning) dan JIT (Just In Time): Bill Of Material (BOM) / Struktur Produk, MPS (Master Production Schedule), POQ (Periodic Order Quantity) / Periodical Planning, dan Safety Stock. Diharapkan dengan teori pendukung ini, maka masalah yang diangkat dalam penelitian ini dapat dianalisa dan mengetahui hasil akhir serta memberikan usulan perbaikan kepada perusahaan.
Kesimpulan dan Saran Pada bagian ini akan membahas hubungan antara latar belakang masalah yang terjadi dengan hasil yang diperoleh melalui pengolahan dan analisa data yang dilakukan. Pada bagian ini juga menyertakan saran yang terkait dengan hasil penelitian, dengan harapan saran yang diberikan dapat memberikan perbaikan untuk mendapatkan hasil yang terbaik dalam peningkatan kualitas dan produktifitas bagi perusahaan tersebut.
HASIL DAN BAHASAN Dengan diketahui bahwa shortage komponen adalah faktor yang paling dominan, maka analisa akan terfokus pada faktor shortage komponen saja. Setelah faktor yang paling dominan didapatkan, selanjutnya menentukan data type rantai apa saja yang paling tinggi sering terjadinya stop line karena shortage komponen. Berikut data type rantai yang sering terjadi shortage komponen: Tabel 3 Type dan Jumlah Stop Line Shortage Komponen
Dari data diatas, dapat dilihat seringnya terjadi shortage komponen pada setiap type rantai. Selanjutnya data diatas ditentukan type rantai yang paling tinggi jumlah shortage komponennya, untuk melakukan analisa berdasarkan type rantai yang tertinggi shortage komponen dengan menggunakan pareto diagram. Berikut pareto diagram type dan jumlah shortage komponen:
Gambar 3 Pareto Diagram Type dan Shortage Komponen Dari pareto diagram diatas, dapat diketahui dari 11.11% faktor penyebab masalah shortage komponen, maka didapatkan 23% masalah dominan dari salah satu tiga type rantai yang shortage komponennya tertinggi adalah 428H sebanyak 1.093 kali, 25H sebanyak 1.057 kali dan 420SB sebanyak 776 kali. Setelah didapatkan tiga type rantai yang paling dominan, kemudian dibuatkan bill of material (BOM) dan master production schedule (MPS).
Bill Of Material Pada bill of material per hari, menggunakan data rata-rata forecast sales sebelumnya untuk menentukan jumlah rantai yang dibutuhkan dalam satu harinya. Berikut adalah bill of material yang dibutuhkan dalam satu hari: Tabel 4 Bill Of Material Ketiga Type Rantai Satu Hari
Master Production Schedule Berikut MPS berdasarkan BOM diatas untuk membantu dalam pembuatan planning produksi selanjutnya:
Tabel 5 Master Production Schedule Ketiga Type Rantai
Periodical Planning Dari hasil master production schedule diatas, maka dapat dilihat bahwa lead time proses produksi komponen ketiga rantai tersebut melebihi dari satu hari untuk kebutuhan per harinya pada assembly plant. Dimana lead time pada assembly plant kurang dari satu hari dalam memenuhi kebutuhan per harinya. Penggunaan sistem produksi JIT dimana supply bisa lebih cepat dari kebutuhan pada proses selanjutnya, jadi disarankan planning produksi yang sesuai adalah penggabungan antara JIT dan periodical planning. Penggunaan sistem produksi JIT dengan kanban pada proses part manufacturing, barrel 1 + dry 1, dan barrel 2 + dry 2 + shot peening saja karena pada proses tersebut memiliki jumlah mesin yang banyak untuk memenuhi kebutuhan pada proses berikutnya, sedangkan pada proses heat treatment menggunakan sistem produksi periodical planning. Penggunaan sistem produksi periodical planning pada proses heat treatment ini dikarenakan jumlah mesin yang ada pada proses tersebut terbatas. Berikut jumlah mesin heat treatment pada part manufacturing and heat treatment plant adalah mesin Rotary Furnace (Pin, Bush, Roller, J. Pin) sebanyak 3 buah mesin dan mesin Mesh Belt Furnace (ILP, OLP, ULP, Clip) sebanyak 2 buah mesin. Berikut periodical planning, dimana lot produksi setiap komponen adalah kelipatan 200 kilogram.
Tabel 6 Periodical Planning Komponen Type 428H
Dari planning produksi komponen 428H diatas, maka dua hari sekali proses heat treatment-nya sebanyak kebutuhan selama dua hari dan proses lainnya memenuhi kebutuhan sesuai dengan sistem kanban.
Tabel 7 Periodical Planning Komponen Type 420SB
Sama dengan planning produksi komponen 428H, planning produksi komponen 420SB dua hari sekali proses heat treatment-nya sebanyak kebutuhan selama dua hari atau beda hari dari type 428H dan proses lainnya memenuhi kebutuhan sesuai dengan sistem kanban.
Tabel 8 Periodical Planning Komponen Type 25H
Periodical planning komponen type 25H diatas pada proses heat treatment-nya, diproses produksi pada hari yang sama dengan produksi komponen type 420SB. Tetapi proses heat treatment untuk type 25H diproduksi setelah produksi komponen type 420SB selesai produksi. Dengan adanya planning produksi pada part manufacturing and heat treatment plant untuk type rantai 428H, 25H dan 420SB tersebut, maka akan mengatasi masalah shortage komponen pada assembly plant. Karena dengan teratasinya shortage komponen pada type rantai 428H, 25H dan 420SB tersebut, masalah shortage komponen yang tertinggi tidak memicu masalah shortage komponen pada type rantai yang lainnya.
Safety Stock Setelah didapatkannya planning produksi yang sesuai dan tepat untuk mengatasi masalah shortage komponen, maka selanjutnya dibuatkan safety stock untuk setiap type komponen rantai yang memiliki shortage komponen tertinggi, yaitu 428H, 25H, dan 420SB. Perhitungan safety stock menggunakan quantity rara-rata selisih produksi per hari selama 14 bulan terakhir dan dibandingkan dengan lot pada planning produksi, berikut perhitungan safety stock yang dibutuhkan agar stock komponen tetap terjaga:
Tabel 9 Safety Stock yang Dibutuhkan
Hasil perhitungan safety stock didapat dari simpangan baku dikalikan dengan service level, dimana simpangan baku didapatkan dari rata-rata selisih produksi per hari selama 14 bulan terakhir dan service level ditetapkan sebesar 90%. Dengan service level 90% maka didapatkan nilai dari distribusi normal (table Z) sebesar 1.28, yang kemudian dikalikan dengan simpangan baku dan menghasilkan safety stock yang dibutuhkan untuk setiap harinya. Penetapan service level 90% ini dikarenakan hanya ingin adanya permasalahan pada stockout produksi sebesar 10% saja. Jika dilihat antara planning dan safety stock ada perbedaan yang cukup besar dalam jumlah yang dibutuhkan, dengan demikian planning produksinya dapat disesuaikan dengan hasil dari safety stock yang didapat. Planning produksiyang mengacu pada hasil safety stock yang didapat, harus tetap sesuai lot produksi sebesar 200 kilogram setiap komponen.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil pengolahan data yang dilakukan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Faktor yang terbesar dalam permasalahan stop line produksi di assembly plant adalah shortage komponen, dan type rantai yang sering terjadi shortage komponen adalah type 428H, 25H, dan 420SB. 2. Bill of material dalam satu hari dapat membantu dalam menentukan pembuatan perencanaan produksi. 3. Dengan diketahui lead time dalam proses produksi plant 1 dapat membantu juga dalam menentukan perencanaan produksi, karena lead time yang didapat lebih lama waktu prosesnya daripada lead time pada assembly plant. 4. Yang awalnya hanya menggunakan JIT (kanban) pada keseluruhan proses yang berpatokan pada penarikan komponen oleh assembly plant, lalu digunakan penggabungan antara JIT (kanban) dengan periodical planning khususnya pada proses heat treatment. Safety stock yang dibutuhkan dalam satu hari. Ini dapat membantu dalam menjaga ketersedian stock komponen jika ada masalah pada proses produksi atau adanya peningkatan permintaan dari customer.
Saran Berdasarkan dari hasil analisa serta pembahasan diatas, saran yang dapat diberikan kepada perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Dengan bill of material dan lead time yang diketahui untuk tiga type rantai tersebut, dapat menjadi acuan untuk mencari lead time pada type rantai yang lainnya dan menjadi standar utama sebelum pembuatan planning produksi. 2. Dengan penggabungan sistem produksi antara JIT dan periodical planning, dapat menjadi acuan untuk pembuatan planning produksi yang lebih efisien dan efektif untuk type rantai lainnya. Penggabungan sistem produksi ini dapat diterapkan di plant 3 PT. FSCM Manufacturing Indonesia dimana type produk rantai yang dihasilkan lebih banyak, sehingga dapat menghindari permasalahan shortage komponen.
REFERENSI Aggarwal, S. C. (1985). MRP, JIT, OPT, FMS? Harvard Business Review , 5. Gaspersz, V. (2005). Production Control and Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Jha, V. (2012). MRP-JIT Integrated Production System. International Journal of Engineering Research and Applications (IJERA) , 2378-2379. Kamil, F. (2011). Computer-Aided Selection Of The Optimal Lot Sizing System (CALS). Al-Qadisiya Journal For Engineering Sciences , 181. Ohno, T. (1995). Just In Time dalam Sistem Produksi Toyota. Terj. Edi Nugroho. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Widjojo, H., & Sumanta, S. T. (1992). MRP II: Tinjauan Terhadap Konsep dan Kemungkinan Penerapan pada Perusahaan di Indonesia. Depok: Universitas Indonesia.
RIWAYAT PENULIS Hendry Arestyanata lahir di Jakarta 9 April 1989, penulis menamatkan pendidikan D3 di Politeknik Manufakturing ASTRA jurusan Teknik Produksi dan Proses Manufaktur pada tahun 2010. Melanjutkan pendidikan ke jenjang S1 jurusan Teknik Industri di Universitas Bina Nusantara pada tahun 2015.
