Agenda ALV 21-11-2015.docx Verslag ALV 18 april 2015.doc Kort verslag AV 25 april 2015.docx Verkorte landelijke enquête.docx Begroting 2016 NGVD-NWO.xlsx
AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING 21 NOVEMBER 2015 HET BESTUUR VAN DE NGV AFD. DRENTHE EN NOORDWEST-OVERIJSSEL ROEPT HAAR LEDEN OP VOOR DE TE HOUDEN NAJAARSVERGADERING OP ZATERDAG 21 NOVEMBER 2015 IN DE VREDEHORST, ZUIDWOLDIGERWEG 32, 7908 AD TE HOOGEVEEN VAN 13.00 UUR TOT CIRCA 14.30 UUR. 1. Opening en vaststelling agenda. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. 3. Verslag van de ledenvergadering 18 april 2015 te Hoogeveen. (zie bijlage) 4. Kort verslag AV op 25 april 2015 te Utrecht. (zie bijlage) 5. Korte bespreking van de gehouden enquête onder de leden van de NVG. (zie bijlage) 6. Voorbespreking van de AV op 28 november 2015 te Driebergen. (zie aparte PDF) 7. Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde voor de AV te Utrecht op zaterdag 29 november aanstaande. Onze voorzitter is reeds eerder als vaste afgevaardigde benoemd en de secretaris als plaatsvervangend afgevaardigde. De afgevaardigde zal bij toerbeurt worden begeleid door een ander bestuurslid. Derhalve hoeft er geen benoeming en mandatering meer plaats te vinden. 8. Begroting 2016. (zie bijlage) 9. Vacature bestuurslid. De functie van een algemeen bestuurslid is sinds 1 januari 2014 van dit jaar vacant. Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij de secretaris. Neemt u gerust contact op met de voorzitter of de secretaris als u meer informatie wilt over deze functie. 10. Threant en Facebook. 11. Bestuursbeleid. 11. Rondvraag en wat verder nog ter tafel komt. 13. Sluiting. Bij de agendapunten, 3, 4, 5, 6 en 8 behoren schriftelijke stukken. Indien u deze stukken vooraf wilt inzien, kunt u ze lezen op de website van onze afdeling en eventueel printen. De stukken worden niet meer toegezonden en worden niet meer beschikbaar gesteld ter vergadering.
afdeling Drenthe en Noordwest-Overijssel
VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDEN VERGADERING datum: zaterdag 18 april 2015 tijdstip: ►► 13:00 – 14:30 uur locatie: Kerkgebouw De Vredehorst, Zuidwoldigerweg 32, 7908 AD Hoogeveen aanwezig: 9 leden + 5 bestuursleden afwezig met kennisgeving: de heren P.R. Boomsma, B. de Jong en J. Ridderbos.
Nr. 01
actie Opening en vaststellen van de agenda. Onze voorzitter Harm Hillinga opent om 13.05 uur de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom.
02
Mededelingen en ingekomen stukken.
03
Er zijn geen ingekomen stukken te behandelen. Van 3 personen is een afmelding voor de vergadering ontvangen. De vergaderstukken zijn via de afdelingswebsite vooraf te raadplegen en men kan de stukken ook via de afdelingswebsite printen. De vergaderstukken zullen niet meer voor de vergadering klaar liggen en/of toegestuurd worden. Daarnaast doet de voorzitter nog een aantal huishoudelijke mededelingen die voor deze middag van belang zijn. De afdeling heeft een 40 jarig jubileum te vieren en onder punt 8 van de agenda schenkt de voorzitter hier aandacht aan. Dhr. H. Scholtens uit Zwolle is 40 jaar NGV lid, met een oorkonde en een bos bloemen wordt dit gedenkwaardige feit gevierd. De voorzitter bedankt de jubilaris voor zijn komst (gezien zijn zeer hoge leeftijd) en complimenteert de jubilaris met zijn gezondheid en leeftijd en wenst hem nog vele gezonde lidmaatschap jaren.
Verslag van de ledenvergadering van 22 november 2014 te Hoogeveen. Mw. Wieringa attendeert de secretaris nog op een verschrijving van een datum in het verslag, verder wordt het verslag door de vergadering goedgekeurd.
04
Afdelingsjaarverslag 2014 van de secretaris Er zijn geen opmerkingen over het verslag en het verslag wordt dan ook goedgekeurd.
05
06 a. b. 07
Afdelingsjaarverslag 2014 van de penningmeester De penningmeester geeft een korte toelichting op zijn jaarverslag. Vanuit de vergadering zijn er geen opmerkingen over het verslag en wordt het verslag goedgekeurd. Verslag van de kascommissie Dhr. Zwanenburg is niet aanwezig en mv. Wieringa deelt als kascommissielid mede dat er geen fouten zijn geconstateerd en dat de boeken en alle bescheiden in orde zijn bevonden. Zij stelt voor dat de vergadering de penningmeester decharge verleent voor zijn gedane werkzaamheden. De aanwezige leden besluiten dien aangaande.
Benoeming van de kascommissie De kascommissie leden mogen 3 periodes zitting hebben in de kascommissie. Mw. Wieringa heeft 3 periodes zitting gehad in de kascommissie en is dan ook aftredend, de voorzitter bedankt haar voor de gedane werkzaamheden. dhr. Zwanenburg kan voor de volgende periode opnieuw de kascommissie bemensen. De voorzitter doet een dringende oproep aan de aanwezige leden om zich te melden als kascommissielid. Dhr. Nico Scheffer uit de Wijk meldt zich direct aan als lid en dhr. de Vries uit Hoogeveen meldt zich aan als reserve lid van de kascommissie. De voorzitter dankt de beide leden voor hun bereidheid om deze taak op zich te nemen.
08
Bestuursverkiezing Dit jaar zijn aftredend de heren Nico Scheffer (secretaris) en Jan Pol (bestuurslid) en niet herkiesbaar.
Verslag 18 april 2015.
Pagina 1
Dhr. Jan Ridderbos uit Assen heeft zich beschikbaar gesteld als secretaris en Dhr. Aaldert Otten uit Haren heeft zich beschikbaar gesteld als bestuurslid. De kandidaat bestuursleden worden door de leden met algemene stemmen benoemd. Dhr. Aaldert Otten stelt zich kort voor. De Voorzitter bedankt (met een bos bloemen) de aftredende bestuursleden voor hun inzet binnen het bestuur.
09
Kort verslag van de AV op 29 november 2014 te Driebergen Deze vergadering werd bijgewoond door de voorzitter en de penningmeester. De voorzitter doet mondeling een korte toelichting op het verslag van deze vergadering, met als belangrijkste punten de gewijzigde positie van de afdeling Heraldiek en de contributie verhoging 2015. Vanuit de vergadering zijn er gaan opmerkingen of vragen aangaande dit verslag.
10
Kort verslag regio overleg Het regio overleg vond plaats op 21 januari 2015 te Drachten. Aanwezig waren de voorzitters van de afdeling Friesland, Groningen en Drenthe (regio noord) en de secretaris van het hoofdbestuur. Het was een constructief overleg waarin diverse onderwerpen aan de orde kwamen. Vanuit de vergadering zijn er geen opmerkingen of vragen aangaande dit verslag.
11
Voorbespreking AV op 25 april 2015 te Driebergen. De voorzitter en dhr. Ridderbos (als secretaris) vertegenwoordigen de afdeling in dit overleg. De betreffende vergaderstukken zijn/waren beschikbaar op de website. De voorzitter geeft een korte toelichting op de belangrijkste agendapunten van deze vergadering. Er vindt een korte discussie ter verduidelijking plaats over de diverse onderwerpen die in deze vergadering aan de orde komen. De afdeling heeft nog geen reactie van het HB ontvangen aangaande onze brief over het puntengebruik bij raadpleging van de NGV database. Vanuit de vergadering zijn er geen opmerkingen of vragen aangaande agendabijlagen.
12
Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde. In 2013 is onze voorzitter als vaste afgevaardigde benoemd en de secretaris als plaatsvervangend afgevaardigde. De afgevaardigde wordt bij toerbeurt vergezeld door één van de andere bestuursleden. De voorzitter stelt voor om ook de nieuwe secretaris als plaatsvervangend afgevaardigde te benoemen, de aanwezige leden gaan hiermee akkoord. Voor de AV van zaterdag 25 april 2015 te Driebergen wordt de voorzitter vergezeld door de nieuwe secretaris.
13
Bestuursbeleid De voorzitter geeft een korte toelichting op het door het bestuur gevoerde beleid en in de najaarsvergadering van 22 november 2014 vastgestelde bestuursbeleid 2015. 1. Wat Threant betreft komt de focus de komende tijd veel meer te liggen op nieuwe bronnen, wetenswaardigheden en markante zaken. Ook de beginnende genealoog komt meer aan de orde. 2. De opkomst van leden bij de ledenvergaderingen en lezingen baart het bestuur zorgen. Het bestuur heeft hier intern met een brainstormmiddag aandacht aan besteed. Dit heeft geleid tot een andere opzet van onze bijeenkomsten. Naast lezingen zullen er ook meer workshops worden gegeven. Dit laatste punt geeft aanleiding tot vragen en discussie over de vraag wat de oorzaak is van de geringe opkomst. Suggesties en aanvullingen voor de bijeenkomsten zijn van harte welkom bij het bestuur.
14
Rondvraag. Er zijn geen vragen voor de rondvraag.
15
Sluiting. Om 14.30 uur sluit de voorzitter de vergadering en nodigt een ieder uit voor de lezing van 14.30 over “Weg met die zooi”. De lezing met power point presentatie wordt gegeven door dhr. Hans van Felius uit Haarlem. Voorstel voor de volgende Algemene Leden Vergadering is zaterdag 21 november 2015, 13:00 uur in de Vredehorst in Hoogeveen.
Verslag 18 april 2015.
Pagina 2
Kort verslag AV 25 april 2015 Antropia Driebergen De vergadering werd bijgewoond door de heren H. Hillinga (afg) en J. Ridderbos (plv. afg.) Digitalisatie advertenties: Verzocht wordt de advertenties die worden geplaatst op Mensenlinq niet te knippen, cq digitaliseren Statuten en huish. Reglement: Deze zijn in de huidige vorm niet besluitwaardig. De wettelijke procedure moet strikt in acht worden genomen m.b.t. de statuten. De binnengekomen brieven, alsmede de op- en aanmerkingen ter vergadering zullen eerst worden verwerkt. Daarna volgt een verbeterde versie, waarop gereageerd kan worden. In de najaarsvergadering komt dit punt weer op de agenda. Nieuwe bestuursleden: Jan Netelbeek is uit het HB, maar gaat wel verder met zijn werkzaamheden voor de website e.d. Hij kreeg de zilveren speld uitgereikt. Drie nieuwe bestuursleden werden terstond met algemene stemmen in het HB benoemd, nl. André Proost (1972), Heimen Hooier (1941) en Peter de Bruin (1949). Lidmaatschap differentiatie: Over dit onderwerp werd ongeveer een uur gediscussieerd. Veel leden vinden het lidmaatschap nu te hoog, waardoor er gekozen zou kunnen worden voor differentiatie. De discussie over het wel of niet digitaal versturen liet nogal wat stof opwaaien, terwijl de neiging voor het digitaal versturen bij de meerderheid toch wel als positief werd ervaren. Het feit dat een digitaal verstuurde Gens Nostra of afdelingsblad door een lid zonder meer doorgestuurd kan worden naar derden, zou kunnen worden opgevangen doordat het blad door een lid digitaal kan worden ingezien op de website, maar niet kan worden gedownload. De meningen verschilden echter dusdanig dat een en ander verder onderzocht en uitgewerkt gaat worden, om vervolgens de besluitvorming pas in 2017 door te voeren. Dit zou wel ten koste kunnen gaan van een aantal leden, die het lidmaatschap nu veel te hoog vinden. Onderzoek druk- en verzendkosten: De totale druk- en verzendkosten van de afdelingsbladen en Gens Nostra wordt steeds hoger en wordt een grote last. Alle bladen zijn naar één drukker gestuurd om te laten bekijken of de kosten verlaagd zouden kunnen worden door de druk én de verzending door één drukker te doen laten plaatsvinden, waarbij is meegenomen dat de verschijningsdata, omvang, kleur en/of zwart wit, aantallen etc. Hieruit is gebleken dat dit een besparing op kan leveren van minimaal € 20.000. Het verzoek is om dit in de bestuursvergaderingen te gaan bespreking en het HB zal dit punt ook aan meerdere drukkers voorleggen. Heraldiek: Het onderdeel Heraldiek wordt Sectie Heraldiek. Puntenstelsel: Ons voorstel is aan de vergadering voorgelegd en werd toegelicht door dhr. Hillinga, waarop de voorzitter aan de vergadering vroeg wie vóór het afschaffen van het puntenstelsel was. De meerderheid van de vergadering was vóór; er was niemand tegen. Het HB zal dit meenemen ter beraad. Commissie onderzoek VC: Er wordt een commissie ingesteld om alles rond het VC op een rijtje te zetten, vooral wat betreft de toekomst. Dit betreft de werkzaamheden aldaar, de functie ervan, de kosten, etc. Er worden nog commissie leden gevraagd; er zitten drie leden van het HB in. Word lid: Lid worden? Hoe doe je dat? Dit is moeilijk op de site te vinden. Het voorstel om op de HomePage een knop aan te maken ‘Word lid’, met een link naar de betreffende pagina, wordt doorgevoerd. De vergadering startte om half twee en werd om vijf uur beëindigd. Verslag: Harm Hillinga
ENQUETE AFD. DRENTE EN NOORDWEST OVERIJSSEL Afgezet tegen landelijk Aantal leden: Aantal deelnemers enquête:
circa 260. Landelijk: circa 8500 39 = circa 15% (landelijk 1812 = circa 15%, afgewerkt 1270)
U bent lid van de NGV Bij 1 afdeling Bij meerdere afdelingen Bij 1 afd. en Heraldiek
29 - 1058 9 - 173 1 - 26
Aandachtsgebied Genealogie Genealogie en Heraldiek Geen
34 - 1165 3 - 87 2 - 15
Collecties Verenigingscentrum Boeken Tijdschriften Knipsels Microfiches Biografische documentatie Genealogische database
13 - 487 10 - 464 27 - 884 21 - 784 14 - 655 35 - 1045
Cursus of workshops Paleografie (basis) idem (gevorderden) Genealogie (basis) Genealogie (gevorderden) Kadasterinformatie Heraldiek (basis) Heraldiek (gevorderden) GensDataPro (basis) GensDataPro (gevorderden) Zoeken op internet Verhalen schrijven Publiceren van eigen geg. op website Publiceren van eigen geg. in boek Geen
5 - 185 7 - 103 3 - 73 17 - 376 7 - 192 1 - 33 1 - 21 6 - 164 6 - 221 9 - 241 2 - 113 8 - 200 4 - 205 11 - 495
Thematische activiteiten Lezingen Computergenealogie Genealogisch café Heraldisch café Duitsland dag Dag familiegeschiedenis Geen
12 - 409 13 - 441 4 - 198 0 - 15 12 - 346 3 - 169 11 - 397
Ondersteuning Zoekmethoden Gen. Computerprogramma’s Achtergrondinformatie Info historische context Ontcijferen van teksten Hulp of tips bij vastlopers Geen
12 - 276 8 - 248 8 - 150 9 - 168 11 - 289 7 - 288 11 - 495
Hoe beoordeelt u Gens Nostra Als een vakblad Als een verenigingsblad Geen mening
9 - 213 24 - 921 6 - 136
Frequentie ontvangen Gens Nostra 4x per jaar 8x per jaar 10x per jaar Geen Gens Nostra
21 - 552 7 - 350 7 - 288 4 - 80
Hoe Gens Nostra en afdelingsblad ontvangen Afdelingsblad en Gens Nostra gedrukt Afdelingsblad gedrukt en Gens Nostra op website Afdelingsblad op website en Gens Nostra gedrukt Afdelingsblad en Gens nostra op website Beide gedrukt en lezen op website Nog geen voorkeur
15 - 394 2 - 67 5 - 216 5 - 255 8 - 190 4 - 148
Beoordeling Heraldisch Tijdschrift Als een vakblad Als een heraldisch blad Geen mening
0 - 51 2 - 64 37 - 1155
Hoe wilt u het Heraldisch Tijdschrift ontvangen Gedrukt Lezen op website Gedrukt en op website Nog geen voorkeur
0 - 92 7 - 195 1 - 50 31 - 933
Bezoek NGV-website Afdelingspagina’s Agenda activiteiten Nieuwsberichten Links naar webpagina’s Info afdelingsbestuur Stamboomcontainers Computergenealogie Zoeken in databasis Profielen van leden Homepages van leden
20 - 593 12 – 382 16 - 525 15 - 418 12 - 256 14 - 411 8 - 264 23 - 747 14 - 224 12 - 221
Bezoekt u NGV-Facebookpagina’s Van de NGV Van een NGV-afdeling V.d. NGV en een afdeling Niet
2 - 65 1 - 32 1 - 54 35 - 1119
Twitter Niet
38 - 1221
Formulier uiterlijk 15-09-2015 inzenden per e-mail aan :
[email protected]
Begroting 2016 NGV Afdeling :
1. 2.
3.
4.
5. 6. 7.
Drenthe en NW-Overijssel Begroting 2016 Schatting 2015 Aantal Bedragen Bedragen 6 € 400,00 € 400,00
Tekst Zaalhuur(excl. Best. vergad.) incl. koffie Sprekers a. Vergoeding b. Reiskosten Totaal kosten sprekers Threant Afdelingsperiodiek 4x a. Drukkosten 4x b. Verzendkosten Redactie c. Overige kosten (Verrek. Abonn.) d. Ontvangsten Totaal kosten afdelingsperiodiek Bestuurskosten a. Reiskosten incl. huur/koffie b. Vergaderkosten c. Overige kosten Totaal bestuurskosten Promotie-activiteiten Bibliotheek en documentatie Diversen a. Kosten betalingsverkeer b. c. d.
6 € 4 €
300,00 130,00 €
430,00 €
300,00
€ 1.520,00 €
1.500,00
€ €
900,00 € 150,00 €
1.020,00 100,00
€
100,00 €
100,00
€ 100,00 € € 3.600,00 €
80,00 3.500,00
€ 800,00 € 800,00 € 100,00 € -180,00
€ € €
€ € € €
500,00 300,00 100,00
100,00 -
TOTAAL Aanvullende opmerkingen: De bestuurskosten zijn gestegen door verspreid wonende bestuurders (kilometers).
Afdelingspenningmeester: E G Heidmeijer Plaats : Wanneperveen Datum: 15-9-2015
In te vullen door Penningmeester NGV Akkoord dd: Paraaf:
