Algemene organisatie Stichting Global Exploration 1 Inleiding In dit document wordt de huidige algemene en administratieve organisatie van Stichting Global Exploration (SGE) beschreven. 2 Typologie Stichting Global Exploration kan worden getypeerd als een stichting die faciliterend wil optreden naar al haar deelnemers, dikwijls middelbare scholen. Zij wil haar kennis aanbieden en daarnaast de kennis en ervaring van alle deelnemende scholen bundelen om op die manier het uitvoeren van interculturele Xplore programma’s voor de scholen haalbaar te maken. Het ondernemersrisico is nihil aangezien het kostenplaatje kostendekkend is door eigen bijdrages van scholen en deelnemende leerlingen. De vaste kosten kunnen worden gedekt door de deelnemende leerlingen en een klein deel eigen sponsoring vanuit de stichting. 3 Organisatiestructuur/Functiescheiding Onderstaand schema geeft de organisatie binnen de stichting weer. Historie: Na de eerste Xplore reis, toen onder penvoerderschap van Stichting Voortgezet Onderwijs Parkstad Limburg (svo/pl) , dienden de deelnemers het verhaal verder te vertellen. Door het grote enthousiasme meldden zich meerdere Limburgse scholen aan. Ter overkoepeling van al die scholen werd toen de stichting Global Exploration opgericht. De stichting overlegt twee maal per jaar met betrokken schoolleiders. Ze legt verantwoording af over de stage en de daaraan gekoppelde Goede Doelen. Samen ook worden de grote lijnen voor het nieuwe jaar uitgezet. Wilde Ganzen en NCDO. Als gerenommeerde instellingen op het gebied van ontwikkelingsamenwerking volgt SGE de door deze stichtingen uit gezette lijn. Met Wilde Ganzen wordt het gezamenlijk het “scholen voor scholenplan”uitgevoerd waarbij SGE deelnemers gelden verzamelen voor Goede doelen. De aanvraag voor deze doelen wordt ingediend door SGE partners in betrokken landen. De gelden door de leerlingen verzameld met 55 % door WG opgehoogd en door WG direct naar projectrekeningen van de partners in Ontwikkelingslanden.
Algemene organisatie Stichting Global Exploration
Global chairmen
raad van schoolleiders
Wilde ganzen/ ncdo
Stichting global exploration docenten advies raad
jongerenraad
ouderraad
Rapportage
Rapportage
Beleid
Projectbureau Financien administratie
sponsorfinding: sponsorcommissie
Alumni/ vrijwilligers
wereldburger in de dop
bewustwording basisscholen
Xplore programma
media/ presentatie
website (E-linq)
partners
global community
trainingen en begeleiding
scholen voor scholen
artsen/ docenten
global communications
wilde ganzen
van dag tot dag
promotiemateriaal
interculturele trainingen
vluchten
boek
draagvlak bewustwording
Algemene organisatie Stichting Global Exploration
De docenten-, ouders-, en jongeren klankbordgroepen evalueren de stage en nazorg en dragen verbeteringssuggesties aan. Het projectbureau: De stichtingsleden werken geheel pro deo . Om een continuïteit en voldoende professionaliteit in taken te kunnen waarborgen werd een projectbureau (SGE office) opgestart waar een directeur geassisteerd door een assistent manager en intercultureel trainer op basis van maximaal 2 x 0,5 fte de uit te voeren taken verrichten. Clusterleiders artsen docenten: De uitvoering van de directe trainingen naar leerlingen en begeleiding en nazorg van de activiteiten gebeurd door docenten en artsen geheel op vrijwillige basis. Docenten en artsen worden op het gebied van ontwikkelingssamenwerking en wereldburgerschap getraind door SGE. Partners: In alle betrokken landen zorgt een toerleider voor de logistiek en verblijf. Ook zorgen zij voor goede contacten met partnerscholen en Goede doelen organisaties. Naast de taak als toerleider fungeren deze personen ook als Chairmen van het betreffende land. Zij coördineren de samenwerking met alle locale partners. 4.4 Begroting/ interne controle De financiën binnen de stichting zullen we verder toelichten. Inkomsten: de eigen bijdrages van deelnemers worden door de scholen verzamelt en als geheel overgemaakt aan de stichting. De school is ook verantwoordelijk voor het betalen van deze rekening. De sponsorinkomsten worden op dezelfde manier aan SGE overgemaakt. Hierdoor loopt SGE geen risico omdat de scholen vooraf aangeven met hoeveel leerlingen ze aan het project starten. Uitgaven: de uitgaven worden vooraf begroot door de directeur en ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. De begroting bestaat uit twee delen. Ten eerste de begroting voor het SGE deel. Hierin zitten alle onkosten die op kantoor worden gemaakt. Inkomsten voor kantoor zijn € 220,- per deelnemer aan het programma. Ten tweede het Xplore deel. Hierin wordt een onderverdeling gemaakt per reis zodat achteraf goed te zien is hoe iedere reis financieel is opgebouwd en welke aanpassingen er naar komende jaren moet worden gedaan. Deze begroting wordt gepresenteerd aan de schoolleidervergadering welke deze goedkeurt. Betalingen mbt het programma worden gedaan door de directeur, administratief verwerkt door de assistent manager en daarna ter controle voorgelegd aan de penningmeester (en bestuur). Achteraf wordt de jaarrekening (opgesteld door MK adviseurs, accountants) samen met het jaarverslag aangeboden aan de schoolleiders en gepubliceerd op de website. Daarnaast wordt de hele financiële afhandeling besproken met de Xplore coördinatoren per school. Op deze wijze wordt getracht een volledig transparante organisatie te bewerkstelligen.
Algemene organisatie Stichting Global Exploration
5 Automatisering Binnen het kantoor zijn vier computers. Alle bestanden van de Global Exploration directory staan op dropbox (cloud). Hierdoor is er ook direct een backup van alle bestanden. Voor diverse doeleinden worden aparte dropbox directory’s opgezet. SGE docenten, boek inleverpunt, SGE international. 6 Interne rapportage Voor iedere bestuursvergadering ontvangt het bestuur een financiële en organisatorische update van het Xplore programma alsmede de werkzaamheden op SGE kantoor. Het bestuur kan bepalen of en ander volgens plan verloopt of dat er bijsturing noodzakelijk is. De directeur geeft aan wanneer er onverwachtse zaken naar voren komen, zodat het bestuur hier tijdig op kan inspelen. Belangrijke beslissingen mbt financiën of lange termijn beleid van de stichting worden voorgelegd aan de raad van schoolleiders. Deels ter informatie, deels ter goedkeuring. 7 Verloop Xplore programma Contact scholen
Meestal melden nieuwe scholen zich bij SGE met verzoek tot deelname. SGE bezoekt de school en geeft informatie mbt het project aan directie en hoofd internationalisering (en enthousiaste docenten). De school bepaalt nu of men wel of niet deelneemt. Werving en selectie van leerlingen
Dit vindt plaats door scholen adhv handboek werving en selectie en verder ondersteunt door promotie materiaal van SGE. Organisatie project
De gehele organisatie van het project wordt begeleidt vanuit SGE door een uitvoerig algemeen handboek, ondersteund door handboeken per onderdeel. Zes wekelijks komen de Xplore coördinatoren per school bij elkaar om de voortgang en de kwaliteit te bespreken. Vluchten
De vluchten worden geboekt in goede samenwerking met Personal Touch Travel. Jaarlijks wordt welk bekeken of andere vluchtaanbieders betere (goedkopere) aanbiedingen hebben. (vliegtickets, vliegwinkel) Partners buitenland
De contacten met al onze partners in het buitenland lopen via onze chairman in dat bepaalde land. Reisorganisatoren waar SGE al lang mee samen werkt en die een hoge mate van betrokkenheid hebben. In onderling overleg wordt het programma samengesteld waarbij gelet wordt op kwaliteit van de inhoud en de financiën voor het geheel. Zij verzorgen ook de contacten met alle partnerscholen. Medisch
Iedere groep heeft een begeleidend arts welke maandelijks samenkomen in een medisch beraad geleidt door Bart Burggraaff (bestuurslid en arts). Zij bespreken voorkomende ziektegevallen en gevaren op reis, om zodoende zo goed mogelijk voorbereidt de reis in te gaan.
Algemene organisatie Stichting Global Exploration
Scholen voor scholen
Naast het Xplore programma loopt het scholen voor scholen programma. SGE legt hierin de contacten met Wilde Ganzen en controleert of de benodigde applicaties van de buitenlandse partners tijdig binnen zijn. Het benodigde sponsorgeld komt van de leerlingen, scholen en SGE. SGE legt jaarlijks verantwoording af naar Wilde ganzen en alle scholen. 8 Personeel Loonadministratie vindt plaats door MK adviseurs. Uitbetalingen gebeuren door de directeur (en worden aan het eind van het jaar gecontroleerd door MK adviseurs) Het bestuur werkt pro deo. Alleen directeur en assistent manager worden betaald. Loonafspraken zijn vastgelegd in een contract. 9 Rapporteren en evalueren Na de reizen wordt er op diverse manier geëvalueerd en gerapporteerd. Op deze manier willen we een transparant beeld van de stichting en haar werkzaamheden geven en daarnaast samen met de deelnemende scholen en buitenlandse partners op zoek gaan naar verbeteringen binnen het programma. Hierbij worden behaalde resultaten (outcome en output) getoetst aan de vooraf gestelde doelen. Een en ander is uitgebreid omschreven in het beleid bewustwording en gedragverandering. Bij het omschrijven van de doelstellingen zijn we uitgegaan van SMART omschreven meetindicatoren om op die manier een heldere toetsing achteraf mogelijk te maken. Evalueren: dmv vragenlijsten, enquêtes, storytelling, discussie-uurtjes worden de
verbeterpunten voor het programma besproken. Dit gebeurd met ouders, schoolleiders, jongeren, raad van advies, oud deelnemers. Verbeterpunten worden in het bestuur of binnen het projectbureau besproken en aangepast. Rapporteren: transparantie is erg belangrijk voor SGE als stichting. Dmv vier nieuwsbrieven
per jaar, de website, het jaarverslag en het boek geeft de stichting een ruime verantwoording voor het verloop van het programma en de daaruit voortvloeiende resultaten. De jaarrekening geeft een goed beeld van de algemene financiën en daarnaast worden de resultaten per reis en over de goede doelen apart gepresenteerd.
TOGETHER ONE WORLD!
Algemene organisatie Stichting Global Exploration
