AdValvas. ixblue rekent op Dynamics AX voor zijn internationale uitbreiding. De ROI-berekening van uw ERP Bouw op voorhand uw businesscase op

AdValvas SPOTLIGHT

iXBlue rekent op Dynamics AX voor zijn internationale uitbreiding TRENDWATCHER

De ROI-berekening van uw ERP Bouw op voorhand uw businesscase op SOLUTIONS

Delta Neu kiest voor UltimAX EDM om jaarlijks 20.000 leveranciersfacturen te digitaliseren en automatisch te integreren in Dynamics AX

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Internetbankieren voor de professional

Editoriaal

Inhoud SPOTLIGHT iXBlue rekent op Dynamics AX voor zijn internationale uitbreiding Pag 4

KEYNOTE Vooranalyse ERP: Uw eisen- en wensenpakket bepalen en stroomlijnen Pag 7

SOLUTIONS Delta Neu kiest voor UltimAX EDM om jaarlijks 20.000 leveranciersfacturen te digitaliseren en automatisch te integreren in Dynamics AX Pag 9

TRENDWATCHER De ROI-berekening van uw ERP Bouw op voorhand uw businesscase op

Men kan gerust stellen dat bedrijfssoftware - en ERP in het bijzonder - tot volwassenheid is gekomen. En dat is maar goed ook: we gaan er vandaag ook op een veel gezondere manier mee om dan vroeger. In het verleden gebeurde het weleens dat er ofwel veel te veel van een nieuwe technologie werd verwacht, ofwel te weinig (mensen proberen van nature immers verandering tegen te houden). De verwachtingen liggen vandaag hoog, maar zijn realistisch. De praktijk heeft ons bovendien geleerd dat de invoering van nieuwe bedrijfssoftware een uitstekende gelegenheid vormt om binnen de organisatie ook een Change Management traject in te zetten en de bedrijfsprocessen nauwkeurig onder de loep te nemen en te optimaliseren. Het zijn uw bedrijfsprocessen die uiteindelijk waarde creëren voor uw klant, maar diezelfde processen moet u voortdurend aanpassen onder druk van externe omstandigheden: de kans is zeer klein dat de manier waarop u vandaag werkt, uw succes garandeert binnen vijf jaar. Daarom zijn we ook bijzonder blij met de richting die Microsoft Dynamics AX vandaag uitgaat als platform. Terwijl men vroeger vooral aandacht besteedde aan de functionaliteit, zijn het vandaag de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van een bedrijfssysteem die het verschil maken. Ad Ultima staat dan ook klaar met een dienstverlening die, naast de traditionele automatisering, een tweede belangrijk doel voor ogen heeft: ervoor zorgen dat u zich als bedrijf snel kan aanpassen aan nieuwe situaties en de concurrentie voor kan blijven.

Pag 13 Veel leesplezier! Filip Bossuyt Bestuurder Ad Ultima Group





COLOFON Uitgever:

Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 [email protected]

Redactie:

Ken Holsters, Veerle Bonte, Patrick Dalle

Advertenties:

Isabel, Microsoft, Ad Ultima

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange



Ad Ultima N.V. Beneluxpark 7

Tel:

+32 (0)56-740 740

8500 Kortrijk

Fax:

+32 (0)56-740 700   

[email protected] - www.adultimagroup.com A d V a l va s > P a g e 3



SPOTLIGHT

iXBlue rekent op Dynamics AX voor zijn internationale uitbreiding iXBlue, de fabrikant van innoverende oplossingen voor navigatie, bewaking en verkenning van de zeebodem, heeft besloten om zijn verschillende entiteiten te verenigen rond ERP Microsoft Dynamics AX. De onderneming kent immers een sterke wereldwijde groei, en de ERP-oplossing moet een hogere productiviteit en verbeterde klanttevredenheid mogelijk maken, en daarnaast een betere kijk bieden op de algehele prestaties van het bedrijf.

A d V a l va s > P a g e 4

SPOTLIGHT

iXBlue is een Franse industriële groep die in juni 2010 ontstond uit de fusie van verschillende bedrijven gespecialiseerd in het ontwerpen, ontwikkelen en vervaardigen van apparatuur en systemen gebruikt voor navigatie, bewaking en communicatie, maar ook voor oceanografische metingen en exploraties op het land, onder water en in de ruimte. ‘Wij ontwerpen turnkeyoplossingen rond hightechproducten zoals gyroscopen, versnellingsmeters, traagheidsnavigatie of sonars … voor klanten uit de maritieme industrie, defensie, de geowetenschappen, lucht- en ruimtevaart’, aldus Thomas Idelot, Information System Manager bij iXBlue. De onderneming is gevestigd in Marly-leRoi en beschikt over zes productiecentra in Frankrijk, naast verkoopkantoren in de Verenigde Staten, Europa, Singapore, Dubai en Australië. Zij is nagenoeg wereldwijd actief, met een omzet van 75 miljoen euro waarvan 80 % door de export wordt gerealiseerd. ‘Wij opereren in nichemarkten, maar met echt innovatieve oplossingen. Daardoor kunnen wij nu reeds tien jaar een jaarlijks groeicijfer van 15 à 20 % voorleggen’.

Een samenbundelende beheerstool Ter ondersteuning van deze groei, vooral op internationaal vlak, vond iXBlue het raadzaam de informatiesystemen van zijn verschillende eenheden te standaardiseren. Zodra de oprichting van de holding een feit was, ging het IT departement op zoek naar een nieuwe beheerstool die aan alle behoeften van de groep voldeed. Het was de bedoeling alle activiteiten samen te bundelen onder de koepel van een gemeenschappelijke ERP-cultuur: taal, gegevens, procedures, enz. Deze moest ook de ontwikkeling naar een multicompanyorganisatie ondersteunen en de algemene financiële prestaties van de onderneming verbeteren.

financiën, accounting, projecten, … en als bonus het voor ons onontbeerlijke multicompanybeheer’. Op industrieel vlak sluit deze keuze aan bij de uitgesproken wens om de IT-tools te standaardiseren. ‘Intern gebruiken wij reeds heel wat software van Microsoft, in het bijzonder voor de kantoorautomatisering. Voor het beheer van onze klantenrelaties hadden wij nog net Microsoft Dynamics CRM aangekocht’, vertrouwt Thomas Idelot ons toe. In het voorjaar van 2011 werd een projectteam met meerdere professionele gebruikers opgericht binnen het IT departement. iXBlue kiest voor de integrator Ad Ultima om hen te begeleiden bij het uitrollen van de nieuwe tool. Deze Microsoft-partner (Gold Certified Partner) is een ware expert op het vlak van Microsoft Dynamics AX: hij rustte er reeds meer dan 140 ondernemingen mee uit en kent de zakelijke uitdagingen van zijn klanten door en door. ‘Wij hadden nauwelijks negen maanden om alle modules van Dynamics AX uit te rollen en de gebruikers op te leiden. Daarnaast waren er ook enkele specifieke ontwikkelingen vereist en moest de ERP aan een PLM-programma (Product Lifecycle Management) en aan CRM Microsoft worden gekoppeld, weet Antoine Labuche, commercieel verantwoordelijke bij Ad Ultima, nog goed.

‘Met Microsoft Dynamics AX beschikken onze verschillende eenheden over een centrale en geoptimaliseerde repository voor de bedrijfsprocessen. Dat komt de efficiëntie van de groep als geheel ten goede, waardoor we onze klanten beter zullen kunnen bedienen’. Thomas Idelot, Information System Manager

Een totaaloplossing, haarfijn afgestemd op de behoeften Ondanks die vrij strakke deadlines was alles klaar op 1 januari 2012. ‘Ad Ultima is al zijn verplichtingen nagekomen; die zakelijke aanpak voldeed aan al onze verwachtingen. Ook hun functionele expertise konden wij erg op prijs stellen, vooral voor de implementatie van de module over de verschillende bedrijven. Voortaan kunnen wij orders automatisch kopiëren, en dus ook berekenen wat er nodig is, in verschillende entiteiten van de groep’, legt Thomas Idelot uit. Microsoft Dynamics AX is uitgerold in alle Franse entiteiten van de groep. De uitbreiding naar de dochterondernemingen in de Verenigde Staten en in Singapore stond voor eind 2012 op het programma. Een vijftigtal medewerkers maken momenteel dagelijks gebruik van de ERP; met deze tool kan er een gemeenschappelijke database worden aangelegd die voor

Na een uitvoerig marktonderzoek opteert iXBlue uiteindelijk voor ERP Microsoft Dynamics AX. ‘Deze planning- en beheertool heeft een mid-marketpositionering op maat van onze onderneming. Hij biedt alle functies die wij nodig hebben: business management, productie,

A d V a l va s > P a g e 5

SPOTLIGHT

alle entiteiten toegankelijk is. ‘Het was in de eerste plaats de bedoeling de interactie te vergemakkelijken tussen de verschillende divisies en diensten, van het nemen van orders tot de facturatie, en over geconsolideerde informatie te kunnen beschikken op groepsniveau’. We zijn volledig geslaagd in deze tweeledige opzet: ‘De informatie stroomt ongehinderd binnen de volledige onderneming en alle activiteiten zijn in een oogopslag te volgen. Daardoor kunnen wij niet alleen onze algehele financiële prestaties verbeteren, maar ook onze klanten beter bedienen, bijvoorbeeld door onze leveringstijden te optimaliseren of door de kwaliteit van onze producten zo goed mogelijk op te volgen. Dankzij het nieuwe informatiesysteem konden wij ook uiteenlopende problemen van verschillende entiteiten aanpakken; sommigen werken immers rond projecten, terwijl anderen aan massaproductie doen. Dankzij Dynamics AX heeft iXBlue al die bedrijfsprocessen kunnen harmoniseren en industrialiseren. ‘In sommige diensten drong zich een reorganisatie op. Dat was echter onontbeerlijk om de groep voor te bereiden op toekomstige uitdagingen en vooral ook om nieuwe markten te kunnen veroveren’, besluit Thomas Idelot.

Ad Ultima Ad Ultima is een partner van Microsoft, gespecialiseerd in de verkoop en implementatie van ERP Microsoft Dynamics AX. Het rustte reeds meer dan 140 bedrijven uit met deze tool, die daarbij konden rekenen op een professionele aanpak en specifieke ontwikkelingen op maat van hun behoeften. De groept telt 175 medewerkers en kan een gemiddelde groei van 15 % per jaar voorleggen.

Profiel iXBlue ontwerpt en vervaardigt hightechapparatuur en -systemen gebruikt in de navigatie en voor bewakingsdoeleinden in de maritieme industrie, defensie, de geowetenschappen en de lucht- en ruimtevaart. De groep heeft 450 mensen in dienst en realiseert een omzet van om en bij de 75 miljoen euro, waarvan 80% voor rekening van de export. www.ixblue.com

Probleemstelling Instandhouding van het informatiesysteem door de verschillende bestaande tools te vervangen door één enkele gecentraliseerde oplossing.

Uitdagingen van het project De verschillende entiteiten van de groep samenbundelen onder de koepel van een gemeenschappelijke ERP-cultuur: taal, gegevens, procedures, enz. De onderneming begeleiden in haar ontwikkeling, vooral op internationaal vlak.

Voordelen •

Algehele financiële prestaties zichtbaar in een oogopslag

•

Verhoogde productiviteit en beter beheer dankzij de harmonisering en industrialisering van de bedrijfsprocessen op groepsniveau

•

A d V a l va s > P a g e 6

Verbeterde klanttevredenheid

KEYNOTE

Vooranalyse ERP: Uw eisen- en wensenpakket bepalen en stroomlijnen De invoering van een nieuw ERP systeem is als een open hart-operatie voor het bedrijf. Het grootste risico is dat men onvoldoende aandacht besteedt aan een diagnose vooraf en dat eenmaal de operatie gestart is, de verwachtingen onrealistisch hoog liggen en de verkeerde remedie wordt toegepast. Het komt er dus op aan om op voorhand de invoering van een nieuw ERP systeem goed voor te bereiden met een gestroomlijnd eisen- en wensenpakket, een grondige diagnose en een gestructureerd projectplan.

A d V a l va s > P a g e 7

KEYNOTE

De ‘expectations gap’ overbruggen De potentiële voordelen van Enterprise Resource Planning (ERP) zijn alom bekend van meer gestroomlijnde processen tot een betere ondersteuning bij het nemen van beslissingen. Toch blijkt het in de praktijk een uitdaging voor bedrijven om deze voordelen te realiseren, ook al heeft men voor de juiste softwaretoepassing gekozen. De verwachtingen liggen meestal - zoals bij iedere belangrijke investering - zeer hoog. Het is dan ook aan te raden om deze van bij het begin af te toetsen met het softwarebedrijf en de prioritaire wensen (“must haves”) te onderscheiden van de minder belangrijke (“nice to have”).

Alle neuzen in één richting Na de implementatie blijkt soms dat de leden van het managementteam eigenlijk verschillende verwachtingen koesterden ten aanzien van het nieuwe systeem en achteraf iedere verantwoordelijkheid afwimpelen. Het gebeurt maar al te vaak dat beslissingsnemers, ten onrechte, denken dat hun taak erop zit eenmaal de handtekening gezet is en dan langs de zijlijn wachten op het finale resultaat. Ook onderhuidse spanningen tussen medewerkers of afdelingen, vormen een reëel gevaar bij het bepalen van een coherent wensenpakket. Hoe je het ook draait of keert, alle sleutelmedewerkers in alle betrokken afdelingen zullen vanaf het begin bij de analyse moeten betrokken worden. De beslissingsnemers van alle betrokken afdelingen moeten tot een eenduidig akkoord komen over de doelstellingen en de prioriteiten van het nieuwe ERP-systeem. In de praktijk moet dit uitmonden in een realistisch eisen- en wensenpakket waar de hele organisatie zich achter kan scharen.

Aandacht voor het menselijke aspect Als onderdeel van uw projectplan, zal u alle betrokkenen in het toekomstige project moeten identificeren en aandacht schenken aan de menselijke impact van nieuwe software: • Hoe zal het project de dagelijkse job van de gebruikers beïnvloeden?

A d V a l va s > P a g e 8

• Welke mogelijke spanningen of conflicten kunnen ontstaan als gevolg van het project? • Welke acties kunnen de aanvaarding van het project binnen de organisatie bevorderen? • Hoe ook na de ‘kick off’ de actieve betrokkenheid van het project garanderen ?

Uw bedrijfsprocessen in kaart brengen Een volgende stap, voorafgaand aan de implementatie, is een uitgebreide analyse die de huidige processen binnen de organisatie in kaart moet brengen - een taak die de softwarepartner in veel gevallen op zich zal nemen. De hieropvolgende diagnose moet het softwarebedrijf onder andere toelaten om de budgettaire impact van het project correct in te schatten en verrassingen achteraf te vermijden. De kans is immers reëel dat de voorgestelde standaardsoftware niet helemaal zal voldoen aan de verwachtingen.

Gap-fit analyse Als onderdeel van of aansluitend op de diagnose, kan u of uw softwarepartner een Gap-fit analyse laten uitvoeren. Die kan toelaten om de kloof bloot te leggen tussen enerzijds de processen en de wensen van het bedrijf, en anderzijds de mogelijkheden die de standaardsoftware te bieden heeft. Daarnaast moet die analyse toelaten om

een nog betere inschatting te maken van de kostprijs die verbonden is aan de configuratie en het eventuele maatwerk om deze kloof te overbruggen. Ieder ERP-project is in meer of in mindere mate een evenwichtsoefening tussen risico en budget: hoe lager het budget dat u voorziet, hoe hoger het risico dat u bereid moet zijn om te aanvaarden; hoe hoger het budget, hoe meer zekerheid gegarandeerd is.

Proof of concept Een Proof of Concept, ook pilootfase genoemd, gaat nog een stap verder en heeft tot doel om de haalbaarheid van de voorgestelde oplossing te bewijzen in een omgeving die de de reële situatie van het bedrijf benadert. Hiervoor wordt meestal door de softwarepartner een testomgeving opgezet met een beperkte gegevensset en voor een beperkt aantal gebruikers.

Het projectplan Alvorens u van start gaat met de effectieve implementatie van de nieuwe software, zal uw informaticapartner samen met u een projectplan opstellen. Dit beschrijft onder andere het doel, de begin- en einddatum van het project, de ‘milestones’ of fases, en de verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen in het bedrijf en bij de softwarepartner. Meestal ondertekenen de betrokkenen het plan en worden bij de afronding van iedere fase de formele documenten besproken en gevalideerd.

SOLUTIONS

Delta Neu kiest voor UltimAX EDM

om jaarlijks 20.000 leveranciersfacturen te digitaliseren en automatisch te integreren in Dynamics AX Na een geslaagde migratie van zijn ERP-systeem naar Microsoft Dynamics AX verstevigt deze Franse KMO gespecialiseerd in luchtbehandelingssystemen de banden met Ad Ultima en vertrouwt hen de digitalisering van alle leveranciersfacturen toe. Dit project, die in 2012 gerealiseerd werd dankzij het gebruik van UltimAX EDM, maakt de automatische integratie van de factuurregels in de boekhouding van Dynamics AX mogelijk. Een enorme productiviteitswinst is wat in de eerste plaats werd beoogd: de handmatige invoer is met 85% afgenomen en het klasseren van papieren documenten is sterk vereenvoudigd. Voortaan is er rechtstreeks en online toegang tot informatie, waardoor meteen ook de stroom van documenten tussen de vestigingen en de hoofdzetel opgeheven wordt. De afhandeling van geschillen en het algemene beheer van de volledige leveranciersfacturatie van de onderneming gingen er aanzienlijk op vooruit. De IT Manager van Delta Neu beschouwt dit echter nog maar als een eerste stap. Vertrouwend op de expertise van Ad Ultima wil hij nu ook andere stromen automatiseren (algemene kosten, business management, …) en meer samenwerking creëren in het beheer van de documenten binnen de onderneming.

A d V a l va s > P a g e 9

SOLUTIONS

Delta Neu, gevestigd in La Chapelle d’Armentières nabij Lille, is gespecialiseerd in het verbeteren van de luchtkwaliteit in industriële omgevingen. Al meer dan honderd jaar ontwerpt en produceert het bedrijf gebruiksklare oplossingen voor het verwijderen van stof, afval, maar ook overmatige hitte en rook in ateliers, opslagplaatsen of zelfs werkplaatsen in open lucht. ‘Het is ons vak bedrijven te helpen instaan voor de gezondheid en het comfort van hun werknemers, om de productie-instrumenten te beschermen, om het energieverbruik van

de installaties te helpen optimaliseren en om toe te zien op het milieubehoud’, aldus Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatica en kwaliteit bij Delta Neu. Delta Neu heeft een ISO 9001-certificaat voor al zijn activiteiten. Het beschikt over een onderzoekscentrum om de noodzakelijke aanpassingen aan bepaalde installaties te testen en het heeft een technische organisatie opgezet speciaal voor internationale projecten. ‘Wij opereren in complexe bedrijfsomgevingen met een hoog technisch karakter waar de concurrentie hard is. Onze expertise dwingt evenwel gezag af: de grootste namen uit de Franse en internationale industrie komen bij ons aankloppen’.

A d V a l va s > P a g e 1 0

Gedaan met het manueel invoeren van 20.000 facturen per jaar In de loop der jaren groeide de groep verder uit: 13 verkoopkantoren verspreid over Frankrijk, een entiteit gespecialiseerd in hout en dochterondernemingen in het Verenigd Koninkrijk en de Benelux. Daarnaast wordt er ook veel samengewerkt met agenten over de hele wereld (in Noord- en Oost-Europa, Afrika, China, Zuidoost-Azië, …). Deze uitermate decentrale organisatie maakt het mogelijk om dichter bij de 15.000 klanten te staan, maar ook bij de honderden leveran-

ciers waarvan materiaal wordt afgenomen (platen, frames, diverse componenten, …) of serviceverleners (montage van platformen, hefinstrumenten, enz.) ‘Wij betalen jaarlijks zo’n 20.000 facturen aan om en bij de 300 leveranciers’, merkt Jean-Luc Mangelaire op. Tot 2008 werden deze facturen decentraal behandeld in de afzonderlijke technische verkoopkantoren die met de zaak belast waren. Ze kwamen pas toe bij de boekhouding nadat de goedkeuring voor betaling was gegeven. Vijf jaar geleden werd deze procedure echter gewijzigd, toen de onderneming haar volledige informatiesysteem migreerde naar de geïntegreerde beheerstool Microsoft Dynamics AX. Alle leve-

ranciersfacturen gaan nu rechtstreeks naar de zetel, waar ze in het facturenregister van de nieuwe ERP worden ingevoerd; vervolgens worden ze goedgekeurd, betaald en gearchiveerd. ‘Het was de bedoeling tijd te winnen met de aangifte en recuperatie van de btw. Ook het risico op het verlies van documenten kon zo beperkt worden’, herinnert Jean-Luc Mangelaire zich. Bij de boekhouding hield één persoon zich dag in dag uit bezig met deze taak. Het manueel invoeren van 20.000 facturen per jaar vertegenwoordigde echter uren van re-

petitief werk. Om aan de eisen van de accountants te voldoen, moesten duizenden papieren documenten ook nog eens zorgvuldig geklasseerd en gearchiveerd worden om ze terug te vinden wanneer nodig. ‘We hadden regelmatig af te rekenen met knelpunten in de invoer, de registratie en klassering van de facturen. Het proces was dan ook dringend aan automatisering toe’.

Eén vereiste: een tool vinden die compatibel was met Dynamics AX De boekhouding en de IT-Manager werkten de specificaties uit waaraan de nieuwe tool moet voldoen. De gewenste oplossing moet dagelijks een automatische scan uitvoeren van alle leveranciersfacturen met een volledige tekstanalyse met tekenher-

SOLUTIONS

kenning. De facturen moeten rechtstreeks in het factuurregister van Dynamics AX worden geïntegreerd, zonder enige menselijke tussenkomst. In geval van afwijkingen moet het systeem correcties mogelijk maken en intelligent omgaan met nieuwe documentmodellen: herkenning van de leveranciers, van de invoerzones, enz. ‘De tool moest ook waarschuwingen kunnen doorsturen naar de verschillende goedkeurende functies met het oog op het akkoord voor de facturen of het afhandelen van geschillen. Bovenal moest de tool volmaakt compatibel zijn met Dynamics AX’, benadrukt de IT-Manager van Delta Neu. Door te kiezen voor de ERP van Microsoft gaat Delta Neu voluit voor integratie. Het was uitgesloten om een stap terug te zetten met systemen die niet zouden kunnen samenwerken. ‘Dynamics AX is de wervelkolom van ons informatiesysteem. Rond deze uitermate structurerende tool willen wij steen voor steen een ERP uitbouwen die zich toespitst op de technische en zakelijke behoeften van de onderneming.’

Een partner voor de lange termijn Het team dat met het project belast is scant de markt af. Er zijn heel wat uitgevers in de running, maar slechts twee oplossingen trekken de aandacht. ‘Wij hebben ze tegen elkaar uitgespeeld – hun kenmerken beantwoordden immers aan onze behoeften. Het was echter geen moeilijke keuze: UltimAX EDM bleek voor de hand liggend’, vertrouwt Jean-Luc Mangelaire ons toe. Deze oplossing voor een papierloos documentenbeheer is ontworpen met een naadloze integratie met Dynamics AX voor ogen. Alle functies zijn bovendien ingekapseld in de ERP. ‘Dat gaf ons de zekerheid dat het nieuwe document managementsysteem volledig compatibel zou zijn met ons informatiesysteem’. De tool heeft overigens nog een andere grote troef: hij is ontwikkeld door Ex Arte, een entiteit van Ad Ultima, die Delta Neu begeleidde bij zijn migratie naar Dynamics AX. En waarmee Delta Neu een echt partnership heeft uitgebouwd. ‘Wij kennen Ad Ultima goed. Het is een dienstverlener die zich weet aan te passen aan de specifieke uitdagingen van de industrie.

‘We hadden regelmatig af te rekenen met knelpunten in de invoer, de registratie en klassering van de facturen. Het proces was dan ook dringend aan automatisering toe [en] de tool moest ook waarschuwingen kunnen doorsturen naar de verschillende goedkeurende functies met het oog op het akkoord voor de facturen of het afhandelen van geschillen. Bovenal moest de tool volmaakt compatibel zijn met Dynamics AX. […] Het was geen moeilijke keuze: UltimAX EDM bleek voor de hand liggend.’ Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatica en kwaliteit, Delta Neu Het is ook een partner die luistert naar onze behoeften en die al goede voorstellen kon formuleren, benadrukt Jean-Luc Mangelaire. Ad Ultima is op nauwelijks een half uur rijden van de zetel van Delta Neu gevestigd. Het is een van de Microsoft-partners die erkenning genieten om hun expertise met Dynamics AX. Sinds haar oprichting in 2000 heeft de onderneming reeds meer dan 140 projecten rond AX tot een goed einde gebracht. Via Ex Arte, editor van UltimAX EDM, beschikt zij ook over de nodige knowhow inzake cloud management van documenten. ‘Zo’n dubbele expertise is vrij uniek en zeer gewild in de wereld van AX. Wij hebben nu een team van vijftien mensen die zich toeleggen op deze markt, en wij kunnen reeds meer dan 70 geslaagde installaties voorleggen’, preciseert Karl Fonteneau, Account Manager, verantwoordelijk voor DMS bij Ad Ultima.

Snelle implementatie van de tool, die ook makkelijk onder de knie te krijgen is Eind juni 2012 ging het project van start, met een geplande ingebruikname van de tool tegen half augustus. Na enkele weken liep alles op wieltjes. De ‘native’ integratie van UltimAX EDM met Dynamics AX voorkomt alle mogelijke problemen van interfacing en data recovery (leveranciersdatabases, betaalcodes, enz.) ‘De implementatie verloopt ongelooflijk snel. Je hoeft de software alleen maar goed in te stellen en hem facturen leren lezen op basis van herbruikbare modellen’. De gescande documenten worden rechtstreeks in het factuurregister van AX opgenomen; daarbij worden waarschuwingen gecreëerd voor de betrokken goedkeurders. Ondertussen blijft de workflow beheerd in UltimAX EDM, zodat ook toegang tot de documenten kan worden verkregen buiten de ERP om. ‘Dat

A d V a l va s > P a g e 1 1

SOLUTIONS

is bijvoorbeeld erg handig voor onze agentschapsdirecteurs die een factuur wensen te controleren maar die geen gebruiker zijn van Dynamics AX’, merkt Jean-Luc Mangelaire op. Deze methode maakt het ook mogelijk het goedkeuringsproces voor de betalingen te scheiden van het registratieproces, wat de verwerking alleen maar versnelt. Vervolgens gebeurt de opvolging van de facturen geheel online, vanaf een centraal scherm, met een volledig transparant gebruik. ‘De interface van UltimAX EDM is vergelijkbaar met deze van de Microsoftomgeving. Daardoor krijgen gebruikers de tool ook snel onder de knie’.

Enorme productiviteitswinsten, en dat niet alleen … De oplossing van Ad Ultima wordt hier nu dagelijks gebruikt, en zij maakt al haar beloften waar. ‘85 % van de leveranciersfacturen wordt nu automatisch behandeld. Dat komt neer op meer dan 17.000 papieren facturen per jaar die niet langer manueel moeten worden ingevoerd en geklasseerd. Dat is reusachtig veel!’, meent een blije ITManager van Delta Neu. Dat vervelende, repetitieve werk behoort nu definitief tot het verleden. De hele facturatiedienst werkt nu efficiënter. Papieren documenten worden nu in dagelijkse pakketjes gearchiveerd; sorteren en klasseren hoeft niet meer. Alle gescande facturen kunnen op het scherm worden opgeroepen via een eenvoudige internetaansluiting, vanuit de hoofdzetel of welk agentschap ook van de groep. ‘Er worden niet langer papieren uitgewisseld tussen de verschillende vestigingen. Dat sluit ook het risico uit op het verlies van documenten. De verwerkingen gebeuren sneller, en vooral geschillen blijven beter onder controle, aangezien alle informatie onmiddellijk beschikbaar is’. Via de tool kun je de leveranciers ook voortdurend evalueren door ze bij elke factuur een score toe te kennen. Uiteindelijk gaat dus het volledige beheer van de leveranciersfacturatie binnen de onderneming erop vooruit. Met een ROI na amper 12 à 15 maanden. ‘Misschien zelfs minder! Dit is nog maar een eerste stap’, waarschuwt Jean-luc Mangelaire. ‘Wij dromen er immers van ook andere stromen te automatiseren’.

A d V a l va s > P a g e 1 2

Meer samenwerking in het beheer van documenten Samen met zijn provider heeft de onvermoeibare IT-Manager van Delta Neu zich alweer aan het werk gezet. Tegen de zomer zou een nieuwe workflow voor het valideren van facturen van de Algemene Diensten operationeel moeten zijn. Er wordt ook onderzocht in hoeverre het hele proces van de Business Administration kan worden geautomatiseerd. Dat is een belangrijk project voor de onderneming, die meer dan 15.000 opdrachten per jaar behandelt. Bij elke opdracht zijn er heel wat mensen betrokken, verspreid over het hele werkterrein, en een behoorlijke stapel documenten (bestekken, evaluatiefiches, plannen, mails, enz.) Het is de bedoeling al deze gegevens te digitaliseren om ze ook op elk moment beschikbaar te maken. ‘Ad Ultima stelde ons voor om aan de slag te gaan met een instrument voor meta-retrieval gekoppeld aan Microsoft SharePoint. Er wordt momenteel gewerkt aan een eerste model’. De integratie van UltimAX EDM in het Microsoft-platform voor het delen van informatie steIt de onderneming in staat om rond elk project portalen te creëren. ‘Zo zouden onze technische en functionele teams documenten sneller kunnen uitwisselen, informatie bijwerken, een project rechtstreeks opvolgen, … Kortom, beter kunnen samenwerken!’, zegt een enthousiaste Jean-Luc Mangelaire.

‘Ad Ultima houdt zijn beloften. Het mikt op duurzaamheid met inachtneming van de langetermijnstrategie en de vooropgestelde meerjarenbegroting. […] Het is een dienstverlener die zich weet aan te passen aan de specifieke beperkingen van de industriewereld. Het is ook een partner die luistert naar onze behoeften en die al goede voorstellen kon formuleren.’ Jean-Luc Mangelaire, Directeur informatica en kwaliteit, Delta Neu

Profiel van Delta Neu Als dochteronderneming van de industriële groep SFPI is Delta Neu gespecialiseerd in airconditioning, filtratie en stofbestrijding. De onderneming is gevestigd in La Chapelle d’Armentières nabij Lille en beschikt over 13 nationale agentschappen en meerdere dochters in Frankrijk en daarbuiten. Zij telt meer dan 15.000 klanten uit alle industriële sectoren en heeft 200 medewerkers in dienst. In 2012 realiseerde Delta Neu een omzet van 58 miljoen euro, waarvan 25 % door de export werd gerealiseerd.

De uitdaging De boekhouding uitrusten met een cloud management tool voor de leveranciersfacturen en er een workflowsysteem aan koppelen voor het afhandelen van geschillen. De invoer automatiseren van 20.000 leveranciersfacturen per jaar. De papierstroom tussen de agentschappen en de hoofdzetel elimineren. De opvolging van de betalingen en de afhandeling van geschillen optimaliseren. Het klasseren van de papieren facturen vereenvoudigen.

De oplossing •

Microsoft Dynamics AX

•

UltimAX EDM

Voordelen •

De handmatige invoer van facturen is met 85 % afgenomen

•

Papieren documenten worden nu in dagelijkse pakketjes gearchiveerd; sorteren en klasseren hoeft niet meer.

•

De agentschappen hebben onmiddellijk en rechtstreeks toegang tot de gescande facturen

•

Er is geen uitwisseling van papieren meer tussen de hoofdzetel en de agentschappen

•

Geschillen rond facturen blijven beter onder controle

TRENDWATCHER

De ROI-berekening van uw ERP Bouw op voorhand uw businesscase op

A d V a l va s > P a g e 1 3

TRENDWATCHER

Wanneer een onderneming wil investeren in ERP software, rijzen er al snel twee belangrijke vragen: “Hoeveel gaat het kosten?” en “Wanneer gaat het opbrengen?” Zonder zicht op de Return on Investment (ROI), is iedere investering een sprong in het duister. Daarom is het niet onbelangrijk dat u, voor u aan de implementatie begint, op een rijtje zet wat uw verwachtingen zijn en welke factoren u eigenlijk wil meten. Een succesvolle ERP-implementatie hangt met andere woorden af van het opbouwen van een sterke businesscase. Hierna volgen enkele nuttige tips die u kunnen helpen.

Benchmarking als opstap naar KPI’s Na de implementatie van het ERP-systeem, volgt er doorgaans een stabilisatiefase van 6 tot 18 maanden. Toch is het belangrijk dat u op voorhand een businesscase opbouwt waarbij u uw organisatie gaat benchmarken: welke zijn de zwakke punten van uw bedrijf ten opzichte van uw concurrenten? Op basis hiervan bepaalt u dan de doelstellingen die u wil bereiken met het nieuwe ERP-systeem. Om het succes van de implementatie achteraf te kunnen evalueren, is het belang-

rijk dat u deze doelstellingen omzet in de vorm van concrete KPI’s (Key Performance Indicators). Voor iedere KPI berekent u wat de verwachte winst zal zijn bij het behalen van het meetbare objectief. Dit kan gaan over voorraadniveaus, gemiddelde betalingstermijnen, productiviteitsverbetering,... iedere ERP-software maakt in principe honderden KPI-meetpunten mogelijk. Overdrijf niet met het aantal KPI’s. Vaak wordt de fout gemaakt dat men tientallen KPI’s bepaalt, waardoor de hele efficiëntieverbetering die men beoogt, dreigt verloren te gaan door de tijd die men besteedt aan het meten en rapporteren zelf... . Beperk u dus tot een vijftal strategische KPI’s.

Bepaal uw informatievereisten Eén van de potentiële voordelen voor een ERP-systeem is dat u betere beslissingen zal kunnen nemen. Hiervoor heeft u vooral correcte en actuele informatie nodig, zonder dat het u al te veel tijd hoeft te kosten. Deze behoefte aan informatie is aanwezig op alle niveaus van uw bedrijf, van de managers in de commerciële afdeling, over de administratie, tot de bedienden en arbei-

ders op de werkvloer. Om de hoogst mogelijke ROI te halen uit uw ERP, is het daarom belangrijk dat u goed begrijpt welke informatie er allemaal beschikbaar moet zijn, wie die informatie nodig heeft en wat er met die informatie moet gebeuren. Maakt u verkeerde keuzes, dan moeten uw werknemers op een omslachtige manier aan de gewenste informatie geraken en opnieuw kostbare tijd verliezen. Veel werknemers zien daarbij enkel hun eigen domein en zullen zich allicht ook afvragen waarom het bestaande softwaresysteem voor hun eigen afdeling niet volstaat. Het is dan aan de directie om te waken over een globale visie over het nut van een ERP systeem voor het ganse bedrijf.

Betrek de sleutelwerknemers in een vroege fase bij het project Het is belangrijk dat u werknemers uit verschillende afdelingen, als toekomstige gebruikers, zo vroeg mogelijk bij het ERPproject betrekt. Niet alleen kunnen zij vanuit hun dagelijkse praktijk goed uitleggen wat ze van de nieuwe oplossing verwachten, ze mogen ook niet voor voldongen feiten gesteld worden. Daarom is het raadzaam om een aantal sleutelgebruikers reeds op te leiden voor u aan het project begint: zo leren zij de mogelijkheden van het toekomstige systeem goed kennen.

Ook niet-tastbare voordelen tellen mee Omdat niet alle voordelen tastbaar zijn, is het niet altijd eenvoudig om de volledige reële opbrengst van een ERP systeem te becijferen. Denk maar aan zaken zoals de invoering van standaardprocedures binnen de onderneming, een verbeterde klantenservice, een snellere orderafhandeling, een betere samenwerking tussen de werknemers,... . Ook hiermee houdt u best rekening bij uw evaluatie.

A d V a l va s > P a g e 1 4