algemeen TRADCOM Beknopte handleiding
DOCUMENTATIENUMMER VAN DEZE PUBLICATIE:
0 5 9 1 1 6 -10/04-001
(03) 829 27 34 (03) 828 39 59
ERIKS nv Boombekelaan 3, B-2660 Hoboken, Tel: (03) 829 26 11 (centrale) België
[email protected] www.eriks.be www.tradcom.be
Onderwerp Contact Versie
Klantenhandleiding ERIKS nv / TradCom Marc Verdaet – 03/829.27.34 –
[email protected] v.3 – Oktober 2005
Dit is een beknopte handleiding voor de basisfuncties van TradCom in een koppeling met de productcataloog van ERIKS nv.
Inhoud 1. www.tradcom.be 2. Het direct zoeken van een specifiek artikel 3. Het zoeken van een artikel in de catalogus van ERIKS 4. Het opvragen van de (klantspecifieke) prijs en beschikbaarheid 5. Het plaatsen van een bestelling 6. De Hotlist 7. Het samenstellen van een eigen catalogus 8. Het autoriseren van gebruikers en beheer van budgetten 9. Zoeken in de ERIKS e-cataloog 10. Nieuw : Automatisch bestellen via barcodes met de BarTrack® scanner
blad 1/22
1. www.tradcom.be § Registreer u op TradCom.be door het kiezen van de optie “Registratie”. § U ontvangt een gebruikersnaam en password per mail. § Log aan onder uw gebruikersnaam en password. 2. Het direct zoeken van een specifiek artikel 2.a. Zoeken met behulp van de ERIKS omschrijving § U komt binnen in het zoekscherm § Kies de optie “uitgebreid zoeken” in de menubalk aan de bovenzijde. § Vul de zoekcriteria in (omschrijving, codering). § Selecteer bij “zoeken in” ERIKS. § Kies altijd de optie “gestructureerd zoeken”. Het resultaat verschijnt vervolgens onderaan de pagina.
Opmerking : Momenteel wordt aan ‘referentie en synoniemenlijst’ gewerkt waardoor het zoeken op omschrijving sterk wordt verbeterd. In de huidige versie is het eenvoudiger te zoeken m.b.v. het ERIKS artikelnummer of via de optie ‘Catalogi’ §
Indien u een vrij ruime zoekopdracht hebt gegeven, kunt u via de boomstructuur het gewenste artikel opzoeken. Elke zoekopdracht resulteert uiteindelijk in het tonen van de resultatenpagina. blad 2/22
2.b. Zoeken met behulp van het ERIKS artikelnummer § U komt binnen in het zoekscherm § Kies de optie “uitgebreid zoeken” in de menubalk aan de bovenzijde. § Vul het ERIKS artikelnummer in in “Omschrijving” of “Artikel ID leverancier is gelijk aan” § Selecteer bij “zoeken in” ERIKS. § Kies “Snelzoeken”. Het resultaat verschijnt vervolgens in een nieuw scherm.
blad 3/22
3. Het zoeken van een artikel in de catalogus van ERIKS (via boomstructuur) § Kies de optie “catalogi” in de menubalk aan de bovenzijde. § Klik op de catalogus van ERIKS. § Kies de betreffende artikelgroep totdat u een lijst te zien krijgt van alle artikelen binnen deze artikelgroep (resultatenpagina). Voor een gedetailleerde beschrijving van deze zoekmethode : zie bijlage 1 We gaan verder vanuit de resultatenpagina: 4. Het opvragen van de (klantspecifieke ) prijs en beschikbaarheid § Selecteer het gewenste artikel door op het hokje “Aantal” van het betreffende artikel te klikken. Standaard verschijnt nu het aantal 1. U kunt nu het door u gewenste aantal invullen. U kunt ook meerdere regels op deze wijze selecteren. § Klik rechts onder aan de pagina op de button “Toon prijs en voorraad”. De prijs- en voorraadinformatie van alle geselecteerde artikelen wordt getoond. Indien er voor de getoonde prijs een uitroepteken staat, betekent dit dat voor het betreffende artikel een staffelprijs wordt gehanteerd. De melding ‘aor’ staat voor ‘available on request’ en betekent dat de prijs voor dit artikel afzonderlijk dient te worden opgevraagd en/of momenteel niet beschikbaar is.
blad 4/22
§ Door op de omschrijving of het artikelnummer van het gewenste artikel te drukken, wordt een detailscherm geopend waarin u alle informatie vindt over dit artikel. In dit scherm staat tevens de prijsen voorraadinformatie vermeld. Indien u specifieke prijsafspraken met ERIKS heeft gemaakt over bepaalde artikelen, worden deze klantspecifieke prijzen getoond.
§ Door in het resultatenscherm op het vergrootglas van een bepaald artikel te klikken, verschijnt een detailscherm waarop u kunt zoeken op technische parameters naar vergelijkbare artikelen.
blad 5/22
5. Het plaatsen van een bestelling § In de resultatenpagina kunt u in het vakje “Aantal” het gewenste aantal ingeven. In de kolom winkelwagen wordt dit artikel automatisch geselecteerd. § Druk vervolgens op de button “Aanmaak van nieuwe bestelling”, linksonder in uw beeldscherm. Het bestelformulier wordt nu geopend waarin u bestelgegevens als bestelreferentie en leverdatum kunt invullen. De koppeling van TradCom met het ERIKS ERP systeem (SAP R/3) maakt dat o on-line de actuele prijs en voorraad van een artikel wordt opgevraagd o niet alle beschikbare velden van TradCom worden ingelezen. TradCom gegeven Bestelreferentie
vorm
Bestellen bij ERIKS NV
Opmerking
tekst
verplicht
Binnen ERIKS wordt uw bestelreferentie uniek gemaakt - voorafgegaan door een uniek nummer (5 cijferig) - afgekapt na de eerste 14 karakters
Spoedbestelling
ja/neen
facultatief
Heeft GEEN invloed op de leverdatum. ERIKS wordt per mail bericht dat er een spoedorder is geplaatst. Het veld aanvinken omzeilt de ingestelde budgetcontrole bij de klant zodat een bestelling vertrekt ZONDER de ingestelde budgetcontrole -procedure.
Datum Afhaaluur
datum
verplicht
uur
facultatief
Deze informatie wordt NIET overgenomen bij het bestelling.
Exacte datum
keuze
optie
Uiterlijke datum
ERIKS zal steeds uitleveren op een datum zo dicht mogelijk bij de gevraagde leverdatum (afhankelijk van de beschikbaarheid van de goederen)
Leveren bij
selectie
verplicht
Keuze uit lijst van aangelegde leveradressen
Afhalen bij
n.v.t.
niet beschikbaar
Opmerkingen
tekst
facultatief
Deze informatie wordt NIET overgenomen bij het bestellen.
Te vermelden op -
pickingbon
-
leverbon
-
factuur
tekst
facultatief
Deze informatie wordt NIET overgenomen bij het bestellen.
Deze gegevens (ook de facultatieve) worden opgeslagen binnen TradCom en zijn steeds opvraagbaar via de optie “Mijn bestellingen”. Alleen de voor ERIKS verplichte velden worden opgenomen in de officiële ERIKS documenten zoals orderbevestiging en factuur. blad 6/22
§ Druk op de button “Bevestigen” en het bestelformulier wordt bewaard. Let op: er is nu nog geen bestelling naar uw leverancier verstuurd!
§ U kunt meerdere artikelen aan dit bestelformulier toevoegen door op de button “Artikel toevoegen”, onder aan de pagina te drukken, waarna opnieuw het zoekscherm verschijnt. U kunt dit tevens doen door de optie “Mijn bestellingen” in de linker menubalk te selecteren. § Is uw bestelling compleet dan kunt u door op de button “Verzenden” te drukken de betreffende bestelling verzenden naar ERIKS. Let op: voor elke bij TradCom aangesloten leverancier dient u een aparte bestelling aan te maken!
blad 7/22
§ Via de optie “Mijn bestellingen” in de linker menubalk, kunt u altijd een overzicht opvragen van al uw opgeslagen bestelaanvragen en verzonden bestellingen naar leveranciers.
blad 8/22
6. De hotlist. § Start vanuit het zoekscherm. § Kies de optie “Mijn catalogi” in de menubalk aan de bovenzijde. § Kies vervolgens de map “Hotlist”. § U krijgt per leverancier een overzicht van de meest frequent bestelde artikelen.
blad 9/22
7. Het samenstellen van een eigen catalogus § Start vanuit het zoekscherm. § Kies de optie “Bedrijfscatalogi” in de menubalk aan de bovenzijde. § U krijgt een overzicht van de reeds bestaande bedrijfscatalogi die specifiek voor of door uw firma zijn samengesteld. § Selecteer een bestaande catalogus of kies “Voeg nieuwe toe”.
§ U kunt een naam toekennen aan de nieuwe catalogus en verschillende productcategorieën definiëren. § Indien u een artikel wilt toevoegen aan een catalogus selecteert u de betreffende productcategorie.
1. voeg reeds bestaand artikel toe 2. voeg reeds bestaande categorie toe 3. voeg een nieuwe categorie toe
blad 10/22
§ Vervolgens klikt u op het witte mapje “Voeg reeds bestaand artikel toe” rechts bovenin uw beeld. U kunt vervolgens een artikel uit een willekeurige catalogus selecteren door het laatste hokje van een artikelregel te selecteren en te klikken op de button “Voeg toe in uw catalogus” links onderaan uw beeldscherm.
blad 11/22
§ Via de button “Toon bedrijfscatalogus” kunt u de inhoud van uw bedrijfscatalogus bekijken.
§ Het is tevens mogelijk een hele productcategorie in één keer aan uw bedrijfscatalogus toe te voegen. Hiervoor kiest u de betreffende bedrijfscatalogus en geeft aan waar u de categorie wilt toevoegen. Vervolgens klikt u rechtsboven in uw beeld op het gele mapje “Voeg een reeds bestaande categorie toe” en selecteert u in een bestaande catalogus welke categorie u in zijn geheel aan uw bedrijfscatalogus wilt toevoegen. Meer details over dit onderwerp kan u terugvinden in de TradCom ‘Gebruikershandleiding’ pagina’s 20-25.
blad 12/22
8. Het autoriseren van gebruikers en beheer van budgetten § Start vanuit het zoekscherm. § Kies in de linker menubalk de optie “Mijn TradCom”. § Onder “Persoonlijke gegevens” kunt u gebruikers definiëren. § Onder “Toegang tot catalogen” kunt u gebruikers toegang geven tot bepaalde catalogi.
§ Onder “Budget” kunt u gebruikersafhankelijke budgetten toekennen.
Een uitgebreid overzicht van alle functies die TradCom u biedt vindt u op de website zelf onder “Gebruikershandleiding”.
blad 13/22
9. Zoeken in de ERIKS e -cataloog TradCom biedt u de mogelijkheden van een echte e-cataloog. Dit maakt het zoeken van een artikel op meerdere manieren mogelijk. Artikelen worden gezocht met behulp van een dynamische zoekmachine. Hierbij vindt u een korte beschrijving van één van de mogelijke zoekmethoden. Deze methode combineert het traditionele zoeken via een boomstructuur (vergelijk met het zoeken in het ERIKS bestelboek) en het dynamisch zoeken op basis van technische kenmerken van het artikel. Stap 1 : ga naar de ERIKS cataloog
Stap 2 : open de ERIKS cataloog
Stap 3 : zoek in de boomstructuur naar het/de juiste artikel(groep) blad 14/22
Resultaat : lijst met 2.054 artikelen Met dit resultaat is weinig aan te vangen. Het is een helse opdracht om op basis van deze gegevens de juiste o-ring te vinden. Enkele eenvoudige tools laten u toe de artikellijst op een andere manier te ordenen 1. geordend op het ERIKS artikelnummer (default presentatie) 2. alfanumeriek geordend op artikelomschrijving maar zijn ontoereikend om de juiste o-ring te zoeken.
blad 15/22
In de volgende stappen gaan we verder filteren met behulp van de functies ‘Parameter Search’ en ‘Varianten Search’
boomstructuur
klikken : geordend op artikelnummer
klikken : geordend op artikelomschrijving
blad 16/22
Stap 4 : Parameter Search
Invullen van de technische kenmerken (of zoals in het voorbeeld een bereik) van het gezochte artikel.
blad 17/22
Resultaat : lijst met 130 artikelen (waren er 2.054) Dit is nog een lange lijst. Hoe nauwer het bereik van de kenmerken, hoe beter de filter, hoe minder artikelen in de lijst en hoe dichter bij het juiste artikel.
Stap 5 : bij wijze van voorbeeld vernauwen we de filter met de ‘Varianten Search’ functie.
blad 18/22
Resultaat : volledige technische kenmerken van het geselecteerde artikel
Stap 6 : § wissen van alle artikel specifieke gegevens § invullen van de technische kenmerken (of zoals in het voorbeeld een bereik) van het gezochte artikel
blad 19/22
Resultaat : lijst met 1 artikel (waren er eerst 2.054 dan 130)
Opmerking : in dit document is slechts een beeld geschetst van de mogelijke zoekmethoden binnen de ERIKS e-cataloog. Afhankelijk van het gezochte artikel, de beschikbare technische info en uw ervaring, kunnen andere zoekfuncties of combinaties van zoekmethoden u beter liggen en/of sneller tot het gezochte artikel leiden. Tip : zoeken op de exacte afmeting ⇒ vul als bereik tweemaal dezelfde gegevens in
blad 20/22
10. Automatisch bestellen via barcodes met de BarTrack® scanner Stap 1 : Installeer de BarTrack® scanner en bij behorende communicatie software op uw PC. Aankoop van de BarTrack® scanner kan via ERIKS nv aan € 195,00 excl.BTW. Stap 2 : Maak voor de artikelen welke u op regelmatige basis bestelt of waarvoor u een locatie heeft in uw magazijn (grijpvoorraad) de nodige barcodes aan door een order te simuleren. § Zoek de gewenste artikelen via de ERIKS catalogus of via het ERIKS artikelnummer (zie hoofdstuk 1 en 2) § Simuleer een bestelling (zie hoofdstuk 5) § Vink in de artikelen aan in het ‘bestelaanvraag’ en klik op ‘Barcodes genereren’
Resultaat : Een PDF file met de gevraagde barcodes wordt aangemaakt. Naast de barcodes wordt op het etiket onderstaande informatie mee afgedrukt. § uw artikelnummer (indien gevuld in TradCom) § artikelomschrijving § minimale bestelhoeveelheid blad 21/22
§ naam van de leverancier § nummer van de barcode (TC=TradCom – EB=ERIKS nv + artikelnummer ERIKS) De PDF geeft altijd 3 kolommen van 11 etiketten per pagina. Hiervoor kunnen etikettenvellen van Herma no. 4455 of Avery no. 3421 worden gebruikt.
Stap 3 : Druk de barcodes (pdf) op zelfklevende etiketten en breng ze aan op uw magazijn locaties. Stap 4 : Indien nog niet gebeurd, installeer de BarTrack® communicatie software op uw PC Stap 5 : Scan de artikelen in uw magazijn welke u wenst te bestellen. Stap 6 : § § § § §
Verbind de scanner met uw PC (meegeleverd kabel) TradCom wordt automatisch geopend Meld u aan TradCom opent automatisch een bestelaanvraag voor de gescande artikelen Pas indien nodig de lijst aan (artikelen toevoegen of verwijderen, bestelhoeveelheden aanpassen,…) § Klik op “verzenden” om de bestelling door te zenden naar ERIKS nv § Opmerking : de BarTrack® scanner genereert automatisch een bestelreferentie, deze kan uiteraard aangepast worden alvorens de bestelling door te zenden naar ERIKS nv.
blad 22/22
