PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PRODUKSI,PEMASARAN DAN PENJADWALAN ACARA DI TVRI
Aisha Faradina Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Nadia Eka Putri Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Eka Cipta Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Indrajani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK TVRI adalah perusahaan televisi nasional pertama dan satu-satunya di Indonesia. Saat ini TVRI sudah berkembang seperti perusahaan televisi swasta lainnya. Namun, setelah melakukan survey beberapa kali ditemukan beberapa kendala pada sistem di TVRI khususnya dibagian pemrograman acara dan pemasaran. Proses bisnis ini dimulai dari pembelian naskah, memproduksi program acara, sampai dengan penjadwalan program acara yang disusun berdasarkan mata acara dan media order yang
dipesan oleh klien pada bagian pemasaran. Lambatnya proses kerja karyawan menjadi salah satu kendala di TVRI, akibatnya proses bisnis di TVRI menjadi terhambat. Sistem basis data yang akan dirancang diharapkan dapat membantu TVRI untuk meminimalisir kendala tersebut. Dalam perancangan basis data ini, metode yang digunakan adalah studi pustaka, pengumpulan data, dan medode analisis dan perancangan basis data. Hasil dari perancangan basis data ini adalah aplikasi database yang dibuat sesuai dengan kebutuhan TVRI dan data-data yang didapat selama melakukan survey di TVRI. Aplikasi tersebut dapat menghasilkan laporan secara periodik dan dapat menyimpan data-data TVRI lebih aman. Kata kunci: produksi, program, data, perancangan, analisis
1. PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat sekarang ini dalam dunia usaha maupun kehidupan sehari-hari semakin maju. Oleh karena itu perusahaan dituntut untuk memiliki sistem informasi yang akurat dalam menunjang perkembangan perusahaan. Sistem informasi yang akurat, dan tepat waktu merupakan salah satu kunci kesuksesan proses bisnis dalam perusahaan. Semakin berkembanganya sebuah perusahaan maka proses bisnis dan transaksi yang dilakukan akan semakin banyak sehingga data yang terkumpul pun semakin besar. Penggunaan aplikasi-aplikasi berbasis teknologi informasi dalam sebuah perusahaan terbagi dari beberapa ruang lingkup.
Teknologi informasi yang banyak digunakan adalah
database. Apabila data telah terintegrasi dengan baik dalam database, maka waktu pencarian data dapat dipersingkat sehingga meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan demikian sebuah perusahaan yang konsentrasinya dalam bidang komputer, dan menyediakan kebutuhan IT, perusahaan perlu dibuatkan sebuah sistem informasi database design untuk memberikan solusi bagi para eksekutif dalam perusahaan untuk menyediakan data
yang berguna untuk mengambil keputusan dan proses transaksi yang terjadi setiap harinya. Perusahaan bergantung dengan data yang diperlukan nantinya. Adapun tujuan dilakukannya penelitian pada TVRI pada skripsi ini adalah sebagai berikut : a.
Menganalisis sistem yang telah berjalan pada TVRI untuk mendapatkan kelemahankelemahan pada sistem yang ada pada TVRI.
b.
Menganalisis kendala-kendala yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan di TVRI untuk dapat memberikan solusi pada sistem yang diusulkan
c.
Menganalisis informasi-informasi yang telah didapatkan untuk mendukung kegiatan proses bisnis pada TVRI
d.
Merancang sistem basis data yang dapat memberikan solusi atas permasalahan sistem berjalan yang ada pada TVRI.
2. METODE PENELITIAN Pada penulisan skripsi ini, metode yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Pengumpulan Data a. Survey, wawancara langsung kepada pihak-pihak yang bersangkutan pada proses bisnis TVRI. b. Metode Observasi yang dilakukan untuk menganalisa hasil survey.
2. Studi Kepustakaan Membaca dan mempelajari buku-buku yang berhubungan denga database design serta membaca berbagai informasi yang didapatkan melalui internet.
3. Metode Analisis dan Perancangan Basis Data Pada tahap ini akan dilakukan analisa terhadap sistem basis data yang akan menjadi sasaran implementasi dan dilakukan evaluasi terhadap sistem yang diimplementasikan. Metode perancangan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : 3.1. Database Planning 3.1.1. Database planning – mission statement Dalam perencanaan database terdapat 2 metodologi yaitu Mission statement mendefenisikan tujuan utama dari database yaitu merancang sistem basis data pada produksi, program schedule dan pemasaran yang digunakan untuk mendukung dalam pengolahan data. Mission statement juga mendefenisikan manfaat dari database, yaitu mempermudah dalam pengelolaan data dan penyajian data yang berhubungan dengan produksi, program schedule dan pemasaran pada TVRI Nasional, serta mengintegrasikan dalam proses produksi, program schedule dan pemasaran pada TVRI Nasional.
3.1.2. Database planning – mission Objective Tiap Objek yang mengidentifikasikan kembali tugas-tugas tertentu yang harus didukung basis data. Dapat juga disertai dengan beberapa informasi tambahan yang menjelaskan pekerjaan yang harus diselesaikan.
3.2. System Definition Menurut Connolly dan begg (2010:316), system definition adalah mendeskrispikan cakupan dan batasan dari aplikasi basis data, baik pengguna dan area aplikasi tersebut. Sebelum
mencoba
untuk
merancang
aplikasi
basis
data,
pertama-tama
harus
mengindentifikasi batasan dari sistem yang akan kita investigasi dan bagaimana membuat antarmuka dengan sistem infromasi tiap bagian dari organisasi. Dalam mendefinisikan sistem harus ditentukan oleh user view, yaitu mendefinisikan apa yang dibutuhkan oleh aplikasi basis data berdasarkan pandangan tugas dari tiap bagian. 3.3. Requirements Collection and Analysis Menurut Connolly dan Begg (2010:316), analisis data dan pengumpulan kebutuhan adalah proses mengumpulkan dan analisis informasi tentang bagian dari organisasi yang dapat didukung oleh aplikasi basis data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengindentifikasi kebutuhan pengguna dari sistem baru. Banyak teknik yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan informasi tersebut, disebut teknik fact finding. Informasi yang dikumpulkan untuk setiap user view, adalah : 1.
Deskripsi data yang digunakan.
2.
Rician mengenai bagaimana data dapat digunakan atau dihasilkan.
3.
Kebutuhan tambahan lainnya untuk aplikasi basis data yang baru. Informasi ini selanjutnya dianalisis untuk mengindentifikasi kebutuhan yang
dapat dimasukkan ke dalam aplikasi basis data baru. Kebutuhan ini dideskripsikan ke dalam dokumen bersama sebagai requirements specifications untuk aplikasi basis data baru.
Ada 3 pendekatan untuk mengelola kebutuhan dari aplikasi basis data dengan banyak user views, yaitu : 1.
The centralized approach : kebutuhan dari setiap user view digabung menjadi sebuah set kebutuhan dari aplikasi basis data.
2.
The view integration approach : kebutuhan dari setiap user view digunakan untuk membangun model data secara terpisah untuk mempresentasikan user view tersebut. Model data yang dihasilkan tersebut nantinya akan digabungkan pada tahapan database.
3.
Kombinasi dari dua pendekatan diatas.
3.4. Database Design Perancangan basis data secara konseptual, logical, dan physical. 3.5. DBMS Selection Memilih DBMS (Database Management System) yang sesuai aplikasi basis data. 3.6. Application Design Merancang antar muka dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data. 3.7. Prototyping Membangun model kerja dan aplikasi basis data yang mengijinkan user untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi system akhir akan tampak dan berfungsi. 3.8. Implementation Membuat definisi basis data eksternal, konseptual, dan internal serta program aplikasi. 3.9. Data Conversion for Loading Konversi data dari system lama ke system baru.
3.10 Testing Pengetesan aplikasi basis data untuk mencari kesalahan dan divalidasi untuk kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna.
3.11. Operational Maintenance Aplikasi basis data diimplementasikan sepenuhnya. Sistem diawasi dan dipelihara secara berkelanjutan. Ketika diperlukan, kebutuhan – kebutuhan baru dimasukkan dalam aplikasi basis data melalui tahapan basis data terdahulu.
3. Sejarah Perusahaan Televisi Republik Indonesia (TVRI) adalah stasiun televisi pertama di Indonesia yang mengudara sejak tahun 1962 di Jakarta. Siaran perdananya menayangkan upacara peringatan hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke-17 dari dari Istana Negara Jakarta. Tahun 1975, dikeluarkan SK Menpen No. 55 Bahan siaran/KEP/Menpen/1975, TVRI memiliki status ganda yaitu selain sebagai Yayasan Televisi RI juga sebagai Direktorat Televisi, sedangkan manajemen yang diterapkan yaitu manajemen perkantoran/birokrasi. Bulan Juni 2000, diterbitkan Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 2000 tentang perubahan status TVRI menjadi Perusahaan Jawatan (Perjan) yang secara kelembagaan berada dibawah pembinaan dan bertanggung jawab kepada Departemen Keuangan RI. bulan Oktober 2001, diterbitkan Peraturan Pemerintah No. 64 tahun 2001 tentang pembinaan Perjan TVRI di bawah kantor Menteri Negara BUMN untuk urusan organisasi dan Departemen Keuangan Republik Indonesia Departemen Keuangan RI untuk urusan keuangan. Tanggal 17 April 2002, diterbitkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 2002, status TVRI diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) TVRI di bawah pengawasan Departemen Keuangan RI dan Kantor Menteri Negara BUMN.
Selanjutnya melalui Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 32 tahun 2002 tentang Penyiaran, TVRI ditetapkan sebagai Lembaga Penyiaran Publik yang berbentuk badan hukum yang didirikan oleh negara. Semangat yang mendasari lahirnya TVRI sebagai Lembaga Penyiaran Publik adalah untuk melayani informasi untuk kepentingan publik bersifat netral, mandiri dan tidak komersial. Peraturan Pemerintah Nomor 13 tahun 2005 menetapkan bahwa tugas TVRI adalah memberikan pelayanan informasi, pendidikan dan hiburan yang sehat, kontrol dan perekat sosial, serta melestarikan budaya bangsa untuk kepentingan seluruh lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan penyiaran televisi yang menjangkau seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia Dengan perubahan status TVRI dari Perusahaan Jawatan ke TV Publik sesuai dengan undangundang nomor 32 tahun 2002 tentang penyiaran, maka TVRI diberi masa transisi selama 3 tahun dengan mengacu Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 2002 di mana disebutkan TVRI berbentuk PERSERO atau PT. Melalui PERSERO ini Pemerintah mengharapkan Direksi TVRI dapat melakukan pembenahan-pembenahan baik di bidang Manajemen, Struktur Organisasi, sumber daya manusia dan Keuangan. 4. Visi dan Misi TVRI Nasional Visi dan Misi TVRI adalah sebagai berikut : Visi TVRI: Terwujudnya TVRI sebagai Media pilihan bangsa Indonesia dalam rangka turut mencerdaskan kehidupan bangsa untuk memperkuat kesatuan nasional. Misi TVRI: a. Mengembangkan TVRI menjadi media perekat sosial untuk persatuan
dan kesatuan bangsa sekaligus media kontrol sosial yang dinamis. b. Mengembangkan TVRI menjadi pusat layanan informasi dan edukasi yang utama. c. Memberdayakan TVRI menjadi pusat pembelajaran bangsa serta menyajikan hiburan yang sehat dengan mengoptimalkan potensi dan kebudayaan daerah serta memperhatikan komunitas terabaikan. d. Memberdayakan TVRI menjadi media untuk membangun citra bangsa dan Negara Indonesia di dunia Internasional.
5. Tata Laksanan Sistem Berjalan Sistem Produksi Sebelum memproduksi suatu acara seluruh jajaran management, beserta karyawan lainnya melakukan rapat untuk menentukan rancangan produksi acara. Dalam memproduksi suatu program acara, diperlukan scenario/naskah. Penulis naskah yang sudah didata bersamaan dengan naskahnya untuk dikoreksi. Kemudian, unit manajer diperintahkan oleh manajer untuk membuatkan Surat Pernyataan Penulis Naskah/Skenario, berisi nama penulis, pekerjaan, alamat, mata acara dan judul. Selanjutnya, produser akan membuatkan SKPN atau Surat Koreksi Penilaian Naskah berisi kode SKPN, nama produser yang menilai naskah tersebut, jabatan, mata acara, judul acara, nama penulis naskah, durasi, mata acara, judul, penulis
naskah, tema, jumlah pemain, jumlah scene, jumlah set, durasi, kesimpulan dan catatan. Surat tersebut diberikan kepada manajer untuk disahkan. Berdasarkan SKPN dibuatkan Berita Acara Penilaian Naskah/Skenario atau BAPNS yang berisi kode BAPNS, nama unit manajer, nama manajer program, Jabatan, mata acara, judul, durasi, penulis dan kesimpulan penilaian. Kemudian unit manajer akan membuatkan bukti pembayaran dan memberikan sejumlah uang sesuai negoisasi yang sudah dilakukan sebelumnya oleh manajer. Setelah naskah dibeli, unit manajer akan membuatkan surat produksi operasional yang SPO itu sendiri memiliki 2 jenis, yaitu surat SPO untuk editing (tidak live) dan SPO untuk VTR/live. SPO untuk editing ditujukan untuk GM Teknik dan bagian Teknik. Kemudian SPO tersebut dibuat rangkapnya untuk General Manajer Program, Manajer Dokumentasi dan Perpustakaan, Koord Penunjang Produksi, Penanggung jawab Editing/Paska Produksi dan Arsip. SPO untuk VTR/live akan ditujukan kepada GM.Teknik dan rangkapnya untuk General Manajer Program, Manajer Dokumentasi & Perpustakaan, Koord.Artistik, Koorr. Pendukung
Produksi,
Penanggung
Jawab
Lighting,
Penanggung
Jawab
Kameramen, Penanggung Jawab Audio, Penanggung Jawab Switcher, Penanggung Jawab VTR dan Arsip. SPO tersebut berisi mengenai kode SPO, tanggal pelaksana, durasi, tempat, mata acara, tanggal hasil produksi, tanggal penyiaran, jam dan nama produser. Kemudian masing-masing penerima SPO tersebut akan memberikan daftar kerabat kerja yang akan berpatisipasi dalam produksi acara tersebut dan dituangkan ke dalam SPKP atau Surat Perintah Kerja Produksi. SPKP tersebut berisi kode
SPKP, jenis pelaksanaan, mata acara, judul acara, durasi, waktu pelaksanaan, rencana tanggal penyiaran, sistem peralatan, dan nama-nama kerabat kerja yang diikutsertakan. Kemudian, produser akan mencari pengisi acara yang sesuai dengan program acara tersebut. Pengisi acara akan mendaftarkan diri untuk diambil data dirinya dan dibuatkan Surat Pengisian Acara yang berisi daftar pengisi acara yang akan mengisi program acara yang akan diproduksi TVRI. Dan yang terakhir, berdasarkan SPKP(Surat Perintah Kerja Produksi) akan dibuat Laporan produksi selesai, LPS itu berisi mata acara, judul acara, kode SPKP, durasi, pengarah acara, nama unit manajer, waktu produksi, nomor kaset, pengarah teknik, dan lokasi produksi yang ditujukan kepada Manajer Produksi. Sistem Program dan Pemasaran Proses pemasaran dilakukan ketika klien mengirimkan Surat Permohonan Siaran. Kemudian klien akan didaftarkan data dirinya oleh staff pemasaran.. Staff pemasaran
akan
memberikan
Surat
Permohonan
Slot
untuk
GM.
Program.Kemudian GM. Program akan melihat pola acara yang sudah dibuat untuk menyesuaikan waktu penyiaran. Untuk penyiaran acara, akan dibuatkan Surat Disposisi. Surat tersebut berisi kode Surat Disposisi, tanggal, Perihal, sifat, disposisi, isi dan keterangan. Surat Disposisi tersebut berguna untuk memerintahkan manajer mengerjakan tugasnya. Manajer Program juga memiliki Surat Disposisi yang ditujukan kepada Staff Program. Kemudian staff program akan memasukkan acara tersebut ke
dalam pola acara baru yang dibuat setiap minggunya. Pola acara tersebut berisi tanggal, jenis program dan mata acara. Selain membuat pola acara mingguan, staff program juga membuat Susunan Acara Harian. Susunan Acara Harian tersebut berisi mengenai tanggal, waktu siaran, materi siaran, kode materi siaran, sifat, durasi, keterangan dan status acara. Susunan acara tersebut dapa diganti sewaktuwaktu dalam kondisi tertentu. Namun jika kerjasama dilakukan dalam bentuk iklan, maka akan dibuatkan rundown iklan. Rundown iklan tersebut berisi kode rundown iklan, nama mata acara, nama iklan, tanggal dan jam tayang. Kemudian, akan dibuatkan Bukti Siar bahwa kerjasama tersebut telah ditayangkan dan program acara/iklan tersebut sudah ditayangkan. Surat Bukti Siar tersebut berisi kode SBS, tanggal siar, nama program, nama klien dan keterangan. Rundown iklan dan susunan acara tersebut akan diberikan kepada bagian operasional untuk ditayangkan. Jika terjadi terlewatnya iklan atau program klien maka akan dibuatkan Surat Preemption untuk menggantikan waktu tayang program atau iklan klien. Kemudian, bagi klien yang melakukan pembayaran payment after broadcast maka setelah diberikan bukti siar akan dikirimkan invoice untuk klien. Invoice tersebut berisi tagihan dan bukti bahwa program acara/iklan sudah ditayangkan. Setelah klien memberikan sejumlah uang yang tertera pada media order maka klien akan diberikan kwitansi sebagai tanda terima uang tersebut.
Analisis Permasalahan yang Dihadapi 6.1. Permasalahan-permasalahan tersebut adalah sebagai berikut : a. Adanya kesulitan dalam menyatukan format data dalam report pola acara yang berasal dari data pemasaran, produksi, dan penjadwalan acara b. Kesulitan dalam menampilkan laporan produksi, pemasaran, dan pola acara karena disimpan dalam file yang terpisah. c. Hilangnya data-data produksi, pembelian naskah, pengisi acara, klien media order acara/iklan,dan susunan acara jika terjadi kerusakan pada komputer atau dokumen yang disimpan. d. Adanya kecurangan dalam manipulasi data pembelian naskah ataupun media order dengan motif tertentu dikarenakan data dapat dilihat oleh semua pihak. e. Lambatnya proses pemasaran yang memakan waktu selama 1 atau 2 hari karena harus mengecek waktu slot ke bagian program. f. Adanya kesulitan dalam mendapatkan data yang dibutuhkan oleh setiap bagian karena banyak data yang sama dan disimpan dikomputer yang berbeda g. Direktur utama mengalami kesulitan dalam mendapatkan data produksi, pemasaran dan pola acara karena direktur utama tidak dapat mengakses langsung data tersebut dan data tersebut hanya dimiliki oleh bagian yang bersangkutan. h. Bagian program acara mengalami kesulitan dalam mendapatkan data terbaru mengenai klien yang akan memesan waktu slot karena data tersebut disimpan dan dimanipulasi oleh bagian pemasaran.
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibutuhkan beberap pemecahan masalah dari permasalahan yang telah disebutkan diatas. Diantaranya adalah sebagai berikut : a. Merancang sistem basis data yang dapat menyatukan data produksi, pemasaran dan penjadwalan acara dalam satu report pola acara. b. Merancang sistem basis data dengan aplikasi pendukung yang dapat menampilkan laporan produksi, pemasaran dan pola acara dari file yang terpisah. c. Merancang sistem basis data yang menyimpan seluruh data perusahaan dan melakukan pemeliharaan rutin terhadap data tersebut. d. Merancang basis data dengan aplikasi pendukung yang memiliki sistem pengecekan ketika pemesanan, dilakukan dengan adanya data yang saling terkait yang juga akan mempercepat proses pemesanan. e. Merancang basis data yang dapat memenuhi kebutuhan data yang diperlukan oleh setiap bagian. f. Merancang sistem basis data dengan aplikasi pendukung yang memiliki memberikan hak akses kepada Direktur Utama sehingga direktur utama dapat melihat langsung data tersebut tanpa harus meminta pada bagian yang bersangkutan. g. Merancang sistem basis data yang menyimpan data yang konsisten sehingga ketika perubahan data dilakukan oleh bagian pemasaran maka secara otomatis data tersebut dapat diakses oleh bagian program
h. Merancang basis data yang dapat memberikan informasi terbaru mengenai suatu data sehingga kebutuhan data pada setiap bagian yang membutuhkan data tersebut dapat tersedia.
Perancangan Basis Data dan Implementasi Perancangan basis data pada TVRI meliputi tiga tahap, yaitu : a.
Perancangan Basis Data Konseptual Merupakan suatu proses pembetukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang bersifat independen dari seluruh aspek fisik. Model data tersebut dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan user dan merupakan sumber informasi untuk fase desain logikal.
b.
Perancangan Basis Data Logikal Merupakan suatu proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang berdasarkan model data tertentu, namun independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Misalnya relasional. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya,diperbaiki dan dipetakan kembali ke dalam model data logical.
c.
Perancangan Basis Data Fisikal Merupakan proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data. Dapat dikatakan juga, desaim fisikal merupakan cara pembuatan menuju DBMS tertentu.
HASIL DAN BAHASAN Bagian ini menjelaskan hasil penelitian dan bahasan yang dilakukan dengan penekanan pembuktian hipotesis (penelitian kuantitatif), jawaban atas permasalahan (penelitian kualitatif), dan penjelasan hasil berupa sistem /produk/usaha/rumus yang dibahas secara komprehensif. Hasil bisa berupa tabel , grafik, gambar, dll. yang disertai penjelasan di paragraf sebelum atau sesudahnya. Jika bahasan terlalu panjang dapat dibuat sub-sub judul.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisa dan perancangan sistem basis data pada TVRI yangtelah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa : 1. Terdapat kendala-kendala dalam sistem produksi, pemasaran, dan penjadwalan acara di TVRI. 2. Perancangan basis data ini memeberikan solusi dan manfaat bagi permasalahan pada
sistem TVRI.
3. Dengan adanya basis data ini, database yang ada pada perusahaan terintegrasi dengan baik, keamanan data lebih terjaga dan kehilangan data dapat diminimalisir. Beberapa saran yang dapatdigunakanuntukmendukungaplikasisistem basis data yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Melakukan Back-up data dan evaluasi secara berkala sehingga bisa mengikuti perkembangan perusahaan kedepannya.
2. Melakukan Maintenance secara rutin sehingga dapat membantu kelancaran perusahaan. 3. Perlu diadakannya training terhadap user.
REFERENSI Connolly Thomas M. and Begg Carolyn E. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Five
Edition.
Addison Wesley Inc, United States of America. Fatansyah. (2004). Sistem Basis Data Lanjut. Bandung : Informatika. Kotler, Philip. (2005). Manajemen Pemasaran. (Jilid 2). Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia. Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. (2007). Sistem Informasi Manajemen. (Edisi ke10). Terjemahan Chriswan Sungkono dan Machmudin Eka P. Jakarta : Salemba Empat. Morissan. (2009). Manajemen Media Penyiaran, Strategi Mengelola radio & Televisi. Jakarta : Kencana Prenada Media Group. O’Brien James A. (2003). Introduction to Information Systems.Eleventh Edition. MgGraw-Hill Inc, New York. Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods, Sixth Edition. McGraw Hill Companies Inc, NewYork.
DATABASE DESIGN FOR PRODUCTION, MARKETING, AND PROGRAM SCHEDULE IN TVRI
Aisha Faradina Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Nadia Eka Putri Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Eka Cipta Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Indrajani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRACT TVRI is the first national television company and the only one in Indonesia. Currently TVRI has grown like other private television companies. However, after doing some survey discovered some constraints on the system in the event TVRI particular section of programming and marketing. The business process is started from the purchase of the script, producing programs, scheduling programs to which is based on the media agenda and orders booked by the client in the marketing department. The slow process for
employees to be one of the obstacles in TVRI, consequently TVRI business processes to be blocked. Database system to be designed is expected to help TVRI to minimize these constraints. In database design, the methods used are literature studies, data collection, and medode analysis and database design. The results of this database design is a database application that is made in accordance with the needs of TVRI and the data obtained during the survey at TVRI. The application can generate periodic reports and can store data more secure TVRI. Keywords: production, program, data, design, analysis
1. INTRODUCTION
The development of science and technology at the present time in the world of business and everyday life is moving forward. Therefore, companies are required to have accurate information systems to support the company's development. System information is accurate, and timely is one key to the success of business processes within the company. Increasingly berkembanganya a company the business processes and transactions will be more and more so that the data collected is even bigger. Usage-based applications of information technology within a company split of some scope. Information technology is a widely used database. If the data has been tightly integrated into the database, the data search time can be shortened thus improving performance. Thus, a company whose concentration in computer science, and provides IT needs, companies need to be made a database information system designed to provide solutions for executives within the company to provide useful data for decision-making and transaction processing that occurs every day. The company relies with the data needed later.
The purpose of doing research on TVRI in this thesis is as follows: a. Analyzing the system that has been running on TVRI for weaknesses in the existing system at TVRI. b. Analyzing constraints that occur on systems running on TVRI in order to provide a solution to the system proposed c. Analyzing information that has been obtained to support the business processes in TVRI d. Designing a database system that can provide solutions to the problems that exist in the system run TVRI. 2. METHODS In writing this thesis, the methods used are as follows: 1. Data Collection Methods a. Surveys, interviews directly to the parties concerned on the business process TVRI. b. Observations made methods to analyze the survey results.
2. Bibliographical Studies Reading and studying books related to database design premises and reading the information obtained via the internet.
3. Analysis and Design Methods Database At this stage of the analysis will be done to the system database will be subject to the implementation and evaluation of system is implemented.
Design method is done by the following steps: 3.1. Database Planning 3.1.1. Database planning – mission statement In planning the database, there are 2 Mission statement defines the methodology that is the main purpose of the database is to design a database system on a production schedule and marketing programs that are used to support the processing of data. Mission statement also defines the benefits of the database, which makes data management and presentation of data related to production, and marketing of the program schedule National TVRI, as well as integrating the production process and marketing the program schedule National TVRI.
3.1.2. Database planning – mission Objective Each object that identifies the return of certain tasks to be supported database. It can also be accompanied by some additional information describing the work to be done.
3.2. System Definition According to Connolly and Begg (2010:316), system definition is mendeskrispikan scope and limitations of the database application, both the user and the application areas. Before attempting to design a database application, must first identify the limits of the system we will investigate and how to interface with the system infromasi each part of the organization. In defining the system to be determined by the user view, which defines what is required by the database application based on the view of each part of the task. 3.3. Requirements Collection and Analysis According to Connolly and Begg (2010:316), data analysis and requirements gathering is the process of collecting and analyzing information on the part of the organization that can be supported by the application database and use that information to identify the
needs of users of the new system. Many techniques can be done to gather information, called fact finding techniques. Information collected for each user view, are: 1. Description of the data used. 2. Rician on how data can be used or produced. 3. The need for additional applications of the new database. This information is then analyzed to identify the needs that can be incorporated into a new database application. These needs are described in the document with the requirements specifications for the new database application. There are three approaches to managing the needs of the application database with a lot of user views, namely: 4.
The centralized approach: The needs of each user view are merged into a set of database application requirements.
5.
The view integration approach : needs of each user view is used to construct a separate data model to present the user view. The resulting data model will be incorporated into the database stage.
3. The combination of the two approaches above. 3.4. Database Design Database design conceptual, logical, and physical. 3.5. DBMS Selection Choosing a DBMS (Database Management System) that suitable database application. 3.6. Application Design Designing the user interface and application programs that use and process the database.
3.7. Prototyping Build a working model and database application that allows users to visualize and evaluate the final system will look and function. 3.8. Implementation Creating external database definition, conceptual, and internal as well as application programs. 3.9. Data Conversion for Loading Conversion of data from the old system to the new system. 3.10 Testing Testing database application to find errors and validated for the requirements desired by the user. 3.11. Operational Maintenance Database application is fully implemented. System is monitored and maintained on an ongoing basis. When necessary, the need - the need for new applications included in the database through the database earlier stages.
3. Company History Televisi Republik Indonesia (TVRI) was the first television station in Indonesia, which broadcasts since 1962 in Jakarta. Broadcast its inaugural broadcast ceremony Independence Day of the Republic of Indonesia to the 17th from the State Palace in Jakarta. In 1975, issued Decree No. Menpen. 55 Materials siaran/KEP/Menpen/1975, TVRI has a dual status in addition to the Foundation as well as the television RI Directorate television, while the applied management office management / bureaucracy. In June 2000, issued Government Regulation no. 36 year 2000 about a change in the status TVRI Bureau Company (Testament) that institution is under development and is responsible to the Ministry of Finance.
In October 2001, issued Government Regulation no. 64 years coaching Perjan 2001 on TVRI under the office of the Minister of State Owned Enterprises for business organizations and the Ministry of Finance of the Republic of Indonesia Ministry of Finance for financial affairs. On 17 April 2002, issued Government Regulation no. 9 In 2002, TVRI status changed to Limited Liability Company (PT) TVRI under the supervision of the Ministry of Finance and the Ministry of State Enterprises. Furthermore, through the Law of the Republic of Indonesia Number 32 of 2002 on Broadcasting, TVRI designated as Public Broadcasting legal entity established by the state. The spirit underlying the birth TVRI as Public Broadcasting is to serve the public interest information to be neutral, independent and commercial. Government Regulation No. 13 of 2005 stipulates that TVRI task is to provide information, education and wholesome entertainment, control and social cohesion, as well as preserve the national culture for the benefit of the whole society through television broadcasting covering the entire territory of the Republic of Indonesia With the change of status of TVRI Bureau to Public TV Company in accordance with Law No. 32 year 2002 on broadcasting, the TVRI given a transitional period of 3 years with reference to Government Regulation No. 9 of 2002 where it is mentioned TVRI shaped PERSERO or PT. Through this PERSERO Directors TVRI Government expects to make a real-improvement both in the field of management, organizational structure, human resources and finance. 4. Vision and Mission National TVRI Vision and Mission TVRI is as follows: Vision TVRI: Realization TVRI Indonesia as the nation's media choice in order to participate in the intellectual life of the nation to strengthen national unity. Mission TVRI:
a. Developing a media TVRI social glue for unity and unity of the nation as well as a dynamic medium of social control. b. TVRI develop a center of information and education services primary. c. Empowering the nation TVRI became a center of learning and presents a wholesome entertainment to optimize the potential and cultural areas as well as attention to neglected communities. d. Empowering TVRI a medium to build the image of the nation and the Republic of Indonesia in the international world.
5. Governance System Running Production System Before producing a whole range of event management, along with other employees held a meeting to determine the design of the production of the show. In producing a program, required scenario / script. Author manuscript that has been recorded in conjunction with the text to be corrected. Then, the manager's unit was ordered by a manager to make Scriptwriter Statement / Scenario, containing the author's name, occupation, address, and title of the agenda. Furthermore, the producer will make corrections or Letter SKPN Manuscript Assessment contains SKPN code, name of the producer who assess manuscript, position, agenda, event title, name of the script writers, duration, agenda, title, script writer, theme,
number of players, number of scene, the number of sets, duration, conclusions and notes. The letter was given to the manager for approval. Based SKPN made Manuscript Assessment Minutes / scenario or BAPNS containing BAPNS code, name of the unit manager, the program manager's name, position, agenda, title, duration, author and valuation conclusions. Then the unit manager would make proof of payment and provide appropriate amount of money that has been done previously negotiated by the manager. After the manuscript purchased, unit production manager will make operational SPO letter itself has two types, namely SPO letter for editing (not live) and SPO to VTR / live. SPO for editing devoted to GM Engineering and Technique section. Then the SPO was made rangkapnya for General Managers Program, Library and Documentation Manager, Production Support Coordinator, Responsible for Editing / Post-Production and Archive. SPO for VTR / live will be addressed to GM.Teknik and rangkapnya for General Managers Program Manager Documentation & Library, Koord.Artistik, Koorr. Supporting Production, Responsible Lighting, Cameraman Responsible, Responsible Audio, Switcher Responsible, Responsible VTR and Archives. SPO SPO contains the code, implementing date, duration, venue, agenda, date of production, date of broadcasting, time and name of the producer. Then each recipient SPO will provide a list of relatives that work will participate in the production of the event and poured into SPKP or Production Work Order. SPKP contains SPKP code, type of implementation, the agenda, the title of the event, duration, time of execution, plan on broadcasting, system equipment, and the names of relatives that included labor.
Then, the producers will be looking for the performers are in accordance with the program. Performers will enroll for the data captured him and made Charging Letter Events which lists the performers who will fill the program to be produced TVRI. And finally, based SPKP (Production Work Order) will be made complete production reports, LPS that contains the agenda, the title of the event, SPKP code, duration, event director, the name of the unit manager, production time, cassette number, steering techniques, and location production addressed to the Production Manager. Program and Marketing System The process of marketing is done when the client sends a Broadcast Application. Then the client will be registered the data itself by marketing staff .. Marketing staff will provide Application Letter Slot for GM. Program.Kemudian GM. The program will look at the pattern of events that have been made to adjust the broadcasting time. For broadcasting the event, will be made Disposition Letter. The letter contains Disposition letter code, date, Subject, nature, disposition, content and information. Disposition letter is useful to instruct the manager do his job. The Program Manager also has a letter addressed to the Staff Disposition Program. Then the program staff will incorporate the event into a new event patterns are created every week. The pattern of the event includes the date, type of program and agenda. In addition to making a weekly event patterns, program staff also made arrangement Daily Events. Daily Event Structure contains the date, time broadcasts, broadcasting material, code broadcast material, the nature, duration, and description of the status of the event. The composition of the event dapa replaced at any time under certain conditions.
But if cooperation takes the form of advertising, it will be created ad rundown. Rundown ad contains advertisements rundown code, name the event, advertising the name, dates and showtimes. Then, you will be creating Siar evidence that such cooperation has been aired and program / advertisement has been aired. Proof of SBS Broadcasting contains code, date of broadcast, the program name, client name and description. Rundown ads and structure of the event will be given to the operational part for broadcast. If there are missed on the ad or the client program will be created to replace the Preemption Letter airtime or advertising client program. Then, for clients who make payment after payment after the broadcast airtime given proof will be sent an invoice for the client. Invoice contains bills and proof that the program / advertisement was aired. Once the client gives a sum of money stated in the media order then the client will be given a receipt as the receipt of money.
Analysis of Issues Facing 6.1. The problems are as follows: a. The difficulty in integrating data in report format event patterns from data marketing, production, and scheduling events b. Difficulties in displaying the report production, marketing, and event patterns because it is stored in a separate file. c. Loss of data production, purchasing manuscript, performers, media clients order shows / commercials, and the structure of the event if there is damage to the computer or saved document.
d. The existence of fraud in the purchase of text-and data manipulation media orders with a specific motive because the data can be viewed by all parties. e. The slow process that takes marketing for 1 or 2 days of having to check the time slots to the program. f. The difficulty in obtaining the data required by each part because many of the same data and stored dikomputer different g. Chief difficulty in obtaining data on production, marketing and event patterns as president can not directly access the data and the data is only held by the relevant section. h. Part programs have difficulty in getting the latest data on clients who will book the time slot because the data is stored and manipulated by the marketing department.
Proposed Troubleshooting Based on the analysis conducted, it is necessary to be some problem solving of the problems mentioned above. Among them are the following: a. Designing a database system that can integrate the data of production, marketing and scheduling events in a single report event patterns. b.
Designing a database system to support applications that can display reports the production, marketing and event patterns from a separate file.
c. Designing a database system that stores all the company's data and perform routine maintenance of the data.
d. Designing a database to support applications that have a system of checks when ordering, carried out in the presence of related data will also speed up the ordering process. e. Designing a database that can meet the needs of data required by each section. f. Designing a database system to support applications that have access granted to the President so that the managing director can view the data directly without having to ask the pertinent parts. g. Designing a database system that stores data consistent so that when the data changes made by the marketing department then the data is automatically accessible by the program. h. Designing a database that can provide updated information on the data so that the data requirements on each part that requires that data be available.
Database Designing and Implementation Database design on TVRI includes three stages : Conceptual Design of Data Base Formation is a process model derived from the information used in the enterprise, independent of all physical aspects. The data model is constructed using the information in the specification of user needs and a source of information for the logical design phase.
a.
Design of Logical Database It is a process of establishing a model derived from the information used in the company based on a specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical aspects. For example, relational. Conceptual data model that has been made before, corrected and mapped back to the logical data model.
b.
Designing Database physical It is a process that produces a description of the implementation of the data base on secondary storage. Describing the structure of the storage structure and access methods used to achieve efficient access to data. It can be said, too, is a way of making physical desaim toward specific DBMS.
c.
Results and discussion This section describes the results of research and discussion is done with an emphasis proving hypotheses (quantitative research), the answer to the problem (qualitative research), and an explanation of the results in the form of system / product / business / formula discussed comprehensively. Results can include tables, graphs, images, etc.. accompanied by an explanation in the paragraph before or after. If the discussion is too long can be made sub-sub titles.
CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS Based on the analysis and design of database systems on TVRI hath done, it can be concluded that: 1. There are constraints in production systems, marketing, and event scheduling in TVRI. 2. Database design and the benefits it creates realistic solutions to the problems in the system TVRI. 3. With this database, the database that is well integrated in the company, data security is more awake and data loss can be minimized. Some suggestions dapatdigunakanuntukmendukungaplikasisistem database proposed are as follows: 1. Doing Back-up of data and periodic evaluations so they can keep track of the company going forward. 2. Perform Maintenance on a regular basis so as to help smooth the company. 3. Keep holding training for users.
REFERENCES
Connolly Thomas M. and Begg Carolyn E. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Five
Edition.
Addison Wesley Inc, United States of America. Fatansyah. (2004). Sistem Basis Data Lanjut. Bandung : Informatika. Kotler, Philip. (2005). Manajemen Pemasaran. (Jilid 2). Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.
Laudon, Kenneth C dan Jane P. Laudon. (2007). Sistem Informasi Manajemen. (Edisi ke10). Terjemahan Chriswan Sungkono dan Machmudin Eka P. Jakarta : Salemba Empat. Morissan. (2009). Manajemen Media Penyiaran, Strategi Mengelola radio & Televisi. Jakarta : Kencana Prenada Media Group. O’Brien James A. (2003). Introduction to Information Systems.Eleventh Edition. MgGraw-Hill Inc, New York. Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods, Sixth Edition. McGraw Hill Companies Inc, NewYork.
