RAAMOVEREENKOMST INCL. BIJLAGEN: JURIDISCHE DIENSTVERLENING VOOR DE GEMEENTE EDE
DE ONDERGETEKENDEN: 1. De gemeente Ede, gevestigd aan Bergstraat 4 te 6711 DD Ede, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer C. van der Knaap, handelend ter uitvoering van het besluit van het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Ede van 30 september 2014 (19970), hierna te noemen opdrachtgever; en 2.
, gevestigd aan <straat en huisnummer>, te , rechtsgeldig vertegenwoordigd door de , , hierna te noemen opdrachtnemer; IN AANMERKING NEMENDE : dat de opdrachtgever een meervoudige onderhandse aanbesteding juridische dienstverlening voor de gemeente Ede heeft gedaan; dat de eisen waarin beschreven staat hoe de opdracht wordt uitgevoerd zijn vastgesteld in het aanbestedingsdocument inclusief bijlagen (Bijlage 3); dat er twee Nota’s van Inlichtingen van respectievelijk 26 augustus 2014 en 2 september 2014 zijn opgesteld, die integraal onderdeel uitmaken van deze raamovereenkomst (Bijlage 2); dat de opdrachtnemer een inschrijving hierop heeft gedaan (Bijlage 4) en deze inschrijving als passende inschrijving naar voren is gekomen; dat partijen met elkaar een raamovereenkomst voor juridische dienstverlening aangaan; dat partijen de nadere voorwaarden waaronder opdrachtnemer in opdracht van opdrachtgever juridische diensten verleent in deze raamovereenkomst willen vastleggen. Opdrachtgever en opdrachtnemer samen te noemen: “partijen”, verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 Onderwerp van de raamovereenkomst 1.1 Raamovereenkomst voor het afnemen van juridische dienstverlening zoals beschreven in het aanbestedingsdocument inclusief bijlagen. Artikel 2 Duur, verlenging of vernieuwing van de raamovereenkomst 2.1 De raamovereenkomst gaat in op 1 november 2014 en eindigt van rechtswege op 31 oktober 2016. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van maximaal vier (4) jaar. Dit is opgebouwd uit de duur van de vaste contractperiode van twee (2) jaar met twee (2) maal de mogelijkheid van verlenging met één optiejaar (2x1). De gemeente Ede heeft als enige partij de bevoegdheid om de looptijd van de overeenkomst met twee maal één jaar te verlengen. Mogelijke verlenging gebeurt schriftelijk en uiterlijk (2) maanden voor afloop van de contracttermijn.
Artikel 3 Dienstverlening 3.1 Dienstverlening vindt plaats overeenkomstig de voorwaarden en condities zoals beschreven in het aanbestedingsdocument inclusief bijlagen en de inschrijving, voor zover daarvan niet in deze raamovereenkomst wordt afgeweken. 3.2 Opdrachtnemer verplicht zich aan de opdrachtgever de diensten te leveren volgens de door de opdrachtgever beschreven procedure in het onderdeel Programma van eisen (bijlage C bij het aanbestedingsdocument). 3.3 Opdrachtnemer verklaart zich akkoord met de wijzigingen in de onder 10. en 11. gestelde eisen in het onderdeel Programma van eisen (bijlage C bij het aanbestedingsdocument) zoals die zijn vastgelegd in beantwoording van vraagnr. 51 in de Nota van Inlichtingen van 26 augustus 2014. Artikel 4 Prijs 4.1 Opdrachtnemer verricht de opdracht tegen de nettoprijzen als genoemd in de inschrijving. 4.2 Alle vermelde prijzen en tarieven zijn in Euro (€) en exclusief BTW. De door inschrijver aangeboden prijzen en tarieven zijn inclusief overige belastingen en/of heffingen, reis- en verblijfkosten en soortgelijke. 4.3 Het door de opdrachtnemer doorvoeren van prijsstijgingen is niet toegestaan. 4.4 De uurtarieven kunnen voor alle binnen de raamovereenkomst verrichte activiteiten in rekening gebracht worden, voor alle rechtsgebieden en voor alle in te zetten medewerkers. Kosten als griffierecht, uittreksels GBA en handelsregister, kadastrale uittreksels, deurwaarderskosten en procureurskosten (ingeval van inschakeling van een procureur in een ander arrondissement) kunnen apart in rekening gebracht worden. Artikel 5 Facturering 5.1 De gemeente Ede neemt alleen per e-mail verstuurde facturen in behandeling. 5.2 Opdrachtnemer stuurt per e-mail slechts één digitale factuur (incl. bijlagen) in het voorkeurformaat UBL.20 xml (of anders TIF of PDF) naar het e-mailadres van de gemeente Ede: [email protected]. De digitale factuur wordt gericht aan: Gemeente Ede team Recht T.a.v. De heer Frank Bongers Postbus 9022 6710 HK Ede 5.3 Opdrachtnemer vermeldt in zijn e-mail bij onderwerp het factuurnummer en bij de omschrijving een korte tekst. Hij ontvangt van opdrachtgever per e-mail een bevestiging voor ontvangst van zijn factuur onder verwijzing naar het factuurnummer. 5.4 De factuur moet voldoen aan de wettelijke bepalingen die de Rijksbelastingdienst daaraan heeft gesteld. Opdrachtnemer vermeldt op de factuur zijn volledige naam, adres, bankgegevens, BTW nummer en eventueel KVK nummer. Op de factuur moeten de bedragen inclusief, exclusief en het btw bedrag gesplitst naar 6% en 21% 2
apart vermeld zijn. 5.5 Wanneer de factuur niet aan de bovengenoemde voorwaarden voldoet, is de opdrachtgever genoodzaakt de factuur te retourneren. 5.6 Een herinnering, aanmaning of correspondentie met betrekking tot een verzonden factuur moeten rechtstreeks worden gestuurd naar het e-mailadres van de contactpersoon crediteurenadministratie van opdrachtgever: [email protected] 5.7 De betaling geschiedt uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur door de opdrachtgever, mits de levering is goedgekeurd, alle documenten zijn ontvangen en de opdrachtnemer alle verplichtingen uit de raamovereenkomst is nagekomen. Als de factuur niet aan bovengestelde vereisten voldoet, loopt de betaling hiervan aanzienlijke vertraging op. Artikel 6 Rapportage en verantwoording 6.1 Gedurende de looptijd van de overeenkomst vindt er eenmaal per jaar een mondelinge evaluatie plaats tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Een verslag van deze evaluatie wordt opgesteld door de contactpersoon van de opdrachtgever en door beide partijen getekend voor akkoord. In dit overleg zullen in elk geval de volgende onderwerpen aan de orde komen: door opdrachtnemer gerealiseerde omzet per door de opdrachtgever aan te wijzen afdelingen van de Gemeente Ede; gerealiseerd serviceniveau (zoals aftersales, verkeerde c.q. gebrekkige dienstverlening, etc.); afspraken over de toekomst; gang van zaken; verbeterpunten/ onvolkomenheden; aanpassen werkwijze zodat onvolkomenheden in de toekomst voorkomen worden. 6.2 Opdrachtgever stuurt opdrachtnemer tenminste vier weken vóór de beoogde datum van de evaluatie een uitnodiging voor deze bijeenkomst. 6.3 Uiterlijk veertien dagen voor de evaluatiebijeenkomst stellen opdrachtgever en opdrachtnemer in onderling overleg de agenda van de evaluatiebijeenkomst vast en stellen zij elkaar in het bezit van de daarbij behorende documenten. Artikel 7 Duurzaamheid en MVO 7.1 De opdrachtgever hecht er veel belang aan dat de Opdrachtnemer invulling wil geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Aan de uitvoering van de opdracht stelt de opdrachtgever de volgende sociale voorwaarden: op de werkplek zijn maatregelen genomen ter bevordering van gelijke kansen op basis van etniciteit of geslacht; bij de uitvoering van de opdracht is voldaan aan de 8 bepalingen van de Internationale Arbeidsorganisatie ("ILO"): o verbod op kinderarbeid; o verbod op dwangarbeid; 3
o o o o o o
verbod op discriminatie van werknemers; vrijheid van (vak)vereniging en recht op collectieve arbeidsonderhandelingen; betaling van een leefbaar loon; buitensporig overwerk komt niet voor en overwerk wordt gecompenseerd; er zijn veilige en gezonde werkomstandigheden; arbeiders hebben een wettig arbeidscontract.
Artikel 8 Nakoming en beëindiging van de raamovereenkomst 8.1 In het geval van faillissement, fusie en overname van opdrachtnemer behoudt opdrachtgever zich het recht voor de raamovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. 8.2 Indien opdrachtnemer niet naar behoren functioneert, behoudt opdrachtgever zich het recht voor de raamovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Artikel 9 Aansprakelijkheid 9.1 Op grond van artikel 12.4 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Ede 2013 is de hoogte van het bedrag waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is beperkt tot een maximum van € 2.500.000,- per gebeurtenis en per jaar voor: a. materiële schade, b. dood en letsel van personen en c. zuivere vermogensschade. Deze beperking van de aansprakelijkheid van opdrachtnemer is niet van toepassing indien de schade het gevolg is van grove schuld, opzet of ernstige nalatigheid van opdrachtnemer. Artikel 10 Rangorde van documenten 10.1 Op de raamovereenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Ede 2013 van toepassing (Bijlage 1). 10.2 Van deze raamovereenkomst maakt integraal onderdeel uit wat is gesteld en geregeld in de bij deze raamovereenkomst behorende bijlagen, te weten: a. de Nota’s (2) van Inlichtingen (Bijlage 2) b. het aanbestedingsdocument met bijlagen (Bijlage 3) c. de inschrijving van de aanbieder (Bijlage 4) 10.3 Voor zover deze raamovereenkomst afwijkt van het gestelde in één of meer van de bovenstaande documenten, prevaleert het bepaalde in het eerst genoemde document. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen en het aanbestedingsdocument prevaleert het bepaalde in de Nota’s van Inlichtingen. Als er meer Nota’s van Inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. De inschrijver dient de ingevulde documenten zoals genummerd in de bijlage bij dit aanbestedingsdocument bij zijn inschrijving op te nemen. 4
Als er onduidelijkheid of verschil van mening is over de uitleg van de opdracht, zal voor de beantwoording van het betreffende meningsverschil gekeken worden naar de volgende documenten in aflopende volgorde van belangrijkheid: o de raamovereenkomst/opdrachtbrief o de Nota’s van Inlichtingen o het aanbestedingsdocument o de ingediende inschrijving van de opdrachtnemer.
Artikel 11 Slotbepalingen 11.1 Indien op grond van veranderde beleidsinzichten en/of gewijzigde of onvoorziene omstandigheden de raamovereenkomst naar mening van één van de partijen of beide partijen aanvulling of wijziging behoeft, zullen de partijen met elkaar in overleg treden om te bezien op welke wijze de raamovereenkomst kan worden aangevuld of gewijzigd. Slagen de partijen er niet in om hierover tot overeenstemming te komen, dan zal sprake zijn van een geschil zoals bedoeld in de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Ede 2013. 11.2 Aanvullingen of wijzigingen waarover tussen de partijen overeenstemming is bereikt, zullen schriftelijk worden vastgelegd, door beide partijen worden getekend en als bijlage(n) aan deze raamovereenkomst worden gehecht.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,
Opdrachtgever Gemeente Ede C. van der Knaap Burgemeester
Ede, 21 oktober 2014
…………………
Opdrachtnemer ……. …….
Plaats:…………… Datum:…………..
……………………
Bijlagen: 5
1. 2. 3. 4.
Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Ede 2013 Nota’s van Inlichtingen (26-08-2014 en 02-09-2014) Aanbestedingsdocument met bijlagen Inschrijving
6
