1
OR & VERGADEREN VARIATIE
EN VERRASSING HOUDEN DE
VERGADERAARS ALERT!
Richard Broer trainer/adviseur
IS
VERGADEREN HET JUISTE
2
INSTRUMENT? Ja! • Iedereen tegelijk op de hoogte • Korte tijd nodig • Synergetische groep – 1+1+1>3
• Creativiteit ten top!
Nee! • Er zich toch niemand te luisteren • Besluitvorming traag • Destructieve groep? – 1+1+1<3
• Voorzitter enige spreker
WANNEER WEL OF NIET VERGADEREN?
3
Wel vergaderen
Liever niet vergaderen
• Niet te veel deelname • Als je snel informatie wilt delen maar kan ook anders… • Als instructie het doel is • Als snelheid belangrijk is • Als discussie nodig is • Als een besluit (met consensus) nodig is
• Bij grote deelname • Als je meteen een besluit wilt hebben • Als meningen goed gehoord moeten worden • Als emotie een rol speelt • Als concentratie belangrijk is
TIPS “KLASSIEK”
4
VERGADEREN
Noem het maar open deuren! • Zorg voor structuur met een agenda • Volg de planning – volg de agenda – let op de tijd
• Iemand moet verantwoordelijk zijn voor de logistiek (ruimte, stoelen, koffie en materiaal) • Zorg dat iedereen is voorbereid – op tijd met agenda en stukken – meld de voorbereidingen
TIPS “KLASSIEK”
5
VERGADEREN
Noem het maar open deuren! • Nodig niet te veel mensen uit • Wees stipt – begin op tijd
• Geef uitleg vooraf – doe een inleiding met doel van de vergadering
• Zorg voor verslaglegging – notuleer besluiten – maak een actielijst
ALTERNATIEVE • • • • • • • •
6
TIPS
Doe de rondvraag vooraf Doe helemaal geen rondvraag Schrap WVTTK Stop met de mededelingen Behandel de notulen per mail “Herinner”’ aan de actiepunten vooraf Vergader staande Beperk de notulen tot een actie- en besluitenlijst
ALTERNATIEVEN? HET NIEUWE WERKEN?
7
Via mail, telefoon, MSN, Skype of de echte videoconferentie? • Kosten verminderend • Soms sneller • Financiële voordelen • Milieu voordelen • Niet handig als: – persoonlijke relaties in het geding zijn – er vertrouwelijkheid nodig is – de besluitvorming niet te ingewikkeld is
8
GENOEG
OM BIJ ELKAAR TE KOMEN?
pASsende modellen voor boeiende vergaderingen
HET
FUIKMODEL
1
9
1. Stel het probleem aan de orde en bekijk het van alle kanten. Geen discussie! 2. Leg verbanden, verzamel feiten om de probleemstelling heen. Herformuleer evt. het probleem. Houd feiten en meningen uit elkaar. Hou het bij de feiten. 3. Wat vinden we ervan? Tijd om de meningen te delen. Verken de standpunten in de groep. 4. Vervolgens worden de verschillende oplossingen naast elkaar gezet, met de voor en nadelen die er aan vast zitten. 5. Hierna is het tijd om een besluit te nemen.
HET
FUIKMODEL
2
10
• In 6 groepen de discussie resultaat 6 meningen • In 3 groepen over 6 meningen discussiëren resultaat 3 meningen • In 2 groepen over 3 meningen resultaat 2 meningen • In 1 groep over 2 meningen resultaat 1 besluit! Let op! Niet terugkomen op de geformuleerde meningen!
KRUIP
11
IN DE HUID
• Visualiseer dat je de bestuurder (of andere betrokkene) bent, wat zou jij doen in zijn/haar schoenen? Waarom? • Vergader/discussieer eens vanuit de rol van de ander Leer vanuit de positie van de ander te denken (en te spreken).
RECHTBANK
12
• 3 rollen: – 1 Rechter (procesleider) – 50% (- 1) Voorstanders met 1 woordvoerder – 50% (- 1) Tegenstanders met 1 woordvoerder
• Verzin zo veel mogelijk argumenten voor, dan wel tegen • Elke kant van de rechtbank roept getuigen op hun mening te geven • Beide partijen mogen de getuigen ondervragen.
DEBAT
13
• 2 teams: – voorstanders – tegenstanders
• Verzin zo veel mogelijk argumenten voor, dan wel tegen • Laat twee woordvoerders namens elk team debatteren • Variatie 1: je kunt voor de debater inspringen • Variatie 2: debatteer plenair
LAGERHUIS
14
• Open debat, staande als je het woord hebt • Indien nodig – een discussieleider die het woord geeft – een notulist die de meningen noteert
• Zorg dat je je mening goed beargumenteerd hebt • Ga het debat aan • Zorg dat je argumenten voor, dan wel tegen goed verwoord worden
VOORWERPEN • Associatie: vraag de vergaderaars een object mee te nemen wat gebruikt kan worden metafoor voor wat je wilt bereiken. • Laat iedereen zijn voorwerp beschrijven en uitleggen wat de associatie is.
15
STICKEREN
16
• Geef elk lid hetzelfde aantal memoblaadjes. • Laat het nadenken over het onderwerp in kwestie. • Laat hen ideeën opschrijven naar aanleiding daarvan. • Plak deze op een flipover en • Orden deze in categorieën
IDEEËNRAAMWERK
17
• Lijkt op stickeren • Raamwerk bestaat uit de verschillende categorieën (bij advies: sociale gevolgen organisatorische gevolgen, etc.) • Per raampje (categorie) je ideeën noteren • Eventueel in de commissies voorbereiden (vanuit specialisme) • Eventueel een associatieronde toevoegen
OMGEKEERDE OPDRACHT
REEK
DE
18
• Brainstorm met de omgekeerde opdracht • Bijvoorbeeld bij de vraag: – hoe kunnen we groeien? hoe zorgen we dat we gaan krimpen? – hoe kunnen we meer winst maken hoe kunnen we zorgen dat we verlies draaien?
• Effect is dat je direct de krachten van de organisatie boven water krijgt op een ontspannen (en soms hilarische) manier
STUURVRAGEN
19
• Verzin als vergaderleider tevoren vragen waar je antwoord op wilt hebben voordat er besloten wordt. • Is sturend, autoritair en niet zo democratisch in de aanvang • Mensen helpen om mee te gaan in het deken van DB • Helpt knopen doorhakken • Besluit uiteindelijk wel! Let op! Negeer niet de goede vragen van anderen
SPREEKTIJD
20
Spreek tevoren af: • Beperk de spreektijd voor de sprekers tot (bijvoorbeeld) 60 seconden • Geef het aan door een kookwekker of (beter) een zandloper van 60 seconden Let op! Kondig dit tevoren aan in bijvoorbeeld de agenda.
VERPLICHT
21
SAMENVATTEN
Spreek tevoren af: • Eerst verplicht samenvatten voordat je iets toevoegt aan de discussie – je laat merken dat je de ander gehoord hebt – eigenlijk is dit normaal vergadergedrag
Let op! Leuk in OR-en waar iedereen goed zijn meningen dumpt!
ROLVERDELING • Rouleer in de rollen van voorzitter en secretaris/notulist • Wissel op functie van procesbegeleider • Kan ook op specifieke aspecten (als feedback op luisteren, doorvragen, argumenteren, etc.)
22
WEERSTANDEN? • Begin rustig • Niet gelijk te spannend maken • Goede procesbegeleider is voorwaarde: – trainer – ambtelijk secretaris – ervaren lid die afstand kan nemen tot de inhoud
23
24
EN
DAN?
zorg voor een cadeautje of een goede “uitsmijter” die de mensen inspireert om zich in te zetten
MENINGEN
25
OP EEN RIJ
• Zorg dat je een (virtuele) lijn op de vloer hebt • Vraag de leden of ze op de lijn plaatsnemen zodanig dat de plek de mening vertegenwoordigt • Voor aan de ene zijde (en tegen aan de andere zijde) • Bespreek met elkaar wat er moet gebeuren om “dichter bij elkaar te komen” • Vraag de ander wat nodig is om zich te verplaatsen op de lijn
HOEVEEL
GA JE BINNENKORT
UITPROBEREN?
• Kom staan en positioneer jezelf: – rechts veel uitproberen – links weinig uitproberen
26
EN
MEER?
27
• Delen met de aanwezigen • Wie heeft een andere vorm ter aanvulling? • De presentatie wordt verstuurd: – – – –
aanmelden als bezoeker door scannen óf mailen aan
[email protected] je ontvangt de presentatie en alle andere ideeën uit de groep
28
DANK! tot spoedig bij een andere gelegenheid of een vervolg?
