Alles van waarde is weerloos Lucebert

Alles van waarde is weerloos

Lucebert

Duurzaam lange termijn geheugen door digitalisering bij de gemeente Rotterdam

30 november 2000

Gemeentearchief Rotterdam RHC

1

Sedert 1986 probleem archiefinspecties in Nederland

30 november 2000


2

Sedert rapport Algemene Rekenkamer in Nederland probleem van archivaris Bewaker lange termijn geheugen

30 november 2000


3

Hoe zit dit in Belgie? l

Wie heeft hier en in andere landen het sein gegeven?

30 november 2000


4

Problemen DIV sinds enige jaren met saneringsachterstanden l l l l

Verveelvoudiging omvang archieven door introductie kopieerapparaat Enorme saneringsproblemen door ontbreken adequaat selectieinstrumentarium Groei particuliere aanbieders van capaciteit voor sanering Noodzaak tot zakelijker werken bij DIV – Rekenen in meters archief – Contracten sluiten met aanbieder 30 november 2000


5

Problemen DIV sinds enige jaren met nieuwe economie l Introductie Fax en onbeheersbaarheid l Introductie e-mail en onbeheersbaatrheid l Individualisering werkplekken

– Organisatie en registratiesystemen daarop niet

berekend l Spanning in verhouding ICT en DIV

30 november 2000


6

Problemen DIV sinds enige jaren met overgang – Papier en digitaal tezamen leveren

onvoldoende informatie l

Verschillende beheerders

l

Beiden gegeven gedeelte weer van werkelijkheid

l

Niet op elkaar afgestemd

l

Duurzaamheid digitale bestanden niet verzekerd

30 november 2000


7

Ontwikkelingen stoppen niet l Internet l E-mail l Loket 2000 in Nederland l E-commerce l Vraaggericht ipv aanbodgericht l ERP l Back- front office

30 november 2000


8

Bovendien willen besturen tegenwoordig ook wat l

l l l l

Verantwoording naar burger en bestuur garanderen – Peper (declaratieschandaal Rotterdam) – Ceteco (speculeren door ambtenaren) Klantvriendelijker worden Sturen op prestaties Overheidsorganisaties beter kunnen controleren Verhouding politiek en ambtenaren veranderen – Enschede (Vuurwerkramp, ambtenaren worden gerechtelijk vervolgd)

30 november 2000


9

Basis voor bedrijfsvoering is informatievoorziening

30 november 2000


10

Betekenis van archief diagram van Upward

30 november 2000


11

Druk op informatievoorziening wordt groter

30 november 2000


12

Bovendien l

Willen ambtenaren digitale informatie terugvinden van 5 jaar geleden

30 november 2000


13

Digitaal duurzaamheidsprobleem? l l

Bij archivaris En bij bedrijf (DIV, ICT en management)

30 november 2000


14

Stellingen l l

l

Duurzaamloosheid wordt trigger voor professionalisering informatievoorziening Dat komt goed uit: – Om duurzaamheid op te lossen is professionelere aansturing nodig Huidige wijze van informatiebeheer leidt tot onbedoelde geschiedvervalsing – Dossiers incompleet – Ongecontroleerde selectie

30 november 2000


15

Eindelijk het duurzaamheidsprobleem bij de administratie

30 november 2000


16

Conclusie l

Archivaris moet automatisering stimuleren – I.v.m. oplossing duurzaamloosheid – I.v.m oplossing probleem veroorzaakt door scheiding twee regimes voor papieren en digitale (DIV en ICT) informatievoorziening

30 november 2000


17

Hoe beginnen?

30 november 2000


18

Wat hebben we geleerd in Rotterdam

30 november 2000


19

o.a. door oefenen in de praktijk in Rotterdam l l

Dienst Stedenbouw + Volkhuisvesting Dienst van Gemeentewerken

30 november 2000


20

Iets over opzet in Rotterdam l l l

Stuurgroep Projectgroep per dienst Kernteam (projectleiders, archivaris en inspecteur)

30 november 2000


21

Gemeenschappelijk l l l l l

Te kiezen systeem voor gehele dienst gebruiken Keuze: Document Management System Koppelen aan in gebruik zijnde systemen Duurzaamheid toevoegen Projectorganisatie

30 november 2000


22

Verschillen l l

Keuze pilotobject dS+V: werkproces bouwvergunningen Keuze pilotobject GW: alle werkporcessen

30 november 2000


23

Taak archivaris l l

l l l l l

Zet probleem op bestuurlijke agenda Verwerft opdracht tot: – Formuleren eisen voor digitaal archief – Formuleren beleid voor gehele concern Springt financieel bij Inventariseert digitale systemen concernbreed Ontwerpt BasisSelectieDocument voor gehele concern Formuleert richtlijnen naar adminsitratie Controleert digitalisering processen

30 november 2000


24

Taak documentaire informatieverzorger l l l l l l l

Inventariseert analoog en digitaal materiaal Inventariseert werkprocessen, taken en functies Maakt AO-bechrijvingen per werkproces Bouwt archiefstructuur, methoden en procedures Maakt Basis Selectie Document (BSD) Formuleert knelpunten Maakt actieplan op basis van evaluatie

30 november 2000


25

Taak management bedrijf l l l l

Formuleren informatiebeleid Stanpunt over invoering workflow bepalen Draagvlak voor automatisering geselecteerde werkprocessen creeeren Kennis over eigen bureaucratie versterken

30 november 2000


26

Valkuilen voor bedrijf l l l l l l

Draagvlak aanvankelijk zwak Top ziet noodzaak wel Gebrek aan kennis over eigen organisatie Gebrekkige aansturing Keuze voor grote systemen (DMS) Leidt tot chaos indien niet voldaan aan aantal voorwaarden

30 november 2000


27

Valkuilen voor archivaris l l l l l l

Oplossing lange termijn werk 20 jarige overdrachtstermijn noopt niet tot spoed Geen kennis en inzicht in en van bureaucratie Te stellen eisen zijn niet gecodificeerd Gebrek aan middelen Geen leuk onderwerp

30 november 2000


28

Knelpunten implementatie l l l

Wijze testen kwaliteit eindprodukt (digitaal bestand) Is gekozen werkwijze geschikt voor toepassing in andere processen Hoe maximaal rendement te bereiken (spanning tussen bedrijfsvoering en duurzaamheid)

30 november 2000


29

En dan? 30 november 2000


30

Rol DIV l l

Bestaande systemen aan eisen toetsen Nieuwe systemen volgens eisen opbouwen

30 november 2000


31

Welke eisen hanteren?

l l l

Eisen te stellen aan systeem Eisen te stellen aan metainformatie Eisen te stellen informatie

30 november 2000


32

Systeem

l

Flexibliteit Onderhoudbaarheid Testbaarheid Portabilitiet Connectiviteit

l

Herbruikbaarheid

l l l l

30 november 2000


33

Metainformatie l l l l

Betrouwbaarheid Continuitei Efficiency Effectiviteit

30 november 2000


34

Informatie l

Archivistische kwaliteitstheorie van Horsman – Eisen ontleend aan Delen, Kouwenhoven, Rijsenbruh, Gids kwaliteit van produkten l Authenticiteit l Oorspronkelijkheid l Betrouwbaarheid l Leesbaarheid l Interpreteerbaarheid l Behoud van vorm

30 november 2000


35

Scenarios voor beheer l l l

Bestanden en systeem blijven bij dienst Bestanden (inclusief systemen) worden overgenomen Bestanden gaan op extern medium

30 november 2000


36

Hoe controleren of systeem voldoet aan eisen?

30 november 2000


37

Ingekomen stukken actor/verantw

aard actie

medium

datum ontvangst plaatsen selectie niet registreren

verwerven

toetsen aan

adresseren verzenden

uiterlijke vorm

afspraken

bevoegdheid aangetekend bijlagen ondertekening ontvangstdatum datum brief (ontvankelijk) reactie of actie retro-acta correcte datum waarde inhoud voor bedrijf afspraken DIV afspraken met behandelaar

Applicatie

DMS

papier

digitaal

logisitek

handmatig

wachten

I&*A

beoordeling adressering aard inhoud

Afd

Processtappen Procesfase handeling ontvangst post verwerven controleren controleren selectie ducumentatie e.a. selecteren uitnemen verwerven adresseren verzenden verwerven transport selectie doorsturen ongeopend verwerven raadplegen verzenden transport waarmerken verwerven open maken uitnemen lezen

DIV

Computer

Alles van waarde is weerloos Lucebert

Recommend Documents