Afdeling Oper Atiek Amers

Afdeling Oper atiek amers jaarverslag 2010

1

COLOFON Fotografen: Tekst:

Mark van den Brink DigiDaan Ursula Wopereis

Drukwerk:

ExcellentWork

Vormgeving:

Bastiaan Oonk

Samenstelling: Christi van der Kwaak

2

3

Managementteam AOZ

Voorwoord Voor u ligt het eerste jaarverslag van het Operatiekamercomplex van VU medisch centrum over 2010. De OK is onderdeel van de afdeling Anesthesiologie en Operatieve Zorg (AOZ). Een productief jaar Sinds enkele jaren brengen wij kwartaalrapportages en jaarlijkse verslagen uit, waarin we de inhoud van onze activiteiten presen­ teren. Met dit jaarverslag willen we graag uitgebreider stilstaan bij een jaar waarin veel is gebeurd en ook veel is bereikt. We hebben hard gewerkt aan de cultuur en sfeer op de OK en op constructieve wijze knelpunten aangepakt die al langer speelden. We realiseren ons overigens dat dit jaarverslag niet alleen een weergave is van de professionele prestaties van alle medewerkers van het Operatiekamercomplex, maar ook van alle ons omringende afdelingen in VUmc. Nieuwe fase We kijken ook vooruit. Onze afdeling is aanbeland in een nieuwe fase. In de periode na de brand van 2008, met alle interne verhuizingen en talloze verschillende locaties, is enorm veel gevraagd van de medewerkers. Nu de teamsamenstelling meer gesta­ biliseerd is kunnen we verder kijken dan crisismanagement en productie draaien en structureel aandacht besteden aan kwaliteit en veiligheid. Het aardige is, dat onze inspanningen op het gebied van kwaliteit- en procesverbeteringen ook een positief effect hebben op het werkplezier, veiligheid en kostenbeheersing. We halen meer uit de productie, puur op basis van de efficiencyslagen die we maken. Richten we dit proces goed in, dan wordt het werk uiteindelijk ook makkelijker, eenvoudiger en leuker.

WerkplekManagement Hoofd OK / Medisch Hoofd OK

Secretaresses

Unitleider Recovery - Leerlingen - Recovery - Verpleegkundigen

Unitleiders Chirurgie - Leerlingen - MMA’s - Operatieassistenten - Logistiekmedewerkers

Unitleiders Anesthesie - Leerlingen - MMA’s - Anesthesiemedewerkers - Logistiekmedewerkers

Staf: - Praktijkopleiders - Kwaliteitsmedewerkers - Functioneel beheerders OK-Top - Stafmedewerker Goederenlogistiek

Unitleider Dag Chirurgisch Centrum - Verpleegkundigen - MMA’s

Unitleider CSA - Leerlingen - MMA’s - CSA Medewerkers

Medewerkerstevredenheid Begin 2011 heeft de OK een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. We vroegen naar de ervaringen over de afgelopen jaren. Het merendeel van onze medewerkers is positief tot zeer positief over het werken op de OK. De medewerkers brachten ook een aantal verbeterpunten onder de aandacht. Hier wordt de komende maanden extra aandacht aan besteed.

Kjeld H. Aij MBA, hoofd OK Dr. Peter Veerman, medisch hoofd OK Waardering door de medewerkers van het werken op de OK (VUmc) in het algemeen:

Missie en visie

De gebieden die als eerste verbeterd moeten worden volgens het personeel op de OK:

80%

18,8% 20,0%

Missie OK: Waar staan we voor? Het operatiekamercomplex speelt een cruciale rol in de zorgketen. We willen een vertrouwde en veilige omgeving bieden voor patiënten en professionals. We willen dat onze medewerkers met plezier werken en trots kunnen zijn op het werk en de werkom­ geving. We willen leren en excelleren en nemen de vrijheid om ons continu te ontwikkelen en te verbeteren.

60%

communicatie op de werkvloer

20,0%

Zeer ontevreden Ontevreden Niet ontevreden/ niet tevreden Tevreden Zeer tevreden

40%

22,4%

communicatie door leiding/staf faciliteiten voor medewerkers 5,0%

22,4%

kwaliteit van zorgverlening arbeidsomstandigheden collegialiteit/ samenwerking respectvol omgaan met elkaar

23,5%

20%

waardering door leiding/staf onderling 10,6%

0%

klantgerichtheid 25,9%

2,4%

Waardering

4

14,1%

64,7%

Visie OK: Waar gaan we voor? De patiënt staat centraal en ontvangt servicegerichte zorg op maat. We voeren een eenduidig beleid en waarborgen topkwaliteit van zorg. We hechten aan intra- en interdisciplinaire samenwerking op basis van nauw contact met medisch specialisten, wederzijds respect, openheid en transparantie.

17,6%

38,8%

waardering onderling All Other Responses

27,1%

5

OK levert topprestatie De medewerkers van de OK hebben in 2010 een topprestatie neergezet. In totaal zijn ruim 30.000 OK-uren gehaald, 1.800 meer dan in 2009. Omslagpunt De topprestatie van 2010 overtrof alle verwachtingen. Binnen VUmc wordt de jaarplanning vastgelegd in de zogenaamde blauw­ druk. Door voortdurende verbouwingen van het OK-complex en een chronisch personeelstekort konden de gemaakte afspraken de laatste jaren niet worden waargemaakt en moest de OK reeds toegekende sessies gedeeltelijk intrekken. Per maand werd de planning bijgesteld. Sinds de zomer van 2010 loopt de organisatie weer in de pas met en zelfs voor op de planning. Alle toegewezen sessies zijn verzilverd en er zijn tachtig extra sessies aan de planning toegevoegd. Daarmee is de OK een betrouwbare partner geworden voor alle specialismen. Combinatie van succesfactoren Een aantal zaken hebben meegewerkt aan de resultaten over 2010. Ten eerste kwam een einde aan een hele reeks verbouwingen en interne verhuizingen. Ten tweede zijn een aantal procedures beter op orde. Een derde positieve ontwikkeling is het terug­dringen van het nijpende personeelstekort. Dat bracht rust in de organisatie en biedt ons de ruimte om meer structurele aandacht te besteden aan het verbeteren van de kwaliteit op de OK.

Kjeld Aij, hoofd OK:

‘Het motiveert om zo’n prestatie gezamenlijk neer te zetten’ “We hebben veel te danken aan de inzet van de Indiase OK-assistenten. Hun komst is uitstekend voorbereid en het team heeft zich van meet af aan ingezet voor een goede opvang en begeleiding van de nieuwe collega’s. Dat waarderen we enorm. Je merkt dat de cultuur en de sfeer op de OK verandert. Een aantal detacheerders heeft zelfs gekozen voor een vast dienstverband bij het VUmc. Dat zijn allemaal heel positieve ontwikkelingen. Het neerzetten van een topprestatie is overigens niet alleen de verdienste van de operatie­ assistenten en anesthesiemedewerkers, daaraan hebben ook onze schoon­ makers, de logistiek medewerkers, CSA medewerkers, Recoveryverpleegkun­ digen, secretariaatsmedewerkers en anesthesiologen een belangrijk aandeel in. En onze klanten, de medisch specialisten. Ze vragen al jaren om meer tijd, die we eindelijk kunnen geven. Maar zij maken het waar en vullen het in. Het is echt een gezamenlijke prestatie. En dat motiveert enorm.”

6

7

OK-assistenten uit India Om de schaarste aan ervaren operatieassistenten op te heffen zijn in 2010 tien Indiase collega’s aangenomen. Dankzij hun komst konden in 2010 meer operaties worden uitgevoerd en kon het aantal detacheerders worden afgebouwd. Gedegen voorbereiding met positief resultaat Tijdens de werving en selectie in India zijn gesprekken gevoerd met dertig kandidaten, waarvan uiteindelijk twee groepjes van vijf medewerkers werden gecontracteerd, voor een periode van drie jaar. De eerste groep arriveerde in februari, de tweede in mei. Een aantal vaste medewerkers had zich aangeboden om als buddy de nieuwelingen wegwijs te maken, in te werken, te begeleiden en te helpen met de Nederlandse taal. Er is bovendien dankbaar gebruik gemaakt van de ervaringen van UMC Groningen, dat in oktober 2009 OK-assistenten uit India aannam. Inwerkprogramma op maat Eenmaal in Nederland kregen de nieuwe medewerkers een op maat gemaakt inwerk- en introductieprogramma. Naast een kennismaking met hun woonplaats Amstelveen en Amsterdam en een cursus Nederlands bij het talencentrum van de VU, was een inwerkprogramma van een maand samengesteld. Dat bleek in de praktijk niet reëel. Het enthousiasme van de Indiase collega’s is groot, maar met name de taal bleek een groot struikelblok. De taalcursus is voortgezet en wordt uitgebreid met een extra telefoon­ training en de inwerkperiode is verlengd. Extra aandacht voor samenwerking Eind 2010 zijn tien van onze tachtig gediplomeerden afkomstig uit India. Een aantal medewerkers werkt parttime. Daarnaast hebben we een twintigtal studenten die ook begeleiding nodig hebben. Dat vraagt veel van individuele medewerkers en trekt een wissel op de balans in het team. Met het oog op een prettig werkklimaat is de samenwerking het afgelopen jaar voortdurend geëvalueerd. Door middel van cultuurbijeenkomsten is bovendien extra aandacht besteed aan een goede verstandhouding binnen het team. Inmiddels werken onze Indiase collega’s behalve overdag ook boventallig in de avond- en nachtdienst. Naar verwachting kunnen ze in 2011 in het complete rooster worden ingezet.

Snehamol Skumaran, operatieassistente:

‘Ik wist niets van robotchirurgie. Dat heb ik hier geleerd.’ “In India heb ik drie jaar de opleiding tot verpleegkundige gedaan. Vervolgens heb ik vier jaar gewerkt in particuliere ziekenhuizen in Delhi en Mumbai. Ik wilde graag meer technische kennis opdoen. Ik wist bijvoorbeeld niets van robotchirurgie. Dat heb ik hier geleerd. Ik moest wel wennen aan de directe omgangsvormen hier in Nederland. Dat zijn we thuis anders gewend. In India is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om oudere mensen en artsen bij hun voornaam te noemen.”

8

9

Dagchirurgisch Centrum In 2009 werd het Dagchirurgisch Centrum op de eerste verdieping in gebruik genomen. Het prachtige, state of the art complex telt 24 bedden en zes OK’s voor alle dagchirurgische disciplines. De overgang van klinische - naar dagchirurgie vergt een zorgvuldige voorbereiding en afstemming op het gebied van voorlichting, opleiding en planning. Vooralsnog wordt het complex voor een groot deel voor klinische ingrepen gebruikt omdat er anders op dit moment, met zestien OK’s, overdag onvoldoende klinische capaciteit beschikbaar is. Dagchirurgisch project heelkunde In 2010 startte de afdeling Heelkunde met een project voor dagchirurgie, waarbij wordt gekeken welke klinische operaties dagchirurgisch kunnen worden uitgevoerd. De klinische capaciteit is inmiddels gedeeltelijk verschoven en geclusterd en een deel van de operaties wordt dagchirurgisch uitgevoerd. Daarnaast is kritisch gekeken welke ingrepen al in de rest van het land dagchirurgisch werden uitgevoerd maar in VUmc nog niet. Het project wordt in 2011 gecontinueerd. Kinderchirurgie en kinderurologie Behalve de afdeling Heelkunde maken inmiddels ook de afdelingen Kinderchirurgie en Kinderurologie meer gebruik van het Dag­ chirurgisch Centrum. Deze kunnen daardoor kortere wachtlijsten realiseren. Betere afstemming, ruimere openingstijden Om alles in goede banen te leiden is de afstemming van het OK-programma in 2010 meer gestructureerd. Per 2011 neemt de unit deel aan het schema voor werkoverleg en scholing voor de klinische OK’s en zijn de openingstijden verlengd van 16.00 tot 18.00 uur. Dat betekent minder doorstroom van patiënten naar de afdeling Kort Verblijf en minder ziekenhuisopnames.

Viola Brouwer, unitleider Chirurgie OK:

‘We proberen de capaciteit zo optimaal mogelijk te benutten’ “Ik werk deels als unitleider voor de afdeling OK en deels als projectmanager voor de afdeling Heelkunde en dat is een hele leuke combinatie. Voor heelkundepatiënten begint de zorgketen in de polikliniek, terwijl we op de OK maar een stukje van de keten verzorgen. Het is leuk om het hele proces te volgen en alle informatie die de patiënt al in een vroeg stadium krijgt te laten aansluiten op het aandeel van de OK. Het Dagchirurgisch Centrum zit echt in een overgangs­ fase. In 2012 vertrekt de IC van 6C om plaats te maken voor de nieuwe Recovery en drie nieuwe OK’s. Zijn deze gerealiseerd, dan verhuist de klinisch capaciteit naar boven en wordt het Dagchirurgisch Centrum voor dagchirurgie gebruikt. Binnen de mogelijkheden die er zijn proberen we de capaciteit zo optimaal mogelijk te benutten.”

10

11

Logistiek

Procedure trays

In 2009 startte de OK met het stroomlijnen van de logistiek en verbetering van het voorraadbeheer. Dit beleid is in 2010 voortgezet en verder uitgebouwd. Met het oog op efficiency hebben de logistiek medewerkers OK bijvoorbeeld het voorraadbeheer van de specialisme gebonden disposables overgenomen van de medewerkers met aandachtsgebied (mma’s). De specialistische materialen blijven de verantwoordelijkheid van de mma’s. Inmiddels beheert Logistiek OK de voorraad van ongeveer 1500 artikelen, inclusief Centraal Magazijn-/CSA-materiaal.

Na een testfase met vier procedure trays is in oktober 2010 het assortiment uitgebreid naar twaalf sets. Procedure trays zijn kant en klare steriele pakketten met disposable producten die worden gebruikt tijdens ingrepen op de OK.

Project Logistiek in en om de OK Van januari tot en met november werd in samenwerking met de afdeling Inkoop het project Logistiek in en om de OK uitge­ voerd. Doel van het project was een betere beheersing van de voorraden en het maken van afspraken met leveranciers over de lever­kwaliteit en korte, gegarandeerde levertijden. Daarnaast is het aantal opslaglocaties gereduceerd en de artikelinformatie in het bestelsysteem LIFT en de communicatie over artikelwijzigingen verbeterd. Sanering assortiment In het kader van de voorraadbeheersing hanteert Logistiek OK minimum en maximum peilen. Aanvankelijk gebeurde dit op basis van geschat verbruik. Inmiddels wordt de voorraad maandelijks geïnventariseerd en zijn de peilen bijgesteld op basis van reëel verbruik. Artikelen die gedurende een langere periode niet of nauwelijks zijn gebruikt worden opgemaakt en gesaneerd. Door het aanhouden van reële maximum peilen, opmaken van overtollige voorraad en sanering is de waarde van de voorraad en de hoeveelheid bestellingen van een aantal artikelgroepen inmiddels fors omlaag gebracht. In 2010 verminderde de waarde van de voorraad hechtdraden bijvoorbeeld met 56.000 euro, voor disposables heelkunde was dat zelfs 70.000 euro. Naar ver­ wachting leidt de uitbreiding van het aantal OK-sessies in 2011 overigens tot meer materiaalverbruik.

Tijdwinst en gemak Het grote voordeel van de procedure trays is gemak en tijds­ winst. In plaats van twintig tot dertig individueel verpakte onderdelen die allemaal apart moeten worden uitgepakt en op volgorde klaargelegd, pakken de medewerkers nu een totaalpakket dat in een keer op de OK wordt uitgerold. Na gebruik wordt de tray weggegooid. Op maat gemaakt De trays zijn door de leverancier op maat samengesteld. De medewerkers met aandachtsgebied (mma’s) heb­ ben per specialisme gekeken naar het palet aan ingre­ pen en het aantal en de inhoud van de trays daarop afge­ stemd. In overleg met de leverancier kan de bestelling tussentijds worden aangepast aan het reële verbruik. Sinds de introductie van de trays is bijvoorbeeld het aantal herniaoperaties sterk gedaald, omdat deze ingreep is ver­ schoven naar een perifeer ziekenhuis. Deze procedure tray wordt vervangen voor epilepsiechirurgie, omdat daar het aan­ tal ingrepen juist toeneemt. Budgetneutraal en minder milieubelastend Het assortiment aan procedure trays op de OK is budget­ neutraal uitgevoerd. Een bijkomend voordeel is dat door het gebruik van de trays de voorraad aan losse materialen en daarmee de hoeveelheid afval op de OK is gereduceerd. Er worden nog kleine aanpassingen gedaan op de inhoud, maar de medewerkers zijn unaniem positief over het gebruik van de procedure trays.

12

13

Recovery In 2010 zag de Recovery een grote verschuiving in het patiëntenaanbod. Het aantal patiënten en de verblijfsduur namen toe en de activiteiten zijn uitgebreid. Meer patiënten en nieuwe activiteiten Het aanbod aan acuut bedreigde patiënten steeg gedurende het hele jaar, om per 1 oktober explosief te stijgen. De oorzaak: door gewijzigd personeelsbeleid op de IC zijn minder IC-bedden beschikbaar. Dit betekent voor de Recovery niet alleen méér patiënten, maar ook een groter aanbod aan nieuwe patiëntencategorieën. Zo worden tegenwoordig ook postoperatieve fast trackpatiënten van Cardiochirurgie en HIPEC-patienten van Heelkunde op de Recovery aangeboden. Verder is het aantal ECT-sessies voor psychiatrische patiënten uitgebreid en krijgen meer klinische patiënten een pijnbehandeling op de Recovery. Daarnaast bedienen Recovery-medewerkers de MRI-scanner. PACU Bovenstaande ontwikkelingen lopen vooruit op de ontwikkeling van de Recovery tot PACU (Peri Anesthetic Care Unit). In de toekomst worden hier patiënten opgevangen die in de kliniek met de anesthesioloog in aanraking komen en bewaakte zorg nodig hebben. De PACU wordt in 2012 geopend op de zesde verdieping, waar nu nog de IC gehuisvest is. Lean organisatie In 2010 zijn de dienstroosters aangepast zodat tijdens de piekuren de meeste medewerkers aanwezig zijn. De openingstijden van het Dagchirurgisch Centrum zijn verlengd tot 18.00 uur, waardoor patiënten na vieren niet meer naar de zesde verdieping hoeven te worden getransporteerd, maar rechtstreeks naar huis kunnen. Op de Recovery op de zesde verdieping zijn bovendien alle veertien monitoren en de centraal post vernieuwd. De komende jaren ontwikkelt de OK zich tot een lean organisatie. Twee leancoaches adviseren medewerkers en leidinggevenden hoe ze met elkaar verbeteringen kunnen doorvoeren om het werk efficiënter en prettiger te laten verlopen. In 2011 start de Recovery bijvoorbeeld met patiëntentoewijzing, zodat voor iedereen in een oogopslag duidelijk is wie wat doet. Bert van Pel, unitleider Recovery en Dagchirurgie:

‘We bereiden ons voor op de nieuwe PACU’ “Met het oog op het groeiende en bredere patiëntenaanbod en de PACU-functie van de toekomst hebben we in 2010 veel geïnvesteerd in scholing, persoonlijke ontwikkeling en een betere communi­ catie. Het aantal High Care-cursisten is verdubbeld naar vier en iedereen heeft een feedbacktraining gevolgd. Naast de vaste bijscholingsdag in mei hebben we in oktober een extra bijscholing georgani­ seerd, waarbij al onze medewerkers aanwezig waren. De dag werd afgesloten met een teambuilding­ activiteit. Onder het motto ‘houd met elkaar de ballen in de lucht’ kregen we een training in creatief denken, loslaten en jongleren. Na enige weerstand bleken de meeste medewerkers aan het eind van de dag drie ballen in de lucht te kunnen houden. Een echte eyeopener.”

14

15

CSA

Kijken naar kijkoperaties

In 2010 startte de Centrale Sterilisatie Afdeling trajecten op het gebied van nieuwbouw, structuur en organisatie, scholing, automatisering en efficiënter werken (lean). Na een wisseling van de wacht in de unit­leiding is een toekomstvisie op papier gezet, die richting geeft aan de ontwikkeling van de CSA in de komende jaren.

Op 15 oktober organiseerde VUmc de publieksdag‘Kijken naar kijkoperaties’. In een bomvolle Amstelzaal en via internet keken bezoekers mee over de schouder van de chirurg. Met de publieksdag wilde VUmc bezoekers niet alleen laten kennismaken met de nieuwste operatietechnieken, maar ook mensen binnenhalen met interesse in een carrière in de zorg. Naast artsen, verpleegkundigen en studenten geneeskunde trok de kijkdag veel scholieren.

Nieuwbouw In 1996 is de afdeling voor het laatst gerenoveerd. De komende twee jaar staan verschillende verbouwingen en verbeteringen op stapel, te beginnen met de plaatsing van nieuwe werkeilanden in de reinigingsruimte, in mei 2011. Nieuwe sterilisatieprocedure CSA steriliseert veel op stoom, maar deze methode is niet geschikt voor al het materiaal. In 2010 is de sterilisatie van een aantal specifieke instrumenten op Ethyleenoxide (ETO) door de externe partner verplaatst naar België. Daardoor verdubbelde de om­ looptijd naar twee weken en stegen de kosten. Op basis van het instrumentenpakket en de indicaties van de afdeling Chirurgie bleek het rendabel om zelf een alternatieve sterilisatieprocedure in huis te halen. Het streven is om in 2011 nieuwe apparatuur in gebruik te nemen, waarmee op lage temperatuur door middel van plasmasterilisatie een deel van het instrumentarium, inclusief kwetsbare instrumenten en operatierobots, gesteriliseerd kan worden. Investeren in kennis en specialistische capaciteit Het aantal OK-sessies stijgt. Dat betekent dat de vraag naar meer, en dan vooral specialistisch instrumentarium toeneemt. Om aan de vraag te kunnen voldoen investeert CSA in kennisontwikkeling, scholing en specialistische capaciteit, met name buiten kantoortijden. In 2010 is voor de komende twee jaar een scholingsplan geschreven. Daarnaast is een symposium over het nieuwe reinigen op de CSA in voorbereiding.

16

Switchen van sessie naar sessie Om half negen startten vier chirurgische teams tegelijkertijd met laparoscopische operaties. Op het programma stonden onder andere het uitnemen van een nier voor transplantatie bij een levende donor, de verwijdering van een prostaat, een baarmoederoperatie, een zogenaamde sportmanhernia van een marathonloper en het verhelpen van overmatig transpireren met behulp van een operatierobot. De camera switchte van OK naar OK. Na afloop van de sessies in de Amstelzaal konden bezoekers hun eigen skills testen op een dummy en kennismaken met andere laparoscopische technie­ ken. Crossmedia event Bijna 1100 bezoekers zagen de in totaal twaalf operaties via een groot scherm in de Amstelzaal. Het publiek in de zaal stond rechtstreeks in contact met de OK. Duizenden belangstellingen volgden de operaties bovendien via internet. Alle instrumen­ taria en handelingen werden toegelicht door deskundigen en via twitter kon het publiek vragen stellen aan het operatieteam. Halverwege het programma bleek VUmc zelfs trending toppic, dat wil zeggen dat VUmc het meest werd genoemd in twitterbe­ richten. Gedurende de dag werden opnames gemaakt voor het tv-programma Intensive Care, dat op 2 november op Nederland 1 werd uitgezonden.

17

Kwaliteit Kwaliteit is zo verweven met ons werk, dat we er soms nauwelijks stil bij staan. Naast het veiligheidsmanagementsysteem gaven de meetweken en de NIAZ-accreditatie de OK een stevige kwaliteitsimpuls. VMS Om de risico’s te beheersen en onbedoelde schade aan de patiënt te verminderen werkt VUmc sinds 2008 aan een veiligheids­ managementsysteem. Voor de OK zijn met name de thema’s patiëntidentificatie (PASSPORT), postoperatieve wondinfectie (POWI) en high-risk medication relevant. De thema’s zijn vaak nauw met elkaar verweven. Zo is op tijd antibiotica geven verwerkt in de time out procedure van PASSPORT. In 2010 ging de OK als laatste afdeling binnen VUmc over op het gebruik van een barcodesysteem voor patiëntidentificatie. Meetweken houden medewerkers scherp In het kader van PASSPORT zijn in 2010 drie meetweken georganiseerd. Tijdens de meetweken kijken de kwaliteitsmedewerkers OK, behalve naar de werking van PASSPORT in de praktijk, ook naar medicatieveiligheid, het naleven van hygiënemaatregelen en bijvoorbeeld de procedure voor het tellen van instrumenten en gazen. Blijken gemaakte afspraken in de praktijk niet werkbaar, dan worden ze in overleg met de betrokkenen waar mogelijk bijgesteld. In 2011 vindt elk kwartaal een meetweek plaats. Decentraal Incidenten Melden Incidenten melden we om ervan te leren en de zorg te verbeteren. In 2010 werden bij de OK DIM-commissie 336 incidenten en bijnaincidenten gemeld, tegen 188 in 2009. Het aantal meldingen door artsen steeg bovendien van 27% naar 43%1. We beschouwen de stijgende lijn in het aantal incidentmeldingen als een uiting van vertrouwen dat de OK DIM-commissie op integere wijze omgaat met de meldingen. NIAZ-accreditatie In november vond de audit voor de NIAZ-accreditatie plaats. Naar aanleiding van de accreditatie zijn interne werkafspraken bijgewerkt en afspraken gemaakt met andere afdelingen over klant-leverancierrelaties.

Khodeza Moeliker, stafmedewerker zorg en organisatie:

‘De NIAZ-accreditatie heeft de OK een krachtige impuls gegeven’ “De NIAZ-accreditatie is een goede aanjager om moeilijk te organiseren werk­afspraken te regelen. We hebben bijvoorbeeld het gastenbeleid aangescherpt. Ook de aandacht voor hygiëne heeft een boost gekregen. Medicijnen dubbel checken, haar onder de muts, geen sieraden: iedereen weet het. Maar gemaakte afspraken nakomen vraagt veel van de verantwoordelijkheid en discipline van medewerkers. De auditcommissie komt op alle kritische afdelingen en ziet alles. Je moet de zaken dus echt op orde hebben. Kwaliteit wil zeggen dat je je werk zo veilig en efficiënt mogelijk doet. Dat hoort geen op zichzelf staand onderwerp te zijn. Maar we zijn wel supertrots op die sticker op de deur!” 1

18

Een volledig overzicht van de DIM-meldingen is opgenomen in de Kerncijfers

19

PASSPORT In november 2009 startte de OK met het project PASSPORT. PASSPORT staat voor Patient Safety System in het Peri-Operatieve en Risicomanagement Traject, wat in praktijk neerkomt op een set multidisciplinaire checklisten in het chirurgisch traject in de vorm van een uitvouwbaar A3-formulier. Mits goed gebruikt, verkleint PASSPORT het risico op vermijdbare fouten aanzienlijk. In 2010 is het project geïmplementeerd. Reductie van vermijdbare fouten De items in de checklist komen oorspronkelijk uit de gevalideerde SURPASS-checklist van het AMC en is door een implementatie­ groep aangepast aan de situatie in VUmc. In deze implementatiegroep zit van ieder snijdend specialisme een afgevaardigde die inhoudelijke input geeft en een belangrijke rol speelt in de communicatie naar de eigen afdeling over het gebruik van PASSPORT. Preoperatief gebruiken verpleegkundigen, zaalartsen, operatieassistenten, anesthesiologen en operateurs de lijst. Op de OK gebruikt het hele chirurgische team PASSPORT voor de time out en de debriefing en postoperatief wordt de lijst gebruikt door de anesthesioloog en zaalarts. Elke checklist moet volledig worden ingevuld en ondertekend en wordt toegevoegd aan het medisch dossier van de patiënt. Meetweken Het gebruik en effect van PASSPORT wordt gemeten tijdens zogenaamde meetweken. De kwaliteitsmedewerkers OK lopen mee op de operatiekamer, kijken mee met de premedicatie, time out en debriefing, luisteren naar de ervaringen van de medewerkers en verzamelen de PASSPORT-formulieren. De informatie die zo boven tafel komt wordt besproken in de vergadering van de imple­ mentatiegroep, gerapporteerd aan het management en verwerkt in PASSPORT. Inmiddels is de oorspronkelijk lijst al meermalen gereviseerd. In september 2010 zijn de stopregels ingevoerd, waarbij de eindverantwoordelijkheid voor de ingreep expliciet bij de operateur is gelegd. De meetweken geven aan dat er een stijgende lijn in het gebruik zit. Sneeuwbaleffect Ook specialismen die niet op de OK komen hebben interesse getoond in de checklisten. Met PASSPORT als voorbeeld ontwikkelen zij eigen checklisten voor ingrepen die elders in het ziekenhuis plaatsvinden. Daarnaast wordt in het verlengde van PASSPORT een checklist voor anesthesiemedewerkers ontwikkeld.

Maarten van Haagen, beleidsmedewerker PASSPORT:

‘PASSPORT is echt een team effort’ “De kracht van het PASSPORT project is dat alle beroepsgroepen er van het begin af aan bij betrokken zijn en alle kritieke momen­ ten in kaart worden gebracht. De lijsten worden door verschillende disciplines ingevuld. Tijdens de time out op de OK komt het hele operatieteam bij elkaar om de operatie kort door te spreken. De operateur is eindverantwoordelijk, controleert of alles goed is ingevuld en geeft het startsein. Het is echt een team effort die voor iedereen duidelijkheid schept.”

20

21

ICT In mei 2009 ging de OK over op een nieuw planningssysteem: OK-TOP. OK-TOP (voorheen ChipSoft) ondersteunt het hele traject van (wacht)lijstregistratie, via planning en uitvoering tot de financiële afwikkeling. Door beter inzicht in de verdeling van de capaciteit en het verloop van het OK-programma worden operatiekamers, materieel en personeel optimaal benut. Dat betekent concreet dat minder fouten worden gemaakt, minder operaties worden afgezegd en dat de communicatie tussen de verschillende specialismen is verbeterd. In 2010 zijn kleine verbeteringen in de software aangebracht. Grotere betrouwbaarheid Om de registratie te verbeteren en de cijfers te optimaliseren zijn een aantal controles doorontwikkeld. Zo worden tegenwoordig bijvoorbeeld alle opnames gecontroleerd. Klopt iets niet, dan wordt de informatie teruggestuurd naar de invoerbron en ter plekke gecorrigeerd. Managementrapportages De data uit OK-TOP worden verwerkt in managementrapportages. In samenwerking met de sectie Informatie management van de afdeling BIZA zijn de IT-medewerkers van de OK in 2010 een werkgroep gestart om meer en meer betrouwbare cijfers te kunnen produceren. Dit vraagt op dit moment nog veel aandacht. We zullen daarom ook in 2011 blijvend aandacht besteden aan vereenvoudiging van de workflow voor gebruikers en het optimaliseren van de data-integriteit. Digitaal opnameformulier Bij de implementatie van het systeem in 2009 zijn de afdelingen Plastische chirurgie, Gynaecologie en Neurochirurgie overgegaan op het digitale opnameformulier. Oogheelkunde, Kinderchirurgie en KNO maken daar inmiddels ook gebruik van. Op termijn gaan alle afdelingen over op het digitale opnameformulier. Upgrade Voor 2011 staat een upgrade van OK-TOP op de agenda. Er komt een POS-koppeling voor preoperatieve screening. In het voorjaar wordt gestart met het voorbereiden en het klaarzetten van de testplannen, zodat de versieverhoging na de zomer kan worden gerealiseerd.

22

23

Scholing De OK wil structureel investeren in kennis en bijscholing van gediplomeerde medewerkers en studenten in opleiding. OK-breed worden jaarlijks twee scholingsdagen georganiseerd. Sinds september 2009 wordt bovendien structureel om de drie weken per discipline anderhalf uur gereserveerd voor scholing. In 2010 is het programma ingevuld met effectieve scholing, afgestemd op de scholingsvraag van medewerkers en unitleiders. Ontwikkelingsgericht Behalve uitbreiding van het aantal scholingen en vakinhoudelijke ontwikkeling hebben we in 2010 veel aandacht besteed aan team­ building en lean werken. Voor 2011 staat competentieontwikkeling van gediplomeerde medewerkers op de kalender. We starten met het invoeren van het portfolio en assessments. De inhoud wordt teruggekoppeld tijdens het jaargesprek. Voor het najaar van 2011 staat weer een feedbacktraining gepland. Anesthesiemedewerkers De zes anesthesiemedewerkers die in 2010 hun opleiding voltooiden, zijn allemaal op de afdeling blijven werken. Vijf anesthesieme­ dewerkers hebben de training Advanced Life Support gevolgd. Naar verwachting ronden in 2011 acht studenten hun opleiding af. Recoveryverpleegkundigen In 2010 hebben twee studenten de High Care-opleiding afgerond, terwijl drie nieuwe studenten zijn gestart. Dit aantal wordt in 2011 uitgebreid naar vier studenten per jaar. De gediplomeerde Recoveryverpleegkundigen hebben in 2010 gemiddeld 29 uur aan scholing besteed, variërend van een training Basic Life Support, klinische lessen, scholingsdagen, symposia en korte cursussen. Operatieassistenten In 2010 waren twintig studenten in opleiding, tien zijn gestart en er zijn zes diploma’s uitgereikt. In 2011 zijn vijfentwintig studen­ ten in opleiding, hebben we elf starters en worden naar verwachting vier diploma’s uitgereikt. Verder zijn we in 2010 gestart met de scholing Stralingsveiligheid bij röntgendoorlichting (niveau 5A). Daarnaast verzorgde de praktijkopleider voor alle gebruikers van de hartkatheterisatiekamer een training Werken volgens het steriele OK-principe. Komend jaar volgen alle operatieassistenten de training Basic Life Support. Elektronische leeromgeving Naast praktijkgerichte scholing is in 2010 een begin gemaakt met de inrichting van de elektronische leeromgeving van Fronter voor alle operatieassistenten, gediplomeerd en in opleiding. Behalve presentaties over klinische lessen, powerpoint presentaties en relevante links biedt Fronter ook informatie over de routing van de opleiding. Publicaties In het septembernummer van het internationale vaktijdschrift Anaesthesia publiceerde onze anesthesiemedewerker Cathy Holleman in samenwerking met dr. Bisschops en dr Huitink het artikel Can sugammadex save a patient in a simulated ‘cannot intubate, cannot ventilate’ situation? Collega Thea Hijne won bovendien met het artikel Communicatie op de OK met doven en slechthorenden de B. Braun Publicatieprijs 2009-2010 van NTVA, het tijdschrift van de Nederlandse Vereniging van Anesthesie­ medewerkers (NVAM).

24

25

Congres Benchmarking OK Op vrijdag 10 december 2010 was VUmc gastheer voor het vijfde Invitational Congres Benchmarking OK. Het programma stond geheel in het teken van de toekomst en dat sloot naadloos aan op de actuele ontwikkelingen binnen de OK. Tijdens het congres werd concreet aandacht besteed aan logistieke processen op en rondom het OK-complex, HRM & personeelsmanagement, veiligheidscultuur & teamwork en (ver)nieuwbouw. Kennis delen, van elkaar leren In het project Benchmarking OK werken de operatiekamercomplexen van de acht Nederlandse UMC’s en het Universitair Ziekenhuis Antwerpen samen. De deelnemers benchmarken op het gebied van integrale bedrijfs­ voering, organisatie-inrichting en prestaties. Kennis, ervaringen en resul­ taten worden open met elkaar gedeeld, onder andere tijdens het jaarlijkse congres, dat bij tourbeurt door een UMC wordt georganiseerd.

Vooruitblik 2011 De lijn die we in 2010 met veel enthousiasme hebben ingezet, zetten we voort in 2011.

Gemêleerd publiek, prikkelend programma Kjeld Aij, hoofd OK VUmc, nam de honneurs van gastheer en dagvoorzit­ ter waar en verwelkomde 205 deelnemers, afkomstig uit academische én algemene ziekenhuizen. Het programma trok vanzelfsprekend veel OKprofessionals in de breedste zin van het woord, maar ook adviseurs op het gebied van kwaliteit, beleid, logistiek en personeel, praktijkopleiders en portefeuillehouders raad van bestuur. Ivo Broeders, chirurg in het Meander MC en hoogleraar robotica, zette de toon met een inspirerend verhaal over de toekomst van de OK, waarna iedereen in workshops aan de slag ging. De posterpresentatie van onze anesthesiemedewerkers Paul de Bruin en Mari-Jos Nederveen over het gebruik van PDA’s op de OK werd door het publiek tot winnaar verkozen. Stand-up comedian Tom Sligting sloot de dag met verve af.

Meer sessies Met 30.000 OK-uren hebben we vorig jaar een topprestatie neergezet. In de blauwdruk voor komend jaar is nog meer OK-tijd vast­ gelegd. De extra sessies zijn volgens een verdeelsleutel verdeeld. Het ene specialisme is meer tijd toebedeeld dan het andere, maar per saldo krijgt iedereen in 2011 meer operatietijd ten opzichte van 2010. Vanuit de OK bekeken is dat een enorme prestatie. Nieuwe dynamiek Behalve de extra tijd krijgen we in 2011 ook een andere dynamiek. De raad van bestuur heeft extra OK-tijd toebedeeld aan Orthopedie en Urologie. Omdat alle OK’s overdag maximaal bezet zijn, wijken we voor deze sessies uit naar uren buiten kantoortijd. We draaien weliswaar al avonddiensten sinds de brand van 2007, maar per 2011 worden deze structureel ingepland. Vooralsnog gaat het om vier sessies per week. Momenteel worden voor de invulling van het programma in goed overleg met de ondernemings­ raad afspraken gemaakt over de patiëntenrouting en de samenwerking met het lab, radiologie en de technische dienst. Lean management Last but not least zijn we in 2010 gestart met lean management en daar gaan we in 2011 mee door. Volgens het gedachtegoed van lean nemen medewerkers zelf verantwoordelijkheid om binnen hun invloedssfeer de veiligheid te vergroten en verspilling in het werkproces, in de breedste zin van het woord, op te lossen. Lean management vergroot de kwaliteit en dat maakt het werk uitein­delijk makkelijker, eenvoudiger en leuker. Na een goede voorbereiding in 2010 zijn inmiddels de eerste kleine successen zichtbaar. We zijn trots op wat we afgelopen jaar hebben bereikt en zien de toekomst dan ook met vertrouwen tegemoet.

26

27

Kerncijfers Kerncijfers

2010

2009

Incidentenmeldingen

2010

2009

Aantal patiënten Aantal verrichtingen Aantal operaties - Electief Kliniek - Electief Polikliniek - Niet-electief - Totaal: OK uren: - Electief kliniek - Electief Polikliniek - Niet electief - Totaal: Aantal afgezegde OK’s Verzuimfrequentie Kort verzuim Langdurig zieken

13.119 29.258 9.002 2.514 3.590 15.106 21.248 2.242 6.511 30.001 4,8% 2,6 4,5% 0,02%

12.811 23.842

Aantal incidentmeldingen OK* Aantal meldingen door OK doorgestuurd aan de centrale VUmc MIP-commissie**

336

188

16

4

Aantal medewerkers OK

per 1 december 2010

Operatieassistenten Anesthesiemedewerkers High Care verpleegkundigen Medium Care verpleegkundigen Dag Chirurgisch verpleegkundigen CSA medewerkers Secretariaatmedewerkers Praktijkopleiders Kwaliteitsmedewerkers Logistiek medewerkers Stafadviseur goederenlogistiek Personeelsplanner Unitleiders Hoofd OK Medisch hoofd OK Leerlingen (Anesthesie, Chirurgie, Recovery en CSA)

80 41 14 12 6 33 6 5 3 9 1 1 5 1 1 46

28

8.510 2.592 3.613 14.715

* De incidentencommissie van de OK behandelt incidenten op decentraal niveau, in de commissie zitten afgevaardigden uit alle functionarisgroepen die werkzaam zijn op de OK, te weten: anesthesiologen, operatie assistenten, recovery verpleegkundigen, anesthesie medewerkers, medewerkers van de centrale sterilisatie afdeling, leidinggevenden en stafmedewerkers. ** De MIP commissie behandelt meldingen die afdelingsoverstijgend of zeer ernstig zijn.

19.682 2.280 6.445 28.407 5,2% 2,4 4,2% 0,07%

29

Stafmedewerkers Werkplekmanagement K.H. Aij MBA, hoofd OK Dr. P. Veerman, Medisch hoofd OK Unitleiding Anesthesie CSA Chirurgie Recovery

H. Wessels Mw. N. Dekkers (tot 1-09-2010) B. Hijl (per 1-10-2010) Mw. P. van Schaffelaar (tot 1-10-2010 ) Mw. I.M. van den Breemer Mw. V. Brouwer A. van Galen (tot 1-01-2010) B. van Pel (per 1-04-2010)

Functioneel beheerder OK-TOP R. Kana (per 1-10-2010) M. Schrijen Mw. D. Warmels Stafmedewerker Goederenlogistiek M. Brekhof Kwaliteitsmedewerkers M. van Haagen (per 1-09-2010) Mw. M. Jans Mw. S. Klein (CSA) Mw. drs. K.B. Moeliker Praktijkopleiders Anesthesie Chirurgie Recovery

Mw. D. Schroor (per 1-10-2010) A. Vermeulen (tot 1-12-2010) Mw. Y.H.H. Vleerbos (per 1-12-2010) Mw. N. van Raalte (per 1-10-2010) Mw. E.F.M. van der Schot Mw. O.P. Groenendijk

Secretariaat Mw. M. Hoogland Mw. C. Meyer Mw. J. Pretorius (per 1-10-2010) Mw. M. Quartel Mw. I.T.M. Verveld

30

Mw. T.M. Vliet Mw. I. Walhout (tot 1-09-2010) MMA’s Chirurgie Mw. G. Chin Mw. A. Detmar Mw. S. Eustacia Mw. E. de Haas Mw. H. Gercama F. de Graaf P. Jonker Mw. C. König G. Licher Mw. M. van Lierop Mw. L. Roth A. Schuurkamp M.F.L. Zittema

(Traumatologie) (Keel-, neus- en oorheelkunde / Mondziek­ ten, kaak- en aangezichtschirurgie) (Gynaecologie) (Neurochirurgie) (Kinderurologie / kinderchirurgie) (Heelkunde / laparoscopie en robotchirurgie) (Plastische-, reconstructieve- en hand­chi­ rurgie) (Cardio- en vaatchirurgie) (Orthopedie) (Oogheelkunde) (Urologie) (Keel-, neus- en oorheelkunde / Mondziek­ ten, kaak- en aangezichtschirurgie) (Cardio- en vaatchirurgie)

MMA’s Anesthesie D. Hoogervorst O. Meulstee Mw. M. Oostlander R. Tijink M. van Tongeren MMA’s CSA Mw. M.T. van Deurzen (Poli en verpleeginpak) Mw. L. Güclu (Gynaecologie / Urologie / Laparoscopie en Robot chirurgie) Mw. R.E. Hammen (Orthopedie) Mw. A. Hendriks (Poli en verpleeginpak) R. Hildenbrant (Traumatologie) Mw. S. van der Hilst (Opleiding) Mw. S. van Maenen (Cardio- en vaatchirurgie / Heelkunde) G. Ninteman (Opslag en distributie) R. Stoof (Neurochirurgie / Oogheelkunde / Plastische chirurgie) Mw. S.F. Tholel (Keel-, neus- en oorheelkunde / Mondziek­ ten, kaak- en aangezichtschirurgie / Kinder­ chirurgie) Mw. M.Wolff (Dagchirurgie)

31

Anesthesiologie & Operatieve Zorg Afdeling Operatiekamers De Boelelaan 1117 1081 HV Amsterdam t: (020) - 44 44 545 f: (020) - 44 44 540

32