Rabin S. Baldewsingh Wethouder van Sociale zaken, Werkgelegenheid, Wijkaanpak en Sport.
Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag
De voorzitter van Commissie Samenleving
Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk
BOW/2016.89 – RIS 292831 Doorkiesnummer
14070 E-mailadres Aantal bijlagen
2 Datum
15 maart 2016 Onderwerp
Anonieme brieven zwembaden en ingezet verbeterprogramma
Geachte voorzitter, Ik heb u in april 2015 vertrouwelijk geïnformeerd over een anonieme brief van zwembadmedewerkers (BOW/2015.213). In november 2015 heb ik u nogmaals vertrouwelijk geïnformeerd over een tweede anonieme brief (BENW/2015.2065). Eind februari is een derde anonieme brief ontvangen. In alle brieven wordt kritisch geschreven over het werkklimaat, de organisatie en de manier van leidinggeven in de zwembaden. Net als in de andere twee brieven worden namen van medewerkers genoemd die zich niet kunnen verdedigen. Eerder heb ik u vertrouwelijk aangegeven dat ik graag bereid ben u nader te informeren over de situatie bij de zwembaden en de aard en inhoud van de maatregelen. Met deze brief wil ik graag die afspraak gestand doen. Ik betreur het zeer dat deze situatie bij de Haagse zwembaden ontstaan is. Vooral ook omdat het college veronderstelt dat het niet de laatste brief zal zijn. Ook waren we zelf al in 2014 gestart met een analyse en verbeterprogramma voor de 6 zwembaden. Hier komen we later op terug. Het college kiest er daarom voor om u in openbaarheid te informeren over de situatie bij de zwembaden en het ingezette verbeterprogramma. Anonieme brieven Overeenkomst tussen de drie anonieme brieven is dat er zaken worden genoemd die betrekking hebben op het heden maar ook op het verleden bij de zwembaden. De briefschrijver(s) geven daarbij aan dat het hen te doen is om "waarheidsvinding en een goed klimaat voor de medewerkers". Niet altijd is te onderscheiden wat zich vroeger afgespeeld zou hebben en wat er nu speelt. Dat maakt de brieven soms lastig te duiden. In de brieven worden op ongezouten manier meningen en oordelen geuit over de handelwijze van directie, leidinggevenden en medewerkers. Daarnaast wordt gewezen op (mogelijke grove) onvolkomenheden in de werkwijze en wordt geschreven over verondersteld mismanagement bij sommige zwembaden. Alhoewel wij anonieme brieven met terughoudendheid benaderen, heb ik de brieven steeds laten toetsen door de gemeentelijke integriteitscoördinator.
Inlichtingen bij Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl
Telefoon: 14070
BOW/2016.89
2
Daarnaast heb ik naar aanleiding van de tweede anonieme brief een recherchebureau ingeschakeld die bij alle zwembaden onderzoek heeft gedaan naar een aantal specifieke beschuldigingen: de kwaliteit van de watermetingen zou onvoldoende zijn; de procedure van het Lifeguard Certificaat alsmede de te volgen 5 verplichte trainingen zou niet worden gevolgd; mogelijke geheime ruimtes waar medewerkers zouden verblijven; het niet volgen van de procedures aangaande het aanvragen verlof alsmede de verwerking in het geautomatiseerde systeem. Het onderzoek heeft de volgende resultaten opgeleverd. Kwaliteit van watermetingen De waterkwaliteit van de zwembaden wordt 2 keer per dag gemeten. In 4 baden is vastgesteld dat de metingen, een enkele uitzondering daargelaten, goed op orde zijn. Bij 2 zwembaden is vastgesteld dat het proces van watermeting aanscherping behoeft, in die zin dat er in het laatste kwartaal van 2015 op een aantal dagen in plaats van 2 keer één meting per dag is uitgevoerd. Dat watermetingen ontbreken of slecht geregistreerd zijn, is uiteraard niet wenselijk. Het afgelopen jaar hebben wij gewerkt aan zoveel mogelijk geautomatiseerde watermetingen en daarmee zullen de handmatige slordigheden/fouten ook niet of nauwelijks meer gaan voorkomen. Certificaten Om de veiligheid in de zwembaden te borgen, zijn medewerkers die toezicht houden, verplicht eens in de twee jaar hun certificaat Zwembad Reddend Zwemmen (ZRZ) te behalen. Dit houdt in dat zwembadmedewerkers de praktijktest ZRZ doen en over een geldig doen en hun EHBO/BHV diploma moeten beschikken. De Reddingsbrigade, een onafhankelijk instituut neemt de testen af. Tussentijds moeten zwembadmedewerkers 5 verplichte trainingen ZRZ volgen om hun vaardigheden te oefenen. Bij één zwembad, echter, is vastgesteld dat 3 medewerkers zonder geldig certificaat incidenteel, maar nooit alleen op toezicht hebben gestaan. Bij 3 zwembaden zijn de medewerkers die op toezicht staan weliswaar in het bezit van een ZRZ certificaat, maar zijn de verplichte trainingen niet consequent georganiseerd danwel niet goed geregistreerd. Bij 2 zwembaden verloopt de procedure conform voorschrift. Zoals aangegeven moet het certificaat om het jaar worden behaald. Dit gaat ook weer in 2016 plaatsvinden. Diegene die het niet halen, staan niet op toezicht. Ook herhalingen en oefeningen moeten daarna worden gedaan en afgetekend. Hier vindt controle op plaats. In de anonieme brieven wordt aangegeven dat bij toetsing van de zwemvaardigheden geen onafhankelijk partij ingeschakeld wordt. Dit klopt niet; de Reddingsbrigade is een externe, onafhankelijke partij. Geheime ruimtes Het recherchebureau heeft in geen enkel zwembad geheime ruimtes aangetroffen. Aanvragen van verlof alsmede naar de verwerking in het geautomatiseerde systeem Bij een van de zwembadmanagers is naar aanleiding van het onderzoek van het recherchebureau vastgesteld dat deze persoon een aantal verlofuren met opzet niet goed heeft geregistreerd. Naar de handelwijze van deze persoon is een integriteitsonderzoek gestart waarvan de procedure nu loopt. Bij 2 van de 6 zwembaden is de verlofregistratie op orde. Bij 4 zwembaden is gebleken dat er in een aantal gevallen afwijkingen zijn tussen de verlofregistratie en in de agenda opgeschreven verlofuren. Het recherchebureau heeft na grondig onderzoek vastgesteld dat er in die gevallen geen sprake is van opzet maar van slordigheid. Naar aanleiding van de bevindingen gaan we hier mee aan de slag om de fouten in de registratie van verlof terug te dringen.
BOW/2016.89
3
Ook heeft het recherchebureau geconcludeerd dat er verschillend met compensatie van overwerk wordt omgegaan. In de zwembaden draaien veel medewerkers onregelmatige diensten. Dit geldt soms ook voor managers. Omdat het hier om verworven rechten gaat, wordt onderzocht of we hier nadere regels aan kunnen stellen. Overige informatie In 5 zwembaden is de werksfeer redelijk tot goed te noemen. In twee baden is de werksfeer in het recente verleden niet goed geweest. Op dit moment, zo geeft het recherchebureau aan, is de werksfeer in 1 zwembad slecht te noemen. In sommige baden zijn tekortkomingen geconstateerd op een of meer van de hiervoor genoemde onderwerpen en hebben de anonieme brieven aanleiding gegeven tot ingrijpen. Op dit moment wordt bekeken in hoeverre de derde brief gronden geeft voor nieuw integriteitsonderzoek. Met nadruk stel ik hierbij dat sommige van de genoemde beschuldigingen onjuist zijn gebleken danwel uitvergroot zijn. De uitkomsten van het onderzoek van het recherchebureau vindt u als geheime bijlage bij deze brief. Analyse zwembaden Nog voor de eerste anonieme brief is er naar aanleiding van vermoedens bij het management in december 2014 en de maanden daarna door ons een analyse gedaan naar de cultuur en het werkklimaat bij de zwembaden. Conclusie van deze analyse was dat er forse personele en organisatorische problemen zijn bij de zwembaden. Wellicht mede gevoed door de afstand tussen het stadhuis en de diverse locaties van zwembaden in de stad en de geheel eigen subcultuur die per zwembad is ontstaan. Er bestaat onduidelijkheid over wat “goed” is en wat de resultaten zijn. Het ontbreekt aan voldoende aansturing en daadkracht. Samenwerking tussen zwembaden is minimaal. Hierdoor ontbreekt het aan uitwisseling van werkwijzen en zijn er "eilanden" ontstaan. Veel medewerkers zijn al lang in hetzelfde bad werkzaam en zijn weinig veranderingsgezind. De leeftijd van de vaste medewerkers in de zwembaden is relatief hoog, wat gevolgen heeft voor de inzetbaarheid van medewerkers en het ziekteverzuim. Op het gebied van inrichting van processen, sturing en houding en gedrag zijn volgens de analyse flinke interventies nodig. Kortom, er zijn forse personele en organisatorische verbeterslagen te maken bij de zwembaden. Verbeterslagen die tijd en inspanning vragen voordat zij resultaat opleveren. Doelstelling van het traject is om in de Haagse zwembaden samenwerking te verbeteren en samenwerking met de andere sportaccommodaties tot stand te brengen. Van zwembadmedewerkers wordt verwacht dat ze vakbekwaam, geschoold en servicegericht zijn. Ze geven elkaar feedback, stellen zich actief op en zijn in staat mee te groeien met toekomstige ontwikkelingen. De uitkomsten van de analyse vindt u als geheime bijlage bij deze brief. Verbeterprogramma Om dit te realiseren moet de basis op orde zijn. Voor de kortere termijn heb ik daarom op alle lagen van het management ingegrepen. Met alle zwembadmanagers en overig management is de gemaakte analyse indringend besproken. Voor een aantal van hen heeft dit tot de conclusie geleid dat zij elders beter op hun plek zijn. Ik wil een nieuwe start maken met nieuwe managers, waaronder een sectorhoofd, voorlopig onder directe aansturing van de algemeen directeur van OCW. De directie van OCW heeft daarnaast uitgebreide sessies op locatie georganiseerd met de zwembadmedewerkers van alle zwembaden. Voor de langere termijn zijn echter nog meer en andersoortige maatregelen nodig. Onder leiding van de algemeen directeur van OCW is daarom een uitgebreid verbeterprogramma gestart om te borgen dat de kwaliteit van de zwembaden blijvend wordt verhoogd. De volgende elementen maken onderdeel uit van het verbeterprogramma. Deels zijn deze verbeteracties al ingezet, deels gaan zij binnenkort van start.
BOW/2016.89
4
1. Uniforme basisprocessen en werkinstructies Doordat de eenheid ontbreekt, werken de zwembadmanagers ieder op hun eigen manier. Om dit uit te sluiten worden de werkwijzen geüniformeerd waar nodig. Dit geldt voor de volgende onderwerpen: lesmethodiek, schoonmaak, schoolzwemmen, toezicht, administratieve werkzaamheden, klachtenprocedures, financiële processen, calamiteiten, watermetingen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van LEAN-methodiek. Er wordt een kwaliteitssysteem ingevoerd zodat continu aandacht is voor de verbetering van de werkprocessen. 2. Ontwikkeling leidinggevenden Leidinggevenden zijn van cruciaal belang voor het realiseren van de verandering. Daarom ontwerpen we voor het leidinggevend kader een ontwikkelprogramma. Daar hoort ook bij dat duidelijk omschreven wordt wat we van leidinggevenden verwachten. 3. Evenwichtige teams We willen evenwichtige teams creëren waarbij balans is tussen man/vrouw, jong/oud, ervaren/onervaren. Dit geldt niet alleen voor de teams in de zwembaden, maar ook voor het leidinggevend team. 4. Eenduidige functieprofielen We inventariseren per functie de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Daarbij geven we ook aan hoe lang de verschillende taken moeten duren. We streven naar minder en eenduidige functieprofielen. We willen allround medewerkers. 5. Prestatieafspraken We stellen kritische prestatie-indicatoren op over onder meer klanttevredenheid, personeelskosten, de omzet, aantal behaalde diploma’s, bezettingsgraden, aantallen klachten, etc. 6. Samenwerking We inventariseren alle relevante partners en kansen in de omgeving, en ontwikkelen samenwerkingsverbanden. Daarbij kijken we naar de behoeften en vragen vanuit de wijk/omgeving, we onderzoeken de stadsbrede mogelijkheden, we bezien hoe de bezettingsgraad van de accommodatie verhoogd kan worden. 7. Efficiency We willen efficiënter omgaan met personeel en uitzendkrachten. Dit betekent dat gekeken wordt naar de inzet van vast personeel over diverse accommodaties en ingezet wordt op meer flexibilisering van de inzet van medewerkers. Daartoe zetten we een centraal planningsbureau op. Uitgangspunten zijn: terugdringen externe inhuur, inrichten interne flexibele schil, een digitaal planningsinstrument, en uniforme uitgangspunten voor het roosteren. 8. Opleiding De kwaliteit van de medewerkers willen we vergroten. Medewerkers moeten voldoen aan alle wettelijke & gemeentelijke richtlijnen en eisen. We stimuleren talentontwikkeling, we streven naar continue kwaliteitsverbetering. We stellen daarom een helder meerjaren opleidingsplan op. Daartoe brengen we ook in kaart wat de reeds aanwezige kwaliteit van medewerkers is. Bij niet-functionerende medewerkers leggen we een dossier aan. 9. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim in de zwembaden is te hoog (ongeveer 10%). Daarom stellen we een verzuimjaarplan voor 2016 op. 10. Ouderen Vitaliteit is van groot belang in de zwembaden. Constant in de omgeving van chloor en water verkeren vereist een goede fysieke gezondheid. Zeker voor de wat oudere werknemers is het belangrijk om aandacht te hebben voor langdurig goede inzetbaarheid. We maken transparant wat wel en niet verwacht wordt van een oudere medewerker en welke tegemoetkomingen er bestaan voor de oudere medewerker. 11. Integriteit Integriteit is een belangrijk onderdeel van het verbeterplan zwembaden. Daarom besteden we ook gestructureerd aandacht aan dit onderwerp. Wat zijn de normen en kaders? Welk voorbeeldgedrag verwachten we?
BOW/2016.89
5
12. Praktische sturing Veel rapportages zijn financieel en gericht op verantwoording óf (meer)jaarrapportages. Er is nauwelijks sprake van kortcyclische sturing, met de praktijk als uitgangspunt. Daardoor leren de zwembaden niet of nauwelijks van elkaar en eerder ondernomen initiatieven. Goede voorbeelden wisselen we uit tussen de zwembaden. Medewerkers worden nadrukkelijk betrokken bij de verdere uitwerking van deze acties. De basis in de zwembaden moet dus zo snel als mogelijk op orde gebracht worden. Op alle fronten wordt zo ingezet op een verbetering van de kwaliteit van de zwembaden. Voor zichzelf spreekt dat bovenstaande acties constant en consequent worden herijkt naar de actuele stand van zaken. Tot slot In 2015 geven de bezoekers van de zwembaden een gemiddeld cijfer van 7,5. De meeste zwembadmedewerkers doen met passie en toewijding hun werk. De geconstateerde problemen hebben de gebruikers van de zwembaden niet gedupeerd. Iedereen heeft het recht om een anonieme brief te schrijven. Ik zou echter graag met de briefschrijvers in gesprek komen. Daarom is aan de briefschrijvers de oproep gedaan om uit de anonimiteit te treden en in alle openheid en vertrouwen samen aan de slag te gaan. Helaas hebben de briefschrijvers tot op heden geen gehoor gegeven aan deze oproep. De afgelopen periode is naar aanleiding van onze eigen analyse en de anonieme brieven al wel fors ingegrepen en hard gewerkt om de meest urgente zaken aan te pakken. Ik wil de komende tijd alle energie richten op het op orde brengen van de zwembaden. Gezien de aard en omvang van de problematiek vergt het vasthoudendheid en vastbeslotenheid om de kwaliteit van de zwembaden te verhogen en op peil te brengen. Tijd en inzet zijn nodig om alle verbeteringen door te voeren. Ik zal u aan het einde van het jaar een tussenrapportage sturen. Koersvast werk ik zo aan een betere toekomst van de zwembaden. Ten dienste van de mensen die er gebruik van maken. Met vriendelijke groet, Rabin Baldewsingh, Wethouder Sociale Zaken, Werkgelegenheid, Wijkaanpak en Sport
