AllBestBid
Felhasználói kézikönyv az AllBestBid online aukciós szolgáltatás használatához
2016. március DFL Systems Kft.
Tartalomjegyzék
Általános leírás ....................................................................................................................... 2. oldal Regisztráció ............................................................................................................................ 2. oldal Saját árlejtések ....................................................................................................................... 3. oldal Más árlejtések ........................................................................................................................ 3. oldal Új árlejtés ...............................................................................................................................
4. oldal
Felhasználók .......................................................................................................................... 30. oldal Szervezet adatai .................................................................................................................... 31. oldal Saját adataim ......................................................................................................................... 31. oldal Megrendelt szolgáltatások ................................................................................................... 31. oldal Szervezet keresése ............................................................................................................... 33. oldal Kijelentkezés ......................................................................................................................... 33. oldal
2
Általános leírás Az AllBestBid online aukciós szolgáltatás (továbbiakban: AllBestBid) olyan rendszer, amely magában foglalja a közbeszerzési és a beszerzési eljárás részét képező azon ismétlődő folyamatot, amely az ajánlatok előzetes értékelését követően új, az ellenszolgáltatás mértékére és az ajánlatnak az értékelési részszempontok szerinti egyes tartalmi elemeire vonatkozó kedvezőbb ajánlat megtételét továbbá az ajánlatok rangsorolását automatizáltan teszi lehetővé. Az AllBestBid közbeszerzési eljárás keretében történő használatának mögöttes jogszabályi hátterét elsősorban a közbeszerzésekről szóló 2015. évi. CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) és a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés alkalmazásáról szóló 257/2007. (X. 4.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) jelenti. Az AllBestBid a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések keretében is alkalmazható. Az Előfizetők egymás közötti, és / vagy az Előfizető és más harmadik személy közötti jogviszony tekintetében a felelősségi szabályokat ezen jogviszonyok természete és a rájuk vonatkozó jogszabályi, szerződéses és egyéb rendelkezések határozzák meg, a Szolgáltató az Előfizetők egymás felé, és / vagy más, harmadik személy felé fennálló kötelezettségei jogszerű és/vagy szerződésszerű teljesítéséért nem felel. Az AllBestBid az alábbi böngészőket támogatja: Microsoft Internet Explorer 10+; Mozilla Firefox 40+; Google Chrome 45+. A rendszer használatához kiesésmentes internetkapcsolat és a javascript és a cookiek (sütik) használatának folyamatos engedélyezése szükséges.
Regisztráció Az AllBestBid ajánlatkérőként, illetve ajánlattevőként történő használatának előfeltétele a sikeres regisztráció. A regisztráció az azonos elnevezésű menüponton érhető el. A regisztrációs felületen a regisztrálni kívánt szervezetre és a szervezet képviseletében eljáró természetes személy (felhasználó) adatait szükséges megadni. A regisztrációt követően a Felhasználók kezelése menüpontban lehetőség van az adott szervezethez több felhasználót is felvenni, amelyekhez különböző jogosultsági szintek rendelhetők. Az adatok valóságtartalmáról és az Általános szerződési feltételek (továbbiakban: ÁSZF), valamint az előfizetési szerződés megismeréséről szóló nyilatkozatok elfogadása a regisztráció feltétele. Az ÁSZF a lábjegyzetben (footer) valamennyi felületről folyamatosan elérhető. A regisztráció véglegesítéséhez a megjelenő biztonsági kód begépelése és a Tovább gomb megnyomása szükséges, amelyet követően ellenőrizhetők a regisztráció során megadott adatok. Ha a feltüntetett adatok megfelelőek a Szerződéskötés gomb megnyomása után, a regisztrációban megadott email címre érkező levélben megjelenő, a levél kézhezvételétől számított 3 napig érvényes linkre történő kattintással lesz a regisztráció teljes és végleges. A sikeres regisztrációval egyben a felhasználói szerződés is létrejön. A szerződéskötés minden lépéséről a megadott email címre a rendszer a felhasználónak üzenetet küld. A sikeres regisztráció/szerződéskötés után a rendszer használata megkezdhető. Díjfizetéshez kötött szolgáltatást azonban csak abban az esetben vehető igénybe, amennyiben megrendelésre és a díjfizetésre is sor kerül. Díjfizetéshez kötött, illetve ingyenesen igénybe vehető szolgáltatásokról az ÁSZF 11. számú pontja ad részletes tájékoztatást.
3
A regisztrációt és a bejelentkezést követően elérhető menüpontok: A bejelentkezést követően a felhasználó számára elérhető menüpontok: Saját árlejtések, Más árlejtések, Új árlejtés, Felhasználók, Szervezet adatai, Saját adataim, Megrendelt szolgáltatások, Szervezet keresése és Kijelentkezés
Saját árlejtések Saját árlejtések menüpont alatt az ajánlatkérői minőségben indított árlejtések keresésére, illetve elérése van lehetőség. Az árlejtések közötti keresésre egyszerű és Részletes keresési szempontok alapján van lehetőség, illetve a Keresés gombra kattintva a szervezet felhasználói által rögzített valamennyi árlejtés (státuszától függetlenül) listázásra kerül. A részletes keresés alatt az árlejtés ajánlatkérői jogosultság alapján értelmezhető státuszai, a beszerzés típusa, valamint meghatározott időszak szerint állíthatók be a szűrési szempontok.
A keresés eredményeként kiválasztott árlejtés megnevezésére kattintva az adott eljáráshoz tartozó, aktuális státuszától függő funkciók érhetők el.
Más árlejtések Más ajánlatkérő által indított árlejtések menüpont alatt azok az árlejtések érhetők el, amelyekre az adott szervezet mint ajánlattevő meghívást kapott.
4
A keresési szempontok megegyeznek a Saját árlejtések menüpontban meghatározottakkal, azzal az eltéréssel, hogy a részletes keresés esetén az eljárás státuszai az eljárás ajánlattevői jogosultsága szerint értelmezhető állapotai.
Új árlejtés Az Új árlejtés menüpontban van lehetőség az elektronikus árlejtés előkészítésére, feltételeinek beállítására és mentésére. Az árlejtés feltételeinek beállításakor először a beszerzés típusa között szükséges választani: az árlejtés alkalmazható a Kbt. hatály alá nem tartozó Beszerzés, valamint a Kbt. hatálya alá eső Közbeszerzés keretében. A közbeszerzés során alkalmazott árlejtés felülete a jogszabályi előírásokból (Kbt., Rendelet) fakadóan eltérő.
5
Az árlejtéshez rendelt teljes és rövid elnevezés közül a rövid elnevezés jelenik meg az árlejtés későbbi felületein. Mindkét elnevezés szövegmezője csak meghatározott karakterszámú szöveg bevitelére biztosít lehetőséget. A beállítás során megadott közbeszerzés becsült értékét és a szerződés teljesítéséhez rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét az elektronikus árlejtés lezárását követően ismertethetik meg.
Beszerzés esetében megadott becsült érték az árlejtés lezárást követően sem lesz látható az ajánlattevők számára. A közbeszerzés (illetve beszerzés) becsült értéke, valamint a közbeszerzés rendelkezésre álló fedezetének összege HUF értékben határozható meg. Az AllBestBid kizárólag a legalacsonyabb ár és a legjobb ár-érték arányt megjelenítő értékelési 1 szempontok alkalmazására biztosít lehetőséget. A legalacsonyabb ár esetében kizárólag az adott (köz)beszerzés tárgyára vonatkozó ellenszolgáltatás mértéke, míg a legjobb ár-érték arány esetében az ellenszolgáltatás (ár vagy költség) mértéke mellett egyéb szempontok értékelése alapján történik a legkedvezőbb ajánlat kiválasztása. A legjobb ár-érték arányt megjelenítő szempontrendszer alkalmazható úgy is, hogy az abban szereplő ár vagy költség elemet az ajánlatkérő egy rögzített értéken megadja, és az ajánlattevők az egyéb értékelési szempontok tekintetében versenyeznek egymással. Ebben az esetben a rögzített ár vagy költségelemet az árlejtésben részt nem vevő elemként kell a beállítás során megadni. A legalacsonyabb ár szempontjának alkalmazáskor az ajánlati elem teljes és rövid elnevezését is kötelező megadni, azzal, hogy az árlejtés későbbi felületein a rövid elnevezés kerül megjelenítésre.
1
Kbt. 79. § (2) bekezdés a) pont és c) pont
6
Az árlejtés során az ajánlattevő által bevihető (megajánlható) értékek közötti minimális és maximális különbség az ún. lépésköz megadása is kötelező. A bevihető értékek közötti maximális különbség az árlejtés során esetleges elírás vagy elütés miatti téves ajánlattétel kizárása céljából szükséges. Az ajánlattevő az elektronikus árlejtés során az ellenszolgáltatás mértéke vonatkozásában kizárólag kedvezőbb, a legjobb ár-érték arányt megjelenítő szempont alkalmazása esetben pedig az egyes – ellenszolgáltatáson kívüli – részszempontok vonatkozásában kedvezőbb és kedvezőtlenebb ajánlatot 2 is tehet . A legjobb ár-érték arányt megjelenítő szempont alkalmazása esetén meg kell határozni a rész- és alszempont) körében vizsgált tartalmi elemek értékelése során adható pontszám alsó és felső határát, amely minden értékelési szempont esetében azonos. Az alsó ponthatárként 0 érték nem adható meg, azonban tizedes érték igen (pl. 0,001). Megadandó továbbá, hogy a pontszámítás során hány tizedesjegyre történjen a kerekítés. Megjegyezendő, hogy a kis számú tizedesjegyre történő kerekítés korlátozhatja a megadotthoz képest a ténylegesen bevihető értékek közötti különbséget (lépésköz), ennek elkerülése érdekében javasolt a minél magasabb tizedesjegyre (pl. 12 tizedesjegy) történő kerekítés beállítása. 2
Rendelet 23. § (4) bekezdés
7
Az egyes részszempontok megadására a Részszempont felvétele gombra kattintva van lehetőség:
A további, felvett részszempontok azonos beállítási lehetőségekkel egymást követően jelenítődnek meg.
8
Az adott Részszempont mellett lévő X jellel a felvett részszempont törölhető, illetve az előtte elhelyezett [+] jelre kattintva a részszempontra vonatkozó beállítások összecsukhatók a könnyebb áttekinthetőség és kezelhetőség érdekében:
Amennyiben az adott részszemponton belül alszempontok is meghatározásra kerülnek, az alszempontok beállítására az Alszempont felvétele gombra kattintva van lehetőség:
9
Az értékelési módszer az egyes részszempontok és alszempontok vonatkozásában egyedileg határozható meg.
A legjobb ár-érték arányú értékelési szempont választásakor az alábbi értékelési módszerek (képletek) alkalmazhatók:
Arányosítás Az alábbi képlet az arányosítás azon módszerét írja le, amikor a legelőnyösebb ajánlati tartalmi elem kapja a lehetséges maximális pontszámot (a felső ponthatár), a pontskála alsó pontját pedig a leggyengébb ajánlat jelenti és a további ajánlatok a maximális és minimális ajánlati értékek különbségéhez viszonyítva kapnak pontot Ez esetben az aránypár egy tetszőleges vizsgált tartalmi elemre:
10
P = (Avizsgált - Alegrosszabb)/( Alegjobb - Alegrosszabb) x (Pmax - Pmin) + Pmin ahol P: Pmax: Pmin: Alegjobb: Alegrosszabb: Avizsgált:
a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma a pontskála felső határa a pontskála alsó határa a legelőnyösebb ajánlat tartalmi eleme a legelőnytelenebb ajánlat tartalmi eleme a vizsgált ajánlat tartalmi eleme.
Ez az aránypár minden esetben használható: akkor is ha az alacsony értékű tartalmi érték a kedvezőbb, de akkor is ha a nagyobb mennyiségi érték az előnyösebb. Így az sem jelent gondot, ha a mennyiségi számértékek negatív tartományba esnek. Az egyetlen szabályozandó eset, ha minden ajánlati tartalmi elem azonos lesz, azaz Alegjobb = Alegrosszabb, ez esetben a nullával való osztást elkerülése érdekében minden ajánlat ugyanazt a pontszámot (pl. a minimálist vagy a maximálist) kell, hogy kapja. Az arányosítás alábbi esetében eltérő képletet kell alkalmazni attól függően, hogy a legalacsonyabb vagy a legmagasabb ajánlati érték lesz a legkedvezőbb. Ennek megfelelően ezen módszernek két alesete írható le:
Fordított arányosítás Amikor a legalacsonyabb érték a legkedvezőbb, akkor az ajánlatkérő a legkedvezőbb tartalmi elemre a maximális pontot (felső ponthatár) adja, a többi ajánlat tartalmi elemére pedig a legkedvezőbb tartalmi elemhez viszonyítva fordítottan arányosan kerül kiszámolásra a pontszám: P = (Alegjobb / Avizsgált) x (Pmax - Pmin) + Pmin ahol P: Pmax: Pmin: Alegjobb: Alegrosszabb: Avizsgált:
a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma a pontskála felső határa a pontskála alsó határa a legelőnyösebb ajánlat tartalmi eleme a legelőnytelenebb ajánlat tartalmi eleme a vizsgált ajánlat tartalmi eleme
Nulla, illetve negatív értékek mellett a képlet nem alkalmazható.
Egyenes arányosítás Amikor a legmagasabb érték a legkedvezőbb, akkor az ajánlatkérő a legkedvezőbb tartalmi elemre a maximális pontot (felső ponthatár) adja, a többi ajánlat tartalmi elemére pedig a legkedvezőbb tartalmi elemhez viszonyítva arányosan kerül kiszámolásra a pontszám: P = (Avizsgált / Alegjobb) x (Pmax - Pmin) + Pmin ahol P: Pmax: Pmin: Alegjobb: Alegrosszabb: Avizsgált:
a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma a pontskála felső határa a pontskála alsó határa a legelőnyösebb ajánlat tartalmi eleme a legelőnytelenebb ajánlat tartalmi eleme a vizsgált ajánlat tartalmi eleme
Ezt a módszert akkor lehet alkalmazni, ha a tartalmi elemek mennyiségi értéke pozitív, továbbá a legmagasabb érték a legkedvezőbb. Ez esetben a kiszámított értékelési pontszám a legkedvezőbb tartalmi értékhez viszonyítva az ajánlati tartalmi érték fordítottan arányos eltérésén alapul (pl. a
11
kétszer akkora érték fele akkora pontszámot ér, míg a háromszor akkora egy harmadot és így tovább, azzal, hogy a minimális pontszám nem kerül kiosztásra). Nulla, illetve negatív értékek mellett a képlet nem alkalmazható.
Képletszámítás Az alábbi képlet az arányosítás átrendezett verziója, és egy adott ajánlat esetében a maximálisan adható pontszámból arányosan annyit vesz el, amennyivel az adott ajánlat tartalmi értéke gyengébb, mint a legelőnyösebb ajánlat, úgy, hogy a legelőnytelenebb ajánlat a minimális pontszámot kapja (azaz a pontskála egyenletesen van elosztva a legelőnyösebb és a leggyengébb tartalmi értékek között): P = Pmax – (Pmax–Pmin) x [(Avizsgált–Alegjobb)/(Alegrosszabb–Alegjobb)] ahol P: Pmax: Pmin: Alegjobb: Alegrosszabb: Avizsgált:
a vizsgált ajánlat adott alszempontra vonatkozó pontszáma a pontskála felső határa a pontskála alsó határa az ajánlatokban szereplő legelőnyösebb tartalmi értéke az ajánlatokban szereplő legelőnytelenebb tartalmi értéke a vizsgált ajánlat tartalmi értéke.
Ez a képlet minden esetben használható, akkor is ha a tartalmi elem alacsonyabb értéke a kedvezőbb, de akkor is, ha a nagyobb mennyiségi érték minősül az előnyösebbnek. Az sem okoz gondot, ha a mennyiségi számértékek a negatív tartományba esnek. Az egyetlen problémás helyzet, ha minden ajánlat tartalmi értéke egyforma, azaz Alegjobb = Alegrosszabb, ez esetben a nullával való osztás úgy kerülhető el, hogy minden ajánlat ugyanazt a pontszámot (pl. a minimálist vagy a maximálist) kapja. Olyan esetben, amikor minél kisebb az ajánlati érték annál jobb, alkalmazható az alábbi képlet: P = (1– (Avizsgált – Alegjobb)/ Alegjobb) x (Pmax - Pmin) + Pmin P: Pmax: Pmin: Alegjobb: Avizsgált:
a vizsgált ajánlat adott alszempontra vonatkozó pontszáma a pontskála felső határa a pontskála alsó határa az ajánlatokban szereplő legelőnyösebb tartalmi értéke a vizsgált ajánlat tartalmi értéke.
A tartalmi elem mennyiségi értéke pozitív kell legyen azaz a legelőnyösebb ajánlati érték sem lehet 0 vagy kisebb. Amennyiben több ajánlatnak azonos az összpontszáma, vagy a legalacsonyabb árat mint egyedüli értékelési szempontot több ajánlat azonos összegben tartalmazza abban az esetben a Kbt. 77. § (5) bekezdés második fordulatában meghatározott módszer kerül automatikusan alkalmazásra, ettől eltérő objektív módszer vagy a Kbt. 76. § (6) bekezdés a)-d) pontjának megfelelő kiegészítő szempont figyelembe vételére nincsen lehetőség. Az adott részszempont beállítása keretében adható meg a részszempont teljes és rövid 3 megnevezése, az alkalmazott mértékegység, a részszempont súlyszáma , hogy részszempontra vonatkozó ajánlati elem értéke hány tizedesjegyig adható meg, minimálisan vagy maximálisan 4 megajánlható érték , a bevihető értékek közötti különbség (lépésköz), valamint az alkalmazott értékelési módszer. 3
4
A Kbt. 77. § (10) bekezdése szerinti, a szempontok csökkenő fontossági sorrendben történő feltüntetésére és egyedi értékelési módszer alkalmazására nincsen lehetőség. Kbt. 77. § (1) bekezdés
12
Az árlejtés menete háromféleképpen (egyszakaszos, többszakaszos különálló szakaszokkal, többszakaszos folytatólagos szakaszokkal) határozható meg:
Egyszakaszos árlejtés esetén az árlejtés az ajánlatkérő által megadott kezdő időponttól a befejező időpontig tart. Ajánlattevők ezen időintervallum alatt tehetik meg módosított ajánlatukat. Az árlejtés a meghatározott időpontban lezárul.
Többszakaszos (különálló szakaszokkal) árlejtés esetében egymástól elkülönülő, különböző időpontokban induló, egynél több egymást követő szakaszokban kerül lefolytatásra az árlejtés. Az egyes szakaszok kezdő és befejező időpontját ajánlatkérőnek előzetesen meg kell adnia.
13
Többszakaszos (folytatólagos szakaszokkal) árlejtés esetében a kezdő első szakasz lejártát 5 megelőző, ajánlatkérő által megadott időtartamon belül érkező, megfelelő ajánlat esetében az ajánlat megtételének időpontjában az elektronikus árlejtés új szakasza kezdődik. Az előírásokból következően az új szakasz megkezdésének nem feltétele, hogy az adott ajánlat a rangsorban egyúttal az első helyre kerüljön vagy a rangsorban elfoglalt helyezése egyáltalán módosuljon. A kezdő szakasz kezdő időpontja naptárilag, míg a kezdő és a folytatólagosan induló szakaszok időtartama percben határozandó meg.
Valamennyi változat esetében egyaránt lehetőség van az árlejtés korábban történő lezárásának meghatározására, amennyiben az utolsó ajánlat beérkezését követő, ajánlatkérő által megadandó 6 időszakon belül egyik ajánlattevő sem tesz megfelelő ajánlatot. Közbeszerzés esetében a határidők meghatározásakor az ajánlatkérőnek figyelembe kell vennie, hogy az értesítő (az árlejtés jóváhagyása) tartalmát az ajánlattevők az elektronikus árlejtés kezdő 7 időpontjaként az értesítésben megjelölt időpont előtt legalább öt munkanappal megismerhessék . Az Árlejtés megismerése feltételeinek meghatározása alatt az árlejtés lebonyolítására szolgáló informatikai rendszer működésének megismerésére nyitva álló időtartam kezdő és befejező időpontjának beállítása értendő. Ajánlattevők számára ezen időszakban lehetőség van a megadott értékelési módszer és képlet alapján történő, a többi ajánlattevők ajánlatait figyelmen kívül hagyó automatikus verseny keretében az ajánlatmódosítás menetének kipróbálására, az AllBestBid működésének megismerésére.
5
Rendelet 23. § (4) és (5) bekezdésében rögzített előírásoknak megfelelő ajánlat Rendelet 24. § (1) bekezdés b) pontja 7 Rendelet 19. § (2) bekezdés 6
14
A megismerés időtartamának beállításakor figyelemmel kell lenni arra, hogy közbeszerzési eljárás 8 esetében legalább 24 óra időtartamban kell biztosítani a megismerés és kipróbálás lehetőségét. Az árlejtés mentését követően az árlejtés az ajánlatkérő számára kereshetővé válik a Saját árlejtések között. Az ajánlattevők számára csak az árlejtés jóváhagyását követően lesz kereshető a Más árlejtések menüpont alatt.
Az árlejtés felületén ajánlatkérő számára elérhető funkciók: Árlejtés adatai, Ajánlattevők felvétele, Árlejtés jóváhagyása, Árlejtés módosítása, Árlejtés törlése:
8
Rendelet 20. §
15
Árlejtés adatai alatt a mentett árlejtés feltételei tekinthetők meg (a becsült érték és fedezet összegén kívül) azzal a tartalommal és formában, ahogy azt az ajánlattevők is megtekinthetik. Ajánlattevők felvétele az árlejtésre meghívandó ajánlattevők hozzáadása értendő. Árlejtés jóváhagyása az ajánlattevők felvételét, kezdeti ajánlatok feltöltését követően az árlejtés feltételeinek ajánlatkérő általi végleges megerősítését jelenti és az árlejtésnek a beállított feltételek szerinti automatikus lezajlásához szükséges. Árlejtés módosítása keretében ajánlatkérő az árlejtés elindulásáig módosíthatja az árlejtés bármely feltételét azzal, hogy ez esetben a módosításról az ajánlattevők értesítést kapnak és a megismerés időtartamát ajánlatkérőnek ismételten meg kell határoznia. Árlejtés törlése alatt az adott árlejtés visszavonása értendő.
Az árlejtés mentését követően az ajánlatkérő részéről alábbi lépések szükségesek az árlejtés lefolytatásához: -
ajánlattevők felvétele ajánlattevők kezdeti ajánlatának megadása árlejtés jóváhagyása Saját árlejtések menüpontban az adott árlejtés kiválasztása az árlejtés indulásakor a Versenyeztetés gombra kattintással futó árlejtés felületének elérése.
Az árlejtés feltételeinek beállítását (mentését) követően és az árlejtés jóváhagyását megelőzően az árlejtésre meghívandó Ajánlattevők felvétele, azaz a rendszerben nyilvántartott (regisztrált) szervezetek kiválasztása és az árlejtéshez történő hozzáadása szükséges. Az ajánlattevők keresésére az adószám, a cég rövid neve, székhely és a főtevékenység alapján van lehetőség.
16
Az ajánlattevők felvételét követően az adott ajánlattevői csempén található Kezdeti érték megadása funkció használatával megadható az ajánlattevő által korábban megtett érvényes ajánlatában szereplő, az értékelési módszer alapján figyelembe vett értékek.
A Rendelet 21. § (1) bekezdése értelmében az elektronikus árlejtés megkezdését megelőzően az ajánlattevő köteles feltölteni az értékelési részszempontok tekintetében értékelt érvényes ajánlatában szereplő értékeket. Erre tekintettel az ajánlattevő által rendszerbe feltöltött kezdeti értékek helyességét az ajánlattevők ellenőrizhetik és szükség esetén módosíthatják.
17
A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárás esetében a kezdeti ajánlat megadására az árlejtés beállításakor háromféleképpen is lehetőség van: (1) az ajánlattevők által előzetesen megadott kezdeti ajánlati értékek ajánlatkérő által történő feltöltése; (2) valamennyi ajánlattevő részére azonos kezdeti ajánlatok megadása és feltöltése az ajánlatkérő által; (3) a kezdeti ajánlatok ajánlattevők által történő megadása.
Az első esetben a közbeszerzési eljárás esetével egyezően a rendszeren kívül az ajánlattevők által előzetesen megadott ajánlati értékeket az ajánlatkérő rögzíti, amelyet ajánlattevők szükséges esetén a feltöltés keretében javíthatnak. A második esetben valamennyi ajánlattevő azonos, az ajánlatkérő által megadott kezdeti értékkel (pl. előző évi költség) vesz részt az árelejtésben. A harmadik esetben az ajánlattevők a kezdeti érték feltöltésekor először teszik meg ajánlatukat. A kezdeti ajánlatok megadását követően az árlejtés ajánlatkérő által történő jóváhagyásával a díjfizetéshez kötött szolgáltatás igénybevétele esetén 1 db árlejtésre vonatkozó megrendelés jóváírásra (felhasználásra) kerül.
18
Az ajánlattevő részéről alábbi lépések szükségesek az árlejtésben való részvételhez: -
regisztráció Más árlejtések menüpontban az adott árlejtés kiválasztása (vagy a meghívóban szereplő linkre történő kattintás kezdeti ajánlat feltöltése meghívó elfogadása árlejtés indulásakor a Megismerés/Versenyzés gombra kattintással futó árlejtés felületének elérése.
Az árlejtés jóváhagyását követően az árlejtésre történő meghívásáról a felvett ajánlattevő a regisztrációja során megadott email címre a rendszer üzenetet küld, ami alapján az ajánlattevő az árlejtésre vonatkozó meghívást elfogadhatja, amely az árlejtésben való részvétel feltétele. Az ajánlattevő a rendszerüzenetben megadott linkre kattintva, vagy a Más árlejtések menüpontban a Keresés gombra kattintva éri el az adott árlejtés felületét:
19
Ajánlattevő számára az alábbi funkciók érhetők el: Árlejtés adatai, Kezdeti ajánlat feltöltése, Megismerés/Versenyzés, Meghívó elfogadása. Az árlejtés adatai alatt az adott árlejtés feltételei tekinthetők meg. Az árlejtés ajánlatkérő általi jóváhagyása, az árlejtés adatainak ajánlattevő számára történő elérhetősége és a meghívó elfogadása a Rendelet 19. § (1) bekezdése szerinti értesítésnek, illetve ajánlattételre történő 9 felhívásnak minősül . A kezdeti ajánlat feltöltése keretében az ajánlattevő által előzetesen már megtett ajánlatban foglalt, az árlejtésben résztvevő ajánlati elemek értékének feltöltésére van lehetőség azzal, hogy az értékmezőben az ajánlatkérő által előre megadott értékek már szerepelnek. Ajánlattevő tévesen megadott érték esetében jogosult azt módosítani, amennyiben az ajánlatkérő helyesen adta meg a kezdeti ajánlatokat, elegendő a Feltöltés gombra kattintani.
A meghívó elfogadásával az ajánlatkérő által megadott kezdeti ajánlatok elfogadottnak minősülnek azzal, hogy ajánlattevő később jogosult azt módosítani, amennyiben az ajánlatkérő által megadott értékek nem egyeznének a korábban benyújtott ajánlatban szereplő értékekkel.
9
Az ajánlatkérő a közbeszerzési törvény 69. § (3) bekezdése szerinti értékelését követően az elektronikus árlejtés időpontjáról az ajánlatkérő valamennyi, az eljárásban érvényes ajánlatot benyújtó ajánlattevőt egyidejűleg, elektronikus úton, az értesítés fogadása visszaigazolásának kötelezettségével értesíteni, egyben ajánlattételre felhívni köteles.
20
Ajánlattevő az árlejtésben résztvevő többi ajánlattevőt is látja, valamint azt is, ha részükről a meghívás elfogadásra került. A meghívók elfogadását Ajánlatkérő is figyelemmel követheti az árlejtés felületén az ajánlattevői csempében megadott státusz változásával.
Ajánlattevők az árlejtés megkezdését megelőzően a megismerés szakaszában a Megismerés/Versenyzés menüpontra kattintva az ajánlatkérő által meghatározott időszakon belül saját kezdeti ajánlatukkal versenyezve kipróbálhatják az árlejtés során történő ajánlatmódosítást, megismerhetik az AllBestBid működését.
21
22
Az árlejtés kezdő időpontjában az ajánlatkérői Versenyeztetés és az ajánlattevői Megismerés/Versenyzés felületen felugró ablak jelzi az árlejtésben résztvevők számára az első szakasz, azaz az árlejtés elindulását. Az árlejtés elindulásakor célszerű a Frissítés funkcióra kattintani.
Az ajánlatkérő számára az árlejtés során elérhető információk: Az árlejtés rövid megnevezése, az 10 árlejtés rendkívüli esemény miatti lezárására szolgáló funkció , a pontos idő, az adott szakaszra vonatkozó információk (kezdő és befejező időpontok, bevihető értékek közötti minimális és maximális különbség), az ajánlattevők aktuális rangsora, ajánlattevők azonosítója, az ajánlati elem és az arra adott legutolsó nyilvántartott érték.
10
Az Árlejtés lezárására rendkívüli esemény miatt a Rendelet 25. § (1) bekezdése szerinti körülmény bekövetkezése esetén van lehetőség.
23
A legjobb ár-érték értékelési szempont alkalmazása esetén a fentieken kívül ajánlati elem pontszáma is feltüntetésre kerül. Az ajánlattevői oldalon az ajánlati elem pontszámán kívül szintén a fenti információk érhetők el, azzal a különbséggel, hogy az árlejtés rendkívüli esemény miatti lezárására nincsen lehetőség, illetve a másik ajánlattevő azonosítója és az ajánlati elemek értéke kizárólag ezen ajánlattevő első ajánlatmódosítását követően válik láthatóvá, így biztosítva a Rendelet 22. § (3) bekezdése szerinti követelmény teljesülését. Példával szemléltetve az ajánlat módosítását és a rangsor módosulását két, egymással versenyző ajánlattevő számára megjelenő felületen:
24
A rendszer a feltételeknek nem megfelelő ajánlati elemek elküldését (bevitelét) nem teszi lehetővé és a meg nem felelőség konkrét okát is megjelenítő hibaüzenettel jelzi ezt az ajánlattevő részére.
25
Ugyanezen eseményeknek az ajánlatkérői felületen az alábbiak szerint jelennek meg:
A Többszakaszos (folytatólagos szakaszokkal) árlejtés esetében a megadott időszakon belül érkező új ajánlat esetén a megnyíló következő szakasz indulásával a felületen a szakasz száma, a kezdő és befejező időpontja módosul:
26
27
Az árlejtés lezárulását az ajánlatkérői és az ajánlattevői felületen egyaránt felugró ablak jelzi:
28
Az árlejtés lezárulását követően az adott árlejtéshez tartozó menüpontok közül a Végeredményre kattintva ajánlatkérői és az ajánlattevői felületen megtekinthető az árlejtés eredményeként kialakult rangsor, az ajánlati elemek végleges értéke, az értékelési pontszám és az összpontszám, valamint a közbeszerzés becsült értéke és a rendelkezésre álló fedezet összege.
29
Felhasználók A Felhasználók menüpont alatt az adott szervezethez tartozó az adott felhasználón kívüli felhasználók kereshetők, adataik és jogosultsági szintjei kezelhetők, valamint a meglévőkön túl további felhasználók vehetők fel.
30
Felhasználók jogosultságai egyedileg állíthatók be:
Szervezet adatai A Szervezet adatai menüpont keretében a felhasználó által képviselt szervezet adatai tekinthetők meg, illetve módosíthatók a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó által.
Saját adataim A Saját adataim menüpont alatt az adott felhasználó saját adatai tekinthetők meg, illetve módosíthatók.
Megrendelt szolgáltatások A Megrendelt szolgáltatások menüpont keretében az adott szervezet által megrendelt, díjfizetéshez kötött szolgáltatások kereshetők, tekinthetők meg, illetve letölthetők, valamint új megrendelésre van lehetőség.
31
Díjfizetéshez Kötött Szolgáltatásnak kizárólag közbeszerzési eljárás keretében, illetőleg a nettó 25 millió forintot elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzési eljárás keretében alkalmazott elektronikus árlejtés ajánlatkérői minőségben történő indítása és lefolytatása lehetőségének a biztosítása minősül. A nettó 25 millió forintot el nem érő becsült értékű beszerzési eljárás keretében alkalmazott elektronikus árlejtés ajánlatkérői minőségben történő indítása és lefolytatása lehetősége, illetve a becsült értéktől függetlenül a közbeszerzési- és beszerzési eljárásban alkalmazott elektronikus árlejtésben ajánlattevőként történő részvétel díjfizetési kötelezettséggel nem jár.
32
Szervezet keresése A Szervezet keresése menüpontban a rendszerbe még nem regisztrált szervezetek meghívására van lehetőség a keresett szervezet neve vagy az adószáma első nyolc karakterének megadásával. A szervezet meghívása a megadott email címre küldött rendszerüzenettel történik.
Kijelentkezés Kijelentkezés az AllBestBid rendszerből történő kilépés. A bal oldali menüpontra történő kattintás esetén külön megerősítés nélkül a rendszer kilépteti a felhasználót az alkalmazásból.
33
