Algemene Leden Vergadering Dinsdag 6 mei :30 bij 2e 8b

Taakverdeling binnen de Bewonersvereniging Stampioendwarsstraten (BVS)

Pag. 1


Algemene Leden Vergadering Dinsdag 6 mei 2014 19:30 bij 2e 8b Agendapunt: N.a.v. de vorige ALV op 14 januari 2014, is een werkgroep aan de slag gegaan om het huidige bestuur te helpen met het herdefiniëren van de taken binnen onze vereniging. Lid van deze vereniging zijn alle bewoners van de 1e en 2e Stampioendwarsstraat. Veel leden willen iets bijdragen aan het voortbestaan van de vereniging, maar weten niet welke taken mogelijk zijn. Nu is de druk voor de huidige bestuursleden te hoog opgelopen. Met de werkgroep is een nieuwe verdeling gemaakt, met minder lasten voor de structurele bestuursleden en meer taken voor SUBleden. De taakomschrijving is helder omschreven, wat een regelmatiger overdracht eenvoudig maakt. Net zoals er van bewoners een regelmatig verloop is, zouden de functies binnen het bestuur ook korter bekleed kunnen worden, om het voor iedereen haalbaar en toegankelijk te maken. Want wonen in onze straatjes betekent delen in de verantwoordelijkheid van onze vereniging. Er is veel bereikt sinds de oprichting van onze vereniging in 1993: saamhorigheid door gezamenlijke activiteiten, een eigen burenkiesprocedure, structureel onderhoud, uitgebreide groenvoorziening en de veiligheid en het woonplezier die daarmee gepaard gaan. Dit kunnen we verliezen, als er niet genoeg leden zich hiervoor in zetten. Kom naar de ALV op 6 mei, om mee te praten over onderstaande taakverdeling. Waarschijnlijk zit er ook voor jou een taak (of meerdere) bij. Laat ons weten ([email protected]) of je komt en als je er niet bij kan zijn, welke (sub-) taak je op je zou willen nemen. Dan weten wij hoeveel stoelen, drankjes en hapjes we klaar kunnen zetten bij 2e 8b om 19:30. Tot dan, De tijdelijke werkgroep: Gies Sanders, Mirijam Neve, Barend Zinkweg, Inge Aanstoot, Bert Simons, Giselle Vegter en Loes Eijsberg


Pag. 2

Kerntaken van de Bewonersvereniging Stampioendwarsstraten (BVS) :  Beheren van de burenkiesprocedure; kiesmap bijhouden, burenkiesavonden organiseren.  Communicatie in- en extern  Onderhouden van contact met Woonstad m.b.t. zaken in het algemeen belang van de straten  Organiseren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV)  Bijtaak: delegeren en stimuleren van subleden en werkgroepen voor overige activiteiten

Structurele bestuursleden:  Bestaande uit 5 leden  Komen ca. 6 x per jaar bijeen voor overleg en hebben tussentijds onderling contact, grotendeels per e-mail 1. Voorzitter : Het 'gezicht' van de vereniging. Plannen en leiden van vergaderingen. Centrale aanspreekpunt. Heeft overzicht van wat (sub-)leden doen, zorgt dat vragen/opmerkingen bij de juiste personen terecht komen. Kan delegeren en overzicht bewaken. Houdt de jaarplanning in de gaten. (Staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) als Voorzitter)  functie momenteel niet ingevuld  1 nieuw lid gezocht per direct Zolang deze functie niet bekleed is door een vast lid zal voor elke ALV vergadering op zoek gegaan worden naar een sublid; gesprekleider. Hij/Zij zal minstens 1 keer voor de ALV mee vergaderen om de agenda voor de vergadering op te stellen en vervolgens de ALV de leiden. De andere 'vaste' taken van de voorzitter komen zolang onder beheer van de Communicatie beheerder.

2. Communicatie beheerder : Hoofdbeheerder van de e-mail, checkt deze dagelijks, labelt e-mails in de juiste categorie. Beantwoordt vragen die binnen komen via de e-mail en de facebook pagina. Heeft overzicht van welke leden en subleden wat doen, zorgt dat vragen/opmerkingen bij de juiste personen terecht komen en verwerkt worden. Onderhoud (samen met subleden) de website en facebook pagina. Heeft ervaring met gmail en facebook, liefst ook wordpress. Voor deze functie moet een ander bestuurslid back-up staan in geval van tijdelijke afwezigheid, i.v.m. continue doorloop. (Staat ingeschreven bij de KvK als Secretaris)  functie tijdelijk ingevuld door Mirijam Neve  1 nieuw lid gezocht per direct  back-up momenteel ingevuld door Gies Sanders

3. Penningmeester : Beheert de bankrekening en spaarrekening. Houdt overzicht van in/uitgaven en zorgt dat alle bonnen aanwezig zijn. Is de contactpersoon voor financiële vragen, vraagt jaarlijkse bijdrage van Woonstad aan, maakt evt. investeringen in de straatjes. Zorgt dat het jaarlijkse lidmaatschapsgeld ingezameld wordt (door subleden.) Maakt elk jaar een financieel overzicht voor de ALV. Eventueel: vraagt overige subsidie gelden aan. Heeft financiële vaardigheden, ervaring met internet bankieren en excel. (Staat ingeschreven bij de KvK als Penningmeester.)  functie momenteel ingevuld door Mirijam Neve  geen extra lid gezocht


Pag. 3

4. Burenkies coördinator : Beheert de burenkiesprocedure en de kiesmappen. Houdt de email van de vereniging in de gaten voor de binnengekomen brieven en de officiële leegmeldingen van Woonstad. Heeft nauw contact met de burenkiesbegeleiders (subleden). Zorgt bij een officiële leegmelding dat er een burenkiesbegeleider is voor het desbetreffend blok. Instrueert nieuwe burenkiesbegeleiders. Houdt planning van (meerdere) burenkiesavonden in de gaten en ziet toe op een correcte procedure. Voor deze functie moet een ander lid back-up staan in geval van tijdelijke afwezigheid, i.v.m. continue doorloop. (Staat ingeschreven bij de KvK als Secretaris.)  functie momenteel ingevuld door Gies Sanders  back-up momenteel ingevuld Loes Eijsberg  geen extra lid gezocht

5. Woonstad contactpersoon : Heeft structureel contact met Woonstad over de samenwerking, gemaakte afspraken, algemeen onderhoud, collectieve vragen en klachten. Aanspreekpunt voor bewoners voor collectieve Woonstadzaken. Zit gesprekken met Woonstad voor. Krijgt ondersteuning van sub leden, zie hieronder. (Staat ingeschreven bij de KvK als Secretaris)  functie momenteel ingevuld door Barend Zinkweg  extra lid gezocht

SUBleden (kan structureel maar hoeft niet ) : Burenkiesbegeleider : Het eerste en belangrijkste gezicht bij nieuwe bewoners tijdens de burenkiesavond. Zorgt voor een eerlijke en snelle burenkiesprocedure, maakt het belang van de vereniging en gezamenlijke verantwoordelijkheid duidelijk, is op de hoogte van de inhoud van de info-pdf op de website en maakt kandidaten hierop attent. Beheerst de planning om in beperkte tijd bewoners brieven te laten kiezen en een datum voor de burenkiesavond te plannen en deze te leiden. (Hoe gaat het in zijn werk: De burenkies coördinator gaat per leegmelding op zoek naar een beschikbare burenkiesbegeleider. Deze gaat z.s.m. met de kiesmap naar desbetreffend blok om te vragen naar een lijst van gekozen brieven en plant een datum met alle buren voor een burenkiesavond, belt de gekozen kandidaten op en zorgt dat er minstens 3 kandidaten op bezoek komen. Tijdens de burenkiesavond ontvangt hij/zij de kandidaten, geeft algemene info van de vereniging, zorgt voor een eerlijke burenkiesavond, begeleidt het kiezen van de nieuwe buur. Hij/zij belt alle kandidaten achteraf op, verzamelt de benodigde gegevens van de gekozen kandidaat en geeft dit door aan de burenkies coördinator. Geschatte tijdsdruk: 1 uur aan bellen (kosten kunnen gedeclareerd worden), 1 avond aan burenkiesavond, tussendoor contact onderhouden met blokje ivm map brengen, namen lijsten verzamelen, datum plannen.)  functie momenteel ingevuld door Bert, Loes, Inge, Maike, Jasper, George  meerdere extra leden gezocht Gesprekleider: Vergadert minstens 1 keer mee voor de ALV, om de agenda op te stellen en de ALV de leiden.  functie momenteel ingevuld door Giselle Vegter voor de ALV van 6 mei  1 extra lid gezocht (voor de toekomstige vergaderingen. Zie ook 'Voorzitter'.) Notulist: Maakt notulen van de ALV (en af en toe een andere grote vergadering) werkt deze uit en mailt ze naar bestuur.  functie momenteel ingevuld door Inge, voor de ALV van 6 mei  1 extra lid gezocht (voor de toekomstige vergaderingen.)


Pag. 4

Nieuwsbrief maker: Stelt de nieuwsbrief op met behulp van de punten die komen van alle (sub-)leden, via Facebook en naar eigen invulling. Maakt de nieuwsbrief drukklaar in pdf-vorm en mailt deze naar de communicatiebeheerder (deze stuurt het door naar Woonstad die ze voor ons print.) Deelt de nieuwsbrief uit, hangt deze op de infoborden in straat, mailt ze naar degenen die hiervoor hun e-mailadres hebben opgegeven, zet de digitale versie op de website en facebookpagina, zet delen van de tekst op (of in de agenda van) facebook en de website. Het streven is 6 x per jaar een nieuwsbrief uit te brengen. Beheerst een goede schrijfvaardigheid, nieuwsgierigheid en opmaakkennis naar pdf.  functie momenteel ingevuld door Inge  1 nieuw lid gezocht per 01-08-2014 Website ondersteuning: Beheerd de technische kant van de website (WordPress) en webserver.  functie momenteel ingevuld door Erik  geen extra lid gezocht Sociale Media ondersteuning: Houd de facebookpagina (voor bewoners) en de website (voor geïnteresseerden en algemene info) actueel met agendapunten, nieuwtjes, foto's, oproepjes etc. vanuit de nieuwsbrief (overleg met nieuwsbrief maker), eigen inzicht, berichten van de (sub)leden en geluiden uit de straat.  functie momenteel niet ingevuld  1 of meerdere leden gezocht Groendag hulp: Hieronder vallen meerdere taken die over meerdere leden verdeeld kunnen worden zoals: planning en aankondiging van de groendagen, plan van aanpak maken, inkopen plantjes, meehelpen tuinieren (oproep aan allen!), taartje bakken, koffie/thee zetten, etc.  functie momenteel ingevuld door o.a Gies, Karin  meerdere extra leden gezocht Woonstad hulp; Helpt mee met onderzoek naar per actualiteit verschillende thema's; bijvoorbeeld wat is de legale maximale huurprijs die gevraagd mag worden, is hiermee (tijdelijke) ondersteuning van de Woonstad contactpersoon. Helpt brieven op te stellen en collectieve onderhoudsklachten te behandelen.  functie momenteel niet ingevuld  1 of meerdere leden gezocht Brainstorm lid: Wil een enkele keer mee vergaderen, met nadruk op de aangegeven persoonlijke expertise zoals bijvoorbeeld kennis van bomen/huurprijzen/website/etc.  functie momenteel ingevuld door Inge, Giselle, Bert, Loes  meerdere extra leden gezocht Whats-app voor noodgevallen beheerder: Verzamelt de telefoonnummers van leden die in de whats-app groep voor noodgevallen willen.  functie momenteel ingevuld door Ginny (mail je tel.nr. naar [email protected])  geen extra lid gezocht Fotograaf: Maakt foto's tijdens activiteiten of andere belangrijke zaken. Zet (een selectie) foto's op de facebook pagina en website.  functie momenteel ingevuld door o.a. Nina  meerdere extra leden gezocht


Pag. 5

Telefoonlijst/tekeningmaker: In het verleden was er een overzicht van alle telefoonnummers van alle bewoners van de straat, voor het geval noodgevallen of dergelijke. Als er behoefte is aan zo een lijst moet iemand deze gegevens verzamelen en actueel houden.  functie momenteel door niemand ingevuld  1 lid gezocht Nieuwe werver van kandidaatbewoners: Bedenkt acties om nieuwe bewoners te werven (ansichtkaarten door stad verspreiden, Facebook oproepjes verspreiden, links plaatsen op andere websites, oproepen onder bewoners, poster laten maken en verspreiden etc.)  functie momenteel ingevuld door o.a. Bert, Loes  meerdere extra leden gezocht Activiteitenlid: Hieronder vallen meerdere taken die over meerdere leden verdeeld kunnen worden zoals: plannen van een (kinder-)activiteit, straatfeest, oproep laten plaatsen in de nieuwsbrief, op de website en Facebookpagina (via andere subleden) , indien nodig een financiële aanvraag doen bij de penningmeester/Opzoomeren/Gemeente/Nationale burendag/overig.  functie momenteel niet ingevuld  meerdere extra leden gezocht Lidmaatschapsgeld inzamelhulp: Helpt de penningmeester 1 keer per jaar door de jaarlijkse contributie op te halen; gaat meerdere keren persoonlijk bij alle huisnummers langs om de contributie op te halen.  functie momenteel ingevuld door Yvonne  geen extra lid gezocht Klussers en andere handige handen: Helpen met werkzaamheden, kleine klusjes in de straat, etc.  functie momenteel ingevuld door o.a. Remco (1e), Boke (1e)  meerdere extra leden gezocht (2e !) Klopboormachine-beheerder: Beheert de klopboormachine, zorg dat hij/zij weet waar de boor (max. 3 dagen) is, zorgt dat er indien nodig nieuwe boortjes gekocht worden (dmv de 1 euro ontvangen per 3 dagen uitleen)  functie momenteel ingevuld door Loes (mail [email protected] voor info)  geen extra lid gezocht Lid bij KvK: Er moeten meerdere leden ingeschreven staan bij KvK, meer dan de huidige vaste bestuursleden. Schrijf je in, je hoeft alleen het KvK formulier in te vullen en een kopie van je paspoort te maken. Je wordt dan 'algemeen lid.'  functie momenteel ingevuld door Gies, Mirijam, Yvonne en Hein (Mail [email protected] voor info.)  2 extra leden gezocht Overig: Alle andere zaken die je kunt bedenken om de vereniging en het woonplezier in de straatjes te bevorderen.  meerdere extra leden gezocht


Pag. 6

Fietsenstalling van Vereniging Dwarsstalling: Los van de BVS (maar wel een onderdeel van de straatjes) is de Vereniging Dwarsstalling die de fietsenstalling beheert. Voor € 10 per maand (meerdere fietsen is goedkoper.) kun je in de 2e 3 D je fiets droog en veilig stallen en repareren (en boeken ruilen). Organisatie door George en Nelis (mail [email protected] voor info.) In de fietsenstalling staan ook ladders en een kamersteiger waar alle bewoners van de 1e en 2e gebruik van mogen maken! Als je niemand met een fietsenstalling sleutel kent, bel dan aan bij Mirijam of Sander in de 2e 8b of 8c.

Algemene Leden Vergadering Dinsdag 6 mei :30 bij 2e 8b

Recommend Documents