algemeen bestuur 15 december 2010

algemeen bestuur

15 december 2010

Agendapunt

: 11

Portefeuillehouder

Nr. Bijlage

: 2010-01940 :2

:

J.A.E. Landwehr

Onderwerp Notitie Treasury-beleid en Treasurystatuut 2011-2015

Voorstel AB besluit •

Vaststellen van de notitie Treasury-beleid en het Treasurystatuut 2011-2015

Aanleiding Omdat de termijn van het huidige Treasurystatuut 2006-2010 afloopt en er veranderingen zijn geweest op het gebied van wet –en regelgeving en de bedrijfsvoering van het BRU is er aanleiding om het treasury-beleid van het BRU opnieuw te formuleren en de werkwijze vast te leggen in een Treasurystatuut 2011-2015.

Toelichting In de Financiële verordening 2010 zijn de belangrijkste uitgangspunten opgenomen voor het financieel beleid en beheer van het BRU. De verordening is voor het algemeen bestuur een instrument om kaders stellen voor het waarborgen van de kwaliteit van de financiële functie en de financiële verantwoording door het dagelijks bestuur richting het algemeen bestuur. Een van de kaderstellingen in de financiële verordening gaat over de financieringsfunctie, in de praktijk treasury genoemd, van het BRU. Hierin worden twee instrumenten genoemd. Het opstellen van een jaarlijkse paragraaf Financiering, onderdeel van de programmabegroting en het vastleggen van de werkwijze van de treasuryfunctie in een Treasurystatuut, vast te stellen eens per vijf jaar door het algemeen bestuur. In bijgaande notitie is het beleid over de treasuryfunctie van het BRU opgenomen met een uitwerking van de werkwijze in een nieuw Treasurystatuut 2011-2015. De werkwijze is vooral gebaseerd op de aangescherpte wettelijke regelgeving Fido en Ruddo. Uit het wettelijk kader blijkt dat er geen noodzaak is om eigen beleid te voeren. De wettelijke regels zijn voldoende voor het BRU om inhoud te kunnen geven aan de treasuryfunctie. De huidige werkwijze van de treasuryfunctie is effectief, maar kan efficiënter, te bereiken door een vereenvoudiging van de werkwijze. Specifiek heeft deze vereenvoudiging betrekking op de volgende punten: 1. Een transparante verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door getrapte mandatering van de treasury taken en bevoegdheden. Met de vaststelling van het Treasurystatuut draagt het algemeen bestuur de treasury taken en bevoegdheden over aan

Pagina 1 van 2

het dagelijks bestuur. Zij mandateren het door aan de secretaris-directeur. Zij mandateert vervolgens de treasurer waar de praktische uitvoering van de treasury komt te liggen. 2. Voor ondersteuning van de uitvoering van de treasury is een Treasury Adviesgroep (TAG). De vaste samenstelling van het TAG is met ingang van het nieuwe Treasurystatuut als volgt: de secretaris-directeur, de controller en de treasurer. De portefeuillehouder Financiën hoeft geen deel meer uit te maken van het TAG. 3. De huidige vermogensbeheervergoeding van 0,25% van de rente-inkomsten ter dekking van interne kosten voor treasury komt te vervallen. Het administratieve proces wordt daardoor eenvoudiger. 4. De formatie voor de treasuryfunctie kan gelet op de vastgestelde werkwijze in het Treasurystatuut 2011-2015 worden vastgesteld op 0,2 fte. Het Treasurystatuut 2011-2015 wordt per 1 januari 2011 van kracht, waarbij gelijktijdig het Treasurystatuut 2006-2010 komt te vervallen.

het dagelijks bestuur van Bestuur Regio Utrecht,

J.W. van Geuns, secretaris

mr. A. Wolfsen, voorzitter

Pagina 2 van 2

Treasurystatuut 2011-2015 Bestuur Regio Utrecht

Vastgesteld door het algemeen bestuur in zijn vergadering d.d. …………………

…………………………………., voorzitter

…………………………………., secretaris

Nr…………………. Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht December 2010

8

Inhoud

1

Inleiding .........................................................................................................................................1

2 Treasurystatuut .............................................................................................................................2 Artikel 1 Doelstellingen van de treasuryfunctie .....................................................................................2 Risicobeheer ...............................................................................................................................................2 Artikel 2 Uitgangspunten risicobeheer ..................................................................................................2 Artikel 3 Renterisicobeheer ...................................................................................................................2 Artikel 4 Koersrisicobeheer ...................................................................................................................2 Artikel 5 Kredietrisicobeheer .................................................................................................................3 Artikel 6 Intern liquiditeitsrisicobeheer...................................................................................................3 Artikel 7 Valutarisicobeheer ..................................................................................................................3 Artikel 8 Derivaten.................................................................................................................................3 Corporate finance .......................................................................................................................................4 Artikel 9 Financiering ............................................................................................................................4 Artikel 10 Uitzettingen .............................................................................................................................4 Artikel 11 Relatiebeheer..........................................................................................................................4 Cashmanagement.......................................................................................................................................4 Artikel 12 Geldstromenbeheer ................................................................................................................4 Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer...................................................................................................5 Administratieve organisatie en interne controle ..........................................................................................5 Artikel 14 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle .............................................5 Artikel 15 Verantwoordelijkheden............................................................................................................5 Artikel 16 Bevoegdheden ........................................................................................................................5 Artikel 17 Informatievoorziening ..............................................................................................................8 Artikel 18 Inwerkingtreding..........................................................................................................................9

3 Memorie van toelichting ..................................................................................................................... 10 Bijlage 1 Derivaten .................................................................................................................................... 19

Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht Decemberi 2010

1 Inleiding Bestuur Regio Utrecht (BRU) onderkent het belang van een verantwoord en adequaat beheer van de financiële middelen. Mede als gevolg van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Fido) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) wenst BRU de activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten. In dit treasury statuut wordt de “beleidsmatige infrastructuur” van de treasury functie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk.

Bij het opstellen van het treasury statuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders, Fido, Ruddo en financiële verordening. In het treasury statuut worden de doelstellingen van de treasury functie van BRU geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: Risicobeheer, corporate finance en cashmanagement.

Treasury functie

Risicobeheer

Corporate finance

Cashmanagement

Renterisico

Financiering

Geldstromen

Koersrisico

Uitzettingen

Saldo- en liquiditeiten

Kredietrisico

Relatiebeheer

Werkkapitaal

Liquiditeitsrisico

Vervolgens komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasury functie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatievoorziening die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden. In de Memorie van Toelichting worden waar nodig de in het treasury statuut opgenomen artikelen toegelicht.

Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht December 2010

1

2 Treasurystatuut Het algemeen bestuur van BRU besluit, gelet op de financiële verordening BRU,Fido en Ruddo , tot het vaststellen van het navolgende treasury statuut. Artikel 1

Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasury functie van BRU dient tot: 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele en marktconforme condities; 2. Het beschermen van de vermogens- en (rente)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het optimaliseren van de (rente)resultaten binnen de kaders van Fido en Ruddo en de limieten en richtlijnen van het treasury statuut.

Risicobeheer Artikel 2

Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. BRU mag leningen of garanties aan derde partijen uitsluitend verstrekken uit hoofde van de “publieke taak” waarbij zoveel mogelijk zakelijke zekerheden of garanties zullen worden geëist; 2. BRU kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasury statuut; 3. Het gebruik van derivaten is toegestaan, maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. Artikel 8 gaat uitgebreid in op het gebruik van derivaten.

Artikel 3

Renterisicobeheer

1. De renterisico’s korter dan één jaar worden beheerst doordat de kasgeldlimiet niet wordt overschreden conform Fido; 2. De renterisico’s langer dan één jaar worden gespreid doordat de renterisiconorm niet wordt overschreden conform Fido; 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenprognose; 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; 5. De rentevisie van BRU wordt vier keer per jaar door de treasury adviesgroep besproken, zonodig met een hogere of lagere frequentie. De secretaris-directeur stelt de rentevisie vast. 6. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft BRU tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen. Artikel 4

Koersrisicobeheer

1. BRU beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend producten te hanteren waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd wordt; 2. Tevens beperkt BRU de koersrisico’s door conform artikel 6 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenprognose.


2

Artikel 5

Kredietrisicobeheer

De treasurer zal ieder kwartaal een voorstel doen over het te voeren beleggingsbeleid en de limieten per looptijd en creditrating. Dit voorstel zal, na advisering door de treasury adviesgroep, door de secretaris-directeur worden goedgekeurd. Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten. De uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij: - Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%; - Bij financiële ondernemingen die gevestigd zijn in een lidstaat van de EER, Europese Economische Ruimte, die minimaal over een AA-rating beschikt. Deze rating dient door ten minste twee ratingbureaus te zijn afgegeven. De EER bestaat uit de 27 lidstaten van de Europese Unie en drie lidstaten van de Europese Vrijhandelsassociatie (EVA), te weten Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. - Conform Ruddo is het niet toegestaan dat beleggingen voor langer dan drie maanden worden aangegaan bij partijen met een lagere rating dan AA-. Beleggingen met een looptijd van ten hoogste drie maanden zijn toegestaan bij partijen met een minimale creditrating van A.

Indien een downgrade van een financiële instelling of land plaats vindt, is het BRU in lijn met Ruddo niet verplicht zijn gelden terug te trekken. De rating op moment van de transactie is bepalend. Artikel 6

Intern liquiditeitsrisicobeheer

BRU beperkt de interne liquiditeitsrisico’s door de treasury activiteiten te baseren op de liquiditeitenprognose welke aansluit op het meerjaren investeringsprogramma. Artikel 7

Valutarisicobeheer

Het is voor BRU niet toegestaan om leningen te verstrekken, leningen te garanderen of te beleggen in een andere valuta dan de euro. Hiermee wordt aangesloten bij Ruddo.

Artikel 8

Derivaten

Voor het gebruik van derivaten gelden de volgende uitgangspunten. 1. Derivaten mogen alleen betrekking hebben op onderliggende hoofdsommen luidend in euro’s. 2. Derivaten mogen alleen gebruikt worden voor het in de tijd spreiden en beperken van renterisico’s en kredietrisico’s, mits voldaan wordt aan de in dit treasury statuut daarvoor genoemde eisen en geformuleerde kaders. 3. Speculatief handelen in derivaten, zoals door middel van het aangaan van ‘open posities’, zonder dat sprake is van bestaande of toekomstige kredietrisico’s of renterisico’s, is niet toegestaan. 4. Derivaten worden alleen afgesloten bij banken met een internationale rating hoger dan AA-minus rating, afgegeven door minimaal twee erkende rating-bureau’s. 5. Er moet sprake zijn van een adequate administratie voor derivaten. 6. De bijlagen bevatten een limitatief overzicht met de toegestane rentederivaten. Het afsluiten van andere derivaten is pas mogelijk na expliciete goedkeuring vooraf van de secretaris-directeur van het BRU. 7. Indien voorzien wordt een bepaald derivaat, dan wel het afsluiten van een product waarin derivaten verwerkt zijn, in te zetten, zal daarvan in de treasury paragraaf melding worden gemaakt, onder beschrijving van de onder welke omstandigheden het instrument ingezet zal worden. 8. Derivaten, dan wel producten waarin derivaten verwerkt zijn, waarvoor geen mandaat of goedkeuring is gegeven mogen niet worden afgesloten. Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht December 2010

3

9. Besluiten voor het afsluiten van derivaten worden genomen door afweging van op basis van aan minimaal twee marktpartijen opgevraagde concurrerende offertes verkregen alternatieven.

Corporate finance Artikel 9

Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: 1. Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak. Het aantrekken van financiering om deze tegen een hogere vergoeding uit te zetten is in lijn met Fido en Ruddo niet toegestaan; 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen; 4. BRU vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door BRU schriftelijk vastgelegd. Artikel 10

Uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasury functie voor een periode van drie maanden en langer gelden de volgende uitgangspunten: 1. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 2, 3, 4 en 5 genoemde voorwaarden; 2. De treasurer is op basis van het door de secretaris-directeur vastgestelde beleggingsstrategie bevoegd om transacties aan te gaan. Artikel 11

Relatiebeheer

BRU beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: 1. De treasurer is verantwoordelijk voor uitvoering van de treasury taken en communicatie met verschillende relaties op treasury gebied. . De treasurer is bevoegd tot het voeren van zakelijke onderhandelingen met bankinstellingen. 2. Het totale pakket van bancaire condities en kostenstructuur van de bankrelatie van BRU zal tenminste één keer in de drie jaar integraal worden doorgelicht en worden vergeleken met twee andere grootbanken; 3. Bankrelaties dienen, wat betreft de kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 5; 4. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Cashmanagement Artikel 12

Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt: 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt zich door de geldstromen en de liquiditeitenprognose op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; 2. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. 3. De treasurer is verantwoordelijk voor deze activiteiten.


4

Artikel 13

Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: 1. BRU streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; 2. Indien een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan BRU kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 3 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en krediet in rekeningcourant. 4. Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden zijn uitsluitend producten waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd wordt; 5. Bij het extern uitzetten van gelden korter dan drie maanden zijn slechts de in artikel 5 genoemde tegenpartijen toegestaan; BRU vraagt bij minimaal twee instellingen schriftelijke offertes op alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet

Administratieve organisatie en interne controle Artikel 14

Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasury functie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasury activiteiten zijn met dit statuut vastgelegd; 2. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat met dit statuut vastgelegd; 3. Bij de uit te voeren treasury activiteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarde: De uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een uitvoerende functionaris (de treasurer) en controlerende functionarissen (de financiële administratie).

Artikel 15

Verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasury functie van BRU staan in de Memorie van toelichting van artikel 15 nader gedefinieerd. Het betreft de taken en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur, secretaris-directeur, de treasury adviesgroep, de treasurer, de financiële administratie (treasury backoffice), de controller, team manager financiën, team managers (de budgethouders), en de externe accountant. Artikel 16

Bevoegdheden

1. Het algemeen bestuur is bevoegd tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. De bevoegdheid tot het aangaan van treasury gerelateerde overeenkomsten, zoals krediet-, lening-, beleggings-, en derivatenovereenkomsten, het aangaan van nieuwe bankrelaties etc., heeft het algemeen bestuur overgedragen aan het dagelijks bestuur. Met dien verstande dat de overeenkomsten moeten passen binnen de kaders van hetgeen is bepaald in het treasury statuut, de treasury paragraaf in de begroting en het door de portefeuillehouder financiën vastgelegde beleggingsbeleid. Het dagelijks bestuur rapporteert aan het algemeen bestuur over het gevoerde treasury beleid. De rapportage vormt een integraal onderdeel van het planning en control cyclus zoals uitgewerkt in artikel 17. 2. Het dagelijks bestuur mandateert de bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake de treasury aan de secretaris-directeur. De treasurer voert het door de secretaris-directeur vastgestelde beleid uit. Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht December 2010

5

Onderstaand organogram geeft aan hoe de treasury taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur naar uiteindelijk de secretaris-directeur en de treasurer worden gemandateerd. Organogram

Mandatering Treasury taken en bevoegdheden

Algemeen bestuur

Dagelijks bestuur

Secretaris-directeur Treasury Adviesgroep

Treasurer


6

Bevoegdhedenmatrix Indien een handeling voor meerdere functionarissen is aangekruist betekent dit dat die betreffende functionarissen hun akkoord dienen te verlenen. 1. Dagelijks Bestuur Aangaan nieuwe bankrelaties Openen van rekeningen bij reeds goedgekeurde bankrelaties Aangaan leen- en kredietfaciliteiten Afsluiten beleggingen i.v.m. saldoen liquiditeitenbeheer Afsluiten beleggingen kapitaalmarkt op basis van beleggingsbeleid Aantrekken financiering i.v.m. saldoen liquiditeitenbeheer Aantrekken langlopende financiering Afsluiten derivaten Betaalbaarstellen offerte tegenpartij Ondertekenen gecontroleerde transactiebevestigingen tegenpartijen Autoriseren van betalingsopdrachten

Afgeven van garanties in kader van wettelijke taak Vaststellen beleggingsbeleid en rentevisie Verstrekken lening in kader van wettelijke taak Het besluit tot beleggen van middelen in garantieproducten Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak Het garanderen van middelen uit hoofd van de publieke taak

X

2. SecretarisDirecteur

3. Team manager financiën

4. Treasury Adviesgroep

X

(adviserend)

X

(adviserend)

X

(adviserend) (adviserend)

X X X X met 3*

X met 2*

X X

(adviserend)

X X X

X

*) De plaatsvervangers van deze personen dienen als back-up voor het autoriseren van betalingsopdrachten.


7

Artikel 17

Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasury activiteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Treasury paragraaf begroting (onderdeel van de P&C cyclus) Treasury paragraaf tussentijdse treasury rapportage (onderdeel van de P&C cyclus)

In de begroting

Beleidsjaarplan

Jaarlijks

Treasurer

Dagelijks bestuur

Algemeen bestuur

In de management/ bestuursrapportage

twee keer per jaar conform financiële verordening

Treasurer

Dagelijks bestuur

Algemeen bestuur

Treasury paragraaf Jaarrekening (onderdeel van de P&C cyclus) Liquiditeitenprognose op BRU totaalniveau en treasury kwartaalrapportage

In de jaarrekening

Rapportage voortgang onderdelen treasury paragraaf Verantwoording en evaluatie

Jaarlijks

Treasurer

Dagelijks bestuur

Algemeen bestuur

Treasury adviesgroep

vier keer per jaar

Treasurer

Team manager financiën

Secretarisdirecteur


Beleggingsbeleid en rentevisie

Beleidsnota

Prognose tbv beleggingsbeleid en beoordeling van het voorgaande beleid Beleidsbepaling

vier keer per jaar

Treasurer

Secretarisdirecteur



Spreadsheet en worddocument

Treasury adviesgroep Treasury adviesgroep,

8

Artikel 18 Inwerkingtreding Dit treasury statuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2011 en dient uiterlijk 1 januari 2016 herzien te worden.


8

3 Memorie van toelichting In dit treasury statuut is het treasury beleid van BRU op hoofdlijnen vastgelegd. Dat gebeurt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van de treasury functie (in artikel 1). Vervolgens geeft het algemeen bestuur in het statuut aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelswijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft. De limieten en richtlijnen is bepaald door Fido en Ruddo. Middels de limieten en richtlijnen wordt het “risicoprofiel” van BRU bepaald waarbinnen de treasury activiteiten dienen te worden uitgevoerd. BRU zal jaarlijks een financieringsparagraaf opnemen in de begroting. Hierin worden de kaders van het treasury beleid geschetst. Het bevat onder meer gegevens over de algemene ontwikkelingen en de concrete beleidsplannen binnen de kaders van het treasury statuut. Het gaat hierbij vooral om de plannen voor het risicobeheer, de financiering (analyse financieringspositie, leningen- en garantieportefeuille en uitzettingsportefeuille) en het kasbeheer. Halfjaarlijks worden de ontwikkelingen in het treasury beleid beoordeeld en geëvalueerd in tussentijdsrapportages en het jaarverslag. Hieruit zal dienen te blijken dat de plannen binnen de kaders van Fido en Ruddo en het treasurystatuut blijven. De treasury paragraaf in het jaarverslag geeft in het bijzonder een verschillenanalyse tussen de beleidsplannen zoals deze zijn opgenomen in de begroting en de realisatie hiervan. Ieder kwartaal wordt op basis van het advies van de Treasury adviesgroep door de secretarisdirecteur een beleggingsbeleid vastgesteld. Voor de daarop volgende periode is dit beleid leidend voor de treasury frontoffice. Controle en evaluatie van de treasury activiteiten vindt per kwartaal in de treasury adviesgroep plaats. Op deze wijze is treasury integraal onderdeel van de planning en control cyclus. Artikel 1

In artikel 1 worden de doelstellingen van de treasury functie van BRU weergegeven hieronder worden deze afzonderlijk toegelicht.

Artikel 1 lid 1

In de eerste plaats dient de treasury ervoor te zorgen dat BRU “duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen acceptabele en marktconforme condities”. De treasury dient te waarborgen dat BRU duurzaam in staat is de voor de activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. de overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten (bijvoorbeeld bij banken). De condities die daarbij worden bedongen dienen, in het licht van de op het betreffende moment gebruikelijke condities, acceptabel (tenminste marktconform) te zijn.

Artikel 1 lid 2

BRU loopt de volgende financiële risico’s: renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en interne liquiditeitsrisico’s. Het is de taak van de treasury dergelijke risico’s tegen acceptabele condities te beperken. In de artikelen 3 tot en met 8 wordt aangegeven op welke wijze dit wordt gewaarborgd.

Artikel 1 lid 3

De derde doelstelling van de treasury functie is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan onder andere uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren.


10

Artikel 1 lid 4

BRU streeft ernaar de renteresultaten te optimaliseren. Dit betekent dat BRU geen middelen onbenut laat en streeft naar zo hoog mogelijke renteopbrengsten (c.q. zo laag mogelijk rentekosten) zonder dat daarbij overmatige risico’s worden gelopen. De prioriteiten van de treasury functie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s en daarna het behalen van een zo hoog mogelijk rendement. Binnen het risicoprofiel zoals vastgesteld in Fido en Ruddo en dit treasury statuut dient te worden gestreefd naar optimalisatie van de renteresultaten.

Artikel 2 lid 1

Fido en Ruddo geven twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten met betrekking tot treasury. Dit betreft enerzijds de “publieke taak” waarvoor leningen en garanties dienen en anderzijds het prudente karakter van (overige) uitzettingen. Er wordt hierbij dus een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen “uit hoofde van de publieke taak” en het uitzetten van middelen “uit hoofde van treasury”. Fido en Ruddo stellen geen eisen aan de kwaliteit van de debiteuren bij het verstrekken van leningen of garanties aan derden in het kader van de publieke taak. Teneinde de kredietrisico’s te beheersen kunnen zakelijke zekerheden of garanties worden verlangd van de debiteuren.

Artikel 2 lid 2

Conform Fido en Ruddo, dienen uitzettingen “uit hoofde van treasury” (zie toelichting artikel 2 lid 1) een prudent karakter te hebben. In Fido, Ruddo en de bijbehorende ministeriële regelingen wordt het begrip “prudent” nader uitgewerkt. Uitgangspunt is hierbij dat het nemen van overmatige risico's teneinde extra inkomsten te kunnen genereren nadrukkelijk niet is toegestaan (zie artikel 2 lid 2 Fido en de memorie van toelichting op Fido). Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen – zijn als gevolg van deze bepaling verboden. De richtlijnen en limieten van dit treasury statuut vallen binnen de kaders van Fido en Ruddo. De limieten en richtlijnen van dit treasury statuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen en hebben derhalve géén betrekking op (eventueel) verstrekte leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” van BRU.

Artikel 2 lid 3

Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Fido en Ruddo stellen dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico’s. Artikel 8 gaat uitgebreid in op het gebruik van derivaten.

Artikel 3 lid 1

Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van (externe-) rentewijzigingen op de financiële en/of beleggingsresultaten van BRU; Een belangrijk uitgangspunt van Fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in Fido de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet conform Fido bedraagt 8,2% van de jaarbegroting met een minimum van €300.000.

Artikel 3 lid 2

Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s op de


11

vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenportefeuille. De renterisiconorm conform Fido bedraagt 20% van de jaarbegroting, met een minimum van €2.500.000. Artikel 3 lid 3

Afstemming op de liquiditeitenprognose beoogt middelen te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig respectievelijk beschikbaar zijn.

Artikel 3 lid 4

Een rentevisie is een toekomstverwachting over de renteontwikkeling, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. De rentevisie zal ieder kwartaal worden behandeld door de treasury adviesgroep en dient als ondersteuning aan het beleggingsbeleid. De secretaris-directeur stelt de rentevisie vast. BRU De rentevisie kan daarbij gebaseerd worden op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen..

Artikel 3 lid 6

Door spreiding aan te brengen in de rentetypische looptijd (de periode dat de rente van een uitzetting vast is) van uitzettingen, wordt de invloed van een rentedaling op de renteresultaten gespreid over meerdere jaren. Deze spreiding is slechts mogelijk indien uit de liquiditeitenprognose blijkt dat middelen gedurende een langere periode beschikbaar zijn.

Artikel 4 lid 1

Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in Fido en Ruddo als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting in tact blijft. Bij alle producten wordt aan het einde van de looptijd ten minste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de “nominale waarde”) uitgekeerd. Voor uitzettingen uit hoofde van de publieke taak van BRU worden in dit treasury statuut geen richtlijnen met betrekking tot producten opgenomen. Deze vallen namelijk buiten Fido, aangezien deze wetgeving slechts op treasury activiteiten ingaat. In dit kader is het bijvoorbeeld mogelijk dat uitzettingen in de vorm van aandelen tot de publieke taak behoren of dat uitzettingen bijvoorbeeld gedaan worden bij het participeren in een project. De besluitvorming voor uitzettingen uit hoofde van de publieke taak berusten bij het bestuur.

Artikel 4 lid 2

Koersrisico’s kunnen nooit volledig worden uitgesloten. Als de organisatie in een vastrentend product heeft belegd maar – wegens wijziging in de liquiditeitenprognose - voor de afloopdatum deze uitzetting moet verkopen, dan wordt niet 100% van de hoofdsom ontvangen, maar de actuele waarde van de uitzetting op basis van de actuele rente en resterende looptijd. Om deze koersrisico’s zoveel mogelijk te beperken stemt BRU de looptijden van de uitzetting af op de liquiditeitenprognose. BRU heeft als uitgangspunt om een ‘buy and hold’ strategie in het beleggingsbeleid te hanteren, om zo koersrisico’s tot een minimum te beperken.

Artikel 5

Ter beperking van kredietrisico’s zijn in dit artikel richtlijnen opgenomen voor de minimale kredietwaardigheid van de partijen waar BRU middelen kan uitzetten/beleggen. Een (credit) rating is een beoordeling van de kredietwaardigheid van een instelling, die voor zowel de korte als voor de lange termijn wordt verschaft door gerenommeerde rating “agencies” zoals Standard & Poor’s, Moody’s en Fitch. De hoogste kredietwaardigheid wordt bij Standard & Poor’s en Fitch weergegeven met AAA, gevolgd door AA en A. Moody’s kwalificeert van hoog naar laag Aaa, Aa en A. Daarnaast kent men kwalificaties met letters B, C en D. Een A-rating staat voor “zeer kredietwaardig”. De (credit) rating dient minimaal door twee erkende ratingbureau’s worden


12

afgegeven. Indien de (credit) rating wordt verlaagd onder de toegestane normen is BRU niet verplicht tot het terug trekken van de gelden, in lijn met Ruddo. Een solvabiliteitsratio van 0% (ofwel een “solvabiliteitsvrije status”) is een status die door een bancaire toezichthouder in een EER-lidstaat (bijv. De Nederlandsche Bank) wordt toegekend aan het schuldpapier van een instelling. Deze status houdt in dat een bank voor desbetreffend papier geen reserves (0%) hoeft aan te houden en wordt onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (centrale) overheden. Het is BRU dus toegestaan om bij andere overheden geld uit te zetten, of om te beleggen in papier waaraan een overheidsgarantie is verbonden (zoals door het WSW geborgde leningen van woningcorporaties).

Artikel 6

Interne liquiditeitsrisico’s doen zich bijvoorbeeld voor wanneer BRU middelen voor een bepaalde periode heeft uitgezet en gedurende de looptijd van de uitzetting blijkt dat de middelen (onverwacht) nodig zijn voor het doen van een investering. Dit kan tot gevolg hebben dat BRU tijdelijk een lening moet aantrekken (wanneer de uitzettingen vast staan in bijvoorbeeld een deposito) ofwel tussentijds een uitzetting moet verkopen (bijvoorbeeld een obligatie). In beide gevallen kan dit negatieve gevolgen hebben voor de financiële resultaten. Ter beperking van dit risico baseert BRU haar financiële transacties op een liquiditeitenprognose waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gehele organisatie zijn gepland. In de praktijk is het opstellen van een betrouwbare en nauwkeurige liquiditeitenprognose niet eenvoudig. Dit heeft te maken met de inherente onzekerheden die verbonden zijn aan de activiteiten van BRU en de hieraan verbonden mogelijke financiële gevolgen. Het is daarom van groot belang dat de treasurer juist, tijdig en volledig wordt geïnformeerd door de budgethouders over de financiële vertaling van hun activiteiten.

Artikel 7

Conform Ruddo is het voor BRU niet toegestaan om te financiele transacties aan te gaan in een andere valuta dan de euro.

Artikel 8

Het gebruik van derivaten wordt uitgebreid beschreven in artikel 8. Het artikel is in richtlijn met Fido en Ruddo. Bijlage 1 geeft een overzicht van de toegestane derivaten. Deze zijn alleen toegestaan om een eventueel renterisico, financieringsbehoefte kredietrisico af te dekken. Het aanschaffen van een derivatenfonds als onderdeel van een garantieproduct is wel toegestaan.

Artikel 9 lid 1

Het aantrekken van gelden met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is door artikel 2 lid 2 van Fido (zie ook memorie van toelichting op Fido) nadrukkelijk niet toegestaan.

Artikel 9 lid 2

Teneinde de renteresultaten te optimaliseren wordt zoveel mogelijk intern gefinancierd.

Artikel 9 lid 3

Onderhandse geldleningen zijn leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld.

Artikel 9 lid 4

Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van financieringen te waarborgen, voor bijvoorbeeld te betalen rentepercentages, provisies, (boete-) clausules bij vervroegde aflossing etc. Middels het opvragen van meerdere offertes


13

wordt bereikt dat BRU een objectief beeld heeft van de op dat moment gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt. Artikel 10

Uitzetting betreft het uitzetten van middelen (uit hoofde van treasury). In het onderdeel Risicobeheer (artikel 2 tot en met 8) is gedefinieerd op welke wijze BRU het prudente karakter van haar uitzettingen waarborgt. In dit artikel worden aanvullende richtlijnen met betrekking tot uitzettingen beschreven.

Artikel 10 lid 2

Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van uitzettingen te waarborgen, voor bijvoorbeeld het ontvangen rentepercentage, de hoogte van transactiekosten etc. Middels het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat BRU een beter beeld heeft van de actuele gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt.

Artikel 11 lid 2

Op het gebied van relatiebeheer beoogt de treasury het realiseren van zo gunstig mogelijke condities voor de door haar af te nemen diensten. Teneinde structuur aan te brengen in de momenten waarop de beoordeling van bankrelaties plaats heeft, is opgenomen dat deze beoordeling minimaal eens in de drie jaar plaats moet hebben.

Artikel 11 lid 4

Tussenpersonen hebben een intermediairfunctie bij het afsluiten van financiële transacties en vallen niet onder de “tegenpartijen”. De vereisten van lid 2 zijn voor tussenpersonen dan ook niet van toepassing. Teneinde dit te ondervangen stelt BRU als eis dat tussenpersonen onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen.

Artikel 12 lid 1

Geldstromenbeheer omvat met name het zorgdragen voor een efficiënt betalingsverkeer. Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op verwachte ontvangsten. Hiermee wordt voorkomen dat BRU tijdelijk middelen aan moet trekken (cq. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken) teneinde de betreffende betaling (tijdelijk) te financieren.

Artikel 12 lid 2

Het laten uitvoeren van het betalingsverkeer door één bank heeft als voordeel dat er geen kosten hoeven te worden gemaakt om gelden tussen verschillende banken over te boeken.

Artikel 13 lid 1

Het saldoen liquiditeitenbeheer betreft het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen (courant) van BRU. Teneinde de noodzaak tot het doen van interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen die BRU bij één bank aanhoudt, opgenomen in een rentecompensatiecircuit. Dit is een systeem waarbij de (valutaire) debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend.

Artikel 13 lid 3

In dit lid worden limitatief de mogelijke korte termijn financieringsinstrumenten benoemd. De term daggeld (ook wel callgeld genoemd) staat voor opgenomen of uitgezette middelen voor onbepaalde tijd die dagelijks gewijzigd kan worden. Kasgeldleningen zijn niet verhandelbare leningen voor een vast bedrag en een vaste periode (maximaal twee jaar) en tegen een vooraf overeengekomen rentepercentage. Kredietlimiet op de rekening courant betreft de mogelijkheid debet (“rood”) te staan op de rekening courant tegen vooraf overeengekomen condities.

Artikel 14

Bij de treasury functie zijn meerdere personen en organen betrokken. Het treasury statuut legt expliciet het delegatie- en mandateringspatroon vast, in Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht 14 December 2010

casu welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Met het oog op de omvang en de aard van de transacties en de hiermee samenhangende risico’s, zijn in dit artikel een aantal specifieke uitgangspunten opgenomen teneinde een eenduidige functiescheiding aan te brengen tussen beleidsbepaling en de uitvoering en tussen de administratie en controle op financiële transacties. Artikel 15

De taken en verantwoordelijkheden van de instanties/functionarissen die binnen BRU betrokken zijn bij de treasury activiteiten zijn hierna beschreven.

Algemeen bestuur (Toezicht en besluitvorming van het beleidskader) Het algemeen bestuur heeft zowel een controlerende als een beleidsbepalende verantwoordelijkheid. Vanuit deze twee verantwoordelijkheden heeft het algemeen bestuur de volgende specifieke taken: • vaststellen van het treasury statuut en accorderen van wijzigingen in het treasury statuut; • vaststellen kaders van het treasury beleid. De uitgangspunten worden jaarlijks vastgelegd in de treasury paragraaf in de begroting en als zodanig aan het algemeen bestuur gemeld; • het toezicht houden op de uitvoering van het treasury beleid. De treasury paragraaf in de begroting en de jaarrekening vormen de basis respectievelijk de weerslag van de uitvoering van het treasury beleid. In de begroting komen de concrete beleidsplannen aan de orde terwijl in het jaarverslag het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de realisatie van de plannen en over de verschillen tussen de plannen en uitkomsten. Gedurende het jaar zal in de managementrapportages eveneens worden gerapporteerd over het treasury beleid; • jaarlijks vaststellen van de treasury paragraaf in de begroting en jaarrekening. Dagelijks bestuur (Besluitvorming beleid) De verantwoordelijkheid voor de financiële administratie, het beheer van vermogenswaarden, het bestuur over en toezicht op het geheel van de financiële middelen en rechten van BRU, alsmede het afleggen van rekening en verantwoording in deze, berust bij het dagelijks bestuur. Ten aanzien van de treasury functie betekent dit: • jaarlijks vaststellen van en verantwoording afleggen over het gevoerde treasury beleid in de jaarrekening (treasury paragraaf in de jaarrekening) en de managementrapportage; • het jaarlijks vaststellen van en formuleren bij begroting van de definitie van wettelijke taak • het machtigen van de secretaris-directeur tot het doen van treasury transacties voor zover deze in overeenstemming zijn met de bepalingen van dit statuut; • jaarlijks beoordelen van de treasury paragraaf in de begroting en jaarrekening.. Secretaris-directeur (Besluitvorming bedrijfsvoering) De secretaris-directeur mandateert de treasurer, tot de volgende bijeenkomst van de treasury adviesgroep, tot het verrichten van treasury transacties voor zover deze in overeenstemming zijn met de bepalingen van dit statuut en het door secretaris-directeur goedgekeurde beleggingsbeleid De secretaris-directeur is verantwoordelijk voor het vaststellen van de Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht December 2010

15

rentevisie en het beleggingbeleid gebaseerd op het advies van de treasury adviesgroep. Treasury adviesgroep (Beleidsadvies) De taak van de treasury adviesgroep is het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages voor treasury ten behoeve van voorstellen aan de secretars-directeur. De treasury adviesgroep komt vier keer per jaar bijeen of indien nodig met een hogere frequentie. De vaste leden van de treasury adviesgroep worden periodiek geïnformeerd conform het artikel 17. In de treasury adviesgroep wordt de rentevisie voor het komende kwartaal besproken op basis van de rentevisie van minimaal twee vooraanstaande banken. Daarnaast ontvangt de treasury adviesgroep voor iedere bijeenkomst een liquiditeitsoverzicht op totaalniveau voor BRU, alsmede een overzicht van de huidige beleggingsportefeuille van BRU en een kwartaalrapportage met de ontwikkelingen gedurende het laatste kwartaal. Op basis van de liquiditeitsprognose, de huidige beleggingsportefeuille en de vastgestelde rentevisie adviseert de treasury adviesgroep een beleggingsbeleid voor het komende kwartaal. Deze dient te worden vastgesteld door de secretaris-directeur. De deelnemers in de treasury adviesgroep zijn: • • • •

Secretaris-directeur; Teammanager financiën; De controller; De treasurer;

Treasurer (Beleid, uitvoering en autorisatie) De treasurer is verantwoordelijk voor de uitvoering van het treasury beleid en beleggingsbeleid. Tot zijn taken horen onder meer: • het voeren van zakelijke onderhandelingen met bankinstellingen en is eerste aanspreekpunt voor de marktpartijen; •

op basis van het verkregen mandaat en het door de secretarisdirecteur vastgestelde beleggingsbeleid is de treasurer bevoegd beleggingen te verrichten. Deze beleggingen dienen te passen binnen de kaders van het treasury statuut en de treasury paragraaf; • het opstellen van een integrale liquiditeitsprognose op basis van de driemaandelijkse, zonodig frequenter, van de budgethouders te ontvangen prognoses; • het door een doelmatig gebruik van de geldstromen en de te beleggen en financieren bedragen proberen te realiseren van een per saldo hoger rendement; • voorstellen doen voor het periodiek actualiseren van het treasury statuut; • het als apart onderdeel van de gebruikelijke management- en bestuursrapportages onder zijn verantwoordelijkheid, opstellen van een overzicht, waarin aan de secretaris-directeur verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde treasury beheer. In dit overzicht worden gepresenteerd: • het verloop van de werkelijke geldstromen ten opzichte van de liquiditeitenprognose; Treasury statuut van Bestuur Regio Utrecht 16 December 2010

• • •

een beknopt overzicht van de gebruikte financierings- en beleggingsinstrumenten (of combinaties daarvan), gerangschikt naar reden van gebruik en behaalde opbrengst; de apparaatskosten die zijn gemaakt voor treasury; het jaarlijks, als apart onderdeel van de begroting (alsmede de tussenrapportages en de jaarrekening) en onder zijn verantwoordelijkheid een treasury paragraaf opstellen. Deze paragrafen zullen separaat door het dagelijks bestuur van BRU worden vastgesteld. In de paragraaf als onderdeel van de begroting concretiseert de treasurer de algemene beleidsuitgangspunten uit dit statuut;

Financiële administratie (Vastlegging / treasury backoffice) De taken van de treasury backoffice zijn: • het controleren en vergelijken van transactiebevestigingen en door het BRU getekende offerte; • het vastleggen en verwerken in de administratie van de geldstromen, transacties en of verplichtingen uit hoofde van het treasury beleid. Controller De controller draagt er zorg voor dat er toereikende kaders worden ontwikkeld waarbinnen het treasury beleid en -beheer (i.c. uitvoering treasury statuut) optimaal gestalte kan krijgen. Tot deze kaders behoren onder meer: • richtlijnen voor de liquiditeitenprognose; • voorschriften voor de AO treasury (waarbij wordt vastgesteld dat de controller niet is belast met/ verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan). De controller treedt op als adviseur met betrekking tot de maatregelen op het gebied van planning en control rond treasury. De controller ziet toe op de naleving van de gestelde kaders en de praktische hantering van planning en control rond treasury. Teammanager Financien • Adviseert • Tekent met de secretaris-directeur betalingsopdrachten • Verantwoordelijk voor de P&C cyclus Teammanagers (Liquiditeitsprognoses) •

de budgethouders zijn verantwoordelijk voor tijdige (ruim voor de volgende bijeenkomst van de treasury adviesgroep) én ondertekende aanlevering per kwartaal, zonodig frequenter, van een planning van inkomende en uitgaande geldstromen.

Externe accountant (Controletaak) Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasury statuut. Artikel 16

De eindverantwoordelijkheid voor het treasury beleid ligt primair bij het algemeen bestuur van het BRU. Teneinde niet onnodig te worden belast met het dagelijkse treasury beheer draagt het dagelijks bestuur de treasury taken over aan de secretaris-directeur. Deze mandateert de treasurer voor het invullen van het vastgestelde beleid. Bij de toewijzing van bevoegdheden is


17

zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen besluitvorming, uitvoering, administratie en controle. Artikel 17

De tabel in dit artikel geeft weer op welke wijze de informatievoorziening wordt gewaarborgd voor. Het verstrekken van juiste, tijdige, volledige en relevante verantwoordingsinformatie moet gerekend worden tot de belangrijkste voorwaarden voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico’s van BRU.

Artikel 17

Budgethouders dienen informatie te verschaffen op de momenten waarop zich significante wijzigingen voordoen in hun verwachtingen omtrent tijdstip of omvang van toekomstige betalingen of ontvangsten (bijv. bij uitstel van een grote investering).


18

Bijlage 1 Derivaten Rentederivaten FRA (Forward rate agreement)

Karakteristiek Afspraak over toekomstige korte rente. Bijvoorbeeld een gefixeerd 3M Euribortarief dat over 3M maanden gaat lopen (wordt aangeduid als een 3 x 6 FRA). Een FRA heeft, geen afsluitkosten en fixeert het te betalen / ontvangen tarief.

Swap, fixed - floating (Interest rate swap)

Een afspraak tussen twee partijen waarin één partij gedurende een x aantal jaar een vaste rente betaalt en een variabele rente ontvangt. De tegenpartij neemt de tegengestelde positie in. Een swap heeft geen afsluitkosten

Cap (en Floor) of een combinatie daarvan (Collar)

Een optie op de toekomstige korte (EURIBOR) rentes, om deze op een bepaald niveau te maximaliseren of te minimaliseren. Bij aanschaf wordt een premie betaald. Een Collar betreft een combinatie tussen een Cap en een Floor, waarbij het te betalen of te ontvangen tarief zich binnen een vooraf te bepalen bandbreedte beweegt.

Swaption

Een optie op een swap. Bij aanschaf wordt een premie betaald.

Credit default swap

Hiermee kan het kredietrisico van één obligatie worden verzekerd / overgedragen worden aan de tegenpartij. Een verzekeringspremie dient betaald te worden en in het geval van default wordt de verzekerde hoofdsom terug ontvangen.


19

Notitie Treasury-beleid 2011-2015

November 2010

2

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................. 4 1. Wat is treasury .................................................................................................................. 4 2. De wettelijke regels ........................................................................................................... 5 2.1 Kredietwaardigheid tegenpartij ..................................................................................... 5 2.2 Beperkt marktrisico ...................................................................................................... 5 2.3 Aangaan geldleningen ................................................................................................. 6 2.4 Eigen beleid of niet ...................................................................................................... 6 3. Omvang en huidige rentetarieven uitzetting overtollig geld ................................................ 6 3.1 Omvang ....................................................................................................................... 6 3.2 Huidige rentetarieven en soort uitzettingen .................................................................. 6 4. Rente-inkomsten als algemeen dekkingsmiddel ................................................................ 7 5. Interne vermogensbeheervergoeding ................................................................................ 7 6. Huisbankierschap .............................................................................................................. 8 7. Organisatie treasuryfunctie ................................................................................................ 8 8. Formatie treasury .............................................................................................................. 9 9. Informatievoorziening .......................................................................................................10 10. Samenvatting .................................................................................................................10 11. Voorstel ..........................................................................................................................10

3

Inleiding In de Financiële verordening 2010 zijn de belangrijkste uitgangspunten opgenomen voor het financieel beleid en beheer van het BRU. De verordening is voor het algemeen bestuur een instrument om kaders stellen voor het waarborgen van de kwaliteit van de financiële functie en de financiële verantwoording door het dagelijks bestuur richting het algemeen bestuur. Een van de kaderstellingen in de financiële verordening gaat over de financieringsfunctie, in de praktijk treasury genoemd, van het BRU. Hierin worden twee instrumenten genoemd. Het opstellen van een jaarlijkse paragraaf Financiering, onderdeel van de programmabegroting en het vastleggen van de werkwijze van de treasuryfunctie in een Treasurystatuut, vast te stellen eens per vijf jaar door het algemeen bestuur. De werkwijze van de treasury is een afgeleide van het treasury-beleid. Omdat de huidige termijn van vijf jaar afloopt en er veranderingen zijn geweest op het gebied van de weten regelgeving en de bedrijfsvoering van het BRU, is er aanleiding om het treasury-beleid van de BRU opnieuw te formuleren en vervolgens de nieuwe werkwijze vast te leggen in een Treasurystatuut 2011-2015. In deze notitie Treasury-beleid wordt ingegaan op de volgende onderwerpen: 1. Wat is treasury; 2. De wettelijke regels; 3. Omvang en huidige rentetarieven uitzetting overtollig geld; 4. Rente-inkomsten als algemene dekkingsmiddel; 5. Interne vermogensbeheervergoeding; 6. Huisbankierschap; 7. Organisatie treasury; 8. Formatie treasuryfunctie; 9. Informatievoorziening treasury; 10. Samenvatting 11. Voorstel

1. Wat is treasury Onder treasury wordt veelal de volgende definitie gehanteerd: “het sturen en beheersen van geldstromen en financiële posities zodat risico’s worden beperkt en opbrengsten worden geoptimaliseerd”. Eenvoudiger gezegd: Treasury is het overtollige geld zo goed mogelijk “parkeren” zodat het rendement haalt en toch niet krap bij kas komt te zitten als je uitgaven moet doen of wanneer geld geleend wordt dit gebeurd tegen een zo laag mogelijke rente. De treasuryfunctie zorgt er dus voor dat de activiteiten van het BRU betrouwbaar en degelijk gefinancierd worden. In samenhang met de centrale doelstelling van treasury wordt vastgesteld dat de treasuryfunctie van het BRU: 1. Wordt uitgevoerd binnen de kaders van de wet Fido en Ruddo; 2. Zorgt voor het verkrijgen en behouden van toegang tot de financiële markt; 3. De interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities minimaliseert; 4. De renterisico’s, koersrisico’s, krediettrisico’s en liquiditeitenrisico’s beheerst.

4

2. De wettelijke regels Sinds 2001 is de wet Financiering decentrale overheid (Fido) van kracht. Mede door de kredietcrisis en de schandalen daarbij (bijvoorbeeld Icesave), zijn in 2009 de eisen verder aangescherpt en is ook de Regeling uitzetting en derivaten decentrale overheden (Ruddo) aangepast. De wet Fido en Ruddo bepalen de wettelijke kaders voor het beleggen door decentrale overheden zoals gemeenten en samenwerkingsverbanden. De Ruddo is een gedetailleerde uitwerking van de artikelen in de wet Fido. Centrale uitgangspunten voor de Fido en Ruddo zijn de publieke taak waarvoor het overtollige geld bedoelt is en het prudent karakter van de uitzettingen van het overtollige geld. Het BRU kan uitsluitend overtollige middelen uitzetten (of een lening aangaan) bestemd voor de publiek taak. Het is het algemeen bestuur van het BRU die in belangrijke mate het kader van de publieke taak bepaalt. De programmabegroting van de BRU bepalen hierbij het budgettaire kader. Het uitzetten van overtollige middelen moet een prudent karakter hebben wat betekent dat de uitzettingen niet gericht mag zijn op het genereren van inkomsten door het aangaan van overmatige risico’s. Bij het prudent uitzetten van overtollig geld spelen twee factoren een rol. 1. De tegenpartij waar het geld uitgezet wordt moet voldoende kredietwaardigheid hebben; 2. De wijze van uitzetting van het geld moet een beperkt marktrisico hebben.

2.1 Kredietwaardigheid tegenpartij In de Ruddo wordt de kredietwaardigheid van de financiële instellingen waar het overtollig geld wordt uitgezet beschreven. Het is slechts toegestaan overtollig geld uit te zetten bij banken die gevestigd zijn in een lidstaat van de EER (Europese Economische Ruimte) die minimaal over en AA-rating beschikken, door tenminste twee ratingsbureau’s afgegeven. Een rating kan gezien worden als een rapportcijfer voor de kredietwaardigheid van banken. De hoogste rating is AAA. Voor het uitzetten van geld ten hoogste drie maanden dient de bank te beschikken over minimaal een A-rating te beschikken. Duurt de uitzetting langer dan drie maanden dan dient de bank minimaal over een AA-minusrating te beschikken.

2.2 Beperkt marktrisico De soort uitzetting dient zo min mogelijk gevoelig te zijn voor marktbewegingen. Voorwaarde is dat de hoofdsom intact blijft. Dus uitzettingen in de vorm van aandelen is niet toegestaan. Soorten uitzettingen die wel in aanmerking komen zijn: • Daggeld; • Deposito’s; • Spaarrekeningen; • Garantieproducten; • Obligaties; • Schatkistbankieren bij de Staat • Schatkistpapieren bij collega overheid.

5

2.3 Aangaan geldleningen Het BRU heeft geen vaste geldleningen. Toch kan de situatie zich voordoen dat het om bijvoorbeeld bedrijfseconomische redenen een geldlening moet afsluiten. In de Wet Fido zijn daar ook artikelen over opgenomen voor het beheersen van renterisico’s. Het gaat daarbij om de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Omdat deze normen op dit moment niet van toepassing zijn wordt er in deze notitie niet verder op ingegaan. In het Treasurystatuut 20112015 is wel rekening gehouden met deze wetsartikelen.

2.4 Eigen beleid of niet Zoals uit de beschrijving van het wettelijk kader blijkt dat onder andere door de aanscherping in 2009 er geen noodzaak is om eigen beleid te voeren. De wettelijke beleidsregels zijn voldoende voor het BRU om inhoud te kunnen geven aan de treasuryfunctie. Het Treasurystatuut is daarom beleidsarm en stelt alleen de werkwijze van de treasuryfunctie vast, gebaseerd op de wettelijke regelgeving van Fido en Ruddo.

3. Omvang en huidige rentetarieven uitzetting overtollig geld Het BRU heeft al een lange periode een positie van overtollige gelden. Een viertal oorzaken is te benoemen. 1. Het grootste gedeelte van de begroting wordt gedekt door een uitkering vanuit de Brede Doeluitkering (BDU). Op de omvang van deze uitkering heeft het BRU geen invloed. In 2010 bedraagt de uitkering € 111 mln. Deze uitkering wordt in vier voorschotten door het Rijk uitbetaald. De uitgaven voor deze BDU gelden voor o.a. grote projecten blijven in de praktijk achter met de ontvangsten van de uitkering. 2. De procedure voor BDU-subsidie is dat een project eerst door een gemeente voor 1 november moet worden aangemeld. Het BRU reserveert dan geld op haar begroting. Dan volgt de aanvraag. Tussen de aanmelding en aanvraag kan een lange periode zitten. De praktijk is ook dat 1/3 van de aanmeldingen niet wordt aangevraagd. Gereserveerd geld wordt dus ingezet. 3. Het tijdsaspect van het afrekenen van subsidies. De rekeningen worden laat ingediend. 4. Het BRU is een beheerder van BOR-gelden (Bereikbaarheidsoffensief Randstad), deze gelden worden ingezet voor projecten met een lange looptijd. Gevolg is overtollig geld, wat wel verplicht ingezet gaat worden maar nog niet direct uitbetaald hoeft te worden. Dit overtollig geld kan tijdelijk worden uitgezet.

3.1 Omvang De totale omvang van de overtollige middelen bedraagt in 2010 ongeveer € 300 mln. Dit is bijna drie keer de omzet van de jaarbegroting. De omvang is hoog te noemen. De verwachting is dat de omvang de komende jaren zal dalen als gevolg van de uitvoering van de geplande grote projecten enerzijds en door dalende inkomsten anderzijds als gevolg van Rijksbezuinigingen. Het streefbeeld is dat in 2014 de totale omvang van uitgezet geld niet meer zal zijn dan één keer de jaaromzet van het BRU.

3.2 Huidige rentetarieven en soort uitzettingen De rentetarieven zijn op dit moment historisch laag. Dit heeft zijn weerslag op de vergoedingen op het BRU ontvangt op de uitzettingen van het overtollige geld. 6

Om een indruk te krijgen: Het gemiddelde 1 maands Euribor tarief bedraagt 0,5% van toepassing op deposito’s. Voor Spaarrekeningen bedraagt de rente ongeveer 1,5% tot 1,8% De deposito’s kunnen in grote delen geplaatst worden. De spaarrekeningen daarentegen kan alleen in kleine stukken vanwege de looptijd. Het rendement is wel hoger. Eind augustus 2010 was de opbouw van de portefeuille van de uitgezette gelden als volgt in percentages uitgedrukt: -

Deposito’s 66% Spaarrekeningen 23% Rekening courant 9% Garantieproduct 1% Obligaties 1%

Waar geen gebruik gemaakt van wordt is schatkistbankieren bij de Staat of bij een andere overheid (bijvoorbeeld Amsterdam). Bij schatkistbankieren wordt een rekening-courant aangehouden bij het Rijk of andere overheid, waarvoor een rentevergoeding wordt gegeven. Deze rentevergoeding is echter laag in vergelijking met de rentevergoeding van deposito’s en spaarrekening zodat deze soort van uitzetting van geld niet gehanteerd wordt. Duurzaam beleggen Duurzaam beleggen ook wel maatschappelijk verantwoord beleggen of ethisch beleggen genoemd, is een vorm van investeren waarbij de geldverstrekker de gevolgen van ondernemen voor mens en milieu laat meewegen. Het BRU doet aan duurzaam beleggen onder voorwaarde dat de risico’s binnen Fido en Ruddo vallen en dat het rendement van duurzaam beleggen vergelijkbaar is met andere financiële producten.

4. Rente-inkomsten als algemeen dekkingsmiddel Per subsidiestroom wordt overtollig geld uitgezet. De belangrijkste subsidiestroom is de Brede Doeluitkering (BDU). In de wet BDU staat dat het saldo van de niet bestede BDU middelen op 1 januari van het jaar wordt vermeerderd met de herfinancieringsrente van Europese Centrale Bank. De rente op 1 januari 2010 bedroeg 1%. Het rijk gaat er dus van uit dat het BRU 1% rendement haalt en raamt dat af. Wanneer de werkelijke rente-inkomsten hoger zijn dan deze herfinancieringsrente, is het positieve verschil vrij besteedbaar en kan fungeren als algemeen dekkingsmiddel. Er dient wel rekening gehouden te worden met een renterisico, immers de situatie kan ook ontstaan dat de werkelijke rente-inkomsten lager zijn dan de vermeerdering met de herfinancieringrente.

5. Interne vermogensbeheervergoeding Om de interne kosten voor treasury te kunnen dekken wordt conform het huidige Treasurystatuut een vermogensbeheervergoeding berekent van 0,25% van de renteinkomsten. Een positief saldo wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve Vermogensbeheer. In de praktijk levert de berekening van een intern tarief flink extra administratieve boekingen op. Voorgesteld wordt daarom met ingang van het nieuwe Treasurystatuut 2011-2015 geen tarief meer te rekenen voor interne kosten vermogensbeheer. Het administratieve proces wordt daardoor eenvoudiger. De kosten voor treasury worden onderdeel van de totale overhead.

7

6. Huisbankierschap Eind 2011 loopt het contract af met de huidige huisbankier ABNAMRO. In 2011 zal daarom bij een aantal banken offerten worden gevraagd met betrekking tot hun treasurycondities en creditvergoedingen in de rekening-courantverhoudingen. Daarna zullen onderhandelingen gevoerd worden. Het dagelijks bestuur neemt vervolgens een besluit over een nieuwe bankrelatie.

7. Organisatie treasuryfunctie Bij de organisatie van de treasuryfunctie binnen het BRU gaat het om een transparante verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De volgende bestuursorganen en personen zijn betrokken bij de treasuryfunctie. - Het algemeen bestuur; - Het dagelijks bestuur; - De secretaris-directeur; - De treasurer; - De teamleider Financiën/controller; - De Treasury Adviesgroep (TAG). Er is sprake van een systeem van getrapte mandatering van de treasury taken en bevoegdheden. Het start bij het algemeen bestuur die kaders stelt door de vaststelling van het Treasurystatuut voor een periode van vijf jaar en jaarlijks door de vaststelling van de Financieringsparagraaf, onderdeel van de Programmabegroting. De treasury taken en bevoegdheden worden met de vaststelling van het Treasurystatuut overgedragen aan het dagelijks bestuur. Zij mandateren de treasury taken en bevoegdheden door aan de secretaris-directeur die het weer door mandateert aan de treasurer waar de praktische uitvoering van de treasuryfunctie komt te liggen.

8

Schematisch ziet het er als volgt uit: Mandatering Treasury taken en bevoegdheden

Algemeen bestuur

Dagelijks bestuur

Secretaris-directeur Treasury Adviesgroep Treasurer

De treasurer functioneert onder verantwoordelijkheid van de teammanager Financiën tevens controller. Hij stuurt de treasurer aan en is verantwoordelijk voor de inrichting van de administratieve processen en functiescheidingen. Voor ondersteuning van de uitvoering van de treasury is een Treasury Adviesgroep (TAG). De TAG komt vier per jaar bijeen voor het uitbrengen van adviezen met betrekking tot de uitvoering van de treasury. Dit gebeurt onder andere door de behandeling van de kwartaalrapportages over de uitvoering. In de huidige situatie bestaat het TAG uit de portefeuillehouder Financiën, de secretaris-directeur, de controller, de treasurer en een extern adviseur. Met ingang van de nieuwe periode van het Treasurystatuut 2011-2015 wordt voorgesteld om de vaste samenstelling als volgt te laten zijn: de secretaris-directeur, de controller en de treasurer. De portefeuillehouder Financiën hoeft geen deel meer uit te maken van de TAG. Hij is bestuurlijk verantwoordelijk voor het beleid terwijl de TAG een adviesfunctie heeft op de uitvoering. Door de beperkte keuzemogelijkheden van de uitzetting van overtollig geld is het niet meer noodzakelijk om een externe adviseur als vast lid van de TAG te laten deelnemen. Mocht een extern advies gewenst zijn dan kan altijd een advies worden ingewonnen bij een extern adviseur of vindt collegiale advisering plaats bij een andere treasurer van bijvoorbeeld een andere stadsregio.

8. Formatie treasury De omvang van de personele formatie voor uitvoering van de treasuryfunctie is afhankelijk van een aantal factoren. 1. Is er sprake van beleidsrijk of –arm Treasurystatuut. Onder punt 2, de wettelijk regels is aangegeven dat het Treasurystatuut als beleidsarm betiteld mag worden. 2. Is er sprake van een actieve of passieve rolinvulling van de treasury. Binnen de BRU is er sprake van een actieve invulling. Dit is gewenst gelet op het grote volume (€ 300 mln). 9

Het loont daarom om bij meerdere banken tarieven op te vragen om zo bijvoorbeeld 0,1% meer te ontvangen. 3. Het volume (omvang overtollig geld) speelt ook een rol. Een groot volume brengt meer werk met zich mee dan een klein volume Tot op heden is de personele formatie van de treasuryfunctie circa 0,5 fte. Op dit moment wordt de treasuryfunctie waarnemend ingevuld door een extern-adviseur op basis van één dag in de week (0,2 fte). Het kan één dag zijn omdat hij treasury full-time doet, ook bij andere organisaties. Er is daarom sprake van synergievoordelen en efficiënt werken. Ook is zijn werk vooral uitvoerend. Gelet op het beleidsarme Treasurystatuut, de actieve invulling en het grote volume wordt voorgesteld om 0,2 fte voor de uitvoering van de treasury als formatie vast te stellen. Om de kwetsbaarheid van de treasuryfunctie te voorkomen en om kennisdeling te bevorderen zal de invulling zijn 2 x 0,1 fte (exclusief leidinggevende en TAG). De vrijval van 0,3 fte ten opzichte van de huidige formatie treasury wordt ingezet binnen de financiële functie om de (beslissings)ondersteuning van de teams te verstevigen en het financieel beleid van het BRU verder vorm te geven. Voor bepaling van de formatieomvang is ook een kleine benchmark gehouden bij de stadsregio’s Rotterdam en Amsterdam. Het betreft de uitvoering van de treasuryfunctie, geen beleid. In de bijlage van deze notitie is een tabel en een grafiek opgenomen.

9. Informatievoorziening De informatievoorziening over de uitvoering c.q. resultaten van de treasury geschiedt via de reguliere planning & controlcyclus zoals ook schematisch is opgenomen in de Programmabegroting 2011. De accountant beoordeelt de treasuryfunctie twee keer per jaar als onderdeel van de reguliere accountantscontrole. De verslagen van deze controles worden samen met de rapporten of verslagen van het TAG ter kennisname naar het dagelijks bestuur gestuurd.

10. Samenvatting In deze notitie is het beleid over de treasuryfunctie van het BRU opgenomen met een uitwerking van de werkwijze in een nieuw Treasurystatuut 2011-2015. De belangrijkste conclusies zijn: 1. Het Treasurystatuut 2011-2015 geeft de werkwijze weer van de treasuryfunctie van het BRU gebaseerd op de wettelijke regelgeving Fido en Ruddo; 2. De huidige werkwijze van de treasuryfunctie van het BRU is effectief, maar kan efficiënter, te bereiken door een vereenvoudiging van de werkwijze, zoals de mandatering van de taken en bevoegdheden, de samenstelling van de TAG en het laten vervallen van het intern tarief vermogensbeheervergoeding. 3. De formatie voor de uitvoering van de treasury kan door de vereenvoudiging van de werkwijze op 0,2 fte bepaald worden.

11. Voorstel 1. Akkoord te gaan met de notitie Treasury-beleid 2011-2015; 2. Akkoord te gaan met het Treasurystatuut 2011-2015.

10

Bijlage Benchmark vergelijking volume uitzetting gelden en formatie uitvoering treasuryfunctie

Tabel Stadsregio Rotterdam € 500 mln 0,2 fte (2 x 0,1 fte)

Volume Formatie

Stadsregio Amsterdam € 300 mln 0,1 fte

BRU € 300 mln 0,2 fte (2x 0,1 fte)

Grafieken Volume

Formatie 600

0,25

500 0,2 400 0,15 Formatie 0,1

300

Volume

200

100

0,05

0

0 SRR

SRA

BRU

SRR

SRA

BRU

11

algemeen bestuur 15 december 2010

Recommend Documents