Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Gespreksrapportage
intern extern
Onderwerp: Aanwezig
Verslag bijeenkomst gebruikersgroep O&O fondsen vanuit O&O fondsen: E.W.M. Rutjes (SOL), L.A. Schoenmakers (AGF), L. Spaninks (CAICT), H. van Loenen (Lift Group), F. Clement (Zorg & Welzijn) vanuit Agentschap SZW: J.G. Cramer, R. Snel
Datum overleg:
8 april 2004
Directie
AG SZW
Rapporteur:
R. Snel
Datum rapportage:
19 april 2004
Kenmerk:
AGSZW/DIR/2004/29037
Paraaf directeur/progr.leider:
Exemplaar naar: Minister Staatssecretaris SG pSG DG AVIB DG ASV DG AMB DG UB
Exemplaar naar: Stroink / Geelhoed (ABG) Van der Laan / Van Bruggen (ABG) Monfils (ABG) Louwes / Berkhout (AG) AG Operations Deelnemers O&O fondsen
IG IWI Toelichting en gemaakte afspraken resp. gedane toezeggingen per onderwerp (NB geen nieuwe beslispunten hierin voorleggen)
Afspraken • • • • •
Het verslag van de gebruikersgroep wordt ook ter informatie aan het LOS gestuurd en wordt op de website van het Agentschap geplaatst. Het Agentschap zoekt binnen enkele maanden een geschikte gelegenheid om met de accountants over waargenomen verschillen in interpretaties te spreken. Het Agentschap gaat de verschillen na tussen de gedrukte versie en die op de website van de Handleiding Projectadministratie en corrigeert dit voor zover mogelijk. In de herziene versie van de Handleiding Projectadministratie wordt ook een voorbeeld over O&O fondsen met betrekking tot cofinanciering opgenomen. De conferentie met O&O fondsen wordt over de vakantie heen getild. De voorlopige datum is vrijdag 3 september 2004 in de Van de Bergzaal. Het voorbereidingscomité komt bijeen op 30 juni, aansluitend op de volgende bijeenkomst van het gebruikersoverleg.
2 •
De volgende bijeenkomst van de gebruikersgroep O&O fondsen is op woensdag 30 juni 2004.
3 Verslag van de bijeenkomst Opening, mededelingen • De heer Seip van VAPRO-OVP is verhinderd vanwege het vandaag gehouden ESF seminar Opleidingsfonds Procesindustrie in Hilversum. Vaststelling agenda • Agenda voorstel akkoord o Verslag van de vorige bijeenkomst o Stand van zaken conferentie o Stand van zaken keurmerk o Stand van zaken wijzigingen EPD en regeling o Hoe om te gaan met branchevreemde activiteiten in relatie tot sectorale projectaanvragen o Hoe om te gaan met schaarste aan middelen als ESF wordt overtekend • Aan de agenda worden toegevoegd de onderwerpen: o Rol LOS in relatie tot gebruikersgroep. o Rol werkwijze accountants, n.a.v. brief met bevindingen reviews. Rol LOS in relatie tot gebruikersgroep • Binnen het LOS is verschil van mening over de vertegenwoordigende rol richting gebruikersgroep. De gebruikersgroep mag niet gezien worden als werkgroep van het LOS. • Het Agentschap wil graag regelmatig blijven klankborden met kleine ‘doorsnee’ uit het veld van de O&O fondsen. Het Agentschap nodigt circa 4 keer per jaar een aantal mensen uit op persoonlijke titel. Het aantal deelnemers aan het overleg kan nog wat uitgebreid worden met 2 a 3 personen. • AFSPRAAK. Het verslag van de gebruikersgroep wordt ook ter informatie aan het LOS gestuurd en wordt op de website van het Agentschap geplaatst. Rol werkwijze accountants • Dit punt is opgevoerd n.a.v. de brief van het Agentschap van 22 maart 2004 aan de raden van bestuur van de accountantbureaus over de bevindingen uit reviews. Deze brief staat ook gepubliceerd op de website van het Agentschap. • Vanuit de O&O fondsen wordt geconstateerd dat er tussen de accountantsbureaus verschillen zijn te constateren in de wijze van controle en bij de interpretatie van regelgeving en van de handleiding projectadministratie. Ook zijn er verschillen bij het afgeven van afkeurende verklaringen of verklaringen met bemerkingen. Veel accountants maken al opmerkingen wanneer er bij de einddeclaratie minimale verschillen zijn in de naamgeving van een opleiding. Er is bij O&O fondsen zorg dat dit leidt tot vertraging bij einddeclaraties. • Er zijn enkele accountantsbureaus die een zogeheten “hold harmless letter” vragen of geen opdrachtbevestiging willen afgeven voordat er een beschikking is afgegeven. Er leeft bij de O&O fondsen de wens dat deze problematiek breder met accountants wordt besproken, wellicht op een volgende accountantsdag of in het volgende accountantsoverleg. • Het Agentschap volgt als regel schone accountantsverklaringen bij einddeclaraties. Bij andere dan schone verklaringen raadpleegt de Service Unit het team Interne Controle in. In het geval dat IC het
4
• • • •
AG adviseert om neerwaarts af te wijken van het door de accountant als juist aangemerkte bedrag van de einddeclaratie, dan wordt hoor en wederhoor toegepast. AFSPRAAK. Het Agentschap zoekt binnen enkele maanden een geschikte gelegenheid om met de accountants over waargenomen verschillen in interpretaties te spreken. Er zijn kleine verschillen geconstateerd tussen de gedrukte versie van de nieuwe Handleiding Projectadministratie en de versie op de website. AFSPRAAK. Het Agentschap gaat de verschillen na tussen de gedrukte versie en die op de website van de Handleiding Projectadministratie en corrigeert dit voor zover mogelijk. AFSPRAAK. In de herziene versie van de Handleiding Projectadministratie wordt ook een voorbeeld over O&O fondsen met betrekking tot cofinanciering opgenomen.
Verslag van de vorige bijeenkomst • Bij de aanwezigen moet namens Sectorfondsen Zorg en Welzijn F. Clement staan in plaats van M. van Gurchom. • Het door het Agentschap opgestelde verslag van 3 februari 2004 wordt vastgesteld. Stand van zaken conferentie • AFSPRAAK. De conferentie met O&O fondsen wordt over de vakantie heen getild. De voorlopige datum is vrijdag 3 september 2004 in de Van de Bergzaal van het Ministerie SZW. Het voorbereidingscomité komt bijeen op 30 juni a.s., aansluitend op de volgende bijeenkomst van het gebruikersoverleg O&O fondsen. Stand van zaken keurmerk • Het stuk is nog niet gereed. Hans Cramer zegt toe binnen 1 maand met een stuk te komen. Stand van zaken wijzigingen EPD en regeling • Eind april 2004 wordt de regelgeving ESF-3 aangepast aan de onlangs door de EC goedgekeurde wijzigingen van het EPD. Er komen een aantal verruimingen van de regelgeving, verruiming van het aantal aanvragers, de soorten aanvragen en het soort projecten, waaronder verhoging van het eindniveau van scholing voor werkenden. Hoe om te gaan met branchevreemde activiteiten in relatie tot sectorale projectaanvragen • De sectorale CAO bepaalt in eerste instantie welke activiteiten tot die van de branche gerekend kunnen worden. Over aanpassingen van de sector of over toelating van ondernemingen vindt doorgaans overleg plaats tussen de relevante O&O fondsen. • Er is bij het Agentschap een geval bekend van een bedrijf dat contact heeft gezocht met een gemeente in verband met het via die weg aanvragen van projecten. Hoe om te gaan met schaarste aan middelen als ESF wordt overtekend • Dit onderwerp wordt doorgeschoven naar de volgende bijeenkomst gebruikersgroep. • Er is op dit moment nog helemaal geen sprake van schaarste aan ESF middelen. Rondvraag, volgende bijeenkomst • Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. • AFSPRAAK. De volgende bijeenkomst van de gebruikersgroep O&O fondsen is op woensdag 30 juni 2004. Onderwerpen zijn dan:
5 o Voorbereiding van de na de zomer op 3 september 2004 te houden conferentie. o Hoe omgaan met schaarste aan middelen als ESF wordt overtekend. o Keurmerk O&O fondsen.