______________________________________________________________________________________________ Algemene Ledenvergadering 2016 HTC de Ypelaer Maandag 4 april 2016, 20.00 uur Aanwezig: Hans Backs, Johan Timmermans, Gerard Denissen, Hans Crone, Rob van Hasselt, Tom Moeskops, Ad van Brakel, Frans Vos, Rob Post, Katja Timmermans, Bregje Timmermans, Rob Beurskens, Richard van Diemen, Ilse van de Rijdt, Gaby van Puijenbroek, Bob van de Sleen, Geerten Verster, Mark Vos, Berdine van Beers, Antoon de Brouwer, Monique de Brouwer, Gerry van Pinxteren, Gerard van Laarhoven, Eric van Beurden, Henk Abrahams, Frans Groenen, Leo Visser, Cis Visser, Bart Dirkx, Rob Post, Jan Vlasblom, Harry Pullens, Bart van Hoof, Ingeborg Bekkers, Jolanda Stevens, Arie Wolfs, Frank Wolfs, Roland Voets, Inno van der Heijden, Trudy Hollink, Chantal Hamonic, Jeroen Rasenberg
Agenda 1. Opening en mededeling. 2. Verslag d.d. 30 maart 2015 3. Ingekomen stukken / post 4. Verslag diverse commissies/ bestuursleden 5. Bestuursverkiezing Financiën 6. Financieel verslag 2015 7. Verslag kascontrolecommissie 8. Begroting 2016 9. Vaststellen begroting 2016 en contributie 10. Toekomst visie 2016 11. Rondvraag afsluiting 12. 1. Opening en mededelingen De voorzitter, Hans van der Wiel, opent de 54ste ledenvergadering van H.T.C. de Ypelaer en heet alle aanwezigen van harte welkom. De voorzitter staat ook stil bij het feit dat 3 leden, na een lang ziekbed, in het afgelopen verenigingsjaar overleden zijn; te weten Noud van de Staak, Ruud Schijvens en Johan van Beurden. 2. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 30 maart 2015 De notulen van de ledenvergadering 2015 zijn geplaatst op de website. Hierover is één opmerking; Hans Crone vraagt naar aanleiding van de notulen van 2015 of er al een beslissing is genomen over het recht van opstal voor de ondergrond van de tennisbanen. De voorzitter zal deze vraag bij de gemeente onder de aandacht brengen met de mogelijkheid dat de ondergrond van de banen juridisch overgedragen kan worden aan de vereniging. Hij hoopt hierover meer informatie te kunnen verstrekken in de volgende ledenvergadering 2017. Na deze rondvraag worden de notulen van 2015 goedgekeurd en vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en vaststellen agenda Afmeldingen van leden: Afwezig: Janet Vlasblom, Peter van den Corput, Suzanne Albregts, Joost van den Meijdenberg, Diny Ketelaars, Mignon Maaijwee, Nicole van Heijst, Nanne Jansen, Hans Schuttelaars, Arlette Steffers Appeldoorn, Claus van Teeffelen, Marieke van Teeffelen, Irma Vos, Wieke Krielaart, Willem Vloet, Ineke Stads, Hilda Groenendijk, Karlijn Verheggen Haghoort,, Eef Bohmann, Harrie van Nunen, Cees op ‘t Hoog, Frans Hessel, Renne Lenssen, Marij Theunissen, Melissa de Haas, Rob Goossens, Esther de Bruijn, Ronneke Stoop, Ton Stoop, Angelie van Hoof, Maria van Rijswijk, Saskia Meijs, Frans van de Ven, Marleen Vromans, Pim Haghoort, Bart Bunnik, Johan Ribberink
Fred Mouchaers, Edwin Kleiboer, Floor Bols, Lea van Baest, Gerard Delien, Kees Naaijkens, Ria Wolfs, John van de Sande, Jolanda van de Sande, Sarli van de Sande, Jan de Brouwer, Andy Cuijpers en Jurgen Smit. De agenda wordt vastgesteld er worden geen agendapunten toegevoegd. 4. Verslagen diverse commissies/ bestuursleden Het jaarverslag wordt kort doorgenomen. Ieder bestuurslid zal mondeling het een en ander toelichten. Jaarverslag Sponsoring & Communicatie Sponsoring We hebben in het afgelopen jaar voor alle banen die nog geen sponsor hadden een sponsor gevonden. De Rabobank is vanaf eind 2016 geen hoofdsponsor meer, omdat de Rabobank een nieuwe visie heeft op sponsoring, waardoor de sponsoractiviteiten zullen veranderen. De Rabobank wil ons wel graag blijven sponsoren, maar enkel via de opbrengsten van de jaarlijkse terugkerende actie ‘Hart voor Elkaar’. Ook van een aantal andere sponsoren weten we dat zij niet langer aan onze club verbonden zullen blijven. We zijn dus op zoek naar nieuwe baansponsoren. Al deze veranderingen beteken dat wij het komende jaar zullen werken aan het werven van nieuwe (baan)sponsoren. Daarnaast wordt het sponsorbord bij ingang van het paviljoen, waarop een overzicht van alle sponsoren van de club te zien is, ook aangepast en up-to-date gemaakt. Monique de Brouwer spreekt haar zorg uit over de hoofdsponsoring met betrekking tot de toernooien. Gerard van Laarhoven merkt op dat het goed is om een naam aan een toernooi te verbinden. De Voorzitter geeft aan dat we extra aandacht moeten vestigen om nieuwe sponsoren te zoeken. De sponsorcommissie moet versterkt worden met minimaal 2 enthousiaste leden die ons gaan helpen om sponsoren te vinden en behouden. Communicatie Eén van de belangrijkste aspecten binnen onze vereniging is elkaar op de hoogte houden van zaken zoals geplande bardiensten, uitnodigingen, bespeelbaarheid van de banen, lief en leed en werkzaamheden. De in- en externe communicatie moet verbeterd worden. De websitebeheerders (Frans Groenen voor de seniorensite en Harry Pullens voor de juniorensite) hebben de opdracht om beide sites beter op elkaar af te stemmen met een gelijke uitstraling. Medio september wordt er een nieuwe LISA-app gelanceerd via de KNLTB. Dit is een app waarbij leden beter geïnformeerd kunnen worden. Momenteel is deze app bij verschillende verenigingen een pilot, met zichtbaar resultaat. Joost Timmermans en Bas van der Staak houden sinds dit voorjaar de Facebookpagina van de senioren up to date. Marlijn van der Staak, een jeugdcommissielid, houdt de Facebookpagina van de jeugd voor haar rekening. Via dit social media kanaal kunnen we onze leden directer en sneller bereiken. Het verbeteren van de website en het vragen van meer aandacht voor de Facebookpagina’s, zijn onderdeel van de taken die de communicatiecommissie op zal pakken. Daarnaast zal hier later in het jaar de LISA app nog bij komen. Eind april gaan Frans Groenen, Gerry van Pinxteren, Ad Fonken en Ans de Kort naar een informatieavond georganiseerd door de KNLTB over de werking van de KNLTB-clubapp. Paviljoencommissie De paviljoencommissie bestaand uit Roland Voets (voorzitter), Leo Visser (barboekplanner), Miranda van de Aa (betaalde krachten), Rob Post (openers), John van de Sande (financiën) en Frans Groenen (Cash-less systeem). Paviljoen Het paviljoen is compleet verbouwd en is helemaal in een nieuw jasje gestoken. De bar is behandeld met betonlook en er zijn nieuwe gordijnen, stoelen, barkrukken en loungebanken aangeschaft. De loungebanken zijn zelf gemaakt door een vrijwilliger. De barplanning gebeurt aan de hand van het barrooster. Dit rooster wordt tweemaal per jaar open gezet, zodat alle leden die geen vrijwillige bijdrage leveren aan de club zelf kun bardienst kunnen inplannen. Het is hiervoor van ontzettend groot belang dat alle juiste e-mailadressen van de leden bekend zijn bij de ledenadministratie.
Verbouwing In november is het paviljoen twee weken dicht geweest. In deze periode heeft er een totale metamorfose plaatsgevonden met een zeer gezellig en vernieuwd paviljoen als resultaat. Het enige dat nog gedaan moet worden, is de geluidsdemping. De andere werkzaamheden zijn afgerond. Tijdens deze twee weken waarin het paviljoen gesloten was, was er geen baromzet. De penningmeester zal hier later in het financiële verslag op terugkomen. Muziekinstallatie Er zijn nieuwe boxen aangeschaft en gekoppeld aan de nieuwe iPad, die bevestigd is aan een houder op de muur. (Deze iPad is nieuw aangeschaft, omdat de oude iPad tijdens een inbraak in het voorjaar van 2015 is gestolen). Er is dus weer volop muziek in het paviljoen. Het geluid klinkt echter nog te rumoerig doordat het verlaagd plafond is verwijderd uit de nok. Er wordt nog naar een geschikte oplossing voor dit probleem gezocht. Eén van de voorstellen is om eierhoedjes van schuim onder de tafels te bevestigen, waarmee men denkt de demping tegen te gaan. Baropeners We kunnen momenteel weer enkele mensen gebruiken die graag opener willen zijn bij onze vereniging. Als u denkt dat dit iets voor u is, kunt u uzelf opgeven via
[email protected]. Als baropener hoeft u geen reguliere bardienst te draaien. Commissie Parkbeheer: De renovatie van de banen en het hekwerk is voorspoedig verlopen en bijna afgerond. Op dit moment voldoet één baan nog niet aan de eisen, omdat de lijnen nog niet recht zijn aangelegd. De overige banen zijn definitief goedgekeurd. Hier hebben we een keurig rapport voor ontvangen. Over enkele weken wordt de laatste, gebrekkige baan vervangen en worden de lijnen hiervan weer recht gelegd. Tijdens de toernooien hebben de nieuwe banen goed gefunctioneerd en is er weinig tot geen uitval geweest door regenval of mankementen. Samengevat hebben we op onderhoudsgebied een uitzonderlijk goed jaar gedraaid. Dit is te danken aan een groep vrijwilligers en een bijna geheel vernieuwd park. Allen die hier aan bijdragen of bijgedragen hebben: ontzettend bedankt. Ledenbehoud en ledenwerving: De ledenadministratie wordt gevoerd door Gerry van Pinxteren De vereniging telde per 1 april 2016 784 leden, 51 leden minder dan op 1 april 2015. De ereleden zijn: mevr. M. van den Brüle, dhr. F van de Ven en dhr. F Engels. Wat hebben we inmiddels gedaan? Ypelaer magazine is helemaal weer up to date gemaakt en heeft daarnaast een frisse, nieuwe opmaak. Dit magazine kunnen we weer trots aan onze huidige en nieuwe leden (digitaal) uitdelen. Dit magazine wordt ook op de site gepubliceerd, waar het de vorige editie zal vervangen. Op paaszaterdag is er een open dag georganiseerd. We hebben de lokale mensen hierover geïnformeerd via de Hilverbode en flyers. De clinici die Robert Timmermans van tennisschool Timmermans aan verschillende leeftijden heeft gegeven, de timing van de open dag (de open dag vond plaats tijdens de finaledag van het Dorpentoernooi) en het prachtige weer hebben ervoor gezorgd dat er nieuwe leden zijn aangemeld. Gezien het teruglopende ledenaantal hebben Gerry van Pinxteren en Ans de Kort de workshop ledenwerving en –behoud bijgewoond in Vlijmen. De workshop werd georganiseerd door de KNLTB. Hier zijn leuke ideeën uitgekomen. Zo heeft onze tennisleraar een spreekbeurt op scholen gehouden en zijn we opmerkzaam gemaakt op het bestaan van een complete tas gevuld met attributen voor scholen, die deze tas enkele weken mogen gebruiken tijdens de gymlessen. Deze tas kan gehuurd worden via de KNLTB. Ten slotte willen we ook aandacht vestigen voor de oudere doelgroep, door promotie van het 50+ tennis. Samen met de trainers en een nog samen te stellen commissie gaan we deze aandachtspunten als speerpunten oppakken voor 2016-2017.
Commissie Externe betrekkingen: De commissie Externe Betrekkingen heeft één lid: Jan Vlasblom. Hij focust zich daarbij op twee zaken: - Het volgen van de ontwikkelingen in de tennissport in Nederland en bij de KNLTB. - Het inspelen op de ontwikkelingen in onze lokale samenleving. Op lokaal niveau vertegenwoordigt Jan HTC de Ypelaer in de Sportraad van Hilvarenbeek. Hij is daarin ook lid van de commissie, die in 2015 is gestart met de ontwikkeling van een sportvisie voor Hilvarenbeek. Jan is de schakel tussen externe betrekkingen en onze vereniging, waardoor wij op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen in de gemeente Hilvarenbeek en in de tennissport in Nederland. Binnenkort wordt er onderzoek uitgevoerd naar het sportgedrag van de Beekse bevolking en de tevredenheid over het sportaanbod en de sportvoorzieningen. Algemene mededeling voorzitter: De voorzitter spreekt namens het voltallig bestuur waardering uit naar alle vrijwilligers van HTC de Ypelaer. Zonder hen kan onze vereniging niet bestaan! Het beleid van de club is dat een vrijwilliger geen verplichte bardienst hoeft te draaien. Als compensatie ontvangt iedere vrijwilliger daarnaast een uitnodiging voor de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie en een tegoedbon ter waarde van €25,-, te besteden bij de restaurant ‘Roots’ of ‘de Zwaan’, beide in Hilvarenbeek. We weten dat een aantal vrijwilligers in ons midden niet direct in een commissiesamenstelling werkzaam is. Helaas hebben deze personen geen bon ontvangen. De voorzitter spreekt hierover zijn welgemeende excuses uit en belooft hiermee aan de slag te gaan zodat al deze vrijwilligers ook een waardebon ontvangen . Technische zaken: Femke van Laarhoven bestuurslid technische zaken presenteert de highlights per commissie. Jeugdcommissie: Huidige commissieleden; Ilse van de Rijdt en Sarli van de Sande (kringcompetitie samen met de trainers Robert en Willem), Sandra Kolsteren (Planning vrijdagavond ) , Lieke van der Vleuten (kamp, secretaresse en bijzondere activiteiten), Marlijn van der Staak (vrijdagavond, kamp, Facebook en Laddercompetitie) , Ineke Stads (bijzondere activiteiten), Miel van Berkel (laddercompetitie, kamp en interne competitie) en Gaby van Puijenbroek (voorzitter). Vertrokken commissieleden eind 2015; Janneke van de Berg, Yvonne Vromans, Marianne van der Bruggen en Robbert van den Boogaard de voorzitter bedankt hen voor de trouwe inzet. Ontwikkelingen en activiteiten jeugdcommissie: - De Jeugdcommissie heeft een wisseling van commissieleden gehad het afgelopen jaar; er zijn een aantal jonge maar vooral enthousiaste leden toegetreden. Hier zijn we enorm blij mee! De jeugdcommissie houdt zich natuurlijk bezig met het organiseren van activiteiten voor de jeugd, zoals toernooien, het kamp en ouder/kind tennis. Aan de kringcompetitie najaar 2015 deden 11 teams mee, waarvan 38 jongens en 15 meisjes. Deze teams zijn allemaal voorzien van nieuwe HTC shirtjes. - De jeugd heeft in juni 2015 aan de clubkampioenschappen meegedaan. De oudere jeugd (vanaf 16 jaar) mocht voor het eerst dit jaar met de senioren meedoen. De reacties hierop waren van beide partijen zeer positief. - Er is een Aprés -Ski party georganiseerd waar ook jeugdleden aanwezig waren van de omliggende dorpen. Dit is ook heel positief ervaren. - Voor het opvrolijken van het minibaantje is een budget van €500,- beschikbaar gesteld. Van dit bedrag is inmiddels een telraam en verlichting aangeschaft. Daarnaast komt er nog een bankje bij het baantje. - De Frans Engels Bokaal is in 2015 uitgereikt aan Sam van den Bogaard. Voor 2016 is besloten om de bokaal niet uit te reiken, omdat er geen geschikte kandidaat was binnen de jeugd. IWC – DD – HD commissie: De IWC-commissie bestaat uit Marrianne van den Bruggen en Johan Timmermans. Vertrokken commissielid; Hans Schuttelaars is gestopt, de voorzitter bedankt Hans voor zijn jarenlange trouwe inzet. DD commissie bestaat uit Liestbeth Savelsberg , Cis Visser en Franca Jansen. En een HD commissie bestaande uit Nick de Rooij en Johan Timmermans.
IWC 2015 – 2016 is goed verlopen met 320 inschrijvingen. Weinig uitval in verband met regen en sneeuw. Er waren in totaal 1015 wedstrijden gepland waarvan 977 daadwerkelijk gespeeld zijn (96,3%). HD 2015 geen bijzonderheden, 202 inschrijvingen. 517 geplande wedstrijden waarvan er 484 daadwerkelijk geepeeld zijn (93.6%). Punt van aandacht voor de deelnemers is dat wedstrijden alleen verzet kunnen worden als ze naar een andere IWC, HD of DD dag en tijd kunnen en dit vooraf met de commissie wordt overlegd. Als er banen gebruikt worden welke niet voor de desbetreffende competitie is gereserveerd zijn deze meteen vrij gemaakt dienen te worden als er iemand komt om vrij te tennissen. De DD- en de HD- commissie gaan gezamelijk inventariseren of de deelnemers van de DD en de HD voor of tegen combineren van de DD en HD op woensdag en donderdag zijn. Ook wordt onderzocht of er animo is voor DE, HE en GD in de zomer en hoe dit eventueel ingevuld kan gaan worden. KNLTB-Competities De commissie bestaat uit Ingeborg Bekkers en Jolanda Stevens. Er zijn in totaal 25 teams aangemeld voor de voorjaarscompetitie (senioren), waarvan 14 herenteams, 8 damesteams en 3 mixteams. De vrijdagavond is zeer geliefd om competitie te spelen. In het voorjaar is de zaterdagmiddag ook in trek, in het najaar zwakt dit wat af. Naar aanleiding van deelnemers voorjaarcompetitie op zaterdag zijn afspraken over bardiensten op deze dagen aangescherpt namelijk: - de bardienst mag niet door de teams zelf gedaan worden - de bar mag geopend blijven tot 22.00 uur of 2.5 uur na de laatste gespeelde wedstrijd, tot maximaal 24.00 uur. - Leo Visser (barboek planning) en Miranda van der Aa (verantwoordelijke betaalde krachten) informeren de bardiensten tijdig over deze nieuwe afspraken. - Er kan niet geschoven worden met de geplande wedstrijden deze dienen gespeeld te worden op het geplande tijdstip. Toernooicommissie: Afgelopen jaar zijn er 4 toernooien georganiseerd: 1. Dorpentoernooi 2015: inschrijvingen 200 spelers, organisatie Zandligt Dorpentoernooi 2016: inschrijvingen 187 spelers, organisatie HTC de Ypelaer 2. Clubkampioenschappen 2015: 125 inschrijvingen, 178 spelers incl. 27 jeugdspelers. Dit jaar was de finale voor de eerste keer op zaterdag en was er nadien een afsluitend buffet voor deelnemers en bezoekers. Dit bleek een goede keuze te zijn en is daarom zeker voor herhaling vatbaar. 3. Future Fish sokkentoernooi 2015: 190 inschrijvingen, 300 spelers. Tijdens dit toernooi heeft ook de uitreiking van de Patrick de Rooi wisseltrofee plaatsgevonden. Deze wisseltrofee wordt ieder jaar opnieuw uitgereikt aan spelers/speler met de meeste games in een van te voren bepaalde categorie. Dit jaar waren dat Rob Goosens en Kim Heeren. Ook na dit toernooi was er een afsluiting met een hapje voor alle deelnemers en bezoekers. 4. 35+ en 50+ toernooi 2015: 135 inschrijvingen, 270 spelers. Als afsluiting van dit toernooi was er een loterij, met een hoofdprijs in de vorm van een boxspring, ter beschikking gesteld door Best Boxspring. De Boxspring is gewonnen door Mascha Robben. Wij wensen haar veel plezier met het bed. Nieuwe commissieleden toernooicommissie: Willem Vloet en Marianne v/d Bruggen De toernooicommissie vindt het fijn dat er een goede samenwerking is met de BAC leden tijdens toernooien. Er zijn veel positieve reacties, onder andere deelnemers tijdens de toernooien. Een voorbeeld van zo’n reactie: “Beste organisatie, Ik wil nog even mijn complimenten uitspreken over de organisatie van dit toernooi. Jullie geven de spelers echt het gevoel van harte welkom te zijn bij jullie vereniging. Jullie enthousiasme en inzet blijft niet onopgemerkt. Ik heb met heel veel plezier dit toernooi bij jullie gespeeld. Dus nogmaals dank.”
Speerpunten voor 2016: Het aantal inschrijvingen vergroten bij alle toernooien. Jaarverslag tennis Trainingen: Op 1 april 2015 is Robert Timmermans gestart als hoofdtrainer van HTC de Ypelaer. Naast Robert gaven in 2015 ook Rob Goosens en Miel van Berkel training bij de Ypelaer. Deze trainingen werden gegeven van maandag t/m vrijdag aan zowel jeugd als senioren. Het seizoen begon met een aantal proeflessen voor kinderen van de basisscholen. Dit leverden een aantal nieuwe jeugdleden op. Verder was afgesproken om in 2015 vooral de aandacht te leggen op de trainingen. Het doel was om ervoor te zorgen dat iedereen met plezier traint en dat er van de trainingen geleerd wordt, zodat iedereen (op zijn eigen niveau) beter gaat spelen. Nu we een jaar verder zijn kunnen we zeggen dat de trainingen over het algemeen zeer goed ontvangen worden. Dit bij zowel de jeugd als de senioren. Dit blijkt ook uit de positieve reacties die wij vanuit de leden mogen ontvangen. Tennisleraar Rob Goossens stopt definitief begin april met tennistrainingen en tennisleraar Miel van Berkel kan stopt voorlopig bij HTC de Ypelaer, hij kan het lesgeven bij de Ypelaer niet combineneren met zijn eigen bedrijf en jong gezin. Wij bedanken Rob en Miel voor hun inzet en enthousiasme in die jaren dat zij de lessen (mede) hebben verzorgd bij de Ypelaer. Per 1 april 2016 zal Willem Vloet starten als nieuwe tennisleraar. Hij zal in 2016 samen met Robert Timmermans van Tennisschool Timmermans de trainingen op onze club gaan verzorgen. Wij wensen Willen een plezierige tijd toe bij de vereniging. Naast het verzorgen van de trainingen zullen er in 2016 een aantal activiteiten worden georganiseerd. Zo worden er toernooitjes, leerlingentoernooien en (tijdens de schoolvakanties) tennisdagen georganiseerd, waarin meer gedaan wordt dan alleen tennis. Plezier, sfeer en gezelligheid is immers heel belangrijk! Naast deze toernooien en tennisdagen, worden basisscholen bezocht met een spreekbeurt en kunnen we via de KNLTB een compleet gevulde tas huren of aanschaffen om scholen bekend te maken met tennis. Als speerpunt zijn de trainers mede verantwoordelijk voor leden werving en leden behoud. In 2016 worden er gedurende een aantal weken thematrainingen gegeven. Vooraf wordt aangegeven welke slag en/of situatie er getraind gaat worden. 5. Bestuursverkiezing Harrie van Dal is aftredend en stelt zich weer herkiesbaar. De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming. Financiën 6. Financieel verslag 2015 Jaarverslag van de penningmeester . De jaarrekening wordt tijdens de vergadering gepresenteerd aan de hand van een A4tje. Enkele opmerkingen n.a.v. de uitleg worden onder de aandacht gebracht. De verbouwing van het paviljoen heeft €1000,- meer gekost dan begroot, namelijk €36.000 i.p.v. het begrootte bedrag van €35.000,Het ledenaantal staat enorm onder druk. De contributie neemt hierdoor af. Zoals al eerder gemeld in het verslag is er bezorgdheid omtrent onze hoofdsponsor Rabobank. Het contract eindigt december 2016. Subsidie: De gemeentelijke bijdrage wordt de komende jaren aanzienlijk minder. De extra inkomstensubsidie van ECO taks met betrekking tot energie is komen te vervalen. Dit zijn allemaal inkomsten die we mislopen. Het totale bedrag hiervan komt neer op €10.000,- . De baromzet is wel hoger, ondanks het feit dat er minder leden zijn en dat de bar een aantal weken gesloten is geweest vanwege de verbouwing. Er zijn kosten bespaard op het jaarlijks buffet van de nieuwjaarreceptie. De kosten voor de binnentrainingen van de jeugd zijn ook hoger uitgevallen. Deze kosten worden aanzienlijk lager, omdat de kwaliteit van de vernieuwde banen veel beter is. Onze club heeft geïnvesteerd in all-weather banen, waar in principe (bijna) altijd op getennist kan worden. Door het verbeteren van deze banen is de kwaliteit ervan toegenomen. Hierdoor kan er langer buiten getennist worden en hoeft men niet meer uit te wijken naar de hal. Er is een afspraak gemaakt met de tennistrainer, dat wanneer er tweemaal een training is uitgevallen door (extreme) weersomstandigheden, er dan pas uitgeweken gaat worden naar de zaal. Dit altijd in overleg en goedkeuring van het bestuur afdeling technische zaken. Deze afspraak geldt enkel en alleen voor jeugdtrainingen.
De Energierekening vergt een extra aandachtpunt. De penningmeester en Alex Jonge, die verantwoordelijk is voor onze accommodatie, gaan een extra check doen gezien het feit dat er een fikse afrekening is binnen gekomen van de energiemaatschappij . In de ALV van 2017 hopen we hierover meer duidelijkheid te kunnen verschaffen. Alle tennisactiviteiten hebben samen ruim €8000,- opgeleverd. De onderhoudsvoorzieningen zijn ruim €150.000. Dit zijn de kosten voor het paviljoen en de accommodatie. De afgelopen jaren is de stichting HTC de Ypelaer winst gaan maken. Deze winst is ervoor om in de toekomst eventuele financiële tegenvallers op te kunnen vangen. De vraag is nog altijd wat het nut van de stichting is, heroverweging wordt onderzocht. 7. Verslag van de kascontrole commissie De kascontrole is uitgevoerd op dinsdag 29 maart 2016, door Henk Abrahams (aftredend en niet herkiesbaar) en Richard van Diemen. De kascontrolecommissie heeft steekproefsgewijs een aantal bescheiden gecontroleerd voor het gevoerde financiele beleid over de periode 1 januari tot en met 31 december 2015, waaronder bankafschriften en het kasboek. De jaarrekening is ook gecontroleerd. De kascontrolecommissie is van oordeel dat de balans- en resultatenrekening juist en volledig zijn. De algemene conclusie is dat de verslaglegging en onderliggende administratie een zeer verzorgde, professionele en overzichtelijke indruk maken. De penningmeester heeft alle vragen voldoende en naar tevredenheid beantwoord en op basis van het door de kascontrolecommissie uitgevoerde boekenonderzoek zijn er geen onregelmatigheden geconstateerd. De verslaglegging ten behoeve van de ledenvergadering geeft naar mening van de kascontrolecommissie een juist beeld van de werkelijke situatie per balansdatum. 8. Begroting 2016 De begroting 2016-2017 wordt in een presentatie belicht. De penningmeester licht de begroting en de daarin opgenomen bedragen toe. *Rob Beurskens is vanaf begin 2016 ondersteundende financiele mankracht. 9. Vaststellen begroting 2016 en Contributie In 2015 is gezien het eerdere besluit van de algemene ledenvergadering de contributie vastgesteld als gevolg van inflatiecorrectie om de twee jaar de contributie licht te verhogen. Vanaf 2015 is de contributie van de senioren vastgesteld op € 118,- euro. Het voorstel aan de vergadering om de contributie van de jeugdeden en de rustende leden vanaf 2017 niet te verhogen omdat we prioriteiten willen leggen op ledenwerving en ledenbehoud. De vergadering neemt het voorstel van het bestuur over in 2017 geen contributieverhoging. 10. Toekomst visie 2016 Visie en doelstellingen Voor de leden en het bestuur is het van groot belang te weten welke koers de vereniging voor de komende jaren kiest. Het bestuur wil een aantal zaken in de komende jaren verbeteren en/of te veranderen maar vooral te behouden wat goed is. In 2014 hebben we 3 speerpunten benoemd ter versterking van de vereniging, die we willen zijn: 1. Het verhogen van de sfeer en het plezier in tennis 2. Het verhogen van de participatie en de deelname aan tennisactiviteiten 3. Het vegroten van onze maatschappelijk betrokkenhied bij Hilvarenbeek. Als vereniging wil je verder kijken dan de zaken van alledag. Juist om die zaken gericht aan te pakken is er behoefte aan een visie. Wat is de maatschappelijke rol van onze vereniging en tot hoever reikt deze rol? Wat komt er op de vereniging af? Waar liggen kansen voor onze vereniging? De vereniging is van en voor de leden. Wat mogen zij van de vereniging verwachten? En wat verwacht de vereniging van haar leden? Hoe werk je aan een goede relatie met de leden? Hoe stuurt het bestuur op ontwikkelingen die zich voordoen? Geen pasklaar antwoord in de vorm van een “spoorboekje”. Wel een antwoord dat richting geeft, dat basis is voor het maken van keuzes, dat inhoud geeft aan waar we als vereniging voor staan en waarmee we als vereniging kunnen inspelen op wat er op ons afkomt. Het zegt iets over “wie zijn we”; “wat willen we”; “waarom doen we het”. Het uitvoeren van een sterkte-zwakte analyse kan hierbij een hulpmiddel zijn. Wie zijn we? Tennisvereniging De Ypelaer is qua ledenaantal de grootste tennisvereniging van de gemeente hilvarenbeek. De vereniging heeft 12 smahscoartbanen, 1 mini tenniskidsbaan. Tennisvereniging de Ypelaer is een tennisvereniging met een uitnodigende en gezellige sfeer. Het park ligt er bij om door een ringetje te halen en het paviljoen en terras nodigen uit voor een gezellig samenzijn. Tennisvereniging De Ypealer is een vereniging die zoal mogelijkheden biedt voor jong en oud. De tennislessen zijn van een hoog niveau en worden verzorgd door een bekwaam en enthousiast team van trainers.
Tennisvereniging De Ypelaer drijft op de vele en onmisbare vrijwilligers die voor elke doelgroep activiteiten organiseren en begeleiden. Een aandachtspunt is ledenwerving en ledenbehoud. Daarnaast moeten we hard werken om nieuwe sponsoren binnen te halen. Hans van de Wiel heeft jaren de commissie sponsoring gedaan, nu is Hans de voorzitter waardoor het lastig is een dubbele taak zorgvuldig uit te voeren. Daarom zijn wij op zoek naar 2 enthousiaste leden die de commissie komen versterken. De communicatie is een van de belangrijkste aandachtspunten binnen de vereniging. Informatie verstrekken via socialmedia en het activeren van de verenigingsapp. De communicatie tussen bestuur en leden moet laagdrempelig zijn, een grote mate van openheid. Tenslotte levert de vereniging een belangrijke bijdrage aan het ontwikkelen van normen en waarden. Wat willen we? De vereniging stelt zich tot doel een omgeving te bieden waar zowel de jeugd-, de recreatieve als competitieve spelers zich thuis voelen en kunnen groeien tot een niveau dat past bij ieders ambitie en mogelijkheden. We willen deze doelstelling realiseren in een cultuur waarin: Plezier en gezelligheid, saamhorigheid en sociale binding essentieel zijn; leden respectvol met elkaar omgaan; maatschappelijk medeverantwoordelijkheid tot uiting komt; jongeren zich thuis voelen en de gelegenheid krijgen te ‘groeien’, niet alleen als tennisser, maar ook als mens. De hierboven beschreven doelstellingen zijn niet echt nieuw, integendeel, deze doelstellingen maken al jaren onderdeel uit van ons verenigings-functioneren en zijn nog steeds actueel. In 2016 en de jaren daarna zal de vereniging dan ook een vergelijkbare vereniging als nu zijn, met op hoofdlijnen vergelijkbare doelstellingen. Waarom doen we het? Dit plan geeft de uitgangspunten aan zodat vanuit de geformuleerde visie deze doelstellingen vanaf 2016 (blijvend) kunnen worden gerealiseerd en waar mogelijk ook kunnen worden versterkt. 11. Rondvraag en sluiting Rondvraag: - Leo Visser geeft de penningmeester complimenten betreft de financiële verslaglegging. - Er wordt opgemerkt dat het geluid in het paviljoen te hol klinkt. Er worden dempers onder de tafels gemonteerd om dit probleem op te lossen. - Er is behoefte aan een kinderspeelhoek in het paviljoen. - De TV’s hangen niet goed aan de muur; de lampen belemmeren het beeld. Dit probleem wordt ook aangepakt. - Hans Crone vraagt of er rekening is gehouden met de veiligheidsnormen. Alex de Jonge geeft aan dat dit het geval is: er heeft een keuring plaatsgevonden en er is een certificaat uitgereikt. - Mark Vos vraagt of er een winddoek op het hekwerk bevestigd kan worden, met name tijdens de competitie. De voorzitter geeft aan met de mogelijkheden aan de slag te gaan en te zoeken naar een oplossing. - Gerry van Pinxteren vraagt aan de Vutters of ze op de dinsdagen tijdens de competitiespeeldagen geen auto’s op het terrein willen zetten. De vutter gaan hier rekening mee houden. - Roland Voets vraagt namens de paviljoencommissie wat ze moeten doen als bardiensten op zaterdag en zondagen niet komen opdagen. De voorzitter geeft aan dat het probleem en de vraag helder is en dat hij hiermee aan de slag zal gaan. - Bregje Timmermans vraagt of er nagedacht kan worden of de ALV op een andere manier ingevuld kan gaan worden. Ze geeft een aantal ideeën en het bestuur zal hiermee aan de slag gaan. - Jolanda Stevens merkt op dat de ledenlijst niet compleet is. Met name de mobiele nummers zijn niet meer kloppend. Het voorstel hierop is om een oproep te doen in een nieuwsbrief, met de vraag of leden het mobiele nummer willen doorgeven aan de ledenadministratie. Bij deze nieuwsbrief komt tevens een oproep om tijdig een nieuwe pasfoto aan te leveren. - Leo Visser vraagt of er al ontwikkelingen zijn t.a.v. de brainstormavonden. Dit punt wordt opgenomen in de bestuursvergadering van mei a.s. Sluiting: De voorzitter bedankt alle aanwezigen en sluit om 21.52 uur de vergadering.
