Saldoseminarie 2013
AGENDA: 1. 2. 3. 4. 5.
Procedure Inhoudelijk Financieel Registratie Overheidsopdrachten
1. Procedure rapportering
Vooraf Q-opstap en projectvoorstel Projectbeslissing + opmerkingen
Q-opstap toekennen Projectovereenkomst Uitvoering project
Projectbeheerder
(Voorschot)
Rapporteren
Wanneer ? Status project : in uitvoering (na wederzijdse ondertekening projectovereenkomst) Conform rapportperiodes projectovereenkomst
Hoe ? Via ESF-Applicatie (knop ‘Aanmaken rapport’)
Waarover ? Inhoud Inhoudelijke vragen rapportering Evt. prestaties finale doelgroep via CVS Financiën Kosten- en financieringsschema ESF-Applicatie Excel-bijlage
Rapporteren Vraagstelling
MLP-prestaties
Vraagstelling kosten - financiering Exceldetail Facturen niet standaard op te leveren als bijlage
Rapporteren - Bewijslast Indiening rapportering midden oktober => opvragen bewijsstukken
Indiening rapportering na midden oktober (eind oktober) => opladen bewijsstukken in digitaal systeem => communicatie volgt
Rapporten beoordelen Engagementen Projectvoorstel en projectovereenkomst Opmerkingen nav goedkeuring Afspraken met Promotor
Rapporten en afspraken Q-audit
Rapportering Generieke financiële criteria Specifieke financiële criteria
Onderbreken voor 1. Herwerken 2. Pauzeren (1 mail)
90
Projectbeheerder
Bezwaar en beroep indienen
+ 15 Indienen bezwaar (via applicatie) Bezwaar behandelen
+ 15 Indienen beroep (via applicatie) Beroep via geschillencommissie
Aan Programmamanager en behandeld door projectbeheerder
Aan Algemeen Directeur en behandeld door Geschillencommissie
Controleren ter plaatse EC % ESF %
IF % Overleggen bewijsstukken
Projectbeheerder + collega
Controlerapport opmaken
2. Rapportering Inhoudelijk
Analyse en formulering Inhoudelijke vragen rapportering Principe : rapporteren = variantieanalyse: Geen wijziging tov projectvoorstel => ‘geen wijziging’ Wel wijziging => wijziging, reden en gevolgen beschrijven aanname dat promotor eerlijk is: doel is niet controleren maar voortgang opvolgen en problemen oplossen beoordeling rapport gebeurt op zelfde criteria als beoordeling voorstel: blijft het project daadwerkelijk relevant, haalbaar en goed beheerd? steekproefsgewijze controles ter plaatse als garantie
Evaluatie Wanneer? Oproep ‘Mensgericht ondernemen’: TR en/of ER volgens projectvoorstel Oproep ‘Innovatie’: ER Hoe? Zoals bepaald in het projectvoorstel voor Mensgericht ondernemen Sjabloon evaluatie
3. Rapportering Financieel
Rapportering - Financieel Volgens generieke financiële criteria + specifieke financiële criteria (zie oproepfiche) Kosten/financiering in daartoe voorziene Excelfile
Gemeenschappelijke financiële criteria Algemeen Maximale steun = laatste goedgekeurde bedrag Aanvraagdossier: begroting (raming kosten) Rapportering: effectieve kosten (uitz. indirecte kosten) staving met facturen en rekeninguitreksels (niet standaard op te leveren in bijlage) publiekrechtelijke financiering: attesten of betalingsbewijzen toevoegen
Gemeenschappelijke financiële criteria Algemeen Partners: geen interne facturatie Onderaanneming: motiveren, meerwaarde bewijsvoering marktconformiteit overheidsopdrachten Onafhankelijkheid promotor/partner en promotor/onderaannemer
Gemeenschappelijke financiële criteria Algemeen BTW terugvorderbare BTW: niet subsidiabel gemengd BTW statuut: niet terugvorderbare BTW is subsidiabel Facturen in ESF-dossier: paraferen toewijzen aan het project vermelden verdeelsleutel naam van de actie datum van de actie begin- en einduur van de actie naam van de lesgever
Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten (kostenrubriek 1) Intern personeel arbeidsovereenkomst loonkost: standaardschalen A-B-C-D Vermelding aard van de prestaties: vb: onderwijzend; opleidend, begeleidend,… directie, boekhoudkundig personeel (functie) + administratieve en coördinerende taken (prestaties) = indirecte kost
Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior A111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior A111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior A111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit
Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior B111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior B111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior B111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit
Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior C111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior C111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior C111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit
Standaardsschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior D111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit senior D111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit senior D111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit
Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten Vastbenoemd overheidspersoneel: gedetacheerd naar of ter beschikking gesteld: kost en publieke cofinanciering vervangen door contractuele: inschaling contractuele
Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten
Extern personeel geen arbeidsovereenkomst factuur maximaal 125,00 EUR/uur (alles inclusief)
Aanstelling extern personeel Aantonen marktraadpleging minimaal 3 offertes opvragen
Indien organisatie onderhevig is aan wetgeving overheidsopdrachten, dan is deze wetgeving van toepassing bij aanstelling van extern personeel.
Gemeenschappelijke financiële criteria Personeelskosten Onderbouwing personeelsinzet directe relatie tussen de goedgekeurde planning en de geleverde prestaties moet duidelijk blijken Rapporteringen waar dit niet het geval is, lopen risico op kortingen. Er wordt nagegaan of de vooropgestelde medewerkers de geplande activiteiten realiseerden. Indien niet, kan ook hier een korting doorgevoerd worden. (≠ tijdsregistratie) Bij rapportering ervaring/profiel van de interne personeelsleden aantonen
Gemeenschappelijke financiële criteria Deelnemers, cursisten, cliënten (kostenrubriek 2) Finaal doelpubliek: workshops volgen, begeleiding krijgen, testgroep,… bij promotor of partner
Gemeenschappelijke financiële criteria Deelnemers, cursisten, cliënten Loonkost cursisten WN: sector CAO of individuele loonfiche maximaal 50% van totale subsidiabele kost door ESF-Agentschap beheerde middelen financieren geen loon Kosten woon/ werkverkeer: abonnement openbaar vervoer
Gemeenschappelijke financiële criteria Deelnemers, cursisten, cliënten Verplaatsingskosten: kost openbaar vervoer kilometervergoeding Andere kosten: maaltijd/koffie: factuur, maximaal 8 EUR pp/pd
Gemeenschappelijke financiële criteria Directe kosten (kostenrubriek 3)
Directe kosten/werkingskosten 10,37% opgenomen binnen de standaardschalen
Gemeenschappelijke financiële criteria Indirecte kosten (kostenrubriek 4)
Indirecte kosten forfait ter waarde van 15% van de directe kosten al opgenomen binnen de standaardschalen
Gemeenschappelijke financiële criteria Transnationale kosten (kostenrubriek 5) Transnationale kosten zijn niet van toepassing op de oproepen ‘Mensgericht Ondernemen’ en ‘Innovatie’
Gemeenschappelijke financiële criteria Financiering Financiering Door ESF-Agentschap beheerde middelen: ESF subsidie Vlaams CofinancieringsFonds (VCF) Publieke cofinanciering Private financiering Ontvangsten
Gemeenschappelijke financiële criteria Financiering Publieke cofinanciering uit diverse soorten openbare instanties
Privaatrechtelijke financiering
inbreng uit eigen of andere middelen
Gemeenschappelijke financiële criteria Financiering Persoonsgebonden cofinanciering
vb. gelinkt aan de loonkost van een personeelslid
Niet-persoonsgebonden cofinanciering
vb. cofinanciering aan de totale werking van de uitvoerende instantie of aan project
Saldoseminarie februari 2011
Specifieke financiële criteria Oproep Financiering Oproep ‘Innovatie’
1% private cofinanciering 49,50% ESF 49,50% VCF Sectorfondsen 20% op eigen gemaakte kosten
Oproep ‘Mensgericht ondernemen’
30% (KMO) of 50% (GO) private cofinanciering 70 % ESF + VCF voor KMO (45% - 55%) 50% ESF + VCF voor GO (45% - 55%) Sectorfondsen 20% op eigen gemaakte kosten
Vaststelling voorschot in rapportbeoordelingsbrief: 70% van de jaarlijks toegewezen middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds
Administratie Promotor en partners: bijhouden bewijsstukken (registratie, facturen, sector cao,…) minstens tot 2023
analytisch boekhoudsysteem – vordering van steunbedrag
Publicitaire verplichtingen Deelnemers, partners op de hoogte brengen ESF-affiche op locaties Alle documenten, website, publicaties,…: melding medefinanciering door het ESF (logo + standaardboodschap)
Controlemogelijkheden Opvragen schriftelijk bewijsmateriaal voor vaststelling rapportbeoordeling (controle on desk) Controle ter plaatse door ESF-Agentschap (na controle on desk, voor uitbetaling) Na betaling steekproefsgewijze controle Inspectie Werk en Sociale Economie ter plaatse of controle Inspectie van Financiën Steekproefsgewijze controle Europese Commissie en Europese Rekenkamer Melding aan Olaf van onregelmatigheden die de 10.000 euro ESF overschrijden
De Minimis
De minimis: wat? Verbod op staatssteun: • Staatssteun is steun die mogelijks de vrije markt verstoord, doordat bepaalde bedrijven voordelen kregen ten opzichte van andere Uitzondering: De minimis Steunbedrag is te laag om de markt te verstoren
De minimis: wat?
De Minimis: Maximum 200 000 euro in de laatste 3 boekjaren per organisatie
Hoe de minimis berekenen?
Bedrag is uitbetaalde bedrag per organisatie, tenzij nog geen uitbetaling, dan bedrag van goedkeuring Tijdstip is moment van goedkeuring van de steun
4. Registratie
A . Registratiewijze Intern en Extern personeel Een sluitende registratie is verplicht. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIER mogelijkheden aan.
A. Mogelijkheid 1 Via VOORAF toewijzing personeelslid op ESFproject in ondertekende arbeidsovereenkomst OF in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst OF in een verklaring op eer door CEO of HR OF in verslag van gemachtigd bestuursorgaan van de organisatie
A. Mogelijkheid 1 De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project! Plus STEEDS met vermelding van
naam van het project; % toewijzing; functie en opdracht van de persoon in het project én start- en einddatum in het project.
A. Mogelijkheid 1 Indien geen toewijzing of geen correcte toewijzing naar datum en vorm, wordt er een beoordeling gemaakt van de behaalde resultaten. Indien resultaten dan niet behaald blijken, (opleidingsuren, begeleidingen of outputs) komen slechts de klassieke registraties met handtekening en tegentekening in aanmerking.
A. Mogelijkheid 2
Of via ondertekende en tegengetekende agenda (minimaal per maand ondertekend) met vermelding van de ESF-prestatie, uitgedrukt in uren per dag. TIP: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel
A. Mogelijkheid 3
Of via prikklok, enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben
A. Mogelijkheid 4 Of via prestatiestaten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep indien opleiding: opleidingscode (corresponderend met deze in CVS-applicatie) datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken personeelslid/-leden (kruisje of paraaf is onvoldoende) met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid
deze verklaringen corresponderen logischerwijs met de cursistregistraties tegengetekend door de opleider, begeleider of organisator. voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a.d.h.v.. agenda’s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie … de registratie van extra-vorming van een intern personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd.
B. Registratiewijze Deelnemers Een sluitende registratie is ook hier verplicht. Let op! MLP IS GEEN REGISTRATIESYSTEEM Het is slechts de verwerking van de eigenlijke registratie, van de brondocumenten. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt vier mogelijkheden aan.
Registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd.
B. Mogelijkheid 1 ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van handtekenlijsten. Voorbeelden: opleidingen, loopbaanbegeleiding of overige begeleidingen en activiteiten met testof werkgroepen.
Via handtekenlijsten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep indien opleiding: opleidingscode (corresponderend met deze in CVS-applicatie) datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken deelnemers (kruisje of paraaf is onvoldoende) met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid
B. Mogelijkheid 2 ESF-acties met een ‘koppenfinanciering’ die niet gebaseerd zijn op een minimale vereiste op- of begeleidingsduur uitgedrukt in deelnemersuren Voorbeelden: ervaringsbewijzen, trajectbegeleidingen en screenings
Via registratie met : o door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN fysiek cliëntdossier, o EN handtekeningen van cliënt en betrokken intern of extern personeelslid bij de gedateerde sleutelmomenten. steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF
B. Mogelijkheid 3 ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van een prikklok-registratie voor voltijdse prestatie. Voorbeelden: opleidingen voor werkzoekenden en WEP’ers Indien geen voltijdse prestatie moet prikklok een afzonderlijke code hebben.
Via registratie met : o door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, o EN registratie via prikklok (met maandelijkse uitprint die getekend wordt door de betrokken opleider of begeleider). o indien geen prikklokregistratie dient de registratie te gebeuren conform de beschrijving onder mogelijkheid 1. steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF
B. Mogelijkheid 4 ESF-acties via e-learning (gebaseerd op deelnemersuren): Een gecentraliseerde registratie van in- en uitlogtijd gekoppeld aan automatische uitlog wanneer de module 10 minuten niet gebruikt wordt. EN wekelijkse uitprints van de overeenkomstige prestatielijsten gehandtekend door de betrokken opleider of begeleider.
5. Overheidsopdrachten
Welke organisaties? 4 Categorieën van organisaties: De overheid Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Privaatrechtelijke universiteiten Privaatrechtelijke ondernemingen die bepaalde werken laten uitvoeren (bouwwerken die niet gesubsidieerd worden door ESF)
Categorie 1: De overheid De overheid: Gemeenschappen, gewesten, provincies en gemeenten Organisaties van algemeen nut, publiekrechtelijke verenigingen, OCMW ‘s en verenigingen die opgericht zijn door verschillende aanbestedende overheden onder deze categorie.
Categorie 2: organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Organisaties met rechtspersoonlijkheid die: Opgericht zijn met specifiek doel te voorzien in behoeften die niet louter van industriële of commerciële aard zijn (een algemeen belang hebben) EN met een overwegende overheidsinvloed
Categorie 2: organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen 1. Doel van algemeen belang: Opgericht of wijzigende doelstelling Staat tegenover een doel van commerciële of industriële aard, “komt ten goede aan de gemeenschap” Een commercieel/ industrieel doel sluit een algemeen doel niet uit
Categorie 2: organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen
2. Overwegende overheidsinvloed: Organisatie voor meer dan de helft gefinancierd wordt door de overheid Het beheer onderworpen is aan de overheid Directie of de raad van toezicht samengesteld is door de overheid.
Indien van toepassing Schriftelijke Overeenkomsten Ten bezwarende titel Met derden
Indien van toepassing Wetgeving van toepassing voor aankopen van: diensten (extern personeel) leveringen (directe kosten) werken Procedure volgen, afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop
Indien van toepassing ! INFO http://www.bestuurszaken.be/overheidsopdrac hten
VRAGEN?
