BAB 4 PENGUMPULAN DAN ANALISA DATA
4.1 Pengumpulan Data Dalam penentuan jumlah EOQ (Economic Order Quantity), diperlukan data – data sebagai berikut data permintaan (demand) Es Chika; data komposisi adonan yang dibutuhkan untuk pembuatan Es Chika; dan data biaya yang terdiri dari, biaya bahan baku (P), biaya simpan (S) dan biaya pesan (H). Pada penjelasan ruang lingkup pada bab 1 disebutkan bahwa penelitian akan dibatasi pada 3 bahan baku saja, antara lain santan KARA, susu kental manis dan air mineral. Penulis melakukan penelitian pada ke tiga bahan baku tersebut, karena pemakaian bahan baku tersebut sangat tinggi selain itu ketiga bahan baku ini termasuk bahan baku yang paling penting dalam pembuatan Es Chika. Data - data yang diperlukan dan telah dikumpulkan antara lain sebagai berikut : Data Permintaan Aktual Data Permintaan Aktual yang diambil adalah data – data permintaan pelanggan selama sebelas bulan yaitu dari bulan mei 2006 (awal home industry ini berdiri) sampai bulan maret 2007. (Lihat Lampiran)
65
Data Biaya Data biaya didapat dari catatan pembukuan bagian Admnistrasi dan Keuangan di ES CHIKA Home Industry, yakni sebagai berikut : 1. Data biaya dari setiap bahan baku selama periode Mei 2006 sampai Juni 2007 : Susu Kental Manis : Rp 4.270/kaleng Santan KARA
: Rp 12.500/pack/liter
Air mineral
: Rp 2.000/gallon (19 Liter)
2. Biaya pesan/order adalah biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memesan bahan baku dari pemasok, dimana termasuk biaya untuk handling, trucking, biaya telepon. Data biaya pesan ini didapatkan dari wawancara dengan pihak pengelola, berikut ini adalah rincian dari biaya – biaya tersebut : Tabel 4.1 Biaya pesan Bahan baku KARA Susu Kental Manis Air Mineral
Biaya yang Dikeluaran Bensin Telepon Bensin Telepon Bensin Telepon
Biaya/Pemesanan Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
25,000 1,000 25,000 1,000 500
66
3. Biaya simpan adalah biaya yang digunakan untuk menyimpan kebutuhan bahan baku. Biaya yang termasuk biaya simpan Meliputi: gaji pegawai, overhead gudang. Gaji pegawai termasuk komponen biaya simpan karena biaya ini menyangkut biaya material handling yang menggunakan tenaga manusia. Overhead gudang termasuk komponen biaya simpan karena pada gudang diperlukan adanya listrik, berikut ini adalah rincian dari biaya – biaya tersebut : Tabel 4.2 Jumlah bahan baku yang disimpan Rata-rata Pemakaian/bulan Jumlah Penyimpanan Unit yang disimpan periode Pemakaian/hari (30 hari) Bahan Baku/bulan May 2006-Juni 2007 KARA 5 Liter 150 liter 13 Karton 1,650 pack@1lt Susu Kental Manis 10 kaleng 300 kaleng 14 Karton 3,300 kaleng@388gr Air Mineral 10 galon 300 galon 300 galon 3,300 galon@19lt gula pasir 10 kg 300 kg 300 unit 3,300 pack@1kg Sodium siklamat 200 gram 6 kg 6 unit 66 pack@1kg Susu full cream 1.5kg 45 kg 2 pack 22 pack@25kg Essense 20 botol 600 botol 50 karton 6,600 botol@15ml Hunkwee 1 kg 30 kg 6 karton 330 pack@100gr Milk oil 100 cc 3 liter 2 botol 22
[email protected] Coklat bubuk 1 kg 30 kg 1 pack 11 pack@30kg Pewarna makanan 20 botol 600 botol 50 karton 6,600 botol@15ml Meizena 2.5 kg 75 kg 3 pack 33 pack@25kg Tepung kanji 500 gram 15 kg 15 pack 165 pack@1kg Citrun sear 100 cc 3 liter 2 botol 22
[email protected] Garam refina 500 gram 15 kg 15 pack 165 pack@1kg Stick 3700 batang 111000 batang 3 karton 33 karton@20kg Total Unit yang disimpan periode May 2006-Juni 2007 25,619 Unit Bahan baku
Tabel 4.3 Biaya simpan/unit/tahun Biaya Simpan Periode Mei 2006 - Juni 2007 Gaji Karyawan Rp. 67,200,000 Listrik Rp. 480,000 Total Rp. 67,680,000 Total Unit Periode Mei 2006 - Juni 2007 Rp. 25,619 Biaya Simpan/unit/tahun Rp. 2,642
67
Tabel 4.4 Ratio penggunaan area gudang
Bahan Baku
Santan KARA Susu Kental Manis Air Mineral
Ratio Penggunaan Area Gudang Luas Area Gudang 9 m2 % Luas Luas Area penyimpanan Biaya Penyimpanan Bahan Baku Simpan/Unit/Tahun (m2) terhadap Luas (Rp) Gudang 0.36 4% 106 0.42
5%
123
1.8
20%
528
Data Komposisi Produk Komposisi yang dibutuhkan untuk pembuatan 1 adonan es Chika adalah sebagai berikut : Tabel 4.5 Komposisi produk Bahan Baku Air Mineral Gula Pasir Susu Full Cream Susu Kental Manis Santan (kara) Tepung Maizena Tepung Kanji Tepung Hunkwee Garam Halus Milk Oil Asam Sitrat Sodium Siklamat Pewarna Makanan Essence Coklat bubuk / kopi bubuk Kacang Hijau
Jumlah Satuan 32 1200 300 776 1000 500 100 200 100 20 20 40 60 60 200 500
ltr gr gr gr cc gr gr gr gr cc cc gr ml ml gr gr
68
4.2 Pengolahan Data 4.2.1 Simulasi Permintaan Simulasi ini dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan permintaan permintaan selama setahun kedepan (330 hari kerja). Jumlah permintaan yang didapat nantinya akan digunakan dalam perhitungan EOQ. Data
permintaan aktual (lihat lampiran) terlebih dahulu dibuat
imperical data distribusinya, yaitu fungsi distribusi densitas atau frekuensi distribusi dari permintaan aktual yang ada. Hal ini dapat dilihat pada tabel di bawah ini yang merupakan frekuensi distribusi idle time mesin. Tabel 4.6 Distribusi Demand ES CHIKA No UrutPermintaan/hari (lower)Permintaan/hari (higher)Nilai Tengah Permintaan Frekuensi Permintaan 1 100 270 185 7 2 271 440 356 6 3 441 610 526 7 4 611 780 696 7 5 781 950 866 10 6 951 1120 1036 9 7 1121 1290 1206 16 8 1291 1460 1376 10 9 1461 1630 1546 20 10 1631 1800 1716 18 11 1801 1970 1886 15 12 1971 2140 2056 27 13 2141 2310 2226 31 14 2311 2480 2396 33 15 2481 2650 2566 41 16 2651 2820 2736 27 17 2821 2990 2906 23 18 2991 3160 3076 14 19 3161 3330 3246 7 20 3331 3500 3416 2
69
Dari data di atas kemudian dilakukan simulasi menggunakan software QM, simulasi dilakukan sebanyak 10.000 kali. Tabel 4.7 Hasil simulasi Demand ES CHIKA
Keterangan : The PROBABILITY column converts the frequencies into relative frequencies according to PROB=FREQUENCY/TOTAL FREQUENCY. The CUMULATIVE PROBABILITY column accumulates the running sum. This is used for deciding in which category an observation falls. The VALUE*FREQUENCY column is used to compute the expected value. The OCCURRENCES tallies the total number of occurrences for that category from the simulation itself.
70
The CUMULATIVE OCCURRENCES accumulates the running sum of occurrences. PERCENTAGE expresses the occurrences divided by the total number of trials.
Gambar 4.1 Grafik hasil simulasi Hasil dari simulasi di atas didapat estimasi permintaan harian rata rata 2044.862 batang es per hari = 2045 batang es per hari. Permintaan rata – rata dapat dihitung lebih tepat secara analitis (analytically)
dengan
menggunakan
formula
untuk
diperkirakan.
Nilai yang diperkirakan (expected
nilai
yang
value)
atau
permintaan rata - rata harian rata – rata dapat dihitung secara analitis dari distribusi probabilitas, P (X).
71
n
E ( X ) P(X i ) X i i 1
Dimana Xi = nilai permintaan i P(Xi) = probabilitas permintaan n = jumlah nilai permintaan berbeda Hasil perhitungan secara analitis didapat permintaan harian rata - rata sebesar 2046.191 batang es per hari = 2047 batang es per hari (lihat tabel 4.7 - value frequency column). 4.2.1.1 Analisa Simulasi Permintaan Simulasi banyaknya permintaan dilakukan dengan metode simulasi Montecarlo. Penggunaan simulasi Montecarlo dipilih karena simulasi ini memberikan kemudahan dalam perhitungan sehingga dapat mempersingkat waktu. Penulis menggunakan bantuan software QM untuk melakukan simulasi ini. Penarikan random number dilakukan sebanyak 10.000 kali. Hal ini dimaksudkan agar hasil simulasi mendekati kondisi steady state (keadaan tetap). Hasil dari simulasi didapat estimasi permintaan harian rata - rata 2044.862 batang es per hari = 2045 batang es per hari. Hasil perhitungan secara analitis didapat permintaan harian rata - rata sebesar 2046.191 batang es per hari = 2047 batang es per hari.
72
Hasil dari simulasi tersebut kemudian di konversi menjadi permintaan selama setahun (330 hari kerja). Untuk mengetahui berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan selama setahun, demand selama setahun dikonversi lagi menjadi satuan adonan (satu adonan menghasilkan 640 batang es lilin). Dari komposisi bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat satu adonan, penulis dapat menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan selama setahun. Jumlah bahan baku yang dibutuhkan selama setahun tersebut akan menjadi dasar dalam perhitungan EOQ.
4.2.2 Perhitungan dan Analisa Persediaan Bahan Baku dengan Model EOQ (Economic Order Quantity) Model persediaan Economic Order Quantity digunakan untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku yang optimal (Q*) Rumus-rumus yang digunakan: EOQ Q*
2DS H
Jumlah pesanan yang diperkirakan N
Permintaan D Kuantitas pemesanan Q *
Waktu antar-pemesanan yang diperkirakan T
Jumlah hari kerja per tahun N
73
Total cost TC Q*
D Q* S H PD 2 Q*
=Jumlah barang yang optimum pada setiap pesanan (EOQ)
D (Demand) =Permintaan tahunan dalam unit untuk barang persediaan S (Setup)
=Biaya setup atau biaya pemesanan untuk setiap pesanan
H (holding) =Biaya penyimpanan per unit per tahun P (price)
=Harga / unit bahan baku
Diketahui : Hasil rata – rata simulasi permintaan harian es chika 2044.862 batang es = 2045 batang es Hari kerja setahun 330 hari. Demand setahun = 2045 x 330 = 674850 batang es. 1 adonan menghasilkan 640 batang es lilin. Satu tahun = 1054.45 adonan (674850 batang es / 640 batang es) = 1055 adonan 1 adonan membutuhkan : santan KARA 1 Pack (1ltr), Susu kental manis 2 kaleng (per kaleng 388gr), Air mineral 32 liter (satu gallon 19 liter) Demand santan KARA 1 tahun = 1 pack x 1055 adonan = 1055 pack Demand susu kental manis 1 tahun = 2 kaleng x 1055 adonan = 2110 kaleng
74
Demand air mineral 1 tahun = 32 liter x 1055 adonan = 33760 liter (1777 gallon) Harga santan KARA / pack (1ltr)
= Rp 12500
Harga susu kental manis / kaleng (388gr) = Rp 4270 Harga air mineral
= Rp 2000/gallon
Berikut ini adalah perhitungan pada ketiga bahan baku : 1. Santan KARA D = 1055 pack per tahun S = Rp 26.000 H = Rp 106 P = Rp 12.500 / pack Q*
2 DS H
2 1055 26000 517,547.1698 719.4 pack 106
EOQ santan KARA adalah 719.4 pack. Tiap pemesanan dalam satuan karton satu karton berisi 12 pack, maka santan kara yang dipesan 59.95 karton. Karena tidak mungkin pemesanan dengan angka 59.95, maka pemesanan dibulatkan menjadi 60 karton. N
Permintaan D Kuantitas pemesanan Q *
N
1055 17.583 pesanan per tahun 60
Jadi jumlah pesanan yang diperkirakan 17.6 (17.583) per tahun
75
T
Jumlah hari kerja per tahun N
T
330 18.75 hari 17.6
Artinya antara pemesanan dilakukan 19 hari (18.75) setelah pemesanan sebelumnya.
TC
D Q* S H PD Q* 2
TC
1056 720 26000 106 12500 1056 720 2
= Rp 13,276,293.33 (perhitungan demand dengan pembulatan)
TC
1055 719.4 26000 106 12500 1055 719.4 2
= Rp 13,263,757.2 (perhitungan demand tanpa pembulatan) Margin perbedaan total cost Rp. 12,536.13 antara perhitungan total cost dengan demand yang dibulatkan ke atas (D=17.6 x 60 karton=1056pack, Q*=720pack) dengan perhitungan total cost dengan
demand
tanpa
pembulatan
ke
atas
(D=1055pack,
Q*=719.4pack). Tetapi tidak mungkin pemesanan dilakukan pemesanan dengan angka tidak bulat. Maka penulis memutuskan EOQ untuk santan kara 60 karton dengan 17.6 kali pemesanan per tahun. Pemesanan dilakukan setiap 19 hari setelah pemesanan sebelumnya dan perkiraan total cost yang dikeluarkan untuk santan KARA / tahun adalah Rp 13,280,000 (Rp.13,276,293.33).
76
2. Susu kental manis D = 2110 kaleng per tahun S = Rp 26.000 H = Rp 123 P = Rp 4270 / kaleng Q*
2 DS H
2 2110 26000 892,032.5203 944.4 kaleng 123
EOQ susu kental manis adalah 944.4 kaleng. Tiap pemesanan dalam satuan karton satu karton berisi 24 kaleng, maka susu kental manis dipesan 39.35 karton. Karena tidak mungkin pemesanan dengan angka 39.35, maka pemesanan dibulatkan menjadi 40 karton. N
Permintaan D Kuantitas pemesanan Q *
N
2110 52.75 pesanan per tahun 40
Jadi jumlah pesanan yang diperkirakan 52.75 per tahun T
Jumlah hari kerja per tahun N
T
330 6.25 hari 52.75
Artinya antara pemesanan dilakukan 6.25 hari setelah pemesanan sebelumnya.
77
TC
D Q* S H PD Q* 2
TC
2110 960 26000 123 4270 2110 960 2
= Rp 9,168,856.667 (perhitungan demand dengan pembulatan)
TC
2110 944.4 26000 123 4270 2110 944.4 2
= Rp 9,125,870.032 (perhitungan demand tanpa pembulatan)
Margin perbedaan total cost Rp. 42,986.64 antara perhitungan total cost dengan demand yang dibulatkan ke atas (D=52.75 x 40 karton=2110kaleng, Q*=960kaleng) dengan perhitungan total cost dengan demand tanpa pembulatan ke atas (D=2110kaleng, Q*=944.4kaleng). Tetapi tidak mungkin pemesanan dilakukan pemesanan dengan angka tidak bulat. Maka penulis memutuskan EOQ untuk susu kental manis 40 karton dengan 52.75 pemesanan per tahun. Pemesanan dilakukan setiap 6.25 hari setelah pemesanan sebelumnya dan perkiraan total cost yang dikeluarkan untuk susu kental manis / tahun adalah Rp 9,169,000 (Rp. 9,168,856.667).
78
3. Air mineral D = 1,777 gallon (33763 liter) per tahun S = Rp 500 H = Rp 528 P = Rp 2000/gallon Q*
2 DS H
2 1777 500 3,365.530303 58.01 gallon 528
EOQ air mineral adalah 58.01 gallon. Karena tidak mungkin pemesanan dengan angka 58.01 gallon, maka pemesanan dibulatkan menjadi 59 gallon. N
Permintaan D Kuantitas pemesanan Q *
N
1777 30.12 pesanan per tahun 59
Jadi jumlah pesanan yang diperkirakan 30.5 (30.12) per tahun T
Jumlah hari kerja per tahun N
T
330 10.8 hari 30.5
Artinya antara pemesanan dilakukan 11 (10.8) hari setelah pemesanan sebelumnya.
79
TC
D Q* S H PD Q* 2
TC
1800 59 500 528 2000 1800 59 2
= Rp 3,630,830.237 (perhitungan demand dengan pembulatan)
TC
1777 58.01 500 528 2000 1777 58.01 2
= Rp 3,584,630.965 (perhitungan demand tanpa pembulatan)
Margin perbedaan total cost Rp. 46,199.27 antara perhitungan total cost dengan demand yang dibulatkan ke atas (D=30.5 x 59 gallon=1800gallon, Q*=59gallon) dengan perhitungan total cost dengan demand tanpa pembulatan ke atas (D=1777gallon, Q*=58.01gallon). Tetapi tidak mungkin pemesanan dilakukan pemesanan dengan angka tidak bulat. Maka penulis memutuskan EOQ untuk air mineral 59 gallon dengan 30.5 pemesanan per tahun. Pemesanan dilakukan setiap 11 hari setelah pemesanan sebelumnya dan perkiraan total cost yang dikeluarkan untuk air mineral / tahun adalah Rp 3,631,000 (Rp. Rp 3,630,830.237).
80
Dengan demikian maka untuk setiap kali pemesanan diharapkan perusahaan memesan bahan baku sebesar EOQ tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menekan besarnya biaya penyimpanan. Dengan menekan biaya tersebut maka perusahaan akan dapat mengurangi pengeluaran setiap bulannya.
