375. 615 1 Ind. a
ADMINISTRASI FARMASI Jilid I ( untuk kelas I ) Cetakan Ketiga Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001 KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Departemen Kesehatan RI Badan Pengembangan Dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Pusdiknakes 2004
375.615 1 Ind. a
ADMINISTRASI FARMASI Jilid I ( untuk kelas I ) Cetakan Ketiga
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001 KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Tim Penyusun : 1. Thomas Joko Nugroho, S.Pd. 2. Soemanto, BBA Tim Pembahas / Editor : 1. Drs. H. Amir Hamzah 2. Wahyu Wira Adimadja 3. Sultan Kurnia, SE., S.Sos. 4. Yayan Setiawan, SE. 5.
Susanti Sofas, S.Si., Apt.*)
i
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan petunjukNya, bahwa buku pegangan untuk siswa Sekolah Menengah Farmasi telah dapat disusun kembali. Penyusunan kembali ini dikarenakan telah berlakunya kurikulum baru yakni Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001. Kami sangat menghargai usaha Tim Penyusun buku pegangan ini yang dikoordinir oleh Sekretariat Bersama Sekolah Menengah Farmasi Se Indonesia dan telah melibatkan seluruh unsur SMF Se Indonesia. Kita harapkan buku ini sangat bermanfaat bagi siswa peserta didik, guru / tenaga pendidik di sekolah dalam upaya peningkatan pengetahuan dan keterampilannya, untuk nantinya akan diabdikan dalam pelayanan masyarakat di bidang farmasi khususnya dan dibidang kesehatan umumnya. Akhirnya untuk penyempurnaan cetakan selanjutnya kami harapkan adanya saran perbaikan dan kritik dari semua pembaca.
Jakarta, Mei 2002
ii
PENGANTAR DARI SEKBER
Cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang farmasi telah diikuti dengan perombakan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 1987 dengan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001. Dalam kurikulum baru ini telah diperjelas kompetensi seorang Asisten Apoteker berdampingan dengan peran tenaga farmasi lainnya. Buku Administrasi Farmasi ini disusun kembali untuk disesuaikan dengan Garis – Garis Besar Program Pengajaran Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001 disertai dengan harapan akan menjadi buku pegangan yang sangat bermanfaat bagi siswa Sekolah Menengah Farmasi. Untuk cetakan ketiga ini telah diadakan beberapa koreksi / perbaikan sesuai dengan saran – saran yang masuk ke Sekber. Perlu kita sadari bahwa buku ini adalah buku pegangan bagi murid dalam menerima pelajaran, dan tentu saja buku pegangan untuk guru adalah juga beberapa referensi lainnya sehingga diharapkan para guru dapat memperbaiki kesalahan – kesalahan seperti kesalahan redaksional atau kesalahan cetak. Untuk itu kami sangat mengharapkan masukan – masukan untuk penyempurnaan buku ini. Kami sangat berterima kasih kepada Tim Penyusun, Tim Pembahas dan Editor yang telah bekerja keras sehingga buku ini dapat terbit pada waktunya.
Jakarta, Mei 2004
iii
DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar ii Pengantar Dari Sekber iii Daftar Isi iv BAB I : RUANG LINGKUP ADMINISTRASI A. Pengertian Administrasi dan Manajemen 1 B. Ruang Lingkup Manajemen 3 C. Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen 4 D. Unsur / Sarana Manajemen ( Tools of Management ) 5 E. Prinsip – Prinsip Manajemen 7 F. Efisiensi dan Efektifitas 8 BAB II : FUNSGI – FUNGSI MANAJEMEN A. Beberapa Pendapat Tentang Fungsi Manajemen 10 B. Fungsi Perencanaan 11 C. Fungsi Pengorganisasian 17 D. Penggerakan ( Actuating ) 24 E. Pengawasan ( Controlling ) 26 BAB III : PRINSIP – PRINSIP POKOK DALAM BIDANG AKUNTANSI A. Pendahuluan 32 B. Pihak – Pihak Yang Memerlukan Informasi Akuntansi 33 C. Prinsip – Prinsip dan Fungsi Akuntansi 34 D. Bidang – Bidang Akuntansi dan Profesi Akuntan 36 E. Siklus Akuntansi 38 F. Klasifikasi Perkiraan 41 G. Persamaan Akuntansi 45 H. Laporan Keuangan Dari Hasil Persamaan Akuntansi 49 I. Pengaruh Transaksi Perkiraan Tertentu Terhadap Persamaan 50 Akuntansi J. Analisa Transaksi dan Kejadian 51 K. Jurnal ( Journal ) 52 L. Buku Besar ( Ledger ) 53 M. Memindahkan Data Jurnal ke Dalam Buku Besar 54 BAB IV : AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA A. Jurnal Umum 59 B. Cara Menjurnal 59 C. Pengertian Ledger 62 D. Posting 62 E. Neraca Saldo 68 F. Memperbaiki Kesalahan 70 G. Penyesuaian 71 H. Neraca Lajur ( work sheet ) 72 I. Jurnal Penutup 75 J. Neraca Saldo Penutupan 79 K. Laporan Keuangan 80
iv
BAB I RUANG LINGKUP ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN
Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi ini tidak terlepaskan dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tidak dapat memenuhinya secara sendirian, tetapi memerlukan orang lain. Karena adanya saling ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga kebutuhan-kebutuhan atau tujuan tersebut lebih mudah dicapai. Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis tujuannya. Semakin besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak bekerja sama. Dengan kata lain bahwa untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang atau lebih) dan harus bekerja sama. Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok orang, faktor kerja sama, dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi. Dalam hal ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor : sekelompok orang (dua orang atau lebih), kerja sama, dan tujuan yang hendak dicapai.
A. Pengertian Administrasi dan Manajemen 1.
Pengertian administrasi
Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti melayani secara intensif. Pengertian sempit Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda "administratie" yang artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan suratmenyurat, dokumentasi, dan kearsipan. Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama).
1
Pengertian luas Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu sebagai berikut : (a) Sudut proses Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan. (b) Sudut fungsional Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan. (c) Sudut institusional Administrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau kelompokkelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut. Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai. Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan. Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan keahliannya. Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah perintah manajer.
2.
Berbagai Definisi Manajemen
Menurut George Robert Terry, Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain .
Menurut Mery Parket Follet, Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang lain.
Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah Adanya tujuan Adanya aktivitas / kegiatan Adanya proses 2
POAC terhadap anggota dan sumber daya : Planning = Perencanaan Organizing = Pengorganisasian Actuating = Penggerakan / Pengarahan Controlling = Pengendalian / pengawasan
B.
Ruang Lingkup Manajemen
Menurut Drs. Soekarno, K. menggolongkan administrasi sebagai berikut. 1. Administrasi negara (public administration), adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara. Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Administrasi pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang meliputi: Administrasi sipil, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dannon departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR Administrasi militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan oleh angkatan bersenjata. b)
Administrasi perusahaan negara, yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara ) seperti Perum, Perjan, PN ; PT
2. Administrasi swasta (private administration ), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut: a) Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan. b)
Administrasi nonniaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat ).
3. Administrasi internasional (international administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalam perniagaan atau perekonomian.Misalnya : OPEC, MEE.
3
b)
Administrasi non niaga internasional (Non Business International Adminis-tration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha sosial, budaya maupun kemasyarakatan. Misalnya: UNICEF.
Bagan Ruang Lingkup / Objek Atau Penggolongan Administrasi
Administrasi
Adm. Negara
Adm. Pemerintah
Adm. Swasta
Adm. Perusahaan
- PN - Perjan - Perum - PT
Adm. Niaga
Adm. Nonniaga
- PT - CV
- Yayasan - LSM
Adm. Internasional
Adm. Niaga
- OPEC - MEE
Adm. Nonniaga
- WH O - UNESCO
1.
Adm. Sipil
C.
Adm. Militer
Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen
Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen. Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi. Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi. Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ). Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan. Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan. Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi. 4
Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi, manajemen kepemimpinan, pengambilan keputusan, hubungan antar manusia adalah sebagai berikut :
1
2
3
4
5
6 5
Keterangan : 1. Administrasi 2. Organisasi 3. Manajemen 4. Kepemimpinan 5. Pengambilan keputusan 6. Hubungan antar manusia
D.
Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management)
Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of management ). Sarana – sarana manajemen adalah meliputi 6 M, yaitu : (1) Men ( orang ) (2) Money ( uang ) (3) Materials ( bahan – bahan ) (4) Methode ( cara ) (5) Machines ( mesin ) (6) Market ( pasar )
(1)
Men ( orang ) Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta menentukan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ).
5
Men sebagai subyek, karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action) . Dia pula sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut. Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan , sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya. (2)
Money ( uang ) Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi, maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara (methode) kerja. Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial manajemen.
(3)
Materials ( bahan – bahan ) Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.
(4)
Methode ( cara ) Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.
(5)
Machines ( mesin ) Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, serta melipat gandakan hasil produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha.
(6)
Market ( pasar ) Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak, kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak. Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua pegawai tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan.
E.
Prinsip – Prinsip Management
6
Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip – Prinsip Management. Menurut Hendry Fayol, ada 14 prinsip – prinsip management, yaitu : (1) Pembagian kerja ( Devision of Work ) (2) Otoritas / wewenang ( Authority ) (3) Disiplin ( Dicipline ) (4) Kesatuan Perintah ( Unity of Command ) (5) Kesatuan Arah ( Unity of Direction ) (6) Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of Individual Interest To The Comman Good ) (7) Pemberian Upah ( Remuneration ) (8) Pemusatan ( Centralization ) (9) Jenjang Jabatan ( The Hierarchy ) (10) Tata Tertib ( Order ) (11) Kesamaan ( Equity ) (12) Kestabilan Staf ( Stability of Staff ) (13) Inisiatif ( Initiative ) (14) Semangat Korps ( Esprit de Corps ) Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai berikut : (1)
Pembagian Kerja ( Devision of Work ) Sebelum pekerjaan dilaksanakan, terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan, pendidikan, keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place).
(2)
Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility ) Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut. Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima, maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik – baiknya.
(3)
Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command ) Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.
(4)
Prinsip KISS : ( Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi )
7
Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi. Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan. Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran. Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran. Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga, waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.
(5)
Prinsip Tertib dan Disiplin Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula. Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT, yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.
(6)
Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.
(7)
Prinsip Keadilan dan Kejujuran Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi.
F.
Efisiensi dan Efektifitas
Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja ( performance ) management.
1.
Pengertian Efisiensi
8
Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. Contohnya :
In put
In put
In put
Out put
Out put
Out put
Rugi In put > Out put
Break Even Point In put = Out put
Laba In put < cukup
2.
Pengertian Efektifitas Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.
9
BAB II FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN
A.
Beberapa Pendapat Tentang Fungsi Manajemen
Terdapat banyak sekali pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen oleh para pakar yang berbeda-beda. Perbedaan terletak pada penggunaan istilahnya, tetapi pada prinsipnya pola pemikiran mereka tidak banyak berbeda. Dari sekian banyak pakar, terlihat Henry Fayol yang mengemukakan pendapatnya sejak dini dengan menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen meliputi: 1. perencanaan (planning); 2. pengorganisasian (organizing); 3. pemberian komando (commanding); 4. pengkoordinasian (coordinating); dan 5. pengawasan (controlling). Kemudian pada abad modern ini bermunculan pakar-pakar dengan pendapatnya, sebagai berikut : 1
George Robert Terry, merumuskan fungsi-fungsi manajemen adalah : perencanaan (planning); pengorganisasian (organizing); penggerakan (actuating); dan pengawasan (controlling).
2 Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O Donnel, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah: perencanaan (planning); pengorganisasian (organizing); pengadaan tenaga kerja (staffing); pengarahan/pembimbingan (directing); dan pengawasan (controlling). .3.
Kemudian pendapat Luther M Gullick tentang fungsi-fungsi manajemen adalah: perencanaan (planning); pengorganisasian (organizing); pengadaan tenaga kerja (staffing); pengarahan/pembimbingan (directing); pengkoordinasian (coordinating); pelaporan (reporting); dan penganggaran (budgeting).
10
4. Prof. Dr. Sondang P Siagian, M.P.A. seorang pakar dari Indonesia, memberikan pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen, adalah: perencanaan (planning); pengorganisasian (organizing); pemberian motivasi (motivating); pengawasan (controlling); dan penilaian (evaluating).
Di atas telah dikemukakan bahwa walaupun pendapat-pendapat dari pakar berbeda-beda, tetapi pola pemikirannya tidak banyak berbeda/sama. Kesamaan pola pemikiran mereka terlihat dengan membandingkan fungsi-fungsi manajemen tersebut, misalnya : fungsi budgeting menurut Gullick dapat dimasukkan ke dalam fungsi planning, fungsi staffing termasuk dalam organizing, fungsi commanding, coordinating, directing dan motivating dapat dimasukkan dalam actuating, sedangkan fungsi controlling dapat berkembang menjadi reporting dan evaluating. Jelaslah bahwa walaupun istilah-istilah dari fungsi-fungsi manajemen menurut para pakar berbeda-beda sebenarnya mempunyai maksud yang sama.
B.
Fungsi Perencanaan
1.
Pengertian dan tujuan perencanaan Sebelum kita membuat rumusan pengertian perencanaan, lebih baik kita perhatikan rumusan pengertian perencanaan dari beberapa ahli sebagai berikut : Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan apa yang akan dilaksanakan / dikerjakan. Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal tersebut harus dicapai. Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan : Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan – tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki. Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha mencapainya dengan cara yang efektif dan efisien. Secara lebih rinci perencanaan mencakup kegiatan : Mempelajari dan meramalkan masa depan Menentukan sasaran / tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan memilih strateginya Membuat kebijaksanaan 11
Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja Menentukan rencana anggaran
Tujuan perencanaan Penulis tidak menjelaskan secara langsung tujuan perencanaan, tapi akan menjelaskan alasan dasar perlunya perencanaan dan manfaat perencanaan. Alasan dasar perencanaan Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. Untuk mencapai Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Manfaat perencanaan Membantu management untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama. Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti. Menghemat waktu, usaha dan dana.
2.
Prinsip – prinsip perencanaan
Di samping unsur-unsur dan sifat-sifat yang dituntut dalam perencanaan, maka perencanaan yang baik harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut : Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen. Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen (pervasivity). Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan manajemen (primacy activity). Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (effisiency). Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur manajemen (alternative). Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya (limiting factors). Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubaan-perubahan dari situasi dan kondisi (flexibility). Merupakan arah yang dapat berubah, tetapi tujuan tetap sama (the same of purpose). Dapat mengatasi saingan yang juga membuat perencanaan (strategy).
3.
Persyaratan suatu perencanaan
12
(a)
Rencana harus mengandung unsure 5 W dan 1 H What : menerangkan nama proyek; nama kegiatan apa yang harus dikerjakan. Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan. Where : menjelaskan dimana kegiatan / proyek itu harus dilaksanakan (menyatakan tempatnya) When : menerangkan waktu bilamana kegiatan / proyek tersebut dilaksanakan. Who : menerangkan tentang siapa ( orangnya / organisasinya ) yang akan menjalankan kegiatan tersebut. How : menerangkan bagaimana cara ; langkah – langkah prosedur pelaksanaan serta anggaran yang digunakan agar proyek / kegiatan dapat berjalan lancar.
(b)
Rencana harus bersifat rasional, fleksibel, pragmatis dan kontinyu. Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data perhitungan yang matang dan masuk akal. Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi yang selalu berubah. Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau mempunyai kegunaan bagi kepentingan masyarakat. Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat berlangsung terus menerus dan berkelanjutan.
4.
Macam – macam rencana
Hasil dari perencanaan adalah rencana. Dari hasil perencanaan ini ada bermacam-macam dilihat dari berbagai sudut. (a) Dilihat dari luas lingkupnya, rencana dibedakan menjadi empat macam. Rencana kebijaksanaan (policy plan), yaitu rencana tentang apa dan bagaimana cara penyelenggaraan secara garis besar dan dengan data yang lengkap. Rencana program (program plan), adalah rencana yang memuat apa yang ingin dicapai dan cara pelaksanaannya secara jelas dan dibuat berdasarkan fakta mutakhir. Rencana proyek (project plan), merupakan bagian-bagiannya dari rencana program. Rencana operational (operational plan), yaitu rencana yang memuat kegiatan-kegiatan operational dan sasaran-sasaran yang akan dicapai. (b)
Dilihat dari jangka waktunya, rencana dibedakan menjadi tiga macam Rencana jangka panjang (long range plan), rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu lebih dari 3 tahun. Rencana jangka menengah (medium plan) yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu antara 1 sampai dengan 3 tahun. Rencana jangka pendek (short range plan), yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.
(c)
Dilihat dari sudut materinya, rencana dibedakan :
13
rencana kepegawaian; rencana keuangan; rencana industri; rencana pendidikan.
(d)
Dilihat dari sudut daerah/wilayah pelaksanaannya, rencana dibedakan : rencana desa dan rencana antar desa; rencana kota dan rencana antar kota; rencana daerah dan rencana antar daerah; rencana nasional dan rencana internasional.
(e)
Dilihat dari sudut umum/khusus, rencana dibedakan menjadi empat macam Rencana umum (general plan) adalah rencana yang dibuat secaaa garis besar dan menyeluruh dari suatu kegiatan. Rencana khusus (specific plan) adalah suatu rencana yang dibuat secara terperinci. Rencana relasi kerja (network plan), yaitu rencana yang menunjukkan ke arah mana rencana itu dipergunakan. Rencana semesta (overal plan), adalah rencana yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dikerjakan.
5.
Type – type perencanaan
Menurut John AF. Stonner dalam buku Management, ada 2 type rencana, yaitu : (a) Rencana Strategis (Strategic Plan), yakni rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasab khas keberadaan organisasi. Perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan – tujuan organisasi. (b) Rencana Operasional (Operational Plan), adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana – rencana strategis akan dicapai. Ada 2 type rencana operasional, yaitu : (1) Rencana sekali pakai (single use plan), rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai ; seperti pembangunan gedung tertentu. Type pokok rencana sekali pakai adalah : Program, meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas yang menunjukkan langkah – langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menentukan satuan / parameter anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah serta menunjukkan urutan dan waktu setiap langkah, dapat juga disertai anggaran bagi kegiatan yang diperlukan.
Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari program, mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian yang sudah ditentukan juga disertai dengan anggaran tertentu. Anggaran (budget), adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk 14
kegiatan – kegiatan tertentu, dalam jangka waktu tertentu, yang merinci pendapatan dan pengeluaran. Anggaran terutama merupakan peralatan koordinasi dan pengawasan kegiatan – kegiatan organisasi dan komposisi penting dari program dan proyek. (2)
6.
Rencana – rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi – situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang – ulang. Rencana – rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah ( dimodifikasi ) atau dihapuskan. Rencana – rencana tetap sangat membantu manager menghemat waktu tanpa perlu membuat rencana ulang terhadap pembuatan keputusan untuk situasi dan permasalahan yang sama. Wujud umum rencana tetap adalah : Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan; merupakan batas bagi keputusan untuk menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah penting maupun masalah sederhana, dapat ditetapkan secara formal maupun muncul secara informal. Kebijaksanaan secara formal muncul karena untuk meningkatkan efektifitas organisasi, untuk mencerminkan nillai – nilai pribadi mereka ( pakaian seragam ) dan untuk menjernihkan berbagai konflik.
Prosedur standar adalah suatu kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman yang lebih rinci. Prosedur standar memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Manfaat prosedur standar adalah menghemat usaha managerial, memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab, menimbulkan pengembangan methode – methode operasi yang lebih efisien, memudahkan pengawasan, memungkinkan penghematan personalia dan membantu kegiatan koordinasi.
Aturan ( Rules atau Regulations ), adalah pernyataan ( ketentuan ) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Dalam melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya. Contohnya tata tertib siswa selama praktikum resep atau praktikum kimia.
Langkah penyusunan perencanaan
Menurut James AF Stoner dalam buku management, bahwa perencanaan dapat dipadatkan menjadi empat langkah dasar. Keempat langkah perencanaan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi atau perusahaan. Empat langkah dasar penyusunan perencanaan adalah : Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. Definisikan situasi saat ini. Identifikasi hal – hal yang membantu dan yang menghambat tujuan – tujuan
15
Kembangkan rencana - rencana atau separangkat rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan
7.
Penerapan rencana Setelah kita mempalajari segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana maka dibawah ini akan diberi contoh pembuatan rencana dengan menerapkan pertanyaan 5W + 1H
What
:
nama proyek : rencana pengadaan barang di apotik
Why
:
tujuan : untuk mengisi barang yang sebagian besar telah terjual atau untuk menjaga keseimbangan persediaan barang dengan penjualan.
Who
:
siapa petugas pembelian : adalah kepala bagian pembelian siapa penerima barang : kepala gudang siapa suppier / pemasok barang : adalah para Pedagang Besar Farmasi yang terpilih karena harga lebih murah , syarat pembayaran lebih lama, barang diantar sampai apotik tepat waktu dan lain – lain. siapa petugas pembuat surat pesanan : petugas bagian pembelian dan untuk obat bius barang psikotropik ditanda tangani apoteker siapa petugas pencatat : kepala gudang mencatat di buku harian penerimaan barang dikartu stok. Bagian pembukuan / Akuntansi = mencatat rekening / pembelian pada faktur Buku jurnal umum atau jurnal pembelian barang atas pembelian barangsecara kredit Buku jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas bila pembelian secara kontan siapa petugas pembayaran : kepala bagian keuangan. Bila faktur sudah jatuh tempo dibayarkan oleh kasir setelah mendapat persetujuan kepala bagian keuangan / pemilik sarana apotik
When
:
Bilamana / kapan pelaksanaan pembelian. Pada hari / tanggal / bulan tertentu dimana jumlah persediaan sudah berada pada posisi Buffer stock
Where
:
Dimana lokasi supplier / pemasok / PBF. Apakah didalam kota atau diluar kota atau harus di import sendiri
:
Bagaimana metode / tehnis pelaksanaan pembelian Tentukan nama, jenis dan jumlah obat yang akan dipesan / dibeli sesuai gudang obat apotik atau informasi dari bagian peracikan obat atau penjualan bebas terhadap penolakan resep atau obat baru yang sering ditulis dokter tapi belum tersedia di apotik Klasifikasi obat – obat yang akan dibeli sesuai dengan nama atau alamat PBF yang sudah diseleksi dengan perkiraan yang sudah dikonfirmasikan
How
16
Buatkan surat pesanan untuk tiap – tiap PBF yang sudah ditanda tangani oleh petugas yang berwenang Surat pesanan dikirim atau dimonitor sampai barang datang pada saat dibutuhkan Penerimaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu kesiapan bagian gudang, kesiapan bagian pembukuan dan kesiapan bagian pembayaran
C.
Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
1.
Pengertian
Pengertian pengorganisasian Pengorganisasian adalah penyatuan, pengelompokkan, pengaturan orang – orang untuk dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian organisasi Organisasi adalah suatu sistem kerja sama antara sekelompok orang dengan yang lainnya secara teratur mengenai hubungan tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengertian lain dari organisasi Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Unsur – unsur organisasi Dalam pengertian ini, unsur – unsur organisasi adalah sekelompok orang ( 2 orang atau lebih ), adanya kerja sama dan adanya tujuan.
3. Sasaran dan tujuan pengorganisasian Berkaitan dengan pengertian organisasi di atas maka : sasaran pengorganisasian adalah diperolehnya suatu organisasi yang efektif untuk melaksanakdn proses manajemen; dan tujuan pengorganisasian adalah terselenggaranya proses manajemen untuk memperoleh hasil secara efektif dan efisien. Dari hal-hal di atas jelaslah bahwa pengorganisasian memang sangat penting, oleh karena itu bagi seorang manajer dituntut untuk dapat menjalankan fungsi pengorganisasian secara efektif.
17
Fungsi – fungsi pengorganisasian Telah diketahui bahwa pengorganisasian adalah kegiatan membagi-bagi kerja/tugas, wewenang dan tanggungjawab, dan hasilnya adalah organisasi. Didasarkan pada pengertian tersebut, maka pengorganisasian dapat berfungsi sebagai berikut. Mengatur kerja dan kerja sama secara efektif. Mencegah dan mengurangi kelambatan-kelambatan kerja. Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran kerja. Mencegah dan mengurangi kesulitan-kesulitan kerja. Membuat pedoman-pedoman atau standar-standar kerja. 4.
5.
Keuntungan pengorganisasian Pengorganisasian yang dapat menghasilkan organisasi yang baik, akan mendatangkan keuntungan-keuntungan sebagai berikut : Setiap anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Hubungan-hubungan kerja akan jelas terlihat. Dapat dicapai koordinasi yang efektif antara satuan-satuan organisasi. Dapat dimanfaatkan tenaga kerja dan fasilitas kerja secara efektif dan efisien. Prinsip – prinsip organisasi Suatu organisasi dikatakan baik, apabila dalam penyelenggaraan organisasi itu berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: Adanya tujuan yang jelas, yang merupakan sumber dan pedoman kegiatan organisasi. Pembagian kerja/tugas (division/distribution of work). Dalam membagi tugas harus didasarkan prinsip "the right man in the right place", yaitu memberikan tugas kepada pegawai/bawahan, disesuaikan dengan kemampuan, keahlian atau kondisi fisiknya. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab (delegation of authority and responsibility), adalah menugaskan kepada seorang bawahan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan minta pertanggungjawabannya. Hierarki, bahwa dalam organisasi ada tingkatan-tingkatan wewenang dan tanggungjawab dari atas sampai ke bawah. Kesatuan perintah/komando (unity of command), bahwa setiap orang hanya menerima perintah dari satu orang atasan yang sama. Batas kemampuan mengawas (span of control), bahwa seorang pemimpin terbatas jumlah orang yang diawasi/dipimpinnya. Pertanggungjawaban (accountability), bahwa seorang bawahan wajib memberikan pertanggung jawaban kepada orang/pejabat yang memberi tanggungjawab. 6.
7. Cara – cara mengorganisasi Untuk mengorganisasi secara teratur, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Mengetahui tujuan yang ingin dicapai. Membagi pekerjaan yang akan dilaksanakan kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut menjadi satuan-satuan yang praktis. Menetapkan tugas-tugas secara jelas untuk setiap kegiatan tersebut..
18
Menyediakan alat-alat fisik dan fasilitas lain yang diperlukan. Mempekerjakan tenaga-tenaga yang cakap. Melimpahkan wewenang yang perlu dilimpahkan.
Bentuk – bentuk organisasi Kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan dalam organisasi yang satu dengan lainnya sering tidak sama. Ada kegiatan-kegiatan yang sangat komplek ada pula yang sederhana. Hal ini mengakibatkan penyesuaian bentuk organisasi yang disusun. Pada umumnya organisasi ada empat macam bentuk yaitu sebagai berikut. Organisasi lini. Organisasi lini dan staff. Organisasi staff (fungsional). Organisasi panitia. 8.
(a)
Organisasi lini/garis/lurus A
B
D
C
E
F
G
A : pimpinan B dan C : menerima perintah dari A dan memberikan pertanggungjawaban kepada A D dan E : masing-masing menerima perintah dan memberikan pertanggung-jawaban kepada B, begitu pula F dan G kepada C.
Ciri-ciri organisasi lini Organisasinya kecil dan karyawannya/pegawainya sedikit. Hubungan kerja dilakukan secara langsung, baik antara pimpinan dan bawahan atau sesama pimpinan atau sesama bawahan. Spesialisasi pekerjaan atau tenaga belum banyak diperlukan. Tujuan/kebijaksanaan organisasi masih sederhana. Susunan organisasi juga masih sederhana, sehingga fasilitas yang diperlukan juga masih sederhana. Produksi yang dihasilkan belum beragam. Dari kesederhanaan, organisasi lini mempunyai kebaikan-kebaikan antara lain sebagaiberikut : Dalam hal pembuatan keputusan biasanya lebih cepat karena anggota timnya hanya sedikit. Karena antara anggota dapat berhubungan langsung dan saling mengenal, maka rasa kesetiakawanan masih besar. Begitu pula dalam hal disiplin masih cukup tinggi.
19
Kelemahan-kelemahan organisasi lini Pimpinan sering menyamakan antara tujuan pribadi dengan tujuan organisasi. Pimpinan cenderung berbuat/bersifat-diktator karena organisasi dianggap milik pribadi. Kelangsungan hidup organisasi tidak berjalan dengan baik karena seluruh anggota bergantung kepada satu orang pimpinan. Bawahan sulit berkembang, terutama untuk menjadi tenaga-tenaga spesialis sangat terbatas.
(b) Organisasi lini dan staff
A B-C
A P B D
C E
F
G
: pimpinan : menerima perintah dari A dan memberikan pertang-gungjawaban kepada A. begitu pula D-E kepada b dan F-G kepada C P - G - R : tenaga staff yang memberi nasehat kepada A
Ciri – ciri organisasi lini staff Organisasinya besar dan kegiatannya banyak, sehingga memerlukan karyawan/pegawai yang banyak pula. Karena organisasinya besar, maka hubungan kerja secara langsung sehari-hari antara pimpinan puncak dengan bawahan atau bahkan sesama anggota organisasi sudah sulit dilakukan. Sesuai dengan namanya, organisasi ini terdiri dari dua kelompok pegawal, yaitu kelornpok lini yang melaksanakan tugas-tugas pokok dan kelompok staff, yang membantu pimpinan menurut keahliannya. Dapat dipekerjakan tenaga-tenaga spesialis yang beraneka ragam. Kebaikan-kebaikan organisasi lini dan staff Pembagian kerja yang tegas dan jelas. Dapat disalurkan bakat yang berbeda-beda. Koordinasi kegiatan-kegiatan dan orang-orang dalam setiaap kelompok dapat dijalankan dengan mudah. Dapat dipekerjakan tenaga kerja yang sesuai dengan keahlian, bakat maupun pendidikan dan pengalamannya (the right man in the right place). Dapat meningkatkan semangat kerja dan disiplin karena pekerja bekerja sesuai dengan bakat, keahlian, pendidikan dan pengalamannya.
Kelemahan-kelemahan organisasi lini dan staff 20
Para pelaksana tugas pokok (lini) sering bingung, karena dihadapkan kepada atasan secara lini dan pimpinan staff yang memberi nasihat-nasihat. Sering terjadi ketidaksesuaian;antara perintah dari pimpinan lini dengan nasihat-nasihat dari pimpinan staff, sehingga membingungkan angggta. Kemungkinan pimpinan staff melampaui kewenangannya.
(c) Organisasi staff / fungsional A B-C
A
B
D
C
E
F
G
: pimpinan : menerima perintah dari A dan memberikan pertanggungjawaban kepada A D-E-F-G : dapat diperintah B dan C sesuai dengan bidang keahliannya dan memberikan pertanggungnya kepada B dan C
Ciri-ciri organisasi staff / fungsional Organisasi yang menekankan pada fungsi yang dilakukan setiap anggota. Kurang menekankan tingkatan-tingkatan organisasi (hierarki) Seorang bawahan tidak mempunyai atasan yang jelas, sehingga bawahan memberikan pertanggungjawaban kepada lebih dari satu orang atasan. Setiap pimpinan merupakan tenaga spesialis yang ahli dalam bidangnya. Kebaikan-kebaikan organisasi staff/ fungsional Ada pembagian pekerjaan yang tegas antara pekerjaan manajerial dengan pekerjaan operatif. Dapat dicapai spesialisasi pekerjaan yang baik. Koordinasi/kerja sama antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelemahan-kelemahan organisasi staff/fungsional Pemborosan biaya yang sangat besar. Ada kemungkinan timbul perselisihan antara pejabat. Inisiatif/prakarsa perseorangan.tertekan. Organisasi fungsional menurut F.W. Taylor Menurut Taylor, organisasi yang dipergunakan dalam produksi, dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian perencanaan dan pelaksanaan.
(1)Bagian perencanaan
21
Time and cost clerk (TC), yaitu sub bagian yang bertugas memperhitungkan biaya/ongkos dan waktu yang diperlukan dalam Proses produksi. Route and order of work clerk (RC), yaitu sub bagian yang bertugas memperhitungkan cara yang sebaik-baiknya tentang perjalanan bahan mentah sampai dengan barang jadi yang diproses dalam pabrik. Instruction card clerk (IC), yaitu subbagian yang bertugas memberi petunjuk tentang cara bekerja pegawai. Disciplination, yaitu sub bagian yang bertugas menjaga kedisiplinan kerja, ketertiban dalam perusahaan.
(2)Bagian pelaksana/pabrik Gang Boss (GB), yang betugas menipersiapkan segala sesuatu untuk kerja para pekerja. Speed Boss (SP), yang-bertugas menjaga dan mangatur jalannya mesin sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Inspector (Ins), seaagai pengawas yang bertugas mengawasi dan mengendalikan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan aturan-aturannya sehingga rnenghasilkan barang sesuai dengan kualitas yang ditetapkan. Repair Boss (RB), yang bertugas, memeriksa, meneliti mesin-mesin dana memperbaiki jika ada kerusakan-kerusakan. M
TC
GB
RC
IC
INS
SP
DICS.
RB
PEKERJA
(d) Organisasi panitia
22
A-B-C-D : merupakan pimpinan secara kolegial. A : sebagai ketua pinitian
A
B b
C
D
Menurut Harold Koontz dan Cyril O Donnel, panitia adalah sejumlah orang yang diangkat atau dipilih untuk berkumpul pada suatu organisasi tertentu, guna mempertimbangkan soalsoal yang diajukan kepadanya. Sedangkan menurut G.R. Terry, panitia adalah sekumpulan orang-orang yang dipilih/diangkat untuk berkumpul berdasarkan organisasi tertentu, guna mempersoalkan persoalan-persoalan yang dihadapkan kepadanya. Panitia sering disebut dengan dewan, senat, majelis, komisi, badan, satuan tugas, court, team (tim). Ciri-ciri organisasi panitia Tugas-tugas kepemimpinan dijalankan secara bersama-sama oleh beberapa orang (kolektif). Barlakunya organisasi dalam waktu terbatas. Semua anggota pimpinan memiliki hak, wewenang, dan tangungjawab yang sama. Tugas-tugas dari para pelaksanaannya dikelompokkan sesuai dengan bidang-bidang tertentu yang dijalankan. Kebaikan-kebaikan organisasi panitia Karena setiap hal dimusyawarahkan secara kolektif, maka keputusan yang diambil biasanya tepat. Setiap anggota pimpinan akan sulit bertindak secara diktatoris. Usaha kerja sama para pelaksana lebih mudah dibina. Kelemahan-kelemahan organisasi panitia Karena segala dimusyawarahkan terlebih dahulu, maka proses pembuatan/ pengambilan keputusan terjadi sangat lambat. Karena setiap anggota mempunyai hak, wewenang, dan tanggung jawab yang sama, maka apabila proses penyelenggaraan kerja macet, maka tidak dapat diminta pertanggungjawaban yang satu lebih besar dari yang lain. Sering timbul kesimpangsiuran kerja, karena perintah kepada pelaksana sering datang dari lebih satu orang. Biasanya kreativitas pelaksana tidak kelihatan menonjol karena segala tugas dilakukan secara besama-sama.
Tujuan dibentuknya panitia :
23
9.
Untuk mengemukakan saran-saran. Untuk menerima keterangan-keterangan. Untuk mengklasifikasikan keterangan-keterangan. Mendiskusikan keterangan-keterangan. Menyediakan keterangan-keterangan kepada pihak lain.
Reorganisasi
Reorganisasi adalah suatu aktivitas untuk menyusun kembali organisasi yang sedang menjalankan kegiatannya. Sebab-sebab reorganisasi Reorganisasi dapat terjadi dengan sebab-sebab sebagai berikut. Kegiatan-kegiatan organisasi sudah menjadi rutin dan baku. Adanya perubahan-perubahan dari dalam, misalnya perubahan kebijaksana-an, perubahan perencanaan, perubahan keuangan, dan kepegawaian. Adanya perubahan-perubahan yang terjadi di luar organisasi, misalnya perubahan kebijaksanaan dari pemerintah, perubahan peraturan-peraturan. Cara-cara reorganisasi Reorganisasi dapat dilakukan dengan dua cara. Musyawarah para pimpinan yang ada dalam organisasi dengan maksud memberikan keyakinan bahwa reorganisasi perlu dilakukan (strategy of conser). Dipaksakan, dalam hal ini diperlukan suatu kekuatan untuk memaksakan reorganisasi (strategy of force).
D.
Penggerakan (Actuating)
1..
Pengertian penggerakan Fungsi penggerakan merupakan intinya manajemen, karena fungsi ini kegiatannya berhubungan langsung dengan faktor manusia bawahan. Dalam menggerakan manusia sebagai bawahan ini, seorang pimpinan/manajer dituntut suatu kemampuan, sehingga para bawahan dengan senang hati mengikuti ajakan atau kehendak pimpinan. Banyak pakar yang mengemukakan pendapatnya tentang fungsi penggerakan ini, di antaranya sebagai berikut : G.R. Terry Penggerakan adalah menempatkan anggota dari pada kelompok agar kerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi.
Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo
24
Penggerakan adalah pengaktifan dari pada orang-orang sesuai dengan rencana-rencana dan pola organisasi yang telah ditetapkan. Prof. Dr. H. Arif in Abdulrachman Penggerakan adalah kegiatan manajemen untuk membuat orangorang lain suka dan dapat bekerja. Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A. Penggerakan adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis. Dari berbagai pendapat para pakar di atas jika disimpulkan atau dapat diambil suatu pengertian bahwa: penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan pimpinan/manajer untuk membuat bawahan dapat melakukan tugas dengan senang seperti yang dikehendaki pimpinan; atau penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan/manajer untuk menggerakkan anggota organisasi sehingga mereka berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan/organisasi.
2.
Sasaran dan Tujuan Penggerakan Dengan memperhatikan pengertian penggerakan di atas, maka suatu penggerakan hendaknya mempunyai sasaran dan tujuan sebagai berikut : Sasaran penggerakan Agar seseorang bawahan menjadi pengikut yang taat, disiplin, dan setia dalam mengerjakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya:. Tujuan penggerakan Agar penyelenggaraan manajemen dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3.
Unsur – Unsur Penggerakan Dorongan ( motivating ) : yaitu menggerakkan orang dengan memberikan rangsangan yang baik, alasan – alasan yang menimbulkan kemauan bekerja dengan baik. Pimpinan, Bimbingan ( Leading ) : yaitu memberikan bimbingan dengan contoh tauladan. Perintah / Pengarahan ( Directing ) : yaitu memberikan pengarahan dengan petunjuk yang benar, jelas dan tepat.
4.
Faktor – faktor penggerakan
25
Faktor kepemimpinan atau Leadership. Faktor komunikasi atau Communication. Faktor fasilitas atau Fasility. Faktor hubungan antara manusia atau Human Relation.
Prinsip – prinsip penggerakan Setelah mengetahui apa yang menjadi sasaran dan tujuan penggerakan, maka seorang manajer sudah seharusnya mengarahkan kegiatannya dalam menggerakkan bawahan-nya sesuai dengan sasaran/tujuannya. Agar dalam melakukan kegiatan-kegiatan tersebut benar-benar terarah perlu berpedoman pada prinsip-prinsip penggerakan sebagai berikut : Efisiensi, dengan daya dan dana serta fasilitas yang terbatas dapat menghasilkan ketaatan, kedisiplinan, dan kesetiaan dari bawahan secara maksimal. Efektivitas metode penggerakan, hendaknya metode yang digunakan dalam menggerakkan bawahan secara tepat. Komunikasi managerial, penggerakan dapat dilakukan melalui komunikasi antara pimpinan-pimpinan atau manajer-manajer pada semua tingkatan Information, yaitu perlu adanya informasi yang selalu tersalur, mengalir kepada semua pihak yang harus memperoleh informasi tersebut (flow of information). Pemanfaatan organisasi informal dalam penggerakan secara strategis. Efektivitas kepemimpinan, yaitu penggerakan dengan mengefektifkan penyelenggaraan kepemimpinan. 5.
6.
Pentingnya penggerakan Telah dijelaskan di muka bahwa penggerakan merupakan intinya manajemen, karena fungsi ini berhubungan langsung dengan faktor manusianya. Seperti diketahui pula bahwa manusia merupakan faktor pusat, faktor pertama, dan utama dalam kegiatan manajemen. Oleh karena itu fungsi penggerakan adalah penting, karena : dengan penggerakan berarti membuat hidup dan berjalannya kegiatan-kegiatan manajemen; dengan penggerakan berarti fungsi perencanaan sebagai fungsi fundamental pertama dalam proses manajemen dapat terealisasi; dengan penggerakan yang efektif, organisasi juga menjadi lebih efektif, dan dengan menggerakan yang efektif pula, manajemen akan berhasil karena orang-orang yang cakap dapat digerakkan secara tepat, begitu pula pengawasan dapat berfungsi secara efektif.
E.
Pengawasan ( Controlling )
1.
Pengertian pengawasan Dalam fungsi penggerakan sudah diketahui bahwa manusia merupakan faktor yang sangat menentukan hidup matinya kegiatan manajemen. Sebab manusialah yang menciptakan sekaligus melaksanakan kegiatankegiatan manajemen. Faktor manusia/ orang yang ada dalam manajemen terdiri dari pimpinan dan bawahan. 26
Dengan berbagai teori dan metode bagaimana seorang manajer/pimpinan menggerak-kan bawahannya agar mau dan tahu melaksanakan tugas. Akan tetapi manusia dengan kelebihan dan kekurangannya membawa dampak terhadap penyelenggaraan manajemen pada setiap organisasi. Dalam proses kerja mencapai hasil dalam organisasi sering pula terjadi pelaksanaan kerja tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Sebaliknya dapat pula terjadi pelaksanaan kerja yang sesuai atau bahkan melebihi dari rencana yang telah ditetapkan. Situasi tersebut akan diketahui melalui fungsi pengawasan yang dilaksanakan manajer/ pimpinan. Apa sebenarnya fungsi pengawasan itu? Banyak pakar yang mengemukakan pendapathya tentang pengawasan, di antaranya sebagai berikut. Prof Dr. H. Arifin Abdulrachman Pengawasan adalah kegiatan atau proses untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan untuk diperbaiki kemudian dan mencegah terulangnya kembali kesalahankesalahan itu, begitu pula mencegah sehingga pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang telah ditetapkan. G. R. Terry Pengawasan adalah proses penentuan apa yang akan dicapai yaitu, standar, apa yang akan dihasilkan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar. Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A. Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari beberapa pendapat para pakar di atas dapat diambil pengertian bahwa pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan manajer/pimpinan atau yang berwenang untuk mengetahui hasil pelaksanaan kerja, kemudian memperbaiki apabila terjadi kesalahan-kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terulang kembali, sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2.
Sasaran dan tujuan pengawasan Berdasarkan pengertian di atas, maka yang menjadi sasaran dan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut : Sasaran pengawasan adalah memperbaiki ketidaksesuaian, penyimpanganpenyimpangan, penyelewengan-penyelewengan dan seterusnya mencegah agar tidak terjadi hal-hal yang mengakibatkan ketidaksesuaian antara rencana dan hasilnya. Tujuan pengawasan adalah menciptakan kondisi tertib dinamis dan harmonis dalam penyelenggaraan menajemen sehingga diperoleh hasil secara efektif dan efisien.
3. Syarat - syarat pengawasan Agar pengawasan efektif, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut. 27
Pengawasan harus terkait erat dengan sifat dan kebutuhan kegiatan manajemen. Pengawasan harus fleksibel, yaitu selalu mengikuti perkembangan ataupun perubahanperubahan situasi, baik dari luar atau dari dalam organisasi. Pengawasan harus berhubungan erat dengan pola organisasi. Pengawasan harus ekonomis, yaitu biayanya harus sehemat-hematnya atau serendahrendahnya. Pengawasan harus menjamin tindakan-tindakan perbaikan. Pengawasan tidak mencari orangnya yang melakukan hal-hal yang tidak benar.
4.
Proses pengawasan Proses pengawasan merupakan rangkaian kegiatan secara berurutan yang dilakukan dalam pengawasan, yaitu sebagai berikut: Menetapkan patokan (standar) pengawasan. Mengukur dan menilai hasil pekerjaan yang telah dicapai. Membandingkan hasil yang dicapai dengan patokan tersebut sehingga diketahui kesesuaian/ketidaksesuaian yang terjadi. Melakukan tindakan korektif/perbaikan jika terjadi ketidaksesuaian sehingga hasil pekerjaan benar-benar sesuai dengan rencananya.
Menetapkan standar
Mengukur hasil
Membandingkan hasil
Melakukanperbaikan
5.
Fungsi - fungsi pengawasan Kegiatan pengawasan dalam penyelenggaraan manajemen di setiap organisasi berfungsi sebagai berikut: Mencegah dan memperbaiki terjadinya ketidaksesuaian, penyimpangan-penyimpangan, dan penyelewengan-penyelewengan. Membuat setiap kegiatan organisasi menjadi dinamis. Membuat setiap anggota organisasi bertanggungjawab secara maksimal. Mendidik setiap anggota organisasi.
6.
Prinsip - prinsip pengawasan Prinsip-prinsip pengawasan merupakan pedoman dasar untuk melakukan pengawasan, agar kegiatan yang dilakukan benar-benar sesuai/mencapai sasaran maupun tujuan pengawasan.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut. Berorientasi kepada tujuan organisasi. 28
Efisiensi, dengan dana dan daya yang minimal untuk mencapai hasil pengawasan yang maksimal. Melihat ke depan, dalam rangka mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan. Menjamin manajer bawahan dengan mengefektifkan pengawasan secara langsung. Standar/patokan yang objektif, tepat, dan teliti. Umpan balik dan teliti ulang, yaitu pengawasan arus dapat memberikan umpan balik, sehingga dapat meneliti ulang secara periodik dari cara-cara pengawasan yang dilakukan.
7. Macam - macam pengawasan Kegiatan pengawasan banyak ragamnya dan dapat dilihat dari berbagai macam sudut. a)
Dilihat dari subjek/petugas yang mengawasi, pengawasan dibedakan sebagai berikut. Pengawasan managerial, adalah pengawasan dilakukan oleh manajer atau pimpinan terutama yang berkaitan dengan proses manajemen. Pengawasan staff, adalah pengawasan yang dilakukan oleh tenaga ahli dalam bidang-bidang tertentu. Pengawasan internal, adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari dalam organisasi sendiri. Pengawasan eksternal, adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi, misalnya pihak pemerintah. Pengawasan formal, adalah pengawasan secara resmi sesuai dengan.prosedur maupun tata kerja oleh aparat pengawasan resmi. Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan secara tidak resmi dan tidak melalui prosedur maupun tata kerj a yang resmi.
b) Dilihat dari sistemnya, pengawasan dibedakan sebagai berikut. Pengawasan komparatif, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan puncak dengan cara membandingkan hasil dengan rencananya. Pengawasan verifikatif, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pengawas ahli terutama bidang keuangan dan bahan-bahan. Pengawasan investigatif, pengawasan yang dilakukan meialui penyelidikanpenyelidikan, untuk mengetahui hal-hal yang tersirat (penyelewenganpenyelewengan yang tidak kelihatan) serta untuk membongkar penyelewengan. Pengawasan inspektif, ialah pengawasan yang dilakukan melalui pemeriksaan setempat untuk mengetahui hal-hal atau situasi yang sebenarnya. c)
Dilihat dari segi waktu, pengawasan dibedakan sebagai berikut. Pengawasan preventif, pengawasan yang dilakukan dalam usaha mencegah kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyelewengan-penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan. Pengawasan represif, pengawasan yang dilakukan dalam usaha memperbaiki setelah terjadi penyelewengan-penyelewengan atau penyimpangan-penyim-pangan, dengan tujuan agar di waktu yang akan datang tidak terjadi hal-hal yang sama. Pengawasan incognito, pengawasan secara tiba-tiba tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada yang akan diawasi (pengawasan mendadak). 29
d) Dilihat dari objek yang diawasi, pengawasan meliputi: pengawasan keuangan; pengawasan biaya/ongkos; pengawasan material; pengawasan produksi; dan pengawasan kepegawaian.
8. Metode pengawasan Pengawasan dapat dilakukan dengan dua macam metode. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi secara langsung ke tempat pelaksanaan kerja yang sedang berjalan. Pengawasan tidak langsung yaitu pengawasan yang dilakukan melalui laporan secara tertulis atau lisan.
Rangkuman
Pada dasarnya fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, kemudian oleh para pakar dikembangkan menjadi beberapa fungsi sesuai dengan pendapatnya. Perencanaan adalah rangkaian kegiatan menetapkan hal-hal yang akan dikerjakan pada waktu yang akan datang berdasarkan fakta-fakta dan pemikiran,pemikiran yang matang dalam rangka pencapaian tujuan yang diinginkan. Unsur-unsur perencanaan meliputi rasional, estimasi, preparasi, dan operasional. Sifat-sifat perencanaan meliputi faktual, logikal, fleksibel, kontinyu, dan dialektis. Dalam menyusun perencanaan harus mengikuti langkah-langkahnya, berdasarkan prinsip-prinsip sehingga perencanaan benar-benar sesuai dengaap fungsi-fungsinya. Perencanaan/rencana ada bermacam-macam dan dapat dilihat dari luas lingkupnya, jangka waktunya, materinya, daerah/wilayah pelaksdnaannya serta dari segi umum dan khusus. Pengorganisasian adalah proses membagi-bagi tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang hasilnya adalah organisasi. Pengorganisasian sangat penting dalam penyelenggaraan manajemen, karena dari fungsi ini diatur tugas wewenang dan tanggungjawab yang hasilnya adalah organisasi. Pengorganisasian sangat penting dalam penyelenggaraan manajemen, karena dari fungsi ini diatur tugas wewenang dan tanggungjawab serta hubungan-hubungan sehingga masing-masing anggota organisasi mengetahui tugasnya. Dalam penyelenggaraan organisasi harus didasarkan pada prinsip-prinsip organiaasi agar kegiatan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Bentuk organisasi pada umumnya ada empat macam: yaitu bentuk lini, staff/ fungsional, lini dan staff, dan panitia, yang masing-masing mempunyai ciri-ciri, kebaikan-kebaikan dan kelemahan-kelemahan.
30
Penggerakan merupakan fungsi yang saangat penting dalam manajemen dan merupakan intinya manajemen. Penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan pimpinan/manajer untuk membuat bawahan dapat melakukan tugas dengan senang hati seperti yang dikehendaki pimpinan. Penggerakan dalam bahasa asing juga disebut: actuating, motivating, leading, directing, commanding.
31
BAB III PRINSIP – PRINSIP POKOK DALAM BIDANG AKUNTANSI
A.
Pendahuluan
1.
Pengantar Saat ini peranan akuntansi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan – keputusan ekonomi dan keuangan semakin penting bagi suatu organisasi khususnya bagi para usahawan. Karena sebagian besar informasi yang diperlukan adalah informasi akuntansi. Oleh karena itu para pemakai informasi akuntansi khususnya para usahawan dituntut untuk memiliki kemampuan menganalisis dan menggunakan data akuntansi.
2.
Sejarah akuntansi Akuntansi mulai dikenal dan dipelajari oleh manusia, sejak manusia mengenal hitungan uang beserta pencatatannya. Pada zaman dahulu pencatatan transaksi tidak dilakukan pada kertas, melainkan pada kayu, kulit, atau batu dan sebagainya. Pada tahun 1494 akuntansi mulai dikenal sebagai ilmu pengetahuan yaitu dengan diterbitkannya buku yang berjudul Summa de Aritmatica, Geometria Proportioni et Proportionalita karangan Luca Paciolo. Buku tersebut berisi pelajaran mengenai matematika dan berisi pula pelajaran akuntansi yang tercantum dalam Bab berjudul Tractatus de Computis et Skriptorio. Bab ini memperkenalkan sistem pembukuan berpasangan (Double Entry) yang mencatat semua transaksi menjadi debet dan kredit. Pada akhir abad ke XV peranan Romawi sebagai pusat kegiatan dunia usaha mulai pudar, dan mulai beralih ke Spanyol, Portugis, Belanda sampai ke Inggris. Perpindahan ini mempengaruhi pula perkembangan akuntansi dengan memperkenalkannya perhitungan laporan usaha (laba – rugi) dan penyusunan keadaan keuangan perusahaan (neraca) secara periodik. Pada abad ke XIX terjadi revolusi industri yang ikut mendorong perkembangan akuntansi dengan dimunculkannya pemikiran tentang akuntansi biaya dan masalah penyusutan. Begitu pula dengan penemuan benua Amerika menyebabkan banyak usahawan Eropa yang pindah dan melebarkan usahanya disana, sehingga hal diatas berdampak pula terhadap perkembangan akuntansi. Di negara Indonesia dengan diproklamasikannya kemerdekaan Indonesia tahun 1945, Indonesia sangat merasakan kekurangan tenaga akuntan. Sehingga diantara tahun 1950 – 1954 negara kita mengadakan berbagai kursus atau pelatihan untuk memenuhi kebutuhan tenaga dibidang akuntansi. Pada tahun 1949, Belanda mengakui kedaulatan negara Indonesia yang membawa dampak semakin luasnya kesempatan untuk mempelajari berbagai pengetahuan di luar negeri, termasuk diantaranya mempelajari akuntansi. Di bukanya Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia pada tahun 1952, memperlihatkan perkembangan akuntansi dalam mendidik tenaga akuntansi. Perkembangan ini diikuti pula dengan banyaknya pembukaan fakultas – fakultas ekonomi diberbagai universitas di seluruh Indonesia. Sedangkan pengetahuan akuntansi yang diajarkan di tingkat SLTA dimulai sejak tahun 1984 sampai dengan sekarang.
32
3.
Definisi akuntansi Akuntansi dapat didefinisikan dari dua sudut pandang, yaiut definisi dari sudut user (pemakai jasa akuntansi) dan dari sudut activity (proses kegiatan akuntansi). Definisi dari sudut user (pemakai) Akuntansi ditinjau dari sudut pemakainya dapat didefinisikan sebagai suatu disiplin ilmu yang menyediakan informasi yang diperlukan guna melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan – kegiatan suatu organisasi. Informasi yang dihasilkan akuntansi diperlukan untuk : Membuat perencanaan yang efektif, pengawasan yang terus menerus dan pengambilan keputusan oleh manajemen. Pertanggung jawaban organisasi kepada para investor,kreditur, badan pemerintah dan sebagainya. Definisi dari sudut activity (proses kegiatan) Akuntansi ditinjau dari sudut kegiatannya dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi. Definisi ini menunjukkan bahwa kegiatan akuntansi merupakan tugas kompleks dan menyangkut bermacam – macam kegiatan, meliputi : Mengindentifikasi data mana yang berkaitan atau relevan dengan keputusan yang akan diambil, Memproses atau menganalisis data yang relevan, dan Mengubah data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Perbedaan akuntansi dan tata buku Istilah akuntansi di Indonesia relatif belum lama dikenal, bila dibandingkan dengan istilah tata buku yang merupakan warisan dari Belanda. Istilah akuntansi baru mulai dikenal pada tahun 60 – an, itu ketika akuntansi yang berasal dari Amerika Serikat mulai masuk ke Indonesia. Sejak itu orang menganggap bahwa akuntansi adalah sistem pembukuan yang berasal dari Amerika dan tata buku tadi adalah sistem pembukuan model Belanda. Pengertian semacam ini tidak benar, sebab tata buku yang telah dikenal sejak zaman Belanda tidak lain adalah bagian dari sistem akuntansi Belanda. Tata Buku sebenarnya merupakan sebagian dari proses akuntansi, khususnya yang berkaitan dengan proses pencatatan. Tata buku adalah elemen prosedural dari akuntansi, seperti halnya geometrika dalam elemen prosedural dari matematika.
B.
Pihak – Pihak Yang Memerlukan Informasi Akuntansi
Akuntansi dilaksanakan baik dalam perusahaan yang bertujuan mencari laba maupun untuk organisasi – organisasi yang bertujuan nirlaba. Dalam akuntansi, transaksi – transaksi keuangan dikelola sedemikian rupa sehingga menjadi laporan keuangan yang siap digunakan untuk pengambilan keputusan. Dengan demikian akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang sangat diperlukan oleh berbagai macam organisasi. Informasi akuntansi dibutuhkan oleh berbagai pihak, baik dari kalangan luar dan dalam organisasi yang menyelenggarakan akuntansi seperti : 1.
Manajer
33
Seorang manajer perusahaan menggunakan informasi akuntansi untuk menyusun perencanaan perusahaannya, mengevaluasi kemajuan yang dicapai dalam usaha mencapai tujuan, dan melakukan tindakan – tindakan koreksi yang diperlukan. 2.
Kreditur (pemberi pinjaman) Seorang kreditur tertarik dengan informasi keuangan yang memungkinkan mereka untuk memutuskan apakah pinjaman serta bunganya dapat dibayar pada saat jatuh tempo. Oleh karena itu calon kreditur harus menilai kemampuan keuangan calon pengambil kredit dengan meminta laporan keuangan calon nasabah.
3.
Pemasok dan kreditur usaha lainnya Pemasok dan kreditur usaha lainnya tertarik dengan informasi yang memungkinkan mereka untuk memutuskan apakah jumlah yang terhutang akan dibayar pada saat jatuh tempo. Kreditur usaha berkepentingan pada perusahaan dalam tenggang waktu yang lebih pendek daripada pemberi pinjaman kecuali kalau sebagai pelanggan utama mereka tergantung pada kelangsungan hidup perusahaan.
4.
Investor Seorang investor melakukan penanaman modal dalam perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapannya. Oleh sebab itu, sebelum melakukan penanaman modal, mereka mengevaluasi pendapatan yang diperkirakan akan dapat diperoleh dari investasinya.
5.
Karyawan Karyawan dan kelompok – kelompok yang mewakili mereka tertarik pada informasi mengenai stabilitas dan profitabilitas perusahaan. Mereka juga tertarik dengan informasi yang memungkinkan mereka untuk menilai kemampuan perusahaan dalam memberikan jasa, manfaat pensiun dan kesempatan kerja.
6.
Pemerintah Pemerintah dan berbagai lembaga yang berada dibawah kekuasaannya berkepentingan dengan alokasi sumber daya dan karena itu berkepentingan dengan aktivitas perusahaan, menetapkan kebijakan pajak dan sebagai dasar untuk menyusun statistik pendapatan nasional dan statistik lainnya.
C.
Prinsip – Prinsip dan Fungsi Akuntansi
Prinsip – prinsip akuntansi Prinsip – prinsip akuntansi di Indonesia dirumuskan dan diterapkan oleh suatu yang kompetan yaitu Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). IAI merupakan satu – satunya badan yang berwenang untuk membuat peraturan – peraturan dibidang akuntansi. Prinsip – prinsip akuntansi Indonesia ditetapkan pertama kalinya oleh IAI dalam kongres IAI yang kedua pada tahun 1973. Dari sekian banyak aturan yang terdapat dalam prinsip akuntansi Indonesia, maka aturan yang perlu dibahas adalah konsep – konsep dasar : 1.
34
(a)
Konsep Entitas (Kesatuan Usaha) Konsep ini menguraikan bahwa suatu organisasi atau bagian dari organisasi merupakan suatu kesatuan usaha yang berdiri sendiri, terpisah dari organisasi lain atau individu lain.. ini berarti bahwa kejadian keuangan yang menyangkut satu kesatuan usaha, tidak boleh dicampur dengan kesatuan usaha lain atau dengan pemiliknya, dan sebaliknya.
(b)
Konsep Obyektifitas Catatan dan laporan akuntasi harus didasarkan pada data yang bisa dipercaya sehingga laporan menyajikan informasi yang tepat dan berguna.
(c)
Konsep Penetapan Beban dan Pendapatan Penentuan laba periodik dan posisi keuangan dilakukan berdasarkan metode akrual, yaitu dikaitkan dengan pengukuran aktiva dan kewajiban serta perubahannya pada saat terjadinya, bukan hanya sekedar pencatatan peneriman dan pengeluaran uang. Penentuan laba periodik pada dasarnya menyangkut dua masalah, yaitu pengakuan pendapatan yang terjadi selama periode tertentu dan penentuan beban yang terjadi sehubungan dengan usaha untuk menghasilkan pendapatan tersebut. Pendapatan dihitung sesuai dengan prinsip realisasi, yaitu pada saat transaksi pertukaran telah terjadi. Pembebanan biaya sedapat mungkin dihubungkan dengan pendapatan dan dilaporkan dalam periode diakuinya pendapatan.
(d)
Konsep Kesinambungan Suatu entitas ekonomi diasumsikan akan terus melanjutkan usahanya dan tidak akan dibubarkan, kecuali bila ada bukti sebaliknya.
(e)
Konsep Harga Pertukaran Transaksi keuangan harus dicatat sebesar harga pertukaran yaitu jumlah uang yang akan diterima atau dibayarkan untuk transaksi tersebut.
(f)
Konsep Periode Akuntansi Suatu gambaran yang lengkap dan tepat mengenai tingkat kesuksesan suatu perusahaan hanya dapat diketahui pada saat perusahaan menghentikan usahanya dan mencairkan seluruh hartanya menjadi kas. Akan tetapi, banyak keputusan yang berkaitan dengan perusahaan harus diambil oleh pimpinan maupun pihak lain selama berlangsungnya kegiatan perusahaan. Pengambilan keputusan tidak dapat menunggu sampai operasi perusahaan tersebut dihentikan, oleh sebab itu aktivitas ekonomi perusahaan dipecah kedalam periode – periode, dan dengan penyajian laporan keuangan secara periode diharapkan dapat membantu pihak lain yang berkepentingan di dalam pengambilan keputusan.
(g)
Konsep Pengukuran dalam Nilai Uang Akuntansi keuangan menggunakan uang sebagai dominator umum dalam pengukuran aktiva dan kewajiban perusahaan beserta perusahaannya agar informasi laporan keuangan yang 35
diukur dengan nilai uang dapat memberikan penafsiran yang universal bagi pemakai laporan. Namun hal tersebut tidak berarti bahwa informasi non moneter tidak tercakup dalam sistem akuntansi perusahaan, informasi ini juga diikutsertakan agar laporan keuangan menjadi lengkap.
2.
Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi adalah mengawasi, mengelola, dan memecahkan masalah – masalah keuangan, diantarannya : (a) Membuat laporan hasil usaha suatu perusahaan dalam membuat perhitungan rugi laba serta menilai kondisi keuangan perusahaan di neraca. (b) Membuat sistem akuntansi yang sesuai dan dapat diterapkan perusahaan agar perusahaan terhindar dari penyelewengan dan pemborosan. (c) Menetapkan dasar – dasar yang penting bagi pengakuan biaya dan pendapatan. (d) Menetapkan hak – hak bagi setiap pihak yang berkepentingan didalam suatu perusahaan. (e) Memberikan masukan – masukan yang diperlukan manajemen seperti informasi tentang, rentabilitas, solvabilitas perusahaan dan sebagainya.
D.
Bidang – Bidang Akuntansi dan Profesi Akuntan
1. Bidang – Bidang Akuntansi Dalam prakteknya akuntansi dapat dikelompokkan menjadi : (a)
Akuntansi Publik yang meliputi : Akuntansi perpajakan, merupakan informasi yang diberikan oleh jasa akuntan publik yang berlaku dan untuk menetapkan pajak seminimal mungkin. Pemeriksaan laporan keuangan (Auditing), bidang ini merupakan pekerjaan profesi akuntansi paling utama yang diberikan kepada publik atau umum. Hasil pemeriksaan akuntan publik dituangkan dalam sebuah laporan yang disebut laporan hasil pemeriksaan akuntansi yang disusun sesuai dengan prinsip akuntansi.
(b)
Konsultasi manajemen, merupakan pemberian jasa yang meliputi pengetahuan yang mendalam mengenai operasi perusahaan yang diperiksa oleh akuntan terhadap seorang manajer dalam memberikan berbagai pertimbangan dan saran untuk perbaikan hasil operasi perusahaan.
Akuntansi Intern yang meliputi : Akuntansi keuangan, merupakan akuntansi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi keuangan khususnya bagi pihak luar seperti investor, kreditur, dan sebagainya.
Akuntansi manajemen, merupakan akuntansi yang bertujuan utama menghasilkan informasi untuk kepentingan manajemen.
Akuntansi Biaya, merupakan akuntansi yang menganalisis biaya perusahaan untuk membantu menajemen dalam pengawasan biaya.
36
2.
Anggaran (Budgeting), merupakan informasi yang digunakan bagi penetapan anggaran atau perusahaan dalam mencapai sasaran penjualan dan perencanaan yang terinci untuk mencapai sasaran tersebut.
Sistem Akuntansi, merupakan sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan sesuai dengan kondisi perusahaan. Sistem informasi akuntansi sangat membantu dalam mengawasi jalannya operasi suatu perusahaan.
Akuntansi Pemeriksaan Intern, merupakan informasi akuntansi pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan intern perusahaan. Tugas para akuntan intern adalah mengevaluasi sistem akuntansi dan manajemen terutama membantu manajemen dalam memperbaiki efisiensi operasi serta menjamin bahwa para karyawan dan bagian – bagian perusahaan telah melaksanakan prosedur dan rencana yang ditetapkan manajemen.
Profesi Akuntan
Jabatan – jabatan dalam bidang akuntansi dapat dikelompokkan kedalam berbagai bidang, yang meliputi : (a)
Akuntan Publik (Akuntan Ekstern) Adalah akuntan yang memberikan jasanya untuk melayani kebutuhan masyarakat. Seorang akuntan publik akan menerima imbalan jasa dari perusahaan yang memakai jasanya, seperti halnya pengacara atau dokter. Jenis pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh para akuntan publik adalah pemeriksaan laporan keuangan, bantuan dibidang perpajakan, dan konsultasi manajemen.
(b)
Akuntan Intern Adalah akuntan yang bekerja dalam suatu perusahaan tertentu. Akuntan intern hanya melakukan pekerjaan untuk kepentingan perusahaan dimana ia bekerja. Akuntan Intern terdapat pada berbagai organisasi, baik yang berupa perusahaan maupun organisasi nirlaba seperti yayasan, rumah sakit, dan sebagainya.
(c)
Akuntan Pendidik Adalah akuntan yang bekerja mengajarkan keahliannya kepada siswa atau mahasiswa dan melakukan penelitian untuk mengembangkan akuntansi.
(d)
Akuntan Pemerintah (Negara) adalah akuntan yang bekerja di lembaga – lembaga sistem akuntansi yang diperlukan oleh negara seperti Badan Pemeriksaan Keuangan (BPK), Kantor Pelayanan Pajak, dan sebagainya. Tugas Akuntansi Negara adalah melakukan pemeriksaan keuangan dan merancang negara.
37
E.
Siklus Akuntansi
1.
Pendahuluan Akuntansi keuangan melakukan segala pencatatan segala perubahan yang terjadi di dalam perusahaan sejak awal hingga akhir. Proses pencatatan ini dilakukan bertahap – tahap dan berlangsung terus menerus dinamakan siklus akuntansi. Tahapan dari siklus akuntansi itu meliputi : (a) Tahap pencatatan (b) Tahap pengikhtisaran (c) Tahap pelaporan (a)
Tahap Pencatatan Kegiatan usaha suatu perusahaan tampak sebagai transaksi dan kejadian yang harus disertai dengan bukti transaksi atau dokumen. Transaksi adalah kegiatan perusahaan yang menghasilkan perubahan pada harta, utang dan modal. Biasanya transaksi menghubungkan perusahaan dengan pihak luar, contohnya setoran modal,pembelian, penjualan, pelunasan piutang, pembayaran utang dan sebagainya. Sedangkan kejadian adalah kegiatan perusahaan yang sifatnya intern, karena terjadi hanya di lingkungan perusahaan saja, contohnya penyusutan harta tetap, pemakaian perlengkapan, pernyataan beban yang masih belum dibayar atau pendapatan yang masih harus diterima. Semua transaksi dan kejadian harus dicatat secara kronologis artinya berurutan sesuai tanggal terjadinya. Tahap pencatatan meliputi : Menyiapkan dokumen atau bukti pencatatan yang menyatakan telah terjadinya transaksi dan kejadian. Dokumen ini misalnya kwitansi, faktur, nota dan sebagainya. Pencatatan dalam buku jurnal semua dokumen tersebut diatas dicatat secara kronologis dalam buku jurnal sebagai buku catatan kwitansi yang pertama. Pencatatan dalam buku besar semua catatan yang terdapat dalam buku jurnal dicatat kembali menurut cara tertentu ke dalam buku besar, pencatatan dalam buku besar ini dinamakan posting.
(b)
Tahap pengikhtisaran Tahapan ini adalah kelanjutan dari tahap pencatatan dan terdiri dari : Membuat neraca saldo dan ayat penyesuaian Caranya dilakukan dengan menghitung dulu saldo setiap perkiraan yang ada dalam buku besar. Saldo perkiraan disalin dalam suatu daftar yang disebut neraca Saldo. Setiap akhir periode akuntansi, biasanya terdapat perkiraan yang tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, maka untuk hal ini dibuatkan ayat penyesuaian.
Menyusun laporan keuangan dan ayat penutup Laporan keuangan adalah hasil akhir dari tahap akuntansi. Untuk memudahkan penyususunan laporan keuangan, biasanya dibuatkan dulu kertas kerja (disebut juga neraca lajur). Untuk setiap perkiraan yang menghasilkan laba atau rugi bagi perusahaan,
38
(c)
akan ditutup dengan ayat penutup, maksudnya supaya perkiraan – perkiraan itu tidak mempunyai saldo lagi (saldonya = nol). Menyusun neraca saldo setelah penutupan dan jurnal pembalikan Neraca lajur setelah penutup dibuat pada akhir periode akuntansi yang memperlihatkan harta, utang dan modal perusahaan setelah tutup buku, dan dipergunakan untuk menyusun neraca pada awal periode berikutnya. Jurnal pembalikan dibuat pada awal periode berikutnya yaitu mengenai ayat penyesuaian yang pada akhir periode sebelumnya telah menimbulkan perkiraan riil baru.
Tahap pelaporan Seperti sudah disinggung diatas, laporan keuangan yang disusun dengan bantuan kertas kerja, harus diinformasikan kepada pihak – pihak yang memerlukannya. Laporan keuangan terdiri dari : Neraca yaitu daftar yang melaporkan harta, utang, dan modal perusahaan pada waktu tertentu. Laporan rugi laba yang melaporkan segala hasil yang diperoleh serta beban yang ditanggung perusahaan selama satu periode. Laporan perubahan modal melaporkan berubahnya modal suatu perusahaan dalam suatu periode. Laporan perubahan posisi keuangan melaporkan sumber dana serta penggunaan dana itu oleh perusahaan selama satu periode.
2.
Bukti transaksi Semua transaksi dan kejadian mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, keberadaannya harus dinyatakan dengan bukti atau dokumen tertulis. Bukti atau dokumen itu menjadi sumber pencatatan. Dokumen pencatatan ini harus disimpan dengan baik, supaya dikemudian hari, jika diperlukan dapat dibuka kembali. Macam – mcam pencatatan itu antara lain : (a) Bukti intern yang menyatakan telah terjadi suatu kejadian, yaitu peristiwa ekonomi dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Dokumen ini disebut memo. (b) Bukti ekstern yang menyatakan terjadinya transaksi, yaitu kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pihak luar, sehingga merubah harta, utang dan modal. Surat – surat bukti ekstern antara lain : Kwitansi yaitu surat bukti mengenai pembayaran dengan uang tunai. Kwitansi dibuat oleh pihak yang menerima uang. Kwitansi terdiri dari 2 bagian. Bagian kiri disebut sisi kwitansi disimpan oleh penerima uang sebagai dokumen penerimaan. Sedangkan bagian kanan diberikan kepada si pembayar dan disimpan sebagai dokumen pembayaran. Seringkali kwitansi dibuat beberapa rangkap. Dalam hal demikian lembar pertama/asli disimpan oleh si pembayar sebagai bukti pembayaran dan salah satu lembar berikutnya disimpan si penerima uang sebagai dokumen penerimaan.
Faktur adalah surat bukti mengenai penjualan dan pembelian barang yang dilakukan dengan kredit. Faktur dibuat oleh si penjual. Biasanya faktur dibuat 39
beberapa rangkap. Lembar pertama atau aslinya diserahkan kepada pembeli, dinamakan faktur pembelian, lembar tebusannya disimpan oleh sipenjual, dinamakan faktur penjualan.
3.
Nota adalah bukti mengenai pembelian atau penjualan barang yang dilakukan dengan tunai. Nota harus juga dibuat minimal rangkap 2, yaitu lembar pertama atau aslinya diserahkan kepada sipembeli, dinamakan nota pembelian. Lembar kedua menjadi arsip sipenjual, dinamakan nota penjualan. Nota lebih dikenal dengan sebutan nota kontan.
Nota kredit adalah surat pernyataan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengkredit perusahaan langganan. Hal ini dapat disebabkan misalnya karena menerima kembali barang yang dijual, mungkin karena rusak atau mutunya ternyata tidak cocok, mungkin pula karena ada salah hitung.
Nota debet adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang isinya menyatakan bahwa perkiraan langganannya akan didebet, disebabkan barang yang dibelinya dikembalikan karena rusak, tidak cocok atau terdapat salah perhitungan.
Skema siklus akuntansi Dokumen
Jurnal dibuat berdasar data dokumen
Awal
F.
Tahap pencatatan
Neraca lajur Dibuat dari data buku besar dan data lain
Laporan keuangan Disusun dari data neraca lajur
Akhir
Neraca saldo penutupan disusun dari buku besar
Buku besar Dibuat berdasar data jurnal
Ayat jurnal penyesuaian dan ayat jurnal penutup diposting ke buku besar
Tahap pengikhtisaran
Jurnal : Ayat penyesuaian dan ayat penutup dicatat dalam jurnal neraca lajur
Klasifikasi Perkiraan
1.
Pendahuluan Mencatat macam –macam data keuangan diawali dengan analisa, untuk mengetahui dalam perkiraan – perkiraan nama perusahaannya harus kita catat. Dalam hal ini kita memerlukan klasifikasi perkiraan. Klasifikasi – klasifikasi perkiraan itu harus dilakukan dengan sistematis.
40
Dengan memperhatikan sifatnya, maka terdapat perkiraan permanen, perkiraan sementara dan perkiraan perantara.
2.
Perkiraan neraca Perkiraan neraca disebut juga perkiraan riil adalah macam – macam perkiraan yang harus dilaporkan dalam neraca yaitu perkiraan terdiri dari harta (assets), kewajiban (liabilities), dan modal (kapital). Perkiraan neraca bersifat sebagai perkiraan permanen, artinya tetap ada dalam setiap periode. (a)
Harta atau aktiva Ialah semua milik, baik yang berwujud (barang) atau yang tidak berwujud (hak) yang dapat diukur dengan satuan uang, klasifikasi harta didasarkan atas likuiditasnya, maksudnya tingkat mudah tidaknya dicairkan menjadi uang tunai. Mengingat hal itu maka klasifikasi harta adalah sebagai berikut : (1) Harta lancar (current assets) yaitu semua milik perusahaan yang dapat dicairkan atau yang akan habis dipakai dalam jangka satu tahun, harta lancar diklasifikasikan menjadi Kas (cash) yaitu persediaan uang milik perusahaan termasuk simpanan di Bank semacam cek, giro dan deposito.
Surat berharga (marketable sekurities) yaitu saham dan obligasi atau surat berharga lainnya yang dimiliki perusahaan untuk sementara waktu. Maksud kepemilikannya hanya untuk memanfaatkan uang yang nganggur dan setiap saat dapat dijual kembali untuk memenuhi uang tunai.
Piutang wesel (notes receivable) yaitu janji tertulis yang menyatakan kesanggupan seseorang untuk melakukan pembayaran jumlah tertentu pada waktu yang tertentu pula. Masa laku wesel biasanya kurang dari setahun.
Piutang usaha/dagang (account receivable) yaitu tagihan terhadap perusahaan atau orang lain yang terjadi karena menjual barang atau jasa dengan kredit.
Persediaan barang dagangan (merchandise inventory) yaitu barang yang dibeli dengan maksud menjual kembali untuk mendapatkan keuntungan, pembelian barang untuk dipakai perusahaan sendiri, apapun jenisnya, tidak diklasifikasikan sebagai persediaan barang dagangan.
Perlengkapan (supplies) yaitu macam – macam barang milik perusahaan untuk dipakai dalam operasionilnya. Perlengkapan ini akan segera habis dipakai atau jangka waktu penggunaannya diperkirakan kurang dari setahun. Misalnya perlengkapan kantor (office supplies) yang berupa alat tulis, materai dan perangko dan perlengkapan toko (store supplies) yang berupa tali, karet gelang, kantong, kertas bungkus dan sebagainya.
Beban bayar dimuka atau persekot beban (prepaid expense) yaitu beban yang sudah dibayar lebih dahulu, tetapi waktunya belum dijalani, Misalnya : persekot sewa, persekot bunga dan sebagainya. 41
Pendapatan yang masih harus diterima (accrued revenue) yaitu pengorbanan jasa yang sudah dilakukan tetapi balas jasanya belum diterima, sewa yang masih harus diterima.
(2) Investasi (invesment) yaitu penanaman modal diperusahaan lain untuk jangka panjang (lebih dari setahun). Misalnya pemilikan saham, obligasi atau investasi lainnya dengan maksud tidak untuk dijual kembali dalam waktu dijual kembali dalam waktu pendek. (3) Harta tetap (fixed assets) yaitu harta berwujud yang dipakai dalam aktivitas perusahaan, jadi tidak untuk dijual belikan, dan dapat dimanfaatkan lebih dari setahun, harta tetap ini meliputi : Peralatan (Equipment) yaitu harta tetap yang dipakai dalam operasional perusahaan. Dapat dipergunakan dalam jangka lama. Misalnya peralatan kantor, peralatan toko, mesin, kendaraan dan sebagainya.
Bangunan (Building) yaitu harta yang dipakai untuk aktivitas perusahaan. Didapat dalam bentuk siap pakai atau dibangun lebih dulu.
Akumulasi penyusutan harta tetap (Accumulated Depreciation Fixed Assets) yaitu kumpulan atau jumlah penyusutan harta tetap yang ditetapkan setiap akhir periode akuntansi. Menunjukkan berkurangnya nilai atau manfaat yang diperoleh dari harta tetap itu.penyusutan itu diakhiri apabila manfaat dari harta tetap itu habis.
Tanah (Land) yaitu tanah yang dimiliki perusahaan dan digunakan sebagai tempat perusahaan itu melakukan kegiatan usahanya. Tanah tidak dikenakan penyusutan.
(4) Harta tidak berwujud (intangible fixed assets), secara fisik harta ini tidak ada (abstrak) tetapi mempunyai nilai. Secara periodik harta ini dihapuskan dari pembukuan. Harta tidak berwujud ini antara lain : Hak paten yaitu hak yang diberikan pemerintah kepada perusahaan, badan atau perorangan untuk menggunakan atau memanfaatkan suatu penemuan baru.
Hak cipta (copyright) yaitu hak istimewa yang diberikan oleh pemerintah kepada perusahaan, lembaga atau perorangan untuk memperbanyak atau menjual hasil karya seni atau karya tulis menggunakan cap, nama, gambar atau lambang tertentu.
Merk dagang (trade mark) yaitu hak yang diberikan pemerintah kepada perusahaan, lembaga atau perorangan untuk menggunakan cap, nama, gambar atau lambang tertentu.
Franchise yaitu hak istimewa yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lainnya untuk menggunakan teknik atau resep tertentu dan menjual hasilnya.
Goodwill yaitu kelebihan atau keunggulan suatu perusahaan dibanding dengan perusahaan lain yang sejenis yang memungkinkan perolehan laba yang lebih tinggi. 42
Kelebihan itu mungkin disebabkan oleh keunggulan manajemennya, nama perusahaan yang sudah sangat terkenal, letaknya yang strategis, distribusi dan pemasaran yang efektif dan efisien. (5) Harta lain – lain ( other assets ) yaitu segala macam harta yang tidak termasuk kedalam jenis harta tersebut diatas. Misalnya pembelian tanah atau emas sebagai cadangan perusahaan, bangunan yang belum selesai dibuat.
(b)
Kewajiban atau utang (liabililties) Merupakan kewajiban perusahaan terhadap pihak luar perusahaan yang bukan pemilik perusahaan dan harus dibayar jangka waktu tertentu. Dalam neraca utang harus dilaporkan dengan memperhatikan jatuh temponya, maksudnya berdasar jangka waktu pelunasannya. Karena itu utang diklasifikasikan sebagai berikut : (1) Utang lancar (current liabilities) adalah semua kewajiban perusahaan yang dilunasi dalam jangka waktu satu tahun. Utang lancar terdiri dari : Utang usaha atau utang dagang (account payables) yaitu kewajiban yang terjadi karena pembelian barang atau jasa dengan kredit yang harus dilunasi dalam waktu satu tahun.
Utang wesel atau wesel bayar (notes payables) adalah surat pengakuan yang menyatakan kesediaan membayar jumlah tertentu pada waktu tertentu dan pada orang yang namanya tercantum pada surat itu.
Utang beban (accured express) adalah beban yang masih harus dibayar yang terjadi karena perusahaan telah menerima jasa dari pihak lain, tetapi belum dibayar.
Utang pendapatan (deffered income) adalah pendapatan yang diterima lebih dahulu yang terjadi karena perusahaan telah menerima balas jasa atau uang, tetapi penyerahan barang atau jasanya belum dilakukan.
(2) Utang jangka panjang (long term liabilities) adalah kewajiban perusahaan yang harus dilunasi dalam jangka lebih dari satu tahun, yang termasuk utang jangka panjang : Utang Hipotek (Mortgage Payables) yaitu pinjaman jangka panjang yang jaminannya berupa harta tetap.
(c)
Utang Obligasi (Bond Payables) adalah janji tertulis untuk membayar pinjaman (yaitu nilai nominalnya) pada tanggal jatuh temponya. Bunga obligasi dibayarkan secara periodik.
Kredit investasi yaitu pinjaman dari bank untuk keperluan memperluas atau rehabilitasi usahanya.
Modal (kapital) Yaitu kewajiban perusahaan kepada pemilik perusahaan, jadi merupakan semacam utang perusahaan kepada pemilik perusahaan itu. Dalam perusahaan perseorangan perkiraan modal 43
dicatat berikut nama pemiliknya, misalnya modal Bakri. Begitu pula pada perusahaan persekutuan semacam firma dan persekutuan komanditer (CV) adapun perkiraan prive, merupakan perkiraan kontra modal, artinya tergolong sebagai perkiraan ,modal tetapi sifatnya mengurangi modal. Pada perseroan terbatas (PT) perkiraan modal disebut modal saham. 3.
Perkiraan nominal Perkiraan nominal terdiri dari perkiraan pendapatan dan perkiraan beban bersifat sebagai perkiraan sementara, sebab setiap akhir periode akuntansi, saldonya harus dipindahkan ke perkiraan ikhtisar rugi – laba. Apabila pendapatan lebih dari beban, berarti perusahaan memperoleh laba. Sebaliknya jika beban lebih dari pendapatan berarti memperoleh rugi. Itulah sebabnya perkiraan nominal disebut juga Perkiraan rugi – laba. (a)
Perkiraan pendapatan (income atau revenue) Pendapatan merupakan tambahan secara bruto terhadap modal perusahaan. Ada dua klasifikasi pendapatan : Pendapatan operasional atau pendapatan usaha yang diperoleh sebagai hasil usaha utama perusahaan, misalnya penjualan barang dagangan, penyerahan jasa kepada langganan dan sebagainya.
(b)
Pendapatan non operasional yang diperoleh diluar usaha utama suatu perusahaan. Misalnya perusahaan angkutan memperoleh pendapatan bunga.
Perkiraan beban (expense) Beban merupakan pengorbanan yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh pendapatan, terdapat dua macam beban : Beban operasional atau beban usaha yang berhubungan langsung dengan kegiatan utama perusahaan, Misal : beban gaji, beban iklan, beban penyusutan.
Beban non operasional yaitu pengorbanan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan utama perusahaan. Misal : beban bunga, beban administrasi.
4.
Kode perkiraan Supaya mudah mengelompokkan dan mencarinya dalam buku besar, maka perkiraan – perkiraan itu diberi kode tertentu. Sebagai kode dipergunakan angka atau huruf dalam abjad. Sekarang kita hanya akan menggunakan kode dengan angka saja yang biasanya terdiri dari dua atau tiga angka. Jika dipergunakan tiga angka maka : Angka pertama Angka kedua Angka ketiga
menunjukkan kode kelompok perkiraan menunjukkan kode golongan perkiraan menunjukkan kode jenis perkiraan
Kode kelompok perkiraan terdiri dari : Angka 1 adalah kode kelompok perkiraan harta
44
Angka 2 Angka 3 Angka 4 Angka 5
adalah kode kelompok perkiraan utang adalah kode kelompok perkiraan modal adalah kode kelompok perkiraan pendapatan adalah kode kelompok perkiraan beban
Perkiraan kas kodenya 111 yaitu : angka 1 yang pertama menunjukkan kode kelompok harta, angka 1 kedua/tengah menunjukkan kode golongan harta lancar dan angka 1 ketiga menunjukkan kode jenisnya, kode jenis ini sering pula menunjukkan urutan perkiraan itu. Berikut ini contoh sederhana kode perkiraan. Harta : Utang : 111 Kas 211 utang usaha 112 Piutang usaha 212 utang wesel 113 Perlengkapan 221 utang hipotik 121 Peralatan 222 utang obligasi Pendapatan : 411 Pendapatan jasa 412 Pendapatan bunga 413 Pendapatan sewa
Modal : 311 Modal dr Ani 312 prive dr Ani
Beban : 511 beban gaji 512 beban perlengkapan 519 beban rupa – rupa
Keterangan : 111 : Kas
G.
1 Kelompok perkiraan = harta
1 Golongan perkiraan = harta lancar
1 Jenis perkiraan = kas
Persamaan Akuntansi
1.
Pendahuluan Setiap perusahaan didirikan dengan tujuan mendapat laba. Untuk mencapai laba tujuan itu, perusahaan memerlukan modal, Modal diperoleh dari pemilik perusahaan. Apabila modal itu tidak cukup, maka perusahaan akan meminjamnya dari kreditur. Dengan kekayaan yang diperolehnya itu, perusahaan melakukan suatu usaha yang membeli dan menjual barang dan jasa atau menghasilkan sendiri barang itu. Dalam melakukan kegiatan – kegiatan itu, perusahaan memerlukan berbagai sarana harta serta memerlukan berbagai pengorbanan. Pengorbanan ini adalah beban atau biaya. Hasil dari semua kegiatan itu merupakan pendapatan perusahaan. Gambaran dari semua kegiatan perusahaan itu tampak sebagai transaksi dan kejadian.
2.
Nilai transaksi Transaksi dan kejadian itu harus dapat dinilai dengan uang untuk kemudian dilakukan pencatatan. Nilai dari transaksi yang dicatat harus berdasar nilai perolehan, artinya nilai atau harga yang benar – benar dibayar atau diterima. Selain itu pencatatan harus didasarkan pada bukti pencatat atau dokumen dan dilakukan dengan cara kronologis. 45
3.
Persamaan Akuntansi Jika perusahaan menerima setoran uang atau barang lainnya dari pemilik perusahaan, maka setoran itu menjadi kekayaan atau harta perusahaan. Pada sisi lain, setoran itu menjadi utang kepada pemilik perusahaan, yang disebut modal, Jadi besarnya nilai harta sama dengan besarnya nilai modal. Persamaan ini disebut persamaan akuntansi yang dirumuskan sebagai berikut : Harta (aktiva) = Modal Apabila modal yang diperoleh itu tidak cukup, maka dilakukan pinjaman dari kreditur, yaitu pihak luar yang bukan pemilik perusahaan, disebut utang. Dengan demikian persamaan akuntansi diatas dapat dirumuskan lagi menjadi : Harta = Utang + Modal Utang dicantumkan dahulu dari modal, karena apabila perusahaan dibubarkan maka hak kreditur harus diselesaikan lebih dahulu daripada hak pemilik perusahaan (modal).
4.
Pencatatan transaksi dalam persamaan akuntansi Semua transaksi yang terjadi, akan berakibat berubahnya harta, utang dan modal. Harta ini diperlihatkan dalam persamaan akuntansi. Namun bagaimanapun perubahan itu, tidak akan mempengaruhi kesinambungannya. Marilah kita mempelajari contoh persamaan akuntasi berikut : Transaksi 1
:
Dr. Ani membuka praktek dokter, untuk usahanya ini ia menyetorkan uang tunai sebesar Rp. 5.000.000,- sebagai modal
Analisa
:
Dengan setoran ini sekarang perusahaan mempunyai uang tunai yang disebut kas dan sisi lain timbul utang perusahaan kepada pemilik yang disebut modal. Dalam persamaan akuntansi tampak sebagai berikut : Persamaan akuntansi (dalam ribuan Rupiah) No. Transaksi 1
Transaksi 2
:
Analisa
:
= = =
Modal Modal Dr Ani + 5000
Keterangan Modal awal
Membayar sewa ruangan praktek dan membayar dengan cek sebesar Rp. 200.000,Harta kas perusahaan dan modal masing – masing berkurang dengan Rp.200.000,-. Persamaan akuntansinya sebagai berikut :
No. Transaksi 1 2
Harta Kas + 5000
Harta Kas 5000 -200
= = = =
Modal Modal Dr. Ani Keterangan 5000 Modal awal -200 Beban sewa 46
Saldo
Transaksi 3
:
Analisa
:
No. Transaksi Saldo 3 Saldo Transaksi 4
:
Analisa
:
No. Transaksi Saldo 4 Saldo
Kas 4800 - 700 4100
Transaksi 5
:
Analisa
:
No. Transaksi Saldo 5 Saldo
Transaksi 6
:
Analisa
:
No. Transaksi
4800
=
4800
Membeli peralatan kedokteran dengan kredit seharga Rp. 1.200.000,dari PT. Adhifarma Transaksi ini menyebabkan timbulnya harta bertambah yang berupa peralatan dan diisi lain karena pembelian belum dibayar, timbul pula utang. Dalam persamaan akuntansi tampak sebagai berikut :
Kas 4800
Harta Peralatan
= = = = =
+ 1200 + 1200
4800
Utang Utang Usaha + 1200 + 1200
Ket.
4800
Membeli dengan tunai obat – obatan untuk perlengkapan praktek dari PT. Faritex seharga Rp. 700.000,Pembelian menyebabkan harta perlengkapan bertambah dan harta kas dipakai membayar jadi berkurang. Persamaan akuntansinya : Harta Perlkpn
= = = = =
Peraltn + 1200
+ 700 + 700
+ 1200
Utang Utang usaha + 1200 + 1200
Modal Modal Dr Ani + 4800
Ket.
+ 4800
Menerima pendapatan dari praktek dokter selama setengah bulan sebesar Rp. 2.300.000,Penerimaan menyebabkan harta kas bertambah dan modal juga bertambah dari pendapatan. Persamaan akuntansinya : Kas 4100 + 2300 6400
Harta Perlkp + 700
Peraltn + 1200
+ 700
+ 1200
= = = = =
Utang Utang U. 1200 1200
Modal Modal Dr Ani Ket. + 4800 + 2300 Pendpt jasa + 7100
Telah dilakukan pengobatan dan perawatan para karyawan firma Abadi dengan memperhitungkan Rp. 900.000,- yang akan diterima bulan depan. Dengan pemberian jasa ini modal perusahaan bertambah dan timbul piutang usaha karena uang jasanya belum diterima. Harta
Kas
Modal Modal Dr. Ani 4800
Piutang
Perlkp
Peraltn
=
Utang
=
Utang U.
Modal Modal Dr Ani
Ket.
47
Saldo
6400
+ 700
6 Saldo
Transaksi 7 Analisa
6400
: :
+ 900
+ 700
+ 900
+ 700
Kas 6400
7
- 250
Saldo
6150
Transaksi 8
:
Analisa
:
Saldo
+ 1200
=
+ 900 1200
Pendpt jasa
+ 8000
=
Utang
Modal
Perlengk.
Peralat.
=
Utang U.
Modal Dr Ani
+ 900
+ 700
+ 1200
=
1200
+ 8000
= + 900
+ 700
+ 1200
=
1200
250
Ket.
Beban gaji
+ 7750
Nilai persedian perlengkapan pada akhir periode akuntansi seharga Rp. 225.000,Nilai persedian akhir berarti pula nilai perlengkapan yang belum dipakai, jadi nilai yang mengurangi perlengkapan, atau yang sudah dipakai dan juga mengurangi modal – Rp. 475.000,Yaitu : Rp. 700.000 – Rp. 225.000 = Rp. 475.000
Harta Kas 6150
=
Modal
Perlengk.
Peralat.
=
Utang U.
Modal Dr Ani
+ 900
+ 700
+ 1200
=
1200
+ 7750
- 475 6150
Utang
Piutang
8 Saldo
+ 7100
Piutang
No. Transaksi
1200
=
Harta
Saldo
=
Membayar gaji perawat dan karyawan lainnya sebesar Rp. 250.000,Transaksi ini menyebabkan harta kas berkurang dan modalpun berkurang akibat pengeluaran untuk gaji. Persamaan akuntansinya :
No. Transaksi
+ 1200
+ 900
+ 225
= + 1200
=
1200
475
Ket.
Beban perlengk.
+ 7275
Apabila persamaan akuntansi diatas disusun selengkapnya, maka akan tampak sebagai berikut : PRAKTEK Dr. ANI PERSAMAAN AKUNTANSI Tgl 1 2 Saldo
Kas 5000 - 200 - 4800
Piutang
Perlkp
-
-
Peral -
=
Utang U
= = =
-
Modal Dr. Ani + 5000 - 200 + 4800
Keterangan Modal Awal Beban Sewa
48
3 Saldo 4 Saldo 5 Saldo 6 Saldo 7 Saldo 8 Jml
H.
4800 - 700 4100 + 2300 6400 6400 - 250 6150 6150
+ 900 + 900 + 900 + 900
+ 700 + 700
+1200 +1200 + 1200
+ 700
+ 1200
+ 700
+ 1200
+ 700 - 475 + 225
+ 1200 + 1200
= = = = = = = = = = = =
1200 1200 1200 1200 1200 1200 1200
+ 4800 + 4800 + 2300 + 7100 + 900 + 8000 - 250 + 7750 - 475 + 7275
Pend. Jasa Pend. Jasa Beban gaji Beban perlengkapan
Laporan Keuangan Dari Hasil Persamaan Akuntansi
Laporan keuangan (1) Neraca (2) Laporan R / L (3) Laporan Perubahan Modal
(1) NERACA Praktek Dr. Ani Harta
Utang
Kas Piutang Perlengkapan Peralatan Jumlah Harta
Rp. 6150 Rp. 900 Rp. 225 Rp. 1200 Rp. 8475
(2)
Rp. 1200
Modal Modal Dr. Ani Jumlah U + M
Rp. 7275 Rp. 8475
Laporan Rugi / Laba Praktek Dr. Ani
I. Pendapatan I Pendapatan II Jumlah Pendapatan II. Beban – Beban 1. Beban Sewa
Utang
Rp. 2.300 Rp. 900 Rp. 3.200
Rp.
200 49
2. Beban Gaji 3. Beban Perlengkapan
Rp. Rp.
250 475 Rp.
III.
Laba
925
Rp. 2.275
(3) Laporan Perubahan Modal Laporan Perubahan Praktek Dr. Ani
I.
Modal Awal Laba
Rp. 5.000 Rp. 2.275
Modal Akhir
Rp. 7.275
Pengaruh Transaksi Perkiraan Tertentu Terhadap Persamaan Akuntansi
I. Perkiraan Harta 1. Pembelian harta secara kontan Contoh : Pembelian perlengkapan kontan Pembelian peralatan kontan 2.
II. 3 4 5
Pembelian harta secara kredit Contoh : Pembelian perlengkapan kredit Pembelian peralatan kredit Perkiraan Utang Pinjaman uang dari bank Pembelian perlengkapan kredit Pelunasan utang
:
Harta (+) dan Harta (-)
: :
Perlengkapan (+) Peralatan (+)
:
Harta (+) dan Utang (+)
: :
Perlengkapan (+) Peralatan (+)
Utang (+) Utang(+)
: : :
Kas (+) Perlengkapan (+) Kas (-)
Utang (+) Utang (+) Utang (-)
Kas (-) Kas (-)
III. Perkiraan Modal 6 7 8 9
Investasi modal Penarikan prive Pendapatan Beban
: : : : :
Kas (+) Kas (-) Kas (+) Kas (-)
Modal (+) Modal (-) Modal (+) Modal (-)
Keterangan Investasi Modal Prive Pendapatan Beban
IV. Penyusutan Harta 50
10 Perlengkapan susut Perlengkapan berkurang 11 Penyusutan alat / harta
J.
: : :
Perlengkapan (-) Modal (-) Akumulasi penyusutan Alat / harta (+) Modal (-)
Beban Perlengkapan Beban penyusutan Peralatan / harta
Analisa Transaksi dan Kejadian
Sebelum kita mempelajari bagaimana melakukan pencatatan, perlu lebih dulu kita pelajari analisa transaksi dan kejadian. Analisa itu terhadap harta, utang dan modal. Analisa dengan menggunakan persamaan akuntansi ternyata tidak praktis, apa lagi jika perusahaan telah berkembang. Pada pelajaran tentang klasifikasi perkiraan, telah diketahui bahwa perkiraan – perkiraan terbagi menjadi lima kelompok, yaitu : (a) Harta, dalam neraca dilaporkan disebelah kiri, atau menurut istilah akuntansi debet. Jika harta bertambah pencatatannya di debet pula. Sebaliknya jika harta berkurang, maka dicatat disebelah kanan (kredit). Tiap akhir periode akuntansi saldonya selalu debet, biasa disebutkan saldo normalnya debet. (b) Utang, dilaporkan dalam neraca disebelah kredit. Jadi jika utang bertambah pun dicatat di kredit, dan jika berkurang dicatat di debet. Tiap akhir periode akuntansi, saldo normalnya kredit. (c) Modal, dalam neraca dilaporkan disebelah kredit, dengan demikian bertambahnya modal harus dicatat di kredit, sedangkan berkurangnya modal dicatat di debet. Saldo normalnya kredit. (d) Pendapatan, merupakan perkiraan sementara yang selama berlangsungnya periode akuntansi mencatat penambahan modal. Jadi tambahan pendapatan, dicatat seperti modal bertambah, yaitu di kredit. Sedangkan berkurangnya dicatat di debet. (e) Beban, juga merupakan perkiran sementara, tapi selama berlangsungnya periode akuntansi mencatat pengurangan modal. Jika beban bertambah, berarti modal berkurang, dicatat di debet. Sebaliknya jika beban berkurang, maka dicatat di kredit.
Debet ---- bertambah ------
Debet ---- berkurang ------
Harta Beban Beban Utang Modal Pendapatan
------berkurang ------- kredit
------bertambah ------- kredit
51
K.
Jurnal (Journal)
Sesungguhnya pencatatan transaksi – transaksi dapat dilakukan langsung ke dalam Buku Besar. Namun cara ini mengandung resiko, yaitu sukar menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. Karena itu akan lebih aman jika pencatatan dilakukan dengan tidak langsung, yaitu dengan menggunakan Jurnal. Jurnal adalah buku catatan pertama dalam akuntansi dan merupakan buku catatan asli (Book of original entry), sebab mencatat semua transaksi dan kejadian secara langsung dari surat – surat bukti, sebelum dicatat ke dalam buku – buku catatan lain. 1.
Fungsi jurnal (a) Fungsi mencatat, semua transaksi harus dicatat dalam jurnal. Tidak boleh ada transaksi yang tidak dicatat. (b) Fungsi historis, pencatatan ini harus berurutan (kronologis) menurut tanggal terjadinya transaksi. (c) Fungsi analisa, semua transaksi yang dijurnal dianalisa untuk menentukan debet dan kreditnya. Debet dan kredit ini harus sesuai dengan catatan dalam buku besar. (d) Fungsi instruktif, semua transaksi di jurnal mengandung instruksi atau perintah, yaitu harus dipindahkan (posting) ke buku besar. (e) Fungsi informatif, setiap catatan dalam jurnal sifatnya memberi informasi atau penjelasan mengenai perkiraan dan macamnya transaksi yang terjadi.
2.
Bentuk jurnal Besar kecilnya perusahaan serta sifat operasi perusahaan, berpengaruh terhadap bentuk jurnal yang dipergunakan. Namun disini kita hanya akan mempelajari jurnal dua kolom, saja, yaitu sebagai berikut : JURNAL UMUM
Tgl
Perkiraan dan uraian
Halaman : . . Ref Debet
Kredit
Cara mencatat transaksi dalam jurnal umum : (a) Tiap halaman jurnal diberi nomor halaman, yang akan dipergunakan sebagai referensi. (b) Tahun dicatat pada baris paling atas pada lajur/kolom tanggal. Cukup sekali saja dilakukan pada tiap halaman jurnal. (c) Bulan dicatat dibawah tahun. Juga cukup dicatat sekali pada tiap halaman kecuali jika terjadi pergantian bulan. (d) Tanggal yang dicatat adalah tanggal terjadinya transaksi atau kejadian. 52
(e) Perkiraan yang didebet harus dicatat lebih dahlu dan jumlah uang dicatat di lajur debet. (f) Perkiraan yang dikredit harus dicatat di bawah perkiraan yang didebet dan jumlah uangnya dicatat dilajur kredit. Penulisannya agak kekanan. (g) Bila perlu, uraian singkat dapat dicatat dibawah perkiraan yang dikredit. Contoh :
Tgl 1993 Mei 7
L.
JURNAL UMUM Halaman : 7 Perkiraan dan uraian Ref Debet Perlengkapan Utang usaha Ket : Membeli obat – obatan dari Toko Puri
Kredit
Rp. 50.000,Rp. 50.000,-
Buku Besar (Ledger)
Buku besar merupakan buku catatan akhir (book of final entry). Buku besar adalah kumpulan dari banyak daftar yang masing – masing disebut perkiraan. Perkiraan – perkiraan itu boleh berbentuk lembaran – lembaran atau kartu dan boleh pula berbentuk buku. Bentuk perkiraan buku besar Kita mengenal tiga macam bentuk perkiraan buku besar : (1) Bentuk dua kolom disebut juga bentuk skontro. Mempunyai dua sisi yaitu sisi kiri atau debet dan sisi kanan atau kredit. Baik sisi debet baikpun sisi kredit mempunayi susunan lajlur yang sama, yaitu sebagai berikut : Nama perkiraan : ……. Tgl Uraian Ref Jumlah
Tgl
Halaman : . . . . . .. . Ref Jumlah
Uraian
(2) Bentuk Tiga kolom yang mempunyai susunan lajur sebagai berikut Nama Perkiraan : . . . . . . . . . . Tgl Uraian Ref
Debet
Kredit
Halaman : . . . . . . . Saldo
53
(3) Bentuk Empat Kolom. Susunan lajurnya sama seperti bentuk tiga kolom, hanya jalur saldonya terbagi menjadi jalur saldo debet dan saldo kredit, yaitu sebagai berikut : Nama Perkiraan : . . . . . . . . . . Tgl
M.
Uraian
Ref
Debet
Halaman : . . . . . . Saldo Debet Kredit
Kredit
Memindahkan Data Jurnal ke Dalam Buku Besar
Setelah semua transaksi dan kejadian tercatat dalam Jurnal, maka setiap hari data jurnal itu harus dipindahkan ke dalam buku besar. Tahap pencatatan ini disebut posting. Posting dilakukan melalui langkah – langkah berikut : (1) Salin tanggal yang terdapat dalam jurnal ke lajur tanggal yang terdapat pada perkiraan buku besar. (2) Salin keterangan yang terdapat dalam jurnal ke perkiraan buku besar yang bersangkutan. (3) Salin nomor halaman jurnal ke lajur ref yang terdapat dalam perkiraan buku besar yang bersangkutan. (4) Salin jumlah debet yang terdapat dalam jurnal ke lajur jumlah debet yang terdapat dalam perkiraan buku besar. Hal sama dilakukan pula untuk jumlah kredit. (5) Untuk perkiraan tiga atau empat kolom, hitunglah saldonya dan kemudian catat debet dan kredit. (6) Salin nomor kode perkiraan buku besar ke lajur ref yang ada dalam jurnal.
JURNAL UMUM Contoh : Tgl 1992
Uraian Peralatan Toko Utang Usaha
Halaman : 8 Ref Debet 131 Rp. 75.000 211 -
Kredit Rp. 75.000
BUKU BESAR Peralatan Toko Tgl Uraian Ref Debet 1992 Sep 7 Utang usaha 8 Rp. 75.000
Tgl
Utang Usaha Uraian
Ref
Debet
Kredit -
No. 131 Saldo Dr Rp. 75.000
Kredit
No. 211 Saldo Dr 54
1992 Sep 7
Peralatan Toko
8
-
Rp. 75.000
Rp. 75.000
Latihan 1: 1. Saudara Kurnia mendirikan perusahaan “Penjahit Kurnia” pada tanggal 1 Mei 1990. Selama bulan 1990 itu telah terjadi transaksi – transaksi : Mei 1 Menyetorkan uang tunai sebagai modal perusahaan sebesar Rp. 3.000.000,Mei 3 Membeli dengan kredit dari PT. Asia 4 mesin jahit dengan harga @ Rp. 600.000,Mei 4 Membeli dari Pasar Baru macam – macam perlengkapan menjahit seharga Rp. 600.000 Mei 7 Telah diselesaikan jahitan pakaian seragam kerja pesanan dari PT. MITRA, uangnya diterima bulan ini Rp. 850.000,Mei 10 Membayar sewa ruangan bulan ini Rp. 250.000,Mei 12 Diselesaikan pesanan jahitan dari Toko Murni seharga Rp. 1.500.000,- yang baru diterima Rp. 500.000,Mei 15 Membayar cicilan pertama pembelian mesin jahit Rp. 200.000,Mei 20 Saudara Kurnia mengambil uang Rp. 150.000,- untuk keperluan pribadinya. Mei 28 Membayar gaji para karyawan sebesar Rp. 240.000,Mei 29 Membayar rekening Listrik bulan ini Rp. 45.000,Mei 30 Sisa perlengkapan yang masih ada berharga Rp. 275.000,Mei 31 Mesin jahit disusutkan 2 % dari harga belinya Diminta :
Menyusun persamaan akuntansi mengenai transaksi di atas.
2. Tanggal 2 Maret Sdr Sudi menanamkan uang Rp. 12.000.000,- sebagai modal pada perusahaan angkutan yang didirikannya dengan nama “Perusahaan Angkutan Dudi”. Transaksi selama bulan Maret itu : Mrt 3 Membayar sewa bangunan untuk setahun Rp. 1.500.000,Mrt 5 Membeli tiga truk seharga Rp. 45.000.000,- dibayar Rp. 5.000.000,- sedangkan sisanya akan dicicil. Mrt 7 Membeli oli, bensin, ban dan perlengkapan kendaraan lainnya Rp. 2.400.000,Mrt 15 Membeli peralatan kendaraan untuk reparasi Ro. 400.000,Mrt 30 Menerima Rp. 6.800.000,- pendapatan jasa angkutan bulan ini. Mrt 30 Membayar : Bebangajipengurus Rp. 750.000,Bebanupahsopir Rp. 300.000,Beban rupa – rupa Rp. 40.000,Mrt 31
Perlengkapan kendaraan yang habis dipakai selama bulan maret Rp. 1.860.000,Penyusutan kendaraan ditetapkan 2 % dari harga belinya.
Diminta :
Susunlah persamaan akuntansi untuk transaksi di atas.
55
3. Tanggal 1 Agustus 1992 perusahaan “Photo Copy Ardi” melanjutkan usahanya dengan kekayaan sebagai berikut : Agt 1 Perusahaan “Photo Copy Ardi” mempunyai : Uang tunai Rp. 7.700.---,Piutang usaha Rp. 2.400.000,Perlengkapan Rp. 680.000,Peralatan photo copy Rp. 7.500.000,Agt 3 Membeli perlengkapan dengan tunai Rp. 120.000,Agt 5 Diselesaikan pekerjan photo copy dan penjilidan untuk PT. Sukma dan diterima tunai Rp. 2.100.000.Agt 11 Membeli dengan kredit dari Toko Kenanga perlengkapan Photo copy seharga Rp. 1.200.000,Agt 15 Membayar gaji karyawan setengah bulan pertama Rp. 220.000,Agt 18 Membayar biaya pemasangan iklan Rp. 170.000,Agt 19 Diselesaikan untuk beberapa langganan pekerjaan photo copy dan menjilid buku seharga Rp. 2.345.000,- yang baru diterima Rp. 1.250.000,- sedangkan sisanya akan diterima kemudian. Agt 22 Membeli sebuah mesin photo copy baru dari PT. Sawit dengan harga Rp. 1.200.000,- baru dibayar Rp. 200.000,- sisanya akan diangsur dalam 10 bulan. Agt 23 Menerima pembayaran dari para pelanggan Rp. 395.000,Agt 25 Membayar sewa ruangan untuk bulan Agustus Rp. 500.000,Agt 29 Membayar gaji karyawan setengah bulan kedua Rp. 220.000,- dan uang makan karyawan bulan Agustus Rp. 150.000,Agt. 30 Membayar angsuran utang Rp. 100.000,Agt 30 Untuk keperluan pribadi, Ardi mengambil uang perusahaan sebesar Rp. 400.000,Agt 31 Persediaan perlengkapan Rp. 380.000,-, sedangkan peralatan disusut Rp. 82.000,-. Diminta :
Catatlah transaksi – transaksi di atas dalam persamaan akuntansi.
56
Latihan 2 1. Jumlah di Jakarta membuka usaha reparasi peralatan listrik dengan nama ”Jumala Service”. Selama bulan Maret 1992 telah terjadi transaksi sebagai berikut : Mrt 1 Menyetor uang tunai ke dalam kas perusahaan Rp. 7.000.000,Mrt 3 Membeli dari Eka Electrics seperangkat peralatan seharga Rp. 4.800.000,- : baru dibayar Rp. 2.300.000,-. Mrt 4 Membeli tunai dari PT Sumber dengan harga Rp. 1.150.000,Mrt 10 Menerima pendapatan jasa service Rp. 960.000,Mrt 11 Membayar sewa ruangan untuk bulan ini Rp. 400.000,Mrt 15 Membayar angsuran utang kepada “Eka Electrics” sejumlah Rp. 500.000,Mrt 20 Menerima pendapatan jasa service Rp. 1.880.000,- diantaranya Rp. 200.000,dipinjam oleh Jupri, seorang karyawan. Mrt 24 Membeli berbagai perlengkapan listrik dari PT Sumber dengan harga Rp. 730.000,Mrt 27 Membayar biaya pemeliharaan peralatan Rp. 215.000,Mrt 29 Menyelesaikan pekerjaan reparasi untuk para pelanggan dan mendapatkan jasa Rp. 1.250.000,- diantaranya Rp. 500.000,- diterima tunai. Mrt 30 Sisa perlengkapan berharga Rp. 680.000,Mrt 31 Peralatan disusutkan 2 % dari harga belinya. Diminta a. Mencatatat transaksi diatas dalam jurnal umum. b. Postingkan jurnal itu ke dalam buku besar (perkiraan buku besar bentuk empat kolom).
2. Dr. Adhisti membuka praktek umum, dan selama bulan Februari tahun ini melakukan transaksi sebagai berikut : Feb 1 Ditanamkan modal pertama sebesar Rp. 3.000.000,- dalam usaha praktek dokter. Feb 1 Dibayar lebih dulu sewa ruangan untuk tiga bulanan sebesar Rp. 250.000,Feb 2 Dibeli dengan kredit dari PT. Dharma Farma, alat – alat kedokteran seharga Rp. 175.000,- dan obat – obatan untuk keperluan praktek sehsarga Rp. 480.000,-. Feb 4 Dibayar premi asuransi sebesar Rp. 75.000,Feb 8 Untuk pengobatan para karyawan PT Vita selama seminggu, diterima honorarium sebesar Rp. 480.000,Feb 12 Dibeli dari PT Dharma Farma tambahan peralatan kedokteran seharga Rp. 75.000,-, baru dibayar Rp. 25.000,Feb 15 Honorarium pengobatan dan pemelirahaan kesehatadn karyawan PT Multi selama setengah bulan Rp. 800.000,- yang baru diterima Rp. 250.000,- sisanya akan diterima akhir bulan. Feb 24 Dibayar kepada PT. Dharma Farma Rp. 125.000,Feb 25 Diterima dari PT Vita honorarium pengobatan karyawannya sebesar Rp. 360.000,Feb 26 Dibeli dari PT Turi Farma Obat – obatan seharga Rp. 480.000,- yang dibayar dengan cek BRI. Feb 27 Untuk keperluan pribadi, Dr. Adhisti mengambil uang tunai perusahaan Rp. 200.000,Feb 28 Diterma cek BRI dari PT. Multi sebesar Rp. 550.000,- yaitu sisa tagihan tangal 15 Februari yang lalu.
57
Diminta :
a. Membuat jurnal untuk transaksi – transaksi di atas. b. Postingkan jurnal tersebut ke dalam buku besar.
3. Menurut necara tanggal 1 Oktober 1990 bengkel sepeda motor ”Eka “mempunayi kekayaan sebagai berikut : Kas Rp. 960.000,- Utang usaha Rp. 440.000,Piutang usaha Rp. 510.000,- Modal Eka Rp. 5.560.000 Perlengkapan Rp. 730.000,Peralatan Rp. 3.800.000,Rp. 6.000.000,Rp. 6.000.000,Pada bulan Oktober 1990 terjadi transaksi sebagai berikut : Okt 1 Eka menambah investasinya dengan menyetor uang Rp. 440.000,Okt 3 Dibeli tunai dari PT Nuisa minyak pelumas dan stemvet seharga Rp. 120.000,Okt 8 Diterima dari para pelanggan sebagai imbalan service sepeda motor Rp. 870.000,Okt 11 Dibeli dari CV Intan sejumlah perlengkapan baru seharga Rp. 140.000,- yang baru dibayar Rp. 40.000,Okt 13 Dibayar biaya pemasngan iklan di Medica Rp. 130.000,Okt 18 Diterima pelunasan tagihan dari Sdr. Harsono Rp. 310.000,Okt 21 Dibeli tambahan peralatan baru seharga Rp. 200.000,- dari PT Dinar yang akan dibayar bulan depan. Okt 25 Telah diselesaikan service dan reparasi 5 sepeda motor milik Firma Adhi ; biayanya Rp. 750.000,- diterima berupa cek. Okt 28 Dibayar gaji bulan ini untuk montir Rp. 150.000,- dan untuk pembantu Rp. 50.000,Okt 31 Perlengkapan masih bersisa Rp. 290.000,- sedang peralatan disusutkan 2 % dari harga belinya. Diminta :
a. Jurnalah transaksi – transaksi tersebut diatas. b. Postingkan jurnal itu ke dalam buku besar.
58
BAB IV AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA
A.
Jurnal Umum Transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan perusahaan akan mengakibatkan susunan pada harta, kewajiban maupun modal berubah. Perubahan tersebut harus dicatat pada suatu daftar yang sesuai dengan penggolongan masing-masing. Pencatatan secara langsung dari transaksitransaksi kedalam rekening/akun sering terjadi kesalahan-kesalahan. Untuk memperkecil kesalahan tersebut. Sebelum transaksi dipindahkan kedalam rekening sesuai dengan penggolongannya, transaksi perlu dianalisa terlebih dahulu, karena pencatatan pertama/prima dapat akan menjadikan pencatatan berikutnya salah. Untuk mengurangi kesalahan tersebut derngan jalan menampung data-data yang akan dipindahkan kedalam rekening-rekening itu kedalam sebuah daftar yang disebut jurnal. Secara keseluruhan sebelum transaksi-transaksi dipindahkan dalam rekening-rekening perlu dicatat dalam jurnal ( jurnal umum )
B.
Cara Menjurnal Sebelum transaksi dijurnal. Perlu dianalisa lebih dahulu untuk memperkecil kesalahan. Dalam menganalisa perlu diketahui lebih dahulu, apakah itu mengakibatkan/yang menyangkut rekening golongan harta, kewajiban atau modal. Dalam menganalisa perlu berpedoman ketentuan dalam mendebet dan mengkredit perkiraan-perkiraan, antara lain : (1) Bila harta bertambah, maka perkiraan harta dibukukan sebelah debet Bila harta berkurang, maka perkiraan harta akan dibukukan sebelah kredit. (2) Bila kewajiban bertambah, maka perkiraan kewajiban/hutang dibukukan sebelah kredit. Bila kewajiban berkurang, maka perkiraan kewajiban akan dibukukan sebelah debet. (3) Bila modal bertambah, maka perkiraan modal dibukukan sebelah kredit. Bila modal berkurang, maka perkiraan modal akan dibukukan sebelah debet. (4) Bila prive bertambah, maka perkiraan prive akan dibukukan sebelah debet. (5) Bila beban bertambah, maka perkiraan beban akan dibukukan sebelah debet (6) Bila pendapatan bertambah, maka perkiraan pendapatan akan dibukukan sebelah kredit. (7) Bila terjadi penyusutan harta maka Beban penyusutan harta tetap di debet dan akumulasi penyusutan harta tetap dikredit.
Contoh.- 1 : Amin menanamkan uang dalam perusahaan sebesar Rp. 1.000.000,00. Dengan penanaman ini modal perusahaan milik Amin bertambah, dibuku sebelah kredit. Disamping itu uang kas perusahaan Amin mengalami penambahan, maka perkiraan harta yang berupa Kas dibuku sebelah debet, dengan jumlah sebesar itu.
59
Contoh – 2 : Diterima pendapatan bunga sebesar Rp. 10.000,00. Dengan penerimaan sejumlah itu Modal akan bertambah dengan demikian perkiraan pendapatan bunga dibuku sebelah kredit. Dengan penerimaan Kas perusahaan mengalami penambahan, dengan demikian perkiraan Kas dibuku sebelah debet sebesar jumlah itu. Contoh – 3 : Dibayar per kas faktur Toko Tenteram atas pembelian dengan kredit beberapa waktu yang lalu sebesar Rp. 100.000,00. Dengan pembayaran tunai itu berarti harta yaitu yang berupa uang tunai berkurang, maka perkiraan kas dibukukan sebelah kredit. Disamping berkurangnya uang kas/harta, berkurangnya pula kewajiban/hutang terhadap toko Tenteram, maka perkiraan hutang usaha/toko Tenteran dibukukan sebelah debet. Berdasarkan contoh-contoh diatas, maka jurnal umum akan tampak sebagai berikut : JURNAL UMUM Halaman : Tanggal
.
Keterangan Kas
Ref.
Debet 1.000.000,00
Modal Amin (penanam modal Amin ) Kas
1.000.000,00 10.000,00
Pendapatan Bunga Hutang usaha
10.000,00 100.000,00
Kas ( Faktur Toko Tenteram )
Contoh .
a. b. c. d.
Kredit
100.000,00
Tanggal diisi tanggal transaksi itu terjadi Keterangan diisi nama rekening sesuai dengan transaksinya Ref. diisi dengan nomor / kode perkiraan. Debet/Kredit diisi sesuai jumlahnya.
Untuk lebih jelas diberikan contoh soal yang lain beserta jawabannya. Contoh soal : Transaksi-transaksi yang terjadi pada Bengkel Adi selama bulan Juli 2000 bulan pertama kegiatannya sebagai berikut : Tanggal 3 Juli 2000, Adil Permana menanamkan uangnya sebesar Rp. 5.000.000,00 kedalam perusahaan ( kwitansi nomor 001 ) Tanggal 5 Juli 2000, membeli peralatan bengkel dari PT. Mega Indah seharga Rp. 5.500.000,00. Sejumlah Rp. 3.000.000,00 dibayar tunai sisa dibayar kemudian ( faktur no. 2076 ) Tanggal 7 Juli 2000, membeli perlengkapan kantor secara tunai sebesar Rp. 550.000,00 ( nota penjualan no. 089 ) Tanggal 9 Juli 2000, membayar sewa kantor Juli 2000 sebesar Rp. 50.000,00 ( kwitansi no. 10/VIII/2000 ) 60
Tanggal 12 Juli 2000, membayar rekening telepon dan air Tp. 75.000,00 (bukti No. 001) Tanggal 20 Juli 2000, membayar kekurangan pembelian peralatan yang dibeli tanggal 5 Juli 2000 sebagai angsuran pertama sebesar Rp. 500.000,00 ( kwitansi no. 897 ) Tanggal 23 Juli 2000, menerima dari langganan jasa reparasi sebesar Rp. 1.500.000,00 ( dengan bukti kwitansi no. 001 ). Tanggal 31 Juli 2000, telah melaksanakan pekerjaan reparasi untuk PT. Tani Makmur tetapi jasa/uang jasa reparasi belum diterima senilai Rp. 1.200.000, faktur no. 020 Tanggal 31 Juli 2000, membayar upah tukang/karyawan bulan Juli 2000 sebesar Rp. 500.000,00 ( bukti kwitansi no. 002 ) Tanggal 31 Juli 2000, Adil Permana mengambil uang untuk kepentingan pribadi sebesar Rp. 500.000,00 ( bukti kwitansi no. 003 ) Diminta : catatlah transaksi-transaksi tersebut dalam Jurnal Umum.
Jawab : BENGKEL ADI JURNAL JULI 2000 1 : 1000 Tanggal 2000 Juli
3
5
7
9
12
20
23
Keterangan Kas Modal Adil Permana (kwitansi no.001) Peralatan bengkel Kas Utang dagang ( faktur no. 2076 ) Perlengkapan kantor Kas (nota penjualan no. 089) Beban sewa kantor Kas ( kwitansi no. 10/VIII/2000) Beban rekening telepon dan air Kas ( bukti no. 001 ) Utang dagang Kas (angsuran utang kwitansi no. 897 ) Kas
Ref
Debet
Kredit
Rp. 5.000 Rp.
5.000
Rp. Rp.
3.000 2.500
Rp.
550
Rp.
50
Rp.
75
Rp.
500
Rp. 5.500
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
550
50
75
500
Rp. 1.500 61
31
31
31
Pendapatan (bukti kwitansi no.001 ) Piutang jasa Pendapatan jasa ( Faktur no. 0020 ) Beban upah karyawan Kas (bukti kwitansi no. 0.002) Prive Adil Permana Kas ( kwitansi no. 003 ) Jumlah
Rp.
1.500
Rp.
1.200
Rp.
500
Rp.
500
Rp. 1.200
Rp.
Rp.
500
500
Rp. 15.375
Rp. 15.375
Tugas / latihan jurnal : buatlah jurnal dari soal persamaan akuntansi pada halaman 54 s/d 57
C.
Pengertian Ledger Transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan perusahaan dalam suatu periode akan berpengaruh atas pengurangan atau penambahan berbagai elemen harta, kewajiban/hutang dan modal. Dalam mempersiapkan suatu laporan keuangan yang lengkap dan tepat waktunya catatancatatan mengenai masing-masing jenis Harta, Kewajiban/Hutang modal, pendapatan dan beban. Pencatatannya dilakukan sesuai dengan perkiraan masing-masing. Kumpulan dari perkiraan/akun ini disebut Buku Besar/Ledger. Cara pencatatan untuk penambahan dan pengurangan pada setiap perkiraan dipergunakan suatu sistem pencatatan berpasangan ( double entry ) atau disebut sebagai sistem akuntansi berpasangan. Yang disebut dengan sistem berpasangan ialah bahwa setiap transaksi-transaksi akan selalu dicatat dalam dua perkiraan atau lebih dengan jumlah debet dan kredit yang seimbang.
D.
Posting
Setelah bukti transaksi dicatat dalam Jurnal, maka tahap selanjutnya memindahkan datadata yang tercatat dalam jurnal kedalam perkiraan-perkiraan yang bersangkutan dalam buku besar. Jadi jurnal sebagai titian atau jembatan dalam perpindahan/pencatatan bukti transaksi ke rekening-rekening yang sesuai dengan penggolongan/jenisnya dalam buku besar. Secara lengkap pengertian buku besar ialah kumpulan dari perkiraan yang saling berhubungan serta merupakan kesatuan yang lengkap pada suatu perusahaan disebut Buku Besar. Pada umumnya suatu perkiraan ( acount ) berbentuk “ T “ atau skontro sebelah menyebelah, ada yang berbentuk laporan ( report form ). Dalam praktek banyak menggunakan empat kolom dengan mencatumkan sekali saldo karena adanya perubahan. Bentuk rekening yang mempunyai dua lajur sebagai berikut :
62
Debet
( judul perkiraan )
kredit
Debet
Kredit
Sisi kiri
Sisi kanan
Cara Menggunakan Perkiraan Pada dasarnya naik-turun atau penambahan dan pengurangan uang pada sisi debet dan kredit secara garis besarnya dapat digambarkan sebagai berikut : Harta (+)
(-)
Bertambah dibuku sebelah
Berkurang dibuku sebelah
Debet
Kredit
Kewajiban/Hutang (-)
(+)
Berkurang dibuku sebelah
Bertambah dibuku sebelah
Debet
Kredit
Modal (-)
(+)
Berkurang dibuku sebelah
Bertambah dibuku sebelah
Debet
Kredit Penghasilan/Pendapatan
(-)
(+)
Berkurang dibuku sebelah
Bertambah dibuku sebelah
Debet
Kredit
Beban/Biaya (+)
(-)
Bertambah dibuku sebelah
Berkurang dibuku sebelah
Debet
Kredit
63
Penggolongan perkiraan buku besar Untuk mengetahui perubahan tiap transaksi perlu dibuat penggolongan atas transaksi yang dicatat dalam perkiraan. Perkiraan-perkiraan dalam buku besar dapat dikelompokkan / digolongkan menjadi dua kelompok, yakni : (1) Kelompok perkiraan Riil, terdiri dari golongan Harta, Utang dan Modal. Karena golongan-golongan tersebut merupakan pos-pos neraca, maka perkiraan tersebut disebut Perkiraan Neraca. (2) Kelompk perkiraan Nominal, terdiri dari dua golongan, yaitu : pendapatan/penghasilan ( termasuk perkiraan rugi/laba ) biaya/beban ( termasuk perkiraan rugi/laba ) Karena golongan pendapatan dan biaya merupakan pos-pos yang termasuk laporan rugi/laba, perkiraan “ Nominal “ merupakan perkiraan rugi/laba. Proses pelaksanaan pemindahan dari jurnal ke buku besar dilakukan sebagai berikut : (1) Tanggal serta jumlah yang tercatat di dalam jurnal dipindahkan / dicatat kembali pada perkiraaan yang bersangkutan pada kolom-kolom yang telah tersedia. Jumlah debet yang ada dalam jurnal ditempatkan pada debet perkiraan, demikian pula jumlah kredit yang ada dalam jurnal dipindahkan pada kredit perkiraan. (2) Pada kolom Ref. ( referensi/kode perusahaan ) dalam perkiraan yang bersangkutan dicatat nomor halaman jurnal darimana pemindahan itu dilakukan. (3) Dari kolom Ref jurnal dipindahkan/dicatat sebagai nomor perkiraan. Langkah-langkah pemindahan dari jurnal ke perkiraan itu secara nyata dapat dilihat seperti contoh dibawah : Jurnal Umum Halaman : 1 Tanggal
Keterangan
Ref.
Debet
.
Kredit
1999 Jan
2
Perlengkapan kantor
14
Kas ( pembelian kertas )
90.000,00
11
90.000,00
Buku Besar
. KAS
Tanggal 1999
Keterangan
Ref.
Debet
No. 11 Tanggal
Keterangan
Ref.
Kredit
1
90.000,00
1999 Jan
2
. 64
Perlengkapan Kantor Tanggal
Keterangan
Ref.
Debet
1
90.000,00
Tanggal
No : 14 Keterangan
Ref.
Kredit
1999 Jan
2
Agar jelasnya mengenai posting dapat dilihat dalam contoh dibawah. Contoh. Drs. Prawito Ak. membuka Biro Jasa Akuntansi dengan menanamkan uang pribadi kedalam usahanya sebesar Rp. 6.000.000,00 sebagai modal, dengan nama “ Biro Jasa Akuntansi Prawito “, usaha dimulai 1 April 2000. 2 April 2000, membayar sewa kantor untuk 1 tahun Rp. 1.200.000,00 5 April 2000, membeli peralatan kantor Rp. 1.500.000,00 dibayar tunai 6 April 2000, membeli perlengkapan kantor Rp. 150.000,00 9 April 2000, menyelesaikan masalah akuntansi untuk tiga langganan baru dengan menerima jasa sebesar Rp. 900.000,00 13 April 2000, memasang iklan / advertensi di RADAR Madiun Rp. 80.000,00 16 April 2000, menerima jasa Rp. 400.000,00 dari langganan yang urusan akuntansinya diselesaikan 18 April 2000, membayar biaya rupa-rupa Rp. 60.000,00 21 April 2000, membayar biaya transportasi Rp. 40.000,00 25 April 2000, membeli kontan perlengkapan kantor Rp. 30.000,00 28 April 2000, menerima jasa dari langganan Rp. 600.000,00 29 April 2000, membayar gaji pegawai Rp. 650.000,00 30 April 2000, membeli peralatan kantor dengan secara kredit Rp. 300.000,00 30 April 2000, telah menyelesaikan tugas, tetapi jasa belum diterima dan dianggap sebagai piutang Rp. 200.000,00 30 April 2000, diambil untuk kepentingan pribadi sebesar Rp. 150.000,00 Dari transaksi diatas setelah di jurnal dan di posting ke perkiraan-perkiraan dalam buku besar akan tampak sebagai berikut :
Jurnal Umum Tanggal 2000 April
1 2 5 6
Keterangan Kas Modal Prawito Sewa dibayar dimuka Kas Peralatan Kantor Kas Perlengkapan Kantor Kas
Ref 11 31 15 11 14 11 13 11
Debet 6.000.000,00 1.200.000,00 1.500.000,00 150.00,00 -
Kredit 6.000.000,00 1.200.000,00 1.500.000,00 150.000,00 65
9
Kas
11 41 57 11 11 41 59 11 51 11 14 11 11 41 53 11 18 22 13 41 31 11
Pendapatan jasa 13 Biaya Advertensi Kas 16 Kas Pendapatan Jasa 18 Biaya rupa-rupa Kas 21 Biaya Transportasi Kas 25 Perlengkapan Kantor Kas 28 Kas Pendapatan Jasa 29 Biaya gaji pegawai Kas 30 Peralatan Kantor Hutang usaha 30 Piutang Usaha Pendapatan Jasa 30 Prive Prawito Kas JUMLAH
900.000,00 80.000,00 400.000,00 60.000,00 40.000,00 30.000,00 600.000,00 650.000,00 300.000,00 200.000,00 150.000,00 -
900.000,00 80.000,00 400.000,00 60.000,00 40.000,00 30.000,00 600.000,00 650.000,00 300.000,00 200.000,00 150.000,00
12.260.000,00
12.260.000,00
Setelah seluruh transaksi dicatat pada jurnal, maka tahap selanjutnya dicatat pada masing-masing perkiraan. Buku besar setelah pemindahan dari jurnal akan terlihat sebagai berikut :
Kas Tgl 2000 April 1 9 16 28
Ket
Ref 1 1 1
Debet 6.000.000,00 900.000,00 400.000,00 600.000,00
Tgl 2000 April 2 5 6 13 18 21 25 29 30
Ket.
No. 11 Ref Kredit 1 1 1 1 1 1 1 1
1.200.000,00 1.500.000,00 150.000,00 80.000,00 60.000,00 40.000,00 30.000,00 650.000,00 150.000,00
66
Piutang Usaha Tgl 2000 April 30
Ket
Ref 1
Debet
Tgl
Ket.
Ref
No. 13 Kredit
200.000,00
Perlengkapan Kantor No. 14 Tgl 2000 April 6 25
Ket
Ref 1 1
Debet
Tgl
Ket.
Ref
Kredit
Ket.
No. 15 Ref Kredit
Ket.
No. 18 Ref Kredit
Ket.
No. 22 Ref Kredit
150.000,00 30.000.00 Sewa dibayar dimuka
Tgl 2000 April 2
Ket
Ref 1
Debet
Tgl
1.200.000,00
Peralatan Kantor Tgl 2000 April 5 30
Ket
Ref 1 1
Debet
Tgl
1.500.000,00 300.000,00 Hutang Usaha
Tgl
Ket
Ref
Debet
Tgl 2000 April 30
1
300.000,00
Modal Prawito Tgl
Ket
Ref
Debet
Tgl 2000 April 1
Ket.
Ref 1
No. 31 Kredit 6.000.000,00
67
Prive Prawito Tgl 2000 April 30
Ket
Ref 1
Debet
Tgl
Ket.
Ref
No. 32 Kredit
150.000,00
Pendapatan Jasa Tgl
Ket
Ref
Debet
Tgl 2000 April 9 16 28 30
Ket.
No. 41 Kredit
Ref
900.000,00 400.000,00 600.000,00 200.000,00
1 1 1
Biaya Gaji Pegawai Tgl 2000 April 29
Ket
Ref 1
Debet
Tgl
Ket.
No. 51 Ref Kredit
Ket.
No. 53 Ref Kredit
Ket.
Ref
650.000,00
Biaya Transportasi Tgl 2000 April 21
Ket
Ref 1
Debet
Tgl
40.000,00
Biaya Rupa-rupa No. 59 Tgl 2000 April 18
E.
Ket
Ref 1
Debet
Tgl
Kredit
60.000,00
Neraca Saldo
Setelah dilakukan pemindahan catatan angka-angka dari jurnal kebuku besar, selanjutnya diperlukan penyusunan neraca saldo atau disebut juga Trial balance. Langkah-langkah penyusunan neraca saldo dilakukan sebagai berikut : menjumlahkan sebelah debet dan kredit setiap perkiraan buku besar.
68
membandingkan jumlah debet dan kredit setiap perkiraan apabila jumlah debet lebih besar dari kredit : jumlah diletakkan di debet neraca saldo dan sebaliknya , masingmasing perkiraan untuk disusun dalam bentuk neraca saldo. Memindahkan saldo debet atau saldo kredit perkiraan buku besar ke dalam neraca saldo.
Dari perkiraan-perkiraan dalam contoh diatas yaitu Biro Jasa Akuntansi milik Prawito akan disusun Neraca-saldo akan tampak sebagai berikut Biro Jasa Akuntasi Prawito Neraca Saldo Per 30 April 2000 No. Perk
11 13 14 15 18 22 31 32 41 51 53 57 59
Nama Rekening Kas Piutang usaha Perlengkapan Kantor Sewa dibayar dimuka Peralatan Kantor Hutang Usaha Modal Prawito Pengambilan prive Prawito Pendapatan Jasa Biaya gaji karyawan Biaya transportasi Biaya advertensi Biaya rupa-rupa
Debet 4.040.000,00 200.000,00 180.000,00 1.200.000,00 1.800.000,00
Kredit -
300.000,00 6.000.000,00 150.000,00 2.100.000,00 650.000,00 40.000,00 80.000,00 60.000,00 8.400.000,00
8.400.000,00
Biasanya bila jumlah debet dan kredit sama/setimbang dapat dikatakan, benar apabila angka-angka diatas dicatat sesuai perkiraan-perkiraan masing-masing. Dalam kesetimbangan diatas dapat saja neraca saldo salah, apa bila dalam mencatat dalam sebelah debet atau sebelah kredit dengan perkiraan salah. Contohnya. pendebetan untuk perkiraan “Perlengkapan” didebet pada perkiraan “peralatan” Bila neraca saldo tidak setimbang, antara jumlah debet dan jumlah kreditnya, kemungkinan besar kesalahan terdapat pada : kesalahan menulis angka pada saat memindahkan dari jurnal ke buku besar/ledger. kesalahan menjumlah sebelah debet atau kredit neraca saldo. kesalahan memindahkan/menulis yang mestinya didebet tetapi dibuku sebelah kredit. Bila terjadi kesalahan dalam neraca-saldo ( neraca saldo tidak setimbang) kita harus dengan segera meneliti kembali pencatatan yang sudah kita lakukan, baik dalam jurnal maupun dalam memindahkan ke buku besar. Kita memeriksa kembali keseluruhan proses akuntansi antara lain:
69
memeriksa kembali kebenaran jumlah debet dan jumlah kredit buku besar dan menghitung saldonya. (mana kala kita mempergunakan buku besar dengan dua kolom) memeriksa kembali kebenaran jumlah debet dan jumlah kredit di neraca saldo. mencocokkan angka-angka yang ada di jurnal dengan yang ada di buku besar memeriksa kembali keseimbangan jurnal. Jadi dapat dikatakan neraca saldo dibuat sebagai alat yang berfungsi sebagai penguji untuk menguji keseimbangan antara jumlah debet dan jumlah kredit dalam buku besar pada akhir periode tertentu. Disamping itu neraca saldo sebagai dasar dalam menyusun laporan keuangan.
F.
Memperbaiki Kesalahan
Kesalahan-kesalahan yang ditemukan sering kali terdapat pada saat menjurnal dan memposting dari jurnal ke buku besar. Memperbaiki kesalahan tidak dibenarkan dengan cara menggosok dengan karet, menutup dengan tipex, atau menutup dengan kertas sebab dalam hal ini akan mengundang kecurigaan. Untuk memperbaiki kesalahan dilakukan tindakan-tindakan sebagai berikut : (1) Apa bila kesalahan itu terdapat pada jurnal dan belum diposting ke buku besar, memperbaikinya dengan cara mencoret jumlah atau perkiraan yang salah dengan tinta berwarna kemudian menuliskan yang seharusnya ( yang benar). Ada cara yang lain yaitu mencoret yang salah disertai memaraf dan menulis yang sebenarnya. (2) Apabila kesalahan terdapat dalam jurnal, dan kesalahan itu sudah di posting ke dalam buku besar, maka cara memperbaiki kesalahan itu harus diperbaiki dengan jurnal koreksi. Cara membuat jurnal koreksi harus dilakukan hal-hal sebagal berikut : ketahui terlebih dahulu jurnal yang salah. menghapuskan jurnal yang salah dengan cara membalik jurnal yang salah itu membuat jurnal yang sebenarnya. Jadi pada waktu melakukan pembetulan kita menjurnal dua kali yaitu jurnal pembalikan dan jurnal yang sebenarnya. Contoh : Pembelian perlengkapan kantor sebesar Rp. 250.000,00 dengan tunai dibukukan seolaholah pembelian tunai peralatan kantor. Kesalahan diketahui setelah jurnal diposting/dipindahkan keperkiraan dalam buku besar. Cara pembetulannya sebagai berikut: a. Kita mengetahui dulu waktu salah menjurnal yaitu : Peralatan kantor Rp. 250.000,00 Kas
Rp. 250.000,00
b. Selanjutnya kita menghapuskan kesalahan tersebut dengan jalan menjurnal kebalikannya yaitu : Kas Rp. 250.000,00 Peralatan Kantor Rp. 250.000,00 70
c. Selanjutnya kita menjurnal yang benar yaitu : Perlengkapan kantor Rp. 250.000,00 Kas
Rp. 250.000,00
Jadi yang kita lakukan yaitu membalik jurnal yang salah dan menjurnal yang benar. Bilamana jurnal perbaikan itu telah kita posting kepada buku besar akan tampak sebagai berikut: Kas b. menghapus
250.000,00
a. Salah
250.000,00
c. yang seharusnya
250.000,00
Peralatan Kantor a. salah
250.000,00
b. menghapus
250.000,00
Perlengkapan Kantor c. seharusnya
G.
250.000,00
250.000,00
Penyesuaian
Macam-macam jurnal penyesuaian Untuk membuat jurnal penyesuaian lebih dahulu meneliti setiap perkiraan yang ada di neraca saldo apakah saldo telah mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Ada dua macam keadaan dimana jurnal penyesuaian dibuat antara lain: (1) suatu transaksi telah terjadi, tetapi informasi ini belum dicatat dalam perkiraan. Contohnya beban telah terjadi, tetapi belum saatnya dibayar, seperti beban bunga. (2) menyangkut keadaan dimana suatu transaksi telah dicatat dalam suatu perkiraan, tetapi saldo perkiraan yang bersangkutan perlu dikoreksi, agar mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Misalnya perlengkapan yang telah dibeli dan dicatat dalam perkiraan Aktiva. Pada akhir periode sebagian dari perlengkapan telah dipakai dalam kegiatan operasinya. Dalam keadaan demikian suatu ayat jurnal penyesuaian akan membuat saldo perkiraan aktiva tadi sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Tujuan dari proses penyesuaian pada umumnya dilakukan agar : (1) Setiap perkiraan Riil, yaitu yang termasuk kelompok Harta, utang pada akhir periode dapat menunjukkan jumlah yang sebenarnya. (2) Setiap perkiraan nominal, yaitu yang termasuk kelompok penghasilan dan biaya dapat menunjukkan hasil-hasil dan biaya-biaya yang sebenarnya dapat diakui masuk dalam suatu periode.
71
Dalam kenyataan saldo-saldo di dalam neraca saldo perlu disesuaikan untuk hal-hal sebagai berikut : (1) Yang diakibatkan karena adanya transaksi keuangan yang dilakukan lebih dahulu, sedangkan prestasinya kemudian. Kelompok ini sering disebut sebagai Transitoris, yang terdiri dari biaya yang dibayar dimuka ( prepaidexpense ) dan hasil yang diterima dimuka ( deferedincome ) (2) Yang diakibatkan karena adanya transaksi yang Prestasinya diberikan atau dinikmati lebih dahulu, sedangkan keuangannya dibayar kemudian. Kelompok ini disebut sebagai Antisipasi ( accruals), yang terdiri dari hasil yang masih harus diterima ( accrued income ) dan biaya yang masih harus dibayar ( accrued expense ) Penyusutan Semua aktiva tetap, kecuali tanah, akan menyusut. Manfaat yang diperoleh akan menurun bersamaan dengan berlalunya waktu dan penggunaannya dalam kegiatan usaha. Penurunan manfaat ini perlu diperhitungkan dalam penetapan laba atau rugi perusahaan. Pengakuan beban karena penyusutan aktiva dapat dilakukan melalui jurnal penyesuaian. Ayat jurnal penyesuaian untuk penyusutan merupakan pemindahan dari perkiraan aktiva ke perkiraan beban. Jumlah yang dipindahkan hanyalah didasarkan atas perkiraan/ taksiran saja. Bukan didasarkan atas kenyataan yang dapat diperiksa kebenarannya. Oleh karena itu untuk menyajikan baik harga perolehan maupun akumulasi penyusutan dalam neraca , pengurangan atas aktiva ini dicatat sebagai kredit pada perkiraan tersendiri, yaitu Akumulasi Penyusutan.
H.
Neraca Lajur ( work sheet )
Neraca lajur merupakan daftar yang disusun dengan sistematis yang berfungsi sebagai alat bantu dalam menyajikan laporan keuangan. Dalam penyelenggaraannya ada beberapa bentuk ( kolom yang digunakan) antara lain : enam kolom ( tiga kolom berganda) delapan kolom ( empat kolom berganda) sepuluh kolom ( lima kolom berganda ) dua belas kolom ( enam kolom berganda) Tetapi pada umumnya Yang biasa digunakan ialah sepuluh kolom ( lima kolom berganda), yaitu : sepasang kolom pertama ( Neraca saldo) sepasang kolom kedua ( ayat penyesuaian ) sepasang kolom ke tiga ( neraca saldo penyesuaian ) sepadang kolom ke empat ( daftar rugi dan laba) sepasang kolom ke lima ( Neraca/neraca akhir) Langkah-langkah penyusunan neraca lajur (1) Bukti transaksi dianalisa terlebih dahulu sebelum dijurnal (2) Jumlah-jumlah dalam jurnal di posting ke dalam perkiraan-perkiraan yang sesuai dengan jenis/golongannya masing-masing di dalam buku besar.
72
(3) Perkiraan-perkiraan buku besar disusun ( pada akhir periode, misal satu bulan) dalam neraca saldo dengan memindahkan saldo tiap-tiap perkiraan sesuai dengan saldo dan sebelah yang sama. (4) Membuat saldo penyesuaian dengan lebih dahulu meneliti, apakah saldo-saldo pada perkiraan-perkiraan dalam neraca saldo telah mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Ayat jurnal penyesuaian yang dibuat akan membuat saldo perkiraan aktiva sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. (5) Dengan merangkum/memadukan neraca saldo dengan jurnal penyesuaian akan menghasilkan neraca saldo penyesuaian . (6) Dari neraca saldo penyesuaian, saldo-saldo akan dipindahkan sebagai berikut : untuk golongan perkiraan Nominal ( pendapatan dan biaya) dipindahkan ke kolom Rugi dan laba, perkiraan beban ke sebelah kiri/debet atau Rugi, dan pendapatan ke sebelah kanan atau laba. untuk golongan perkiraan Riil ( neraca) dipindahkan kekolom Naraca sesuai dengan sebelah masing-masing. Apabila data-data yang dimiliki oleh “BIRO JASA AKUNTNASI” milik Prawito pada contoh, pada akhir periode ( akhir April 2000 ) terdapat data-data seperti dibawah ini, Data-data yang didapat pada akhir April sebagai berikut : 1. Perlengkapan kantor yang dibeli selama periode menunjukkan sisa sebesar Rp. 100.000,00 2. Pendapatan jasa untuk bulan April 2000, diterima bulan Mei 2000 sebanyak Rp. 200.000,3. Peralatan kantor disusutkan 10% dari harga belinya/perolehan. 4. Sewa dibayar dimuka, dibayar 2 April 2000 untuk 12 bulan. Maka ayat jurnal penyesuaian akan terlihat pada neraca lajur sebagai berikut :
73
BIRO JASA AKUNTANSI PRAWITO
Neraca Lajur Per 30 April 2000 1 : 1000
No. Perk. 101 102 103 104 111 201 301 302 401 501 502 503 504 506 507 508 112
Nama Perkiraan Buku Besar Kas Piutang Usaha Perlengkapan Kantor Sewa dibayar dimuka Peralatan Kantor Hutang Usaha Modal Prawito Prive Prawito Pendapatan Jasa Biaya gaji karyawan Biaya transportasi Biaya advertensi Biaya rupa-rupa Biaya perlengkapan Biaya sewa Biaya penyusutan peralatan Akumulasi penyusutan peralatan Saldo rugi atau laba Saldo Rugi dan Laba
Neraca Saldo
1:2
Ayat Penyesuaian
Neraca Saldo Setelah Penyesuaian Debet Kredit
Debe t 4.040 200 180 1.200
Kredit
Debet
Kredit
-
200 -
80 100
4.040.000 400.000 100.000 1.100.000
1.800 150 650 40 80 60 8.400
300 6.000 2.100 8.400
80 100 180
200 -
-
180
560
560
Daftar Rugi / Laba
Neraca
Debet
Kredit
Debet
Kredit
-
-
-
4.040.000 400.000 100.000 1.100.000
-
1.800.000 150.000 650.000 40.000 80.000 60.000
300.000 6.000.000 2.300.000 -
650.000 40.000 80.000 60.000
2.300.000 -
1.800.000 150.000 -
300.000 6.000.000 -
80.000 100.000 180.000
-
80.000 100.000 180.000
-
-
-
180.000 8.780.000
8.780.000
180.000 1.190.000 1.110.000 2.300.000
2.300.000 2.300.000
7.590.000 7.590.000
6.480.000 1.110.000 7.590.000
74
I.
Jurnal Penutup
Pada akhir periode akuntansi. buku besar pada perusahaan akan terdiri dari enam jenis perkiraan, yaitu : 1. Perkiraan harta ( assetaccount ) 2. Perkiraan hutang ( liability accounts ) 3. Perkiraan modal ( owner's capital accounts ) 4. Perkiraan prive ( ownert’s withdrawal accounts ) 5. Perkiraan pendapatan ( revenue accounts ) 6. Perkiraan biaya ( expense accounts ) Tiga perkiraan, yaitu: perkiraan prive, penghasilan dan biaya, merupakan perkiraan sementara yang nantinya akan digabungkan dengan perkiraan modal pada akhir periode tertentu. Setiap dimulai periode akuntansi yang baru, ketiga perkiraan tadi harus bersih atau berjumlah nol. Untuk memperoleh posisi tersebut, perlu ayat jurnal penutup. Jurnal penutup diperlukan untuk memindahkan perkiraan-perkiraan sementara ( prive, penghasilan dan biaya) sehingga pada akhirnya menjadi nol. Langkah-langkah untuk membuat jurnal penutupan adalah sebagai berikut : 1. Semua penghasilan yang diperoleh perusahaan harus ditutup menjadi nol. Perkiraan penghasilan yang dibuku sebelah debet dipindahkan ke rugi dan laba di sebelah kredit. 2. Semua biaya yang dikeluarkan perusahaan harus ditutup menjadi nol. Perkiraan biaya di kredit dan dipindahkan ke sebelah debet perkiraan ikhtisar rugi dan laba. 3. Selisih yang diperoleh dari debet dan kredit ikhtisar rugi dan laba dipindahkan ke perkiraan modal. Jika kredit lebih besar (laba) dipindahkan ke modal sebagai penambah modal. Jika debet lebih besar (rugi), dipindahkan ke perkiraan modal sebagai mengurangi jumlah modal. 4. Perkiraan prive ditutup dengan mengkredit jumlah prive, langsung dipindahkan ke perkiraan modal debet, mengurangi modal. Apabila BIRO JASA AKUNTANSI milik Prawito, dalam contoh diatas setelah buku besar ditutup, maka akan tampak sebagai berikut : Pertama kali kita lakukan jurnal penutup untuk rekening : pendapatan biaya dan prive seperti dibawah ini. Jurnal Penutup Tanggal 1 2
3 4
Keterangan Pendapatan Jasa Ikhtisar rugi / laba Ikhtisar rugi / laba Biaya gaji Biaya transportasi Biaya advertensi Biaya rupa-rupa Biaya perlengkapan Biaya sewa Biaya penyusutan peralatan Ikhtisar rugi / laba Modal Prawito Modal Prawito Prive Prawito
Ref 41 33 33 51 53 53 59 54 55 56 33 31 31 32
Debet
Kredit
2.300.000 2.300.000 1.190.000 650.000 40.000 80.000 60.000 80.000 100.000 180.000 1.110.000 1.110.000 150.000 150.000
75
Setelah jurnal penutup dipindahkan ke buku besar, maka perkiraan-perkiraan yang bersangkutan ( pendapatan, biaya dan prive bersaldo nol ). Setelah ayat jurnal dipindahkan ke buku besar, buku besar dari BIRO JASA AKUNTANSI PRAWITO akan terlihat sebagai berikut : Catatan : rekening-rekening buku besar dibuat 2 kolom KAS Tanggal
No. 11 Keterangan
2000 April 1
Ref 1 1 1 1
9 16 28
Debet 6.000.000 900.000 400.000 600.000
Tanggal
Keterangan
April 2 5 6 13 18 21 25 29 30 30
Saldo
Ref 1 1 1 1 1 1 1 1 1 v
1.200.000 1.500.000 150.000 80.000 60.000 40.000 30.000 650.000 150.000 4.040.000
7.900.000 Mei 1
Saldo
7.900.000
4.040.000
Piutang Usaha Tanggal 2000 April 30 30 Mei 1
Keterangan
No. 13 Ref
Debet
1
200.000 200.000
v
200.000
Penyesuaian saldo
Tanggal 2000 April 30
Keterangan saldo
Ref 1 3
Keterangan
2000 April 6 25 Mei 1
saldo
Kredit 400.000 400.000
Perlengkapan Kantor Tanggal
Kredit
No. 14 Ref
Debet
1 1
150.000 30.000 180.000
v
100.000
Tanggal 2000 April 30 30
Keterangan Penyesuaian saldo
Ref 2 v
Kredit 80.000 100.000 180.000
76
Sewa dibayar dimuka Tanggal
Keterangan
2000 April 2
No. 15 Ref 1
Debet 1.200.000
Tanggal 2000 April 30 April 30
Keterangan penyesuaian saldo
Ref 2 v
1.200.000 Mei 1
saldo
v
Keterangan
2000 April 5 30 Mei 1
No. 18 Ref 1 1
saldo
v
Debet 1.500.000 300.000 1.800.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan saldo
Ref v
2000 April 30
Keterangan saldo
Ref v
Debet 180.000 180.000
No. 18.1 Tanggal 2000 April 30
Keterangan
Ref
2000 April 30
saldo
2
180.000 180.000
saldo
v
180.000
No. 22 Ref v
Debet 300.000 300.000
Tanggal
Keterangan
Ref
2000 April 30 Mei 1
2000 April 30 30
Keterangan penutupan saldo
Kredit 300.000 300.000
saldo
v
Modal Prawito Tanggal
Kredit
penyesuaian
Utang dagang Keterangan
1.800.000
1.800.000
Mei 1
Tanggal
Kredit
1.800.000
Akumulasi penyusutan peralatan kantor Tanggal
100.000 1.100.000 1.200.000
1.100.000
Peralatan Kantor Tanggal
Kredit
300.000
No. 31 Ref 3 v
Debet 150.000 6.960.000 7.110.000
Tanggal 2000 April 1 30 Mei 1
Keterangan
Ref 1
6.000.000 1.110.000 7.110.000
v
6.960.000
penutupan saldo
Kredit
77
Prive Prawito Tanggal
Keterangan
2000 April 30
No. 32 Ref 1
Debet 150.000 150.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref 3
150.000 150.000
Penghasilan / pendapatan jasa Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref 3
No. 401 Debet 2.300.000
Tanggal 2000 April 9 16 28 30 30
Keterangan
penyesuaian
Ref 1 1 1 1 2
Biaya gaji pegawai Keterangan
2000 April 29
No. 51 Ref 1
Debet 650.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan Penutupan (r/l)
Ref 3
650.000
Biaya transportasi Keterangan
2000 April 21
No. 52 Ref 1
Debet 40.000 40.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref 3
Keterangan
2000 April 13
No. 53 Ref 1
Debet 80.000 80.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref 3
2000 April 30
Keterangan penyesuaian
No. 54 Ref 2
Debet 80.000 80.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref 3
Biaya sewa Tanggal 2000 April 30
Keterangan penyesuaian
Kredit 80.000 80.000
Biaya perlengkapan Tanggal
Kredit 40.000 40.000
Biaya advertensi Tanggal
Kredit 650.000
650.000
Tanggal
Kredit 900.000 400.000 600.000 200.000 200.000 2.300.000
2.300.000
Tanggal
Kredit
Kredit 80.000 80.000
No. 55 Ref 2
Debet 100.000 100.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref 3
Kredit 100.000 100.000
78
Biaya penyusutan peralatan Tanggal 2000 April 30
Keterangan
Ref
penyesuaian
No. 56 Debet
2
180.000 180.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan
Ref
penutupan
3
Biaya rupa-rupa Tanggal
Keterangan
2000 April 18
2000 April 30 30
180.000 180.000
No. 59 Ref
Debet
1
60.000 60.000
Tanggal 2000 April 30
Keterangan penutupan
Ref
Kredit
3
Iktisar rugi - laba Tanggal
Kredit
60.000 60.000
No. 33
Keterangan
Ref
Debet
Tanggal
Keterangan
Ref
Kredit
penutupan Biaya penutupan ke modal
3
1.110.000
April 30
penutupan pendapatan
3
2.300.000
1.190.000 2.300.000
2.300.000
J.
Neraca Saldo Penutupan Tahap akhir dari suatu siklus akuntansi adalah penyusunan neraca saldo penutupan. Tujuan menyusun neraca saldo penutupan adalah untuk pengecekan kebenaran keseimbangan jumlah debet. Catatan ini dilakukan sebelum periode berikutnya dimulai. Dalam pencatatan ini yang ada hanyalah perkiraan riil/neraca saja, dengan mengambil saldo perkiraan setelah ayat jurnal penutupan dibukukan. Apabila dari data-data pada contoh diatas yaitu BIRO JASA AKUNTANSI milik Prawiro, neraca saldo penutupannya akan tampak sebagai berikut : BIRO JASA AKUNTANSI Neraca saldo penutupan Per 30 April 2000 No Perk 11 13 14 15 18 18.1 22 31
Perkiraan Kas Piutang usaha Perlengkapan kantor Sewa dibayar dimuka Peralatan kantor Akumulasi penyusutan kantor Utang usaha Modal Prawito
Debet
Kredit
4.040.000 360.000 100.000 1.100.000 1.800.000 180.000 300.000 6.960.000 7.440.000
7.440.000
79
K.
Laporan Keuangan.
Neraca Lajur ( work sheet ) sebagai alat dalam penyajian laporan pada akhir periode akuntansi. Dari neraca lajur dapat dipakai sebagai sumber laporan keuangan, yang meliputi : Laporan rugi dan laba Laporan perubahan modal Laporan Neraca Bentuk Umum Laporan Keuangan 1.
2.
LAPORAN R / L PERUSAHAAN JASA Pendapatan XX Beban Beban –1 = X Beban –2 = X Beban –3 = X Beban –4 = X Beban –5 = X Total Beban
YY
Rugi / Laba
ZZ
LAPORAN PERUBAHAN MODAL Modal ( awal ) = XXX Laba bersih = XX Prive = X (-) Penambahan modal = XX (+) Modal ( Akhir )
= XXXXX
80
3.
NERACA BERBENTUK SCONTRO ( BENTUK T ) Harta I.Harta Lancar 1 2 3 4 5 6
Hutang dan Modal
Kas Piutang dagang Perlengkapan Asuransi bayar dimuka Sewa bayar dimuka Efek
XX XX XX XX XX XX
15 16 17 18 19
IV.Hutang Lancar Utang usaha Utang bank Utang wesel Utang gaji Utang bunga
20
V.Hutang Jangka Panjang Utang obligasi
XX
21
Utang hipotik
XX
XX XX XX XX XX
XXX
XX
II. Investasi
Jangka Panjang 7
Saham PT. Timur
XXX
8 9 10
III. Harta Tetap Tanah Bangunan Akum.penyst. bang.
XXX X
11 12
Peralatan Akum.penyst. alat
XXX X
13 14
Kendaraan Akum. penyst. Kend.
XXX X
XX Jumlah hutang VI. Modal 1. Modal
(-) XX
XX XXX XX
(-) XX (-) XX XXX
Jumlah harta
+ XXXX
Total hutang & modal
XXXX
Dari data BIRO JASA AKUNTANSI milik Prawito disusun laporan sebagai tercantum dibawah ini. I.
BIRO JASA AKUNTANSI PRAWITO Laporan rugi dan laba Per 30 April 2000 Pendapatan Beban-beban - beban gaji karyawan - beban transportasi - beban advertensi - beban perlengkapan - beban rupa-rupa - beban sewa - beban penyusutan perlatan kantor Jumlah beban Pendapatan bersih
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
Rp.
2.300.000,00
Rp.
1.190.000,00
Rp.
1.110.000,00
650.000,00 40.000,00 80.000,00 80.000,00 60.000,00 100.000,00 180.000,00
81
II.
BIRO JASA AKUNTANSI PRAWITO Laporan perubahan modal Per 30 April 2000 Modal awal Pendapatan bersih Minus Prive
III.
Rp.
6.000.000,00
Kenaikan modal
Rp.
960.000,00
Modal per 30 April 2000
Rp.
6.960.000,00
Rp. Rp.
1.110.000,00 150.000,00
BIRO JASA AKUNTANSI PRAWITO Laporan Neraca Per 30 April 2000 Harta - Kas - Piutang Usaha - Perlengkapan kantor - Sewa dibayar dimuka - Perlatan kantor Minus penyusutan Kenaikan modal Jumlah harta Kewajiban / Hutang - Hutang Usah Modal - Modal Prawito Jumlah Hutang dan Modal
Rp. Rp.
Rp. Rp. Rp. Rp.
4.040.000,00 400.000,00 100.000,00 1.100.000,00
Rp. Rp.
1.620.000,00 7.260.000,00
Rp.
7.260.000,00
1.800.000,00 180.000,00
Rp.
300.000,00
Rp.
6.960.000,00
SOAL- SOAL. 1. Nona Lilik dari hasil tabungannya akan mendirikan usaha RIAS / DEKORASI per 1 Januari 2000 sebesar Rp. 6.000.000,- dimasukkan sebagai modal usaha. Selama bulan Januari 2000 telah terjadi transaksi-transaksi sebagai berikut : 1 Januari 2000 Membeli peralatan Rp. 3.000.000,00 dibayar tunai sebesar Rp. 2.000.000,00 sisanya ditanda tangani wesel nominal Rp. 1.000.000,00 3 Januari 2000 Membeli perlengkapan Rp. 175.000,00 6 Januari 2000 Membeli alat angkut (suzuki) pick up sehargar Rp. 4.000.000,00 9 Januari 2000 Menerima pembayaran jasa yang telah diberikan Rp. 600.000,00 10 Januari 2000 Membayar honor/upah pegawai Rp. 250.000,00 12 Januari 2000 Membayar premi asuransi kecelakaan Rp. 26.000,00 15 Januari 2000 Mencatat Rp. 700.000,00 sebagai piutang, untuk jasa yang telah diberikan kepada pelanggan 19 Januari 2000 Menerima pembayaran jasa untuk pekerjaan yang telah selesai Rp. 300.000,00 22 Januari 2000 Membayar biaya rupa-rupa Rp. 25.000,00 82
24 Januari 2000 25 Januari 2000 26 Januari 2000 27 Januari 2000 28 Januari 2000 29 Januari 2000 30 Januari 2000
Membayar cicilan mobil Rp. 2.000.000,00 Menerima pembayaran Rp. 700.000,00 dari pelanggan membayar wesel 1 Januari 2000 sebesar Rp. 1.000.000,00 Membeli peralatan secara tunai Rp. 300.000,00 Membayar gaji pegawai Rp. 300.000,00 Mencatat jasa Rp. 1.000.000,00 sebagai penghasilan yang diterima Mengambil uang dari perusahaan sebesar Rp. 150.000,00 untuk keperluan pribadi . 31 Januari 2000 Membayar sewa kantor untuk bulan Januari 2000 sebesar Rp. 200.000,00 DIMINTA : 1. Jurnal umum berdasarkan transaksi diatas 2. Posting jurnal dalam reke'ning-rekening sbb : 11 Kas 13 Piutang usaha 14 Perlengkapan 15 Asuransi dibayar dimuka 16 Mobil ( Pick up ) 18 Peralatan 21 Wesel bayar 22 Utang usaha 31 Modal Nona Lilik 32 Prive Nona Lilik 41 Pendapatan jasa 51 Upah/honor pegawai 52 Biaya gaji pegawai 54 Biaya rupa-rupa 3. Susun neraca saldo, setelah jurnal diposting dalan buku-besar ( rekening-rekening ) Soal- soal. 1 Februari 2000 Nona parlina menamamkan uang pribadinya dalam perusahaan jasa sebesar Rp. 16.000.000,00 2 Februari 2000 Membeli perlengkapan kantor Rp. 150.000,- tunai. Dan peralatan kantor Rp. 4.000.000,- secara kredit 3 Februari 2000 Membayar sewa kantor Rp. 300.000,00 untuk periode februari, Maret dan April 2000. 5 Februari 2000 Membayar biaya pemasangan telepon Rp. 210.000,00 6 Februari 2000 Membayar ongkos perjalanan pegawai Rp. 15.000,00 9 Februari 2000 Menerima komisi penjualan tanah Rp. 12.000.000,00 10 Februari 2000 Membayar biaya Notaris Rp. 50.000,00 11 Februari 2000 Membayar biaya hotel dan jamuan tamu Rp. 90.000,00 14 Februari 2000 Membayar biaya pemasangan iklan Rp. 35.000,00 17 Februari 2000 Membeli perlengkapan kantor secara tunai Rp. 95.000,00 19 Februari 2000 membayar utang pembelian peralatan kantor Kp. 2.000.000,00 23 Februari 2000 Menerima komisi atas penjualan tanah, dan gedung kantor Rp. 6.500.000,00 25 Februari 2000 Membayar komisi perantara Rp. 1.500.000,00 dan bonus pegawai Rp. 250.000,00 83
26 Februari 2000 Menerima komisi penjualan mesin-mesin pertanian Rp. 1.500.000,00 27 Februari 2000 Memasang iklan untuk pemasaran Rp. 150.000,00 dibayar dibelakang. 27 Februari 2000 Membayar gaji pegawai Rp. 1.300.000,00 dan mengambil uang untuk pribadi Rp. 750.000,00 28 Februari 2000 Mencatat penyusutan peralatan kantor Rp. 150.000,00 29 Februari 2000 perlengkapan kantor yang terpakai seharga Rp. 175.000,00 Diminta. 1. Bukukan transaksi diatas dalam jurnal umum maupun penyesuaian 2. Memposting dalam perkiraan-perkiraan 3. Susun neraca saldo per 29 Februari 2000 4. Susun laporan R / L dan perubahan modal per 29 Pebruari 2000 5. Susun neraca per 29 Februari 2000 6. Penutupan rekening-rekening buku besar per 29 Februari 2000
84
