Procedure vouchers Vastgesteld MT d.d. 9 december 2004.
Inleiding De procedure tarieven entreegelden beschrijft de wijze van vaststelling en wijziging van de tarieven voor entreegelden van het Amsterdams Historisch Museum en Willet- Holthuysen. Bij kortingsregelingen neemt het hoofd PR het initiatief en draagt zorg voor de uitvoering van de vastgestelde kortingsregelingen en afspraken. De procedure vouchers beschrijft de wijze waarop de vouchers tot stand komen en wie daarbij zijn betrokken.
Voorbereiden voucher Op het moment dat de kortingsregeling is vastgesteld door hoofd PR neemt afdeling PR de volgende acties: Ontwerp voucher Op het voucher moet in ieder geval een tekst met de volgende strekking worden vermeld: Het museum waarop het voucher betrekking heeft. Tekst: “Tegen inlevering van deze voucher krijgt u x% korting op de normale toegangsprijs voor volwassenen. Geldig voor één persoon.” of “Tegen inlevering van deze voucher krijgt u gratis toegang voor één persoon.” Periode van geldigheid. Barcode (opgave door Financiële afdeling.) Voucherformulier t.b.v. PR en Fin. Het model “Voucherformulier t.b.v. PR en Fin.” is op de Y:-schijf beschikbaar onder Y:\Formulieren en procedures. Uiterlijk twee weken voor ingangsdatum van de voucher, het “Voucherformulier t.b.v. PR en Fin.” invullen en digitaal verzenden aan de financiële afdeling. Door Financiën wordt vervolgens een artikelcode en barcode toegekend. Financiën stuurt daarna het “Voucherformulier t.b.v. PR en Fin.” terug naar afdeling PR.
Definitieve voucher Completering voucher Nu alle gegevens bekend zijn, kan PR het definitieve voucher maken. PR voegt de barcode toe aan het voucherontwerp en maakt een scan / digitale foto van het definitieve voucher en stuurt deze naar de financiële afdeling. Vervolgens handelt afdeling PR alles af met de organisatie waarmee de afspraken zijn gemaakt en stuurt een kopie van de overeenkomst naar de financiële afdeling. Voucherformulier t.b.v. .informatie kassa Het model “Voucherformulier t.b.v. informatie kassa” is op de Y:-schijf beschikbaar onder Y:\Formulieren en procedures.
O:\financiën intranet\Procedure vouchers.doc
Afdeling PR vult het “Voucherformulier t.b.v. informatie kassa” in (compleet met voorbeeld van betreffende voucher) en voegt deze toe aan het bestand op de Y: schijf “Actuele vouchers AHM” en/of “Actuele vouchers WH”, als onderdeel van de map ontvangstgroep. Bij het bestand moet datum wijziging en naam medewerker PR worden toegevoegd.
Informatievoorziening Ten behoeve van de briefing van de kassamedewerkers bericht afdeling PR bericht daarna de coördinator ontvangstgroep en de teamleider beveiliging & facilitaire zaken dat er wijziging is in de actuele vouchers en geeft zonodig een toelichting hierop. Bij aanpassing van de vouchers zorgt de coördinator ontvangstgroep voor een uitdraai van de actuele vouchers bij de kassa’s van AHM en WH en tevens voor een exemplaar t.b.v. de financiële afdeling.
O:\financiën intranet\Procedure vouchers.doc
Voucherformulier t.b.v. PR en Fin. Voucher :
In te vullen door PR : Geldig in AHM en/of WH: Periode van t/m: Tegen inlevering van: Op vertoon van: Percentage korting: Toegangsprijs: Op rekening: Voorbeeld voucher als bijlage beschikbaar: Organisatie: Afrekenen met organisatie: Indien ja, afspraken over afrekening:
In te vullen door Financiën: Artikelcode AHM: Barcode AHM: Artikelcode WH: Barcode WH:
