Inhoud
Overzicht activiteiten
4
Voorwoord van de voorzitter van het bestuur
Samenwerking als kerncompetentie
11
Verslag van de directie
ICTU: een bijzonder kind en dat is het
13
ICTU programma’s 2002
19
Advies Overheid.nl
Elektronische dienstverlening volgende stap voor overheidssites
20
burger@overheid
“Overheden moeten internet serieus nemen”
22
EHD
Enorme besparingen door slimme elektronische gegevensuitwisseling
24
GOVCERT.NL
Overheid gaat de strijd aan met virussen en hackers
26
InterWad
“In 2004 zijn we onmisbaar in het waddengebied”
29
Kenniscentrum Elektronische Overheid
Alle kennis over de elektronische overheid bij elkaar
31
KIBO
“Juist nu moeten we werken aan efficiency”
33
OL2000
“We houden de één-loketgedachte levend”
35
ON21
Mantelovereenkomsten telecom verlengd tot 2006
37
Programma Elektronische Provincies
Provinciale samenwerking voor betere digitale dienstverlening
40
RYX
Hogere eisen voor rijksoverheidsintranet
42
Stroomlijning Basisgegevens
“De geest is uit de fles”
44
Taskforce Digitale Duurzaamheid
Overheden serieus aan de slag met digitale duurzaamheid
47
Taskforce PKIoverheid
Gebruik van PKI wordt onvermijdelijk
49
Testbed Digitale Bewaring
“Bewaren is niet voor de kat z’n viool”
51
XPIN
“Eerste Hulp Bij Innovatie”
Cijfers en organisatie I C T U
JAAROVERZICHT
2002
53 56
3
Overzicht activiteiten
Programma’s in 2002 Deze lijst bevat de programma’s die in 2002 actief waren bij ICTU. Onder deelnemer(s) wordt bij ICTU verstaan: de overheidsorganisatie(s) waarvoor en waarmee ICTU het betreffende programma uitvoert.
Advies Overheid.nl (april 1999 - 31 december 2006) Advies Overheid.nl stimuleert en inspireert ruim 1.300 overheidsorganisaties bij de ontwikkeling en verbetering van een website. Daarnaast ontwikkelt en beheert Advies Overheid.nl de portal website www.overheid.nl. DOELGROEP: overheden (Advies Overheid.nl); de Nederlandse bevolking (www.overheid.nl) DEELNEMER: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties MEER INFORMATIE: www.overheid.nl, www.advies.overheid.nl,
[email protected]
burger@overheid (april 2002 - 31 december 2004) Burger@overheid biedt burgers en overheden de mogelijkheid om met elkaar een dialoog aan te gaan over de elektronische overheid. Burger@overheid organiseert jaarlijks de Webwijzer Award voor de beste overheidssite. DOELGROEP: de online burger en de online overheid DEELNEMER: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties MEER INFORMATIE: www.burger.overheid.nl,
[email protected]
EHD (1997 – 31 december 2002)
DOELGROEP: DEELNEMERS:
EHD heeft een model ontwikkeld om de gegevensuitwisseling tussen bedrijven en de overheid te vereenvoudigen en via elektronische weg te laten verlopen. gegevensvragers (overheid) en gegevensverstrekkers (bedrijven) ministeries van Financiën, Economische Zaken en Sociale Zaken en Werkgelegenheid
GOVCERT.NL, voorheen CERT-RO (start: juni 2002) GOVCERT.NL, het Computer Emergency Response Team van de Nederlandse overheid, biedt ondersteuning aan de overheid op het gebied van preventie en afhandeling van ICT-gerelateerde veiligheidsincidenten, zoals computervirussen, hacker-activiteiten en fouten in applicaties en hardware. DOELGROEP: overheden, bedrijven en burgers DEELNEMERS: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (GOVCERT.NL), ministerie van Economische Zaken (Waarschuwingsdienst) MEER INFORMATIE: www.govcert.nl,
[email protected]
4
SAMENWERKING
InterWad (1997 – 31 december 2004) InterWad werkt aan het bevorderen van (interactieve) communicatie, informatievoorziening en één-loketvorming in het waddengebied. InterWad is gevestigd in Leeuwarden. DOELGROEP: burgers, beleidsambtenaren, bestuurders, wetenschappers, belangenorganisaties en bewoners/gebruikers van het waddengebied DEELNEMERS: ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Economische Zaken, Verkeer en Waterstaat, Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, provincies Groningen, Friesland en Noord-Holland, waddenkustgemeenten en waddeneilanden MEER INFORMATIE: www.waddenzee.nl,
[email protected] Kenniscentrum ELO, voorheen ELO in aanbouw (eind 2001 – eind 2006) Het Kenniscentrum Elektronische Overheid (ELO) fungeert als één loket voor informatie en advies over beter bestuur voor burger en bedrijf met gebruikmaking van informatie- en communicatietechnologie. DOELGROEP: beslissers bij overheden DEELNEMER: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties MEER INFORMATIE: www.elo.nl,
[email protected] KIBO (1 mei 2002 - 31 december 2005) KIBO verzamelt, veredelt en verspreidt kennis over informatiesystemen voor bedrijfsvoering bij de overheid. DOELGROEP: rijksoverheid DEELNEMERS: alle ministeries MEER INFORMATIE: www.kibo-info.nl,
[email protected]
OL2000 (1996 – 31 december 2002) OL2000 ondersteunt en stimuleert publieke dienstverleners om de stap te maken naar vraaggerichte en geïntegreerde dienstverlening (de één-loketgedachte). Daarbij speelt ICT een belangrijke rol. DOELGROEP: publieke dienstverleners DEELNEMERS: ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Economische Zaken MEER INFORMATIE: www.ol2000.nl,
[email protected]
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
5
Overzicht activiteiten
ON21 (juni 1995 – 31 december 2002) ON21 heeft zorggedragen voor de gezamenlijke verwerving van ICT-diensten en –middelen voor de openbare sector en het beheer van OT2000. DOELGROEP: overheden DEELNEMER: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties MEER INFORMATIE: www.on21.nl,
[email protected] Programma Elektronische Provincies (juni 2002 - 31 december 2003) Het Programma Elektronische Provincies (PEP) ondersteunt provincies bij het verbeteren van hun elektronische dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheden. DOELGROEP: provincies DEELNEMERS: provincies MEER INFORMATIE: www.e-provincies.nl,
[email protected] RYX (start: maart 2000) RYX, het rijksoverheidsintranet, is een overkoepelend intranet voor medewerkers van de rijksoverheid voor het bevorderen van onderlinge communicatie, samenwerking en kennisdeling. DOELGROEP: medewerkers van ministeries en Hoge Colleges van Staat DEELNEMERS: alle ministeries MEER INFORMATIE:
[email protected]
Stroomlijning Basisgegevens (eind 1999 - 31 december 2002) Stroomlijning Basisgegevens heeft een belangrijke impuls gegeven aan de totstandkoming van een stelsel van authentieke registraties binnen de Nederlandse overheid. DOELGROEP: bestuurders en ambtelijke top bij rijksoverheid, provincies en gemeenten DEELNEMERS: negen ministeries, VNG en College Bescherming Persoonsgegevens MEER INFORMATIE: www.stroomlijningbasisgegevens.nl
Taskforce Digitale Duurzaamheid (januari 2001 – 31 december 2002) Taskforce Digitale Duurzaamheid heeft gezorgd voor uitwisseling van kennis over het inrichten en organiseren van de digitale informatiehuishouding. DOELGROEP: overheden DEELNEMER: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties MEER INFORMATIE: www.digitaleduurzaamheid.nl
6
SAMENWERKING
Taskforce PKIoverheid (eind 1999 - 31 december 2002. Per 1 januari is de Taskforce gesplitst in iPKIoverheid en de Policy Authority.) De Taskforce PKIoverheid heeft een infrastructuur voor de overheid gerealiseerd waarmee veilige, betrouwbare en vertrouwelijke elektronische communicatie mogelijk is. DOELGROEP: overheden DEELNEMER: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties MEER INFORMATIE: www.pkioverheid.nl, www.elektronischehandtekening.overheid.nl,
[email protected] Testbed Digitale Bewaring (eind 2000 - september 2003) Testbed Digitale Bewaring onderzoekt de praktische toepasbaarheid van verschillende manieren om digitale informatie te bewaren en toegankelijk te houden voor de toekomst. DOELGROEP: managers, ICT-managers en archiefspecialisten bij de overheid DEELNEMERS: ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Rijksarchiefdienst MEER INFORMATIE: www.digitaleduurzaamheid.nl,
[email protected] VraagWijzer (start: 1996. Onderdeel van OL2000) VraagWijzer was tot en met december 2002 onderdeel van OL2000 en is daarna zelfstandig voortgezet. VraagWijzer ondersteunt de ontwikkeling en uitbreiding van de lokale loketfunctie naar het terrein van zorg, welzijn en wonen. DOELGROEP: burgers DEELNEMER: ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport MEER INFORMATIE: www.vraagwijzer.nl,
[email protected] Waterschapsnet (start: medio 2002. Uitvoering door Advies Overheid.nl) Waterschapsnet is een kennisplatform ter bevordering van internettoepassingen bij waterschappen. Medio 2003 wordt besloten of het programma wordt voortgezet. DOELGROEP: waterschappen DEELNEMER: Unie van Waterschappen MEER INFORMATIE: www.waterschapsnet.nl,
[email protected] XPIN (april 2001 - april 2005) XPIN brengt ideeën en innovaties op het gebied van beleidsvormingsprocessen bijeen en zorgt voor ontwikkeling en verspreiding van deze kennis. DOELGROEP: ambtenaren, politici, adviseurs en anderen die met innovatief beleid te maken hebben DEELNEMERS: alle ministeries MEER INFORMATIE: www.xpin.nl,
[email protected]
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
7
Overzicht activiteiten
Beëindigd per 31 december 2002 De programma’s OL2000, ON21, Stroomlijning Basisgegevens en Taskforce Digitale Duurzaamheid zijn per 31 december 2002 beëindigd. Ook EHD is op die datum bij ICTU gestopt; de verdere implementatie van het elektronische berichtenverkeer wordt nu door de ministeries van Economische Zaken en Financiën ter hand genomen. Het Kenniscentrum Elektronische Overheid (zie Wijzigingen lopende programma’s) gaat de kennis van afgeronde ICTU-programma’s beheren en ontsluiten.
ondergebracht. Verder ondersteunt het Kenniscentrum het project Beter Bestuur voor Burger en Bedrijf (B4). Ten slotte is bij het Kenniscentrum ELO sinds februari 2003 ook het programmamanagement van burger@overheid ondergebracht. De Taskforce PKIoverheid is per 1 januari 2003 gesplitst in twee onderdelen: iPKIoverheid en de Policy Authority. iPKIoverheid is het kennis- en coördinatiecentrum voor de PKI voor de overheid. iPKIoverheid stelt kennis en adviezen beschikbaar voor de implementatie van PKI door overheden. De Policy Authority van de PKI voor de overheid ondersteunt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij het beheer van de PKI voor de overheid.
Onderzoek en projectmanagement 2002 – 1e kwartaal 2003 www.regering.nl en www.formatie.regering.nl (1e kwartaal van 2002, resp. januari 2003) Voor de Rijksvoorlichtingsdienst (ministerie van Algemene Zaken), heeft ICTU de begeleiding verzorgd van de productie van de websites www.regering.nl en www.formatie.regering.nl.
Consumentenportaal (augustus 2002 - februari 2003) Voor het ministerie van Economische Zaken heeft ICTU een consumentenportaal opgezet (www.staiksterk.nl) dat consumenten informatie geeft over hun rechten en plichten. ICTU deed het verkennende vooronderzoek, de conceptontwikkeling en het algehele projectmanagement.
Nieuwe programma’s 1e kwartaal 2003 Egem In februari 2003 hebben de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties groen licht gegeven voor het programma Elektronische gemeente, Egem. Na de kwartiermakersfase, waarin de voorbereidingen worden getroffen, gaat het programma gemeenten ondersteunen bij de inzet van ICT om beter te kunnen presteren. Hiertoe worden diverse producten en diensten ontwikkeld. Egem heeft een looptijd van vijf jaar. MEER INFORMATIE: Henny Georg (kwartiermaker),
[email protected]
OSOSS Cell-broadcasting (november 2002 - maart 2003) ICTU heeft in opdracht van de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Economische Zaken een verkennend onderzoek uitgevoerd naar de haalbaarheid van cell-broadcasting van overheidsdiensten.
Op 1 januari 2003 is het programma Open Standaarden en Open Source Software (OSOSS) gestart, op initiatief van de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Economische Zaken. Het programma OSOSS gaat overheden ondersteunen bij het gebruik van open standaarden en open source software. Dit draagt bij aan een efficiënte en marktgerichte overheid. MEER INFORMATIE: Mark Bressers (projectleider),
[email protected], www.ictu.nl/ososs.html
Wijzigingen lopende programma’s Persoonsnummerbeleid Vanwege uitbreiding van de taken van CERT-RO is in februari 2003 de naam van het programma gewijzigd in GOVCERT.NL. Naast de rijksoverheid, het RO-deel van de oude naam, richt het programma zich nu ook op andere overheden, het kleinbedrijf en burgers. Het programma Elektronische Overheid in aanbouw is begin 2003 opgegaan in het Kenniscentrum Elektronische Overheid (ELO). ELO gaat alle kennis over de elektronische overheid, binnen en buiten ICTU, beheren en ontsluiten, inclusief kennis van afgeronde (ICTU-)programma's. Ook de bestaande activiteiten van ELO, gericht op het stimuleren van overheden om de elektronische overheid te realiseren, zijn hier
8
SAMENWERKING
Iedere Nederlander krijgt in de toekomst een persoonsnummer, ook wel Burger Service Nummer genoemd, bedoeld voor gebruik in contacten met overheden. Het kabinet gaat het persoonsnummerbeleid uitwerken en implementeren volgens de lijnen die de commissie Van Thijn in 2002 heeft uitgezet. Hiervoor is een gedegen voorbereiding nodig, die in september 2003 moet uitmonden in een implementatievoorstel. ICTU werkt in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties tot eind 2003 mee aan het programma. MEER INFORMATIE: Udo Pijpker (programmasecretaris),
[email protected]
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
9
Hans Dussel (projectleider, Advies Overheid.nl) “Samenwerken binnen ICTU heeft in 2002 een aantal verrassende resultaten opgeleverd. Zo is het programmabureau OSOSS eigenlijk ontstaan als uitvloeisel van een denkgroep van ICTU-medewerkers met interesse voor deze onderwerpen. 2003 staat voor mij ook in het teken van samenwerken binnen ICTU, nu voornamelijk als OR-lid.”
Voorwoord van de voorzitter van het bestuur
Samenwerking als kerncompetentie
De stichting ICTU is opgericht op 11 april 2001. Het jaar 2002 is dus het eerste volle kalenderjaar uit het bestaan van ICTU. Het Jaaroverzicht 2002 wil een beeld geven van de werkzaamheden die de stichting uitvoert, van de organisatie en de financiën, maar ook van de mensen die er werken. ICTU is ingesteld als een faciliteit van en voor overheden. ICTU organiseert voor overheden projecten die beogen dienstverlening en werkprocessen van de overheid te verbeteren, waarbij de inzet van ICT een dominant aspect is. ICTU biedt organisatorische en inhoudelijke meerwaarde aan de deelnemers, de organisaties waarvoor en waarmee ICTU opdrachten uitvoert. In de projecten die overheidsorganisaties aan ICTU toevertrouwen is samenwerking een essentiële voorwaarde. Samenwerking tussen en met de deelnemers, binnen ICTU en met andere betrokkenen in het werkveld. Binnen de overheid doet een cultuur gericht op samenwerking zich steeds sterker voelen. ICTU is daar een levend voorbeeld van. Het is om die reden dat voor het Jaaroverzicht 2002 samenwerking als thema is gekozen.
Drs. L.A.M. van Halder Voorzitter van het bestuur van de stichting ICTU april 2003
10
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
11
Drs. L.A.M. van Halder
Inez Milot (ondersteuner, Advies Overheid.nl) “Ik heb al meer dan twintig jaar werkervaring, maar nog nooit heb ik met een groep gedreven mensen gewerkt die zich zo vol overgave op de diverse projecten storten. Ongelofelijk, omdat het voor sommigen uiteindelijk toch maar een tijdelijke betrekking is. Waar ik ook met plezierige verbazing naar kijk is de omgang met elkaar: open, persoonlijk, direct en met humor! Ik kan niet beoordelen of dit voor heel ICTU geldt, maar dit is zeker het geval voor mijn programmabureau en de collega’s waar ik verder contact mee heb.”
Verslag van de directie
ICTU: een bijzonder kind en dat is het
Waarom is ICTU een ‘bijzonder kind’? ICTU is een jonge en flexibele overheidsorganisatie die snel ICT-gerelateerde projecten kan opstarten, die expertise op het gebied van de elektronische overheid in huis heeft, die uitsluitend voor en met overheden werkt, die er voor alle overheidslagen is, die samenwerking als middel ziet, die medewerkers een plek biedt om zich te ontplooien binnen de overheid en die de kennis over ICT en projectmatig werken behoudt binnen de overheid. Siep Eilander
Het jaar 2002 is het eerste volle kalenderjaar in het bestaan van ICTU. De stichting is opgericht op 11 april 2001. Het verslag over 2001 gaf dan ook een beeld van een startende instelling waarbij het inrichten van de organisatie en het overnemen van lopende programma’s en bijbehorende medewerkers de belangrijkste taken waren. In 2002 heeft ICTU veel aandacht besteed aan het verder professionaliseren van de organisatie. In aantallen projecten en medewerkers heeft ICTU in dat jaar een flinke groei doorgemaakt. Eind december 2002 is voor het eerst een aantal projecten afgerond. Hieronder vindt u een schets van deze bijzondere organisatie. Ook komen professionalisering, groei en afronding van programma’s aan de orde, gevolgd door een vooruitblik op 2003. In de artikelen verderop in dit Jaaroverzicht komen de programma’s die in 2002 actief waren binnen ICTU uitgebreid aan de orde.
Van en voor overheden Revolving Fund of Human Capital:
Ontwikkeling en behoud van kennis binnen de overheid ICTU is een zeer kennisintensieve organisatie waarin mensen centraal staan. Daarom vinden we het belangrijk om te investeren in de ontwikkeling van de medewerkers. Daarnaast heeft ICTU bij de oprichting als deelopdracht meegekregen om te zorgen voor het vasthouden van kennis en ervaring op het
ICTU is een instelling van en voor overheden. Voor overheden, omdat ICTU in het leven is geroepen om uitsluitend opdrachten voor overheden uit te voeren. Van overheden mag heel letterlijk worden begrepen. Overheden die ICTU een opdracht geven, worden deelnemer in de stichting. Zij delen in de lusten en de lasten. Een overheid die met ICTU in zee gaat, geeft een dubbel commitment af: een overeenkomst om een programma uit te voeren én betrokkenheid bij het wel en wee van ICTU.
gebied van ICT en projectmatig werken binnen de overheid. ICTU heeft hiervoor een ambitieus traject opgezet dat in 2003 vorm krijgt, het ‘Revolving Fund of Human Capital’. Dit traject biedt mogelijkheden voor mobiliteit van overheidspersoneel en verhoging van de employability van medewerkers door het
Bestuurlijke context
uitbreiden van hun kennis en ervaring en het doorontwikkelen van hun persoonlijke kwaliteiten. De personeelswerving van ICTU richt zich met name op gedetacheerden vanuit de gehele overheid. Het Revolving Fund betekent voor hen dat zij in een paar jaar ‘on the job’ en met cursussen op maat worden opgeleid in projectmatig werken en dat ze expertise opdoen op het vlak van ICT-ontwikkelingen en e-government. Deze kennis en ervaring nemen zij vervolgens mee naar hun volgende baan binnen
De verantwoordelijkheid voor het beheer van ICTU ligt primair bij het ICTU-bestuur. Daarin zijn alle overheidslagen vertegenwoordigd: rijk, provincies, gemeenten en waterschappen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft statutair bevoegdheden om te sturen op de hoofdlijnen van het beheer. Hij heeft het goedkeuringsrecht voor de jaarstukken van de stichting.
de overheid. Ook persoonlijke ontwikkeling in de vorm van competentiemanagement en persoonlijke ontwikkelingsplannen maakt deel uit van het traject.
12
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
13
Verslag van de directie
Doel en werkveld
Interne bedrijfsvoering
Het werkveld van ICTU is de elektronische overheid. De elektronische overheid zorgt voor het verbeteren van zowel de werkprocessen bij overheden als de dienstverlening aan de maatschappij en de interactie met burgers. De achterliggende waarden zijn op zichzelf niet nieuw. Wel brengt de inzet van elektronische middelen bij de overheid nieuwe vormen van dienstbaarheid, klantgerichtheid en efficiency met zich mee en zorgt daarmee voor een nieuw elan. ICTU werkt in opdracht van overheden aan ICT-vraagstukken met een generiek karakter. Het doel van ICTU is de overheidsdoelstellingen op ICT-gebied optimaal te realiseren door samenwerking tussen overheden. Hierbij gaat het om taken die gewoonlijk tot het domein van de overheid behoren. Een opdracht aan ICTU is dus een vorm van inbesteding. ICTU wil zich onderscheiden door tastbare resultaten: waar ICTU is geweest, is werkelijk iets tot stand gebracht.
Ook in de interne bedrijfsvoering heeft ICTU in 2002 progressie geboekt. Het takenpakket van de overkoepelende staforganisatie is beschreven en afgebakend. De planningen controlcyclus is verder geborgd met periodieke interne verantwoordingsrondes, bij facilitaire zaken hebben we een groot deel van de service kunnen standaardiseren en op communicatiegebied hebben we het overkoepelende beleid geformuleerd en vastgesteld. Op het terrein van personeelszaken was het een jaar met positieve ontwikkelingen op beleidsniveau en met een nieuwe opdracht, namelijk het organiseren van de eerste mobiliteitsronde, waarbij een aantal medewerkers van aflopende programma’s een nieuwe plek moest krijgen. Beide onderdelen worden hieronder toegelicht.
HRM-beleid Omdat ICTU een projectenorganisatie is, werken we met veel tijdelijke krachten. Om de opgedane kennis en ervaring binnen de overheid te behouden, gaat de voorkeur uit naar vanuit de overheid gedetacheerde medewerkers. Door het bestuur is bepaald dat 35% van het totaal vast in dienst mag zijn van ICTU. Bij een kennisintensieve en platte organisatie zoals ICTU past een HRM-beleid waarin het denken in rollen (en niet in functies) en het ontwikkelen van talenten centraal staat. Dit sluit ook aan op de trend waarin de focus verschuift van ‘loopbaan’ naar ‘opeenvolgende projecten’, waarbij de medewerker zelf verantwoordelijk is. Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers staat hoog op de agenda binnen het moderne HRM-beleid. Gegeven de organisatievorm en onze ambitie om een modern HRM-beleid te voeren, heeft ICTU voorbereidingen getroffen voor een ambitieus ontwikkelingstraject voor de medewerkers, het ‘Revolving Fund of Human Capital’ (zie kader op pagina 12).
Missie In de missie van ICTU nemen de kenmerken die hierboven zijn genoemd een centrale plaats in. Onze missie luidt als volgt: ICTU realiseert met elan tastbare resultaten in ICT-georiënteerde samenwerkingsprojecten van overheden, die daarmee vernieuwing en verbetering kunnen bereiken in hun organisatie en hun processen.
Resultaten 2002 In 2002 heeft ICTU een stevige groei doorgemaakt in haar kernactiviteit, het faciliteren van ICT-programma’s voor overheden. De omzet in 2002 komt naar verwachting uit op € 39,9 miljoen tegen € 13,7 miljoen in 2001. In 2001 startte ICTU met 9 programma’s; eind 2002 had ICTU 16 programma’s. De groei komt sprekend tot uiting in het aantal personeelsleden. Dat steeg van 120 medewerkers in januari 2002 naar 192 medewerkers eind 2002.
Externe relaties Om goede resultaten voor onze deelnemers te bereiken is het wezenlijk dat ICTU ook voor leveranciers van ICT-producten en voor externe dienstverleners uitgroeit tot een herkenbare en betrouwbare zakenpartner. Dat geldt evenzeer voor ieder van de programma’s. De aandacht voor efficiënte en doelmatige besteding van belastinggeld heeft van de aanvang af de hoogste prioriteit. Vele geslaagde nationale en enige succesvolle Europese aanbestedingen zijn daarvan het zichtbare gevolg.
14
SAMENWERKING
Mobiliteit Na het starten en uitvoeren van een project komt onvermijdelijk het beëindigen ervan. De organisatie moet er dus flexibel op zijn ingericht om ‘in- en uit te ademen’, ook wat personeel betreft. Eind 2002 liep een deel van de programma’s bij ICTU af en werden weer nieuwe projecten opgestart. In juni 2002 is een inventarisatie gemaakt van soorten en duur van de contracten van de medewerkers. Daarnaast hebben we een bijeenkomst met alle medewerkers gehouden om de gang van zaken rond de mobiliteitsronde te bespreken. Een vacaturestop is ingesteld en de ‘mobiliteitskandidaten’, de medewerkers van aflopende programma’s met een doorlopend arbeidscontract, zijn intensief begeleid. In januari hadden bijna alle kandidaten een nieuwe plek gevonden binnen een programma. In het voorjaar van 2003 volgt een evaluatie van de aanpak.
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
15
Verslag van de directie
Tweede kantoor in gebruik genomen Door de snelle groei van ICTU in 2001 en begin 2002 moest extra kantoorruimte worden gezocht. Op vijf minuten loopafstand van het hoofdkantoor aan de Nieuwe Duinweg hebben we die extra ruimte gevonden: twee verdiepingen in een pand aan de Badhuisweg, op een steenworp afstand van de Scheveningse boulevard. Deze extra kantoorruimte hebben we in het voorjaar van 2002 in gebruik genomen.
Vooruitblik 2003 Het jaar 2003 is te beschouwen als het laatste startjaar van ICTU. Gewerkt zal worden aan vervolmaking van de organisatie, onder meer via het Revolving Fund of Human Capital. Vanwege de afloop van een aantal programma’s per 31 december 2002, is het aantal medewerkers teruggelopen van 192 naar 125. Met de start van enkele nieuwe programma’s komt het aantal programma's in het eerste kwartaal op 17 uit. Wat de omvang van de organisatie later dit jaar zal zijn, kunnen we op het moment van schrijven niet voorspellen. Wat de inhoud van de programma’s betreft zien we verschillende trends. De omgeving van ICT-projecten is in de afgelopen tijd ingrijpend gewijzigd. De hype is over en dat uit zich op verschillende manieren. In de eerste plaats is voor een project een duidelijke business case noodzakelijk: als niet kan worden aangetoond welke verbeteringen zullen worden bereikt, dan is er geen reden voor het betreffende project. Het gaat niet (meer) om ICT op zichzelf, maar om ICT als een hulpmiddel om beter bestuur te bereiken. De Nederlandse overheden staan voor de noodzaak om te bezuinigen en tegelijkertijd voor de wens om beter te presteren. Een efficiencyslag en een kwaliteitsslag moeten dus hand in hand gaan. De haalbaarheid daarvan is moeilijk denkbaar zonder slimme en moderne hulpmiddelen en systemen. Waar mogelijk zullen ICTU-programma’s daaraan bijdragen. De ICTU-programma’s hadden tot dusver veelal betrekking op een aspect van de elektronische overheid, zoals de digitale identiteit of digitale bewaring. Naast deze aspectgerichte programmering kent ICTU nu programma’s die zich op een sector van de overheid richten. In 2002 startte het Programma Elektronische Provincies (PEP) en nu worden voorbereidingen getroffen voor het programma Elektronische gemeente (Egem). Deze programma’s bieden de mogelijkheid om een sector vanuit meerdere aspecten en in samenhang te benaderen. Ook het Kenniscentrum Elektronische Overheid (ELO), dat de kennis van bestaande, maar ook van afgeronde programma’s bundelt en beschikbaar stelt, werkt in de richting van meer samenhang. Voor onze deelnemers, zowel huidige als toekomstige, en voor ICTU zijn er nog volop uitdagingen.
Jacqueline Wetzels (projectleider Kennisplatform, Programma Elektronische Provincies) “Steeds weer hoor ik de opmerking uit overheidsland dat de omslag naar vraaggericht werken moeilijk is. Natuurlijk zijn veranderingen lastig, moeilijk en vervelend. Toch zijn ze ook noodzakelijk om de overheid beter te laten werken. Tien jaar geleden waren de digitale handtekening, e-democracy, interactief beleid, ambtenaren die met je meedenken en de (g)één-loketgedachte ondenkbaar. De meerwaarde van de gezamenlijke ICTU-kennis levert een bijdrage om ook de kennisuitwisseling tussen provincies te versterken.”
16
SAMENWERKING
Siep Eilander Directeur april 2003
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
17
ICTU programma’s 2002
18
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
19
Advies Overheid.nl
Elektronische dienstverlening volgende stap voor overheidssites
In 1999 had nog geen 30% van de Nederlandse gemeenten een website. Eind 2002 zijn er nog maar zes die niet online zijn. Ook de kwaliteit van de overheidssites is in de afgelopen jaren sterk verbeterd. De drijvende kracht achter deze ontwikkelingen is Advies Overheid.nl. Het werk zit er echter nog niet op voor dit programma. Integendeel, we staan nog maar aan het begin, vindt programmamanager Erik Hup. De gemeenten die denken dat ze klaar zijn zodra ze online zijn, komen dus bedrogen uit. Meer dienstverlening via het internet is het motto voor de komende jaren.
Erik Hup
Overheid.nl Monitor houdt Advies Overheid.nl voortdurend de kwaliteit van de sites bij. Deze gegevens worden onder meer gebruikt als input voor de vakjuryprijs voor de beste overheidssite, de jaarlijkse Webwijzer Award. In de komende tijd zal de aandacht van Advies Overheid.nl in het bijzonder uitgaan naar transactionele dienstverlening, erop gericht dat steeds meer stappen in het dienstverleningsproces digitaal gaan verlopen.
Overheidsinformatie vrij toegankelijk Advies Overheid.nl begon in de tijd dat internet nog een hype was. Onder de naam Helpdesk Overheid.nl startte het programma met de ontwikkeling en het beheer van de site Overheid.nl. Deze site is uitgegroeid tot een portal site die burgers, ondernemers en overheden de weg wijst naar alle Nederlandse overheidssites. De tweede missie van Advies Overheid.nl was het ondersteunen van overheidsorganisaties bij hun eerste schreden op het digitale pad en bij het verbeteren van hun sites. Versterking van de communicatie tussen overheden en burgers is het achterliggende doel. “Een van onze doelstellingen was dat alle gemeenten eind 2002 online zouden zijn,” vertelt Erik Hup. “Vorig jaar hebben we adviseurs gestuurd naar 100 gemeenten die achterbleven. De adviseurs zijn daar een paar dagen geweest om ze op gang te helpen. Uiteindelijk waren er eind 2002 nog maar zes gemeenten niet online.”
Perspectief van de burger
Met de portal site Overheid.nl heeft Advies Overheid.nl in het voorjaar van 2003 zelf ook een kwaliteitsslag gemaakt. Enerzijds vanuit de wensen van de gebruikers en anderzijds vanuit het principiële argument dat overheidsinformatie vrij toegankelijk hoort te zijn. Zo is er onder de noemer Overheidsloket een verwijsfunctie gecreëerd naar 2.500 producten en diensten van de rijksoverheid, zoals vergunningen en heffingen. Erik: “Als je niet weet bij welke overheidsorganisatie je moet zijn, dan kun je hier zoeken op bijvoorbeeld thema of levensgebeurtenis. Daarnaast is een nieuwe zoekmachine op de site geplaatst zodat je ook vrij kunt zoeken, want 50% van de bezoekers zoekt het liefst op die manier.” Verder zijn nu alle gegevens van overheidsorganisaties te vinden op Overheid.nl. Dit is de opvolger van de Staatsalmanak, maar dan digitaal en “veel mooier dan het papieren boek”. Een andere belangrijke toevoeging is de geconsolideerde wet- en regelgeving, ofwel alle wetten en regels van de overheid, inclusief alle aanpassingen die daarop in de loop der tijd zijn gedaan. “Iedere burger wordt geacht de wet te kennen, maar tot nu toe had men moeilijk toegang tot de wet. Nu is die vrij toegankelijk, zoals alle overheidsinformatie hoort te zijn.”
Ook de kwaliteit van overheidssites is de afgelopen jaren al sterk verbeterd. Erik: “Eerst was een site alleen een folder en nu vind je er al veel meer informatie. Er zijn forse stappen voorwaarts gezet. Veel organisaties hebben een actuele site met bijvoorbeeld ook veel bestuurlijke informatie. Ook informatie over diensten van de organisatie is tegenwoordig vaak aanwezig. Maar wat nog maar bij een beperkt aantal overheidsorganisaties kan, is bijvoorbeeld online een vergunning of kinderbijslag aanvragen. Ik denk dat we hiervoor nog wel een aantal jaren nodig hebben. Het is de bedoeling dat in 2006 55% van de dienstverlening van alle overheden elektronisch beschikbaar is.” Ondanks de kwaliteitsverbetering vindt Erik dat veel overheden nog wel wat steekjes laten vallen. “Veel overheidsorganisaties besteden nog steeds weinig aandacht aan het perspectief van de burger. Voor een website is dat juist heel belangrijk. Op een site van een gemeente zoeken burgers het meest naar contactgegevens en informatie over huisvuil. Op een aantal sites van gemeenten vind je die informatie niet.” Erik Hup vindt dat onbegrijpelijk. “Dit is heel makkelijk te doen en je hebt er geen geld voor nodig, dus doe het dan ook.” De druk op overheidsorganisaties om voor een goede site te zorgen neemt nog steeds toe. Met de
20
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
21
burger@overheid
“Overheden moeten internet serieus nemen”
In de eerste maanden van 2003 besteedden landelijke kranten, radioprogramma’s en nieuwssites veel aandacht aan het bericht dat 46% van de overheidsorganisaties e-mail van burgers niet beantwoordt. Gemeenten doen ’t het slechtst, zo bleek uit onderzoek. De krantenberichten over dit onderwerp leidden zelfs tot kamervragen. De afzender van het persbericht, burger@overheid, is zeer tevreden over deze commotie: “Wij willen de overheid uitdagen.” Paul Francissen
Miljoenen burgers willen hun zaken via het internet doen. Niet alleen bij hun bank, wat al op grote schaal gebeurt, maar ook bij de overheid. De stem van de digitale burger moet gehoord worden, vindt het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Burger@overheid wordt gefinancierd door dit ministerie, maar toch is het een onafhankelijke organisatie. Senior adviseur Paul Francissen legt uit: “Burger@overheid moest een horzelfunctie krijgen: de kritische geluiden van de burger laten horen en de overheid op de huid zitten. Om die reden moeten wij onafhankelijk zijn. De onafhankelijkheid wordt gewaarborgd door het forum van burger@overheid. Hierin zijn diverse organisaties vertegenwoordigd, waaronder De Nationale Ombudsman, Stichting Rekenschap, ISOC, en Bits of Freedom. Ook de oud-directeur van de Consumentenbond, Dick Westendorp, heeft zitting in het forum. De voorzitter is voormalig Tweede Kamer-lid Marjet van Zuijlen. Het forum kijkt kritisch naar wat we doen en beslist hoe we de middelen besteden die we van BZK krijgen.”
Druk opvoeren Na een opstartperiode van een paar maanden is burger@overheid sinds september 2002 actief. Binnen ICTU is burger@overheid gekoppeld aan het Kenniscentrum ELO. Mede door de kennis en contacten bij ICTU en de snelle beschikbaarheid van medewerkers heeft het programma een voortvarende start gemaakt. In korte tijd heeft burger@overheid al heel wat in het oog springende acties ondernomen. Op nummer één staat tot nu toe de aangekondigde richtlijn voor de afhandeling van e-mail door overheden. De directe aanleiding hiervoor was een onderzoek van de collega’s van Advies Overheid.nl waaruit bleek dat 46% van de overheidsorganisaties na twee maanden nog niet gereageerd heeft op e-mails van burgers. “Ik had verwacht dat overheden traag zouden zijn met de beantwoording, maar dit is echt schrikbarend,” zegt Paul Francissen. Een SP-kamerlid heeft naar aanleiding van de krantenberichten over dit onderwerp vragen gesteld aan de minister van Binnenlandse Zaken. Zo ziet burger@overheid het graag. “Wat wij willen met deze acties is de overheid uitdagen er wat aan te doen. Overheden moeten internet serieus nemen.” Ook via andere kanalen wordt de druk opgevoerd. In 2003 heeft burger@overheid de organisatie van de Webwijzer Award overgenomen van Advies Overheid.nl. Voor het eerst werden hier niet alleen de prijzen voor de beste overheidswebsites uitgereikt, maar werd ook de ‘winnaar’ van de prijs voor de slechtste site bekendgemaakt. Niet leuk voor de winnaar, maar wel motiverend voor andere overheidsorganisaties: deze prijs wil je niet winnen.
Publiekspanel Bij burger@overheid kunnen burgers hun meningen en ideeën over de digitale overheid kwijt en op basis daarvan onderneemt burger@overheid actie. Een belangrijke bron van informatie is het publiekspanel. Paul: “Dit bestaat uit een groep van 1.400 mensen, die representatief zijn voor de Nederlandse internetbevolking qua leeftijd, opleiding en geografische verdeling. Via dit panel horen we wat er speelt en kunnen we onderzoek verrichten. Ongeveer één keer per maand stellen we het panel een vraag, bijvoorbeeld over online stemmen. Met de resultaten kunnen we naar de pers en laten we zien welke actie wij gaan ondernemen. Dit blijkt heel goed te werken. In het geval van online stemmen bleek dat een grote meerderheid dit wilde en hebben wij kamerleden gevraagd om hier wat mee te doen.” Burger@overheid speelt ook in op klachten en suggesties van burgers. Toen de medewerkers van burger@overheid klachten ontvingen dat het Srebrenica-rapport niet op internet stond, hebben ze de minister hierover aangeschreven en een persbericht uitgebracht. “Het is een slechte zaak dat de overheid zulke informatie niet publiceert,” vindt Paul Francissen. “Juridisch bleek het niet mogelijk om het rapport op internet te zetten, want er is een contract dat de uitgeverij het alleenrecht op publicatie geeft. Dit mag niet meer gebeuren en dat zou misschien zelfs bij wet vastgelegd moeten worden. We gaan lobbyen bij de kamerleden.”
22
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
23
EHD
Enorme besparingen door slimme elektronische gegevensuitwisseling
De uitwisseling van gegevens tussen overheid en bedrijfsleven is een kostbare zaak. Overheidsorganisaties hebben allerlei informatie nodig van bedrijven. Vaak vragen ze ook dezelfde informatie, maar in verschillende vorm of samenstelling. De inspanningen die bedrijven moeten plegen om te voldoen aan de informatievragen leiden tot hoge administratieve lasten. Met name bij kleine en middelgrote ondernemingen drukken deze zwaar op de omzet. Eén van de initiatieven om het bedrijfsleven te verlossen van een deel van deze lasten is het programma EHD, dat tot eind 2002 deel uitmaakte van ICTU.
Henny Georg
De Belastingdienst (Financiën), UWV (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) en het CBS (Economische Zaken) hebben de handen ineen geslagen om werkgevers te verlossen van een deel van de administratieve lasten die gepaard gaan met het zoeken en leveren van gegevens die deze overheidsorganisaties vragen. Hierbij gaat het om gegevens uit de loon- en salarisadministratie van bedrijven. Het programma EHD heeft in opdracht van deze drie overheidsorganisaties gezorgd voor een model waarmee gegevensuitwisseling vereenvoudigd wordt. De drie organisaties hanteren voortaan dezelfde begrippen en maken elektronisch aanleveren mogelijk.
Elektronische mest-aangifte Henny Georg vindt het jammer dat hij als ICTU-medewerker niet betrokken is bij de ingebruikname van de elektronische berichtenuitwisseling. Bij ICTU is in het eerste kwartaal van 2003 nog wel gewerkt aan enkele andere opdrachten in het kader van EHD, namelijk voor de ministeries van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Voor Binnenlandse Zaken hebben Henny en zijn collega’s een inventarisatie gemaakt van gegevensstromen tussen gemeenten en departementen over de gemeentelijke verantwoording van (rijks)subsidies en begrotingen. “Ook in dit geval wil men toe naar elektronische uitwisseling. De infrastructuren kunnen hetzelfde zijn als die de Belastingdienst gaat gebruiken. Het gaat om immers ook een bericht dat van A naar B moet. Alleen de inhoud is anders.” Dat geldt ook voor een project van het ministerie van LNV voor elektronische aangifte van mest. Henny: “Boeren die mest vervoeren moeten hiervan aangifte doen bij het bureau Heffingen van LNV. Dit ging eerst allemaal op papier, maar sinds januari 2003 kan dit al elektronisch. We hebben op basis van het EHD-model voor het ontwerp gezorgd en vervolgens de bouw begeleid.”
Terugverdienen Backoffice ontsluiten Volgens Henny Georg, programmamanager van EHD, is 2002 een heel belangrijk jaar voor het programma geweest, waarin de basis is gelegd voor eenvoudiger gegevensuitwisseling. “In 2002 hebben we gezorgd voor eenduidige afspraken tussen de drie partijen en hebben we specificaties voor het aanleveren van loongegevens opgesteld. Als je als overheid het elektronisch aanleveren van gegevens mogelijk wilt maken, dan betekent dat dat je de backoffices echt gaat ontsluiten voor het bedrijfsleven. Dit traject heeft EHD afgelopen jaar uitgewerkt in een plan van aanpak en een programma van eisen.” De volgende stap is het bouwen van de technische voorzieningen die nodig zijn om elektronisch gegevens te kunnen uitwisselen tussen de drie overheidsorganisaties en de bedrijven. “In oktober 2002 is besloten dat de implementatie wordt gedaan door de Belastingdienst, waarbij het ministerie van Economische Zaken de regie voert. De Belastingdienst en UWV zullen als eerste de elektronische berichtenuitwisseling gaan toepassen,” aldus Henny. “Ons model heeft ertoe geleid dat we dit nu kunnen realiseren. Wat dat betreft is onze opdracht geslaagd.”
24
SAMENWERKING
Het doel van al deze inspanningen is uiteindelijk administratieve lastenverlichting. Hier zijn aanzienlijke besparingen te realiseren. Lastenverlichting vindt in dit geval overigens zowel bij de bedrijven plaats, doordat het eenvoudiger wordt om gegevens aan te leveren, als bij de overheid. Henny: “Bij het ministerie van LNV kostte het tot stand brengen van de infrastructuur meer dan een half miljoen euro. Een ruwe indicatie is dat ze dit binnen een jaar terugverdienen. Uiteraard heb je wel beheerskosten voor de systemen, maar daar staat tegenover dat medewerkers van het ministerie geen gegevens meer hoeven in te voeren, want dit doen de bedrijven al.”
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
25
GOVCERT.NL
Overheid gaat de strijd aan met virussen en hackers
Op de vierde verdieping van het ICTU-hoofdkantoor aan de Nieuwe Duinweg werkt het team van GOVCERT.NL. Alleen onder begeleiding van een medewerker mag je naar binnen bij GOVCERT.NL. Ook het netwerk van het team is zwaar beveiligd en de medewerkers zijn op ‘A-level’ gescreend door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst. Als centraal meld- en coördinatiepunt voor de overheid op het gebied van ICT-veiligheidsincidenten, zoals computervirussen en hackeractiviteiten, kan GOVCERT.NL geen enkel risico nemen met de eigen beveiliging, zowel fysiek als digitaal.
Nienke van den Berg
CERT is de afkorting voor de internationaal gangbare term Computer Emergency Response Team. Sinds juni 2002 heeft ook de Nederlandse overheid een CERT. Deze CERT-RO, waarbij RO stond voor rijksoverheid, is in februari 2003 omgedoopt in GOVCERT.NL. Bij buitenlandse CERTs denkt men nu niet langer dat het hier om een Roemeense club gaat, zoals de RO-toevoeging deed vermoeden. In eigen land was de wijziging noodzakelijk om te laten zien dat het team ook buiten de rijksoverheid actief is. GOVCERT.NL fungeert voor de overheid als centraal meld- en coördinatiepunt voor ICT-veiligheidsincidenten. Programmamanager Nienke van den Berg vertelt wat dat in de praktijk inhoudt. “We verzamelen informatie over relevante virussen, hackeractiviteiten, zwakke plekken in software en dergelijke en lichten de deelnemende overheidsorganisaties in. We geven daarbij aan welke acties ondernomen moeten worden om problemen te voorkomen of op te lossen.” De informatie is grotendeels afkomstig uit internationale netwerken van security-contacten. Daarnaast melden de overheden ook incidenten aan GOVCERT.NL.
van den Berg heeft overigens wel begrip voor de gevallen waarin het toch fout gaat. “Een half jaar geleden zou ik misschien ook wel een document meegegeven hebben, maar door dit werk ken ik de gevaren.” Volgens Nienke van den Berg neemt zowel het aantal incidenten toe als de snelheid waarmee ze zich verspreiden. “Iedere dag is er wel een virus. Onze waarschuwingen kunnen drie niveaus hebben: low alert, dat zijn informatieve berichten, en medium en high alert, waarbij de overheidsorganisaties direct actie moeten ondernemen. We hebben een paar keer per week medium en high alerts. Veel virussen beginnen in Azië. Wij worden dan gebeld door contacten in Australië die ons waarschuwen dat het onze kant op komt.”
Levenslijn GOVCERT.NL begon met drie deelnemende ministeries. Inmiddels is het werkgebied verbreed naar andere overheidsorganisaties, het kleinbedrijf en burgers. “Dit komt doordat men de toegevoegde waarde ziet van onze diensten en doordat men vertrouwen in ons heeft,” constateert Nienke. Een belangrijke mijlpaal was de ingebruikname van de Waarschuwingsdienst in februari 2003. De Waarschuwingsdienst, een initiatief van het ministerie van Economische Zaken, richt zich op de Nederlandse burger en bedrijven met maximaal 10 computers. Zij kunnen zich via de site www.waarschuwingsdienst.nl en een gratis e-mailservice laten informeren over ICT-veiligheidsincidenten. “In de toekomst willen we de deelnemersgroep verder uitbreiden en gaan we ook onze diensten verbreden. Daarnaast blijven we werken aan onze internationale contacten. Die vormen de levenslijn van GOVCERT.NL.”
Password vragen “Na een periode van proefdraaien met drie departementen zijn we in juni 2002 officieel begonnen,” vertelt Nienke van den Berg. “Op dit moment zijn we met veertien organisaties in gesprek over deelname, waaronder gemeenten, provincies, departementen en uitvoeringsorganisaties. Voordat overheidsorganisaties kunnen deelnemen moeten ze een intakeproces doorlopen. Wat voor hard- software hebben ze, waar zit systeembeheer in de organisatie, is er een ‘department security contact’, hoe zijn ze beveiligd, en hoe reageren ze als het misgaat. Kortom, een momentopname van de ICT-organisatie.” GOVCERT.NL kan daarnaast een ‘security scan’ uitvoeren. Nienke: “Deze test bestaat uit verschillende onderdelen. Bijvoorbeeld de ‘penetration test’ en ‘social engineering’: één van onze medewerkers belt of mailt om te proberen een password te krijgen, zodat we in de systemen kunnen komen. Of een medewerker gaat langs en vraagt om een bepaald document. Het komt voor dat je het gewoon meekrijgt. We spreken de resultaten door met de organisatie want systeembeheerders en beveiligers kunnen hier hun voordeel mee doen.” Nienke
26
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
27
Denise van Heijningen (medewerker communicatie en PR, InterWad) “Werken bij ICTU betekent opereren in het brandpunt van actuele ontwikkelingen. En dat bij een innovatieve organisatie waar het enthousiasme van af spat. Als je daar niet door aangestoken wordt?!”
InterWad
“In 2004 zijn we onmisbaar in het waddengebied”
InterWad is een eind op weg om een onmisbaar communicatie- en informatieprogramma te worden voor het waddengebied. Steeds meer lokale overheden en rijksoverheden gebruiken de expertise van InterWad bij de onderlinge communicatie en het contact met burgers. InterWad is in 1997 gestart om de mogelijkheden van informatievoorziening en interactieve beleidsvorming via internet te onderzoeken. Door actief in te spelen op vragen van opdrachtgevers en burgers is het programma uitgegroeid van een internetpilot tot een bureau voor interactieve overheidscommunicatie, kennismanagement en projectmanagement.
“Een logische ontwikkeling,” meent Ronny Koeling, medewerker informatie bij InterWad. “Bij de start in 1997 was er bij de overheid weinig bekend over specifieke internettools. Die waren ook veelal onbetaalbaar. We richtten ons destijds dus op het ontwikkelen en aanbieden van mogelijkheden op dat gebied. Inmiddels is die situatie helemaal veranderd.” Door actief in te spelen op actuele ontwikkelingen heeft InterWad het takenpakket aangepast en uitgebreid. “Overheden willen op een nieuwe manier besturen en hebben behoefte aan ondersteuning daarbij. De nadruk ligt momenteel op het breed verspreiden van informatie en het adviseren over communicatie met burgers. We werken op deze manier aan effectieve interactieve communicatie en informatievoorziening bij beleidsvorming. Om ook binnen een project de communicatie vlekkeloos te laten verlopen, bieden we faciliteiten als een virtueel kantoor.”
In beweging Een innovatief programma als InterWad is altijd in beweging. 2002 stond bol van de activiteiten: een organisatieverandering, een verhuizing en een vernieuwing van het belangrijkste communicatiemiddel, de website www.waddenzee.nl. Sinds 1 januari 2002 is InterWad, als enige programmabureau ‘op locatie’, onderdeel van ICTU. Na jaren zowel organisatietechnisch als fysiek verbonden te zijn geweest met het ministerie van Verkeer en Waterstaat vond InterWad een nieuw onderkomen in een modern ICT-verzamelpand in Leeuwarden. “Positieve ontwikkelingen. We hebben nu echt een eigen plek,” vindt Ronny Koeling. En over de samenwerking met ICTU: “De contacten zijn pril, maar zeker veelbelovend. De andere programma’s van ICTU ontwikkelen tools en toepassingen die wij weer kunnen gebruiken. Aan de andere kant zijn wij een organisatie die veel ervaring heeft met hoe zaken in de praktijk werken. Die combinatie is zeker een meerwaarde.”
28
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
29
Ronny Koeling
InterWad
Kenniscentrum Elektronische Overheid
Alle kennis over de elektronische overheid bij elkaar
www.waddenzee.nl De website www.waddenzee.nl en binnenkort ook www.waddenloket.nl zijn de belangrijkste communicatiemiddelen van InterWad. Op www.waddenloket.nl start binnenkort een pilot voor elektronische diensten in het waddengebied. Vergunningen aanvragen en het volgen van het traject tussen aanvraag en verlening staat daarin centraal. De site www.waddenzee.nl levert actuele informatie over het waddengebied en biedt de mogelijkheid om te discussiëren over actuele onderwerpen. Afgelopen jaar is gediscussieerd over beleidskwesties en beleidsplannen, bijvoorbeeld over een beheersplan voor het waddengebied, over gaswinning en politiek & waddenzee. Eind 2002 is de waddenzee-site opnieuw aangepast aan de eisen van deze tijd. Ronny Koeling: “Vanwege de enorme hoeveelheid aan informatie was www.waddenzee.nl wat onoverzichtelijk geworden. Nu is de site weer duidelijk en helder opgezet. Dit is een goede basis om de komende tijd verder te werken aan het uitbreiden van informatie en interactieve mogelijkheden.” De ingrijpende vernieuwing heeft een flinke stijging in het aantal bezoekers opgeleverd. Van 50.000 bezoekers bij de start in 1997 is het bezoekersaantal gegroeid naar 164.000 in 2002.
Inspelen op wensen De projectperiode van InterWad loopt in elk geval tot en met 2004. Volgens Ronny Koeling zijn voor de komende jaren een aantal zaken sleutel tot succes. “Belangrijk is dat we blijven inspelen op de wensen van opdrachtgevers en vanuit de samenleving. Het ontwikkelen van meer interactieve mogelijkheden op de websites en het nemen van initiatieven naar aanleiding van ontwikkelingen in het waddengebied staat hoog op de agenda. Net als het adviseren over en ondersteunen van de communicatie rondom beleidsprojecten. Ik ga er van uit dat we met deze aanpak in 2004 onmisbaar zijn in het waddengebied.”
Eind 2001 startte het communicatieprogramma ‘Elektronische Overheid in aanbouw’ in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De missie was het stimuleren van overheden om zelf versneld de elektronische overheid te realiseren. Een jaar later werd besloten om dit programma onder te brengen in een kenniscentrum, dat alle kennis over de elektronische overheid, binnen en buiten ICTU, integraal gaat aanbieden. Hiermee krijgen ambtenaren en bestuurders meer overzicht over alle instrumenten en diensten op dit gebied. Ook krijgen zij een aanspreekpunt voor alle ‘ELO-vragen’.
Programmamanager Matt Poelmans beschouwt het eerste jaar van het programma, onder de naam ‘ELO in aanbouw’, als een aanloopjaar. De promotieactiviteiten worden nu voortgezet in het Kenniscentrum Elektronische Overheid. “Het Kenniscentrum heeft vier clusters van activiteiten: een kennisbank met informatie over de elektronische overheid, voorlichting, advies en monitoring. Begin april 2003 is de eerste versie van de portal site www.elo.nl geïntroduceerd. Hier maken we de kennisbank toegankelijk. In eerste instantie stellen we de sites van bijvoorbeeld de afgeronde ICTU-programma’s beschikbaar. Later dit jaar komt er een geïntegreerde kennisbank.” Uitgangspunt voor het Kenniscentrum ELO is de één-loketgedachte. Matt: “Het Kenniscentrum ELO wordt één loket voor alle vragen over ELO. In eerste instantie voor ambtenaren en bestuurders, maar ook geïnteresseerde burgers kunnen er terecht. Je kunt er informatie vinden en we kunnen doorverwijzen. We gaan ook de website zoveel mogelijk vraaggericht ontsluiten. Voorlopig zijn we nog aan het opbouwen en geleidelijk wordt de kennis van programma’s toegankelijk gemaakt.”
Wisselwerking Met vorming van ICTU zijn vanaf 2001 diverse programma’s op het gebied van de elektronische overheid bij elkaar gebracht. Dit heeft een positief effect op de wisselwerking tussen programma’s. In beginsel werkt ieder programma, met de initiatiefnemer(s) binnen de overheid, aan een eigen opdracht. Voor de doelgroepen, grotendeels overheden, leidt het grote aantal programma’s echter tot verwarring. In Nederland zijn er volgens Matt Poelmans zo’n 60 tot 80 initiatieven die met de elektronische overheid te maken hebben. “Het Kenniscentrum doet de overkoepelende marketing voor de elektronische overheid. We richten ons op het creëren van draagvlak, met name bij bestuurders, volksvertegenwoordigers en ambtelijke top. In die zin is het Kenniscentrum ook aanvullend op andere programma’s.” Bij het Kenniscentrum ELO wordt onder meer de kennis van afgeronde ICTU-programma’s, zoals Stroomlijning Basisgegevens, OL2000 en Taskforce Digitale Duurzaamheid, actueel en toegankelijk gehouden. Het programmamanagement van burger@over-
30
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
31
Matt Poelmans
KIBO
“Juist nu moeten we werken aan efficiency”
heid is er begin 2003 ook ondergebracht. Daarnaast zullen ook programma’s buiten ICTU een link hebben met het Kenniscentrum. Zo zal een deel van de communicatie over de Superpilots via het Kenniscentrum verlopen en wordt ook de kennis rondom het B4-project, Beter Bestuur voor Burger en Bedrijf, in de loop van 2003 via het Kenniscentrum beschikbaar gesteld.
Warme gevoelens De elektronische overheid leeft niet genoeg bij overheden, vindt Matt. “Overheden hebben er nog niet genoeg aandacht voor. De elektronische overheid maakt geen warme gevoelens los bij overheden. ELO wordt veel gezien als een technisch onderwerp dat veel geld kost. Wij leggen uit wat ELO is, dat het uit bouwstenen bestaat en welke samenhang die hebben. Ook laten we zien waarom het nodig is, welke rol ICT speelt bij thema’s als veiligheid, wachtlijsten, lastenverlichting, rampen, enzovoort. Daarvoor hebben we een simulatie ontwikkeld waarin de link van ELO als middel wordt gelegd naar de dagelijkse praktijk. ELO is geen doel, maar een tool. De derde stap is duidelijk maken wat de verschillende programma’s te bieden hebben aan instrumenten, hulpmiddelen en diensten. We willen ook een gevoel van urgentie overbrengen. Je kunt namelijk de boot missen als je niet oplet. Overheidsorganisaties moeten het zelf doen, maar ze staan er niet alleen voor. Veel organisaties zijn met hetzelfde bezig en van die kennis kun je gebruik maken. Kortom: niet het wiel uitvinden, maar het wiel vinden.”
KIBO staat voor Kenniscentrum Informatievoorziening Bedrijfsvoering Overheid. De opdracht van dit jonge kenniscentrum, waarbij alle ministeries betrokken zijn, is het zorgen voor meer efficiency bij de overheid op het gebied van informatievoorziening. Schaalvoordelen en uniformiteit van processen staan hierbij centraal. Vanaf 1 mei 2002 tot 1 januari 2003 hebben de kwartiermakers gewerkt aan het opbouwen van de organisatie en het uitwerken van de plannen. Daarnaast hebben ze een begin gemaakt met het ontwikkelen van de kennisproducten en -diensten. Vanaf 1 januari 2003 is het KIBO operationeel.
De wortels van het KIBO liggen in het Programma Samenwerking Informatievoorziening & Bedrijfsvoering Rijksoverheid, dat in december 2001 door de ministerraad werd bekrachtigd. Dit is een beleidsprogramma dat door samenwerking tussen ministeries de efficiency van de bedrijfsvoering en de informatievoorziening wil verbeteren. Kennisuitwisseling is één van de methoden die de rijksoverheid hierbij inzet. Voor de uitvoering hiervan werd het KIBO opgericht.
Nieuwe organisatie opzetten Vanuit zijn rol als senior beleidsmedewerker bij het ministerie van Financiën was Manou Chen betrokken bij het Programma Samenwerking en de voorbereidingen voor de oprichting van het kenniscentrum. Toen het KIBO uiteindelijk bij ICTU van start ging, ging hij mee als kennismanager. De beslissing om het KIBO bij ICTU onder te brengen was pragmatisch, vindt Manou. “We wilden het kenniscentrum buiten een ministerie houden, anders word je altijd als onderdeel van die organisatie gezien. Je kunt ook zelf een stichting oprichten, maar dat kost veel tijd. Bij ICTU heb je direct alle faciliteiten.” De eerste klus was het omzetten van het idee op papier naar een echte organisatie. Manou: “Met vier collega’s hebben we de nieuwe organisatie opgezet met alles wat daar bij komt kijken. We moesten de besturingsstructuur opzetten, een organisatiemodel maken, personeel aantrekken en uiteraard de financiën regelen. Maar vooral zaken als het optuigen van een website en het plannen van PR-activiteiten waren voor mij nieuw en uitdagend.”
Productontwikkeling “Bij de ministeries was er behoefte om snel producten te zien. We hebben dus besloten om tegelijk met het opzetten van de organisatie direct ook de eerste producten te gaan ontwikkelen,” vertelt Manou. De kennisproducten en –diensten die het KIBO biedt zijn onder meer het toetsen op informatiekundige aspecten van wet- en regelgeving en het toegankelijk maken van ervaringen van ministeries met de selectie en
32
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
33
Manou Chen
KIBO
OL2000
“We houden de één-loketgedachte levend”
implementatie van standaard bedrijfsvoeringsystemen zoals ERP. Ook kan het KIBO optreden als intermediair tussen leveranciers van die systemen en het Rijk. Manou: “We zijn gestart met de productontwikkeling naar aanleiding van vragen die de ministeries van BZK en VROM op dat moment hadden. Voor VROM hebben wij bijvoorbeeld een bijdrage geleverd aan een scenarioverkenning voor de selectie van een financieel systeem. Door het meelopen in zo’n project verzamelen we kennis en ervaring en brengen die ook in. Om de ervaringen bruikbaar te maken voor het hele Rijk, maken we een algemene versie van het eindrapport van zo’n verkenning en zetten die op onze site. Uiteindelijk moeten al dit soort ervaringen worden samengevoegd in een bundel ‘Lessons Learned systeemselectie en –implementatie’”.
Efficiënter werken Het KIBO moet ervoor zorgen dat ministeries op het gebied van informatievoorziening meer gezamenlijk gaan doen en meer op dezelfde manier gaan doen. Voor 2003 heeft onder meer het in kaart brengen van de stand van zaken rond bedrijfsvoeringsystemen bij de rijksoverheid prioriteit gekregen. “We beginnen met een inventarisatie bij de departementen. Wie heeft wat in huis en wat voor plannen zijn er voor de bedrijfsvoeringsystemen. Dit is voor ons een nulmeting. Lastiger wordt uiteindelijk het vaststellen van onze resultaten. Ik denk dat het KIBO zeker goede producten kan leveren, maar de keuzes van de ministeries bepalen de uiteindelijke resultaten. Het is aan de ministeries welke systemen zij bijvoorbeeld kiezen. Dat bepaalt weer de mate waarin schaalvoordelen behaald zullen worden.” Manou voegt eraan toe dat we juist nu aan efficiency moeten werken. “In tijden van financiële krapte zijn ministeries geneigd om zich alleen op hun ‘going concern’ te richten. Terwijl je juist dan innovatief moet zijn en initiatieven moet nemen om efficiënter te werken. Zaken als KIBO zijn dan zeker geen extraatjes.”
De opdracht van Overheidsloket 2000 is geslaagd. Vrijwel alle overheidsorganisaties zijn bekend met de één-loketgedachte en zijn zich ervan bewust dat zij bij hun dienstverlening moeten denken vanuit de logica van de klant. In de praktijk is bijna de helft van alle gemeenten bezig met de invoering van de één-loketgedachte. Voor het programma OL2000, dat in 1996 van start ging en officieel eind 2002 eindigde, zijn dit goede resultaten. Toch kunnen we niet concluderen dat het ‘af’ is. Er zijn nog steeds veel organisaties die willen starten met het één-loketconcept en die daarbij behoefte hebben aan ondersteuning. Daarom is ervoor gezorgd dat de kennis en ervaring ook na afloop van het programma beschikbaar blijft.
De publieke dienstverlening is niet klantvriendelijk genoeg. Dit besef vormde de aanleiding tot de start van het programma Overheidsloket 2000. Bekende voorbeelden van niet-klantvriendelijke dienstverlening zijn de startende ondernemer die bij vier instanties langs moet voor de benodigde papieren, en subsidies die de burger niet bereiken omdat men bij bepaalde gemeenteloketten niet weet dat deze bestaan. De ministeries van BZK, VROM, VWS en EZ besloten deze verkokering te lijf te gaan met OL2000. In 1996 begon hiermee de één-loketgedachte aan haar opmars in Nederland. “OL2000 ging het land in om de boodschap van de één-loketgedachte te verkondigen,” vertelt Mark Bressers, voorheen projectleider bij OL2000 en nu werkzaam bij het nieuwe programma OSOSS. “Medewerkers van het programma gingen naar overheidsorganisaties om te vertellen waarom het goed is om met de één-loketgedachte aan de slag te gaan en om enthousiasme voor deze manier van werken over te brengen.”
Concrete ondersteuning Daarnaast wilde OL2000 de publieke dienstverleners concrete ondersteuning bieden bij de implementatie. “We wilden de mensen ook van elkaar laten leren door ze ervaringen uit te laten wisselen, onder andere via de kennisbank op www.ol2000.nl, maar ook in de vorm van goed bezochte studiedagen en intervisiebijeenkomsten. Verder hebben we instrumenten ontwikkeld waarmee ze concreet aan de slag kunnen, zoals handboeken, de productencatalogus VIND en de Landelijke ServiceMeter,” vertelt Mark. “De servicemeter hebben we in 2002 ontwikkeld. Deze komt voort uit de behoefte van overheden om te benchmarken, ze willen weten hoe soortgelijke organisaties het doen. De servicemeter bestaat uit een gestandaardiseerde vragenlijst, die overheden online voor hun eigen organisatie kunnen aanmaken. Via de website of publieksbalie vraag je je klanten om de vragenlijst in te vullen. Vervolgens kun je de resultaten bekijken en deze vergelijken met andere organisaties. Drie maanden na de introductie van de servicemeter werkten er al 200 organisaties mee.”
34
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
35
Mark Bressers
OL2000
ON21
Mantelovereenkomsten telecom verlengd tot 2006
Kennis van andere programma’s In april 2001 werd OL2000 onderdeel van ICTU. Volgens Mark Bressers heeft dit invloed gehad op de advisering van de publieke dienstverleners door OL2000. “Andere ICTU-programma’s zijn ook belangrijk voor de publieke dienstverleners. Bijvoorbeeld Advies Overheid.nl met advies voor onder meer een klantvriendelijke site, Stroomlijning Basisgegevens met authentieke registraties en Testbed en Taskforce met digitale duurzaamheid. In de adviezen neem je daarom ook die onderwerpen mee.” Andersom werkt dit natuurlijk ook. Andere ICTU-programma’s kunnen bijdragen aan het levend houden van het OL-concept. Het nieuwe programma Egem, dat de stimulering van de elektronische gemeente als doel heeft, kan de kennis van de één-loketgedachte meenemen in de advisering. Hetzelfde geldt voor PEP, het Programma Elektronische Provincies, dat in 2002 bij ICTU is gestart.
Voorlichting gaat door OL2000 is een succes en de medewerkers zijn daar met recht trots op. Maar is OL2000 nu ook echt klaar? Mark Bressers: “Het gedachtegoed is verspreid, die opdracht is geslaagd. Nu is het aan de publieke dienstverleners zelf. Maar daar ontbreekt vaak capaciteit om een start te maken met één-loket, ze hebben nog steeds ondersteuning nodig. Daarom houden we de één-loketgedachte levend door voorlichting te blijven geven. Sinds 1996 hebben we veel kennis verzameld, denk aan de handboeken en de praktijkvoorbeelden op de site. Deze kennis en ervaring houden we actueel. Ook over de instrumenten, bijvoorbeeld de servicemeter, kun je nog steeds bellen met vragen.”
36
SAMENWERKING
Overheidsnetwerk 21 werd in 1995 opgericht om de overheid te ondersteunen bij een gezamenlijke aanpak van inkoop van ICT-diensten en –middelen. Door gezamenlijke inkoop zijn de aanbestedingskosten voor overheidsinstellingen lager en kan een betere prijs-kwaliteitverhouding worden bereikt. Het bekendste project is OverheidsTelefonie 2000 (OT2000), waarbij mantelovereenkomsten voor de gehele overheid werden afgesloten met vier telecombedrijven. Deze overeenkomsten zijn onlangs verlengd tot 2006.
De doelstelling van het project OT2000 was de verwerving van telefoniediensten, zowel naar vast, mobiel, als naar bijzondere bestemmingen zoals het buitenland, voor zoveel mogelijk overheidsorganisaties. Inkoopvoordeel en uitbreiding en verbreding van het dienstenpakket waren de achterliggende doelstellingen. Daarnaast heeft het project bijgedragen aan de marktwerking op de geliberaliseerde telecommunicatiemarkt. Zo kreeg toenmalig nieuwkomer Dutchtone ook de kans een overeenkomst te bemachtigen. Per 31 december 2002 is ON21 is beëindigd. De projecten OB2000, ON2000 en PC2000 waren afgerond en de taken voor het project OT2000 zijn nu verdeeld over ICTU en opdrachtgever BZK. Het ministerie beheert nu zelf de mantelovereenkomsten en onderhoudt de contacten met de telefonieleveranciers. Binnen ICTU voert het Kenniscentrum ELO voortaan informerende en controlerende taken rond de mantelovereenkomsten uit.
Turbulente markt Eén van de medewerkers die een aantal jaren voor ON21 heeft gewerkt is Audrie Spelmink. Vanaf mei 2000 is zij als juriste aan het programma verbonden geweest. Tegelijkertijd werkte zij ook voor de Taskforce PKIoverheid. “Bij ON21 was ik vooral met het beheer van de overeenkomsten bezig,” vertelt Audrie. “Voor OT2000 hebben we de Europese aanbestedingen begeleid voor telefoniecontracten. Hieruit zijn vier mantelovereenkomsten voortgekomen, met Dutchtone, KPN, Versatel en Vodafone. Ik begon bij ON21 vlak voor de ondertekening van de mantelovereenkomsten door de vier leveranciers en de toenmalige minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid. Voor de ondertekening moesten de puntjes nog op de i worden gezet, we moesten de laatste details doorlopen om de mantelovereenkomsten tekenklaar te maken. Vervolgens is het belangrijk dat je nagaat of de afspraken die in de overeenkomsten zijn vastgelegd worden nagekomen. Je kijkt dan bijvoorbeeld of de juiste tarieven worden gehanteerd. De telecommarkt is erg turbulent geweest met overnames, fusies en financiële problemen bij leveranciers. Wij hebben natuurlijk in de gaten gehouden of dit gevolgen had voor de overheidsorganisaties die diensten afnemen bij deze leveranciers.” Overheidsorganisaties die gebruik wilden
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
37
Audrie Spelmink
ON21 Karin Wuite (communicatieadviseur, OSOSS) “In het jaar dat ik hier werk heb ik een hoop kanten van ICTU gezien. Eerst OT2000, toen ook in de OR, en nu voor het programma OSOSS (genoeg ‘braakliggend’ terrein om me als communicatieadviseur op uit te leven!). Het valt me op dat sfeer hier informeel en prettig is. ICTU is natuurlijk een redelijk kleine, jonge en veranderlijke organisatie, en ondernemend bovendien. Voor mij was in 2002 het wadlopen met het personeel een van de hoogtepunten; als je al een keer samen geploeterd hebt door de bagger kan dat in een latere samenwerking alleen maar van pas komen…”
gaan maken van de overeenkomsten konden bij de juriste terecht met hun vragen over de overeenkomsten, bijvoorbeeld over de looptijd en tarieven. Ook was zij het aanspreekpunt voor juridische vragen van de telecomleveranciers.
In goed overleg Ondanks contracten en afspraken blijven er altijd vragen komen. “Wij geven in beginsel het advies aan dienstafnemers en leveranciers om er in goed overleg uit te komen. Als er onduidelijkheid is over een dienst van een leverancier dan kunnen wij bemiddelen. Vorig jaar zijn er bijvoorbeeld tarieven verhoogd en dan gaan we na of dat kan volgens de afspraken in de overeenkomst. In één geval mocht dat niet. We hebben toen de overeenkomst en de uitleg ervan besproken met de juristen van de desbetreffende leverancier. Dat is voor een jurist erg leuk om te doen.” Vorig jaar zijn de vier mantelovereenkomsten voor overheidstelefonie verlengd tot 2006. De verlenging bracht veel werk met zich mee, ook voor juriste Audrie Spelmink. “Je moet een jaar tevoren beslissen of je de overeenkomsten wilt verlengen. We hebben opnieuw naar de markt gekeken en veel gesprekken gevoerd met de dienstafnemers. De leveranciers willen natuurlijk altijd wel een verlenging. De overheidsorganisaties die gebruik maken van de contracten vinden het vaak nog moeilijk om de besparing te zien. De migratie naar een andere leverancier kan namelijk veel tijd en moeite kosten. Vanuit juridisch perspectief is het heel goed gelukt. Vier mantelovereenkomsten waarvan alle andere overheidsorganisaties kunnen profiteren.”
38
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
39
Programma Elektronische Provincies
Provinciale samenwerking voor betere digitale dienstverlening
Gezamenlijk de elektronische dienstverlening verbeteren, dat is het doel van het Programma Elektronische Provincies. De afkorting PEP, die in provincieland de gangbare naam is voor het programma, heeft uiteraard al tot vele woordspelingen geleid. “Met PEP meer pit,” kopte een vakblad. Een oppepper op ICT-gebied is in ieder geval de bedoeling van het gezamenlijke programma. Via PEP kan een provincie profiteren van de kennis en ervaring die een collega-provincie al heeft opgedaan op ICT-gebied en daarnaast worden nieuwe initiatieven opgestart, zoals de ontwikkeling van een provinciale productencatalogus.
John Kuipéri
Een voorvechter van de elektronische provincie, of de innovatieve provincie, zoals hij het zelf liever noemt, is John Kuipéri. Vanuit zijn rol als hoofd Informatiebeleid bij de provincie Zuid-Holland heeft hij de lange aanloop tot de start van PEP van nabij meegemaakt. Toen ICTU op zoek ging naar een programmamanager voor PEP greep hij direct zijn kans. Een paar maanden later verhuisde hij van het provinciehuis naar het ICTU-hoofdkantoor. Er lag een werkplan klaar, dat was opgesteld door IOG-info, het interprovinciaal I&A-vakberaad, dat aan de wieg van PEP heeft gestaan. “Toen ik in september 2002 begon had ik een werkplan en stond er een computer klaar bij ICTU. Diezelfde week stonden de eerste vacatures voor PEP al op het intranet bij ICTU en de provincies. Bij PEP werken nu een ex-OL2000 medewerker en twee medewerkers van de provincies Overijssel en Utrecht, die hier beide voor 50% gedetacheerd zijn. Daarnaast is tot aan de zomer een medewerkster van provincie Gelderland aan het PEP-team toegevoegd. Zo zie je dat de provincies het echt belangrijk vinden. Bij ICTU delen we met andere programma’s een secretariaat en een communicatieadviseur en daarmee is het team compleet.”
Speerpunten Het programma loopt in principe tot eind 2003. De speerpunten zijn het realiseren van een kennisplatform, het ontwikkelen van een provinciale productencatalogus en het ontwikkelen van architectuurrichtlijnen. Daarnaast volgt PEP de ontwikkelingen op ICT-gebied bij de overheid en kijkt waar provincies hun voordeel mee kunnen doen. “Het doel van het kennisplatform is informatie-uitwisseling over de elektronische provincie,” vertelt John Kuipéri. ”Dit is niet alleen bedoeld voor mensen uit de automatiseringshoek, maar voor alle provinciemedewerkers die met de elektronische overheid in aanraking komen. We brengen mensen met elkaar in contact tijdens themabijeenkomsten, naar verwachting zo’n drie tot vier keer dit jaar, en dit ondersteunen we met een website. Verder zijn we bezig met een provinciale productencatalogus, vergelijkbaar met de VIND-catalogus van gemeenten. De bedoeling is om vraaggericht en helder te laten zien wat de provinciale producten en diensten zijn en hoe die kunnen worden afgenomen. We hebben hiervoor veel contact met de collega’s van Advies Overheid.nl, die ervaring hebben met de ontwikkeling van de rijksproductencatalogus. Wij willen dezelfde methodiek gebruiken. Bij het rijk gaat het om 2.500 producten en bij ons naar schatting om 300, die met name voor bedrijven en instellingen interessant zijn.” PEP wil dit alles in 2003 realiseren. Samenwerking tussen de provincies blijft daarbij centraal staan. John: “Vanaf het begin hebben we er partners in de provincies bij betrokken. Wij gaan het hier niet allemaal achter een bureautje bedenken.”
Bijzondere samenwerking PEP heeft een lange voorbereidingstijd gehad. In de zomer van 2000 lag er al een rapport waarin werd aangeraden om een kenniscentrum in te stellen om de kennis en ervaringen van individuele provincies op ICT-gebied onderling te delen en te benutten. Toen ICTU medio 2001 van start ging, ging het snel, want de provincies zagen daarin een mooi aanhakingspunt voor PEP. In de provinciale wereld is de samenwerking rond PEP bijzonder. In juni 2002 is de overeenkomst tussen de provincies en ICTU getekend. Namens de deelnemende provincies tekende de Commissaris van de Koningin in Zuid-Holland. Daarvoor moesten Gedeputeerde Staten in de afzonderlijke provincies de Commissaris mandateren.
40
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
41
RYX
Hogere eisen voor rijksoverheidsintranet
Als je als medewerker van een ministerie een telefoonnummer nodig hebt van iemand van bijvoorbeeld de Algemene Rekenkamer of de Tweede Kamer, dan kijk je in de adresgids van RYX, het besloten intranet voor medewerkers van de rijksoverheid. Ook voor nieuwsberichten, rijksbrede informatie en voor ‘samenwerkruimten’ kun je er terecht. Het rijksoverheidsintranet is sinds twee jaar beschikbaar voor medewerkers van ministeries en Hoge Colleges van Staat. Het doel is het bevorderen van samenwerking, kennisdeling en communicatie binnen de rijksoverheid. In totaal hebben 150.000 rijksambtenaren toegang tot RYX.
Arjen Bosch
Zowel technisch als organisatorisch is het opzetten en beheren van een intranet voor de hele rijksoverheid een omvangrijk project. De tien medewerkers van het projectbureau dat hiervoor verantwoordelijk is hebben een werkveld met vele betrokkenen en belanghebbenden. Binnen de overheid zijn dat zo’n twintig departementen en Hoge Colleges van Staat en in het bedrijfsleven heeft RYX meer dan twaalf partners. RYX-medewerker Arjen Bosch houdt zich bezig met de technische infrastuctuur van het intranet en is daarnaast verantwoordelijk voor de beveiliging ervan.
Gesloten netwerk RYX maakt gebruik van een gesloten netwerk dat los staat van het internet. Voor de technische kant van het intranet heeft RYX meer dan twaalf partners in de markt. De bedrijven hebben de ‘ruggengraat’ gerealiseerd, de techniek voor bijvoorbeeld de adressengids, de zoekfunctie, het content management systeem en de samenwerkingsfunctionaliteit. Het proces dat daaraan vooraf ging was voor alle partijen boeiend. Arjen Bosch: “Het was nog niet duidelijk wat we gingen doen en wij zeiden: jullie zijn de experts, zeg maar wat we moeten doen. De partners moesten dus met z’n allen aan de slag. Uiteindelijk hebben ze onderling partijen aangewezen die het meest geschikt waren voor de verschillende onderdelen. Iedereen dacht dat we met deze aanpak problemen gingen krijgen, maar het ging wonderbaarlijk goed. Ik denk ook dat er geen andere aanpak mogelijk was geweest. Bij de partners heeft het alle expertise naar boven gebracht die nodig was. Ze hebben hun beste krachten gebruikt omdat ze het samen moesten doen met hun concurrenten.”
nemende organisaties zorgen zelf voor de technische en organisatorische aansluiting op RYX. In 2003 werden er in januari 920.000 pagina’s opgevraagd en in februari bijna 1,4 miljoen. Daarnaast maken veel RYX-bezoekers ook gebruik van het intranet van hun eigen organisatie. “Het belangrijkste is dat je vindt wat je zoekt. RYX is met rijksoverheidsinformatie aanvullend op de andere intranetten. Alle deelnemers hebben op hun eigen intranet een knop naar RYX. Andersom kan ook. We streven niet naar volledige integratie van alle intranetten, maar technisch gezien zou het wel makkelijk zijn, want dan heb je bijvoorbeeld maar één zoekmachine nodig.”
Glasvezelnetwerk RYX is nu de projectfase voorbij en wordt een structureel programma. “In de projectfase was het gebruik nog informeel en werd er geen vertrouwelijke informatie geplaatst. We zien dat het gebruik van RYX toeneemt, kwantitatief maar ook kwalitatief. RYX wordt steeds meer voor ondersteuning van primaire processen gebruikt en de eisen van de gebruikers worden hoger. Wij gaan nu de eigen kwaliteit en de informatiebeveiliging verhogen. Inhoudelijk was RYX in de projectfase nog aanbodgericht en dit zal meer vraaggericht worden.” In 2003 wordt voor het Haagse deel van de infrastructuur een glasvezelnetwerk aangelegd, de Haagse Ring. “Dit wordt gedaan door DTO, de Defensie Telematica Organisatie. Met het glasvezelnetwerk kunnen we met name de veiligheid en schaalbaarheid sterk verbeteren. Ook wordt het dan mogelijk om videobeelden te laten zien op RYX.”
Miljoen pagina’s per maand In maart 2003 waren van alle ministeries en Hoge Colleges van Staat alleen de Raad van State, Buitenlandse Zaken, Defensie en de Belastingdienst nog niet aangesloten. Wel waren ze er op dat moment hard mee bezig volgens Arjen Bosch. De deel-
42
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
43
Stroomlijning Basisgegevens
“De geest is uit de fles”
De overheid wil voldoen aan de eisen die de samenleving aan haar stelt. Steeds duidelijker wordt dat dit alleen kan als ambtenaren en politici kunnen beschikken over betrouwbare en actuele basisgegevens. Overheidsorganisaties hebben voor hun primaire processen grote hoeveelheden gegevens nodig over personen, bedrijven, inkomens, sociale verzekeringen en gebouwen. Al die gegevens zitten in databases. Alleen al binnen de rijksoverheid bestaan tienduizenden registraties. Bedrijven en burgers moeten iedere keer opnieuw gegevens verstrekken die bij ‘de overheid’ al lang bekend zijn. Het opnieuw gebruiken van gegevens vindt niet of nauwelijks plaats. De opdracht van het programma Stroomlijning Basisgegevens was om dit ingrijpend te veranderen.
Udo Pijpker
Het programma Stroomlijning Basisgegevens is eind 1999 in het leven geroepen door een samenwerkingsverband van negen ministeries, de VNG en het College Bescherming Persoonsgegevens. De opdracht was het geven van een belangrijke impuls aan de totstandkoming van een stelsel van authentieke registraties. Met deze registraties worden kwalitatief hoogwaardige bestanden bedoeld van veelvuldig en om uiteenlopende redenen benodigde gegevens, zoals persoons- of gebouwgegevens. Hierbij gaat het om bestanden die door de overheid als enige officieel erkende registers voor de betreffende gegevens zijn aangemerkt. Deze worden in het gehele land verplicht gebruikt en op dezelfde wijze bijgehouden.
Gewoonste zaak van de wereld Udo Pijpker vertelt waarom het programmabureau is opgeheven: “De doelen zijn gehaald, dus we zijn klaar. Dit is misschien een beetje kort door de bocht, maar daar komt het wel op neer. Ons doel was om een impuls te geven aan het totstandkomen van het stelsel van authentieke registraties en daarvoor hadden we drie jaar de tijd gekregen. Die tijd is om en de impuls is gegeven. Zelfs meer dan dat.” Zijn rol binnen het programma was de informatiekundige kant van het beleid uit te werken en te bewaken. Daarnaast heeft hij zich beziggehouden met de Tafel Van Thijn over het persoonsnummerbeleid. “Ik ben erg trots op wat we gepresteerd hebben. Op steeds meer bijeenkomsten hoor ik mensen praten over authentieke registraties en basisregistraties alsof het de gewoonste zaak van de wereld is. Het gedachtegoed van Stroomlijning Basisgegevens is erg wijd verspreid. Of zoals Steven Luitjens, de programmamanager, op onze slotbijeenkomst zei: ‘de geest is uit de fles en die gaat er niet meer in terug’. Nu het programma afgelopen is mag ik me bezig gaan houden met het uitwerken van hetgeen is bedacht aan de Tafel Van Thijn, oftewel het persoonsnummerbeleid. Dat is een geweldige uitdaging en ook weer een lekker ingewikkeld programma.”
Onmisbare voorwaarde Stroomlijning Basisgegevens is steeds gepositioneerd als een in meerdere opzichten onmisbare voorwaarde voor een moderne, vraaggestuurde overheid. ICTU-medewerker Udo Pijpker, die vanaf juli 2001 voor Stroomlijning Basisgegevens heeft gewerkt, omschrijft een moderne, vraaggestuurde overheid als een overheid die niet naar de bekende weg vraagt, die snelle en goede service biedt aan burgers en bedrijven, die je niet voor de gek kunt houden, die weet waarover ze het heeft, waarop mensen kunnen vertrouwen en die niet meer kost dan nodig is. Het programma is inmiddels, volgens plan, beëindigd. De impuls is gegeven en het kabinet heeft het concept van authentieke registraties inclusief de daaraan te stellen eisen vastgesteld en zes basisregistraties aangewezen, te weten voor personen, bedrijven, kadastrale gegevens, topografische gegevens, gebouwen en adressen. Daarnaast zijn er belangrijke beslissingen met betrekking tot de wetgeving rondom het concept van authentieke registraties genomen, is er tot tweemaal toe een kosten/baten-analyse met positief resultaat doorstaan en zijn er vele projecten ter implementatie van het voorgenomen beleid gestart. Ten slotte is in het kader van het programma specifiek aandacht besteed aan de ontwikkeling van een toekomstvast beleid met betrekking tot het gebruik en beheer van persoonsnummers.
44
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
45
Maureen Potter (experiment operator, Testbed Digitale Bewaring) “It has been said that an organisation is defined by the people who work for it. Everyone I have met at ICTU has been at the very least friendly and encouraging (especially when it comes to improving my Dutch language skills!) and at the most, have become some of my best friends. ICTU provides an environment where innovation and friendship can thrive, and fosters cooperation on both a national and an international level.”
Taskforce Digitale Duurzaamheid
Overheden serieus aan de slag met digitale duurzaamheid
Organisaties die steeds meer digitaal doen komen voor nieuwe vraagstukken te staan. Het bewaren van digitale documenten is een heel andere klus dan het archiveren van tastbare correspondentie en andere documenten. In de afgelopen twee jaar heeft de Taskforce Digitale Duurzaamheid, als onderdeel van een breder programma waar bijvoorbeeld ook het Testbed Digitale Bewaring deel van uitmaakt, overheden op weg geholpen bij digitale bewaarvraagstukken. Riet van Loon
Goede archivering van digitale documenten is absoluut noodzakelijk. Enerzijds voorkom je ermee dat je steeds opnieuw het wiel moet uitvinden, want je zorgt dat kennis beschikbaar blijft. Anderzijds vormt een digitaal archief een belangrijk deel van de verantwoording van een overheidsorganisatie, net als het ‘ouderwetse’ maar nog onmisbare papieren archief. Ook digitale documenten moeten dus beschikbaar zijn. Als je tot de ontdekking komt dat dat ene bestand nog op de c-schijf staat van een ex-medewerker, dan wordt het hoog tijd voor een nieuw bewaarbeleid. En vanuit historisch perspectief kan nog het argument aangedragen worden dat digitale overheidsdocumenten die wij vandaag maken onderdeel vormen van het toekomstig cultureel erfgoed. Ofwel, bewaren voor het nageslacht, dat wil weten hoe er politiek werd bedreven aan het begin van de 21e eeuw.
Digitale gereedschapskist De Taskforce Digitale Duurzaamheid is actief geweest van januari 2001 tot en met december 2002. Adviseur Riet van Loon kwam er begin 2002 bij. “De belangrijkste producten die de Taskforce heeft opgeleverd zijn de digitale gereedschapskist en een productmatrix van document management systemen en productapplicaties,” vertelt zij. “De productmatrix werd in één maand 4.000 keer geraadpleegd. Minstens zo belangrijk is de uitwisseling van kennis over digitale duurzaamheid geweest, via het kennisnetwerk en ook via de digitale nieuwsbrief, Digiweet.” De digitale gereedschapskist, die toegankelijk is via www.digitaleduurzaamheid.nl, bevat beleidsdocumenten, documentatie, standaarden, wetgeving, plannen van aanpak en praktijkbeschrijvingen. “De praktijkbeschrijvingen hebben we gemaakt in samenwerking met organisaties als VROM, Verkeer en Waterstaat, OC&W, VWS en Justitie. Elke organisatie beschrijft zijn project op het gebied van digitale duurzaamheid.”
Beleidsfase voorbij De doelgroep van de Taskforce was in eerste instantie de rijksoverheid, in de loop van vorig jaar kwamen daar gemeenten bij. Daarbinnen richtte het programma zich op management, ICT-ers en DIV-ers. Het onderwerp digitale duurzaamheid staat op
46
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
47
Taskforce Digitale Duurzaamheid
Taskforce PKIoverheid
Gebruik van PKI wordt onvermijdelijk
de agenda, constateert Riet van Loon. “We zijn nu op het punt dat men er serieus mee aan de slag gaat en dus ook investeert. Dat is een groot verschil met anderhalf jaar geleden. Er zijn nu projecten die de beleidsfase echt voorbij zijn en waarbij ze bepalen welk systeem ze gaan gebruiken en hoe ze de organisatie inrichten.” Riet verklaart deze verandering door de toegenomen aandacht voor efficiency en ook het door schade en schande wijs worden. “Als je e-mailcorrespondentie niet meer beschikbaar is, zoals bij een ministerie is gebeurd, dan is het erg moeizaam te reconstrueren wat er gebeurd is. Verder zijn organisaties met efficiencyoperaties bezig. Daarbij willen ze dan ook de documentaire huishouding op orde brengen. In Enschede bijvoorbeeld, met de vuurwerkramp, wisten ze niet of er vergunningen waren verleend. In ieder geval zijn er nu wel gemeenten mee bezig. Ik denk dat er nog veel winst voor ze te behalen is.”
Praktijk De Taskforce Digitale Duurzaamheid had een innige band met het Testbed Digitale Bewaring, beide onderdeel van het bredere BZK-programma Digitale Duurzaamheid. “De Taskforce hield zich bezig met de organisatie en de inrichting daarvan, bijvoorbeeld hoe je documenten handig kunt ordenen en welke opleidingen het personeel nodig heeft. Testbed is een onderzoeksprogramma gericht op methoden voor bewaren.” Na afloop van het Taskforce-programma is Riet overgestapt naar een ander programma binnen ICTU, waar ze ook Digitale Duurzaamheid weer tegenkomt. Dat is het Kenniscentrum ELO. “We gaan dit jaar een kennisbank opbouwen waarmee we alle kennis over de elektronische overheid integraal bewaren en ontsluiten. Dat geldt ook voor de kennis over de afgeronde programma’s.” Een mooi voorbeeld van het gedachtegoed van de Taskforce Digitale Duurzaamheid in de praktijk.
In technisch opzicht zijn we klaar voor de digitale handtekening waarmee we veilig en betrouwbaar elektronisch zaken kunnen doen. De benodigde infrastructuur, toekomstvast en door iedereen te gebruiken, ligt klaar. Maar het plan voor een grootschalige ingebruikname, uit algemene middelen, is voorlopig in de ijskast gezet. Een kansrijk invoeringsscenario is nu de uitrol door een beperkt aantal partijen met een overlappende doelgroep: de zogenaamde versnellingsscenario’s. De pilotprojecten binnen deze scenario’s, gericht op transacties tussen overheden onderling en tussen overheden en bedrijven, zijn in ieder geval veelbelovend. Voor de gewone burger kan het echter nog wel even duren voor hij een digitale handtekening kan gebruiken en zich elektronisch kan identificeren. Maar het concept ligt er en de behoefte aan betrouwbare elektronische communicatie wordt alleen maar groter.
PKI, Public Key Infrastructure, is onmisbaar voor elektronische dienstverlening. Het is een randvoorwaarde voor betrouwbare, veilige elektronische communicatie. Met PKI is het mogelijk om personen en organisaties te voorzien van elektronische middelen, waarmee het zetten van een elektronische handtekening en vertrouwelijke elektronische communicatie mogelijk wordt. “Je kunt PKI vergelijken met het spoor,” legt projectleider Ronald Houtsma uit. “De rails zijn gelegd, inclusief alle vertakkingen en knooppunten. Ook zijn er regels voor het gebruik van het spoor vastgesteld.” Deze infrastructuur is nu klaar voor gebruik. Daarmee is ook de primaire opdracht van de Taskforce PKIoverheid afgerond. Ronald Houtsma: “Eind 1999 kregen we twee opdrachten. Zorg voor een betrouwbare infrastructuur en help partijen bij het gebruik van PKI. De eerste opdracht hebben we ingevuld door een plan van eisen en een stukje techniek, het ‘stamcertificaat’, neer te leggen en de organisatorische maatregelen vorm te geven. Het helpen van partijen bij de invoering van PKI bleek veel weerbarstiger. Het gaat bijvoorbeeld om vragen als hoe onderteken je en verstuur je een document, zodat de ontvanger erop kan vertrouwen dat jij de afzender bent en dat het document niet is gewijzigd. Maar relatief veel overheden hebben nog onvoldoende elektronische dienstverlening. Meewerken aan stimulering en bewustwording was dus belangrijk en dat kost veel tijd door de grote verschillen in mate van automatisering.” Ook de invulling van de organisatorische randvoorwaarden voor betrouwbare elektronische communicatie blijkt voor veel partijen toch een drempel te vormen.
Versnellingsscenario’s Inmiddels is besloten dat er (nog) geen grootschalige introductie van het gebruik van PKI komt. “Het gebeurt nu op kleinere schaal met wat wij noemen versnellingsscenario’s. Als je iets generiek wilt doen, dan heb je een heleboel processen nodig
48
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
49
Ronald Houtsma
Taskforce PKIoverheid
Testbed Digitale Bewaring
“Bewaren is niet voor de kat z’n viool”
waarin je het gaat gebruiken. En je hebt partijen nodig die de uitgifte gaan regelen. Dit probleem proberen we nu te doorbreken door partijen en processen bij elkaar te brengen. Kosten en baten van een PKI blijken in de praktijk uit elkaar te liggen. De kosten worden gemaakt bij degene die de uitgifte regelt en de opbrengsten liggen bij de proceseigenaar. Door deze partijen bij elkaar te brengen kunnen kosten en baten worden gedeeld.” Binnen ieder versnellingsscenario worden pilots gedaan zodat partijen er meer ervaring mee krijgen. Voorlopig ziet de buitenwereld vooral nog die pilot-projecten, bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel. Ronald: “De Kamer van Koophandel regelt de uitgifte van elektronische handtekeningen en identiteiten. Bedrijven kunnen daarmee via internet mutaties op de handelsgegevens uitvoeren.” In de zorgsector en binnen de ‘veiligheidsketen’ is ook behoefte aan een uniforme en betrouwbare elektronische identiteit en handtekening, namelijk voor een elektronisch patiëntendossier en een elektronisch proces-verbaal. Binnen de zorg wordt samen met NICTIZ en CIBG (VWS) gewerkt aan de start van een pilot, medio 2003, die zorgverleners van een PKI gaat voorzien voor gebruik binnen diverse applicaties.
Onomkeerbaar proces Op 1 januari 2003 is de Taskforce PKIoverheid gesplitst in twee onderdelen: iPKIoverheid en de Policy Authority. iPKIoverheid, met Ronald Houtsma als projectleider, is een kennis- en coördinatiecentrum dat overheden adviseert over de implementatie van PKI. De Policy Authority houdt zich bezig met onder meer het beheer van de PKI voor de overheid. De Policy Authority zal eind dit jaar worden overgedragen aan het ministerie van BZK. Ronald Houtsma verwacht dat PKI onder de aandacht blijft. Betrouwbare elektronische communicatie blijft nodig. Ook programma’s als ELO, PEP en Egem kunnen bijdragen aan dit besef. Voor hem staat vast dat we uiteindelijk bij grootschalige elektronische communicatie niet om PKI heen kunnen. “Het concept ligt er en betrouwbare elektronische communicatie is noodzakelijk. Het is een onomkeerbaar proces.”
Een digitale overheid kán niet zonder digitaal bewaren… Dit gegeven begint bij steeds meer mensen door te dringen. Digitale informatie is soms niet meer boven water te krijgen, of is, als het wel gevonden wordt, niet meer te lezen. Naarmate de overheid meer werkprocessen digitaliseert, wordt de vraag hoe deze informatie toegankelijk te houden over twee, twintig of honderd jaar des te nijpender. Het antwoord is niet zo maar voorhanden. De snelle technologische veroudering van software en hardware maakt het moeilijk om informatie goed te bewaren. Maar ook de computergebruiker moet zich bewust zijn van de waarde van alle digitale documenten die hij of zij maakt.
In opdracht van het ministerie van BZK en de Rijksarchiefdienst verricht het programma Testbed Digitale Bewaring, gestart in 2000, onderzoek naar de beste manier om digitale informatie leesbaar en vindbaar te houden voor de korte en de lange termijn. In de loop van 2003 worden de bevindingen van Testbed gepubliceerd. “Wij zijn natuurlijk niet het enige land ter wereld waar de overheid zich bezorgd maakt over het digitale bewaren,” zegt Jacqueline Slats, programmamanager van Testbed. “Wereldwijd worden er theorieën geformuleerd en onderzoeken gedaan, zowel door overheden als door commerciële partijen. Maar het daadwerkelijk testen van bewaarmethoden, dat gebeurt alleen hier.” Het Testbed-team bestaat uit een internationale mix van experts op het gebied van computertechnologie en recordkeeping (archivarissen). Zij hebben een uniek laboratorium gebouwd waarin allerlei gecontroleerde experimenten plaatsvinden. Zo kun je bijvoorbeeld zien wat er gebeurt als je een WordPerfect 4.1 tekst verschillende migraties laat ondergaan. Hoe ziet een document eruit als dit is overgezet naar Word 1995 en vanaf daar weer naar Word 2000? Goed bewaren betekent dat een document authentiek moet blijven: het is in zijn oorspronkelijk staat en het kan niet zomaar worden veranderd of gecorrumpeerd. Daarnaast moet een document informatie verschaffen over wie het gemaakt heeft, voor welke organisatie en welke bevoegdheden daarmee gemoeid waren. Testbed Digitale Bewaring test niet alleen tekstbestanden, maar ook e-mail, spreadsheets en databases. Deze informatie wordt het meest gebruikt binnen de overheid en het is daarom het meest urgent om hiervoor een goede bewaarmethode te vinden.
Verantwoording “We bewaren niet zomaar, voor de kat z’n viool,” aldus Jacqueline Slats. “De digitale overheid kan veel efficiënter werken, maar ook veel effectiever. Kennisdelen is veel eenvoudiger als alle informatie digitaal toegankelijk is. De overheid wordt op die manier ook transparanter en beter te controleren.” E-mail heeft als communicatiemiddel een enorme vlucht genomen. Dat formele e-mail ook bewaard moet blijven, dringt nu pas door. Een formele e-mail, bijvoorbeeld die van oud-minister Voorhoeve
50
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
51
Jacqueline Slats
Testbed Digitale Bewaring
XPIN
“Eerste Hulp Bij Innovatie”
van Defensie aan de commissie Bakker, die de parlementaire enquête over Srebrenica leidde, moet bewaard blijven. “Uitprinten is geen optie,” zegt Jacqueline Slats. “Departementen krijgen weliswaar nu nog ontheffing van de Rijksarchivaris, maar dat is niet lang meer houdbaar. Het gedogen gaat op de helling. De wet schrijft voor dat formele overheidsinformatie in de oorspronkelijke staat bewaard moet blijven. Dat is niet alleen omdat het moet, maar omdat dat juist zoveel voordelen biedt. Een uitgeprinte e-mail die in een map zit, is niet meer gemakkelijk in te zien, terwijl diezelfde mail in de oorspronkelijke staat voor iedereen snel toegankelijk en leesbaar is.”
Praktische aanbevelingen Testbed startte zijn onderzoek met de vergaring van internationale kennis. Ook zijn er publicaties verschenen over de stand van zaken van bepaalde bewaarmethodes. Al deze kennis is gebundeld op de website www.digitaleduurzaamheid.nl. De concrete aanbevelingen van Testbed over digitaal bewaren worden vanaf april 2003 gepubliceerd. Eerst verschijnen praktische handreikingen over het bewaren van email, daarna over tekstbestanden, spreadsheets en databases. Aan het einde van de rit hebben overheidsorganisaties een compleet stappenplan hoe zij de digitale informatie binnen hun organisatie op de juiste manier kunnen bewaren. “Onze aanbevelingen zijn heel praktisch, gericht op de doelgroepen die er iets mee moeten doen. Dat zijn ten eerste de overheidsmanagers die de informatiehuishouding moeten aansturen. Ook ICT-ers en de DIV-medewerkers hebben een actieve rol te vervullen. Verder richten wij ons met een lijstje do’s en don’ts ook op alle medewerkers.”
XPIN bestaat in 2003 twee jaar. Dit expertisebureau voor innovatieve beleidsvorming laat graag zien dat het geen conventionele inslag heeft. Was XPIN in het begin vooral aan het ‘makelen en schakelen’, nu ontwikkelen de medewerkers EHBI, Eerste Hulp Bij Innovatie. XPIN wil hierbij optreden als ‘buitenboordmotor’ voor projecten. Wat speelt zich af achter dit XPIN-jargon? Voor niet-ingewijden wordt hier een tipje van de sluier opgelicht. Karin van Doorn
In opdracht van de departementen ontwikkelt, bundelt en verspreidt XPIN kennis en ideeën over innovatieve beleidsvorming. Hiermee hoopt XPIN bij te dragen aan een overheid die dichter bij de maatschappij staat. Het startjaar 2001 stond in het teken van makelen en schakelen, wat zoveel betekent als het verkennen van het werkveld en het opbouwen van netwerken. Tijdens expert meetings, workshops en huiskamergesprekken werd in informele sfeer met experts uit verschillende hoeken gesproken over innovatieve beleidsvorming. Ook gingen XPIN-ers op pad om interessante ontwikkelingen te ‘scouten’. De neerslag van deze ontmoetingen werd met het netwerk gedeeld via de website. In 2002 heeft XPIN de verdieping gezocht door zich te richten op vier thema’s: digitale debatten en meningsvorming, rolverdeling ambtenaren-bestuur-politiek, probleemoplossingscombinaties en lerende netwerken. Bij alle thema’s gaat het om kennisvermeerdering en het bouwen van ervaringsnetwerken van geïnteresseerden. Publicaties, methoden en conferenties zijn de concrete producten die hieruit voortkomen.
Waardevol netwerk Adviseur Karin van Doorn, sinds eind 2001 in dienst, heeft zich onder meer ingezet voor het thema digitale debatten. XPIN wil bevorderen dat de resultaten van dit soort debatten beter tot uiting komen in het beleid van de overheid. “We werken aan een procesbeschrijving van digitale debatten en hebben een ervaringsnetwerk opgezet waarin veertig personen deelnemen. Voor deze mensen organiseren we tweemaandelijks onder andere een intervisiebijeenkomst, waar ze een casus uit hun eigen praktijk kunnen inbrengen om daarvoor ideeën en oplossingen te ontdekken.” Het ervaringsnetwerk voor digitale debatten bestaat nu ruim een jaar. XPIN heeft overwogen om het netwerk op te heffen en weer met een volgend onderwerp aan de slag te gaan, maar dit stuitte op protest van de deelnemers. “Zij vinden dit een zeer waardevol netwerk waar je niet mee moet stoppen. De deelnemers kunnen hier in vertrouwen en in alle openheid praktijkproblemen bespreken. Als je samen problemen wilt oplossen dan is dat vertrouwen heel belangrijk.” In het kader van het thema lerende netwerken is Karin van Doorn betrokken bij een verkenning naar de betekenis van ‘communities of practice’ voor innovatieve beleidsvorming. “Communities of practice zijn multidisciplinaire netwerken met als doel innovatieve
52
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
53
XPIN Koos Alebregtse (hoofd Facilitaire Zaken en Systeembeheer) “Voor een jonge organisatie als ICTU is er al veel gerealiseerd en er staan ons nog vele uitdagingen te wachten. De organisatie vraagt veel van de medewerkers: flexibiliteit en continu inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Dat maakt de organisatie ook zo boeiend. De grootste uitdaging voor mij en mijn collega’s op dit moment is het realiseren van een ondersteunende organisatie die goed in staat is om op een vraaggerichte en professionele wijze diensten te verlenen aan de programma’s in een steeds veranderende omgeving.”
productontwikkeling. In de context van digitale debatten kan zo’n groep zich bijvoorbeeld bezighouden met een nieuw instrument, bijvoorbeeld een discussieapplicatie, of een procesaanpak. Overigens kan een netwerk op zich ook een product zijn van XPIN.”
Innovatievragen Een belangrijk kenmerk van de werkwijze van XPIN is het betrekken van mensen uit diverse netwerken bij de projecten. Deze virtuele XPIN-ers komen uit de netwerken van de eigen medewerkers en het netwerk dat ICTU vormt. Medewerkers van XPIN participeren in de netwerken van bijvoorbeeld InterWad en Advies Overheid.nl en andersom. Het programma heeft zelf vijf medewerkers, vaak aangevuld met trainees of stagiairs. In 2003 gaat deze gedreven club vaker deelnemen aan concrete projecten om EHBI te verlenen. Deze Eerste Hulp Bij Innovatie houdt in dat XPIN bij het beantwoorden van innovatievragen kan worden ingeschakeld voor coaching, advies, of om samen met de opdrachtgever een aanpak te beproeven. Hierbij schakelt XPIN ook weer netwerkcontacten in, zowel uit de publieke als de private sector. Karin: “Mensen kunnen hun project hiervoor aanmelden bij ons en we zoeken ook zelf naar interessante projecten. Het moet wel een project zijn dat nog aan het begin van de beleidsontwikkeling staat. Inhoudelijk moet het gaan om de vraag hoe de overheid beter kan aansluiten bij de samenleving, bijvoorbeeld hoe je andere overheden en burgers bij beleid betrekt.”
54
SAMENWERKING
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
55
Cijfers en organisatie Kerncijfers
Medewerkers
Voorlopige cijfers 2002. Alle bedragen x € 1.000
Aantallen personen werkzaam bij ICTU op 31 december 2002 vast tijdelijk gedetacheerd uit overheid Staf 4 18 2 Programma’s 18 11 49 Totaal 22 29 51
Inkomsten Inkomsten programma’s Overige inkomsten Totaal Lasten Directe programmakosten Personele lasten programma's Personele lasten staf Algemene kosten Afschrijving Totaal Resultaat
37.983 1.944 39.927
totaal 24 168 192
Organisatie
30.452 3.864 1.980 1.416 429
Bestuur mr.drs. J.A.M. van Blijswijk (t/m 11-4-2003) drs. Chr.P. Buijink (t/m 11-4-2003) drs. M.M. Frequin, penningmeester drs. L.A.M. van Halder, voorzitter
38.141 1.786
Deelnemers Onder deelnemer(s) wordt bij ICTU verstaan:
Aantal ICTU-programma’s waarin in 2002 is deel-
de overheidsorganisatie(s) waarvoor en waarmee
genomen. Hierbij zijn ook deelopdrachten binnen
ICTU het betreffende programma uitvoert.
programma’s meegerekend.
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Economische Zaken Financiën Sociale Zaken en Werkgelegenheid Verkeer en Waterstaat Justitie Landbouw, Natuurbeheer en Visserij Volksgezondheid, Welzijn en Sport Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Algemene Zaken Buitenlandse Zaken Defensie Provincies / IPO Gemeenten / VNG Waterschappen / Unie van Waterschappen Rijksarchiefdienst (OC&W) College Bescherming Persoonsgegevens Algemene Rekenkamer Eerste Kamer Tweede Kamer Kabinet der Koningin Raad van State Nationale Ombudsman
56
extern (bedrijfsleven) 0 90 90
15 9 6 6 6 5 5 5 5 4 3 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
SAMENWERKING
A.R.A. van den Ham mr. R.J. van der Kluit mr.ing. C. van Tilborg drs. M.H.J. van Wieringen
Ministerie van Financiën Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Unie van Waterschappen Vereniging van Nederlandse Gemeenten Provincie Zuid-Holland
Directie Directeur Plaatsvervangend directeur Directiesecretaresse
Siep Eilander Michel Bouten Dayena Schoo
[email protected] [email protected] [email protected]
Rixt Henstra Koos Alebregtse (MT-lid) Josette Paulus (MT-lid) Reinout Hoefer
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Helen Hukshorn
[email protected]
Erik Hup Henny Georg (kwartiermaker) Nienke van den Berg Piet Feddema
[email protected] [email protected]
Matt Poelmans (MT-lid) Gerard Johanns Mark Bressers John Kuipéri Udo Pijpker Ronald Houtsma Ton Behre Michel Bouten (MT-lid) Jacqueline Slats (MT-lid) Ton van der Wiel
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Stafafdelingen Corporate communicatie/Bestuurszaken Facilitaire zaken en systeembeheer Financiën Juridische zaken Personeelszaken/ Revolving Fund of Human Capital Programmamanagement Advies Overheid.nl/Waterschapsnet Egem GOVCERT.NL InterWad Kenniscentrum ELO/ burger@overheid/Vraagwijzer KIBO OSOSS PEP Persoonsnummerbeleid iPKIoverheid Policy Authority RYX Testbed Digitale Bewaring XPIN
I C T U
JAAROVERZICHT
2002
[email protected] [email protected]
57
ICTU Postbus 84011 2508 AA Den Haag (070) 888 77 77
[email protected] www.ictu.nl
58
SAMENWERKING