Afrekeningsmethodiek servicekosten Elk jaar wordt de afrekening van de variabele servicekosten over het voorafgaande kalenderjaar gemaakt waarbij de werkelijk gemaakte kosten worden vergeleken met de door de huurders maandelijks betaalde voorschotten. Deze afrekening wordt per complex opgesteld. De variabele servicekosten worden op basis van een factor naar rato van de woonduur bij de bewoner in rekening gebracht. Een factor is een vooraf gedefinieerde verdeelsleutel die voor elk servicekostencomponent per complex (of per cluster eenheden binnen een zeker complex) bepaald is. Als u in 2014 op één van de adressen van de SSHN gewoond heeft, heeft u de afrekening servicekosten 2014 reeds ontvangen. Hoe zijn de kosten in de afrekening naar u doorbelast? Wij zullen dit aan de hand van drie voorbeelden toelichten. In het eerste voorbeeld wordt een afrekening weergegeven van een bewoner die in 2014 het hele jaar op hetzelfde adres gewoond heeft op een complex waarbij water, gas en elektra op basis van collectief verbruik afgerekend worden. In het tweede voorbeeld wordt een afrekening weergegeven van een bewoner die in 2014 verhuisd is. In het laatste voorbeeld wordt en afrekening weergegeven van een adres waarbij water, elektra en gas afgerekend worden op basis van individueel verbruik. Voorbeeld 1 Het hele jaar 2014 op hetzelfde adres gewoond. Dit adres behoort tot een complex/pand waarbij water, gas en elektra op basis van collectief verbruik afgerekend worden. Heeft u een heel jaar op hetzelfde adres gewoond, dan ziet de brief van de afrekening servicekosten die u eind april 2015 ontvangen heeft, er ongeveer als volgt uit:
Afbeelding 1
De schoonmaakkosten zijn in het bovenstaande voorbeeld op basis van factor 0,00100 afgerekend. Dit betekent dat uw aandeel in de totale kosten voor schoonmaak 0,10% is. De factor per component is ook in het overzicht “FACTOREN OP JAARBASIS” op de site van de SSHN terug te vinden (onder de kop: Huurders / Huur / Huurverhoging). In dit overzicht worden de factoren op jaarbasis getoond. FACTOREN OP JAARBASIS
water
0,00694
gas
0,00694
elektra
elektra algemeen
0,00694
huisvuilafvoer
glasbewassing
afvalstoffenheffing
0,00694
groene zakken
0,00694
schoonmaakkosten
0,00685
zuiveringsheffing
soort/m2 kamer(s)
0,00694
tuinonderhoud
soort vho
144 128
aantal eenheden 146 1 pers.onzelf.cooptatie/groep. 80 1 pers.onzelf.cooptatie/gekop. 40 zelfst.eenp.eenh.0/1 slpk 8 zelfstandige tweepers. eenh. (incl. klooster) 18 zelfstandige tweepers. eenh. Klooster * 4 zelfstandige tweepers. eenh. (excl. klooster) 14 zelfstandige eenheden 26 onzelfstandige eenheden 120 klooster: 1 pers.onzelf.cooptatie/gekop. .<17 m2 15 klooster: 1 pers.onzelf.cooptatie/gekop. >=17 m2 <=20 m2 23 klooster: 1 pers.onzelf.cooptatie/gekop. 21 m2 1 klooster: 1 pers.onzelf.cooptatie/gekop. 22 m2 1 klooster: zelfst.eenp.eenh.0/1 slpk <=22 m2 ** 4 klooster: zelfst.eenp.eenh.0/1 slpk 22m2 *** 1 klooster: zelfst.eenp.eenh.0/1 slpk 26 m2 1 klooster: zelfst.eenp.eenh.0/1 slpk 31 m2 1 klooster: zelfst.eenp.eenh.0/1 slpk 33 m2 1 klooster: zelfstandige tweepers. eenh. 4 excl. klooster: zelfstandige eenheden 39m2 14 1 pers.onzelf.cooptatie/groep. 80
aantal eenheden eenheden excl. Begane grond
hang & sluitwerk
Doddendaal (onz. en zelf.) complex type vho
Specificatie verdeling
diversen onderhoud
Boeckstaetehof (alles zelf.) complex
overige servicekosten
Basis verdeling factor
AANTAL
Complex
0,00781 0,00685
0,00685
0,00685 0,00261 0,01373 0,01373
0,00645 0,00645 0,00645 0,00967
0,00651 0,00651 0,00651 0,00928
0,00668 0,00668 0,00668 0,00808
0,01951 0,00388 0,03846 0,00833 0,00662 0,00756 0,00803 0,00850
0,00662 0,00756 0,00803 0,00850 0,00945 0,01134 0,00898 0,00599
Afbeelding 2
Per complex en per component kan een factor bepaald zijn op verschillende niveaus: complex, blok, gang, type vho (vho=verhuurbaar object), soort vho, of overige kenmerken van de eenheid. Hoe dieper het niveau, hoe meer specifiek de opbouw van de factor. Wilt u de jaarlijkse factor van de schoonmaakkosten controleren? Dan dient u de factor in de kolom van de schoonmaakkosten te zoeken op de regels van het complex waar u in 2014 gewoond heeft. Onder het complex kunt u zien op welk niveau de factor van de schoonmaakkosten bepaald is. De jaarlijkse factor in dit overzicht komt in het geval dat u een hele jaar op hetzelfde adres gewoond heeft overeen met de factor die op de brief van de afrekening servicekosten vermeld is. Naast de bovenvermelde individuele afrekening servicekosten heeft u ook een overzicht ontvangen (zie onderstaande voorbeeld) met aan de linkse kant de afrekening servicekosten 2014 op complex(pand)-niveau en aan de rechtse kant de begroting voor de komende periode. In het deel van de tabel met de afrekening servicekosten worden de door de bewoners betaalde voorschotten en de werkelijk gemaakte kosten in 2014 weergegeven.
Studentenwooncomplex: …… Afrekening servicekosten
2014
Vaste Servicekosten: Vloerbedekking Gordijnen Koelkasten Kookplaten Stofzuigers Glasverzekering Wasmachines/drogers Schilderwerk v.r.v. bewoner Sub-totaal vaste servicekosten Variabele Servicekosten: Elektra Gas Water Schoonmaakkosten Huisvuilafvoer Afvalstoffenheffing Tuinonderhoud Zuiveringsheffing Complexbeheerder Overige servicekosten C A S systeem Administratiekosten Sub-totaal variabele servicekosten Totaal Generaal
Begroting servicekosten. Werkelijke Inkomsten
Omschrijving
777.640 Kwh 295.308 m3 29.646 m3
Werkelijke Uitgaven
periode 01-01-15 t/m. 31-12-15
Verschil
18.379,96 10.991,81 9.070,05 4.684,84 3.603,60 3.695,76 47.343,27 61.925,91 159.695,20
18.379,96 10.991,81 9.070,05 4.684,84 3.603,60 3.695,76 47.343,27 61.925,91 159.695,20
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
183.094,71 257.759,84 33.568,07 192.517,97 18.133,38 12.827,29 27.444,23 44.132,97 23.374,39 23.568,73 62.851,34 25.851,71 905.124,63
131.340,78 186.237,11 29.062,26 194.642,69 16.556,70 12.575,76 25.381,44 46.010,10 23.374,39 34.072,16 62.851,34 25.851,71 787.956,45
-51.753,93 -71.522,73 -4.505,81 2.124,72 -1.576,68 -251,53 -2.062,79 1.877,13 0,00 10.503,43 0,00 0,00 -117.168,18
1.064.819,83
947.651,65
-117.168,18
Vaste Servicekosten: Vloerbedekking Gordijnen Koelkasten Kookplaten Stofzuigers Glasverzekering Wasmachines/drogers Schilderwerk Sub-tot. vaste servicekosten Variabele Servicekosten: Elektra Gas Water Schoonmaakkosten Huisvuilafvoer Afvalstoffenheffing Tuinonderhoud Zuiveringsheffing Complexbeheerder Overige servicekosten C A S systeem Administratiekosten Sub-tot. variabele servicekosten
Sub-tot. vaste servicekosten Sub-tot. variabele servicekosten * in de post overige servicekosten zijn de kosten voor diverse klein onderhoud opgenomen.
Totale servicekosten
900.000 Kwh 400.000 m3 37.000 m3
18.868,45 11.051,04 9.129,12 4.685,52 3.603,60 3.695,76 47.579,28 62.222,16 160.834,93
9.434,22 5.525,52 4.564,56 2.342,76 1.801,80 1.847,88 23.789,64 31.111,08 80.417,46
153.959,99 237.863,45 32.865,30 200.874,71 18.000,00 8.888,88 28.200,00 45.220,33 23.914,58 28.000,00 62.789,16 26.418,21 866.994,60
76.979,99 118.931,72 16.432,65 102.446,10 9.270,00 4.444,44 14.400,00 22.610,17 11.957,29 14.000,00 31.394,58 13.209,10 436.076,05
160.834,93 866.994,60
80.417,46 436.076,05
1.027.829,53
516.493,51 1.027.829,53 1.544.323,05
TOTAAL GENERAAL Het overschot/tekort zal naar rato van het aantal maanden, dat u op het complex woonachtig bent of bent geweest, worden berekend.
Begroting servicekosten per maand
periode 01-01-16 t/m. 30-06-16
85.795,72
Afbeelding 3
De werkelijke uitgaven voor de schoonmaakkosten bedragen in 2014 in ons voorbeeld voor het hele complex € 194.642,69 (afbeelding 3). De factor voor de schoonmaakkosten van de afrekening (afbeelding 1) is 0,00100. Dit betekent dat de werkelijke kosten die in de individuele afrekening in rekening worden gebracht, als volgt worden berekend: 0,0010 x € 194.642,69 = € 194,64 kosten (afbeelding 1) De voorschotten die in de afrekening vermeld zijn, zijn de voorschotten die u in de maandelijkse huur betaald heeft. De hoogte van de voorschotten per servicekostencomponent kunt u terugvinden in de specificatie van de huurverhoging van 2014.
Voorbeeld 2 In 2014 niet een hele jaar op hetzelfde adres gewoond. Dit adres behoort tot een complex/pand waarbij water, gas en elektra op basis van collectief verbruik afgerekend worden. Bent u in 2014 intern verhuisd binnen een van de complexen/panden van de SSHN of bent u in dit jaar voor het eerste bij de SSHN gaan wonen, dan ziet de brief van de afrekening servicekosten die u eind april 2015 ontvangen heeft, er ongeveer als volgt uit:
Afbeelding 4
In het bovenstaande voorbeeld heeft de bewoner 239 dagen op het adres van de afrekening gewoond (van 0605-2014 t/m 31-12-2014). De kosten worden naar rato van de woonduur in rekening gebracht. De jaarlijkse factor van de schoonmaakkosten ad. 0,00100 i (zie voorbeeld 1) dient naar rato van de woonduur vermenigvuldigd te worden. Oftewel: 239
x
0,00100
=
0,00066
364 Omdat de totale schoonmaakkosten voor het jaar 2014 €194.642,69 bedragen (zie voorbeeld 1), wordt in de bovenstaande afrekening (afbeelding 4) € 128,28 in rekening gebracht. De kosten zijn als volgt doorberekend (klein verschil veroorzaakt door de afronding van de factor in de brief op 5 decimalen ) 0,00066
x
194.642,69
=
128,46
Voorbeeld 3 Het hele jaar 2014 op hetzelfde adres gewoond. Dit adres behoort tot een complex/pand waarbij water, gas en elektra op basis van individueel verbruik afgerekend worden. Heeft u in 2014 op een adres gewoond waar water, gas en elektra individueel afgerekend worden, dan ziet de brief van de afrekening servicekosten die u eind april 2015 ontvangen heeft, er ongeveer als volgt uit:
Afbeelding 5
Voor de doorberekening van de kosten van de servicecomponenten met een factor <1, dient u voorbeeld 1 en voorbeeld 2 te raadplegen. De servicecomponenten Water, Gas en Elektra hebben in dit voorbeeld een factor 1 omdat deze afgerekend worden op basis van het werkelijk individuele verbruik. Wilt u weten wat uw verbruik in 2014 is geweest, dan kunt u dit aan de afdeling administratie schriftelijk verzoeken (email:
[email protected]).
