AFM News léto Dobrý den, rádi bychom Vám představili několik posledních novinek v naší společnosti

Letní AFM News

AFM News – léto 2010 Dobrý den, rádi bychom Vám představili několik posledních novinek v naší společnosti. Hlavními tématy letního AFM News jsou připravovaný partnerský seminář se společností Syconix, upgrade modulů (Energie, Helpdesk, Technologie a Plánovaná údržba), ke kterému připravujeme seminář na přelomu září a října nebo nové posily týmu. Nepřehlédněte rovněž konference, kterých se Alstanet zúčastní jako partner. Aleš Choutka a Stanislav Štědrý jednatelé společnosti

AFM News – léto 2010 PARTNERSKÁ SPOLUPRÁCE - ALSTANET A SYCONIX Rádi bychom Vás informovali o připravovaném semináři s názvem „Podpora řízení provozu ve školství – efektivně a jednoduše“, který spolupořádáme s obchodním partnerem Syconix, a.s. dne 26. 10. 2010 v Hotelu Čertousy, Bártlova 35/10, 193 00 Praha 20. Během semináře Vás seznámíme se softwarovou podporou, která je vhodná jak pro školy, tak pro jejich zřizovatele a umožňuje sledování a řízení jednotlivých provozních činností školy. Jedná se o modelové řešení určené k síťovému nasazení. Bližší informace najdete na našich webových stránkách www.afm.cz

ALSTANET JE HLAVNÍM REKLAMNÍM PARTNEREM X. ROČNÍKU TÝDNE FACILITY MANAGEMENTU Alstanet se již po čtvrté stal hlavním reklamním partnerem ročníku Týdne Facility managementu, který se uskuteční ve dnech 8. – 12. 11. 2010, opět v Hotelu Olympik-Artemis. Letošní motto zní: „Optimalizace neznamená tlumit“. Tento rok bude Alstanet nově také v rámci doprovodného programu Týdne facility managementu orgánizátorem konference na téma „Nový rozměr softwaru pro FM“, která se uskuteční v patý den této akce, tedy 12. 11. 2010. Následovat bude pro zájemce volný program ve formě sportovních aktivit nebo relaxačních procedur. Podrobnější informace naleznete na našich webových stránkách. Pořadatelem TFM 2010 je česká pobočka asociace facility managerů IFMA CZ. Více informací naleznete na www.ifma.cz

ÚSPĚŠNÁ RECERTIFIKACE NA ISO 9001:2009 Alstanet získal v rámci recertifikančího auditu nový CERTIFIKÁT, kterým se potvrzuje, že zavedený a udržovaný systém managementu kvality (QMS) odpovídá požadavkům normy ČSN EN IS 9001:2009. Obor certifikace: Poskytování software Správa dat a počítačových sítí Podnikatelské, ekonomické a organizační poradenství Certifikaci provedla společnost AUDISO s.r.o.

AFM News – léto 2010 ALSTANET NA FACEBOOKU Aktuality, reportáže z akcí, fotografie a jiné události spojené se společnosti Alstanet s.r.o., si nyní můžete přečíst na populárním portálu Facebook. Když se přihlásíte mezi přátele Alstanetu, budete pak ihned a automaticky informováni o novinkách bez toho, abyste informace složitě na Facebooku vyhledávali. Budeme rádi, když náš profil doporučíte i svým přátelům. http://www.facebook.com/pages/Prague-Czech-Republic/Alstanet-sro/105689482013?ref=ts

KONFERENCE FACILITY MANAGEMENTU VE ZDRAVOTNICTVÍ Alstanet uspořádal spolu s obchodním partnerem CPE Group, a.s. konferenci na téma „Unikátní propojení Facility Managementu, bezpečnosti a technologie RFID aplikované ve zdravotnictví“, která se konala dne 20. května 2010 ve Wellness Hotelu Step, Praha 9. Cílem konference bylo představení Facility Managementu ve zdravotnictví (co je to facility management a aplikace AFM, možnosti nasazení AFM a jeho případné financování). Součástí byla i praktická ukázka, jak pomocí RFID sledovat oběh prádla, jak předcházet jeho předzásobování a ztrátovosti, sledovat počet pracích cyklů, evidovat prádlo (velikost, druh aj.), vytvářet reporting a rezervace prádla přes helpdesk. Pokud máte zájem o podrobnější informace, obraťte se na [email protected].

EFEKTIVNÍ SPRÁVA DOKUMENTACE NEMOVITOSTÍ A MAJETKU Dne 16. března 2010 se uskutečnil seminář na téma „Efektivní správa dokumentace nemovitostí a majetku“, který uspořádal Alstanet spolu s obchodními partnery SYCONIX a Uni reality v konferenčním sále Hotelu Čertousy, Praha 20. Na semináři jsme představili praktické řešení pro práci s dokumenty v oblasti správy budov a majetku. Ukázali jsme také možnosti úspory času i nákladů integrací systému pro Správu dokumentů a Facility managementu. Pokud máte zájem o podrobnější informace, obraťte se na [email protected].

AFM News – léto 2010 MEZINÁRODNÍ KONFERENCE „FACILITY MANAGEMENTU VE ŠKOLSTVÍ 2010“ Alstanet se, jako partner, zúčastnil Mezinárodní konference „Facility Managementu ve školství 2010“, která se uskutečnila ve dnech 3. – 4. 6. 2010 v nové budově Národní technické knihovny v Praze Dejvicích. Jednalo se o první mezinárodní konferenci zaměřenou jak na vysokoškolské učitele daných oborů, a pro zaměstnance fakult či státní a veřejné správy, kteří vykonávají praktickou část Facility managementu (FM). Konference měla středoevropský rámec a zúčastnili se jí profesoři a facility manageři univerzit z ČR, Slovenska, Rakouska, Německa, Itálie, Švýčarska, Maďarska, Polska, Litvy, Lotyšska a Estonska. Konference byla volným pokračováním Mezinárodní vědecké konference o FM, kterou v minulých letech pořádala pražská VŠE. Více informací naleznete na adrese http://www.fmedu.cz

POSTGRADUÁLNÉ STUDIUM FACILITY MANAGEMENTU NA SLOVENSKU Jednatel společnosti Ing. Aleš Choutka přednášel dne 20. března 2010 v rámci postgraduálného štúdia Facility managementu na Slovenské technické univerzitě v Bratislavě. Tématem přednášky byla ICT podpora, dispečinky a procesní moduly. Pokud máte zájem o podrobnější informace, obraťte se na [email protected].

WORKSHOP PRO SPOLEČENOST TELEFÓNICA O2 SLOVAKIA Alstanet realizoval dne 21. dubna 2010 celodenní workshop pro společnost Telefónica O2 Slovakia. Hlavními tématy bylo představení nových norem řady 15221 a uvedení do problematiky KPI. Další část byla věnována problematice smluv a pravidlům výběru dodavatele FM služeb. Workshop byl pojatý velmi pracovně, účastníci měli k dispozici připravené materiály, které je prováděly danou problematikou a i do budoucna budou tvořit rámec jejich pracovních činností. Jednalo se o konzultační činnost, kterou hodláme i nadále rozšiřovat, a při které využíváme spolupráce se společností Hein Consulting.

AFM News – léto 2010 ODBORNÉ ČLÁNKY ROZHOVORY Alstanet pravidelně publikuje odborné články. Aktuálně byly otištěny následující: - Zajímá Vás, jestli pomůže software snížit provozní náklady při správě budovy? Tak na tuto, ale i jiné otázky, odpovídal jednatel společnosti Alstanet, Ing. Aleš Choutka, v rozhovoru pro časopis Realit (leden - únor 2010).

- V únorovém čísle měsíčníku Realit vyšel odborný článek na téma „Rezervace místností jako komplexní FM proces“. Autorem článku je Ing. Tomáš Ledl, analytik společnosti Alstanet.

- Energetický management (EM) se v poslední době v souvislosti s rostoucími náklady energií stává stále zajímavějším oborem. Článek na toto téma byl zvěřejněn společností Alstanet v 2. čísle titulu Facility Manager, autorem byl vedoucíanalytického oddělení, Ing. Petr Procházka.

SOFTWARE

Refakturace nákladů na média Fakturace nákladů na média je jednou z odpovědností energetického managementu. Energetický management (EM) se v poslední době v souvislosti s rostoucími náklady energií stává stále zajímavějším oborem. Jedním ze základních úkolů energetického managementu je připravit správné podklady pro fakturaci spotřebovaných médií (elektřiny, plynu, tepla, vody atd.). Problém refakturace nákladů na média se objevuje především v nájemních prostorách (obchodních centrech, logistických halách nebo bytech), kde pronajímatel zodpovídá za odběrní místo a jemu pak dodavatelé médií fakturují celkové náklady za jednotlivá odběrní místa. Pronajímatel tak mnohdy stojí před nelehkým úkolem, aby co nejspravedlivěji rozdělil vzniklé náklady mezi jednotlivé nájemce. Vstupem pro výpočet fakturace jsou samozřejmě aktuální odběry jednotlivých odběrních míst (fakturačních i podružných) za dané fakturované období. Avšak v některých místech, která se účastní fakturace médií, nemusí být odpovídající měřidla vůbec zavedena. Např. může jít o tak malý odběr, kde by se zavedení a údržba měřidla vůbec nevyplatily (osvětlení billboardu, přívod elektrické energie do prodejního stánku apod.). V takovém případě mohou do procesu fakturace vstupovat i další parametry, např. výměra či obsazenost prostor, nebo se bere v potaz dohodnutý paušál.

TECHNICKÁ ÚROVEŇ ŘEŠENÍ HRAJE ROLI PŘI VYŠŠÍM OBJEMU DAT Refakturaci je možné z hlediska technického přístupu řešit na několika úrovních. Na základní úrovni, pomocí níž je třeba pokrýt jen několik odběrních míst, si energetik vystačí s tužkou, papírem a zdravým rozumem. Se zvyšujícím se počtem odběrních míst je již třeba vtáhnout do hry informační technologie, ať už se jedná o sestavu excelových tabulek s doplněnými makry nebo o specializovaný software věnovaný správě energií. Na nejvyšší úrovni řešení, která umožňuje spravovat stovky až tisíce odběrních míst, figuruje většinou specializovaný informační systém plně integrovaný do celopodnikové informační struktury a napojený na systém automatického odečítání odběrů jednotlivých míst. CAFM PŘINÁŠÍ SYNERGICKÝ EFEKT DÍKY SDÍLENÍ POTŘEBNÝCH DAT Informační systém odpovědný za refakturaci nákladů na média musí mít k dispozici všechna výše uvedená potřebná data. Musí

2

Všechny články si můžete celé přečíst na našich webových stránkách http://www.alstanet.cz/Clanky/MEDIA/629.aspx.

FACILITY MANAGER

2/2010

evidovat hierarchii odběrních míst, jejich lokalizaci a také pokrytí. Jako velmi výhodné se ukazuje řešit refakturaci nákladů na média v rámci specializovaného modulu systému pro Facility management (CAFM – Computer Aided Facility Management). Takový systém totiž běžně nabízí evidenci nemovitostí (včetně potřebných atributů, např. výměr nebo objemů) s propojením na CAD vizualizaci daných prostor. Základním požadavkem na refakturaci je maximální spravedlnost vůči všem stranám a také dostatečná transparentnost daného výpočtu. Nejsnáze se tedy refakturují náklady ve chvíli, kdy každý ze zúčastněných disponuje vlastním podružným odběrním místem. Náklady jsou pak rozděleny na vlastní náklady nájemce a na náklady společné, které vznikly v souvislosti se společnými prostorami (chodby, garáže, osvětlení areálu). Na vyfakturované společné náklady je pak nutné aplikovat nějaký předem dohodnutý rozpadový klíč. Ten může být v případě vodného a stočného dán počtem osob, které společně využívají pronajaté prostory. V případě tepla se naopak může jednat o rozpad podle celkového objemu nebo výměry prostor. V situaci,

kdy nelze rozumně uplatnit některý z těchto parametrů, je obvykle dohodnut fixní rozpad, buď poměrem mezi jednotlivými nájemci sdílejícími společné prostory, nebo předem stanovenou částkou (paušálem), již se nájemce zaváže pravidelně hradit a která může být každý rok indexována v závislosti na ceně daného média. Pokud se refakturace řeší v rámci systému pro facility management (CAFM), bývá tento systém obvykle napojen na účetní systém klienta. V rámci toho se posílají do účetního systému podklady pro refakturaci (rozpady nákladů na média) a teprve v účetním systému vznikají klasické faktury, které se rozesílají jednotlivým nájemcům. Výhoda takové integrace spočívá v tom, že účetnictví je řešeno na jednom místě ve specializovaném systému a účetní jsou často odstíněni od celého procesu refakturace, který se může spouštět automaticky na základě správně zadaných a potvrzených dat. ING. PETR PROCHÁZKA, VEDOUCÍ ANALYTICKÉHO ALSTANET, S. R. O.

ODDĚLENÍ SPOLEČNOSTI

AFM News – léto 2010 ALSTANET ZÍSKAL NOVÉ POSILY Tým analytiků posílil Ing. Štěpán Jiří Gaštan. Vystudoval Českou zemědělskou univerzitu v Praze, obor Informatika. Jako specializaci si zvolil Znalostní systémy. Jeho pracovní zkušenosti začínají ve Státní technické knihovně a pokračují v pojišťovně Amcico, kde působil na pozici správce IT infrastruktury/helpdesk. Jeho analytická činnost začala spoluprácí na procesní analýze nově vzniklé Fakulty informačních technologií ČVUT. Mezi jeho koníčky patří rocková hudba, amatérská fotografie a automobily. Další posilou analytického týmu je Ing. Jan Dudek, který vystudoval obor Informatika na Provozně ekonomické fakultě ČZU v Praze. Jako specializaci si zvolil Znalostní systémy, které jsou zaměřeny na informační systémy a návrh databází. Během studia na vysoké škole působil ve firmě Flod Praha, a.s., kde měl na starosti správu sítě a působil zde i jako referent v oddělení dovozu ze zahraničí. Mezi jeho koníčky patří zejména fotografování, turistika, cestování, hudba a fenomén Jára Cimrman. Na pozici Helpdesk nastoupil Vlastislav Cílek, který vystudoval Střední ekonomickou školu, obor všeobecná ekonomika. Od té doby se věnoval převážné vývoji malých databázových aplikací pro různé instituce, např. školní jídelny, osivářské podniky, aplikace pro evidenci majetku, evidenci strojírenské výroby. Ve firmě GPE se zabýval testováním aplikací pro platební terminály. Volné chvíle tráví nejraději procházkou v přírodě, jízdou na horském kole nebo pobytem a prací na zahradě. Vlastislav Cílek do 1.6.2010 plnohodnotně nahradí dosavadního helpdeskáře Petra Baštýře, který bude v rámci profesního růstu zastávat funkci vývojáře. První ženskou posilou je Ing. Tereza Šafránková, která v srpnu nastoupila na pozici Projektové koordinátorky. Vystudovala Střední školou Hlavního města Prahy, obor Hotelnictví a turismus, na kterou po ukončení navázala studiem na Vysoké škole hotelové, obor Management hotelnictví a lázeňství na bakalářském a magisterském programu. Její první pracovní zkušenosti byly z reklamních agentur, v posledních pár letech již také působila jako projektová manažerka. Mezi její velké záliby patří motorka a fenka Parson Russell Teriéra, se kterou chodí pravidelně cvičit agility a zkouší i menší závody. Má ráda všechny možné sporty – snowboarding, in-line, horské kolo, squash. Druhou ženskou, a již poslední celkovou posilou našeho týmu je Kristýna Svobodová, která bude zastávat pozici Marketing a PR. Po vystudování Obchodní akademie v Praze se rozhodla vrhnout do budování kariéry, kterou započala v oboru realit, následně přesedlala do oboru reklamy a marketingu, kde působí doteď. Ve volném čase se věnuje především sportu, založila dívčí tým malé kopané, jezdí na kole jak v přírodě tak i na spinningu, hraje beach volejbal, tenis a všechny tomu podobné další sporty. Když nesportuje, obohacuje se designem a prací s grafickými programy.

AFM News – léto 2010 NOVÉ PROJEKTY Rozšíření licence a zaměření budov Domova pro seniory Světlo V květnu 2010 proběhlo zaměření a import dat u zákazníka Domov pro seniory Světlo pobočka Drvohle. Současně došlo k rozšíření licence o další budovu, obě jsou nyní součástí jedné aplikace, protože uživatelé se z části překrývají.

 Dokončili jsme II. Etapu projektu HB REAVIS GROUP a.s. Na začátku měsíce května 2010 došlo k dokončení analytických a vývojových prací II. Etapy. Aktuálně u zákazníka probíhá testování, po jehož dokončení dojde k implementaci dat do ostrého provozu. Souběžně s dokončovacími pracemi II. Etapy probíhají práce na realizaci propojení se systémy třetích stran.

 Na základě výběrového řízení, ve kterém Vodafone vybral jediného klíčového poskytovatele FM služeb, realizujeme kompletní propojení aplikace AFM s dodavatelským systémem. Celý projekt byl odstartován v dubnu 2010 a bude ukončen na podzim letošního roku. V rámci interface dojde k propojení modulů: - Nemovitosti - Zaměstnanci - Majetek - Helpdesk - Autopark

AFM News – léto 2010 NOVÉ PROJEKTY Probíhají první a druhá etapa projektu u zákazníka Česká pošta, s.p. U zákazníka Česká pošta, s.p. probíhá předání prvních etap (moduly Nemovitosti, Majetek, Subjekty a Zaměstnanci), které budou na základě převzetí a akceptace předány do pilotního projektu, jehož účelem je ověřit správná nastavení a realizované úpravy modulu na vzorku dat před finálním datovým plněním. Souběžně probíhají analytické práce nad moduly Autopark, Energie, Smlouvy, Faktury a Controlling v následných etapách a realizace nasazení základních IT prostředků pro provoz aplikace.

 Konzultace pro Českou poštu, s.p. U zákazníka Česká pošta, s.p. jsme odstartovali realizaci konzultačních prací v souvislosti s analytickými, implementačními a integračními pracemi. Práce probíhají dle požadavků klienta v průběhu zavádění projektu a jejich cílem je efektivní příprava na realizaci jednotlivých částí celého projektu.

 Zákazník Česká pošta, s.p. – můstek Archibus V polovině srpna byly zahájeny práce na automatickém propojení aplikace AFM se systémem Archibus, který je v České poště používán jako základna prostorové pasportizace, datové i grafické. Díky tomuto můstku budou v aplikaci AFM stále aktuální data v modulu Nemovitosti, který je dále sdílí téměř všem dalším nasazeným modulům.

 U zákazníka Městská část Praha 1 došlo k dokončení a předání analýz jednotlivých modulů Na základě akceptace analýz došlo k zahájení vývoje. Součástí stávajících kroků je i realizace napojení na systémy třetích stran, zejména ERP SAP, kde probíhá realizace komunikačních můstků.

AFM News – léto 2010 NOVÉ PROJEKTY U zákazníka Komerční banka proběhlo dokončení projektu verifikace místností Cílem projektu bylo řízení provádění změn v rámci evidenčních údajů v modulu Nemovitosti. Jednotliví uživatelé tak nemění např. atributy sledované u místností napřímo, ale zadávají požadavky na změnu do samostatného prostředí, kde verifikaci provádí přímo uživatelé s vyššími přístupovými právy.

 U stávajícího zákazníka T-Mobile a.s. jsme dokončili projekt Plánovaná údržba Aktuálně jsme dokončili ladění napojení modulu Plánované údržby na systém SAP. Projekt byl předán do ostrého provozu.

 U zákazníka T-Mobile a.s. jsme rozšířili dodávku RFID TAGů V rámci úspěšně běžícího projektu pro kompletní inventarizaci GSM sítě (v rámci projektu dochází k označování všech prvků sítě) jsme provedli rozšiřující dodávku RFID TAGů v počtu 10 000 Ks. Jednalo se o TAGy UHF PROX včetně atypických samolepících podložek od společnosti 3M.

 U zákazníka T-Mobile a.s. realizujeme projekt notifikace vlastníků klíčů Cílem projektu je vytvoření funkčního workflow, které informuje zodpovědné osoby o změně v přidělení vlastníka klíče přidělené místnosti.

AFM News – léto 2010 NOVÉ PROJEKTY Proběhl import výkresů u zákazníka Nemocnice České Budějovice, a.s. V měsíci květenu 2010 proběhlo dozaměření a aktualizace všech objektů Nemocnice České Budějovice, a.s. V červenci následně proběhla aktualizace výkresové a technologické dokumentace zrekonstruovaného pavilonu Patologie a pavilonu Infekce. Dále se uskutečnil import výkresové dokumentace nově postaveného Dětského oddělení a to bezmála 7900 m² do aplikace AFM.

 Provident – modul Inventury a upgrade Majetku Na přelomu srpna a září 2010 byl spuštěn modul Inventury ve společnosti Provident a to paralelně v České i Slovenské Republice. Využívá se i ruční čtečka s aplikací umožňující rychlejší provedení inventury. Součástí dodávky byla i tiskárna na tisk štítků a to nejen na majetek, ale i na zárubně místností, což je další možnost jak zautomatizovat a zrychlit inventuru. Modul je integrován do ekonomického systému MS Dynamics AX, ze kterého čerpá základní informace o majetku. Ty je pak možné doplnit o údaje evidované pouze v AFM. V modulu Inventury je připraven soubor majetku pro Inventuru, který je nahrán do čtečky a dále zpracováván v aplikaci čtečky. Po načtení štítku místnosti jsou postupně načítány majetky až do jejich dohledání, případně jsou označeny jako nenalezené nebo zadané jako nové. Administrační část pak umožňuje zpracování duplicit a celkového výsledku inventury a export dat do účetního systému.

 U zákazníka OPTIMAL Facility s.r.o. realizujeme rozšíření stávající aplikace o moduly Plánovaná údržba a Technologie V rámci projektu dochází k implementaci výše uvedených modulů. Celé řešení tak zákazníkovi, který je FM poskytovatelem, rozšíří portfolio poskytovaných služeb.

AFM News – léto 2010 NOVÉ PROJEKTY Provedli jsme upgrade modulů Energie a údržbových modulů (Helpdesk, Plánovaná údržba, Technologie) V souladu s nejnovějšími trendy Facility Managementu došlo ke změnám funkčností modulů, ale i k jejich úpravám z důvodu snazšího uživatelského komfortu. U modulu Energie došlo k těmto změnám: - možnost provádět import z tabulek odečtů evidovaných v souborech MS Excel - detailní plánování odečtů - zpřesnění lokalizace odběrných míst a měřidla - možnost zobrazení odběrného místa v CAD výkresech (včetně napojení místností, tedy grafického náhledu na místnosti, které jsou k odběrnému místu napojeny) U modulu Helpdesk došlo k těmto změnám: - změna grafického designu veřejné části - veřejná část (možnost definice rozsahu zobrazení včetně definice zobrazení stavů incidentů) - snazší lokalizace incidentů - vlastní definice KPI (definice pracovních dnů a víkendů a jejich vliv na sledovaná KPI) - vytváření a napojení KPI na veřejnou část (s možností hodnocení přímo zadavatelem) - vizualizace KPI do grafů (s vlastní možností nastavení reportů) - tvorbě vlastních klientských i dodavatelských ceníků (včetně jejich importů) - rozšíření možnosti zadávat uživatelské atributy U modulu Technologie došlo k těmto změnám: - přehlednější evidenci záručních lhůt (včetně zohlednění záručních lhůt u svázaných technologií) - rozšířené možnosti zadávání uživatelských atributů U modulu Plánovaná údržba došlo k těmto změnám: - možnost provádění hromadné změny plánů údržby - možnost hromadné tvorby plánů údržby přímo nad vybranými technologiemi - tvorba grafu s možností exportu do MS Excel

AFM News – léto 2010 NOVÉ PROJEKTY Provedli jsme upgrade Engine AMC Na základě požadavků klientů na jádro aplikace AFM jsme realizovali upgrade Engine AMC, který tak nově umožňuje následující funkčnosti: - provádění filtrace „gridu“ podle více podmínek oddělených středníkem - při použití funkce „seskupit a agregovat“ umožňuje provádět filtrování rovněž podle skrytých sloupců - otevření ručně označených záznamů z „gridu“ v samostatném novém okně - při vytvoření nového „přílohovníku“ – umožňuje přidávání více příloh najednou a drag&drop přidávání příloh Informace o připravovaném semináři „Upgrade modulů Energie, Helpdesk, Plánovaná údržba a Technologie“ naleznete na našich webových stánkách www.alstanet.cz.

Alstanet s.r.o., srpen 2010