Advies: Als opdrachtnemer bijgevoegde uitvoeringsovereenkomst met Oudewater te accepteren en aan te gaan

VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van:

B. van Hell

Tel nr: 8914

Nummer: 14A.00871

Datum: 19 november 2014

Team: Programma WOW

Tekenstukken: Nee

Bijlagen:

Afschrift aan:

1

K. Coesmans, F. Bots, F. Pleket

N.a.v. (evt. briefnrs.): N.v.t. Onderwerp: Uitvoeringsovereenkomst 2015 Oudewater-Woerden

Advies: Als opdrachtnemer bijgevoegde uitvoeringsovereenkomst met Oudewater te accepteren en aan te gaan.

Begrotingsconsequenties B . e n W. d . d . :

Portefeuillehouder: burgemeester

NEE

Inl ei din g: Reeds in 2012 hebben de colleges Oudewater en Woerden besloten te komen tot één ambtelijke organisatie. Op 20 december 2013 is de Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst Oudewater-Woerden (DVO) door de burgemeesters ondertekend. In die DVO is afgesproken dát Woerden de volledige dienstverlening voor Oudewater uitvoert per 1 januari 2015. Welke diensten dit precies zijn, met welke prestatieafspraken en met welke (kwaliteits)eisen wordt geregeld in uitvoeringsovereenkomsten (art. 3 DVO). De regiegroep WOW heeft 19 november jl. ingestemd met de uitvoeringsovereenkomst. Uw college dient als opdrachtnemer de opdracht in de overeenkomst te accepteren en te besluiten de overeenkomst aan te gaan.

De b ev oeg dh eid v an het co ll eg e ko mt v o o rt uit d e v ol ge nd e w e t - e n/of re ge lg ev ing: O p gr on d va n ar t ik el 1 60 l id 1 on d er d G em e en t e wet is he t c o l le g e be v o eg d o ver e e nk om s ten a an t e g aa n. D e b ur gem e es ter t ek en t ( o p b as is v a n art ik e l 1 71 G em ee nt e we t) de o ver ee nk om s t.

Beo ogd ef fe ct: Een overeenkomst over de doelen en resultaten die de ambtelijke organisatie van Woerden in 2015 levert aan de gemeente Oudewater

Ar g um ent en: 1. De uitvoeringsovereenkomst past in het huidige kader van DVO, financiële afspraken en afspraken over de governance. De DVO, financiële afspraken en afspraken over de governance hangen met elkaar samen en vullen elkaar aan. Het is eigenlijk één pakket aan instrumenten waarmee de dienstverlening wordt georganiseerd. Een (meerzijdige) overeenkomst bestaat altijd uit een prestatie/levering en tegenprestatie/betaling. De DVO is het abstracte niveau waarop is afgesproken dát Woerden diensten verleent aan Oudewater. Wat deze diensten precies zijn en welke prijs daarvoor wordt betaald, is apart geregeld. Er is voor gekozen om de levering en de betaling in twee aparte overeenkomsten onder de DVO te regelen, namelijk: de uitvoeringsovereenkomst en de financiële afspraken. Deze laatste zijn reeds op 14 oktober 2014 door de stuurgroep WOW vastgesteld. In de nu voorliggende uitvoeringsovereenkomst is geformuleerd welke diensten Woerden in 2015 verleent voor Oudewater. Omdat de teammanagers van Woerden straks primair verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening is per Woerdens team een hoofdstuk in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen. 2. De uitvoeringsovereenkomst is zorgvuldig tot stand gekomen. De uitvoeringsovereenkomst bestaat zoals gezegd uit een hoofdstuk per Woerdens team en is per hoofdstuk opgedeeld in twee paragrafen: programmadoelen en going concern. De programmadoelen zijn letterlijk overgenomen uit de programmabegroting van Oudewater. De going concern is opgesteld door de teammanagers van Woerden (die vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening), in nauw overleg met de sectorhoofden van Oudewater (die t/m 31 december 2014 verantwoordelijk zijn voor de dienstverlening). Er is daarbij o.a. gebruik gemaakt van de inventarisaties van de werkgroepen. Over enkele onderwerpen is overleg geweest met de portefeuillehouders. De algemene input over de vorm en inhoud die de portefeuillehouders hebben meegegeven is ook toegepast op de andere hoofdstukken.

Kan tte k eni ng: 1. De overeenkomst ligt gelijktijdig in het Oudewaterse college, die moet ook besluiten de overeenkomst aan te gaan Het college van Oudewater moet als opdrachtgever besluiten de overeenkomst aan te gaan. Pas als beide colleges akkoord zijn kan de overeenkomst door de burgemeesters worden getekend. De verwachting is dat zij akkoord gaan. Mocht één van beide partijen niet akkoord gaan, dan wordt de eerstvolgende collegevergadering een nieuw voorstel gedaan. 2. De Transformatie Sociaal Domein en uitvoering van de Wmo zijn niet in de overeenkomst meegenomen. Ten aanzien van de uitvoering van de Wmo geldt dat dit tot op heden wordt uitgevoerd in het samenwerkingsverband (voormalige IASZ). Binnen het programma Transformatie Sociaal Domein wordt nog

gewerkt aan de uitvoering hiervan in 2015. Hierbij is vooral de vraag welke diensten Welzijn Oudewater gaat verlenen en welke diensten de organisatie van de gemeente Woerden gaat (of blijft) verlenen. Hetzelfde geldt voor de decentralisaties vanuit het Rijk. Ook daarvoor wordt nog bepaald hoe deze diensten worden belegd. Beide onderwerpen zijn niet belegd in de uitvoeringsovereenkomst en overigens ook niet in de Financiële afspraken samenwerking Oudewater-Woerden. Zodra hier duidelijkheid over is worden daar eventueel aanvullende afspraken over gemaakt in de Financiële afspraken en de uitvoeringsovereenkomst (een en ander conform art. 4 van de DVO).

Fin an ci ën: Het financiële deel van de DVO is geregeld in de ‘Financiële afspraken samenwerking Oudewater-Woerden’ (zie kanttekening 2 voor de uitzonderingen hierop). Die staan op gelijke hoogte naast de uitvoeringsovereenkomst en zijn apart ondertekend. In de uitvoeringsovereenkomst is de dienstverlening opgenomen (prestatie, art. 2 en 3 DVO) en in de Financiële afspraken de tegenprestatie (betaling door Oudewater, art. 10 DVO). In die Financiële afspraken is onder andere geregeld dat de programmabudgetten in Oudewater blijven en alleen de bedrijfsvoeringsbudgetten aan Woerden worden betaald als betaling voor de dienstverlening. In totaal gaat het om € 3.924.358 (art. 4 onder c Financiële afspraken samenwerking Oudewater-Woerden). Om een indicatie te geven hoe dit totale bedrag ongeveer verdeeld is over de teams van de organisatie in Woerden treft u hieronder per team het percentage fte dat op 1 januari 2015 overgaat. Team Afval & Reiniging Communicatie & Personeel Concernzaken & Bestuurssecretariaat Documentaire Informatievoorziening Financiën Gegevensbeheer Informatie- & Communicatietechnologie Informatiebeleid Jeugd, Leefbaarheid & Veiligheid Juridische & Facilitaire Zaken Klant Contact Centrum Onderwijs, Welzijn en Zorg Realisatie & Beheer Ruimtelijk beleid en Projecten Ruimtelijke plannen Vastgoed Vergunning, Toezicht & Handhaving Wmo / Schuldhulpverlening Wijkonderhoud Totaal

% fte 1,6% 4,0% 2,8% 4,1% 9,6% 4,1% 2,0% 1,6% 1,4% 6,3% 7,8% 14,1% 4,1% 6,1% 3,4% 9,0% 18,1% 100,0%

Volledigheidshalve benadrukken we dat op dit percentage geen monitoring plaatsvindt en er niet op gerapporteerd wordt. Het gaat om de huidige verdeling op basis van het (voorlopige) plaatsingsplan. Verschuivingen van formatie tussen de teams zijn nog mogelijk aangezien sommige medewerkers van Oudewater nu taken verrichten die in meerdere teams terecht zijn gekomen. Voor de plaatsing moeten we echter uitgaan van plaatsing bij één team.

Uitv o er ing : Na uw besluit (en dat van het college van Oudewater) tekenen de burgemeesters van beide gemeenten de overeenkomst. De uitvoering van de overeenkomst ligt primair bij de teammanagers. Zij zijn verantwoordelijk voor de dienstverlening aan Oudewater. In de 'Afspraken governance samenwerking Oudewater-Woerden' zijn nadere afspraken gemaakt over de aansturing en verantwoording.

Com mun ic at ie / Web s ite: Tegelijk met uw besluit neemt het college van Oudewater het besluit om de overeenkomst aan te gaan. Zijn ook zij akkoord met de overeenkomst dan tekenen beide burgemeesters de overeenkomst.

O nde rn em ing s r aad : N. v. t.

S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g: Kaderstellende dienstverleningsovereenkomst Oudewater-Woerden, ondertekend op 20 december 2013 (14c.00004)

Bij l ag en: - U it v o er in gs o ve re e nk om s t 2 01 5 O u d e wa ter - W oerden (1 4 i. 0 51 0 1)

Uitvoeringsovereenkomst 2015 Oudewater-Woerden

Inhoudsopgave H1

Algemeen deel ............................................................................................................................. 3

H2

Doelen en resultaten team Afval & Reiniging .............................................................................. 4

H3

Doelen en resultaten team Bestuurs- en Directiesecretariaat ..................................................... 5

H4

Doelen en resultaten team Communicatie & Personeel ............................................................. 6

H5

Doelen en resultaten team Concernzaken .................................................................................. 7

H6

Doelen en resultaten team Documentaire informatievoorziening ............................................... 9

H7

Doelen en resultaten team Financiën ........................................................................................ 10

H8

Doelen en resultaten team Gegevensbeheer............................................................................ 12

H9

Doelen en resultaten team Informatiebeleid.............................................................................. 14

H10

Doelen en resultaten team ICT.................................................................................................. 15

H11

Doelen en resultaten team Jeugd, Leefbaarheid en Veiligheid................................................. 17

H12

Doelen en resultaten team Juridische en Facilitaire Zaken ...................................................... 20

H13

Doelen en resultaten team Klant Contact Centrum ................................................................... 22

H14

Doelen en resultaten team Onderwijs, Welzijn en Zorg ............................................................ 24

H15

Doelen en resultaten team Realisatie & Beheer ....................................................................... 26

H16

Doelen en resultaten team Ruimtelijk beleid en projecten ........................................................ 28

H17

Doelen en resultaten team Ruimtelijke Plannen ....................................................................... 30

H18

Doelen en resultaten team Vastgoed ........................................................................................ 32

H19

Doelen en resultaten team Vergunningen, Toezicht en Handhaving ........................................ 33

H20

Doelen en resultaten team Wijkonderhoud ............................................................................... 34

H21

Doelen en resultaten team WMO / Schuldhulpverlening .......................................................... 35

Ondertekening ....................................................................................................................................... 36

Uitvoeringsovereenkomst DVO Oudewater-Woerden (versie 19 november 2014)

2 van 36

H1

Algemeen deel

Artikel 1.1 Begripsbepalingen a) DVO: Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst Oudewater-Woerden, getekend op 20 december 2013 b) Overeenkomst: deze uitvoeringsovereenkomst c) Opdrachtgever: de gemeente Oudewater d) Opdrachtnemer: de gemeente Woerden

Artikel 1.2 Aansluiting DVO 1. Deze overeenkomst is de uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 3 DVO en is onlosmakelijk verbonden met de DVO. Het bepaalde in de DVO is onverkort van toepassing. 2. Voor zover bepalingen in deze overeenkomst strijdig zijn aan de DVO prevaleert het bepaalde in de DVO. 3. In deze overeenkomst is conform artikel 3 DVO vastgelegd welke diensten opdrachtnemer verleent aan opdrachtgever en welke (kwaliteits)eisen daarbij gelden. 4. De kosten als bedoeld in artikel 10 DVO zijn opgenomen in de ‘Financiële afspraken Samenwerking Oudewater-Woerden’ (vastgesteld in de stuurgroep d.d. 14 oktober 2014).

Artikel 1.3 Verantwoordelijken 1. De gemeentesecretarissen van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn primair met de uitvoering van deze overeenkomst belast. 2. In de ‘Afspraken governance Samenwerking Oudewater-Woerden’ (vastgesteld in de stuurgroep d.d. 14 oktober 2014) zijn verdere afspraken gemaakt over de invulling van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap als bedoeld in de artikelen 5 en 6 van de DVO. Artikel 1.4 Duur en wijziging 1. De overeenkomst geldt voor de duur van één jaar, met ingang van 1 januari 2015. 2. Jaarlijks, na vaststelling van de begroting, worden de hoofdstukken in deze uitvoeringsovereenkomst in onderlinge overeenstemming aangepast indien een van de partijen dit nodig acht. De colleges besluiten over aanpassing van de overeenkomst. 3. De hoofdstukken 2 t/m 21 van deze overeenkomst kunnen tussentijds worden gewijzigd door een ondertekend wijzigingsbesluit van de gemeentesecretarissen van opdrachtgever en opdrachtnemer. 4. Beëindiging van de overeenkomst is slechts mogelijk bij beëindiging van de DVO. De overeenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de DVO.


3 van 36

H2

Doelen en resultaten team Afval & Reiniging

2.1

Programmadoelen

Program Nr. ma nr. 2 7

Effect


Resultaat

Realisatie

In de grijze container minder: GFT (nu 22%), Papier/ Karton (nu 10%), Kunststof (nu 15%), Metalen (nu 4,4%), Hout (nu 2,4%), Steen/ Puin (nu 5,1%).

Start Bewustwordingsproces 2015-1

2.2

Een betere scheiding van huishoudelijke restafvalstoffen.

Going Concern

Product/werkproces Afvalinzameling

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Bewaken van de uitvoering op het inzamelcontract met van Gansewinkel - Ontwikkelingen volgen in de markt en waar nodig bijsturen - Inzamelen huis aan huis grof huishoudelijk afval - Opstellen afvalkalender en afvalkrant

Milieustraat

- Openstelling van de milieustraat op vrijdag 13.30 – 15.30 uur en zaterdag 09.00 – 12.00 uur m.u.v. erkende feestdagen of collectieve sluiting van de gemeente. - Communicatie gericht op betere afvalscheiding - Ontwikkelingen volgen in de markt en waar nodig bijsturen - Verwerkingskosten / opbrengsten vergelijken

Reiniging

- Het legen van de prullenbakken - Faciliteren van initiatieven m.b.t. het opruimen van zwerfafval


4 van 36

H3

Doelen en resultaten team Bestuurs- en Directiesecretariaat

3.1

Programmadoelen

Geen.

3.2

Going Concern

Product/werkproces Verzorging bestuurssecretariaat

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Zorgdragen voor secretariële ondersteuning van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris binnen de bedrijfstijden van de gemeente Oudewater, die: o het agendabeheer verzorgt o de e-mail bewaakt o inkomende en uitgaande telefonie voor het college verzorgt o bezoekers van het college ontvangt

Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen

- Volgens een vastgestelde procedure afhandelen van aanvragen voor gemeentelijke en koninklijke onderscheidingen - Uitreikingsbijeenkomsten plannen en organiseren i.o.m. de facilitaire dienst - Ondersteunen van de bestuurder in diens rol tijdens de uitreiking

Jubilea e.d.

Overzicht houden van de relevante huwelijksjubilea, 100-jarigen e.d., checken of een bezoek van de (loco)burgemeester op prijs wordt gesteld en voorbereiden van een eventueel bezoek.

Overig

- Waar nodig en mogelijk ondersteuning bieden bij andere – meer incidentele – bestuurszaken. De mogelijkheden hiertoe worden begrensd door de formatieve mogelijkheden. Norm is dat een fulltime bestuurder ongeveer 18 uur administratieve ondersteuning beschikbaar heeft. Een parttimer de helft. - Verzorgen van de administratieve afhandeling van de verhuur van het stadhuis

Agenda + besluitenlijs college van B&W; notuleren raadsvergadering

- Verzorgen van de agenda en besluitenlijst van de wekelijkse B&Wvergadering - Ten behoeve van de griffie opstellen van de notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad


5 van 36

H4

Doelen en resultaten team Communicatie & Personeel

4.1

Programmadoelen

Programma Nr. nr. 1 1


4.2

Effect De samenleving actief betrekken bij de voorbereiding en uitvoering (burgerzelfwerkzaamheid) van beleid in het publiek domein.

Resultaten

Realisatie

- Vaststellen communicatienota waarin de wijze van burgerparticipatie met betrekking tot ontwikkeling en uitvoering van beleid is vastgelegd inclusief burgerzelfwerkzaamheid. - Voorstellen om inwoners structureel te betrekken bij beleid worden uitgewerkt en uitgevoerd.

2015-1 Inventarisatie en startnotitie 2015-3/4

Going Concern

Product/werkproces Bestuurscommunicatie

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Maandelijks persoverleg - Twee keer per jaar een extra persoverleg - 75-100 persberichten per jaar - Eerste opvang en beantwoording van persvragen - Opstellen van een nieuwsbrief (aan de hand van persberichten) - Social mediabegeleiding - Algemene communicatieadvisering

Crisiscommunicatie

Verzorgen van crisiscommunicatie volgens de afspraken met de VRU, handboek bevolkingszorg deel 3

Samenstelling informatiepagina Projecten 2015

Samenstellen informatiepagina IJsselbode (1/2 pagina)

Salaris- en personeelsadministratie van de bestuurlijke organisatie van Oudewater (incl. griffie en gemeentesecretaris)

- Uitvoeren salarisadministratie - Uitvoeren en actueel houden rechtspositieregelingen van het bestuur

-

Oudewater 750 jaar stad Tour de France Zwembad Overige projecten


6 van 36

H5

Doelen en resultaten team Concernzaken

5.1

Programmadoelen

Geen.

5.2

Going Concern

Product Bestuursadvisering

Prestatie- / kwaliteitsafspraken - Adviseren van het college en de gemeentesecretaris over de uitvoering en de doorontwikkeling van de governance- en financiële afspraken o.a. door: o Ondersteuning van college en secretaris bij de uitvoering van de nieuwe opdrachtgeverrol o Doorontwikkeling van instrumenten als teamplan, bestuursopdracht. o Signaleren, bijsturen en input leveren in de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie op specifiek Oudewaterse kenmerken van samenleving en bestuur o Ondersteuning van directie en teammanagers in de uitvoering van hun opdrachtnemersrol o Stimuleren van het leereffect in de organisatie en bij beide besturen - Adviseren en ondersteunen van het college op strategisch en tactisch niveau op algemene bestuurlijke thema’s

Budgetcyclus

- In nauwe samenwerking met team FIN op basis van vastgestelde procedures coördineren van de budgetcyclus en de productie van de daarbinnen op te stellen documenten op basis van de beheersverordening ex art 212 GW. Concreet: o Kaderbrief (vast te stellen door raad in juni) o Programmabegroting (vast te stellen door raad in november) o 22 teamplannen / uitvoeringsovereenkomsten (vast te stellen door college in december) o 2 kwartaalrapportages na 3 en 9 mnd. (vast te stellen door college) o 1 bestuursrapportage, na 6 mnd. In oktober (vast te stellen door raad) o 1 jaarrekening in mei (vast te stellen door raad) - Naast deze documenten verzorgen van de maandelijkse control op de uitvoering van de uitvoeringsovereenkomst ter ondersteuning van het maandelijks operationeel overleg tussen de beide gemeentesecretarissen

Interne controle

- Verzorgen van de interne controle op basis van Controleprotocol (incl. toetsingskader) en het (jaarlijks te actualiseren en door het college vast te stellen) normenkader - Coördineren van de Sisa-verantwoording - Bewaken van de uitvoering van aanbevelingen voortkomend uit ICrapportages en de management-letter van de accountant - Optimalisering IC naar risicosturing

Regionale samenwerking

Adviseren van het college over het aangaan van intergemeentelijke samenwerkingsrelaties en op de sturing en beheersing van bestaande samenwerkingsverbanden (verbonden partijen)

Bestuurlijk proces / agenda college en raad, kwaliteitsbewaking

Bewaken van de kwaliteit van de stukken die vanuit de organisatie aan college / raad van de gemeente Oudewater worden aangeboden


7 van 36

Beheer Toezeggingen / moties e.d.

Coördineren en bewaken van de uitvoering van toezeggingen, moties e.d. door het college aan de raad gedaan (op basis van een door de griffie opgesteld overzicht van toezeggingen e.d.)

Risicomanagement

Er is een actuele risicoanalyse, die via de paragraaf weerstandvermogen is gekoppeld aan een benodigde weerstandcapaciteit.


8 van 36

H6

Doelen en resultaten team Documentaire informatievoorziening

6.1

Programmadoelen

Geen.

6.2

Going Concern

Product/werkproces Postverzending

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Verzorgen van uitgaande post - Uitgaande post die voor 14:30 in 2-voud is aangeleverd in de postkamer (dus voor 12:00 uur in uitgaande bakjes op kamers) wordt die dag nog verzonden

Registratie

- Registreren van documenten conform o.a. de volgende servicenormen: o Dagpost is voor 13:00 uur digitaal beschikbaar; o Scans van uitgaande documenten zijn binnen 24 uur digitaal beschikbaar en zijn binnen 3 werkdagen na verzending volledig geregistreerd; o Interne documenten worden binnen 5 werkdagen na ontvangst bij DIV gescand en geregistreerd.

Archivering

- Vormen van digitale en / of analoge dossiers - De dossiers worden niet vermengd met de Woerdense dossiers.

Bestuurlijk proces

- Beheren van het digitale bestuurlijke proces - Specifiek voor 2015: in afstemming met het bestuur vernieuwen en digitaliseren van het bestuurlijke proces

Kengetallen uit de Bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting 2015 (in aantallen per jaar) Post – Reprografie en Automatisering Post in Raad post in Personeelszaken post in Post uit Raad post uit Personeelszaken post uit Burgerzaken post uit Aantal gemaakte afdrukken Verbruik grootformaat voor Omgevingsvergunningen Aantal digitale dossiers M1 dynamisch archief M1 semi statisch archief M1 te vernietigen archief M1 oud archief M1 verhuurbaar voor archief M1 verhuurd voor archief Aantal geautomatiseerde werkplekken

2.850 170 70 3.200 75 600 680 740.000 2.400 2.750 65 224 202 260 0 84 70


9 van 36

H7

Doelen en resultaten team Financiën

7.1

Programmadoelen

Programma Nr. nr. 7 1

7

2

7

3


Effect Een gemeente zijn die zijn huishoudboekje duurzaam financieel op orde heeft. Een structureel sluitende begroting en meerjarenraming. Zorgen voor een lastendruk voor de inwoners en bedrijven die recht doet aan de keuzes en uitgangspunten die door de gemeente zijn gemaakt en het voorzieningen niveau dat er is. Een verhoging van de OZB is pas aan de orde wanneer andere vormen van dekking niet gevonden worden of er een aanwijsbare relatie is tussen de uitgaven van een voorziening.

Resultaat

Realisatie 2015-4

7

2

7

3

7

4

Sluitende begroting 2016 en meerjarenraming 2016 – 2018 Repressief toezicht van de toezichthouder de provincie Utrecht Goedkeurende accountantsverklaringen (getrouwheid en rechtmatigheid) bij de jaarrekening 2014 Goedkeurende SISA-verklaringen

7

5

Goedkeurende IV-3 verklaringen (CBS)

7

6

7

7

7

8

7

9

7

10

Strakke naleving van financiële richtlijnen zoals treasury en budgetbeheer Financiële meevallers gaan rechtstreeks naar de Algemene Reserve Financieel monitoren, verder inrichten en uitkristalliseren van het Sociaal Deelfonds Financieel monitoren van de samenwerking met Woerden Financieel monitoren van de besloten beleidsombuigingen

7.2

2015-4 2015-2 2015-2

Going Concern

Product/werkproces Prestatie-/kwaliteitsafspraak Financiële administratie / Uitvoeren van de financiële administratie, waaronder in ieder geval: boekhouding crediteurenproces, debiteurenproces, invorderingsproces, dagafschriften, begrotingswijzigingen, kwijtscheldingen en urenschrijven, applicatiebeheer, koppeling administratie en subadministraties, verzekeringsproces, budgetcyclus, activa, reserves en voorzieningen, verplichtingenproces, Iv3, aanvraag nieuwe boekingsnummers, beheer balans en tussenrekeningen, periodiek systeem, memorialen, algemene uitkering, administratie algemene dienst(en) en grondbedrijf, accountantsproces, weerstandsvermogen en waarborgen en garanties Uitvoeringsovereenkomst DVO Oudewater-Woerden (versie 19 november 2014)

10 van 36

Beleids-, en budgetcycli (BBC) 2014,2015 en 2016

- Opstellen van de begroting, tussentijdse rapportage en jaarrekening - Juiste en tijdige aanlevering van producten intern (griffie) en extern (provincie)

Financieel beleid

Beleidsadvisering en informatievoorziening aan budgethouders, teammanagers, gemeentesecretaris en wethouders

Fiscaliteiten (BTW BCF, VPB*)

- Horizontaal toezicht belastingdienst - Fiscale beheersing en afstemming

Kwijtschelding

Afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken en de bezwaren tegen de beslissing

IV3 aanlevering

Correcte aanlevering bij het CBS

Verzekeringen

Afhandeling van aansprakelijkheden.

Opstellen De komende jaren worden de volgende beleidsnotities/verordeningen beleidsnotities/verordenin opgesteld of geactualiseerd: gen - Ontwikkelingen gemeentefonds - Budgetoverhevelingen - Budgetregeling - Financiële beheersverordening - Controleverordening - Treasurystatuut - Uitgangspunten financieel beleid en beheer - Treasuryrapportage

* Met ingang van 2016 zijn verschillende onderdelen van een gemeente (vennootschaps)belastingplichtig. Dit brengt extra werk met zich mee in 2015: inventarisatie, onderzoek, inrichting en afstemming. De extra werkzaamheden van de invoering en inbedding van vennootschapsbelasting voor de gemeente Woerden en Oudewater zijn nog niet vertaald in een financiële bijdrage.

Kengetallen uit de Bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting 2015 (in aantallen per jaar) Financiële administratie: Aantal uitgaven documenten Aantal inkomsten documenten Aantal administratieve documenten

3.650 5.800 190

Begrotingswijzigingen: Gemeenteraad Administratieve

12 120


11 van 36

H8

Doelen en resultaten team Gegevensbeheer

8.1

Programmadoelen

Geen.

8.2

Going Concern

Product/werkproces Basisregistratie BAG

Prestatie-/kwaliteitsafspraak Beheren van de BAG, conform wettelijke eisen en waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigen landmeters.

Basisregistratie WOZ

Beheren van de WOZ, conform wettelijke eisen.

Basisregistratie BGT (GBKN)

- Beheren van de GBKN, conform wettelijke eisen en waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigen landmeters - Opbouwen van de BGT, conform het gezamenlijke projectplan

Kernregistraties

Beheren van kernregistraties, waaronder luchtfoto’s (1 x per 2 jaar) en cycloramafoto’s.

Gemeentelijke belastingen

- Opleggen van aanslagen gemeentelijke belastingen (waaronder OZB) conform wettelijke eisen - Behandelen van bezwaar en beroep tegen gemeentelijke belastingen - Digitale belastingbalie

Belastingverordeningen

Coördineren van het (jaarlijks) vaststellen van de belastingverordeningen, in samenwerking met de vakteams.

Kengetallen uit de Bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting 2015 (in aantallen per jaar) Wet Onroerende Zaak Belastingen: Taxaties Waardebeschikkingen Bezwaren waardebeschikkingen Woningen Niet – woningen Beroepszaken tegen waardebeschikkingen

4.710 4.300 175 4.060 800 2

Afvalstoffenheffing: Meerpersoonshuishoudens Eén en meerpersoonshuishoudens

1.500 2.470

Rioolheffing: Particulieren 4.060 Bedrijfspand (50 – 200m²) 175 Bedrijfspand (200– 1.000m²) 140 Bedrijfspand (1.000 – 2.000m²) 30 Bedrijfspand ( > 2.000m²) 18 Kamers bejaardentehuizen 120 Aanslagen Toeristenbelasting 11 Aanslagen Hondenbelasting 670 Aantal Kadastrale mutaties 1.500 Raadplegen Kadaster online 100 Uitvoeringsovereenkomst DVO Oudewater-Woerden (versie 19 november 2014)

12 van 36

Heffing en invordering belastingen: Gecombineerde aanslagen Herinneringen Aanmaningen Dwangbevelen Kwijtscheldingen

4.750 890 290 130 140


13 van 36

H9

Doelen en resultaten team Informatiebeleid

9.1

Programmadoelen

Geen.

9.2

Going Concern

Product Website

Prestatie- / kwaliteitsafspraken - Zorgdragen voor de doorontwikkeling van de website van Oudewater, waarbij de nadruk ligt op de digitale dienstverlening en de gebruiksvriendelijkheid voor de inwoners, bedrijven en bezoekers van Oudewater - Uitgangspunt zijn de servicenormen betreffende de digitale dienstverlening - Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal afhandelen

Kwaliteitszorg Informatievoorziening

- De kwaliteit van de informatiehuishouding is op orde - De informatiehuishouding voorziet in de beschikbaarheid van de juiste informatie voor de juiste mensen op de juiste tijd en in de juiste vorm en maakt zo effectieve besluitvorming mogelijk - Zorgdragen voor het ontwikkelen, implementeren en borgen van een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding

Projecten Informatiebeleid

- Initiatieven nemen tot het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening volgens de lijnen van de eNUP en daartoe initiëren van de start van projecten op het gebied van de informatievoorziening - Een actuele projecten database, waarin per onderwerp o.m. de bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever, de projectleiding en, waar mogelijk de planning en de kosten zijn beschreven - De uitvoering van projecten vindt plaats op basis van prioritering

Informatieveiligheid en privacy

- Borgen van de informatieveiligheid op grond van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) o.m. door het verstrekken van interne adviezen en het bewaken van processen (interne audits) - Bewaken van het gebruik en de verstrekking van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de Wet basisregistraties persoonsgegevens (Wet BRP), de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Verordening basisregistratie personen Oudewater 2014 - Begin 2015 zal het Beleidsplan Informatieveiligheid en Privacy aan het college ter vaststelling worden voorgelegd - De Richtlijnen Informatieveiligheid en Privacy vormen de grondslag voor het handelen

Business Intelligence

Zorgdragen voor het ontwikkelen van dashboards die management en bestuur voorziet van de vereiste stuurinformatie.


14 van 36

H10

Doelen en resultaten team ICT

10.1

Programmadoelen

Geen.

10.2

Going Concern

Product Servicedesk Servicedeskfunctie

Prestatie- / kwaliteitsafspraken

- ICT-technische vragen van de gemeente Oudewater worden geregistreerd en afgehandeld door de Servicedesk ICT (1e lijn) c.q. Systeembeheer (2e lijn) - Het proces is geprotocolleerd en er zijn afspraken gemaakt m.b.t. de wijze waarop, en in welk tijdsbestek meldingen worden afgehandeld

Werkplekbeheer

Zorgdragen voor de inrichting en continuïteit van de geautomatiseerde werkplekken (thin clients, pc’s, telefoon en randapparatuur) op de locaties van de gemeente Oudewater.

Vaste telefonie

Zorgdragen voor de uitvoering en het beheer van de vaste telefonie en daarbij behorende randapparatuur en zorgt voor continuïteit van het telecommunicatie landschap op de locaties van de gemeente Oudewater.

Systeembeheer Gegevensopslag en database infrastructuur

Verantwoordelijk voor de continuïteit van de database infrastructuur en de opslag van gegevens.

Datadistributie, koppelingen en webservices

- Faciliteren, beveiligen en beheren van de ICT infrastructuur voor de distributie van gegevens - De ICT infrastructuur bestaat uit hardware (netwerkcomponenten en systemen), software (datadistributiesystemen, elektronische servicebussen en gegevensmagazijnen) - Daarnaast bewaakt ICT de benodigde koppelvlakken en services tussen externe en interne informatiebronnen

Continuïteitsvoorziening, testen en audits

- Zorgdragen voor continuïteitsvoorzieningen om bij uitval op de kortst mogelijke termijn te voorzien in vervangende ICT voorzieningen t.b.v. de bedrijfsvoering. De wijze waarop dit wordt gerealiseerd is afhankelijk van de calamiteit en beschreven in het Uitwijkplan - De uitwijk voorziet ten minste in de wettelijk noodzakelijke vervangende ICT bedrijfsvoering voor de gemeente Oudewater - Verzorgen of ondersteunen van de periodieke uitwijktest, c.q. zelfevaluatie en andere wettelijk verplichte ICT-gerelateerde audits

Verbinding en certificering landelijke voorzieningen en ketenpartners

- Verantwoordelijk voor certificering en ondersteunende diensten voor het opzetten en onderhouden van verbindingen tussen de landelijke voorzieningen voor o.m. authentieke basisregistraties - Daarnaast zorgdragen voor de benodigde certificeringen, die een maximaal beveiligde uitwisseling van gegevens mogelijk maakt

Kantoorautomatisering en strategische applicaties

Zorgdragen voor de continuïteit van de infrastructuur van de kantoorautomatisering (ondersteunende applicaties t.b.v. de bedrijfsvoering) en strategische(vak) applicaties.

Servicedesk mobile - Beheer en onderhoud van mobiele telefonie (GSM toestellen) en mobile devices devices (smartphones en tablets) Uitvoeringsovereenkomst DVO Oudewater-Woerden (versie 19 november 2014) 15 van 36

- Naast het fysieke beheer zorgen voor de contractuele verplichtingen, fysieke aanschaf en het financieel beheer van de gehele telefonische infrastructuur Advies Regiefunctie ICT

- Advies, begeleiding, sturing en daar waar nodig bemiddeling tussen teams, taakgebieden of MT bij ICT vraagstukken - Begeleiding van teams bij het realiseren van nieuwe toepassingen binnen de bedrijfsvoering - Toetst de aanschaf van ICT toepassingen aan het gemeentelijke beleid t.a.v. de GEMMA-informatiearchitectuur

Visie en innovatie

- Zorgdragen voor vernieuwing binnen bestaande en toekomstige processen - Ontwikkelen van een visie op de gemeentelijke informatievoorziening - Verkennen van markt en gebruiken intergemeentelijke netwerken om innoverende en proces verbeterende ontwikkelingen tijdig te signaleren en – waar mogelijk - te implementeren

Privacy en informatieveiligheid

- Zorgen voor advies en de technische uitvoering betreffende privacy en informatieveiligheid in nauwe samenwerking met de CISO - Uitvoering Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG)


16 van 36

H11

Doelen en resultaten team Jeugd, Leefbaarheid en Veiligheid

11.1

Programmadoelen

Programma Nr. nr. 1 3 2

6

4

1

4

3

5

1

5

2

5

3

Effect Het borgen van gevoelens met betrekking tot actieveen passieve veiligheid. Het in standhouden en verbeteren van de kwaliteit van de leefomgeving met het oog op de sociale veiligheid, de leefbaarheid, de beleving, de identiteit en het imago van de gemeente. Oudewater in cultureel en recreatief opzicht meer op de “kaart” zetten. Versterking van de functie van de binnenstad door het Stadhuis ook een museumfunctie toe te kennen. Een zwemvoorziening realiseren. De accommodaties in Oudewater zijn in staat om het culturele-, maatschappelijke- en sport leven te faciliteren tegen aanvaardbare kosten. Het leveren van een bijdrage aan een gezonde samenleving en het voorkomen van maatschappelijke overlast.


Resultaat

Realisatie

De brandweerkazerne voldoet aan de eisen.

2015-4

1

5

Vaststellen Integraal Veiligheidsplan 2015-2016

2015-2

1

6

Implementatie nieuwe crisisbeheersingsstructuur 2015-1

4

3

5

1

5

2

5

3

Rapportage mogelijkheden toevoeging museumfunctie aan het Stadhuis Een zwemvoorziening realiseren. Meenemen raadsopdracht: in voorjaar nader onderzoek naar beide initiatieven. Vaststellen nota accommodatiebeleid. Hierbij betrekken beheer en exploitatie Cultuurhuis Het begrip sport is nadrukkelijk geïncorporeerd in de voor- en naschoolse educatie. Dit onder andere door inzet van de combinatiefunctionaris.

11.2

2015-3 2015-4

2015-3

2015-4

Going Concern

Product/werkproces Beleidsadvisering

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Burgerparticipatie - Accommodatiebeleid/voorzieningen - Invullen combinatiefunctie - Veiligheid (veel voorkomende criminaliteit, draaiboek Oud en Nieuw, Nazorg ex-gedetineerden, veiligheidshuis, Bureau Halt) - Horeca - Volksgezondheid - Onderwijshuisvesting Uitvoeringsovereenkomst DVO Oudewater-Woerden (versie 19 november 2014) 17 van 36

- Kinderopvang en peuterspeelzalen Burgerparticipatie

- College wil inzetten op meer participatie aan de voorkant. In 2015 zoeken we naar de wijze waarop dit wordt vormgegeven - Organiseren opschoondag (uitvoering door functionaris OdrU)

Subsidies

- Subsidieproces Oudewater opnemen in proces Woerden. Voor 14-2015. Volgorde: eerst accommodatiebeleid dan beleid subsidies. - Aanpassen subsidiebeleid en uitvoeringsregels. Voor alle beleidsterreinen zullen er beleidsregels opgesteld worden

Accommodatiebeleid/ voorzieningen

- Aandacht voor de Klepper. Drie centrale punten: o tariefharmonisatie o mogelijk 1 beheersorganisatie o doorvoeren taakstellende bezuiniging - Zie programmadoel vaststellen nota accommodatiebeleid. Hierbij wordt betrokken beheer en exploitatie van het Stichting beheer en programmering Cultuurhuis

Invullen combinatiefunctie

- Herdefiniëring van de functie op gebied van sport en cultuur

Veiligheid

- Veiligheidsoverleggen aansluitend voeren - Ondersteuning JOR overleg - Burgernet; processen harmoniseren en aanstellen 1 accountmanager - Overleg Hennep aansluitend aan AVO. 1 werkproces met situationele advisering aan burgemeester - Huisverboden: 1 werkproces. Alle OOV’ers machtigen voor Khonraad

VRU/Crisisbeheersing

- VRU projecten: 1 accountmanager - Advisering Burgemeester - Afsluiten taakuitvoeringsbesluiten

Horeca

- Horecabeleid dateert uit 2011. Bepalen of deze aanpassing behoeft

Volksgezondheid

- Accountmanagement Welzijn Oudewater en GGD incl. voorbereiden regionale adviescommissie en algemeen bestuur. - Coördinatie Nuchter verstand - Aanspreekpunt 1e lijn

Zwemvoorziening

Project Zwemvoorziening in samenwerking met team Ruimtelijk beleid en projecten.

Speelplekken

Beleid is vastgesteld. De uitvoering ligt bij het team Realisatie & Beheer

Cultuur

Volgen van de ontwikkelingen

Onderwijshuisvesting

-

Decentralisatie onderwijshuisvesting OOGO (wettelijk verplicht overleg) Nieuwe onderwijshuisvestingsverordening Relatie bijdrage gemeente aan cultuurhuis

Kinder- en peuteropvang

-

Bijhouden landelijk register Handhaving peuterspeelzalen Behandeling subsidies Uitvoering VVE


18 van 36

- Project Ouderparticipatie - Coördinatie taaltraject pedagogisch medewerkers - Projecten onderwijsachterstanden


19 van 36

H12

Doelen en resultaten team Juridische en Facilitaire Zaken

12.1

Programmadoelen

Geen.

12.2

Going Concern

Product/werkproces

Prestatie-/kwaliteitsafspraak

Inkoop & Aanbesteding Contractendatabase

Actueel houden.

Inkoop kantoorbenodigdheden

Inkopen van kantoorbenodigdheden ten behoeve van de locatie Stadskantoor Oudewater.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid, algemene inkoopvoorwaarden, klachtenregeling aanbesteden, procedures, flankerend beleid Advisering en begeleiding aanbestedingen

Actueel houden van beleid en regelingen.

Werkzaamheden t.b.v. inkoopmanagement

Maken van business analyses

- Adviseren en ondersteunen van de teams ten behoeve van aanbestedingen voor de gemeente Oudewater - In Oudewater werd ingehuurd bij grote aanbestedingsprojecten. Door samenwerking wordt dit zoveel mogelijk door Woerden ingevuld.

Juridische Zaken Klachten

- Afhandelen klachten conform klachtenregeling en binnen wettelijke termijn - Klachten over bestuurlijk en ambtelijk optreden handelen we af binnen vier weken. Streefwaarde: 85%

WOB

Afhandelen WOB-verzoeken binnen de wettelijke termijn. Streefwaarde: 85%.

Wijzigen APV

We pakken de herziening van de APV als project op in het eerste semester 2015. Het betreft een herziening van de APV en waar mogelijk afstemming/harmonisatie van beleid tussen Woerden en Oudewater.

Wijzigen Mandaat

Zorg dragen voor het actueel houden van het Mandaatregister Oudewater

Contactpersoon huisadvocaat

- Contactpersoon voor inschakeling huisadvocaat - Beoordelen of de benodigde kennis niet zelf in huis is, of inschakeling nodig is gelet op zwaarte, politieke gevoeligheid, financieel perspectief - Ondersteunen bij het scherp formuleren van de vraag

Juridisch advies

- Adviseren: o aan teams tbv Oudewater o aan het bestuur van Oudewater


20 van 36

- Binnen twee dagen reactie op een gevraagd advies / gestelde vraag, streefwaarde 85%, in onderling overleg Bezwaarschriftencommissie

- Advisering over bezwaarschriften mbt het sociale domein. Voor de overige bezwaarschriften houdt Oudewater een eigen bezwaarschriftencommissie en secretariaat - Medewerkers JFZ vallen in bij afwezigheid van de secretaris van Oudewater

Verordeningenbeheer Bekendmakingen elektronisch gemeenteblad

- Tijdige bekendmaking van verordeningen - Beschikbaar stellen van verordeningen via de CVDR - Streefwaarde: binnen 1-2 weken na aanlevering

Bodediensten Ondersteuning huwelijksvoltrekking

- Ondersteunen van Babs-en bij de huwelijksvoltrekking - Huidige dienstverlening continueert, in 2015 zal bekeken worden of processen geüniformeerd kunnen worden

Postverwerking

- Ten behoeve van het Stadskantoor Oudewater wordt 1 maal dagelijks op werkdagen de post opgehaald/rondgebracht door de bodes - In 2015 zal bekeken worden of digitalisering een verder terugdringen van aantal postrondes mogelijk maakt

Raad verwerken en bezorgen stukken en klaarzetten voor vergaderingen

De bodes verwerken en bezorgen stukken. Zo nodig dagelijks en wanneer van toepassing ten behoeve van het Stadskantoor Oudewater en het bestuur.

Huishoudelijk

- De bodes verrichten huishoudelijke taken tbv het Stadskantoor Oudewater - Voor Oudewater blijven de huidige werkzaamheden van de bodes gehandhaafd vanuit de uitgangspunten: klantvriendelijk, schoon, heel en veilig - Uitvoering is dagelijks wanneer van toepassing

Technische Dienst

- De bodes verrichten technische taken tbv het Stadskantoor Oudewater - Voor Oudewater blijven de huidige werkzaamheden van de bodes gehandhaafd vanuit de uitgangspunten: klantvriendelijk, schoon, heel en veilig - Uitvoering is dagelijks wanneer van toepassing

Diverse

- Bodes halen papier/ pakket / containers op tbv het Stadskantoor Oudewater. - Naleven vlaggenprotocol


21 van 36

H13

Doelen en resultaten team Klant Contact Centrum

13.1

Programmadoelen

Program Nr. Effect ma nr. 1 2 Optimaliseren van de publieke dienstverlening en de mate van tevredenheid bij burgers en ondernemers in beeld brengen.

Program Nr. Resultaat ma nr. 1 2 Operationeel Klant Contact Centrum.

Realisatie

1

2015-2 kwartaal

13.2

3

Nulmeting klanttevredenheidsonderzoek en bespreking resultaat.

e

2015 2 kwartaal e

Going Concern

Product/werkproces Reisdocumenten en rijbewijzen

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Correct verstrekken van de documenten volgens landelijk vastgestelde richtlijnen en normen. Aanvragen op afspraak. Balietevredenheid minimaal een 8.

Huwelijken en geregistreerd partnerschap

- Correct sluiten van huwelijken en geregistreerd partnerschap en de verwerking hiervan in de BRP - Mogelijkheid om gebruik te maken van onze vaste locaties en vrije locaties. Keuzevrijheid m.b.t. trouwambtenaar mogelijk. - Klanttevredenheid minimaal een 8

Verwerken van persoonsgegevens en verstrekking van informatie en documenten Burgerlijke stand/ MGBA WBRP Telefonische dienstverlening

- Correct verwerken en verstrekken van informatie m.b.t. de persoonsgegevens volgens landelijke richtlijnen en normen - Uitvoeren zelfevaluaties

Operatie BRP

Invoering van de Basis Registratie Personen (BRP) ter vervanging van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA)

Gevonden en verloren voorwerpen Receptie

Coördinatiepunt gevonden en verloren voorwerpen

Verkiezingen

- Verstrekken van telefonische informatie en aannemen meldingen en klachten openbare ruimte - Bereikbaarheid van 8.30 tot 17.00 op 14 0348 - Snel, deskundig en vriendelijk met als doel een tevreden klant - Klanttevredenheid minimaal een 7

-

Ontvangen van bezoekers Verstrekken van informatie en verwerken van snelproducten Bezetting tijdens openingstijden van het Stadskantoor Snel, deskundig en vriendelijk met als doel een tevreden klant Klanttevredenheid minimaal een 8 Maart: evaluatie receptiewerk en plan voor het vervolg

- Correct verlopen van de verkiezing conform kieswet


22 van 36

Kengetallen uit de Bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting 2015 (in aantallen per jaar) Burgerzaken Reisdocumenten, paspoorten en ID Huwelijken Partnerschappen Echtscheidingen Geboorteakten Overlijdensakten Uittreksels Burgerlijke Stand Naturalisaties Rijbewijzen en eigenverklaringen

1.704 55 5 23 26 52 117 3 785


23 van 36

H14

Doelen en resultaten team Onderwijs, Welzijn en Zorg

14.1

Programmadoelen

Program Nr. ma nr. 3 1 3

2

3

3

4

2


3

2

3

3

3

4

3

5

3

6

3

7

3

8

4

2

Effect Daar waar mogelijk nemen personen de regie over hun bestaan weer zelf ter hand. De Oudewaterse beroepsbevolking (werkzoekenden binnen het sociale vangnet) heeft een reguliere betaalde baan. Maatschappelijke activiteiten en initiatieven die bijdragen aan de Sociale Cohesie ontzien. De bibliotheek richt zich op jongeren beneden de 12 jaar en op informatieverstrekking aan diverse doelgroepen en komt in verlengde hiervan met een vraaggericht aanbod.

Resultaat

Realisatie

De integrale toegang tot het sociale domein vindt plaats via doorontwikkeling van Welzijn Oudewater in relatie tot de poortwachtersfunctie. Ondersteuningsplannen omvatten alle leefgebieden; 1 huishouden, 1 plan, 1 coördinator. Onderzocht wordt of het wenselijk en mogelijk is dat Oudewater participeert in de pilot PGB Levenslang/ Levensbreed. Het sociaal domein is ondergebracht in één integrale c.q. ontschotte begroting. Er is een sturings- en monitoringsmodel op basis waarvan de prestaties van zorgpartijen, Welzijn Oudewater en Ferm Werk kunnen worden beoordeeld en bijgestuurd. De inwoner/het huishouden stelt zelf, al dan niet met begeleiding, het ondersteuningsplan of de gemotiveerde redenen (bij enkelvoudige vraag) op. Het ondersteuningsplan beslaat alle leefgebieden (integraal). De inwoner/ het huishouden maakt, waar mogelijk, gebruik van een PGB om de noodzakelijk ondersteuning in te kopen. De mogelijkheid tot ZIN blijft bestaan. Door een gerichte sturing op toeleiding tot de arbeidsmarkt, rechtmatigheid en handhaving, overstijgen de uitgaven in het kader van de Participatiewet de ter zake te ontvangen rijksbijdragen niet. De bibliotheek stelt in het kader van de herijking van de bibliotheekwet 2015 een kwalitatief en kwantitatief monitoringsplan op.

2015-1

2015-1 2015-3

2015-1 2015-2

2015-1

2015-1

2015-4

2015-4


24 van 36

14.2

Going Concern

Product/werkproces Leerlingenvervoer

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Contractbeheer en uitvoering - Beschikkingen worden tijdig afgegeven - Aantal klachten in 2015 is 5% minder dan in 2014

Algemene voorzieningen

- Uitvoeren subsidieproces preventieve voorzieningen: beleidsregels en/of opdracht laten vaststellen, financieel besluit, subsidievaststellingen 2014 en subsidieverlening 2016 - Samenhang passend onderwijs en jeugdhulp doorontwikkelen (werkagenda REA; casus overleggen m.b.t. leerlingenvervoer en leerplicht, opstellen thuiszittersprotocol, soepele overgang PO/VO, co-creatie m.b.t. ouderbetrokkenheid, aansluiting onderwijsarbeidsmarkt) - Afstemming adviesraden - Accountmanagement algemene voorzieningen, waaronder Welzijn Oudewater: handhaven subsidieafspraken. - Zorgdragen voor bestuurlijke besluitvorming m.b.t. het proces beleid bibliotheek

Individuele voorzieningen

- Beleidsadvisering m.b.t. innovatie en transformatie sociaal domein, nieuwe aanbieders - Raadsinformatiebijeenkomst(en) en –brieven transformatie sociaal domein - Jeugdzorg 2016 en Wmo 2016 aanbesteden en contracten 2015 beheren. Wmo voorzieningen aanbesteden (regiotaxi) of contracten beheren: Hulpmiddelen en HH. Beleidsregels en verordeningen Wmo en Jeugd zo nodig bijstellen en voor 2016 voorbereiden. Financieel besluit. CER/Wtcg: beleidsregels opstellen - in overleg met WMO-raad en Welzijn Oudewater - voor de Wmo-toets of iemand chronisch ziek dan wel gehandicapt is - Beleidsadvisering op gebied van Schuldhulpverlening, complexe zorgproblematieken en armoedeval, inkomensvraagstukken

Accountmanagement Ferm Werk

- Bewaken uitvoering DVO 2015. Afspraken maken met Ferm Werk over DVO 2016. Advisering bestuurders AB en DB. - Zorg voor (door)ontwikkeling beleidsinstrumenten - bijdrage aan ontwikkeling nieuwe regionaal werkbedrijf; beleid ten aanzien van toegang tot garantiebanen en nieuw beschut werk, loonwaardebepaling en inzet van loonkostensubsidie - Ontwikkeling van regionale ‘sluitende’ aanpak ‘kwetsbare jongeren’; vroegtijdig schoolverlaters zonder startkwalificatie (samen met RMC, RBL en Ferm Werk) - Inzicht verwerven in (regionale) economie, regionale problematiek aansluiting onderwijs – arbeidsmarkt en bijdragen aan beleid ter stimulering (regionale) economie


25 van 36

H15

Doelen en resultaten team Realisatie & Beheer

15.1

Programmadoelen


2

2

2

3

2

4

2 2 6 2

5 9 5 1

2

3


2

4

2

5

2 2 2 2

10 8 9 11

2

6

Effect Het zorg dragen voor een wegenstructuur waarop verkeersdeelnemers zich naar behoren kunnen verplaatsen. Voor de hoofdwegen is de B-norm vastgesteld en de overige wegen de C-norm. Deze normen zijn ontleend aan de Kwaliteitscatalogus van het Centrum Regelgeving en Onderzoek Grondweg en Waterbouw (CROW). Bescherming van de volksgezondheid en het waarborgen van de leefomgeving tegen overlast van afval en hemelwater middels inzameling en transport hiervan door middel van een adequaat rioolstelsel. Het op diepte hebben van oppervlaktewaterlichamen ten behoeve van de berging- en afvoer van hemelwater en een evenwichtig leefmilieu voor flora en fauna alsmede drinkwater voor het vee. Het uitvoering geven aan het uitvoeringsprogramma civiel technische kunstwerken. Het hebben van adequate speelvoorzieningen. Landschappelijke waarden behouden en versterken. Optimaliseren landschappelijke waarde buitengebied. Onderhoud Wegen: Waardsedijk, Molenstraat, Molenwal, Goejanverwelle en Plesmanplantsoen. Baggeren: Markveld, Papekopperdijk en Damweg.

Resultaat

Realisatie

Riolering: reinigen 2750 Kolken, elektrisch/mechanisch onderhoud 525 mini gemalen, reinigen riolering Noort-Syde I en II. Opstellen basis rioleringsplan ten behoeve het op te stellen nieuwe verbreed gemeentelijk rioleringsplan in 2017. Civiele kunstwerken: Onderhoudswerkzaamheden Kadermuren: Conform uitvoeringsplan Optimaliseren en integreren van speelvoorzieningen in het Centrum en Klein Hekendorp. Project Herinrichting Zwarte Veldje. Project Onderhoud Hoenkoopse Brug. Project Oevers Lange Linschoten. Projecten van Derden waaraan de gemeente medewerking verleent: Molenwal(projectontwikkelaar), Wulverhorst (WBVO), Zevenhuizen (projectontwikkelaar), renovatie Sluisbrug (HDSR), baggeren Dubbele Wiericke (HDSR). Groen: regulier onderhoud bomen, gazons, parken en plantsoenen inclusief zelf werkzaamheid en sponsoring samenleving.

Afgerond 2015-4

Afgerond 2015-4 Afgerond 2015 - 1 Afronding 2015 - 1 Start 2015-3 Start 2015-1 Continu Proces

Continu Proces


26 van 36

15.2

Going Concern

Product/werkproces Beleid en beheer

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Zorgdragen voor bestuurlijke besluitvorming m.b.t. de processen wegen, openbare verlichting, civieltechnische kunstwerken, speeltoestellen (incl. speeltoestellenbeleid), riolering, baggeren - Opstellen werkplan 2016 – 2018 - Handhaving Drank&Horeca

Realisatie / projecten

- Realisatie projecten / activiteiten werkplan 2015 - Voorbereiding projecten, activiteiten werkplan 2016

Procesoptimalisatie / bedrijfsvoering / control

- Werken met en vanuit de processen - Optimalisatie beheersystemen - Werken aan continue verbetering van proces, inhoud en bedrijfsvoering - Uitwerken en implementeren van planning & control in de fysieke teams (R&B, Wijkonderhoud en A&R) - Monitoring & evaluatie van huidig beleid / beheer en uitvoering/duurzaamheid

Participatie

- Optimaliseren participatie in planvorming - Adoptie van gebied door bewoners


27 van 36

H16

Doelen en resultaten team Ruimtelijk beleid en projecten

16.1

Programmadoelen


Effect

4

4

4

6

Aantrekkelijker en veiliger maken van de binnenstad en het bedrijfsterrein Tappersheul. Gemeente, bedrijven en inwoners nog meer milieubewust maken.

6

2


14

4

1

4

4

4

5

4

6

6

8

6

9

6 6

11 12

2

Oudewater meer op de “kaart” zetten.

Inzichtelijk maken van de kwalitatieve- en kwantitatieve woonruimte behoefte.

Resultaat

Realisatie

Gouden Eeuw fietsroute, inclusief arrangementen, tot stand brengen. Utrechtse Waardendag organiseren.

2015-2

In 2018 is het aantal bezoekers van Oudewater gestegen van 75.000 naar 100.000, het aantal overnachtingen toegenomen van 8.000 tot 12.000 en stijgt het aantal vaarpassanten van 6.000 naar 7.000. In samenspraak met het bedrijfsleven tot stand brengen van een bedrijfsinvesteringszone met als doel een gemeentelijke heffing op te leggen, die weer wordt doorgesluisd naar een door het bedrijfsleven op te richten rechtsvorm, om de kwaliteit van de binnenstad en het bedrijfsterrein te optimaliseren. Strategische visie Tappersheul III met daarin onder andere: uitgangspunten bestemmingsplan, behoefte en criteria grond uitgifte, aankoop grond, prognose bijdrage revitalisering Tappersheul I en II. Door het oprichten van een milieuplatform komt een spin-off richting samenleving tot stand met betrekking tot investeren in energiebesparing en duurzaam inkopen. Vaststelling woonvisie en woonagenda, aansluitend prestatie-afspraken met de corporatie, programmering en planning woningbouw Vaststelling Nieuwe Huisvestingsverordening en Prestatieovereenkomst met de WBVO ‘Installeren’ overleg platform volkshuisvesting Globaal inzicht in de mogelijkheden om bedrijven in het buitengebied te verplaatsen naar bedrijventerrein Tappersheul Onderzoeken in hoeverre het keurmerk Cittaslow interessant en haalbaar is voor Oudewater

2018-4

2015-3

2015-4

2015-4

2015-1

2015-3

2015-3 2015-1 2015-4

2015


28 van 36

16.2

Going Concern

Product/werkproces Ruimtelijke projecten

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Projecten in de ruimtelijke sfeer begeleiden en ondersteunen d.m.v. projectleiding en projectsecretariaat - Communicatie en rapportage op de daarvoor ingestelde momenten - Herstart en opzet projectplan herontwikkeling Westerwal - Integrale visie herontwikkeling St. Jansstraat e.o. (Muziekhuis c.a.) - Ontwikkelen bedrijventerrein Tappersheul 3 en revitaliseren Tappersheul 1 + 2 - Project Zwemvoorziening in samenwerking met team Jeugd, Leefbaarheid en Veiligheid

Volkshuisvesting

- Beleidsadvisering portefeuillehouder en volkshuisvestelijke input voor projecten en ruimtelijke ontwikkelingen - Ambtelijke ondersteuning bij regionale overleggen - Kleine operationele aanpassingen m.b.t. regelgeving, woonruimteverdeling, e.d. - Afstemmen ondersteuning Urgentiecommissie Utrecht-west - Ondersteuning opgerichte Volkshuisvestingsplatform (corporatie, makelaars) - Ondersteuning instrument van startersleningen

Economische Zaken

- Beleidsadvisering portefeuillehouder en input vanuit het beleidsveld bij projecten en economische ontwikkelingen - Ambtelijke ondersteuning bij regionale overleggen - Ambtelijke ondersteuning bij uitvoering van de nota Lokaal Economisch Beleid - Opzet overlegplatform bedrijfsleven, detailhandel, etc.

Recreatie en toerisme Milieucoördinatie

Volgen ontwikkelingen op lokaal en regionaal niveau - Beleidsadvisering portefeuillehouder - Ambtelijke ondersteuning t.b.v. bestuurlijke overleggen van de Omgevingsdienst regio Utrecht - Samen met Woerden de positie in het Regievoerdersoverleg behartigen


29 van 36

H17

Doelen en resultaten team Ruimtelijke Plannen

17.1

Programmadoelen


4

5

6

1

Effect Het zorg dragen voor een wegenstructuur waarop verkeersdeelnemers zich naar behoren kunnen verplaatsen. Voor de hoofdwegen is de B-norm vastgesteld en de overige wegen de C-norm. Deze normen zijn ontleend aan de Kwaliteitscatalogus van het Centrum Regelgeving en Onderzoek Grondweg en Waterbouw (CROW). Bedrijfsleven ruimtelijke uitbreidingsmogelijkheden bieden en ruimte bieden om uitplaatsing vanuit het buitengebied ruimtelijk mogelijk te maken. Dit door de ontwikkeling van Tappersheul III op strategisch niveau verder ter hand te nemen. Zekerheid geven aan: inwoners, ontwikkelaars en gebruikers met betrekking tot nieuw- en verbouwplannen en overige grond gebruiksmogelijkheden. Dit op basis van adequate bestemmingsplannen.


Resultaat

Realisatie

Vaststelling Bestemmingsplan Papenhoef

2015-1

6

2

Vaststelling bestemmingsplan St. Janstraat

2015-2

6

3

Vaststelling bestemmingsplan Hekendorp

2015-1

6

4

Vaststellen paraplu bestemmingsplan archeologie

2015- 2

6

5

2015- 4

6

6

6

7

Opstarten Procedure Vaststelling bestemmingsplan Binnenstad Opstarten Procedure Vaststelling bestemmingsplan Kern Oudewater Opstarten procedure vaststelling bestemmingsplan Landelijk Gebied Hekendorp en Papekop

17.2

2015-4 Afronding 2016-3

Going Concern

Product/werkproces RO-advisering

Prestatie-/kwaliteitsafspraak Advisering in het kader van de WABO en projectontwikkeling vanuit het principe dat regels er zijn om zaken mogelijk te maken conform interne procesafspraken en termijnen

Haalbaarheidsverzoeken

- De klant krijgt binnen 4 weken een gemotiveerde indicatie op het gebied van planologie en stedenbouw en een globaal inzicht in eventuele knelpunten - De klant krijgt de mogelijkheid deze knelpunten verder uit te laten werken, hierbij is kostenverhaal aan de orde


30 van 36

Planschadeverzoeken

Verzoeken worden klantgericht en tijdig behandeld.

Bestemmingsplannen

- Herziening of actualisatie van bestemmingsplannen wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld - Het Forum Ruimte wordt voor het proces van herziening in een informele bijeenkomst geconsulteerd over de herziening

Bezwaar en beroep RO

- Procedures worden binnen de wettelijke termijn afgehandeld - Bij minimaal 75% van het aantal bezwaarprocedures wordt het college in het gelijk gesteld of het bezwaar nietontvankelijk verklaard, net als bij minimaal 95% van de beroepsprocedures

RO in de regio

In verschillende gremia wordt het vakgebied RO in de regio opgepakt. Onze bijdrage is er op gericht de couleur locale op de agenda te houden.

Monumenten en erfgoed

- Advisering op het gebied van monumenten en erfgoed vormt bij monumenten en beschermd stads- en dorpsgezicht een integraal onderdeel van de vergunningverlening en het toezicht. - Opstellen cultuurhistorische waardenkaart

Archeologie

- Advisering op het gebied van archeologie vormt een integraal onderdeel bij de planvorming, vergunningverlening en het toezicht. - Coördineren van het opstellen van de regeling toevalsvondsten en aanpassen beleidskaart archeologie door een externe (afronding in 2015)

Projectleiding

Binnen de vakgroep worden medewerkers met regelmaat ingezet als projectleider op kleine en middelgrote ontwikkeling. Regie ligt bij het team RBP.

Stedenbouw

De gemeente voert de regie op ontwikkelingsprojecten door bij nieuwbouwlocaties eerst zelf een gebiedsvisie op te stellen en op basis daarvan te onderhandelen met potentiële ontwikkelaars.

Verkeersbesluiten

- Verkeersbesluiten liggen 6 weken ter inzage - Procedures rondom wegomleidingen zijn 2 weken voorafgaand aan het werk afgerond - Nevendoel is het zoveel mogelijk beperken van het aantal borden in het straatbeeld

Advisering parkeren/verkeer

Advisering in het kader van de WABO en projectontwikkeling conform interne procesafspraken en termijnen.

Verkeer in de regio

In verschillende gremia wordt het vakgebied RO in de regio opgepakt. Onze bijdrage is er op gericht de couleur locale op de agenda te houden.

Openbaar Vervoer

Met de provincie en andere partners staat het versterken van het openbaar vervoer in Oudewater voortdurend op de agenda. We zijn daarin echter meer beïnvloedend dan besluitend.


31 van 36

H18

Doelen en resultaten team Vastgoed

18.1

Programmadoelen


Effect


Resultaat

Realisatie

Vaststelling Grondexploitatie Tappersheul III

2015-4

18.2

Opstellen en actualiseren van grondexploitaties met het oog op: het financieel effectueren van voorgenomen ruimtelijke ontwikkelingen in een plangebied en het incidenteel bijdragen aan voorzieningen en investeringen die het algemeen belang dienen.

Going Concern

Product/werkproces Kostenverhaal

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - In 2015: opstellen van een procesbeschrijving beleid - Professionaliseren van het opstellen van contracten en tevens contractenbeheer

Aan en verkopen grond

- Verkoop snippergroen: in 2015 toepassen van leanproces

Projectadvisering

- Advisering vanuit vastgoed binnen projecten (contracten, onderhandelingen, grondbedrijf risicomanagement ca.)

Beheer vastgoed: - Meerjarenonderhouds Programma (MOP) -

Panden in VGS

- Panden Oudewater integreren in vastgoedsysteem en het Meerjarenonderhoudsprogramma (MOP). Tevens aandacht voor een DMOP (Duurzaam MOP) - De panden in Oudewater worden geïntegreerd in het vastgoedsysteem Woerden (VGS). In 1e kwartaal harmoniseren verhuuradministratie.

Beheer accomodaties

- Het verzorgen van de administratie - Afspraken maken over de verdeling van de accomodaties onder de beheerders - Organiseren van beheerders- en gebruikersoverleggen - Beheer Stichting beheer en programmering Cultuurhuis

Grondbedrijf/ Planeconomie

- Actualiseren grondexploitaties - 1e helft 2015 onderzoeken Meerjarenperspectief grondbedrijf (MPG) toepassen in Oudewater. Zie ook programma ‘vaststelling Tappersheul’

Vastgoedeconomie

- In 2015: vastgoedbeleid uitvoeren cf. spelregels vastgoed. Hier ligt relatie met accommodatiebeleid (zie sociaal domein). Er zal in Oudewater besluitvorming moeten plaatsvinden over vastgoedbeleid. - Advisering over verkoop, verhuur etc. - Mogelijk komen er in 2015 twee panden vrij van verhuur: opstarten verkoop - Dagelijks beheer van het stadskantoor. - Voorstellen over inrichting ca.

Beheer stadskantoor Oudewater


32 van 36

H19

Doelen en resultaten team Vergunningen, Toezicht en Handhaving

19.1

Programmadoelen


19.2

Effect Toezien op de naleving van wet en regelgeving van andere overheden en van gemeentewege vastgesteld beleid met betrekking in het fysiek domein.

Going Concern

Product/werkproces Vergunningen Wabo

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Wabo-aanvragen worden behandeld volgens het principe dat regels er zijn er om zaken mogelijk te maken - WABO-vergunningen worden verleend binnen de wettelijke termijn van 8 of 26 weken - Vergunningverlening is een integraal, geautomatiseerd en digitaal proces - Het Omgevingsloket is op werkdagen van 9u tot 17u geopend

Vergunningen APV

Alle aanvragen worden conform de APV afgehandeld.

Toezicht Wabo, APV en Drank&Horeca Handhaving

Toezicht vindt plaats conform de richtlijn Toezicht op maat en met inachtneming van het HandhavingsUitvoeringsProgramma. Handhaving in het kader van de Wabo en APV en Drank&Horeca wordt opgenomen in het Integrale HandhavingsUitvoeringsProgramma. Prioritering vindt jaarlijks plaats conform dit programma, waarbij handhaving op Drank&Horeca deels wordt opgepakt door team R&B.

Welstand

Toetsing aan welstand wordt ingevuld door Welmon.

Kengetallen uit de Bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting 2015 (in aantallen per jaar) Ruimtelijke ontwikkeling en wonen Totaal omgevingsvergunningen 175 Omgevingsvergunningen: uitgebreid 11 Omgevingsvergunningen: regulier 120 Omgevingsvergunningen: melding 44 Omgevingsvergunningen: milieu 4 Omgevingsvergunningen: aanleggen 5 Omgevingsvergunningen: slopen 32 Omgevingsvergunningen: monument 8 Omgevingsvergunningen: gebruik 11 Omgevingsvergunningen: (ver) bouw 110 Omgevingsvergunningen: ontheffingen Wro art. 3.6 lid a, 3.11, 3.22 30 en 3.23 Controle routes werken zonder vergunning (conform wet- en 5 regelgeving) Bouwcontroles (conform wet- en regelgeving) 715 Verzoeken om handhaving 5 Milieu controles (conform wet- en regelgeving) 89 Toezicht en handhavingsacties APV/Drank en Horecawet 260 APV-vergunningen (in 2015 20 extra i.v.m. festiviteiten 750 jaar 200 Oudewater) Uitvoeringsovereenkomst DVO Oudewater-Woerden (versie 19 november 2014)

33 van 36

Klachten en meldingen

40

H20

Doelen en resultaten team Wijkonderhoud

20.1

Programmadoelen


20.2

12

Resultaat

Realisatie

Groen: regulier onderhoud bomen, parken en plantsoenen. Mensen opleiden (Hoogstambrigades) om eigen en andermans bomen te snoeien.

Continu Proces 02-01-15

Going Concern

Product/werkproces Service-onderhoud

Prestatie-/kwaliteitsafspraak - Uitvoeren van service-onderhoud – gericht op preventie en waar nodig curatief voor de producten wegen, groen, straatmeubilair, reiniging en bebording - Samenwerking met FermWerk stroomlijnen / verbeteren - Afstemming dienstverlening i.r.t. adoptie van gebied door bewoners – rol wijkonderhoud (weghalen vuil, leveren beplanting etc.) - Mensen opleiden (Hoogstambrigades) om eigen en andermans bomen te snoeien

Kengetallen uit de Bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting 2015 (in aantallen per jaar) Beheer openbare ruimte Meldingen meldpunt woonomgeving Lengte van de wegen in m¹ Lengte van de recreatieve fiets- en wandelpaden in m¹ Lengte van de waterwegen in m¹ Aantal m² openbaar groen (excl. sportcomplex, incl. Ruyghe Wey + Broeckerpark Aantal armaturen

2.076 73.956 4.421 15.450 365.356 2.700


34 van 36

H21

Doelen en resultaten team WMO / Schuldhulpverlening

21.1

Programmadoelen

Geen.

21.2

Going Concern

Product/werkproces In aansluiting op uitvoering Wmo en jeugdzorg door Welzijn Oudewater verzorgen van de backoffice.

Prestatie-/kwaliteitsafspraak Is in ontwikkeling. Hier worden afspraken over gemaakt zodra dit kan.


35 van 36

Ondertekening Burgemeester en wethouders van Oudewater hebben op … 2014 als opdrachtgever ingestemd met bovenstaande doelen en resultaten. Burgemeester en wethouders van Woerden hebben op ….. 2014 als opdrachtnemer ingestemd met bovenstaande doelen en resultaten.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te …… op ……2014,

Opdrachtgever:

Opdrachtnemer:

………….…..

……………….

mr. drs. P. Verhoeve burgemeester Oudewater

V.J.H. Molkenboer burgemeester Woerden


36 van 36

14c.00004

Gemeente Woerden

Regislratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op:

21/01/2014

gemeente

Gemeente Oudewater

WOERDEN

Kaderstellende Dienstverleninasovereenkomst Oudewater - Woerden

De ondergetekenden: de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Oudewater, gevestigd te Oudewater, in deze vertegenwoordigd door haar burgemeester mr. drs. P. Verhoeve, hierna te noemen "opdrachtgever" en de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Woerden, gevestigd te Woerden, in deze vertegenwoordigd door haar burgemeester V.J.H. Molkenboer, hierna te noemen "opdrachtnemer" hierna gezamenlijk te noemen: "partijen",

Overwegende dat: 1. de colleges van partijen op 6 december 2011 hebben besloten de uitvoeringskracht te bundelen door toe te werken naar één ambtelijke organisatie omdat de urgentie om samen te werken toeneemt gelet op de toenemende decentralisaties en bezuinigingen en de conclusie van een onderzoek naar samenwerking in de Lopikerwaard was dat de samenwerking tussen partijen kansrijk is; 2. de raad van opdrachtgever op 15 maart 2012 en de raad van opdrachtnemer op 30 januari 2012 hebben besloten toe te groeien naar één ambtelijke organisatie; 3. partijen samen meer uitvoeringskracht hebben om aan ontwikkelingen zoals de decentralisaties in het sociale domein en de vorming van regionale uitvoeringsdiensten met bijbehorende kwaliteitseisen te voldoen; 4. uit de bestuurskrachtonderzoeken van beide gemeenten blijkt dat de ambities hoger zijn dan de ambtelijke organisaties aankunnen en dat hier gezamenlijk meer evenwicht in kan worden bereikt; 5. de kwaliteit van de uitvoering kan worden verhoogd en de kwetsbaarheid van de organisaties kan worden verminderd door samen te werken waardoor efficiënter kan worden gewerkt; 6. de autonomie van beide gemeenten gewaarborgd moet blijven; 7. de raad van opdrachtgever op 4 juli 2013 en de raad van opdrachtnemer op 27 juni 2013 hebben besloten de samenwerking vorm te geven op basis van een dienstverleningsovereenkomst; 8. er een aantal uitgangspunten voor de samenwerking geldt, namelijk: a. de gemeenteraden van partijen blijven hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol even krachtig uitvoeren;

Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst Oudewater-Woerden (versie 16 december 2013)

1

b. de gemeenteraden van partijen stellen de (beleids)kaders vast en de colleges geven daar binnen deze kaders uitvoering aan; c. versterking van de ambtelijke organisatie en burgernabije dienstverlening staat voorop; d. er wordt een effectief opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap georganiseerd; e. opdrachten worden vastgelegd in uitvoeringsovereenkomsten per taakveld; f. functies die dicht tegen de colleges aan functioneren, dienen in beide gemeenten ook dicht bij de colleges te worden georganiseerd; g. het Stadhuis, Stadskantoor en Stadserf blijven de front office functie vervullen voor de inwoners van Oudewater; h. de kosten en baten zoals opgenomen in de begroting 2014 van Oudewater zijn leidend voor de inhoud van de Dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende uitvoeringsovereenkomsten. Als de Dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende uitvoeringsovereenkomsten uiteindelijk verschillen ten opzichte van de begroting 2014 worden deze verschillen verklaard; i. de kosten van de huisvesting van beide gemeenten maken geen deel uit van de Dienstverleningsovereenkomst; j. er wordt een nulmeting gehouden naar de kwaliteit van dienstverlening van Oudewater en het streven is de kwaliteit van de dienstverlening binnen twee jaar op hetzelfde niveau als Woerden te hebben, k. de samenwerkingsovereenkomst Sociaal Domein d.d. 5 juni 2012 wordt geïncorporeerd in de onderhavige Dienstverleningsovereenkomst. 9. de gemeenteraad van Oudewater op 12 december 2013 de kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst Oudewater-Woerden heeft vastgesteld ten behoeve van de in artikel 3 genoemde, nog op te stellen, uitvoeringsovereenkomsten.

Komen het volgende overeen: Artikel 1 Begripsbepalingen a) College: college van burgemeester en wethouders; b) Overeenkomst: de onderhavige dienstverleningsovereenkomst; c) Uitvoeringsovereenkomst: document zoals bedoeld in artikel 3 van deze overeenkomst; d) Contactpersoon: persoon die bij opdrachtnemer eerste aanspreekpunt is voor opdrachtgever over de uitvoering van de uitvoeringsovereenkomst. Per uitvoeringsovereenkomst benoemt opdrachtnemer een contactpersoon. e) Dienstverlening: de werkzaamheden die opdrachtnemer uitvoert voor opdrachtgever zoals omschreven in de uitvoeringsovereenkomsten.

Artikel 2 Voorwerp van de overeenkomst 1. Opdrachtgever geeft aan opdrachtnemer opdracht tot het uitvoeren van de werkzaamheden overeenkomstig deze dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende uitvoeringsovereenkomsten. Deze opdracht wordt door opdrachtnemer aanvaard. 2. Opdrachtgever neemt uitsluitend diensten af bij opdrachtnemer, tenzij in onderling overleg anders wordt afgesproken. 3. Opdrachtnemer neemt het personeel dat op 31 december 2014 in vaste dienst is bij opdrachtgever over in vaste dienst, met uitzondering van de griffier en de gemeentesecretaris. De condities die van toepassing zijn op de overgang van het personeel zijn vastgelegd in het Sociaal Plan Oudewater en het Sociaal Statuut Woerden. Kaderstellende Dienstverleningsovereenkomst Oudewater-Woerden (versie 16 december 2013)

Artikel 3 Uitvoeringsovereenkomsten 1. Op basis van deze dienstverleningsovereenkomst worden uitvoeringsovereenkomsten gemaakt waarin vastgelegd wordt welke diensten opdrachtnemer verleent aan opdrachtgever en welke (kwaliteits)eisen daarbij gelden. De uitvoeringsovereenkomsten bestaan uit een cluster van logisch samenhangende werkzaamheden die door opdrachtnemer verleend dienen te worden. 2. Jaarlijks, na vaststelling van de begroting, worden de uitvoeringsovereenkomsten in onderlinge overeenstemming aangepast indien een van de partijen dit nodig acht. De gemeentesecretaris van opdrachtgever treedt hiertoe in overleg met de contactpersonen en de gemeentesecretaris van opdrachtnemer.

Artikel 4 Wijzigingen in de omvang van de dienstverlening 1. Afspraken over wijzigingen in de omvang van dienstverlening worden gemaakt in de diverse uitvoeringsovereenkomsten. 2. Opdrachtnemer kan diensten uitbesteden aan derden. Opdrachtnemer waarborgt in dat geval dat de dienstverlening aan opdrachtgever conform deze overeenkomst en de uitvoeringsovereenkomsten plaatsvindt.

Artikel 5 Opdrachtgeverschap 1. Opdrachtgever treft de noodzakelijke maatregelen om het opdrachtgeverschap goed in te vullen. 2. Onder de maatregelen als bedoeld in lid 1 vallen in ieder geval het goed invullen van de volgende rollen: a. De gemeenteraad van opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het stellen van kaders, onder andere aan de hand van de programmabegroting; b. Het college van opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vertalen van deze kaders naar specifieke opdrachten voor opdrachtnemer; c. De gemeentesecretaris van opdrachtgever formuleert de opdrachten voor opdrachtnemer. 3. Voordat de opdracht wordt gegeven voor nieuwe taken toetst de gemeentesecretaris van opdrachtgever de uitvoerbaarheid van de opdracht bij de contactpersoon van opdrachtnemer en vraagt advies over de inhoud. In overleg wordt bepaald hoe de kosten gedekt worden. Worden de gemeentesecretaris van opdrachtgever en de contactpersoon het niet eens over de opdracht dan geldt de verzuimregeling als bedoeld in artikel 12.

Artikel 6 Opdrachtnemerschap 1. Opdrachtnemer treft de noodzakelijke maatregelen om het opdrachtnemerschap goed in te vullen. 2. Onder de maatregelen als bedoeld in lid 1 vallen in ieder geval het goed invullen van de volgende rollen: a. De gemeenteraad van opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het opnemen van de dienstverlening in de programmabegroting van opdrachtnemer; b. De gemeentesecretaris van opdrachtnemer is integraal verantwoordelijk voor de dienstverlening aan opdrachtgever; c. De gemeentesecretaris van opdrachtnemer wijst per uitvoeringsovereenkomst een contactpersoon aan. De contactpersoon denkt mee in het realiseren van opdrachten. De contactpersoon adviseert constructief over de inhoud en uitvoerbaarheid van de opdrachten.


Artikel 7 Kwaliteitsafspraken 1. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de juiste toepassing van regelgeving. Uitvoering van de regelgeving dient rechtmatig plaats te vinden. Toetsing vindt plaats door de externe accountant. De interne controle dient gewaarborgd te zijn. Opdrachtnemer dient opdrachtgever jaarlijks tijdig te informeren over de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst in het lopende begrotingsjaar, zodat bijsturing binnen het dienstjaar nog kan plaatsvinden. 2. Uitgangspunt bij de afhandeling van aanvragen zijn de daarvoor wettelijk geldende termijnen. Opdrachtnemer is aansprakelijk voor claims op het gebied van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. 3. Overeenkomstig de verordeningen ex artikel 213a van de Gemeentewet bepalen de colleges van opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk welk onderzoek zij verrichten naar de uitvoering van de werkzaamheden. 4. Burgers van Oudewater kunnen gedurende nader vast te stellen tijden bij de receptie van het Stadskantoor, het Stadhuis en het Stadserf van Oudewater terecht voor front office taken. Tevens vinden in het Stadskantoor van Oudewater informatie(bijeenkomsten) en participatiebijeenkomsten van burgers en ondernemers over gemeentelijk beleid of de uitvoering daarvan plaats. 5. Burgers kunnen desgewenst op afspraak bij het Stadskantoor van Oudewater terecht voor complexe vragen.

Artikel 8 Informatieplicht 1. Opdrachtnemer zal met betrekking tot de door hem ingevolge deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, informatie aan wettelijk verplichte instanties leveren, al dan niet in mandaat, ten einde te voldoen aan de wettelijke verplichting(en) van opdrachtgever. 2. Partijen verstrekken wederzijds alle informatie die nodig is om uitvoering te geven aan de afspraken in deze overeenkomst.

Artikel 9 Mandaten De bevoegde organen van opdrachtgever verlenen die mandaten en machtigingen die voor opdrachtnemer noodzakelijk zijn om de door hem in het kader van deze overeenkomst en de uitvoeringsovereenkomsten opgedragen werkzaamheden uit te kunnen voeren. Daarbij wordt aangesloten bij de werkwijze van opdrachtnemer, tenzij in onderling overleg anders wordt afgesproken.

Artikel 10 Kosten 1. De kosten van de dienstverlening worden per uitvoeringsovereenkomst bepaald met inachtneming van overweging 8 h. 2. Een twaalfde van het totale bedrag zoals opgenomen in de uitvoeringsovereenkomsten zal maandelijks overgemaakt worden aan opdrachtnemer, vóór de 25 van de maand. 3. Jaarlijks worden de tarieven en de kosten uit de uitvoeringsovereenkomsten geïndexeerd. Hierbij wordt ten aanzien van de loonkosten uitgegaan van de stijging conform de CAO en de ontwikkeling van de sociale lasten. Voor overige kosten wordt het prijsindexcijfer materiële overheidsconsumptie (IMOC) gehanteerd. 4. De planning-en-controlcyclus van opdrachtgever zal zo veel mogelijk aansluiten op de cyclus zoals deze bij de opdrachtnemer wordt gehanteerd. e


Artikel 11 Overlegstructuur 1. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de gemeentesecretaris van opdrachtgever en de contactpersonen bij opdrachtnemer over de voortgang van de uitvoering van de uitvoeringsovereenkomsten. 2. De gemeentesecretarissen van partijen overleggen ten minste twee keer per jaar over de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. 3. Er vindt ten minste twee keer per jaar overleg plaats tussen het college van opdrachtgever en het college van opdrachtnemer. 4. In de uitvoeringsovereenkomsten wordt geregeld hoe het overleg met portefeuillehouders plaatsvindt.

Artikel 12 Niet nakoming 1. Indien een uitvoeringsovereenkomst niet naar tevredenheid van een van de partijen wordt uitgevoerd, treden de gemeentesecretaris van opdrachtgever en de contactpersoon zo spoedig mogelijk in overleg en maken afspraken over het vervolg. 2. Worden de gemeentesecretaris van opdrachtgever en de contactpersoon het niet eens over de te maken afspraken (als bedoeld in lid 1), dan stuurt de gemeentesecretaris van de partij die de niet nakoming constateert een "melding van niet nakoming" aan de andere gemeentesecretaris en treden beide gemeentesecretarissen in overleg. 3. Worden de gemeentesecretarissen het niet eens dan betrekken zij de inhoudelijke portefeuillehouders erbij. 4. Worden de portefeuillehouders het niet eens dan betrekken zij de burgemeesters erbij. Wordt op dat niveau geen overeenstemming bereikt dan treedt de geschillenregeling als bedoeld in artikel 13 in werking.

Artikel 13 Geschillenbeslechting 1. Indien zich tussen partijen na toepassing van artikel 12 alsnog een geschil voordoet omtrent de inhoud van de overeenkomst, daaruit voortvloeiende of anderszins daarmee verbandhoudende overeenkomsten of uitvoering daarvan, zullen zij binnen één maand een overeenkomst tot mediation aangaan, teneinde het geschil op te lossen. 2. Van een geschil is sprake indien één van de partijen daarvan schriftelijk kennis geeft aan de andere partij. 3. Indien mediation niet tot overeenstemming leidt zal er om een bindende uitspraak worden gevraagd bij een onafhankelijke commissie onder extern voorzitterschap van een ervaren bestuurder. 4. Hangende het geschil zijn partijen gehouden aan de verplichtingen uit de overeenkomst te voldoen.

Artikel 14 Aansprakelijkheid 1. Indien een partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere partij in de nakoming van de ingevolge deze overeenkomst op laatstgenoemde partij rustende verplichtingen, is de schadelijdende partij verplicht om zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen drie maanden na ontdekking van deze schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere partij. Dit met het oogmerk om de andere partij in de gelegenheid te stellen de schade te beperken, vast te stellen of te herstellen. 2. Indien er sprake is van schadeveroorzakend handelen van derden ten opzichte van de opdrachtgever is de opdrachtnemer aansprakelijk voor de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het handelen en voor de daaruit voortvloeiende kosten, indien de opdracht aan derden door opdrachtnemer is verstrekt.


5

Artikel 15 Nietigheid De nietigheid of de ontoepasbaarheid van een bepaling van deze dienstverleningsovereenkomst leidt niet tot nietigheid of ontoepasbaarheid van de overige bepalingen in deze overeenkomst. Partijen verbinden zich de nietige of ontoepasbare bepaling zo spoedig mogelijk te wijzigen of te vervangen door een geldige bepaling die het beoogde doel van de oorspronkelijke bepaling benadert.

Artikel 16 Wijzigingen Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst is mogelijk, met schriftelijke instemming van beide partijen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt over tussentijdse wijziging is de geschillenregeling als bedoeld in artikel 13 van de onderhavige overeenkomst van toepassing.

Artikel 17 Hardheidsclausule In zeer bijzondere omstandigheden kunnen partijen afzien van uitvoering van deze overeenkomst op grond van onbillijkheden van overwegende aard. Bij verschil van inzicht over de toepassing van dit artikel, is artikel 13 van de onderhavige overeenkomst (geschillenbeslechting) van toepassing.

Artikel 18 Duur en beëindiging van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst treedt op 1 januari 2015 in werking. 2. Tot 1 januari 2021 is beëindiging van deze overeenkomst niet mogelijk. Voor 1 juli 2019 evalueren partijen deze overeenkomst en maken afspraken over een ongewijzigde voortgang of aanpassing van deze overeenkomst. 3. Met ingang van 1 januari 2021 is beëindiging van de overeenkomst mogelijk per 1 januari van elk jaar, met een minimale opzegtermijn van 18 maanden en na een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad. 4. De colleges brengen gezamenlijk in beeld wat de kosten zijn die verband houden met de beëindiging. Bereiken zij hierover geen overeenstemming dan geldt de geschillenregeling als bedoeld in artikel 13. De kosten die verband houden met de beëindiging zijn in principe voor de opzeggende partij, tenzij er als gevolg van het doorlopen van het mediationtraject andere afspraken zijn gemaakt of door de onafhankelijke commissie, onder extern voorzitterschap, een bindende uitspraak is gedaan. Onder deze kosten worden in ieder geval verstaan: personele frictiekosten (wachtgeldverplichtingen) en frictiekosten voor het ontvlechten van de organisaties.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Oudewater

mr. drs. P. Verhoeve burgemeester Oudewater

0 december 2013

Molkenboer urgemeester Woerden


Advies: Als opdrachtnemer bijgevoegde uitvoeringsovereenkomst met Oudewater te accepteren en aan te gaan

Recommend Documents