Afdeling Operatiekamers
Jaarverslag 2012
COLOFON Fotografen: Tekst:
DigiDaan Mark van den Brink Ursula Wopereis
Drukwerk:
ExcellentWork
Vormgeving:
Bastiaan Oonk
Samenstelling: Mariska Kraan
VOORWOORD Voor u ligt het jaarverslag van de dienst Operatiekamers (OK) van VUmc over 2012. De OK is onderdeel van de afdeling Anesthesiologie en Operatieve Zorg (AOZ). Ruimte voor bezinning Na enkele hectische jaren was 2012 een jaar van stabili sering en verdieping. Mede dankzij het opleidingsprogram ma dat drie jaar geleden is ingezet, is de formatie op orde en de teamsamenstelling stabiel. We werken inmiddels nagenoeg zonder detacheerders. Daarnaast bracht 2012 een status quo in het aantal te opereren uren. Deze sta biele situatie bood ruimte om stil te staan bij de vraag wat we als OK nu werkelijk willen. De keerzijde is een achter blijvende productie. De landelijke trend van een teruglopend patiëntenaanbod en een veranderende patiëntenmix voor de OK’s zien we ook terug in onze cijfers: op de 32.000 geplande operatie-uren hebben we in 2012 gemiddeld 400 uren minder gerealiseerd. Dat heeft consequenties voor onze manier van werken.
Samenwerking Het accent lag in 2012 op samenwerking, op het door breken van de verzuiling en op ketendenken. We leren graag van onze relaties en klanten. Naast onze eigen medewerkers komen daarom in dit jaarverslag ook een aantal ‘externe’ sprekers aan het woord die belangrijk zijn voor de flow op de afdeling.
Focus Om de kwaliteit, veiligheid en doorstroom in de werk processen te verbeteren zijn we in 2010 gestart met lean. Na enige opstartproblemen zien we dat deze disciplinaire benadering inmiddels op alle niveaus beklijft. De verbeter acties uit 2011 zijn in 2012 met succes voortgezet en uitgebreid. We worden steeds beter in het stellen van de juiste vragen. We zijn selectief in de verbeterprojecten die we realiseren, toetsen structureel en focussen scherper op de resultaten die we willen behalen.
Missie OK: Waar staan we voor? Wij willen een vertrouwde en veilige omgeving bieden, waar iedere patiënt optimale zorg ontvangt.
Kjeld H. Aij MBA, hoofd OK Dr. Peter Veerman, medisch hoofd OK
Visie OK: Waar gaan we voor? Alles wat we doen is gericht op 100% veilige, betrouwbare en servicegerichte zorg. Onze samen werking is gericht op leren en continu verbeteren; elke dag, overal, door iedereen, voor iedere patiënt. Onze waarden • Elke patiënt is uniek • Wederzijds respect • Leren en continu verbeteren • Betrokkenheid • Zorgvuldigheid
4
5
kwaliteit De verbetercyclus van Deming (Plan, Do, Check, Act) is het uitgangspunt voor het kwaliteitsdenken op de OK. Door het continu doorlopen van deze verbetercyclus verbeteren we onze dienstverlening en de interne doelmatigheid. Voorbeelden van verbetercycli zijn de audits in het kader van de NIAZ-accreditatie en de Wet Veiligheid en Kwaliteit Lichaamsmateriaal (WVKL) en de interne Veiligheidsrondes. Overzichtelijke basisinformatie Via incidentmeldingen was al vaker de behoefte aan over zichtelijke basisinformatie in het patiëntendossier boven ta fel gekomen. Dit VUmc-brede vraagstuk kwam ook bij de interne Veiligheidsronde op 22 maart 2012 ter tafel en heeft vervolgens tot een positieve actie geleid: de ingebruikname van een papieren voorblad in het klinisch dossier. Hierop bevindt zich in één oogopslag de meest cruciale patiëntin formatie, zoals de hoofdbehandelaar, eventuele allergie etc. Met het papieren voorblad is geborgd dat de belangrijkste informatie voor iedereen snel te raadplegen is. Vooralsnog maakt VUmc gebruik van hybride dossiervoering. Tot de definitieve overgang naar het elektronisch patiëntendossier EVA blijft de informatie op papier én digitaal beschikbaar.
Commissie Stralingsbescherming OK Tot voor kort viel de stralingsbescherming op de OK onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Radiologie. Omdat de situatie op de OK bijzondere eisen met zich meebrengt, heeft de OK besloten om per 1 december 2012 een eigen coördinerend stralingsdeskundige aan te stellen. Boven dien is de Commissie Stralingsbescherming OK ingesteld, bestaande uit een coördinerend stralingsdeskundige/ klinisch fysicus, een vertegenwoordiger van de bediening röntgenapparatuur, chirurgen, operatieassistenten, een anesthesiemedewerker en een kwaliteitsfunctionaris. De commissie signaleert knelpunten rondom stralingshygiëne en stemt af hoe nieuwe wet- en regelgeving het beste op de werkvloer geïmplementeerd kan worden.
Interne audit Op 18 december 2012 vond een interne audit plaats van de afdeling Anesthesiologie en Operatieve Zorg (AOZ). Onder leiding van professor dr. Jan Rauwerda interview den tien auditoren 43 medewerkers uit alle betrokken func ties. Het auditteam was onder de indruk van de passie en betrokkenheid van onze medewerkers en complimenteerde de OK met de voortvarendheid waarmee verbeterings projecten worden doorgevoerd. Punten van aandacht, zoals bijvoorbeeld stralingsbescherming op de OK, zijn inmiddels grotendeels uitgewerkt in verbeterplannen. We zijn trots op dit resultaat en hebben er alle vertrouwen in dat alle punten die zijn aangekaart vóór de externe audit van 2014 zijn opgelost.
VMS: extra aandacht voor POWI In 2012 kregen vier thema’s van het VMS Veiligheids programma extra aandacht binnen VUmc: medicatieveilig heid, kwetsbare ouderen, pijnbestrijding en voorkomen van postoperatieve wondinfecties (POWI). De dienst Operatiekamers is trekker van het thema POWI. Het actieplan is gericht op naleving van interventies die de kans op POWI verkleinen. De interventies zijn gedefinieerd door een expertteam van het VMS Veiligheidsprogramma. Als OK moeten we ervoor zorgen dat de juiste antibiotica profylaxe 15-60 minuten voor incisie wordt gegeven, dat de lichaamstemperatuur van de patiënt aan het einde van de ingreep tussen de 35,5˚ en 37,5˚C is, dat de patiënt niet onthaard wordt en dat we zo min mogelijk deurbewegingen maken tijdens de operatie.
6
7
Marijn Rolf, klinisch fysicus, coördinerend stralingsdes kundige OK:
‘De OK is uitgegroeid tot een volwassen speler’ “Door de toename van het aantal röntgentoepassingen is de dienst Operatiekamers de laatste jaren wat straling betreft uitgegroeid tot een volwassen speler. Ik ben in december 2012 aangesteld als coördinerend stralings deskundige OK. Om te beginnen heb ik de Commissie Stralingsbescherming OK opgericht. We hebben proto collen ontwikkeld en ik ben gestart met de risicoanalyse van de stralingsveiligheid van alle medewerkers. Dat gebeurt op basis van registratie van de hoeveelheid stra ling per OK in OK-TOP, het software systeem voor plan ning en registratie op de OK. Een ander speerpunt is scholing. Omdat er nog veel onbekendheid met straling is, starten we in 2013 met nieuwe informatievoorziening op KwaliteitsNet. De medisch specialisten krijgen al een stralingsopleiding bij de Amstel Academie. Ook voor alle overige medewerkers op de OK die met straling te maken hebben zal scholing worden opgezet.”
8
Lizette Berkx, projectleider Benchmarking OK:
‘We ontwikkelen een tool voor risicomanagement’ “Het project Benchmarking OK is ontstaan uit de behoefte van de OK’s van de acht UMC’s om zich meer proactief op te stellen ten opzichte van de landelijke eisen, zoals bijvoorbeeld die van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Door samen te werken kunnen de UMC’s sneller en effectiever van elkaar leren. Dat doen we door middel van studiedagen, waarin we ken nis met elkaar te delen. VUmc speelt daarin een enthou siaste en proactieve rol. In 2012 lag de focus met name op de OK-planning. De OK’s zoeken elkaar ook op. VUmc is bijvoorbeeld met het AMC om de tafel gegaan om te kijken hoe de OK de planning daar organiseert. Heel relevant, zeker met het oog op de alliantie tussen VUmc en het AMC. Voor 2013 zijn kwaliteit en veiligheid belangrijke thema’s. In 2013 ontwikkelt VUmc met drie andere UMC’s en met financiële ondersteuning van de zorgverzekeraars, een digitale tool voor het prospectief analyseren van risico’s op de OK. Waar liggen de groot ste risico’s en welke maatregelen kunnen OK’s nemen om het perioperatieve proces beter te beheersen?”
9
CONTINU VERBETEREN Twee jaar geleden startte de OK met lean, een effectieve methode om praktische problemen op de werkvloer structureel aan te pakken en continu de kwaliteit, veiligheid en doorstroom in processen te verbeteren. 2010 en 2011 stonden in het teken van trainen en toepas sen van de lean methodiek in de dagelijkse praktijk. Naast nieuwe verbeterprojecten, die door de medewerkers zelf werden geïnitieerd, bood 2012 ruimte om langer stil te staan bij de vraag wat de OK werkelijk wil verbeteren en hoe lean daarbij kan helpen. A3 methodiek, anamnese voor procesproblematiek De A3 methode is een effectieve manier om problemen multidisciplinair te analyseren en op te lossen. De methode oogt eenvoudig, maar is doeltreffend: alle procesinformatie, van vraag tot maatregelen, verantwoordelijke medewerkers, doelen en evaluatie, wordt op één A3 gebundeld in een netwerk van steekwoorden en heldere afspraken. Elke bij eenkomst wordt het A3 bijgewerkt naar de actuele status.
Frederique Simons lean coach/onderzoeker:
‘Lean is maatwerk’ “Ik doe onderzoek naar lean en ben sinds november 2012 lean coach op de OK. Wat ik merk is dat mensen de term ‘lean’ vaak lastig vinden en zich afvragen hoe het kan hel pen in hun dagelijkse werkzaamheden. Die aanvankelijke weerstand verdwijnt als medewerkers volgens de lean prin cipes leren werken. Want buiten de filosofie van continu verbeteren biedt lean heel praktische methodieken voor substantiële verbetering en het duurzaam oplossen van
10
Deurbewegingenbeleid Op de OK gebruikte het specialisme orthopedie de A3 methode voor de introductie van het deurbewegingen beleid. Doel van dit beleid is het terugbrengen van het aantal onnodige deurbewegingen tot nul, om zo het risico op postoperatieve wondinfecties (POWI) te reduceren. Het nieuwe beleid riep aanvankelijk weerstand op, maar leidde wel tot een drastische outcome. Inmiddels werkt ook neu rochirurgie volgens deze aanpak. Het deurbewegingen beleid wordt in 2013 afdelingsbreed geïmplementeerd. Stasessies Lean draait in hoge mate om bewustwording, goede afstemming en een open communicatie. Tijdens stasessies worden met alle betrokkenen actuele knelpunten bespro ken. De voortgang wordt bijgehouden op een groot bord.
problemen. Ook erg herkenbaar: lean is maat- en mensen werk. Elk verbetertraject is uniek en staat of valt met goed met elkaar communiceren en afstemmen, elkaar aanspre ken op gedrag én met elkaar durven erkennen dat het beter kan, zonder blame & shame. Dat iets niet optimaal loopt ligt namelijk vaak aan het systeem dat niet op orde is en niet aan de persoon. En juist dat systeem probeer je geza menlijk te verbeteren. Deze manier van continu verbeteren vraagt om een andere manier van sturen en kijken naar de dagelijkse werkzaamheden, dat is een cultuuromslag. We moeten ons dan ook realiseren dat het tijd kost, en dat de kosten voor de baat uitgaan.”
Fleur Wesselink, MMA Chirurgie met aandachtsgebied neurochirurgie:
‘Het hele proces in een oogopslag’ “POWI is echt een speerpunt voor VUmc. Op de OK is ook voor neurochirurgie een werkgroep gevormd om het deurbewegingenbeleid in te voeren. Onze werkgroep bestaat uit een kwaliteitsmedewerker, een neurochirurg, een anesthesioloog, een anesthesiemedewerker en een operatieassistent en wordt bijgestaan door een lean coach. We werken volgens de A3 methodiek en volgen een duidelijk omschreven protocol. Het grote voordeel van deze methodiek is dat een uitgebreid traject als dit inzichtelijk wordt. Wat je wilt bewerkstelligen is bewust wording en gedragsverandering bij alle mensen die wer ken op het operatiekamercomplex, van gast tot opera teur. Dat impliceert dat je gedrag bespreekbaar maakt. Dat is voor iedereen wennen, maar dit is een proces waarin we met elkaar moeten groeien. We benoemen de noodzakelijke deurbewegingen als aandachtspunt bij de TOP die aan elke operatie vooraf gaat. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid die iedereen individueel naleeft.”
George Licher, MMA Chirurgie met aandachtsgebied orthopedie:
‘De communicatie is sterk verbeterd’ “De MMA’s houden twee tot drie keer per week een sta sessie. Op dinsdag komt de CSA erbij om bij het bord gezamenlijke punten te bespreken. Een heikel punt was incomplete instrumentennetten. We hebben honderden netten, die in combinatie worden gebruikt. Ontbreekt iets, dan krijgt een net een rood label, waarop staat wat er aan mankeert. Op een gegeven moment zag de kast rood van de labels. Samen met William Loupatty, MMA met aandachtsgebied traumatologie, en de betrokken MMA’s van CSA hebben we dit lean aangepakt. CSA meldt het nu direct als een net dat wordt opgemaakt incompleet is, waarop ik actie kan ondernemen. We hebben afgesproken dat we af en toe de kosten delen - als daar aanleiding toe bestaat. De communicatie is door de stasessies sterk verbeterd.”
11
Danny Maase, MMA CSA met aandachtsgebied ortho pedie:
‘Het aantal klachten is afgenomen’ “Het project rond de incomplete instrumentennetten is echt iets dat de MMA’s CSA en de MMA’s Chirurgie gezamenlijk hebben opgepikt, naar aanleiding van klach ten van de OK over de grote hoeveelheid rode labels. Tijdens de wekelijkse stasessies op onze eigen afdeling koppelen Ron Hildenbrant, MMA CSA met aandachts gebied traumatologie, en ik alles wat in het overleg met George en William ter tafel komt terug naar onze colle ga’s van CSA. De lijntjes zijn kort. Het aantal incomplete sets voor orthopedie is inmiddels teruggebracht tot negen. Daardoor is ook het aantal klachten afgenomen. Dat werkt wel zo prettig. We hebben dit inmiddels ook opgepakt voor alle andere specialismen.”
Lisette de Waard en Karin de Vries, Unitleiders Chirurgie:
‘Stasessies verbeteren de onderlinge afstemming’ “We hebben vier stasessies per week: twee met het hoofd OK en twee met de medewerkers met aandachts gebied (MMA’s). De MMA’s zijn vakspecialist en continu bezig met de verbetering van de kwaliteit van zorg bin nen hun aandachtsgebied. Ze spelen een belangrijke rol in het onderhouden van de dagelijkse contacten met artsen en directe collega’s. Een stasessie is een goede methode om de onderlinge afstemming te verbeteren, tussen de verschillende niveaus én tussen de MMA’s onderling. Af en toe kijkt de lean coach mee. We werken inmiddels ook met kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). We meten bijvoorbeeld het aantal deurbewegingen bij orthopedie en neurochirurgie en zien daarin duidelijk verbetering. Het deurbewegingenbeleid willen we verder uitrollen naar andere specialismen.”
12
13
SCHOLING Om de kwaliteit van zorg te waarborgen investeert de OK in de ontwikkeling en verdere professionalisering van zowel gediplomeerde medewerkers als van studenten. Visie praktijkopleiding In 2012 hebben de praktijkopleiders en unitleiders een visie op de praktijkopleiding ontwikkeld om duidelijkheid te scheppen over de verwachtingen en verantwoordelijkheden ten aanzien van medewerkers en studenten. Opleiden en ontwikkelen van medewerkers en studenten is een taak en zaak van de hele afdeling. We zien het opleidingsbeleid als een instrument om de kwaliteit van zorg te waarborgen.
Vakwerk In het kader van hun opleiding maken studenten een onderzoeksopdracht die specifiek is gericht op kwaliteits verbetering op de afdeling. Studenten geven hiermee een positieve impuls aan het verhogen van de kwaliteit op de afdeling. Daarnaast leveren studenten in toenemende mate een bijdrage aan medisch wetenschappelijke publicaties, met name op het gebied van anesthesie.
Scholingsdagen OK De scholingsdag op 10 mei 2012 stond in het teken van veiligheid. Onderwerpen waren onder meer de overdracht volgens de SBAR methode en de problematiek rond bolletjesslikkers. Alle anesthesiemedewerkers volgden workshops over De moeilijke luchtweg. Deze scholing is door de NVAM met vijf accreditatiepunten gewaardeerd. Bij de recoveryverpleegkundigen en de operatieassistenten zijn diverse assessments afgenomen. Voor de scholings dagen in 2013 zal voor alle beroepsgroepen accreditatie worden aangevraagd. De brand- en ontruimingsoefening op 11 mei 2012 bracht enkele verbeterpunten aan het licht. De resultaten en aanpassingen zijn vermeld in OK-nieuws. De werkgroep ontwikkelt een scholingsplan en werkt aan aanpassing van het protocol.
Uitwisselingsprogramma De OK is in 2012 gestart met een uitwisselingsprogramma voor anesthesiemedewerkers in opleiding. Tijdens hun opleiding in VUmc doen studenten veel kennis en erva ring op met specifieke patiëntengroepen en hoogcomplexe ingrepen. In de perifere ziekenhuizen ligt de nadruk op routinematig werken. De praktijkopleiders beschouwen dit als een waardevolle aanvulling op de opleiding. De uitwis seling duurt een maand. In 2013 stappen ook recoveryen chirurgiestudenten in. Uitwisselingspartners zijn het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis, het BovenIJ Ziekenhuis en het Zuwe Hofpoort Ziekenhuis in Woerden.
Sollicitatieprocedure Voor sollicitatiegesprekken gebruiken we de STAR metho diek. STAR staat voor situatie, taak, actie, resultaat. In 2012 is de methodiek voor de OK uitgewerkt in een nieuw sollici tatie- en observatieformulier, waarmee de sollicitatiecommis sie, praktijk- en werkbegeleiders competenties van sollicitan ten volgens een vast schema in kaart kunnen brengen.
14
15
Simulatietraining Training in een simulatiewereld bereidt mensen in een veilige leeromgeving voor op snel en adequaat handelen onder stressvolle omstandigheden. ADAM Simulatiecentrum In VUmc wordt het simulatieonderwijs verzorgd door het ADAM Simulatiecentrum (SIMlab), dat een breed aanbod heeft ontwikkeld aan multidisciplinaire simulatietrainingen voor studenten en medische teams. Naast het ontwik kelen van routine in technische vaardigheden (hard skills) komen vooral teamsamenwerking en onderlinge communi catie (soft skills) uitgebreid aan bod. Het SIMlab ressorteert onder de afdeling Anesthesiologie, maar de banden met de OK zijn hecht. De coördinator simulatieonderwijs is aan beide afdelingen verbonden.
Groeiende externe vraag In 2012 namen in totaal ongeveer 1500 cursisten deel aan trainingen in het SIMlab. Inmiddels maken ook externe medewerkers gebruik van het cursusaanbod. In de aanloop naar de fusie tussen VUmc en het AMC verzorgt ADAM in januari 2013 een eerste training voor medewerkers van het AMC. Op basis van vragen uit de praktijk wordt het cursus aanbod verder uitgebreid.
Grote toegevoegde waarde Alle studenten anesthesiemedewerker, operatieassistent en recoveryverpleegkundige worden tijdens hun opleiding getraind in het SIMlab. De deelname van een anesthesio loog in opleiding aan de training versterkt het multidiscipli naire karakter en maakt de gespeelde scenario’s bijzonder realistisch en leerzaam. Gediplomeerde anesthesiemede werkers participeren in de volwassen- en kindersessies voor de anesthesiologen in opleiding. Elke sessie wordt voorbereid, opgenomen, besproken en geëvalueerd, in een veilige leeromgeving. Het bewust terugkijken op het eigen handelen is een van de meest waardevolle aspecten van het simulatieonderwijs, dat zondermeer een grote toe gevoegde waarde heeft voor de opleiding van studenten en voor gediplomeerde medewerkers.
16
17
CHIRURGIE De laatste jaren is de complexiteit van de organisatie en ingrepen op de OK steeds verder toegenomen. Om de kwaliteit van zorg en de patiëntveiligheid te kunnen waarborgen kiest de AOZ-unit Chirurgie voor gerichte specialisatie en inhoudelijke verdieping. Professionalisering Sinds jaar en dag werkt de OK op basis van een brede inzetbaarheid van de operatieassistenten. Anno 2012 is de complexiteit van de organisatie, de ingrepen en de appara tuur zo groot, dat een beperking van het aantal specialis men per persoon beter aansluit bij de eisen van deze tijd. We werken naar een werksituatie toe, waarin iedereen bin nen drie of vier specialismen allround inzetbaar en volledig ingewerkt is. Assessments De nieuwe situatie stelt andere eisen aan de kennis en vaardigheden van medewerkers. Om deze inzichtelijk te maken heeft iedere medewerker een portfolio gekregen. Voor elk specialisme zijn de vereisten op het gebied van instrumentatie en bediening van apparatuur geïnventa riseerd. Aan de hand daarvan hebben de unitleiders, de MMA’s en de praktijkopleiders gezamenlijk assessments opgesteld. De medewerkers toetsen elkaar en nemen zelf verantwoordelijkheid ten aanzien van bij- en nascholingen en assessments.
18
Leiderschap en cultuur De OK van VUmc staat bekend om de vriendelijke en gemoedelijke sfeer. De keerzijde is dat mensen het soms moeilijk vinden om elkaar aan te spreken op hun professio naliteit. De unit Chirurgie heeft de ondertoezichtstelling door de IGZ in positieve zin aangegrepen om het bestaande be leid en bestaande protocollen op te poetsen en afspraken aan te scherpen, bijvoorbeeld ten aanzien van het dragen van sieraden. Ook de introductie van het deurbewegin genbeleid en met name de communicatie in deze laat een leercurve zien.
19
Professor dr. Geert Kazemier, hepatobiliair en transplantatiechirurg:
‘De sfeer is uitstekend, echt opvallend goed’ “Ik ben chirurg en tien jaar hoofd OK geweest in het Erasmus MC. Of een chirurg of anesthesioloog afdelingshoofd is maakt denk ik niet zo uit. Een belangrijk verschil is wel dat hier minder aandacht is voor de bedrijfsmatige kant van de OK. De chirurgen hebben veel vrijheid, de planning is ruimer. Dat is comfortabel, maar leidt ook tot knelpunten in het proces. De vraag is of dat erg is. Omdat de bedrijfs matigheid minder op de voorgrond staat, is de sfeer namelijk beter. Want die is hier uitstekend, echt opvallend goed. Mensen zijn bereid om zich in jou als operateur te verdiepen om de operatie optimaal te laten verlopen. Dat tekent de grote professionaliteit en toewijding van de medewerkers en dat geeft me een welkom gevoel. Sterker nog: ik denk altijd ‘Ha lekker, opereren!’ Ik weet uit ervaring dat het ook anders kan.”
20
21
Elmi Westra, senior technicus support IC/OK, afdeling FMT:
‘Medewerkers weten ons steeds beter te vinden’ “De afdeling Fysica en Medische Technologie draagt zorg voor het technisch beheer van de medische apparatuur op de OK. De afspraken hierover worden jaarlijks vastgelegd in een dienstverle ningsovereenkomst (DVO). Mijn twee collega’s en ik zijn verantwoor delijk voor 2200 apparaten, ter waarde van zo’n dertig miljoen euro. In 2012 heeft de OK meer budget beschikbaar gesteld voor planmatig onderhoud en personele bezetting. Daardoor hebben we het plan matig onderhoud kunnen uitbreiden en is de kwaliteit enorm verbe terd. Medewerkers weten ons steeds beter te vinden, ze kennen onze tracernummers uit hun hoofd en weten met welke vraag ze wel of niet bij ons terecht kunnen. Behalve support geven we ook uitleg over de apparatuur en instructies voor gebruik. Want een technische storing is wat anders dan een gebruikersfout. Daarin hebben we veel geïnvesteerd en dat heeft ondermeer geleid tot minder opstartproble men van de anesthesieapparatuur.”
22
23
ANESTHESIE & INNOVATIE Veel zorgprofessionals op de OK hebben goede ideeën om de zorg te verbeteren. Een aantal ontplooit zelf initiatieven en komt met praktische verbetervoorstellen. Anderen doen verpleegwetenschappelijk onderzoek en stimuleren zo evidence based werken.
Bart Timmermans, anesthesiemedewerker:
‘Ik wil meer evidence based Rudo Tijink, MMA Anesthesie:
‘Door samenwerken en innoveren beter positioneren’ “In 2011 zijn Pontes Medical, de OK en commercieel partner Bos Medical onder de naam Equilibrium een heel mooi samenwerkingsverband gestart voor de ont wikkeling van gestandaardiseerde en uniforme positio neringsmaterialen voor de operatiekamers. Equilibrium is een grootschalig project dat mettertijd steeds verder wordt uitgebreid met nieuwe innovaties. In 2011 zijn we gestart met de ontwikkeling van basismatrassen en positioneringsmateriaal voor rug, hoofd en knieën. De nieuwe tafelmatrassen zullen in de zomer van 2013 de OK-tafels bekleden. Daarmee besparen we overigens circa 12.500 euro ten opzichte van de begroting. In 2012 hebben we de robot- en trendelenburgpositione ring ontwikkeld. Die set is positief ontvangen en inmid dels als commercieel product op de markt verkrijgbaar. De zijliggingpositioneringen worden verder ontwikkeld en er wordt een richtlijn met foto’s gemaakt. Uiteindelijk hopen we met gestandaardiseerde en gekleurde sets voor een specifieke ligging het werk van de medewer kers te vereenvoudigen.”
24
werken’ “Ik ben in 2011 gestart met de opleiding verplegings wetenschappen, omdat ik naast mijn werk op de OK het verpleegwetenschappelijk onderzoek op de afde ling vorm wil geven. We werken veel op basis van best practice. Eigenlijk zou er meer evidence based gewerkt moeten worden, volgens de laatste wetenschappelijke inzichten. Verder vind ik het belangrijk dat de vragen uit de afdeling zelf komen én dat het onderzoek praktisch nut heeft. Omdat je als anesthesiemedewerker goed op de hoogte moet zijn van het nut en effect van de middelen die je toedient wil ik onderzoek doen naar de invloed van FFP (stollingsfactoren) op de vaatwand. Mijn afstudeerscriptie? Die gaat over de hiërarchie op de OK bij het nemen van beslissingen. Artsen nemen soms be slissingen waar je als anesthesiemedewerker niet altijd achter staat. Maak je dat wel of niet bespreekbaar?”
25
VAN RECOVERY NAAR PACU Voor de Recovery stond 2012 in het teken van de voorbereiding van de opening van de nieuwe Post Anesthesia Care Unit (PACU). Naast een nieuwe fysieke werkplek betekent dit ook een overgang naar een nieuwe manier van werken en roosteren. Realisatie In 2012 is de bouw van de nieuwe PACU gestaag gevor derd. Medewerkers dachten in verschillende werkgroepen actief mee over hun nieuwe werkplek en stemden de reali satie tot in de kleinste details af met Projectbureau Huisves ting. In oktober 2013 wordt de PACU gedeeltelijk geopend en nemen we de eerste twaalf bedden in gebruik. In januari 2014 wordt de PACU in zijn geheel opgeleverd en beschik ken we over 26 bedden, verdeeld over zeven zalen.
Anders werken De overgang naar de PACU omvat een complex aan veranderingen. Dat vergt een andere manier van werken. Dit traject geven we samen met onze medewerkers vorm. Op de bijscholingsdag in november 2012 hebben medewer kers de vertrouwde manier van werken geëvalueerd en aangegeven welke wensen ze hebben ten aanzien van het werk op de nieuwe locatie. De werkgroep Anders werken werkt alle ideeën uit in een werkmethode en werkplan.
Integratie Premedicatie en Recovery Vooruitlopend op de nieuwe PACU werden de afdelingen Premedicatie en de Recovery geïntegreerd. De teams werken nu nog op verschillende locaties, maar worden in januari 2014 fysiek samengevoegd. Ook de toewijzing van patiënten verandert: op de PACU worden verpleegkundi gen gekoppeld aan specifieke zalen en bedden. In ver band met een brede inzetbaarheid blijven de medewerkers overigens over de afdeling rouleren. Er is ruimte gecreëerd voor patiënten die een interventie hebben gehad van een anesthesioloog en er zal 24/7 een anesthesioloog beschik baar zijn. Daarnaast biedt de PACU 24-uurszorg aan vier patiënten per dag. We kiezen daarbij voor een proactieve benadering van de planning van de OK, zodat naar alle betrokkenen duidelijk kan worden gecommuniceerd welk specialisme op welke dagen een beroep kan doen op de 24-uurszorg op de PACU.
Anders roosteren Daarnaast onderzochten we in 2012 de mogelijkheden van Anders roosteren. Anders roosteren komt voort uit UMC Dialoog en houdt in dat medewerkers het dienstrooster in overleg met hun leidinggevende zelf vormgeven. Dat biedt medewerkers de mogelijkheid om werktijden beter af te stemmen op persoonlijke omstandigheden, wat de balans tussen werk en privé ten goede komt. Voor de organisa tie is dit een natuurlijk moment om over te gaan op een transparanter, digitaal rooster voor alle locaties, waardoor we meer grip krijgen op het planningsproces van onze afdeling. Per maart 2013 kunnen medewerkers hun wen sen aangeven en per 1 juli 2013 gaat het nieuwe rooster, dat de medewerkers zelf maken, in. De pilot is een initiatief van de afdeling P&O, loopt tot eind 2013 en wordt uiteraard grondig geëvalueerd.
26
27
VAN RECOVERY NAAR PACU Profilering De nieuwe PACU legt de lat hoog. Vooruitlopend op de opening wil de Recovery zich scherper profileren en zicht baar maken wat zij aan kennis en ervaring in huis heeft. De senior verpleegkundigen – een nieuw fenomeen op de Recovery – spelen hierin een sleutelrol. Rachel Walker, Petra Verbeek en Liesbeth Wezel pikten voortvarend een aantal omvangrijke projecten op. Postoperatieve kinderzorg Om tegemoet te komen aan de enorme behoefte aan specifieke kennis en heldere afspraken over kinderzorg zijn in 2012 protocollen ontworpen voor postoperatieve pediatrische zorg op de Recovery. In samenwerking met de afdeling Bij- en nascholing van de Amstel Academie en de kinderanesthesiologen organiseerde de praktijkopleider een scholing en toetsing van 2,5 dag over dit thema. Alle medewerkers hebben de praktijk- en theorietoets behaald en beoordeelden de scholing bijzonder positief.
VAS pijnscore Om structureel inzicht te krijgen in de pijnscore van patiënten op de Recovery is in december 2012 gestart met KPI’s om de VAS pijnscores te meten en vast te leggen. De resultaten zijn veelbelovend. Het project loopt een jaar en wordt tussentijds geëvalueerd. ICT De Recovery heeft in 2012 breed input gegeven voor EVA, het elektronisch patiëntendossier van VUmc en AMC. In 2013 worden de zorgsuites verder vormgegeven. Met brede input bedoelen we dat we niet alleen naar de data kij ken, maar ook stilstaan bij de vraag hoe medewerkers infor matie invoeren en hoe deze informatie vervolgens gebruikt kan worden, bijvoorbeeld voor onderzoek of metingen.
SBAR: heldere overdracht Het project Postoperatieve kinderzorg bracht aan het licht dat zowel medewerkers van de Recovery als de zorgafde lingen grote behoefte hadden aan heldere en eenduidige informatieoverdracht. Na onderzoek viel de keus op SBAR (Situation Background Assessment Recommendation), een methodiek die ondermeer wordt gebruikt voor incident melding in een spoedsituatie. Er is een nieuw standaard overdrachtformulier ontwikkeld. De SBAR is inmiddels als VUmc brede overdracht methodiek geïntroduceerd. SBAR maakt ook deel uit van de training in het SIMlab. Rachel Walker verzorgde een posterpresentatie over het project tijdens het congres Benchmarking OK 2012.
28
29
CSA De verbetercultuur op de CSA heeft zich in 2012 verder ontwikkeld. Medewerkers zijn direct betrokken bij de verbeter systematiek en dat heeft geleid tot een hogere productie en kwaliteit, meer efficiëntie en een verbeterde dienstverlening. Continu verbeteren Na verbetering van de productie zijn we in 2012 begon nen met het in kaart brengen van onze dienstverlening. Om verbeteracties daadwerkelijk te kunnen meten hebben we KPI’s geformuleerd. We krijgen meer grip op het proces, komen tot een betere afstemming van vraag en aanbod en ontdekken nieuwe mogelijkheden voor het uitbreiden van onze dienstverlening. Voorraadbeheer Zo hebben we in 2012 ondermeer gesteriliseerde instru menten die over de datum zijn in kaart gebracht. Daarnaast hebben we voor neurochirurgie onderzocht hoe de voor raad aan materialen over de maanden varieert en fluctueert. De ‘dode’ voorraad van ongebruikt materiaal vertegenwoor digde een waarde van 44.000 euro. We willen dit project in 2013 ook gestructureerd uitwerken voor andere speci alismen. Uitbreiding dienstverlening, intensivering van de samenwerking In het voorjaar van 2012 is CSA gestart met het klaarzetten van instrumentensets op de OK voor het specialisme oog heelkunde. Dit leidde tot een afname in het aantal spoed aanvragen en een groeiende vraag naar deze service van andere specialismen. De MMA’s breiden deze dienstver lening verder uit. Agendapunten voor 2013 zijn de uit- en aanlevering van instrumentensets en het opstellen van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de OK.
30
Intercollegiale toetsing De apparatuur op de CSA wordt jaarlijks uitgebreid gevali deerd. In aanvulling daarop willen we de kwaliteit, kennis en kunde van het personeel in beeld brengen. In 2012 heb ben de medewerkers een toetsmatrix voor intercollegiale toetsing opgezet en getest. Deze willen we in 2013 breed uitzetten. Upgrade autoclaven In de nazomer van 2012 kregen de autoclaven een vol ledige upgrade en is de capaciteit van de CSA in kaart en in overeenstemming gebracht met de productie. Het aantal autoclaven is teruggebracht van vier naar drie, in 2013 gaat het aantal gebruikte wasmachines terug van vijf naar vier. Hiermee realiseren we een aanzienlijke besparing op de exploitatiebegroting voor de komende jaren. Track & Trace Onder de titel De CSA in de toekomst organiseerde de CSA op 27 maart 2012 een symposium. De honderd deel nemers brainstormden enthousiast over nieuwe technische mogelijkheden op de CSA. Een van die technieken is de ultrasoon techniek, die we in 2011 introduceerden. Een andere interessante ontwikkeling is het inzetten van RFID (radio frequency identification device) voor het identificeren en traceren van instrumenten. In 2012 zijn we tot overeen stemming gekomen met RFID-producent Agillox voor een proof of concept. VUmc is het eerste ziekenhuis in Europa dat de toepassing van RFID op de CSA test.
Danny Maase, MMA CSA met aandachtsgebied orthopedie:
‘Intercollegiale toetsing is bedoeld om jezelf te verbeteren’ “We zijn hier constant bezig met verbetering van de kwali teit en het inzichtelijk krijgen van werkprocessen. In 2012 zijn we gestart met intercollegiale toetsing: medewerkers toetsen elkaar en de processen aan de hand van een vragenlijst, die we zelf hebben opgesteld. Hoe bedien je de apparatuur, waar moet je op letten en waar kun je werkinstructies vinden als iets niet duidelijk is? Ik heb een proefassessment gedaan. Sommige collega’s vinden het spannend, maar iedereen ziet het belang van zo’n assessment in. Je ziet namelijk direct wat je wel of juist minder goed beheerst en op welke punten je jezelf kunt verbeteren. Daar kun je zelf aan werken.”
31
LOGISTIEK Qua bezetting had Logistiek enige tegenslag, voor het overige was 2012 een jaar waarin afspraken en procedures uit 2011 zijn geïmplementeerd, voortgezet en uitgebreid. De lean sessies hebben tot nieuwe structurele oplossingen geleid. Verlopen materialen Logistiek werkt volgens het fifo principe: first in, first out. Desondanks troffen we op de OK regelmatig materialen in de bergingen of op de dagkarren aan die over de datum waren. Het Logistiek team heeft het logistieke proces vol gens de lean methodiek in kaart gebracht. In 2013 start Logistiek op de eerste en zesde verdieping met het contro leren van de dagkarren op uiterste gebruiksdatum. Boven dien willen we onderzoeken of de inhoud en/of het aantal karren kan worden aangepast en beter worden afgestemd op de wensen van de gebruikers. Hechtmateriaal De laatste twee jaar heeft het Logistieke team een grote slag gemaakt in het stroomlijnen van de voorraad van duurdere hechtdraden en mechanisch hechtmateriaal. Voor beide groepen is de waarde van de voorraad met een ton geredu ceerd. In 2012 is dit project uitgebreid naar andere materi aalgroepen die vallen onder het beheer van Logistiek.
32
PACU Bij de opening van de nieuwe PACU wordt de rol van het Logistiek team in het logistieke proces verder uitgebreid. De voorbereidingen daarvoor zijn in volle gang. Daarnaast staat voor 2013 de verdere automatisering van de materi aalinkoop op de agenda. Focus op dienstverlening Verbetering van de dienstverlening blijft de focus voor de komende jaren. Ook ontwikkelingen die soms pas recente lijk in gang zijn gezet blijven we kritisch volgen. Moeten we bijsturen, andere middelen inzetten, kan het anders, min der, beter, sneller? Die proactieve benadering markeert een omslag in het denken binnen het Logistiek team. We zijn er trots op dat we dit samen kunnen bewerkstelligen.
33
SECRETARIAAT Het secretariaat is verantwoordelijk voor een adequate afhandeling van de administratieve processen op de OK en draagt zorg voor een gastvrije ontvangst van patiënten en hun begeleiders. Het team nomineerde Carla de Meijer voor Receptioniste van het jaar 2012.
Carla de Meijer, secretaresse OK:
‘Eigenlijk is het hele team genomineerd’ “Ik werk hier al ruim 22 jaar. Ik ondersteun een unitleider en ben recep tioniste, het is leuk en heel afwisselend werk. Onze teamleider Monique Hoogland heeft me genomineerd voor Receptioniste van het jaar. Orga nisator Sparq bezocht vijftig genomineerden op de werkplek. Ik zat die dag op de Dagchirurgie en ben echt overvallen. Iedereen wist er van, behalve ik. Monique en ik zijn samen uitgenodigd voor de feestelijke finale op 6 november 2012, op een groot cruiseschip in Rotterdam. De loper lag uit en ik ben als een koningin ontvangen. Wat mij onder scheidt? Ik ben altijd vriendelijk en attent, ik ontvang iedereen hartelijk, stel mensen op hun gemak – net als mijn collega’s. Eigenlijk zijn we met zijn zessen genomineerd.”
34
35
VOORUITBLIK Continu verbeteren blijft strategisch gezien de agenda voor de komende tien jaar bepalen. Op de korte termijn geeft het activiteitenplan richting aan de toekomst.
Agenda 2013 Belangrijke organisatiebrede thema’s voor 2013 zijn de fusieplannen van VUmc en AMC en de overgang naar het gemeenschappelijke elektronisch patiëntendossier EVA. Op afdelingsniveau kijken we reikhalzend uit naar de op levering van de PACU. Daarmee zijn de bouwactiviteiten overigens nog niet achter de rug. Eind 2013 starten we met de realisatie van drie nieuwe OK’s die in 2014 wordt voltooid. Daarnaast zal de afdeling CSA een aanzienlijke verbouwing ondergaan om te voldoen aan de nieuwe weten regelgeving. Ook de toepassing van de RIFD-techniek op de CSA zullen we op de voet blijven volgen.
Productie In 2012 zijn de productieafspraken gelijk gebleven ten op zichte van 2011, terwijl minder productie is gedraaid. Dat is een nieuw fenomeen. Het externe spelersveld verandert, net als de patiëntenmix. De UMC’s voeren steeds meer hoogcomplexe, kostbare operaties uit. Deze landelijke trend zet zich voort en heeft consequenties voor het behalen van het gepland aantal productie-uren, de financiële incentives en het personeel. We streven naar een verantwoorde ba lans tussen productie, capaciteit, formatie en opleidingen.
organogram Managementteam AOZ
Secretariaat
Unitleider Recovery - Senior verpleegkundigen - Verpleegkundigen - Studenten
36
Unitleiders Chirurgie - MMA’s - Operatieassistenten - Studenten
WerkplekManagement Hoofd OK / Medisch Hoofd OK
Unitleiders Anesthesie - MMA’s - Anesthesiemedewerkers - Studenten
Staf
Dagcoördinaten Functioneel Beheerders OK TOP Kwaliteitsmedewerkers Praktijkopleiders Stafmedewerker Goederenlogistiek Logistiek medewerkers
Unitleider Dag Chirurgisch Centrum - Verpleegkundigen - MMA’s
Unitleider CSA - Studenten - MMA’s - CSA Medewerkers
Kerncijfers 2012 2011 2010 Aantal patiënten 13.527 13.540 13.119 Aantal verrichtingen 32.419 31.103 29.258 Aantal operaties: - Electief Kliniek 11.864 10.424 9.002 - Electief Polikliniek 2.898 2.815 2.514 - Niet-electief 3.414 3.381 3.590 - Totaal 18.176 16.620 15.106 OK uren: - Electief kliniek 24.543 25.028 21.248 - Electief Polikliniek 1.008 707 2.242 - Niet electief 5.986 6217 6.511 - Totaal 31.537 31.952 30.001 Aantal afgezegde OK’s 3,7% 4,90% 4,80% Incidentenmeldingen 2012 Aantal incidentmeldingen OK, behandeld door de incidentencommissie van de afdeling (incidenten op decentraal niveau) 278 Aantal meldingen door OK doorgestuurd naar de centrale VUmc MIP-commissie (afdeling overstijgende of zeer ernstige incidenten) 3 Aantal medewerkers OK Operatieassistenten Anesthesiemedewerkers High Care verpleegkundigen Medium Care verpleegkundigen Dag Chirurgisch verpleegkundigen CSA medewerkers Secretariaat medewerkers Praktijkopleiders Kwaliteitsmedewerkers Stafadviseur goederenlogistiek Logistiek medewerkers Functioneel beheerders OK-TOP Personeelsplanner Unitleiders Hoofd OK Medisch hoofd OK Leerlingen (Anesthesie, Chirurgie, Recovery en CSA)
2009 12.811 23.842 8.510 2.592 3.613 14.715 19.682 2.280 6.445 28.407 5,20%
2011
2010
2009
311
336
188
25
16
4
per 1 december 2012 84 47 16 16 8 37 6 5 3 1 8 3 1 7 1 1 45
37
Stafmedewerkers 2012 Werkplekmanagement K.H. Aij, MBA Hoofd OK Dr. D.P. Veerman Medisch hoofd OK Unitleiding Anesthesie Dagchirurgie CSA Chirurgie Recovery
H. Wessels F. Hendriks (per 1-10-2012) M w. S.J.M. Zethof B. Hijl R. Ides (teamleider) Mw. L. van Collem (teamleider, per 15-11-2012) Mw. I.M. van den Breemer Mw. V. Brouwer (tot 1-5-2012) Mw. K. de Vries Mw. L. de Waard (per 1-8-2012) B. van Pel
Functioneel beheer OK -TOP Mw. M. Brandon R. Kana Mw. D. Warmels Stafmedewerker Goederenlogistiek M. Brekhof Kwaliteitsmedewerkers Mw. M. Jans-Dekker Mw. K.B. Koppenol, MSc Mw. G.M. Kraan, MSc (per 1-12-2012) M. van Haagen, MSc (tot 1-6-2012) Mw. B. Quarré (bedrijfsbureau CSA) Praktijkopleiders Anesthesie Chirurgie Recovery
Mw. Y.H.H. Vleerbos Mw. C. Holleman (per 1-11-2012) Mw. D. Schroor (tot 1-9-2012) Mw. N. van Raalte Mw. E.F.M. van der Schot Mw. O.P. Groenendijk
Secretariaat Mw. M. Hoogland Mw. C. de Meijer Mw. J. Pretorius Mw. M. de Quartel Mw. I.T.M. Verveld Mw. T.M. Vliet Senior verpleegkundigen PACU Mw. P. Verbeek Mw. R. Walker Mw. L. Wezel
38
MMA ’s Chirurgie Mw. S. Eustacia (Gynaecologie) Mw. H. Gercama (Kinderurologie / kinderchirurgie) F. de Graaf (Heelkunde / laparoscopie en robotchirurgie) Mw. E. de Haas (Neurochirurgie, tot 1-3-2012) Mw. F. Wesselink (Neurochirurgie, per 1-3-2012) P. Jonker (Plastische-, reconstructieve- & handchirurgie) Mw. C. König (Cardio- en vaatchirurgie) G. Licher (Orthopedie) Mw. M. van Lierop (Oogheelkunde) Mw. M.S. Louz (Traumatologie, tot 1-10-2012 ) W. Loupatty (Traumatologie, per 1-10-2012) Mw. L. Roth (Urologie en robotchirurgie) Mw. A. Schuurkamp (Keel-, neus- en oorheelkunde / Mondziekten, kaak en aangezichtschirurgie) Mw. I.J. de Vries (Dagchirurgie) Mw. M.F.L. Zittema (Cardio- en vaatchirurgie) MMA ’s Anesthesie D. Hoogervorst (Orthopedie / Traumatologie / Neurochirurgie) O. Meulstee (Reanimatie) Mw. M. Oostlander (Kinderchirurgie / Gynaecologie / Verloskunde / Urologie) R. Tijink (Mondheelkunde / Oogheelkunde / Plastische chirurgie / Keel-, neus- en oorheelkunde) M. van Tongeren (Cardiochirurgie / Vaatchirurgie / Heelkunde) MMA ’s CSA Mw. S. van Maenen (Cardio- en vaatchirurgie / Heelkunde) R. Hildenbrant (Orthopedie / Traumatologie) Mw. R.E. Hammen (Orthopedie, tot 1-9-2012) D. Maase (Orthopedie, per 1-9-2012) Mw. L. Güclu (Gynaecologie / Urologie / Heelkunde) R. Stoof (Neurochirurgie / Oogheelkunde / Plastische chirurgie) Mw. S.F. Tholel (Keel-, neus- en oorheelkunde / Mondziekten, kaak- en aangezichtschirurgie / Kinderchirurgie) Mw. M.T. van Deurzen (Poli en verpleeginpak) Mw. A. Hendriks (Poli en verpleeginpak) Mw. S. van der Hilst (Opleiding) G. Ninteman (Opslag en distributie) Mw. M.Wolff (Dagchirurgie) Dagcoördinatoren Mw. H.M. den Bleker Mw. C.E.M. de Boer Mw. G. Chin Mw. C. Holleman (tot 1-10-2012) Mw. P.G.E. Wenting Wetenschappelijk Onderzoek Mw. F.E. Simons, MSc
Anesthesiologie & Operatieve Zorg
Afdeling Operatiekamers De Boelelaan 1117 1081 HV Amsterdam T: (020) - 44 44 545 F: (020) - 44 44 540
