ANALISA DAN PERANCANGAN BASIS DATA SISTEM PENJADWALAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN SEKOLAH MUSIK CITRAS Adnan Mihadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Tanto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta Indonesia
Abstrak Dengan seiring berkembangnya teknologi komputer, maka berkembang pula sebuah teknologi yang disebut teknologi database. Teknologi database adalah teknologi yang dikembangkan secara khusus untuk mengelola database sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan juga suatu user interface yang baik untuk mempermudah pengguna dalam mengelola database tersebut. Tujuan penelitian adalah untuk melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada sekolah musik CITRAS dan merancang sistem basis data penjadwalan, administrasi dan keuangan serta merancang aplikasi yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perusahaan. Metodologi penelitian yang dipakai dalam penulisan ini adalah studi pustaka, wawancara dan metodologi perancangan berdasarkan metodologi database lifecycle dari Thomas Connolly. Hasil yang dicapai dalam penulisan ini adalah suatu sistem basis data yang terkomputerisasi dan aplikasi yang dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Kesimpulan yang didapat adalah adanya sistem basis data yang dapat mempermudah perusahaan dalam mengelola informasi dan dapat mengatasi kesalahan ataupun kekeliruan dalam pengelolaan data. Kata Kunci: Analisa, perancangan, penjadwalan, administrasi, keuangan.
1. Pendahuluan Di era globalisasi seperti sekarang ini, teknologi memang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari–hari dan perkembangannya pun semakin hari semakin pesat. Masyarakat sudah banyak yang menggunakan teknologi dalam mengerjakan pekerjaan sehari–hari mereka karena dianggap semakin memberikan efisiensi dan meninggalkan sistem yang dilakukan secara manual. Dengan adanya teknologi,maka proses pengolahan data,pencarian dan penyimpanan data akan semakin cepat sehingga kita dapat menghemat waktu dan biaya.Selain itu teknologi juga memberikan tingkat akurasi yang tinggi. Dengan seiring berkembangnya teknologi komputer, maka berkembang pula sebuah teknologi yang disebut teknologi database. Teknologi database adalah teknologi yang dikembangkan secara khusus untuk mengelola database sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan juga suatu user interface yang baik untuk mempermudah pengguna dalam mengelola database tersebut.
User interface yang digunakan bertujuan untuk mempermudah interaksi dengan pengguna yang dapat berupa tombol, popup menu, dropdown menu, inputan dan banyak komponen lainnya. Proses yang terdapat di belakang user interface tersebut juga dapat dikatakan sangat kompleks karena berupa proses bisnis yang seperti hubungan antara produk, pelanggan, supplier, order, dan berbagai hal lainnya yang melibatkan banyak logika dan pengolahan data. Sekolah Musik CITRAS merupakan sebuah perusahaan yang berdedikasi dalam pendidikan musik. Dalam proses kerja yang berjalan setiap harinya, perusahaan ini harus memproses data dan menyimpannya ke dalam bentuk laporan, dimana laporan tersebut harus dibuat sesuai dengan kejadian yang sebenarnya sehingga proses kerja dan bisnis pun dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu diperlukan ketepatan, kecepatan serta efisiensi waktu
dalam pencarian data, pengolahan data, dan pembuatan laporan. Namun pengolahan data pada perusahaan ini masih menggunakan sistem manual yang belum teroganisir dengan baik dan arsip–arsip datanya masih tesimpan dalam local folder yang sangat beresiko hilang. Oleh karena itu, peneliti menganggap bahwa Sekolah Musik CITRAS membutuhkan sistem yang menggunakan teknologi yang kami usulkan di atas, yaitu Analisa dan Perancangan Database Sistem Penjadwalan, Administrasi, dan Keuangan Sekolah Musik CITRAS.
2. Metodologi Pada tahap metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini, peneliti melakukan pencarian data dan informasi yang didasarkan pada pengamatan terhadap Sekolah Musik CITRAS, yaitu dengan metode-metode sebagai berikut: a. Studi Kepustakaan Sebelum melakukan pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara dalam penulisan laporan skripsi ini, penulis mencari data dan informasi dari internet dan perpustakaan dengan mempelajari buku-buku, diktat-diktat, atau latihan-latihan selama kuliah yang berkaitan dengan penyusunan laporan skripsi. Adapun informasi yang diperoleh berasal dari beberapa literatur dengan tujuan mendapatkan data mengenai teori yang berhubungan dengan topik tugas perancangan sistem aplikasi berbasis data ini. b. Observasi Melalui penelitian lapangan ini penulis langsung mendatangi perusahaan yang dituju untuk melakukan riset guna memperoleh data dan gambaran mengenai prosedur yang sedang berjalan pada perusahaan.
c. Wawancara Pada tahap ini peneliti melakukan wawancara langsung dengan karyawan perusahaan untuk memperoleh gambaran mengenai kegiatan yang sedang berjalan, serta memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam proses pembuatan aplikasi sistem basis data Sekolah Musik CITRAS. d. Tahap-tahap yang dilakukan dengan database life cycle: 1) Merancang sistem basis data dengan mengidentifikasi rencana, sasaran perusahaan, dan sistem informasi yang dibutuhkan. Kemudian melakukan evaluasi untuk menentukan kelebihan atau kekurangan sistem. 2) Mengidentifikasi sistem dengan cara menjelaskan batasan-batasan dari aplikasi sistem database dan dari sudut pandang user. 3) Mengumpulkan dan Menganalisis informasi data perusahaan. 4) Merancang sistem basis data dengan 3 tahap, yaitu: • Perancangan konseptual, • Perancangan logikal, • Perancangan fisikal. 5) Merancang aplikasi dengan mendesain transaksi yang meliputi penambahan, pembatalan, dan penyimpanan data transaksi.
2.1. Perancangan Terdapat dua tahap perancangan untuk membangun sistem penjadwalan, administrasi, dan keuangan sekolah musik CITRAS, yaitu perancangan database dan perancangan aplikasi. Pada perancangan database terdapat beberapa tahap perancangan, yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal. Yang pertama adalah perancangan
konesptual, yaitu perancangan dilakukan berdasarkan analisis langsung pada sistem yang berjalan di Sekolah Musik CITRAS. Analisis tersebut bertujuan agar dapat mempermudah perancangan konseptual data untuk menentukan semua entity, semua atribut, dan hubungan setiap entity yang akan digunakan di dalam perancangan sistem basis data. Berikutnya perancangan konseptual akan diubah menjadi perancangan logikal dimana pada tahap ini model konseptual data telah disempurnakan dengan menghilangkan feature yang tidak kompatibel (yang berupa relasi many to many, recursive dan lain sebagainya), menetukan relasi untuk model logikal data lokal dan validasi data dengan normalisasi. Perancangan logikal ini bertujuan untuk mengurangi atau menghilangkan anomali pada data yang berupa insert, update dan delete. Perancangan logikal pun diubah menjadi perancangan fisikal, dimana pada tahap ini terjadi perubahan pada data-data model logikal data menjadi sebuah data model fisikal agar dapat diimplementasikan pada DBMS yang diinginkan. Tahapan ini terdiri dari rancangan basis relasi, analisa transaksi, dan estimasi kebutuhan disk space. Setelah perancangan database dilakukan, maka dilakukan tahap perancangan aplikasi. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran lengkap mengenai rancangan dari aplikasi. Rancangan dari aplikasi mencakup struktur menu yang digunakan, state transition diagram, spesifikasi proses dan rancangan input-output dari aplikasi yang akan dibuat.
2.2. Implementasi Implementasi merupakan proses penerapan aplikasi database di lapangan sebagai solusi pengganti prosedur yang dijalankan sebelumnya. Dalam hal ini, prosedur yang tadinya manual berubah menjadi terkomputerisasi. Tahap ini juga menjelaskan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang mengoperasikan aplikasi sehingga dapat menjalankan fungsi dari aplikasi, serta dapat menganalisa transaksi di dalam database dengan baik.
Untuk saat ini, implementasi baru akan segera dilakukan pada organisasi yang bersangkutan. Bila implementasi telah dilakukan, maka dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Dapat mengurangi tempat penyimpanan dalam bentuk fisik. 2. Dapat mempercepat pencarian data yang dibutuhkan. 3. Dapat mempermudah proses penyusunan laporan.
2.3. Evaluasi Evaluasi merupakan tahapan selanjutnya yang dilakukan setelah tahap implementasi. Tahap evaluasi juga merupakan penilaian dari pihak perusahaan terhadap sistem yang telah dioperasikan setelah pelatihanan penggunaan sistem dilakukan. Tahap ini berisi evaluasi semua elemen pada sistem, yang diantaranya berupa evaluasi terhadap integritas data, Concurency, Security, Performance, dan hasil evaluasi secara keseluruhan. Evaluasi aplikasi dilakukan dengan pihak perusahaan pada saat aplikasi sudah dapat dioperasikan. Perusahaan mengevaluasi keakuratan data, kesesuaian aplikasi dengan kebutuhan perusahaan dan performance dari aplikasi. Hasil evaluasi dari sistem data penjadwalan, administrasi dan keuangan dari pihak perusahaan adalah sebagai berikut: • Aplikasi dapat menangani semua kebutuhan perusahaan dalam menyediakan data yang dibutuhkan dalam setiap transaksi penjadwalan, administrasi dan keungan. • Aplikasi dapat memberikan laporan transaksi berdasarkan jangka waktu tertentu. • Dengan aplikasi ini, permasalahan yang mencakup keamanan, integritas dan keakuratan data dapat diatasi. • Perancangan antar muka aplikasi dapat dengan mudah dimengerti oleh pengguna.
Dari hasil evaluasi, secara keseluruhan aplikasi sudah dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, dan aplikasi akan terus dikembangkan sesuai dengan permintaan dari user.
3. Kesimpulan Setelah melakukan analisa dan perancangan basis data Sistem Penjadwalan, Administrasi, dan Keuangan pada Sekolah Musik CITRAS, terdapat banyak hal yang dapat disimpulkan, diantaranya: a. Dengan
adanya
sistem
penjadwalan,
administrasi,
dan
keuangan
yang
terkomputerisasi, proses penjadwalan, administrasi, dan keuangan terhadap seluruh siswa/siswi di CITRAS dapat dijalankan dengan lebih cepat dan sesuai dengan prosedur yang ditentukan. b. Sistem yang terkomputerisasi ini dapat memperkecil kemungkinan untuk melakukan kesalahan yang terjadi di dalam kegiatan perusahaan. c. Dengan adanya sistem ini, maka semua data akan tersimpan dalam tempat penyimpanan masing-masing, sehingga tersimpan dan tersusun dengan baik, serta data dapat di akses dengan cepat. d. Dengan adanya sistem basis data, redudansi data pada perusahaan berkurang dan dapat dieliminasi. e. Informasi yang dihasilkan akan tersaji lebih cepat, akurat, dan membantu semua pihak yang terkait dengan penggunaan sistem.
Daftar Pustaka [1] Connolly, Thomas dan Carolyn Begg. (2002). Database System. A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Edisi 3. Addison – Wesley. [2] Connolly, Thomas dan Carolyn Begg. (2005). Database System. A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Edisi 4. Addison – Wesley. [3] Elmasri, Ramez. dan Navanthe, Shamkant.B. (2000). Fundamental Of Database Systems. Edisi ketiga. Addison Wesley. [4] Elmasri, Ramez. dan Navanthe, Shamkant.B. (2004). Fundamental Of Database Systems. Edisi keempat. Addison Wesley. [5] Kurniadi, Adi. (2000). Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, Elex Media Computindo. Jakarta. [6] Kusumo, Ario Suryo. (2000). Microsoft Visual Basic 6. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. [7] Leiter, Chris. Wood. Dan Cierkowski, Michael. Boettger, Albert. (2008). Beginning Microsoft SQL Server 2008 Administration. [8] McLeod, R.Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen, Edisi ke – 7, Bahasa Indonesia. PT. Prenhallindo, Jakarta. [9] Octovhiana, Krisna D. (2003). Cepar Mahir Visual Basic 6.0, Jakarta. [10] Shelly, Cashman, T. J. & Vermaat M. E. (2008). Discovering Computer 2008 Complete. Thomson Course Technology, Boston. [11] Silberschatz. Korth. dan Sudarshan. (2002). Database System Concepts. Edisi keempat. McGraw-Hill Higher Education. [12] Whitten, Jeffrey L. Bentley, Lonnie D. Dittman, Kevin C. (2001). Systems Analysis And Design Methods. 5ed. McGraw-Hill.
[13] Williams, B. K. & Sawyer, S. C. (2007). USING INFORMATION TECHNOLOGY: Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Edisi 7 Bahasa Indonesia. ANDI, Yogyakarta.
