Alle kasten het kantoor uit Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat minstens één tafeldiscussie. Hiervoor nodigen we vertegenwoordigers uit van toonaangevende organisaties in die specifieke branche. In dit geval was het onderwerp Fysieke opslag.
DEELNEMERS: • W ilfred Bussink, View Document Management • W im Helder, directeur Helder Communicatie • Leonard Gort, directeur De Haan Archiefbeheer • Kees Fluyt, directeur Serendipity Consultancy, kon helaas niet aanwezig zijn bij de tafeldiscussie. Hij gaf achteraf zijn reacties op de stellingen. Hans Hooft, hoofdredactie OfficeMagazine.nl trad op als gespreksleider.
STELLING 1: FYSIEKE OPSLAG IS OVER. DE KLANT WIL MEER.
Wilfred Bussink reageert als eerste: “Ja en nee. Een goed digitaal archief is alles goed ontsluiten. En het is opmerkelijk hoeveel fysiek nog beheerd blijft worden. En dat terwijl alle fysieke documenten ook digitaal aanwezig zijn. De fysieke backup 28 OFFICEMAGAZINE.NL | NUMMER 2 - 2015
als informatiedrager blijkt toch nog een psychologisch effect bij mensen teweeg te brengen: dit is origineel, stel dat er iets gebeurt, hoewel alles goed digitaal opgeslagen, dit is het brondocument. 20 tot 30 procent van het papieren archief wordt dan toch nog bewaard. Terwijl dat niet eens wettelijk verplicht is, je kunt het digitaal heel goed wegzetten.” Hooft: “Waarom bewaren mensen het dan?” Bussink antwoordt: “Het geeft ze een stuk zekerheid. Digitaal is deelbaar, het is gevoelig en hackbaar, op het brondocument kunnen ze altijd terugvallen als er iets gebeurt. Fysieke opslag is over, ja, deels door digitalisering zal het minder worden, maar de piek is volgens mij nu wel bereikt. De klant wil meer, ja, de klant wil snellere ontsluiting. Hij wil het digitale dossier in een uurtje beschikbaar hebben. Maar met alle ontwikkelingen zal binnen nu en vijf jaar digitaal echt wel leidend worden. De fysieke backup zal dan absoluut minder worden.” Hooft: “Maar er wordt tegenwoordig enorm veel
FO RU M PA PE R& S U PPL I E S
informatie geproduceerd, dat vraagt om opslagfaciliteiten.” Bussink geeft toe: “Klopt, de servers worden steeds groter, de terabytes stromen binnen. Maar de zoekrobots worden steeds slimmer en kunnen steeds meer data analyseren: van wie is dit afkomstig, welke combinatie, welk tijdpad, enzovoort. Papieren archieven zullen langzaam verdwijnen. Het brondocument zit al in de database, waarom zou je het dan nog fysiek willen hebben?” Hooft werpt tegen: “Maar jullie core business is toch het opslaan en beheren van fysieke documenten?” Leonard Gort nuanceert: “Nee, onze core business is het beschikbaar maken van de gegevens van de klant. Wat je eigenlijk doet, is hem daarin volledig te ontzorgen, dat hij dat snel beschikbaar heeft. En niemand kan dat zo snel als mensen die daar volledig op ingericht zijn en dat de hele dag doen. Het tweede ding van de core business, en daar heb je wel gelijk in, is het veilig opslaan van de archieven. Bij de klant staat het altijd onveiliger dan bij ons. Denk aan sleutelbeheer, denk aan registratie van documenten. Maar om op de stelling in te gaan: ik geloof dat fysieke opslag heel snel overgaat als men een splitsing maakt tussen enerzijds fysieke documenten die men nog wel eens wil inzien, of backup archief waarvan men weet: dat heb ik al digitaal. Wij slaan nu nog heel veel archieven op omdat ze zeven jaar bewaard moeten worden van de fiscus, maar daarvan zeggen veel bedrijven al: dat hebben we al digitaal, de jaarrekeningen zijn goedgekeurd, en we bewaren het enkel en alleen omdat dat moet van de fiscus. En dat gaat echt over, die fiscus gaat een keer overstag. Natuurlijk is een digitale factuur voldoende, die hoef je niet uit te printen en fysiek te bewaren. Fysieke opslag in de vorm van een backup archief, dat zal met vijf of tien jaar over zijn. Maar fysieke opslag van
oude documenten, van toen papier nog het brondocument was, dat zal nog zo’n dertig jaar doorgaan. Omdat er nog klantdossiers bestaan waar je nog wel eens een claim op kunt verwachten. Denk aan personeelsdossiers, asbestclaims, pensioenen. Maar omdat je alles al digitaal hebt, wil je dat niet meer fysiek in je pand bewaren. Archief beheren, hou jij het compleet, dan weet ik dat het veilig staat en ik voldoe aan mijn compliance-eisen.” Wim Helder gaat verder: “Fysieke opslag is in mijn ogen over in de zin van in de processen. Men werkt voornamelijk digitaal, papieren documenten ergens halverwege de processen worden eigenlijk al beschouwd als een obstructie van de effectiviteit van het proces.” Hooft geeft aan dat papier veel langer goed blijft dan digitaal. “Dus verdwijnen die papieren archieven niet.” Helder werpt tegen: “Je hebt het meestal over digitale media, die media zul je moeten overzetten op andere dragers. Voor overheidsorganisaties is dat afgesproken, je moet zorgen dat die data digitaal toegankelijk blijft.” Bussink reagert: “Maar wat vaak wordt vergeten is dat digitale documenten na zeven jaar ook weer gewist kunnen worden, en wij komen dossiers tegen van 15, 20 jaar oud.” Volgens Gort gaat het om de mindset: “Wij denken in mappen, we maken overal mappen voor. Maar we krijgen steeds meer ‘belangrijke’ mails en dergelijke. En dan slaan we het op meerdere plekken op. Het origineel was het printje. Maar als we dat scannen en digitaal opslaan, hebben we dat printje toch niet meer nodig? Dan wordt dat digitale bestand het brondocument. En in die fase zitten al heel veel klanten. Maar wat wel waar is, dat hoe ouder de bedrijven, hoe meer men nog in de
NUMMER 2 - 2015 | OFFICEMAGAZINE.NL
29
oude, fysieke fase zit. Veel oudere werknemers die oudere werkculturen hebben.” Hooft: “Kunnen jullie daar invloed op uitoefenen, op die ‘oude’ bedrijven, ze vertellen dat ze beter kunnen omschakelen naar digitaal werken?” Gort antwoordt: “Ik doe dat elke dag.” Bussink valt hem bij: “Wij adviseren daar natuurlijk in, we denken mee. We adviseren dat het kostenefficiënter kan. Maar uiteindelijk moeten bedrijven die stap zelf maken, en vaak zijn ze daar nog wat huiverig voor. Het is ook altijd spannend voor ze, een andere aanpak, andere organisatie. Daarom moet je het gefaseerd opbouwen, gemoduleerd, niet in één keer alles omgooien.” Hooft wil deze stelling afronden: “Fysieke opslag gaat over?” Helder nuanceert: “Voor de overheid gaat het over. In 2017 moeten de processen digitaal zijn. Dus in principe komt er geen nieuw fysiek materiaal bij.” Bussink vult aan: “En geleidelijk aan zal door de digitale aanwas het fysieke worden opgegeten.” Gort vervolgt: “Ik ken bedrijven die hebben geen fysieke archieven, die hebben van het begin af aan alles digitaal gedaan. Ik roep ook vaak: alle kasten het kantoor uit. Want omdat jij kasten hebt, blijf je papier bewaren.” Kees Fluyt: Je kunt dat niet zo maar zeggen. Digitale opslag heeft de voorkeur en de toekomst, maar het papier zal voorlopig nog niet zijn verdwenen. De bedrijven en instellingen zullen keuzes moeten maken wat zij met hun papieren archieven gaan doen. Volgens mij zullen de 30 OFFICEMAGAZINE.NL | NUMMER 2 - 2015
organisaties kiezen voor de meest kosteneffectieve opslag. Dat kan door alle dossier naar een archiefdepot af te storten of het archief te digitaliseren, inclusief alle denkbare mengvormen daarvan. STELLING 2: DE KLANT KIJKT NOG TEVEEL NA AR DE KOSTEN VAN OPSLAG, EN DA ARDOOR MIST HIJ VEEL VAN DE TOEGEVOEGDE WA ARDE DIE EEN PROFESSIONEEL OPSLAGBEDRIJF K AN BIEDEN.
Bussink is het daar mee eens: “Klopt, we ontzorgen hem volledig, denk aan de kelders en zolders die altijd vol stonden met fysieke archieven.” Helder vraagt zich af wat de toekomst is voor een professioneel opslagbedrijf: “Jullie hebben nu databases rond fysieke opslag. Maar jullie hebben ook digitale databases waar geen fysiek document aan ten grondslag ligt. Want dat is natuurlijk de echte groeibusiness, en dat is waar jullie op moeten concurreren met bedrijven die helemaal geen achtergrond van papier hebben. Het is dus een heel concurrerende wereld, en in die zin wordt het natuurlijk steeds goedkoper.” Gort geeft toe: “Klopt, als we klanten adviseren om geheel digitaal te gaan, halen we ons oorspronkelijke businessmodel onderuit. We kunnen nog een aantal jaren vooruit, want bepaalde documenten moeten nu eenmaal nog lang bewaard blijven, je kunt dan uitrekenen hoeveel er bijvoorbeeld over vijf jaar nog moet staan.” Bussink relativeert: “Toch worden er nog steeds panden bij gehuurd voor fysieke opslag. Die groei is er blijkbaar nog steeds.”
FO RU M PA PE R& S U PPL I E S
Gort verklaart: “Dat komt omdat er een lang verleden is, en dat verleden is over het algemeen slecht beheerd. Vaak heeft men geen idee hoeveel er aan archief is in de organisatie. De facilitaire man weet het vaak wel, want die moet de ruimte beschikbaar stellen, maar de afdelingen zelf, daarvoor is het een soort afvalputje. En op een gegeven moment raakt dat putje verstopt, en dan krijgt de facilitaire afdeling een mailtje – net zoals met de pc: de schijf is vol – de ruimte is vol, ik heb meer ruimte nodig – of we moeten gaan weggooien.” Bussink: “Maar wie neemt de verantwoording voor de vernietiging van wat misschien wel bedrijfsgevoelige informatie kan blijken?” Gort wijst erop dat je het niet eens hoeft te vernietigen: “De relatieve opslagkosten van een velletje papier zijn verwaarloosbaar.” Hooft werpt tegen: ”Wordt dat dan niet beschouwd als extra kosten?” Bussink maakt de vergelijking: “Hoeveel kost het bij een klant in huis, de opslag, de zoektijd dat iemand er mee bezig is? Bij ons kost het zoveel, en dan kun je de ROI uitrekenen, binnen zoveel tijd is het terugverdiend.” Helder suggereert dat het dan een soort alternatief is. “Ze zoeken het niet goed uit, wat ze nu wel of niet moeten bewaren, maar ze zetten het dan maar bij jullie neer.” Bussink wijst op een standaard dienst: “Als we het gaan ophalen wordt er eerst een screening gedaan, soms blijkt wel 30 tot 40 procent van het archief direct weg te kunnen. Dat slaan we dus niet op. Alles wat gezuiverd is, wat goed is, dat nemen we mee.” Helder constateert: “Jullie doen als opslagbedrijf dus ook een soort sortering, omdat ze dat zelf blijkbaar niet aan kunnen of aandurven.” Bussink vult aan: “Onze adviseurs stellen een document structuur plan (DSP) op: waar komt het document vandaan, moet het bewaard blijven? Maar we bekijken ook software-applicaties, sommige organisaties hebben meerdere applicaties naast elkaar draaien, waarvan er vaak veel weg kunnen.” Gort relativeert: “Wij zien onszelf niet als opslagbedrijf, maar als een beheer- of adviesbedrijf van fysieke en digitale data. Op het moment dat jij een opslagbedrijf bent, en je komt bij een klant, dan vraag je hoeveel hij heeft staan, en om dat op te slaan kost dat per maand zoveel. Maar dan zegt die klant, dat vind ik wat duur. Als wij komen, dan zeggen we: voor dat geld heb je een archivaris, die is alleen voor u, u krijgt à la minute uw gegevens, digitaal of fysiek, we nemen het beheer over, daarom heten we ook archiefbeheerders. Wij adviseren, u heeft zoveel meter, per jaar gaat daar zoveel vanaf omdat het weg kan, daar helpen we u mee en we rapporteren ook daarover. Dat noemen ze archiefbeheer. Op het moment dat een klant in de gaten krijgt dat hij met een archiefbeheerder te maken heeft, krijgt hij ook een ander beeld van de TCO.” Kees Fluyt: Uiteraard kijkt een bedrijf of instelling naar de kosten. Maar ik ben het wel eens met de stelling. Een professioneel opslagbedrijf biedt met name de terugvindbaarheid van de informatie een grote toegevoegde waarde. In zekere zin kun je zeggen dat ‘goedkoop duurkoop’ is. Goedkope opslag en veel betalen om de informatie die in depot ligt op te vragen, zal in de praktijk vele malen duurder uitpakken dan bij de opslag al maatregelen nemen dit een snelle en efficiënte terugvindbaar-
heid mogelijk maken. Ik denk dat vaak voor de goedkope oplossing wordt gekozen, omdat het terugverdien-effect niet duidelijk is. Helaas. STELLING 3: LEUKER KUNNEN WE HET NIET MAKEN, WEL MAKKELIJKER. PAPIER IS LEUK, DIGITA AL IS MAKKELIJK.
Helder is verbaasd: “Ik vind papier helemaal niet leuk. Papier is lastig. Het raakt zoek, komt op een stapel terecht, je weet nooit welke versie het is, er gaat koffie overheen, enzovoort. Ik denk dat digitaal leuk is, het is veel overzichtelijker – mits je weet hoe je er mee om moet gaan.” Gort vindt het wel leuk: “Ik wil op mijn verjaardag een fysieke wenskaart, en geen whatsappie, sms of wat dan ook.” Helder geeft toe: “Papier is niet leuk in processen, wel in andere situaties.” Gort relativeert: “De impact van papier is groter, daarom bewaren we het allemaal nog. Anders was het allang weg geweest.” Helder werpt tegen: “Maar je ziet steeds meer organisaties die het niet bewaren.” Bussink: “Omdat het digitaal goed ingericht is.” Helder weer: “Tijdschriften leg je ergens neer en die kunnen mensen dan inkijken, dat is de waarde ervan, maar in de werkprocessen is papier toch niet meer nodig? Voor het verwerken van informatie is papier lastig.” Hooft: “Moeten we het dan omdraaien: digitaal is leuk, papier is makkelijk?” Gort reageert: “Dat slaat nergens op. Maar het is niet voor niets dat er in de reclame nog steeds heel veel direct mail is.” Bussink geeft toe: “Stagiairs bij ons hebben een voorkeur voor papier, dat zegt toch meer dan een digitaal bestandje.” Helder noemt een ander aspect: “Is papier niet veel meer ontspannend? Je leest een tijdschrift, het is niet werkgerelateerd. Papier is misschien wel juist niet bezig zijn met werk.” Gort is van mening dat dit afhangt van je referentiekader: “Wat ben je gewend, wat vind je fijn? Ik geloof er erg in dat die standaard processen digitaal gaan verlopen, zodat we meer ruimte hebben om te besteden aan onze klant, of het primaire proces, dat zie je al bij de succesvolle bedrijven.” Kees Fluyt: Digitaal is niet zaligmakend. De belangrijkste bedreiging is volgens mij de neiging om alles maar te bewaren, schijfruimte (in de cloud of in eigen beheer) is goedkoop. Wat vergeten wordt is dat door de kwantiteit de informatie onbeheersbaar wordt. En steeds moeilijker zal worden om de juiste informatie (snel) terug te vinden. STELLING 4: HOE ERG ZIJN PAPIEREN ARCHIEVEN?
Bussink wil een nuance aanbrengen: “Om snel informatie en data te ontsluiten zijn papieren archieven wel erg, ja. Maar het gaat er wel om vanuit welke invalshoek je het bekijkt, in de dynamische fase kan het wel handig zijn, maar in de aanmaak van nieuwe documenten is papier echt niet meer van deze tijd.” Hooft: “Mag papier dan radicaal worden afgeschaft?” Bussink vindt dat dit van de organisatie afhangt. “Het kan een stuk maatwerk zijn en passen bij de aard van de organisatie. Maar het moeten bewaren van papieren documenten is feitelijk achterhaald, evenals facturatie via papier. Alle processen die digitaal kunnen verlopen zorgen ervoor dat eenvoudige admiNUMMER 2 - 2015 | OFFICEMAGAZINE.NL
31
nistratieve functies gaan verdampen.” Helder reageert: “Papieren archieven die als papier zijn ontstaan en nog een bepaalde bewaartermijn hebben, in sommige situaties zelfs eeuwig bewaard moeten worden, bijvoorbeeld omdat het cultureel erfgoed is, die zul je in papieren vorm willen blijven bewaren. Maar daarnaast worden ze digitaal ontsloten.” Hooft: “Maar wordt er nu nog wel cultureel erfgoed geproduceerd?” Helder antwoordt: “Jazeker, bij de overheid is zelfs een mogelijkheid om bepaalde documenten uit te zonderen van digitalisering, omdat die zo belangrijk zijn. De vorm vinden we dan zo belangrijk dat die papieren versie bewaard moet blijven, en niet vernietigd na digitalisering. Maar dat is nog geen half procent van het geheel.” Bussink vult aan: “Maar als dat niet geldt, dan heb je inderdaad substitutie, dan heeft het digitale document dezelfde waarde als het papieren document. En na zoveel tijd kan dat digitale dossier weg, daar krijgen we dan een melding voor.” Helder concludeert: “Het papier dat overblijft, is belangrijk. En dat bepaalt degene die het maakt. Of degene die het heeft verworven, zoals een certificaat, dat geeft dan toch het gevoel: ik heb iets.” Reactie Kees Fluyt: Papieren archieven zullen op termijn verdwijnen, digitaal is de toekomst. Maar wij raken er niet vanaf. In de rijks-, stads- en regionale archieven, waar ook archiefbestanddelen van bedrijven zijn opgeslagen, zullen de papieren archieven blijven bestaan. Op termijn zullen daar de digitale gevormde archieven raadpleegbaar zijn. 32 OFFICEMAGAZINE.NL | NUMMER 2 - 2015
STELLING 5: ELKE ORGANISATIE ZOU EEN CHIEF DOCUMENT OFFICER MOETEN A ANSTELLEN DIE BEPA ALT WAT VERNIETIGD K AN (MOET) WORDEN EN WAT OP WELKE MANIER (DIGITA AL EN/OF FYSIEK) MOET WORDEN OPGESLAGEN, EN WA AR.
Gort: “Als jij het een onderdeel vindt van je kerntaak dat je je data op orde hebt – en bij 9 van de 10 bedrijven is dat gewoon zo – dan zou je als organisatie die verantwoordelijkheid moeten beleggen bij iemand die dat aankan. Het wordt vaak belegd bij een financiële man, of een ICTman.” Helder vervolgt: “Maar dat zijn allemaal dingen die ze er even bij moeten doen, bijfuncties. Bijna niemand gaat zo’n aparte CDO betalen.” Hooft: “Maar betaalt zo iemand zichzelf niet snel terug?” Gort wijst op een ander aspect: “Snelheid is de essentie waarom papieren archief over is. Als de concurrent sneller over zijn data kan beschikken, dus een betere analyse kan maken en zijn klant sneller kan bedienen, dan wordt dit de norm van de markt. Maar zolang dat nog niet de norm is, interesseert het jou niet veel dat die gegevens niet op orde zijn – nu nog niet.” Helder ziet hier een mooie taak voor de brancheorganisaties, dat die komen met richtlijnen van wat wel en wat niet mag. “Maar die hoor je nooit.” Gort weet zeker dat er geen enkel bedrijf ter wereld is dat zijn data 100% op orde heeft. “Want overal kan een e-mailtje zijn van iemand die een sollicitatie stuurt, en officieel moet je dat binnen 4 weken vernietigen als je die persoon niet aanneemt. Ik
FO RU M PA PE R& S U PPL I E S
weet zeker dat er geen enkel bedrijf ter wereld is dat dat doet. En daarmee is dat bedrijf strafbaar.” Gort is van mening dat organisaties zich meer zouden moeten beseffen wat de risico’s zijn. Helder vervolgt: “Wat je ook vaak hoort is Chief Information Officer. Die gaat over de informatie binnen het bedrijf, en dat is breder dan Document Officer, en heeft ook een andere status. Die moet zich richten op hoe de informatiestromen binnen zo’n organisatie lopen. Maar je ziet dat veel van dit soort mensen vaak pas wordt aangesteld als er al problemen zijn. Ik hoop nog steeds dat die brancheorganisaties dat een keer gaan oppakken.” Reactie Kees Fluyt: Ja, zeker naarmate de automatisering in de organisatie dankzij clouds en virtualisatie steeds meer een ‘nutsvoorziening’ wordt. De aandacht zal gaan verschuiven van de techniek naar de informatie zelf. Opslag, beveiliging en terugvindbaarheid zijn dan de thema’s waar de CDO zich mee bezig houdt. STELLING 6: DIGITALE DATA (CLOUD OF ANDERS) STA AT VEILIGER DAN PAPIEREN DATA .
Gort denkt van niet. Bussink wijst erop dat je je nooit kunt waarborgen voor natuurrampen, of waterschade. “Je kunt het wel verzekeren, maar dat is moeilijk, want hoe bereken je de gevolgschade?” Helder nuanceert: “Het kan veiliger zijn, maar het moet natuurlijk wel goed geregeld zijn. Digitale opslag is op dit moment goed geregeld. Maar papieren archief ook, er is bijna geen enkel papieren archief dat onder water heeft gestaan.” Hooft: “Maar is er nog veel te winnen dan?” Bussink antwoordt: “Ja, men is zich er wel bewust van, maar het kan beter, bijvoorbeeld door het te outsourcen naar een professionele organisatie.” Helder vult aan: “Of een bedrijf dat zich puur richt op de data, op de cloud.”
Bussink weer: “Maar ook die moeten getoetst en gescreend worden; waar staan de servers, hoe zijn hun protocollen geregeld?” Helder ziet andere risico’s: “Onze Amerikaanse vrienden eisen bepaalde toegang tot gegevens.” Bussink ziet een andere mogelijkheid: “De server waar jij je data op hebt staan, is die van jezelf of deel je die met andere partijen? Je kunt ook serverruimte kopen, en dat is dan van jezelf, technisch gezien niet in de cloud.” Gort is van mening dat het een vals gevoel van veiligheid geeft: “Alle databases die gekoppeld zijn aan het internet, zijn hackbaar. Heb je het over fysieke data of digitale data die in een kluis is opgeslagen, niet aan het internet gekoppeld, dan is dat de ultieme veilige situatie.” Gort vervolgt: “Als je het hebt over veiligheid moet je je als organisatie de vraag stellen: welke informatie heb ik? Staat die veilig? Wie kan daar bij? Wil ik dat? Wanneer wil ik het vernietigd hebben?” Helder gaat daar op in: “Dat vernietigen is wel een belangrijk punt, want digitaal laten vernietigen is best lastig. Dat is een punt dat volgens mij te weinig aandacht krijgt.” Men is het er wel over eens dat er gevaren bestaan voor zowel digitale opslag (hacken) als fysieke (waterschade, brand). Een professionele organisatie is op beide over het algemeen beter voorbereid dan een organisatie die het eigen archief beheert. Reactie Kees Fluyt: Nee hoor, het papieren archief kan verbranden, onder water lopen, noem maar op. Het digitale archief kan bedreigd worden door technische problemen, hacken, enzovoort. Wat wel een verschil is – naar ik mag hopen dat bedrijven en instellingen dat regelen – is dat er back-ups zijn gemaakt. En het archief weer snel ‘up and running’ is.
NUMMER 2 - 2015 | OFFICEMAGAZINE.NL
33
PA PE R& S U PPL I E S T I PS
We vroegen de deelnemers ook om enkele tips voor fysieke opslag. Hieronder hun inbreng: WIM HELDER GAF VIJF STELLINGEN:
1. De kwaliteit van een archief hangt niet af van digitale of fysieke opslag maar van de mate waarin het archief op basis van documenten inzicht geeft in de werkprocessen die een organisatie heeft uitgevoerd. 2. Organisaties beschouwen archief (fysiek of digitaal) te vaak als kostenpost. Een goed ingericht archief levert informatie (enterprise content) die voor efficiënte bedrijfsvoering van onschatbare waarde is. 3. D igitaal archiveren moet automatisch worden ingebed in werkprocessen. Alleen op die manier kan worden vermeden dat iemand archiveren als handeling moet uitvoeren en deze handeling kan nalaten. 4. Z owel fysiek als digitaal archief kan prima extern worden opgeslagen. Goede beveiliging en metadata die snelle ontsluiting garanderen zijn daarbij net als bij interne opslag noodzakelijk. 5. E lk archief moet regelmatig worden geschoond op basis van een systematisch ordeningsplan waarin aandacht is voor minimale en maximale bewaartermijnen. Digitale archieven worden nog te vaak niet of beperkt geschoond. KEES FLUY T GAF VIJF TIPS:
1. I n eigen beheer, centraliseer de archieven in de organisatie. Beter is een professioneel opslagbedrijf in te schakelen. 2. Z org voor een effectieve terugvindbaarheid van de informatie door het toevoegen van metadata. 3. Digitaliseer bewust, maak een afweging wat op papier bewaard kan of moet blijven en wat gedigitaliseerd moet worden om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. 4. V ernietig informatie als de bewaartermijn verstreken is. Houd de hoeveelheid informatie beperkt, dat komt de terugvindbaarheid ten goede. 5. A ls de kennis van informatie- en documentbeheer in de eigen organisatie ontbreekt, huur een professional in.
34 OFFICEMAGAZINE.NL | NUMMER 2 - 2015
WILFRED BUSSINK GEEFT VIJF ARCHIEFTIPS:
1. Start een nieuw jaar met nieuwe mappen. Fysiek of digitaal; het maakt niet uit! Een nieuw jaar is het beste moment om een onderscheid in uw archief aan te brengen. 2. Maak onderscheid tussen werkdocumenten en het bewaararchief. In het archief worden alleen definitieve documenten opgeslagen (liefst in PDF/A) met een bewaarplicht of bewaarwens. Werkdocumenten staan op persoonlijke of gedeelde afdelingsschijven. 3. W ees duidelijk in je documentnamen. Gebruik geen algemene termen, maar specificeer. De indexen moeten de inhoud verraden! 4. M aak afspraken. Als je samenwerkt, moet je elkaar kunnen begrijpen. Maak allemaal gebruik van een centraal classificatieschema. 5. R uim regelmatig op. Plan twee keer per jaar een opschoonmoment in, bijvoorbeeld in de zomerperiode en kerstperiode. Dan bepaal je wat er weg mag en wat eventueel anders moet worden ingedeeld. LEONARD GORT GAF 3 TIPS OVER DIGITALISEREN VAN FYSIEK ARCHIEF:
1. Start pas met het digitaliseren van oude informatie als je organisatie over is op digitaal werken. Dat wil zeggen dat je ‘aan de voorkant’ alles al goed hebt ingericht voor 100% digitaal werken. Dus geen fysieke post meer naar binnen laten komen. En je mensen opgeleid in digitaal denken. Anders ben je aan het dweilen met de kraan open. 2. D enk digitaal en zorg vanaf het 1ste moment dat je het digitale bestand als bron gebruikt. Het digitale bestand is dus het complete bestand. Met goede begeleiding van je medewerkers en een heldere software kun je dit goed borgen. 3. D enk goed na of je alles in 1 keer wilt laten digitaliseren. Soms is dat verstandig – denk aan de overgang naar digitale personeelsdossiers – waarbij je dus alles in 1 keer digitaal wilt hebben. Soms is het juist verstandig om alleen te laten digitaliseren wat je daadwerkelijk nodig hebt. Op het moment dat een oude klant bijvoorbeeld terugkomt, dan wil je alle relevante informatie digitaal hebben. Maar niet van alle oude klanten, waarvan mogelijk een deel al niet meer bestaat of andere gegevens heeft. Slim digitaliseren levert het meeste op.
