Afspraken nazorg werkervaring Versie Status
8 september 2011 Besproken en goedgekeurd op de Stuurgroep Werkervaring op 7 juli 2011 en aangevuld met toelichting van WSEVSA (8 september 2011) Gevalideerd door VDAB op 10 augustus 2011
Inhoud: 1. Doelstelling van het document ........................................................................................................ 1 2. Situering nazorg............................................................................................................................... 1 2.1 Passage over nazorg uit het BVR ............................................................................................... 1 2.2 De kenmerken van de nazorg ..................................................................................................... 2 3. De Nazorgpremie............................................................................................................................. 2 3.1 Voorwaarden ............................................................................................................................... 2 3.2 Berekening en uitbetaling ............................................................................................................ 2 3.3 Aandachtspunten ......................................................................................................................... 2 3.4 Afspraken correcties .................................................................................................................... 3 4. Functie van het LWB en VDAB tijdens de nazorg ........................................................................... 3 4.1 Functie van het LWB ................................................................................................................... 3 4.2 Functie van VDAB ....................................................................................................................... 3 5. Nazorgovereenkomst ...................................................................................................................... 4 6. Invulling van de nazorg .................................................................................................................... 4 6.1 Onderscheid tussen werknemers en werkzoekenden................................................................. 4 6.1.1. Nazorg voor een werkzoekende .............................................................................................. 4 6.1.2. Nazorg voor een werkende ..................................................................................................... 5 6.2 Warme overdracht ....................................................................................................................... 5 7. Weigering......................................................................................................................................... 5 7.1 Algemeen..................................................................................................................................... 5 7.2 Procedure .................................................................................................................................... 6 8. Goede praktijken en tips .................................................................................................................. 6
1. Doelstelling van het document Dit document ‘Afspraken nazorg werkervaring’ bundelt de afspraken tussen VDAB en de werkervaringspromotoren over de nazorg in het kader van werkervaring.
2. Situering nazorg 2.1
Passage over nazorg uit het BVR
Volgens het Besluit van de Vlaamse regering betreffende werkervaring van 10 juli 2008 wordt nazorg als volgt omschreven, het Leerwerkbedrijf voorziet: ‘7° een individueel en tijdelijk nazorgtraject aanbiedt aan de doelgroepwerknemer gedurende zes maanden na het beëindigen van de werkervaringsmodule. Dat nazorgtraject omvat onder meer een begeleiding op de nieuwe werkplaats of een intensieve zoektocht naar een geschikte werkplaats, waarbij de promotor eveneens in 1 administratieve ondersteuning voorziet.’ 1
Besluit van de Vlaamse Regering betreffende werkervaring. 10 juli 2008, Hoofdstuk III. Werkervaring, artikel 6.
Overzicht nazorg werkervaring
1/6
Verder lezen we volgende passage over nazorg: ‘3° het leerwerkbedrijf organiseert individuele nazorgtrajecten die gericht zijn op werk gedurende een periode van zes maanden die volgt op de werkervaringsmodule. Die behelzen minstens actieve begeleiding van de deelnemer bij de zoektocht 2 naar een job en begeleiding op de nieuwe werkplek;’
2.2
De kenmerken van de nazorg
De nazorg wordt gekenmerkt door: • De nazorgmodule wordt aangeboden door het LWB. • De nazorg vindt plaats na de beëindiging van de werkervaringsmodule (doorgaans 12 maanden). • Nazorg na het einde van werkervaring: o Stopzetting: nazorg niet verplicht, maar kan wel; o Afronding: nazorg verplicht. • Het nazorgtraject wordt uitgetekend op maat van de doelgroepwerknemer. • Inhoudelijk is het traject sterk afhankelijk van het statuut van de DGWN: werknemer of werkzoekend. • Het nazorgtraject is tijdelijk en beperkt tot 6 maanden. 3. De Nazorgpremie 3.1
Voorwaarden
De nazorgpremie wordt op resultaat uitbetaald als de DGWN tijdens de nazorg 2 maanden ononderbroken heeft gewerkt in het Normaal Economisch Circuit (NEC). Een positieve uitstroom: • NEC staat voor alles wat niet behoort tot de Sociale Economie, namelijk invoegbedrijven, beschutte- en sociale werkplaatsen, arbeidszorg, SINE en LDE; • Zowel een voltijdse als een deeltijdse betrekking komt in aanmerking; • Het mag eveneens gaan over interim arbeid; • Een IBO-periode komt niet in aanmerking, de periode van de vaste aanwerving wel zolang het een ononderbroken tewerkstelling is van 2 maanden binnen de nazorgperiode.
3.2
Berekening en uitbetaling
De premies worden door de VDAB studiedienst per kwartaal berekend. Van zodra de DGWN effectief 2 maanden aansluitend heeft gewerkt tijdens de nazorgperiode komt deze in aanmerking. In die zin is het mogelijk dat een premie wordt uitbetaald voordat de DGWN de 6 maanden nazorg heeft afgerond. Bij iedere afrekening worden eveneens de voorgaande dossiers herbekeken. Wie destijds nog geen recht had, kan dit op deze nieuwe meting wel hebben opgebouwd. In die zin gebeuren telkens correcties over een voorgaande periode. Voor de berekening van de nazorgvergoeding heeft de studiedienst van VDAB een specifieke computerapplicatie ontwikkeld die CVS-gegevens koppelt aan DIMONA. Deze lijsten bezorgt VDAB aan VSAWSE. Op basis daarvan betaalt het VSAWSE bij de eerstvolgende kwartaalafrekening de nazorgvergoeding uit.
3.3
Aandachtspunten
De computerapplicatie van VDAB is een sluitend systeem tot zover de registraties correct en nauwkeurig gebeuren. Een foutieve registratie kan op 3 mogelijke niveaus plaatsvinden: de 2
Besluit van de Vlaamse Regering betreffende werkervaring. 10 juli 2008, Hoofdstuk III. Werkervaring, artikel 9.
Overzicht nazorg werkervaring
2/6
trajectbegeleider van VDAB, het leerwerkbedrijf of de werkgever in Dimona. Het systeem zal deze DGWN niet in aanmerking nemen waardoor het LWB een nazorgvergoeding misloopt. De meest voorkomende aandachtspunten voor een correcte registratie zijn: • De trajectlijn moet in orde zijn (de DGWN moet in traject zijn); • Alle registraties door het LWB moeten correct en tijdig zijn. De berekeningen gebeuren immers op basis van de registratiedatum; • De toestandscode moet op ‘EW’ of ‘einde tewerkstelling, start nazorg’ staan; • Het systeem kan uit Dimona niet afleiden wie na de werkervaring effectief aan de slag gaat bij dezelfde werkgever als deze de lijn van tewerkstelling in werkervaring laat doorlopen. Bij een nieuwe tewerkstelling dient telkens een nieuwe lijn in Dimona te worden aangemaakt nadat de voorgaande werd stopgezet. De promotoren en het LWB kunnen via Regiestat de rapportering maandelijks opvolgen. Dit betekent een handig monitoringsinstrument om de registraties nauwgezet te controleren. Alle informatie over een correcte registratie http://partners.vdab.be/cvs/projecten_werkervaring.shtml
3.4
kan
geraadpleegd
worden
via:
Afspraken correcties
Vanaf 1 juli 2011 wordt verwacht dat de promotoren de registraties minutieus opvolgen. Niet uitbetaalde nazorgpremies ten gevolge van een foutieve registratie zullen nadien niet langer kunnen worden rechtgezet. Gezien de afhankelijkheid van de werkgever worden in de toekomst enkel de fouten inzake Dimonaaangifte gecorrigeerd,. De bewijslast voor de geleverde prestaties ligt daarvoor bij het LWB. Geldige bewijsstukken zijn individuele rekening, DMFA-aangifte, Dimona-aangifte,… . Een verklaring op eer door de desbetreffende werkgever wordt aanvaard. Immers een verklaring op eer van de betrokken werkgever van het LWB kan niet, aangezien deze begunstigde is van de nazorgvergoeding. Deze bewijsstukken dienen aan het VSAWSE te worden bezorgd. Na controle zal bij een volgende kwartaalafrekening de premie alsnog worden uitbetaald. Gezien deze nieuwe afspraak wordt een eenmalige regularisatie voorzien voor de DGWN in dienst van 1/1/2009 tot en met 30/6/2011 die in aanmerking komen voor de vergoeding, maar waar dit nog niet aan het LWB werd uitbetaald: • Bij fouten in de CVS registratie dient het LWB het CVS aan te vullen of te corrigeren. Indien dit niet langer mogelijk is, kan het LWB contact opnemen met VDAB. • Bij een foutieve Dimona aangifte door de nieuwe werkgever dient het LWB een bewijsstuk te bezorgen aan het VSAWSE. Alle bewijsstukken zijn geldig voor zover deze aantonen dat de DGWN voldoende prestaties heeft geleverd, namelijk individuele rekening, DMFA-aangifte, Dimona-aangifte,… . Een verklaring op eer van de werkgever waar een tewerkstelling heeft plaatsgevonden wordt aanvaard, behalve als deze werkgever het LWB is. De bewijsstukken dienen voor 15 oktober 2011 aan het VSAWSE te worden bezorgd.
4. Functie van het LWB en VDAB tijdens de nazorg 4.1
Functie van het LWB
Het LWB voorziet de nazorg voor de interne als de externe DGWN. Een intensieve begeleiding en eventueel extra acties worden opgenomen door de Inschakelingscoach of de nazorgcoach. Het is de verantwoordelijkheid van de LWB om de DGWN in te lichten over de nazorg.
4.2
Functie van VDAB
De trajectbegeleiders (TB) van VDAB mogen tijdens de nazorg geen begeleidingsacties opzetten. Overzicht nazorg werkervaring
3/6
VDAB beperkt zich tot de basisdienstverlening mocht een DGWN tijdens de nazorg actief contact zoeken met de trajectbegeleider of de werkwinkel. De Vacaturewerking van VDAB kan ook losstaan van de trajectbegeleiding. In die zin kunnen vacatures automatisch worden doorgestuurd op basis van het profiel van de werkzoekende. Het is technisch niet mogelijk om de uitkeringsgerechtigde werkzoekenden met het statuut in de nazorg eruit te filteren. De werkgever ontvangt geen bericht, er wordt wel opgevolgd of de persoon in kwestie heeft gesolliciteerd. Een goed contact tussen de trajectbegeleider en de begeleider van het LWB is belangrijk om af te stemmen en op de hoogte te blijven. Mits een gegronde reden kan het zijn dat VDAB en de werkervaringspromotor beslissen om de nazorg over te dragen aan VDAB. Dit moet op voorhand besproken worden met de VDAB en VDAB moet hiermee akkoord gaan.
5. Nazorgovereenkomst Een nazorgovereenkomst is een nuttig instrument om de nazorg te situeren en concrete afspraken te maken. Het is weliswaar geen verplichting. Een nazorgovereenkomst kan bevatten: • Concrete invulling en organisatie van de nazorg; • Verwachtingen ten aanzien van de DGWN; • Benadrukken van het verplichtend karakter en procedure uitnodigingen; • Overzicht van de praktische afspraken (data, uren en locaties); • Ondertekening door de inschakelings- of nazorgcoach en de DGWN. 6. Invulling van de nazorg 6.1
Onderscheid tussen werknemers en werkzoekenden
De inhoudelijke invulling van de nazorg is sterk afhankelijk van het statuut van de voormalige DGWN, werkzoekend of werkend.
6.1.1.
Nazorg voor een werkzoekende
De betrokkene wordt ondersteund bij het solliciteren naar een job. Dit is aanvullend op de sollicitatietraining/begeleiding tijdens de werkervaring. De werkzoekende wordt op regelmatige basis, individueel of in groep, uitgenodigd. De ondersteuning kan bestaan uit: • Prospectie bij een potentiële werkgever; • Doornemen van beschikbare vacatures; • Het overlopen van eventuele eerdere sollicitatiegesprekken; • Helpen bij het opmaken van een CV, sollicitatiebrief; • Bijkomende competentieversterking en/of ondersteuning. Uit de rondvraag merken we op dat de LWB eigen accenten leggen die de uniciteit van de nazorg voor een werkzoekende bepalen. Bepalende factoren zijn: • Individueel of in groep: Diverse LWB opteren ervoor om individueel te begeleiden, anderen opteren om in groep te werken. Daarnaast is een combinatie tussen beiden eveneens mogelijk. Daarbij wordt aangegeven dat de keuze daarvoor sterk afhankelijk is van de zelfredzaamheid van de betrokkene. Overzicht nazorg werkervaring
4/6
• •
• •
•
6.1.2.
Periodiciteit: van wekelijks naar om de 14 dagen tot maandelijks. De keuze om individueel of in groep aan de slag te gaan beïnvloeden de frequentie van de afspraken. Intensiviteit: Zowel de begeleiding in groep als individueel zijn intensief. Bij een lagere frequentie van de afspraken, kan gewerkt worden met bvb thuisopdrachten. Een goede opvolging is belangrijk om te voorkomen dat het zoekgedrag afneemt. Nazorg volgt aansluitend op de inschakelingsmodule (start gemiddeld na 6 maand werkervaring). Opvolging door een inschakelingscoach of een nazorgcoach: diverse promotoren kiezen ervoor om omwille van de continuïteit en de vertrouwensband die werd gesmeed de nazorg te laten verderzetten door de inschakelingscoach. Anderen beklemtonen het verschil tussen de inschakelingsmodule en de nazorg en opteren om de nazorg uit te laten voeren door een andere begeleider (bvb nazorgcoach) gespecialiseerd in bvb jobhunting,… Directe ondersteuning tijdens een sollicitatie komt niet vaak voor. Dit kan zich voordoen bij een betrokkene die taalkundig te zwak staat of om een CV beter te kunnen kaderen.
Nazorg voor een werkende
Is de betrokkene aan de slag dan is de nazorg een begeleiding op maat van de werknemer op de nieuwe werkvloer. Dit wordt sterk gespiegeld aan de methodiek van Jobcoaching. De begeleider zal het inwerken in de job ondersteunen. Concreet kan extra ondersteuning worden geboden bij het onthaal, het aanpakken van belemmerende randfactoren, het bijsturen van arbeidsattitudes, het werken rond communicatieve vaardigheden en motivatie. Ook de nieuwe werkgever kan indien hij dit wenst bij dit proces worden betrokken. Door deze ondersteuning op de werkvloer zal de werknemer zich beter kunnen inwerken en kan sneller worden geanticipeerd.
6.2
Warme overdracht
Kent de werkervaring geen succesvolle uitstroom, ook niet na de nazorg, dat komt de DGWN opnieuw bij VDAB terecht. De inschakelings- of de nazorgcoach van het LWB staat dan in voor een warme overdracht naar VDAB. Dat kan door het invullen van de evaluatie in het CVS. Dit biedt een antwoord op onderstaande vragen: • Hoe is de werkervaring verlopen; • Welke evolutie heeft de klant doorgemaakt; • Wat heeft hij geleerd? Wat moet hij nog leren? • Wat is volgens jou de reden waarom de DGWN niet uitstroomt • Welke stappen zijn er nog nodig om het jobdoel te bereiken. Daarnaast kan er eveneens persoonlijk contact worden opgenomen met de betreffende trajectbegeleider om de warme overdracht vlot te laten verlopen.
7. Weigering 7.1
Algemeen
Als de doelgroepwerknemer niet meewerkt of niet meer komt opdagen tijdens de nazorg, kan de begeleider de VDAB-trajectbegeleider contacteren. Deze zal de werkzoekende uitnodigen voor een gesprek bij de VDAB om de houding te bespreken. Dat de inschakelingscoach van het LWB aanwezig is, wordt aangeraden. Daarbij is het belangrijk dat de LWB kort op de bal speelt en dit snel meldt aan VDAB. Wanneer het contact werd hersteld, is het de bedoelding dat het LWB de nazorg verder zet. Bij een negatieve evolutie kan dit leiden tot een transmissie naar RVA. De beslissing daarvoor ligt uitsluitend bij VDAB en niet bij het LWB. Voor deze transmissie moet door de VDAB een strikt gereglementeerde procedure worden gevolgd. Anders is deze niet geldig. Overzicht nazorg werkervaring
5/6
7.2
Procedure
Wanneer VDAB beslist om over te gaan tot een transmissie, moet een objectief verslag met feiten en een motivering te worden opgemaakt. Het is belangrijk dat de promotor voldoende input geeft voor het opstellen van een dossier. Onderstaande procedure is geen verplichting, maar lijst duidelijk de stappen op die kunnen worden ondernomen. Een mogelijke procedure voor een weigering is: • 1ste maal niet opdagen: tel contact met klant en hem herinneren aan nieuwe datum • 2de keer niet opdagen: brief naar klant met herinnering aan nieuwe datum • 3de keer niet opdagen: aangetekende zending met verwijzing dat trajectbegeleider op de hoogte wordt gebracht. De promotor verwittigt de trajectbegeleider (e-mail) met vraag om doelgroepwerknemer uit te nodigen en aan de promotoren terug te koppelen.
8. Goede praktijken en tips •
Heen en weermap / Sollicitatiemap: map waarin de werkzoekende de vacatures sprokkelt en de initiatieven oplijst. Deze map dient dan ook te worden meegenomen naar de trajectbegeleider. Bij de sollicitatietraining wordt een dergelijke map opgesteld.
•
Locatie met PC’s: Een promotor geeft de tip om de nazorg te organiseren in goed bereikbare openbare ruimten waar PC’s aanwezig zijn (bibliotheek,…).
•
Netwerk van bedrijven is een must, maar de afhankelijkheid van vacatures blijft. Een promotor verstuurt ter evaluatie sollicitatiebrieven van doelgroepmedewerkers naar een netwerk van bedrijven.
•
Bij de sollicitatietraining wordt het best ingegaan op het omgaan met het eigen VDAB-dossier. Er wordt vastgesteld dat een grote meerderheid van de doelgroep dit onvoldoende onder de knie heeft.
Overzicht nazorg werkervaring
6/6
