activiteit?

Tarieven aanpassen, geen eenvoudige kwestie… Hoe begin je er aan? Een checklist. 1. Wat is het huidig dekkingspercentage [(inkomsten/uitgaven)*100] van de accommodatie/activiteit? - Krijg zicht op de reële kostprijs. - Krijg zicht op de verhoudingen tussen de kostenposten. - ! Het verzamelen van de nodige informatie kan wat tijd vergen. 2. Wat is het gewenste dekkingspercentage van de accommodatie/activiteit? - Hoe wil je de tarieven inzetten? Wegen de bedrijfseconomische factoren of de beleidsafweging (sociale/laagdrempelige) tarieven door? Is er hieromtrent een algemene visie van het gemeentebestuur? - Hoe pakken andere vrijetijdsdiensten het aan? - Geldt de gewenste dekkingsgraad voor elk type sportaccommodatie of ga je hier in differentiëren? Of kies je voor een gemiddelde dekkingsgraad voor alle gemeentelijke sportaccommodaties? - Geldt de gewenste dekkingsgraad voor elke activiteit op zich (lessenreeks aquagym, week 1 zomersportkamp, …), per soort activiteit (lessenreeksen (aquagym, start to run, …), sportkampen (sportkamp krokus en alle zomersportkampen, …) of voor het sportaanbod in het algemeen? 3. Hoe kun je de gewenste dekkingsgraad realiseren? - Hoe groot is het verschil tussen de huidige en de gewenste dekkingsgraad? - Kies je voor opbrengsten- of kostenoptimalisatie of een combinatie? Is investeren in functie van optimalisatie een optie (! terugverdientijd)? - Welke kosten-/opbrengstenposten bieden mogelijkheden? Infrastructuur: toezichters?, energiebesparende maatregelen (eenvoudig tot uitgebreid), tariefbepaling bij concessie, (her)onderhandel de rentevoet, specifiek voor buitensportinfrastructuur: clubs staan zelf in voor onderhoud (al dan niet subsidie of materiaal voorzien), clubs betalen een vergoeding per maaibeurt, inschakelen sociale werkplaats, … Aanbod: aantal jobstudenten verminderen, minder uitstappen met busvervoer, de cafetaria huren (invloed op kosten drankjes), aanpassen van de taakinvulling, bepaal het minimum aantal deelnemers dat nodig is om de activiteit te laten plaatsvinden, …

KEUZE OM TARIEVEN AAN TE PASSEN IS GEMAAKT

1

4. Wie wil je betrekken bij het proces? - Betrek / informeer de sportraad. - Op wie heeft de aanpassing van de tarieven veel invloed? Overweeg of het zinvol is enkele vertegenwoordigers hiervan bij het proces van de tariefwijziging te betrekken. Maar weet wel dat niemand blij is met prijsverhogingen en ‘hoe meer mensen, hoe meer meningen’. - Welke collega’s van de sportdienst of van andere diensten wil je betrekken? Zijn er bepaalde (praktijk)experts die je kunnen helpen? 5. Ken je klant. - Weet je wat de klant bereid is te betalen? Waarom kan een privé-aanbieder meer vragen dan de sportdienst? Of kan de sportdienst dat wel (maar wil ze dit niet)? - Welke doelgroepen spreek je nu vooral aan? Zal een prijsstijging invloed hebben op hun sportdeelname? Wil je je ook in de toekomst tot deze doelgroepen blijven richten of wil je nieuwe markten aanboren? 6. Wil je een differentiatie in de tarieven aanbrengen? - Iedereen gelijk? Of toch niet helemaal? Maak een bewuste keuze of iedereen hetzelfde (nieuwe) basistarief zal betalen of of je met kortingen en/of supplementen zal werken? Of leg je een aantal categorieën vast - Welke criteria zul je gebruiken om kortingen en/of supplementen toe te kennen? Zijn deze criteria ook in de praktijk toepasbaar? Gelden deze criteria enkel voor sport of voor het hele vrijetijdsaanbod van de gemeente? Infrastructuur: binnen vs. buiten gemeente, erkende vs. niet erkende vereniging, speciaal tarief voor scholen, daluur vs. piekuur (definitie!), aantal uren, sport vs niet sport, commercieel tarief voor bedrijven/niet-sportieve evenementen (energiekosten aanrekenen? waarborgsom? verschil indien men wel/geen inkomgeld vraagt?), match vs. training, vereniging/school vs. individu, vaste gebruikers vs. occasionele gebruikers, gevraagde lichtintensiteit of temperatuur… Aanbod: 2e lid van een gezin, sociaal tarief, korting bij 10e deelname, sportpas… - Enkele tips: o Keep it simple: beperk het aantal categorieën/tarieven (! haalbaarheid en transparantie), werk met logische regeltjes (vb. + 50%), ga voor een transparante prijzenstructuur, … o Hou rekening met de mogelijkheden van de reservatie-, kassa- en facturatiesoftware:, kun je zelf aanpassingen doen of moet je daarvoor een beroep doen op de leverancier?, geef een aantal zalen dezelfde prijzen … 7. Kijk vooruit. - Denk ook al na over hoe de tarieven verder zullen evolueren. Kies je voor een jaarlijkse indexatie met een evaluatie (= nieuwe berekening) over y jaar? Of kies je voor een vaste prijs en een herberekening na x jaar? Of zijn er nog andere mogelijke formules? - Bedenk ook dat bij elke prijsaanpassing de website, folders (werk met inlegblaadjes), … aangepast moeten worden.

2

VOORSTEL NIEUWE TARIEVEN IS UITGEWERKT

8. Creëer draagvlak - Leef je in in degenen die de prijsstijging zullen voelen. o Verklaar waarom een tariefaanpassing nodig is (renovatie, overgang naar andere beheersvorm, duurzaamheid van het aanbod, …) o Reken uit wat de tariefwijziging betekent voor de gemiddelde gebruiker. Zo wordt het tastbaarder. o Reken om wat de verhoging van het huurtarief voor een vereniging per lid betekent. Een minimale stijging van het lidgeld kan de ontstane meerkost misschien al compenseren. (Hoe groot is trouwens het aandeel van de kostenpost ‘infrastructuur’ op de totale uitgaven van een sportclub?) - Zul je een overgangstermijn voorzien (cfr. leefbaarheid clubs)? Denk je aan een soort compensatie via een alternatief subsidiesysteem? 9. Communiceer de wijzigingen - Intern: het personeel moet goed op de hoogte zijn van de nieuwe prijzen en het waarom van de aanpassing, spreek af hoe er bij klachten gereageerd wordt - Extern: informeer de klanten, kader de aanpassingen, voorzie folders, pas de website aan - Wees in elk geval helder en duidelijk - Organiseer zo nodig een infomoment 10. Plan een evaluatiemoment - Zijn de tarieven in de praktijk werkbaar/hanteerbaar? - Reacties van de gebruikers/deelnemers? - Wordt het beoogde effect bereikt?

3

Achtergrondinformatie – rekenvoorbeelden Kostenposten sportinfrastructuur

Rekenvoorbeeld 1: sporthal van 49m x 34m en 7,6m hoog met judozaal, tribune, 6 kleedkamers en cafetaria Uitgaven Onderhoud

Inkomsten onderhoudsproducten technische benodigdheden reinigen glasvlakken onderhoud vloermatten onderhoud tribune onderhoud scorebord onderhoud schrobmachines strippen en ontvetten vloeren onderhoud lift

Exploitatielasten energie brandverzekering verzekering BA milieuheffing telefoon kantoorbenodigdheden billijke vergoeding huur bureaumaterieel controle AIB (keuringen materiaal) branddetectie huur sanitaire toestellen diverse onvoorziene water??

16.574 € 10,18% 8.500 € 2.000 € 919 € 650 € 1.300 € 400 € 600 € 1.600 € 605 € 41.823 € 25,70% 33.000 € 1.525 € 500 € 250 € 715 € 500 € 295 € 1€ 1.830 € 900 € 307 € 2.000 €

Personeelslasten 79.342 € 48,75% 2,7 VTE toezichter/schoonmaak (E-niveau) 0,3 VTE administratief assistent (D-niveau) Kapitaallasten gemiddelde investeringskost per jaar TOTAAL UITGAVEN Saldo Dekkings%

25.000 € 15,36% 25.000 € 162.739 €

100% TOTAAL INKOMSTEN

59.561 €

-103.178 € 36,60%

4

Rekenvoorbeeld 2: Uitgaven Onderhoud Onderhoudsprodukten Ruimen septische putten Onderhoud matten Papieren handdoeken Onderhoudscontract ADEC Onderhoudscontract Syx Herstelling sporthal Uitrusting sporthal Sicli Administratiekosten Bureelbenodigdheden Poetsfirma

47.011,94 € 1.775,50 € 345,00 € 222,00 € 200,00 € 364,54 € 1.602,00 € 6.446,80 € 1.970,96 € 513,00 € 209,73 € 747,00 € 32.615,41 €

Inkomsten 17,36% Exploitatie opbrengsten Gebruik sporthal Squash Concessie caf + roerende huur Huur appartement

Andere bedrijfsopbrengsten Doorgerek. elektr. Doorgerek. waterverbruik Doorgerek. septische put Doorgerekend gas

Exploitatielasten Electriciteit sporthal Water sporthal Gas Sporthal Verzekering sporthal Billijke vergoeding Recht op opstal Heffing oppervlaktewater SABAM auteursrechten

38.358,21 € 18.444,02 € 4.156,29 € 11.817,05 € 3.442,55 € 200,00 € 24,79 € 48,51 € 225,00 €

14,16%

Personeelslasten 3 pers. (1 x 4/5de - 1x FT - 1 x 2/5)

90.658,00 € 90.658,00 €

33,48%

Kapitaallasten kapitaal en interest lening

94.781,97 € 94.781,97 €

35,00%

TOTAAL UITGAVEN Saldo Dekkings%

270.810,12 €

TOTAAL INKOMSTEN

74.984,98 € 43.125,38 € 6.485,38 € 19.030,64 € 6.343,58 €

9.488,97 € 7.697,48 € 1.175,83 € 90,00 € 525,66 €

84.473,95 €

-186.336,17 € 31,19%

5

Kostenposten sportaanbod Rekenvoorbeeld 1: deelnamegelden - prijzen van 45, 55 en 70 euro Uitgaven Accommodatie eigen gemeentelijke accommodatie Activiteit en begeleiding Activak indianenkamp 2011 Sportbos hasselt 2011 Visvijvers De Heidemeren initiatie snooker Biljart Lounge C ircusanimatie Jojo 29-07-2011 Boogschieten initiatie 2011 Bowlingkamp Atlantis 2011 Busvervoer - 4 d Lesgevers en begeleiding vrijwilligersvergoedingen jobstudenten lesgevers

Communicatie GSM kosten communicatie drukwerk afscheidscadeau - BFV 2011 Catering Etentje indianenkamp 6-8 juli Aldi indianenkamp Action indianenkamp Aldi indianenkamp Omnidrinks bestelling 1 Omnidrinks bestelling 2 Taarten juli Hendricx 2011 Taarten augustus H 2011 Taarten bakker aug 2011 Varia verzekering lesgevers Diest pack

0€

6.486 € 1945 1339 500 273 194 180 780 300 975 19.094 € 425 € 16.970 € 1.699 €

526 €

Inkomsten 0,00% deelnamegelden* 19143,50 love the game 999,50 storting love the game 776,25 22,27% multisport 4 kids 981,75 storting multisport 4 kids 1309,00 K-Zoom 1138,50 storting K-zoom 837,00 strike and spare gymkamp 728,75 storting strike and spare gymkamp 324,00 indianenkamp 2058,00 storting indianenkamp 1673,00 scherm+ volleybalkamp 1242,00 storting scherm + volleybalkamp 803,75 kleuterpiratenkamp 1149,75 65,56% storting kleuterpiratenkamp 786,25 hesbaniavoetbalkamp 870,75 storting voetbalkamp 1224,00 handbal recreatiekamp 1196,25 storting handbalkamp 1045,00 1,81%

526 € 2.440 € 798,50 15,46 4,95 2,36 248,68 414,46 709,50 206,50 40,00

8,38%

577 € 454 € 123 €

2,0%

TOTAAL UITGAVEN

29.124 €

Saldo Dekkings%

-9.980 € 65,73%

100% TOTAAL INKOMSTEN

19.144 €

6

Rekenvoorbeeld 2: deelnamegelden - prijzen van 60, 70, 80 euro - 2247 inschrijvingen Uitgaven Accommodatie eigen gemeentelijke accommodatie

0€

Inkomsten 0,00% deelnamegelden*

Activiteit en begeleiding uitstapjes natuur en omnisport slagsportkamp Kockeykampen dansstage tennis kromveld tennis kiksham voetbalkamp voetbalkamp VC R taal en computer paardenkampen avonturenkampen circuskamp surfkamp atletiekkamp dansstage hengelkamp play with clay basketbal en omisport crea en omnisport

70.274 € 2293,00 277,25 200,00 800,00 3029,84 7803,04 9775,91 315,00 5541,40 3000,00 9109,47 2159,08 1951,00 3510,00 4278,00 10729,00 918,12 3777,05 720,00 87,28

53,11%

Lesgevers en begeleiding vrijwilligersvergoedingen monitoren

43.640 € 150 € 43.490 €

32,98%

Communicatie GSM kosten communicatie drukwerk afscheidscadeau - BFV 2011 T-shirts

8.150 €

6,16%

Catering

6.682 € 987,10 81,27 427,17 71,00 67,25 1870,00 3178,00

5,05%

3.570 € 121,20 € 259,20 € 54,02 € 3.136,00 € 132.317 €

2,7%

sapjes koeken appesl ijsjes water drank middag huur cafetaria Varia polsbandjes km vergoeding onkosten kleuters SD TOTAAL UITGAVEN Saldo Dekkings%

140.863,00 €

1.591 € 526 € 6033,4

100% TOTAAL INKOMSTEN

140.863 €

8.546 € 106,46%

7

Gewenst dekkingspercentage realiseren: in- en uitposten met mogelijkheden? Toezichters of niet? Enkele cijfers uit de praktijk… Gemeente x koos voor de kost voor automatisatie sporthal t.o.v. weerkerende kost van zaalwachter:    

Sporthal 1: +/- € 15.000  aankoop aparte modules, eerste installatie Volgende sporthallen: +/- € 5.500/sporthal Onderhoud: ca € 100/jaar, onderhoudscontract mogelijk Aankoop kaarten: € 3 per stuk  Na minder dan 1 jaar zijn kosten voor medewerker terugverdiend

Energiebesparende maatregelen Eenvoudig Sensibilisering Bewegingsmelders …



Verregaand Verlichting Installatie zonnepanelen …

Tariefbepaling bij concessie -

Is het bedrag van de huidige concessie het juiste bedrag?: Te hoog?  nadeling voor continuïteit v.d. uitbating; Te laag?  realistisch / haalbaar om te verhogen Quid soortgelijke sportinfrastructuren? Haalbaar voor concessionaris? Wanneer moet een volgende concessie uitgeschreven worden?

Prijs per sporter - Rekenvoorbeeld prijs per sporter (gebaseerd op methode Mullier instituut) Voetbalvereniging # EH Eigenschappen 400 leden (200 jeugdleden, 40 vrijwilligers) 2 velden natuurgras - 39 weken (seizoen) - 10u/week 1 veld kunstgras - 39 weken (seizoen) - 20u/week 2 kleedkamers per veld voorkunstgrasveld helft v.d. tijd verlichting vereniging doet zelf klein onderhoud en maakt het speelklaar vereniging verhuurt het veld niet aan derden vereniging huurt geen toeschouwersaccommodatie

780 780 390

voor tariefwijziging €/EH € totaal

6,20 8,00 4,00

€ € € €

Kosten kale huur facilitaire kosten

na tariefwijziging (+ 15%) €/EH € totaal

4.836 € 6.240 €

7,13 € 9,20 €

5.561 € 7.176 €

1.560 €

4,60 €

1.794 €

12.636 € €

Subsidie

-

Uitgaven per lid

14.531,40 € €

€

-

31,59 €

€

36,33 €

Wijziging per lid

4,74 €

Volleybalvereniging

Eigenschappen 100 leden (40 jeugdleden, 15 vrijwilligers) 3 speelvelden - 39 weken (seizoen) - 10u/week vereniging gebruikt alle kleedkamers en maakt zelf schoon vereniging draagt zelf zorg voor(materiaal (ballen, netten, …) vereniging verhuurt het veld niet aan derden vereniging huurt geen toeschouwersaccommodatie Subsidie Uitgaven per lid

# EH

voor tariefwijziging €/EH € totaal

1170

11,00 €

12.870 €

-

na tariefwijziging (+ 15%) €/EH € totaal

12,65 €

€

128,70 € Wijziging per lid

14.800,50 €

-

€

148,01 € 19,31 €

8