ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE HANDLEIDING VOOR BEGUNSTIGDEN

Bijlage V

EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL ONDERWIJS EN CULTUUR

SOCRATES-PROGRAMMA

ERASMUS-PROJECTEN

ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE HANDLEIDING VOOR BEGUNSTIGDEN VERLENGDE PROJECTEN VOOR DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONTWIKKELING VAN STUDIEPROGRAMMA’S (CD) VERSPREIDINGSPROJECTEN (DISS)

ACADEMISCH JAAR 2003/2004

Administratieve en Financiële Handleiding, ERASMUS VERLENGDE CD- en DISS-projecten

INHOUDSOPGAVE

0.

DOEL VAN DE ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE HANDLEIDING .................................................. 3

0.1. 0.2. 0.3. 1.

ALGEMENE INLEIDING .......................................................................................................................

3 DEELNEMENDE LANDEN ........................................................................................................... 3 DEFINITIES VAN TERMEN.............................................................................................................. 3

WIJZIGING VAN DE FINANCIËLE OVEREENKOMST ............................................................................... 5

1.1.

NIET-CONTRACTUELE WIJZIGINGEN ............................................................................................... 5

1.1.1. 1.1.2. 1.1.3.

1.2.

Wijziging in het partnerschap - TERUGTREKKING van partners............................................................. 5 Wijziging van de wettige vertegenwoordiger.............................................................................................. 5 Wijziging van de contactgegevens .............................................................................................................. 5

CONTRACTUELE WIJZIGINGEN ......................................................................................................... 5

1.2.1. 1.2.2. 1.2.3.

Wijziging in het beheer – Wijziging van coördinator ................................................................................. 6 Wijziging in het werkschema ...................................................................................................................... 6 Wijziging van de bankgegevens .................................................................................................................. 6

2. MINIMUMVEREISTEN VOOR EN SUBSIDIABELE UITGAVEN VAN VERLENGDE CD- EN DISSPROJECTEN .................................................................................................................................................................... 7

2.1. 2.2.

MINIMUMVEREISTEN ........................................................................................................................ 7 SUBSIDIABELE KOSTEN...................................................................................................................... 7

2.2.1. 2.2.2. 2.2.3.

2.3. 2.4.

NIET-SUBSIDIABELE KOSTEN ............................................................................................................. 8 PRINCIPES VOOR DE VERSCHILLENDE CATEGORIEËN EN TYPEN KOSTEN..................................... 9

2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.4.4. 2.4.5. 2.4.6. 3.

BANKREKENING ............................................................................................................................... 14 BEHEER VAN HET PARTNERSCHAP .................................................................................................. 14 WISSELKOERSEN .............................................................................................................................. 15

EINDVERSLAG .................................................................................................................................................... 16

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 5.

Reis-, huisvestings- en verblijfkosten .......................................................................................................... 9 Uitgaven in verband met gebruik van nieuwe technologieën of OAO en aanschaf van apparatuur ........ 10 Algemene administratiekosten ............................................................................................................. 11 Kosten van productie, afdruk, verspreiding, vertaling.............................................................................. 12 Overige Kosten ......................................................................................................................................... 12 BTW, douanerechten en andere belastingen op goederen en diensten ..................................................... 13

FINANCIEEL BEHEER VAN HET PROJECT DOOR DE BEGUNSTIGDE............................................... 14

3.1. 3.2. 3.3. 4.

algemene Principes..................................................................................................................................... 7 Subsidiabele Kosten voor verlengde CD-Projecten.................................................................................... 8 Subsidiabele Kosten voor DISS-Projecten.................................................................................................. 8

ALGEMENE OPMERKINGEN ............................................................................................................. INDIENING VAN HET EINDVERSLAG ................................................................................................ ANALYSE VAN HET EINDVERSLAG .................................................................................................. VERZOEK OM AANVULLENDE INFORMATIE................................................................................... BEROEP .............................................................................................................................................

16 16 17 18 18

ONDERSTEUNENDE DOCUMENTEN ............................................................................................................ 19

5.1. 5.2.

ALGEMENE REGELS VOOR DOCUMENTEN ...................................................................................... SPECIFIEKE REGELS VOOR DE VERSCHILLENDE POSTEN .............................................................

BIJLAGE A: FORMULIEREN VOOR WIJZIGINGEN

-2-

19 19


0.

DOEL VAN DE ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE HANDLEIDING

0.1. ALGEMENE INLEIDING De regels in de Handleiding zijn van toepassing op subsidies voor ERASMUS-projecten (verlengde projecten voor de gemeenschappelijke ontwikkeling van studieprogramma’s (CD)1 en Verspreidingsprojecten (DISS)) uit hoofde van het SOCRATES-programma. De Handleiding vormt een Bijlage bij de Financiële Overeenkomst en de hierin vervatte regels kunnen derhalve contractueel worden afgedwongen. De Handleiding is bedoeld als hulpmiddel voor de Begunstigden en als beheersinstrument. Het dient: • • • • •

Begunstigden te helpen hun projecten op efficiënte wijze te runnen; verscheidene zaken te verduidelijken die voortvloeien uit de Financiële Overeenkomst en haar Bijlagen; praktische informatie te verstrekken waarop de Begunstigden in de verschillende fasen van het project een beroep kunnen doen; begunstigden zodanig bij de financiële kant van de projecten te begeleiden dat financiële documenten moeiteloos kunnen worden opgesteld; toe te zien op zo soepel mogelijke relaties tussen de betrokken partijen, via de uitstippeling van een operationeel kader voor het project.

Een gezond financieel beheer van een project is essentieel om te garanderen dat tegen bescheiden kosten de beste resultaten/producten worden verkregen. De Begunstigde dient te bedenken dat de financieringsprincipes van de EU in vergelijking met eerdere jaren zijn veranderd, sinds op 1 januari 2003 binnen de Europese Commissie nieuwe financiële verordeningen zijn aangenomen. De subsidie is nu gebaseerd op een procentuele financiering (zie deel 0.3. hieronder).

0.2. DEELNEMENDE LANDEN Wij wijzen u erop dat, naast de 15 lidstaten van de EU, ook de volgende landen aan het SOCRATESprogramma mogen deelnemen: IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Bulgarije, Republiek Tsjechië, Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Cyprus, Malta. De officiële talen van de EU zijn het Deens, Duits, Engels, Fins, Frans, Grieks, Italiaans, Nederlands, Portugees, Spaans en Zweeds.

0.3. DEFINITIES VAN TERMEN Hieronder vindt u de definities van geregeld terugkerende termen in de Handleiding: Aanvrager: elke hoger-onderwijsinstelling (HOI) die haar voornemen bekendmaakt om overeenkomstig de vastgestelde procedures een voorstel voor een ERASMUS-project in te dienen. De aanvrager wordt Begunstigde wanneer het voorstel door de Commissie is aanvaard en een Financiële Overeenkomst is opgesteld tussen de Commissie en de aanvrager.

1 Onder VERLENGDE CD-projecten vallen zowel VERLENGDE PROG- als VERLENGDE MOD-projecten. Zij worden hierna VERLENGDE CDprojecten genoemd.

-3-


Partner: elke particuliere of (semi-)overheidsinstantie die deelneemt aan een voorstel/project en die een brief heeft ondertekend volgens welke zij zich, overeenkomstig de afspraken met de aanvrager, bereid verklaart bij te dragen aan de implementatie van het project. Begunstigde: elke hoger-onderwijsinstelling (HOI) die namens het partnerschap de Financiële Overeenkomst met de Commissie voor de implementatie van het project heeft ondertekend. De Begunstigde is jegens de Commissie als eerste wettelijk aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de Financiële Overeenkomst. Bovendien is zij verantwoordelijk voor de coördinatie en het dagelijks beheer van het CD- of DISS-project en voor de behoorlijke distributie van de gemeenschapsgelden die voor dit project aan de andere partners worden toegekend. Projectcoördinator: de persoon binnen de Begunstigde instelling die verantwoordelijk is voor de vereiste coördinatie- en beheerstaken. Wettige vertegenwoordiger: de persoon die wettelijk gemachtigd is om juridische en financiële verbintenissen aan te gaan uit naam van de organisatie waartoe hij behoort. Het Bureau: het Bureau voor Technische Ondersteuning Socrates, Leonardo & Jeugd. Het Bureau wordt door de Commissie belast met de begeleiding van de uitvoering van de Financiële Overeenkomst. Procentuele financiering: De Commissie financiert het project tot een onder punt A.3 van deel A van de Financiële Overeenkomst genoemd maximumbedrag, dat gelijk is aan een percentage van de onder punt A.5 van deel A genoemde totale geraamde projectkosten. Dit percentage wordt gedetailleerd onder punt A.4 van deel A. Indien de subsidiabele kosten aan het eind van het project lager uitvallen dan de onder punt A.5 van deel A genoemde totale geraamde projectkosten, blijft de bijdrage van de Commissie beperkt tot het na toepassing van het bovengenoemde percentage op de werkelijke subsidiabele kosten verkregen bedrag. De Begunstigde verbindt zich ertoe de Commissie alle reeds teveel betaalde bedragen terug te betalen.

-4-


1.

WIJZIGING VAN DE FINANCIËLE OVEREENKOMST

1.1. NIET-CONTRACTUELE WIJZIGINGEN Voor sommige wijzigingen aan de Financiële Overeenkomst is de voorafgaande toestemming van de Commissie niet vereist. Deze - grotendeels administratieve - wijzigingen worden in dit deel niet-contractuele wijzigingen genoemd. Zij worden hieronder beschreven in deel 1.1.1. tot 1.1.3. De procedure kan verschillen naargelang van de aard van de wijziging. Voor niet-contractuele wijzigingen dient de Begunstigde de formulieren in Bijlage A bij de Handleiding te gebruiken. Deze formulieren bevatten tevens verdere richtsnoeren.

1.1.1. WIJZIGING IN HET PARTNERSCHAP - TERUGTREKKING VAN PARTNERS Indien een partner zich uit een project wenst terug te trekken, is dit toegestaan mits hierna nog altijd aan de minimumvereisten wordt voldaan (zie Deel 2.1. van de Handleiding). De Commissie moet via het Bureau vooraf schriftelijk van de terugtrekking in kennis worden gesteld. De wijziging moet in het Eindverslag naar behoren worden uitgelegd en gerechtvaardigd. Wij onderstrepen dat indien een partner het project gedurende de subsidieperiode verlaat, de door hem voor het project gemaakte onkosten voor vergoeding in aanmerking blijven komen als zij betrekking hebben op activiteiten die vóór het vertrek van de partner plaats vonden en als de coördinator de relevante bewijsstukken kan overleggen. Indien de terugtrekking van een partner uit het project van grote invloed is op het werkschema, moet een nieuw werkschema worden ingediend, samen met een verzoek tot contractwijziging (zie Deel 1.2.2. hieronder). Bedenk wel dat tijdens de subsidieperiode geen partners mogen worden toegevoegd of vervangen. Partners die niet in de oorspronkelijke aanvraag werden vermeld, kunnen slechts op eigen kosten deelnemen.

1.1.2. WIJZIGING VAN DE WETTIGE VERTEGENWOORDIGER Indien de wettige vertegenwoordiger verandert, dient de Commissie hiervan via het Bureau schriftelijk in kennis te worden gesteld. De Begunstigden moeten hiertoe de in Bijlage A van de Handleiding verstrekte formulieren gebruiken.

1.1.3. WIJZIGING VAN DE CONTACTGEGEVENS Indien er andere wijzigingen in de projectgegevens worden doorgevoerd (b.v. wijziging van het adres van de Begunstigde; wijziging van telefoon, fax en/of e-mail, wijziging van ERASMUS-coördinator), dient de Commissie hiervan via het Bureau schriftelijk in kennis te worden gesteld. De Begunstigden moeten hiertoe de in Bijlage A van de Handleiding verstrekte formulieren gebruiken.

1.2. CONTRACTUELE WIJZIGINGEN Hieronder vindt u een beschrijving van de verschillende typen contractuele wijzigingen. Het doel van deze lijst is de aandacht van de Begunstigde te vestigen op bepaalde wijzigingen die formeel moeten worden goedgekeurd door de Commissie. Bovendien moet men goed bedenken dat het uitblijven van een officieel verzoek tot wijziging ernstige problemen kan veroorzaken in het stadium van de beoordeling van het -5-


Eindverslag en in bepaalde gevallen zelfs kan resulteren in een korting van de uiteindelijke subsidie. De lijst met wijzigingen is evenwel niet volledig en bij twijfel dient het Bureau om verduidelijking te worden gevraagd. De Begunstigde moet via het Bureau bij de Commissie een schriftelijk verzoek tot contractwijziging indienen, dat gedateerd en ondertekend is door haar wettige vertegenwoordiger. De Commissie zal in elk afzonderlijk geval bekijken of de verzochte wijziging al dan niet formeel moet worden goedgekeurd, en zal de Begunstigde van haar beslissing op de hoogte stellen. Om door de Commissie in overweging te worden genomen, dienen verzoeken binnen de in Artikel II.13 van de Algemene Voorwaarden van de Financiële Overeenkomst gespecificeerde tijdslimiet bij het Bureau te worden ingediend. Vergeet niet dat ieder verzoek tot wijziging moet worden ondersteund door een gedetailleerde verantwoording en beschrijving van de gewenste wijzigingen. De wijziging wordt pas van kracht wanneer de Commissie hieraan schriftelijk haar goedkeuring heeft gehecht. Voor iedere voorgestelde wijziging in de Financiële Overeenkomst of het werkschema dient de Begunstigde de in Bijlage A van de Handleiding verstrekte formulieren te gebruiken. Deze formulieren bevatten tevens verdere richtsnoeren.

1.2.1. WIJZIGING IN HET BEHEER – WIJZIGING VAN COÖRDINATOR De coördinator van het project speelt een uiterst belangrijke rol in het verloop én de uiteindelijke succesvolle verwezenlijking van het project. Een wijziging van de coördinator dient daarom formeel te worden goedgekeurd door de Commissie. Voor een verzoek tot wijziging van de coördinator van het project dient de Begunstigde de in Bijlage A van de Handleiding verstrekte formulieren te gebruiken.

1.2.2. WIJZIGING IN HET WERKSCHEMA Een wijziging in het werkplan is een belangrijke verandering en dient formeel te worden goedgekeurd. Zij kan inter alia gepaard gaan met de onderbreking/stopzetting van een activiteit, een verandering van drager (bijvoorbeeld een presentatie op cd-rom vervangen door een presentatie op Internet), een verandering in de talen van het product (bijvoorbeeld een gids van goede praktijken die in vier in plaats van de geplande vijf talen wordt verspreid), of een verandering in de structuur van een product (bijvoorbeeld een verandering in de hoeveelheid materialen die voor een cursus wordt ontwikkeld). Bij de indiening van het verzoek tot wijziging dient de Begunstigde goed te controleren of deze wijziging enig direct gevolg zal hebben voor andere aspecten van de Overeenkomst (met name financiële aspecten). De Begunstigden dienen gebruik te maken van de formulieren in Bijlage A van de Handleiding.

1.2.3. WIJZIGING VAN DE BANKGEGEVENS Voor een wijziging van de bankgegevens dient de Commissie formeel haar goedkeuring te verlenen en moeten de Begunstigden de in Bijlage A van deze Handleiding verstrekte formulieren te gebruiken.

-6-


2.

MINIMUMVEREISTEN VOOR EN SUBSIDIABELE UITGAVEN VAN VERLENGDE CD- EN DISS-PROJECTEN

Dit deel bevat informatie over de minimumvereisten en regels waaraan de VERLENGDE CD- en DISSprojecten moeten voldoen om voor financiering in aanmerking te komen.

2.1. MINIMUMVEREISTEN Naast de voorwaarden van de Financiële Overeenkomst behoren ook de onderstaande regels tot de minimumvoorwaarden voor subsidiëring van de activiteiten. Het project mag slechts overeenkomstig de volgende voorwaarden worden uitgevoerd: a)

Het VERLENGDE CD- of DISS-project wordt uitgevoerd door een hoger-onderwijsinstelling in minstens een EU-lidstaat en twee andere deelnemende landen. Indien, na de terugtrekking van een of meer aanvaardbare partners, niet langer aan deze voorwaarde kan worden voldaan, moet de coördinator de Commissie onmiddellijk, via het Bureau, op de hoogte stellen en dienen alle activiteiten en uitgaven met betrekking tot het project tot nadere kennisgeving van de Commissie te worden gestopt. Bij gebreke daarvan kan de Commissie in het stadium van het Eindverslag de gehele toegekende subsidie terugvorderen.

b)

Alleen de partnerinstellingen die worden genoemd onder Punt B.1 van Deel B van de Financiële Overeenkomst worden beschouwd als aanvaardbare projectpartners. Daarom worden binnen het kader van het partnerschap slechts de door deze partners gemaakte kosten beschouwd als subsidiabel.

Indien bepaalde activiteiten niet aan de bovengenoemde minimumvoorwaarden voldoen, behoudt de Commissie zich het recht voor de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.

2.2. SUBSIDIABELE KOSTEN 2.2.1. ALGEMENE PRINCIPES De Begunstigde moet erop toezien dat: • • •

Alle gemaakte kosten noodzakelijk zijn voor de prestaties van het project en niet onnodig hoog zijn; Geen ledenorganisatie van het partnerschap winst behaalt uit een door de Europese Gemeenschap toegekende subsidie; Bij alle financiële verslagen elke uitgavenpost slechts onder één post wordt vermeld.

Aan het eind van het project moeten alle gedane uitgaven worden gerechtvaardigd met facturen of boekhoudkundige documenten van gelijke waarde. Als het Bureau erom vraagt, moeten kopieën van deze documenten worden overlegd. De door het partnerschap gemaakte kosten zijn subsidiabel als ze: • •

rechtstreeks verband houden met de implementatie van het project, overeenkomstig het werkschema van het project; verband houden met activiteiten met landen die officieel voor deelname aan het programma in aanmerking komen; en

-7-


•

in overeenstemming zijn met de regels in de Handleiding en de Financiële Overeenkomst.

2.2.2. SUBSIDIABELE KOSTEN VOOR VERLENGDE CD-PROJECTEN Binnen een goedgekeurd VERLENGD CD-project worden de volgende kosten beschouwd als subsidiabele uitgaven: • • • • • •

Reis, verblijf en huisvestingskosten van academisch en/of administratief personeel met het oog op voorbereidings-, begeleidingsen evaluatiebijeenkomsten, gemaakt door partners die uit het buitenland komen of binnen het land reizen; Apparatuur, indien deze in verband staat met het gebruik van OAO, of nieuwe informatie- en communicatietechnologieën die strikt noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling van het studieprogrammaproject; administratiekosten (beperkt tot 20% van de totale geraamde kosten van het project); productie, vertaling, implementatie en verspreiding van onderwijsmateriaal dat rechtstreeks verband houdt met of voortvloeit uit de ontwikkeling van het studieprogrammaproject; overige kosten; BTW, douanerechten en andere belastingen op goederen en diensten (mits zij een definitieve kost zijn voor de Begunstigde of haar partners, zie Deel 2.4.6. van deze Handleiding).

2.2.3. SUBSIDIABELE KOSTEN VOOR DISS-PROJECTEN Binnen een goedgekeurd DISS-project worden de volgende kosten beschouwd als subsidiabele uitgaven: •

• • • • •

Reis, verblijf en huisvestingskosten van academisch en/of administratief personeel, gemaakt door partners die uit het buitenland komen of binnen het land reizen, met het oog op • voorbereidings-, begeleidingsen evaluatiebijeenkomsten in verband met de verspreidingsactiviteiten en/of de implementatie van het project voor de gemeenschappelijke ontwikkeling van studieprogramma’s; • conferenties en bijeenkomsten voor de presentatie van het project en de verspreiding van de resultaten aan toekomstige partners; Apparatuur, indien deze in verband staat met het gebruik van OAO, of nieuwe informatie- en communicatietechnologieën die strikt noodzakelijk zijn voor de ontwikkeling van het studieprogrammaproject; administratiekosten (beperkt tot 20% van de totale geraamde kosten van het project); productie, vertaling, implementatie en verspreiding van onderwijsmateriaal dat rechtstreeks verband houdt met of voortvloeit uit de ontwikkeling van het studieprogrammaproject; overige kosten; BTW, douanerechten en andere belastingen op goederen en diensten (mits zij een definitieve kost zijn voor de Begunstigde of haar partners, zie Deel 2.4.6. van deze Handleiding).

2.3. NIET-SUBSIDIABELE KOSTEN Naast de kosten die buiten Deel 2.2.2. en 2.2.3. hierboven vallen, komen ook de volgende uitgavenposten niet voor subsidiëring in aanmerking. Deze mogen dan ook onder geen enkele post in het Eindverslag worden ingevoerd: • • • •

uitgaven vóór of na de aanvaardbare uitgavenperiode in de Financiële Overeenkomst; uitgaven die reeds uit andere bronnen gefinancierd werden, met name uit andere communautaire gelden (indien de fondsen complementair zijn, dient dit expliciet te worden verantwoord en verduidelijkt); amusements- of representatiekosten; uitgaven voor reizen naar andere landen dan degene die aan het programma deelnemen, tenzij de Commissie uitdrukkelijk vooraf toestemming heeft verleend;

-8-


• • • • • • • • • • • • • • • •

structurele kosten in verband met de aankoop, verbetering of instandhouding van gebouwen of meubilair van de Begunstigde; bijdragen in natura; kosten van investeringskapitaal; voorzieningen voor toekomstige verliezen of schulden; voorzieningen voor vereffening of afbouw van een bedrijf, verbreking van een leasecontract of wettelijke aansprakelijkheden; voorzieningen voor contractuele of morele verplichtingen; reservefondsen; schulden en betalingsachterstanden; boetes, geldstraffen en kosten van rechtszaken; kosten van huur, verwarming, elektriciteit, water en andere huurlasten die gewoonlijk door de leden van het partnerschap worden gedragen; kosten in verband met de aankoop van kantoorapparatuur (zoals meubilair en kopieermachines); ongepaste of ondoordachte kosten; alle uitgaven van instellingen die niet tot het goedgekeurde partnerschap behoren; alle uitgaven die zonder wetenschap of goedkeuring van het partnerschap zijn gedaan; alle uitgaven die verband houden met het runnen van de cursus; Alleen voor DISS: alle uitgaven die betrekking hebben op de ontwikkelingsfase van het programma voor de ontwikkeling van studieprogramma’s.

2.4. PRINCIPES VOOR DE VERSCHILLENDE CATEGORIEËN EN TYPEN KOSTEN Dit deel geeft een gedetailleerde beschrijving van de subsidiabele kosten voor VERLENGDE CD- en DISSprojecten. Het dient in samenhang met Deel 2.1. tot 2.3. hierboven te worden gelezen.

2.4.1. REIS-, HUISVESTINGS- EN VERBLIJFKOSTEN Deze kosten zijn slechts aanvaardbaar indien zij rechtstreeks met het project verband houden en betrekking hebben op precieze en duidelijk te identificeren activiteiten. Reis- en verzekeringskosten worden gebaseerd op de werkelijk gemaakte kosten. Men dient hiertoe de goedkoopste tickets te gebruiken en wordt geacht met een aantal reisbureaus contact op te nemen teneinde de gunstigste prijzen te bedingen. Afstanden tot 400 kilometer moeten per trein afgelegd worden (eersteklas als de deelnemer dit verkiest en als de regels van zijn instelling dit toelaten), behalve in noodgevallen of indien een zee moet worden overgestoken. Voor afstanden van meer dan 400 kilometer (of minder in noodgevallen of wanneer een zee moet worden overgestoken) is reizen per vliegtuig toegestaan. Hierbij moet zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van Apex-tickets of speciale tickets. Vliegtuigkosten hoger dan economy class zijn niet toegestaan. Indien per auto gereisd wordt, zijn kosten aanvaardbaar, maar zij zullen wel berekend worden tegen de volgende voorwaarden: a) b)

Privé-auto of taxi: het bedrag dat voor vergoeding in aanmerking komt beperkt zich tot de prijs van één eersteklas treinkaartje (ongeacht het aantal personen dat in de auto reist); Huurauto (klasse A, behalve indien er meer dan twee personen reizen, in welk geval maximaal klasse B mag worden gebruikt): hier worden de eigenlijke kosten toegekend (inclusief benzine). Van een huurauto mag echter alleen gebruik worden gemaakt indien er geen ander geschikt vervoermiddel beschikbaar is.

-9-


De normale kosten van een reisverzekering komen voor vergoeding in aanmerking. De kosten van reizen naar en van landen die niet aan het SOCRATES-programma deelnemen, komen slechts in aanmerking indien de Commissie uitdrukkelijk vooraf toestemming heeft gegeven. Reis- en verblijfkosten voor reizen naar landen die niet in het partnerschap zijn vertegenwoordigd maar wel voor deelname aan het Programma in aanmerking komen, zijn toegestaan op voorwaarde dat zij rechtstreeks verband houden met de implementatie van het project en kan worden aangetoond dat de subsidie op redelijke en zuinige wijze is benut. Reis- en verblijfkosten van personen die niet specifiek in dienst zijn van een partner in het project of diens onderaannemer, zijn toegestaan op voorwaarde dat zij rechtstreeks verband houden met de implementatie van het project en kan worden aangetoond dat de subsidie op redelijke en zuinige wijze is benut. Verblijfkosten en kosten voor levensonderhoud zijn aanvaardbaar op voorwaarde dat: • • •

zij gezien de verblijfplaats noodzakelijk en redelijk zijn; zij berekend worden in overeenstemming met de interne voorschriften van de thuisinstelling van de persoon die de reis maakt; zij de in onderstaande tabel vermelde maximumbedragen per persoon per dag niet overschrijden: Land BE DK DE GR ES FR IE IT LU NL AT PT FI SE UK

België Denemarken Duitsland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Luxemburg Nederland Oostenrijk Portugal Finland Zweden Verenigd Koninkrijk

Maximum in EUR 150 179 127 113 141 130 165 130 143 148 122 143 156 157 199

Country IS IJsland LI Liechtenstein NO Noorwegen BG Bulgarije CZ Republiek Tsjechië EE Estland CY Cyprus LV Letland LT Litouwen HU Hongarije MT Malta PL Polen RO Roemenië SI Slovenië SK Slowakije

Maximum in EUR 183 174 171 157 214 129 100 174 126 136 86 227 185 148 164

De in de tabel vermelde bedragen omvatten alle kosten die verband houden met het verblijf in het betreffende land. Indien er geen overnachting nodig is, worden de bedragen met 50% verlaagd. Indien deze beperkingen in acht worden genomen, kan men ervoor kiezen de verblijfkosten en de kosten voor levensonderhoud te laten vergoeden op basis van de eigenlijke kosten of een vast bedrag. Indien de interne voorschriften van de instelling van de reizende persoon echter een lagere grenswaarde stellen dan degene die in bovenstaande tabel vermeld worden, dienen de eerste te worden gebruikt als basis voor de berekening.

2.4.2. UITGAVEN IN VERBAND MET GEBRUIK VAN NIEUWE TECHNOLOGIEËN OF OAO EN AANSCHAF VAN APPARATUUR De kosten van het verwerven van hardware en apparatuur - door aankoop, leasing of huur - komen slechts voor vergoeding in aanmerking indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de prestaties van het betrokken project. Indien men de keuze heeft tussen leasen, huren of kopen van hardware en apparatuur, moet voor de minst dure methode worden gekozen. Er dient contact te worden opgenomen met een aantal leveranciers om ervoor te zorgen dat de apparatuur zo goedkoop mogelijk geleverd wordt. Indien men kiest voor het huren of leasen - 10 -


van hardware of apparatuur, dan komen de kosten van een eventuele opkoop aan het einde van de lease- of huurperiode niet in aanmerking. Indien kosten voor hardware en apparatuur zijn toegestaan, kunnen hierbij tevens installatie-, onderhouds- en verzekeringskosten voor de apparatuur worden inbegrepen, maar deze blijven wel beperkt tot het procentuele gebruik van de apparatuur voor het project. Alle kosten voor de referentieperiode komen in aanmerking, zij het aangepast aan het procentuele gebruik voor het project. Indien de aankoop van hardware of apparatuur is toegestaan, zullen de kosten als volgt worden berekend: a) b)

Bij de berekening van de afschrijving zal alle hardware en apparatuur worden geacht een gebruiksduur van drie jaar te hebben indien de aankoopprijs meer dan € 1 000 bedraagt (exclusief BTW); Bij de berekening van de kosten per jaar zal rekening worden gehouden met een afschrijvingspercentage van 33,33 %, maar deze kosten zullen worden gecorrigeerd voor het procentuele gebruik in het project. Zo bedragen de toelaatbare kosten in een bepaald jaar voor een installatie met een waarde van € 10 000, die voor 50 % voor het project wordt gebruikt, € 1 666 10 000 x 33.33% x 50% = € 1 666.

c) d)

In het tweede jaar van het project zullen de kosten, indien het gebruik van de hardware of apparatuur gelijk blijft, opnieuw vergoed worden voor een bedrag van € 1 666. Als voor het tweede jaar geen gebruik van de hardware en/of apparatuur is voorzien, dan komen voor dat jaar geen kosten (afschrijving of andere) in aanmerking; Wanneer de totale waarde van de apparatuur of hardware onder het bedrag van € 1 000 (exclusief BTW) blijft, dan komt in dat jaar de volledige aankoopsom in aanmerking, aangepast aan het procentuele gebruik in het betreffende project; Kosten van afschrijving of aankoop komen niet voor vergoeding in aanmerking wanneer de hardware of apparatuur gekocht werd vóór het begin van de in de Financiële Overeenkomst genoemde subsidieperiode, behalve bij hernieuwde projecten waarvan de afschrijvingskosten in het vorige contractjaar reeds in aanmerking kwamen.

De kosten van materialen (b.v. gespecialiseerde software) hoeven slechts te worden afgeschreven indien dit een vereiste is volgens de wetgeving in het land waar de betrokken partner gevestigd is. Deze kosten worden evenwel aangepast aan het procentuele gebruik van het betrokken materiaal in het project. De Begunstigde dient ten minste drie vergelijkende offertes van drie onafhankelijke leveranciers aan te vragen voor alle goederen, diensten of apparatuur die 10 000 EUR of meer waard zijn (exclusief BTW). Desgewenst moeten gewaarmerkte kopieën van deze offertes aan de Commissie worden overlegd.

2.4.3. ALGEMENE ADMINISTRATIEKOSTEN Algemene administratiekosten zijn administratiekosten die rechtstreeks verband houden met het beheer van het project, waaronder met name: • • • • •

communicatiekosten (per telefoon, fax, post, enz.); administratie- en kantoorbenodigdheden (waaronder voor de administratie gebruikte computersoftware); verzekering (conferentieruimten); kopieerkosten; huur van externe gebouwen en faciliteiten, b.v. de huur van conferentieruimten of trainingsruimten, mits zij strikt noodzakelijk zijn voor verwezenlijking van de doelstellingen van het project; • secretariële, administratieve en/of technische personeelskosten (zie hieronder); Deze kosten worden berekend op grond van de boekhoudkundige principes, regels en methodes die van toepassing zijn op de Begunstigde en/of haar partners. Deze principes, regels en methodes moeten billijk en redelijk zijn en overeenstemmen met de aanvaarde boekhoudkundige voorschriften in het betreffende land.

- 11 -


Desgewenst zal de Begunstigde de Commissie of het Bureau een volledige verklaring moeten overleggen van de door haarzelf of haar partners gebruikte methoden om deze lasten te berekenen. Administratiekosten mogen niet meer dan 20% van de totale geraamde projectkosten uitmaken. Administratiekosten kunnen ook personeelskosten zijn. Deze kosten blijven beperkt tot de kosten van secretarieel, administratief en/of technisch personeel dat - op voltijdse, deeltijdse of tijdelijke basis specifiek voor de activiteiten van het project wordt aangesteld. De kosten van secretarieel, administratief en/of technisch personeel dat voor de normale activiteiten van de instelling werd aangesteld, komen slechts voor subsidiëring in aanmerking als zij betrekking hebben op de betaling van overwerk dat geheel en specifiek verband houdt met de activiteiten van het project en duidelijk als zodanig op het loonstrookje wordt gespecificeerd. Personeelskosten mogen niet hoger zijn dan de norm voor de arbeidsmarkt in het betrokken land.

2.4.4. KOSTEN VAN PRODUCTIE, AFDRUK, VERSPREIDING, VERTALING Deze kosten zijn subsidiabel als zij een redelijk bedrag vertegenwoordigen en in verhouding staan tot het volume en de complexiteit van de betrokken documenten of materialen. De Begunstigde moet proberen de best mogelijke prijzen te verkrijgen voor het uit te voeren werk. Indien een lid van het partnerschap zijn eigen technische afdelingen gebruikt voor productie-, afdruk- of distributiedoeleinden binnen het project, beslaan de subsidiabele kosten slechts materiaalkosten (kantoorbenodigdheden) zoals papier. Als een lid van het partnerschap speciaal en exclusief voor deze taken personeel aanstelt of duidelijk herkenbare betalingen verricht voor overwerk, dienen de bijbehorende personeelskosten te worden ingevoerd onder Algemene Administratiekosten (zie Deel 2.4.3.). In elk geval mogen de totale kosten voor deze activiteiten niet meer bedragen dan wat normaal gesproken door een externe aannemer voor de betrokken taken zou worden aangerekend. De Begunstigde dient ten minste drie vergelijkende offertes van drie onafhankelijke leveranciers aan te vragen voor alle goederen, diensten of apparatuur die 10 000 EUR of meer waard zijn (exclusief BTW). Desgewenst moeten gewaarmerkte kopieën van deze offertes aan de Commissie worden overlegd. Indien een lid van het partnerschap voor de uitvoering van de actie een toeleveringscontract moet sluiten, vraagt het vergelijkende inschrijvingen van potentiële aannemers en wijst hij het contract toe aan het meest rendabele aanbod; hierbij ziet het lid erop toe de principes van transparantie en gelijke behandeling van potentiële aannemers na te leven en elk belangenconflict te vermijden. Het sluit met de onderaannemer een overeenkomst waarin wordt gegarandeerd dat deze de Financiële Overeenkomst en haar Bijlagen respecteert. De Begunstigde moet erop toezien dat de krachtens Artikel II.1, II.2, II3, II.4, II.5, II.6, II.10 en II.19 van de Overeenkomst op haar van toepassing zijnde verplichtingen ook voor de winnaar van het contract gelden. De basisactiviteiten van het project mogen niet worden uitbesteed. Toeleveringscontracten mogen slechts de uitvoering van een beperkt deel van project beslaan.

2.4.5. OVERIGE KOSTEN Andere kosten, die niet gedekt worden door Deel 2.4.1. tot 2.4.4. (b.v. bankkosten), kunnen in sommige gevallen toegestaan worden, op voorwaarde dat: • • •

het om een redelijk bedrag gaat; zij strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de VERLENGDE CD- en DISS-activiteiten; zij in het Eindverslag volledig van documentatie en toelichting zijn voorzien; - 12 -


•

zij niet al elders in het Eindverslag voorkomen.

Bankkosten in verband met het openen of aanhouden van een rekening die speciaal voor het project bestemd is, alsook alle overschrijvings- en wisselkosten in verband met ontvangsten en betalingen voor subsidiabele projectuitgaven, komen voor subsidiëring in aanmerking. Kosten die verband houden met het aangaan of aanhouden van kredietlijnen, het in debet staan op een bankrekening of het aanhouden van waarborgfaciliteiten worden echter niet aanvaard.

2.4.6. BTW, DOUANERECHTEN EN ANDERE BELASTINGEN OP GOEDEREN EN DIENSTEN De Begunstigde dient bij de bevoegde nationale autoriteiten na te gaan welke bepalingen, regels en wetgeving in hun land van toepassing zijn op de belasting van projectuitgaven. De BTW mag alleen het project worden aangerekend indien het een definitieve belasting betreft, d.w.z. een belasting die niet aftrekbaar is en niet door de Begunstigde of de partners kan worden verhaald. Naast de BTW kunnen nog andere vormen van belasting, rechten of lasten in aanmerking komen die betrekking hebben op de projectuitgaven en uit de communautaire financiering voortvloeien, mits zij werkelijk en definitief door de betrokken partners worden gedragen.

- 13 -


3.

FINANCIEEL BEHEER BEGUNSTIGDE

VAN

HET

PROJECT

DOOR

DE

3.1. BANKREKENING De bankrekening die vermeld wordt in de Financiële Overeenkomst en waarop de ERASMUS-subsidie moet worden uitbetaald, dient waar mogelijk in € te zijn en: • • •

te zijn geopend op naam van de Begunstigde organisatie (persoonlijke rekeningen zijn in geen geval toegestaan); waar mogelijk specifiek te zijn voor het project; te zijn geopend in een van de deelnemende landen.

Contante geldopnames moeten worden vermeden en in elk geval worden gestaafd met reçu’s. De Begunstigde wordt sterk aangeraden voor elk ERASMUS-project apart een rekening of sub-rekening aan te houden. In het geval van een algemene of specifieke rekening moet de Begunstigde echter een boekhoudsysteem opzetten waarbij de bewegingen op de bankrekening duidelijk in verband worden gebracht met de uitgaven en ontvangsten van het ERASMUS-project. Wijziging van de bankgegevens dient formeel te worden goedgekeurd door de Commissie en de Begunstigde moet hiervoor de in Bijlage A van de Handleiding verstrekte formulieren gebruiken. De Begunstigde moet het, aan de hand van een analytisch boekhoudsysteem of een intern financieel beheerssysteem, mogelijk maken de bronnen van de projectfinanciering en alle projectuitgaven tijdens de subsidieperiode te identificeren.

3.2. BEHEER VAN HET PARTNERSCHAP In het kader van de partnerschapsovereenkomsten met elk van de aanvaardbare partners bij het ERASMUSproject dient de Begunstigde: • • •

alle vereiste maatregelen te nemen om de actieve samenwerking van haar partners te garanderen, evenals hun volledige naleving van alle bepalingen van de Financiële Overeenkomst, het met deze partners eens te worden over de distributie van de fondsen, een exemplaar van de Financiële Overeenkomst, inclusief Bijlagen, naar elke partner te sturen.

Iedere partner wiens naam niet wordt genoemd onder Punt B.1 van Deel B van de Financiële Overeenkomst, wordt niet als zodanig erkend in het kader van de Financiële Overeenkomst. De kosten met betrekking tot die partner zullen dan ook niet subsidiabel zijn. Indien de Commissie of het Bureau het wenst, zal de Begunstigde een exemplaar moeten overleggen van alle schriftelijke overeenkomsten met de verschillende partners die onder Punt B.1 van Deel B van de Financiële Overeenkomst werden genoemd. De Commissie weigert iedere aansprakelijkheid voor de betrekkingen tussen de partners en met name voor de verdeling van de subsidie tussen de Begunstigde en haar partners. Het feit dat de Commissie (of het Bureau) op de hoogte is gesteld van de overeenkomsten tussen de Begunstigde en haar partners, verandert niets aan de verantwoordelijkheid van de Begunstigde op dit gebied.

- 14 -


3.3. WISSELKOERSEN De bedragen in het Eindverslag moeten in € worden uitgedrukt. De Commissie heeft het recht om een Eindverslag te weigeren waarin de uitgaven zijn weergegeven in een andere valuta. De te gebruiken wisselkoers (niet-€-landen) is de in Artikel II.16.1 van de Financiële Overeenkomst genoemde koers.

- 15 -


4.

EINDVERSLAG

4.1. ALGEMENE OPMERKINGEN De Begunstigde is jegens de Commissie aansprakelijk voor de rechtvaardiging van alle subsidiabele kosten die voor het project worden gemaakt, evenals voor de beschrijving van alle activiteiten die binnen het kader van het project worden uitgevoerd. Het Eindverslag is een cruciale fase in het project, daar het een globaal overzicht biedt van: • de producten en resultaten van het project, in verhouding tot de in de aanvraag genoemde doelstellingen (wat de activiteiten/producten betreft); • de gemaakte kosten om deze resultaten te bereiken. Het Eindverslag moet een zo compleet en accuraat mogelijk beeld van het project geven. De Begunstigden worden daarom aangeraden het verslagformulier meteen na ontvangst zorgvuldig door te nemen, zodat zij vertrouwd zijn met zijn inhoud en zich bewust zijn van de financiële en boekhoudkundige informatie die nodig is om het in te vullen. In elk verslag vormen de verschillende financiële tabellen een coherent geheel, wat betekent dat de cijfers consequent moeten zijn. Alvorens het verslag in te dienen, moet de Begunstigde controleren dat de verstrekte informatie aan deze vereiste voldoet, met verwijzing naar de verklarende opmerkingen in de Handleiding en in het formulier voor het Eindverslag. De bedragen in het formulier voor het Eindverslag moeten worden opgegeven in € en worden afgerond tot op het dichtstbijzijnde hele cijfer. Bovendien moet de Begunstigde, alvorens het verslag in te dienen, controleren dat de (sub)totalen correct zijn opgeteld.

4.2. INDIENING VAN HET EINDVERSLAG Het Eindverslag moet in twee exemplaren naar de Commissie worden gezonden (gericht aan het Bureau), met inbegrip van de in Artikel II.15 van de Financiële Overeenkomst genoemde elementen, binnen de in Artikel I.5 van de Financiële Overeenkomst genoemde uiterste termijnen. Het Eindverslag moet in een van de 11 officiële talen van de Europese Unie worden geschreven, op het standaardformulier bij de Financiële Overeenkomst. Dit standaardformulier kan na simpele kennisgeving aan de Begunstigde door de Commissie worden gewijzigd. De Begunstigde moet de partnerinstellingen informeren omtrent het Eindverslag en de Onkostendeclaratie. Instructies voor het invullen van het Eindverslagformulier vindt u in Bijlage IV bij de Financiële Overeenkomst. Het Eindverslag bestaat uit de volgende delen: • •

een verhalend (technisch) deel, dat een gedetailleerd beeld van het project moet verstrekken, aan de hand van een beschrijving van alle activiteiten, producten en resultaten die gedurende het hele project zijn verwezenlijkt; een financieel deel met details van de uitgaven en inkomsten2. Het moet volledig zijn en alle uitgaven in verband met de uitvoering van het project noemen;

2 Onder “inkomsten” worden hier alle financieringsbronnen voor het project verstaan.

- 16 -


•

een exemplaar (niet in drievoud) van elk van de in het kader van het project geproduceerde documenten en materialen (audio- of videodocumenten, modellen, verslagen, studies, onderwijsmaterialen, enz.), evenals alle vermeldingen van het project in de pers (televisie, radio, kranten). De Commissie behoudt zich bovendien het recht voor om aanvullende exemplaren te verzoeken (tot 10 exemplaren).

Indien het verslag niet aan de bovengenoemde criteria voldoet, is het mogelijk dat de Commissie het pas analyseert wanneer de formele presentatie correct is. Indien de Commissie de verslagen niet in het correcte formaat ontvangt, kan de subsidie worden herroepen en de Begunstigde worden gevraagd de reeds uitbetaalde subsidie aan de Commissie terug te geven. Daarom is het sterk aan te raden het Eindverslag te laten nalezen door iemand in de organisatie van de Begunstigde met een boekhoudkundige opleiding en ervaring. Het Eindverslag moet worden gedateerd en ondertekend door de bevoegde wettige vertegenwoordiger van de Begunstigde, zoals deze op de omslag van de Financiële Overeenkomst of in een wijziging hiervan wordt genoemd.

4.3. ANALYSE VAN HET EINDVERSLAG Het Eindverslag wordt, zo nodig met de hulp van experts, overeenkomstig de volgende procedure door de Commissie geanalyseerd: • •

Van de totale projectkosten die in het Eindverslag worden gedeclareerd, worden alle niet-subsidiabele posten, zoals gedefinieerd in deze Handleiding en in de Financiële Overeenkomst, afgetrokken om uiteindelijk uit te komen op de totale subsidiabele projectkosten. Vervolgens wordt het financieringspercentage, zoals gespecificeerd onder Punt A.4 van Deel A van de Financiële Overeenkomst, toegepast op deze totale subsidiabele projectkosten, om uit te komen op de uiteindelijk toegekende subsidie. Van dit bedrag wordt de reeds aan de Begunstigde uitbetaalde voorfinanciering afgetrokken en hierna wordt het eventuele resterende saldo aan de Begunstigde overgemaakt. Als de totale subsidiabele projectkosten echter hoger uitvallen dan de oorspronkelijke geraamde kosten, mag de toegekende subsidie niet hoger zijn dan het onder Punt A.4 van Deel A van de Financiële Overeenkomst gespecificeerde maximum.

Voorbeeld 1 Totale geraamde kosten

Maximumsubsidie (Financieringspercentage)

Gedeclareerde kosten in Eindverslag

Totale subsidiabele kosten Eindsubsidie na analyse

100 000 EUR

60 000 EUR (60%)

100 000 EUR

90 000 EUR

54 000 EUR

Het uiteindelijke subsidiebedrag wordt verkregen door de totale subsidiabele kosten te vermenigvuldigen met het overeengekomen financieringspercentage. Als de Begunstigde een voorfinanciering heeft ontvangen van 48 000 EUR, heeft zij nog een eindbetaling tegoed van 6 000 EUR (54 000 EUR – 48 000 EUR). Voorbeeld 2 Totale geraamde kosten




100 000 EUR

60 000 EUR (60%)

150 000 EUR

150 000 EUR

- 17 -

60 000 EUR


In dit geval zijn de totale subsidiabele kosten weliswaar hoger dan de totale geraamde kosten, maar de eindsubsidie mag niet hoger zijn dan het maximumbedrag van 60 000 EUR. Als de Begunstigde een voorfinanciering heeft ontvangen van 48 000 EUR, heeft zij dus nog een eindbetaling tegoed van 12 000 EUR (60 000 EUR – 48 000 EUR). Voorbeeld 3 Totale geraamde kosten




100 000 EUR

60 000 EUR (60%)

80 000 EUR

80 000 EUR

48 000 EUR

In dit voorbeeld zijn de gedeclareerde kosten in het Eindverslag lager dan de totale geraamde kosten. Dit leidt tot een lagere eindsubsidie dan de maximumsubsidie, omdat: • de maximale ERASMUS-subsidie wordt weergegeven als een percentage van de totale geraamde kosten; • dit percentage (hier: 60%) deel uitmaakt van de Financiële Overeenkomst (zie Artikel I.3.2) en niet kan worden gewijzigd; • een verlaging in de totale projectkosten tot een verlaging van het bedrag van de maximale ERASMUS-subsidie in absolute cijfers leidt. Indien de eindsubsidie minder bedraagt dan de door de Commissie betaalde voorfinanciering, moet de Begunstigde het verschil desgewenst aan de Commissie terugbetalen (zie Artikel II.17. van de Financiële Overeenkomst). De regels in dit deel doen niets af aan de rechten van de Commissie om de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen als zij niet tevreden is met de inhoud van het project. Naast de bovengenoemde terugbetalingen zijn op grond van de bepalingen van Artikels II.17. en II.18. van de Financiële Overeenkomst nog andere terugbetalingen of terugvorderingen mogelijk. Niets in dit of een ander deel van deze Regels verandert iets aan de rechten van de Commissie om haar rechten uit hoofde van de bovengenoemde artikels van de Financiële Overeenkomst te doen gelden.

4.4. VERZOEK OM AANVULLENDE INFORMATIE Op verzoek van de Commissie of het Bureau verbindt de Begunstigde zich ertoe op eigen kosten en binnen de in Artikel I.4 van de Financiële Overeenkomst genoemde uiterste termijn, eventuele aanvullende informatie, facturen of documenten (zie Deel 5. van deze Handleiding) te verstrekken met betrekking tot de activiteiten en het gebruik van de in het kader van de overeenkomst toegekende subsidie. Deze informatie kan ook op steekproefbasis worden verlangd.

4.5. BEROEP Indien de Begunstigde het niet eens is met de door de Commissie toegekende of teruggevorderde subsidie, kan zij beroep aantekenen bij het Bureau. Om geldig te zijn, dient het beroep binnen 60 dagen na de datum van afrekening schriftelijk bij het Bureau te worden ingediend. De Begunstigde dient de gronden waarop zij de beslissing van de Commissie aanvecht, gedetailleerd weer te geven en kopieën bij te voegen van alle relevante ondersteunende documenten of bewijsstukken waarop zij zich baseert. De argumenten van het beroep moeten gebaseerd zijn op nieuwe elementen of feiten die niet in overweging waren genomen bij de oorspronkelijke analyse van het Eindverslag. Bedenk wel dat de Commissie een beroep mag verwerpen dat niet binnen een periode van 60 dagen werd ingediend of niet de nodige bewijsstukken of documentatie bevat. De Commissie beslist over het beroep en het resultaat zal, gewoonlijk binnen 4 maanden na de datum van indiening van het beroep, met redenen omkleed aan de Begunstigde worden meegedeeld. - 18 -


5.

ONDERSTEUNENDE DOCUMENTEN

Dit deel bevat informatie over de ondersteunende documenten die de Begunstigde moet verstrekken in geval van een audit, een verzoek om aanvullende informatie of een steekproef.

5.1. ALGEMENE REGELS VOOR DOCUMENTEN De Begunstigde dient bewijzen te overleggen van de totale kosten die voor de uitvoering van het ERASMUS-project zijn gemaakt. Documenten van de begunstigde moeten origineel en gedateerd zijn. Bij uitgaven die door de partners worden gemaakt moet de Begunstigde kopieën van facturen kunnen overleggen die door de financiële ambtenaar van de betrokken partner als echt en exact zijn gewaarmerkt. De Commissie behoudt zich het recht voor inzage in de originelen te vragen. Pro forma facturen worden niet aanvaard, behalve voor uitgaven die reeds zijn gedaan maar nog niet zijn uitbetaald, in welk geval de Begunstigde later een bewijs van betaling zal moeten overleggen. Desgewenst moeten de Begunstigde en de partners alle noodzakelijke bankdocumenten overleggen ter verificatie van de betalingen en andere transacties die in verband met het uitgevoerde project zijn verricht, inclusief rente die op de ERASMUS-subsidie wordt verdiend. Indien de Begunstigde geen passende ondersteunende documenten kan overleggen voor in verband met het project gedane uitgaven, of indien de beschikbare ondersteunende documenten niet aan de vereisten van dit hoofdstuk voldoen, heeft de Commissie het recht de betrokken onkosten uit de totale aanvaardbare uitgaven te schrappen. De vereiste ondersteunende documenten voor elk type uitgave worden in het volgende deel besproken:

5.2. SPECIFIEKE REGELS VOOR DE VERSCHILLENDE POSTEN Personeelskosten Voor VERLENGDE CD- en DISS-projecten dient de Begunstigde, naast de in Deel 2.4.3. van deze Handleiding gespecificeerde zaken, nog het volgende ter beschikking te houden: kopieën van de contracten voor al het secretarieel, administratief en/of technisch personeel dat voor de projectactiviteiten wordt aangesteld en wiens loonkosten in het Eindverslag als deel van de administratiekosten worden ingevoerd. Reis- en verblijfkosten (zie Deel 2.4.1.) Reiskosten moeten met de volgende documenten worden gestaafd: • voor treinreizen: originele tickets (indien de originelen voor belastingdoeleinden moeten worden achtergehouden, dienen gewaarmerkte kopieën te worden overlegd); • voor vliegreizen: originele tickets of boarding passes (indien de originelen voor belastingdoeleinden moeten worden achtergehouden, dienen gecertificeerde kopieën te worden overlegd); • voor reizen in een privé-voertuig: op basis van een verklaring van de spoorweg- of luchtvaartmaatschappij die de prijs van de trein- of vliegreis bevestigt; • voor reizen in een huurwagen: op basis van de factuur; • voor taxireizen: op basis van het reçu.

- 19 -


Verblijfkosten, inclusief accommodatie en maaltijden, worden tegen de werkelijke kosten dan wel voor een vast bedrag vergoed, en mogen niet hoger uitvallen dan ofwel het dagelijkse tarief per persoon zoals dit wordt toegepast door de organisatie waartoe de reizende persoon behoort, ofwel het maximale dagelijkse tarief per persoon zoals dit wordt gespecificeerd in de tabel in Deel 2.4.1. van deze Handleiding, al naargelang wat lager is. Kosten in verband met apparatuur en materieel (zie Deel 2.4.2.) De Begunstigde moet alle originele documenten met betrekking tot de aankoop, leasing en huur van technologie en apparatuur kunnen overleggen, inclusief die met betrekking tot het onderhoud en de installatie van zulke apparatuur. Dit betekent dat er een passend systeem moet bestaan om de kosten van het gebruik van de apparatuur te kunnen identificeren. Facturen voor de aankoop van hardware en apparatuur - waar van toepassing samen met de standaardafschrijvingstabellen - moeten voor inspectie voorhanden zijn.

Algemene administratiekosten (zie Deel 2.4.3.) De Begunstigde moet duidelijk kunnen aantonen hoe deze kosten berekend, gemaakt en aan de uitgevoerde projectactiviteiten toegewezen werden. De Begunstigde moet voor haar kosten originele facturen kunnen overleggen.

Kosten van productie, afdruk, verspreiding en vertaling (zie Deel 2.4.4.) De Begunstigde moet voor haar kosten originele facturen kunnen overleggen. De facturen moeten gedetailleerd zijn en alle noodzakelijke informatie bevatten over bijvoorbeeld het betrokken werkvolume, de geproduceerde materialen, het gebruikte tarief en - waar van toepassing - de betrokken studio- en productietijd, enz. Indien dit werk door een interne afdeling is verricht, moet de Begunstigde de basis van kostenberekening rechtvaardigen.

Overige kosten (zie Deel 2.4.5.) Slechts werkelijk gemaakte kosten, zoals aangetoond door de bijbehorende facturen, kunnen het project worden aangerekend.

- 20 -

ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE HANDLEIDING VOOR BEGUNSTIGDEN

Recommend Documents