ABSTRAK PENDAHULUAN. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005

PENGEMBANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS ARSITEKTUR CORPORATE INFORMATION FACTORY UNTUK MENDUKUNG USAHA PENINGKATAN EFISIENSI PRODUKSI: STUDI KASUS DI PT CALTEX PACIFIC INDONESIA

Mulyandri dan Arif Djunaidy Program Studi Magister Manajemen Teknologi Informasi - ITS Kampus MMT ITS, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya Email: [email protected], [email protected]

ABSTRAK PT Caltex Pacific Indonesia (PT CPI) menginginkan jumlah kehilangan produksi yang sekecil mungkin sehingga efisiensi produksi dapat ditingkatkan. Untuk membantu proses pemantauan, pelacakan dan analisis kehilangan produksi, perlu dikembangkan suatu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perminyakan dan keinginan pengguna. Aplikasi ini dibangun untuk dapat membantu pengguna melakukan prioritisasi penanganan sumur yang bermasalah, mendukung aktivitas pemantauan performansi historis masing-masing penanggung jawab dan tim, mendukung kolaborasi antar tim, serta mendukung pengambilan tindakan oleh penanggung jawab berdasarkan indikator-indikator awal dari permasalahan. Sistem aplikasi yang baru beserta basis datanya harus bisa ditempatkan secara tepat di dalam arsitektur bentukan dari semua aplikasi legacy dan basis data yang telah ada, yang dikenal sebagai Corporate Information Factory. Hasil dari survey tingkat kepuasan pengguna mengindikasikan bahwa pengguna umumnya puas terhadap fungsionalitas dan unjuk kerja aplikasi yang didesain dan diimplementasikan ini. Selanjutnya, perlu dilakukan perubahan terhadap struktur data yang telah dibangun agar unjuk kerja aplikasi dan keterjangkauan (accessibility) data efisiensi produksi, bagi sistem lain di dalam arsitektur Corporate Information Factory, dapat ditingkatkan. PENDAHULUAN Bagi PT Caltex Pacific Indonesia (PT CPI), sebuah perusahaan pertambangan minyak bumi yang memiliki bisnis utama mencari, mengambil dan mengalirkan minyak mentah dari dalam bumi ke titik penjualan, sumur minyak bumi merupakan aset utama sumber pendapatan perusahaan. Kondisi ideal yang diinginkan adalah semua sumur yang sudah dibor dan terpasang dapat terus menerus hidup sepanjang waktu, dan berproduksi pada volume minimal serta laju penurunan maksimal tertentu. Selisih antara volume produksi minyak bumi pada kondisi ideal dan volume produksi yang menjadi kenyataan, umumnya, disebut sebagai jumlah “kehilangan produksi” (production loss). Kehilangan produksi minyak bumi disebabkan oleh banyak faktor. Khusus untuk lapangan minyak yang menerapkan teknologi penginjeksian uap air (steam flood), seperti Lapangan Minyak Duri, di Sumatera - Indonesia, milik PT CPI, faktor-faktor ini dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu:

ISBN : 979-99735-0-3


a. No Production. Karena sejumlah sumur penghasil minyak (producer well) dalam status mati (tidak berproduksi). b. No Injection. Karena sejumlah sumur penginjeksi uap air (injector well) dalam status mati (tidak berfungsi). c. Declining Production. Karena sejumlah sumur penghasil minyak menurun produksinya secara drastis menurut ukuran tertentu. d. Low Steam. Karena sejumlah sumur penginjeksi uap air tidak memenuhi target volume uap yang harus diinjeksikan. Jumlah kehilangan produksi mempengaruhi besaran efisiensi produksi (production efficiency) perusahaan. Secara khusus, PT CPI mendefinisikan efisiensi produksi sebagai volume total minyak bumi yang dapat diproduksi dibagi dengan Potensial Produksi Maksimum Terstruktur (PPMT) atau Structural Maximum Production Potential (SMPP). PPMT adalah nilai terkecil diantara volume maksimum ekspor yang diizinkan, kemampuan fasilitas terpasang, dan kapasitas potensial semua sumur, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 1. Efisiensi produksi merupakan salah satu komponen di dalam metrik kinerja PT CPI (ChevronTexaco, 2004).

Gambar 1. Definisi Potensial Produksi Maksimum Terstruktur (PPMT)

Bagi PT CPI, yang memiliki lapangan-lapangan minyak yang umumnya sudah tua (mature), usaha-usaha untuk meminimalisir kehilangan produksi semakin dibutuhkan dan semakin strategis sifatnya, karena bukan lagi hanya sebagai upaya peningkatan pendapatan dan daya saing namun harus dilakukan untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Kehilangan produksi dalam persentase yang besar pada kapasitas potensial produksi yang kecil akan menyebabkan biaya produksi per barrel minyak (lifting cost) yang tinggi, dan mungkin tidak ekonomis lagi. PT CPI mencatat bahwa jumlah kehilangan produksi untuk bulan Maret 2005, untuk Unit Operasi Duri saja, adalah sekitar 34.800 barrel minyak bumi per hari. Dengan asumsi harga minyak US$50 per barrel dan kurs US$1 sama dengan Rp9.000, jika PT CPI dapat mengurangi jumlah kehilangan produksi sebesar 20% saja dari jumlah yang ada sekarang, maka pemasukan perusahaan akan bertambah lebih dari Rp.1,1 Trilyun, per tahun, dari Unit Operasi Duri saja.

ANALISIS PELUANG PERBAIKAN OPERASI BISNIS ISBN : 979-99735-0-3

C-11-2


Usaha untuk mengurangi jumlah kehilangan produksi menuntut pengerahan sumber daya dari tim-tim tertentu yang ada di dalam perusahaan. Di PT CPI, ada banyak tim yang memiliki tanggung jawab yang terkait langsung dengan proses utama mempertahankan dan meningkatkan produksi sumur. Tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan adalah bagaimana agar masing-masing tim dapat mengelola dirinya sebaik mungkin sehingga dapat mencapai kinerja sesuai dengan yang diharapkan dan, di sisi lain, kolaborasi antar tim dapat berjalan dengan lancar. Proses akuntabilitas yang baik membutuhkan mekanisme yang baik dalam hal penetapan penanggung-jawab atau person in charge (PIC), penyediaan informasi dan pengetahuan, serta pencatatan, pengukuran dan pemantauan kinerja. Sedangkan proses kolaborasi yang baik, diantaranya, membutuhkan mekanisme berbagi informasi yang baik pula diantara tim yang terlibat. Dalam pemenuhan kebutuhan-kebutuhan ini, teknologi informasi dapat berperan besar. PT CPI telah memiliki beberapa sistem basis data dan aplikasi legacy khusus untuk mencatat data status, kondisi dan tingkat produksi sumur minyak. Sebagian besar dari data tersebut dikumpulkan dari lapangan, dicatat dan kemudian dimasukkan secara manual ke dalam basis data melalui aplikasi. Sebagian data yang lain merupakan hasil pemantauan, pencatatan dan pemuatan oleh sistem waktu-nyata (real-time system). Data yang disimpan kemudian akan dibaca lagi untuk keperluan proses finansial dan banyak aktivitas analisis rekayasa perminyakan lainnya, namun belum dimanfaatkan untuk tujuan pengendalian kehilangan produksi. Saat ini, di PT CPI, teknologi informasi yang digunakan untuk menangani permasalahan pengendalian kehilangan produksi masih terbatas dalam bentuk aplikasi spread sheet sederhana dan sistem surat elektronik (email). Tentu saja, teknologi tersebut memiliki kemampuan yang sangat terbatas untuk mendukung peningkatan efisiensi produksi. Untuk membantu proses pemantauan, pelacakan dan analisis kehilangan produksi, sistem basis data dan aplikasi On-Line Transaction Processing (OLTP) legacy yang telah ada perlu dilengkapi dengan suatu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis perminyakan dan keinginan pengguna. Yang kemudian menjadi tantangan adalah bagaimana aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan, beserta basis datanya, dapat ditempatkan secara tepat didalam arsitektur bentukan dari semua aplikasi dan basis data produksi PT CPI yang telah ada, sehingga pengelolaan informasi dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Disamping itu, perlu dilakukan pemilihan teknologi informasi yang paling tepat, yang dapat mendayagunakan semaksimal mungkin sistem teknologi informasi yang telah dimiliki oleh PT CPI. Dikenal suatu konsep arsitektur informasi terintegrasi yang disebut Corporate Information Factory. Corporate Information Factory didefinisikan sebagai kombinasi dari aplikasi-aplikasi legacy, Operational Data Store (ODS) dan Data Warehouse (Imhoff, 1998). Aplikasi-aplikasi legacy memiliki beberapa karakteristik yang berorientasi klerikal, yaitu memuat nilai terkini dan detail, serta tidak terintegrasi. Operational Data Store merupakan suatu bentuk arsitektural basis data yang berorientasi subyek tertentu, terintegrasi secara kolektif, volatile, memuat data terkini, dan memuat data korporasi secara rinci. Operational Data Store dibangun untuk memungkinkan pemrosesan informasi operasional perusahaan secara terintegrasi. Selanjutnya, Data Warehouse didefinisikan sebagai koleksi data yang berorientasi subyek, terintegrasi, time variant, dan non-volatile, yang digunakan untuk pengambilan keputusan yang ISBN : 979-99735-0-3

C-11-3


bersifat strategis, serta dikembangkan untuk pelaporan dan analisis level manajemen (Inmon 1999). Bentuk arsitektur Corporate Information Factory diperlihatkan pada Gambar 2.

Gambar 2. Corporate Information Factory

ANALISIS KEBUTUHAN FUNGSIONALITAS APLIKASI Suatu Sistem Informasi merupakan kombinasi dari sumber daya manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan dan data, yang melakukan proses pengumpulan, transformasi, dan penyebaran informasi di dalam suatu organisasi. Jadi, Sistem Informasi menerima sumber daya data, sebagai masukan, dan memprosesnya menjadi produk informasi, sebagai keluaran. Sistem Informasi Manajemen merupakan tipe Sistem Informasi yang menghasilkan produk informasi untuk memenuhi kebutuhan bagi pengambilan keputusan oleh manajer dan para profesional bisnis (O’Brien, 2004). Aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan dalam penelitian ini diberi nama aplikasi ”Heavy-Oil Production Efficiency” (HOPE). Aplikasi tersebut akan digunakan untuk mendukung proses pemantauan, pelacakan dan analisis kehilangan produksi minyak bumi di Unit Operasi Minyak Berat, PT CPI. Pemakai utama dari sistem aplikasi ini adalah para penanggung jawab atau Person-In-Charge (PIC) dan para manajer tim yang unjuk kerjanya mempengaruhi secara langsung jumlah kehilangan produksi. Use Case Diagram sistem aplikasi HOPE ditampilkan pada Gambar 3.

ISBN : 979-99735-0-3

C-11-4


Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Aplikasi HOPE

ANALISIS ALUR DATA Aplikasi HOPE melakukan proses integrasi dan transformasi terhadap data dari aplikasiaplikasi produksi yang telah ada. Batas (boundary) aplikasi HOPE dan aliran data esensil antara sistem aplikasi tersebut dengan kelompok pemakainya serta sistem lain digambarkan dalam bentuk Context Diagram pada Gambar 4.

Gambar 4. Context Diagram Sistem Aplikasi HOPE

Apa yang dilakukan oleh aplikasi HOPE, dari perspektif Input-Proses-Output (IPO), dapat dilihat sebagai proses transformasi data/informasi. Kumpulan data masukan diproses secara beurutan menjadi informasi keluaran untuk memenuhi fungsionalitas aplikasi. Terdapat empat kelompok proses transformasi data/informasi yang masingmasing mewakili satu dari empat modul utama yang ada, yaitu modul Down Production, Down Injection, Declining Production dan Low Steam. Gambar 5 memperlihatkan salah satu dari empat kelompok transformasi data/informasi tersebut, yaitu untuk modul Declining Production.

ISBN : 979-99735-0-3

C-11-5


Gambar 5. Transformasi data/informasi modul Declining Production

DESAIN KONSEPTUAL BASIS DATA APLIKASI Hasil integrasi dan transformasi data aplikasi-aplikasi legacy disimpan ke dalam basis data aplikasi HOPE menggunakan dua kelompok entitas data, yaitu: a. Kelompok Entitas Data Berbasis Kejadian b. Kelompok Entitas Data Berbasis Interval Waktu Pada Kelompok Entitas Data Berbasis Kejadian disimpan data yang setiap record-nya merepresentasikan satu kejadian tunggal kehilangan minyak. Untuk modul Down Production dan Down Injection, setiap record mewakili satu kejadian matinya sebuah sumur minyak atau satu proses penggantian kode status penyebab matinya sumur. Untuk modul Declining Production, akan terbentuk satu record pada Entitas Data Berbasis Kejadian miliknya ketika hasil pengukuran tingkat produksi sumur penghasil memenuhi kriteria ’declining’, yaitu produksi sumur tersebut (diwakili oleh laju alir fluidanya), berdasarkan hasil pengukuran terakhir, sama atau lebih kecil dari 70% produksi rata-rata sumur tersebut sepanjang kurun waktu dua bulan sebelumnya. Untuk modul Low Steam, data akan dicatatkan ke Entitas Data Berbasis Kejadian jika jumlah volume uap yang diinjeksikan ke suatu sumur penginjeksi di bawah target volume yang telah ditetapkan. Kelompok Entitas Data Berbasis Interval Waktu digunakan untuk menyimpan informasi yang diturunkan dari informasi pada Kelompok Entitas Data Berbasis Kejadian. Dalam hal ini, dilakukan pemenggalan terhadap nilai variabel-variabel tertentu yang disimpan pada Entitas Data Berbasis Kejadian, berdasarkan kepada penggalan interval waktu tertentu. Interval waktu penggalan yang digunakan pada aplikasi HOPE adalah satu hari kalender (dari jam 00:00 sampai jam 23:59). Pada Gambar 6 diperlihatkan contoh bagaimana dua entitas data, satu dari Kelompok Entitas Data Berbasis Kejadian dan satu lagi dari Kelompok Entitas Data Berbasis Interval Waktu, terhubung. Pada desain konseptual basis data untuk modul Down Production tersebut, Entitas Data Berbasis Kejadian diberi nama ENCTX_HOPE_DOWN_PROD_HIST, sedangkan Entitas Data Berbasis Interval Waktu diberi nama ENCTX_HOPE_DOWN_PROD_DAILY.

ISBN : 979-99735-0-3

C-11-6


Gambar 6. Entitas Data Berbasis Kejadian dan Berbasis Interval Waktu

Entitas-entitas dari Kelompok Entitas Data Berbasis Kejadian akan digunakan sebagai basis bagi proses transaksi yang dilakukan oleh pengguna melalui aplikasi HOPE. Proses transaksi yang dapat dilakukan oleh pengguna pada keempat modul yang ada adalah transaksi pemasukkan data hasil peninjauan (review) atau data hasil dari tindakan tertentu terkait dengan suatu kejadian kehilangan produksi. Selain itu, khusus untuk modul Declining Production dan Low Steam, dapat juga dilakukan proses pemasukkan data pengalihan tanggung jawab dari satu PIC ke PIC lain. Jadi, field untuk menampung data hasil peninjauan dan pengalihan tanggung jawab akan menjadi bagian atau attribute dari Entitas Data Berbasis Kejadian. IMPLEMENTASI DAN HASIL SURVEY TINGKAT KEPUASAN PENGGUNA Aplikasi HOPE diimplementasikan dengan menggunakan sistem teknologi informasi yang telah dimiliki oleh PT CPI, sehingga biaya pengembangan sistem dapat ditekan semurah mungkin. Pada Gambar 7, diberikan ilustrasi bagaimana bentuk integrasi dari keseluruhan teknologi informasi yang dipilih dan bagaimana data/informasi mengalir antar komponen-komponen sistem.

Gambar 7. Arsitektur Teknologi Sistem Aplikasi HOPE

Data-data aplikasi legacy dan aplikasi HOPE disimpan di dalam Sistem Manajemen Basis Data Relasional Oracle, pada mesin terpisah. Proses integrasi dan transformasi data dari sistem aplikasi legacy ke sistem aplikasi HOPE dilakukan menggunakan PL/SQL Procedure, yang akan dieksekusi secara terjadwal dengan menggunakan script ISBN : 979-99735-0-3

C-11-7


dan crontab UNIX. Antar-muka dibangun berbasis web dengan HyperText Markup Language (HTML) dan bahasa pemrograman web ASP, serta modul Office Web Component (OWC) dan Java Applet. Contoh bentuk tampilan aplikasi HOPE diperlihatkan pada Gambar 8.

Gambar 8. Bentuk Tampilan Aplikasi HOPE

Struktur dan bentuk tampilan antar-muka dibuat sedemikian rupa untuk dapat mendukung fungsionalitas aplikasi dan memberikan kemudahan serta user friendliness bagi pengguna. Windows Navigation Diagram dari satu diantara enam pop up menu pada home page aplikasi HOPE ditampilkan pada Gambar 9.

Gambar 9. Windows Navigation Diagram Aplikasi HOPE

Telah dilakukan proses validasi untuk memastikan apakah aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan telah memenuhi semua fungsionalitas yang dibutuhkan oleh bisnis. Proses validasi dilakukan bersama-sama dengan wakil pengguna berupa pengeksekusian program integrasi dan transformasi data untuk data produksi sejak 01Januari-2005 dan penjalanan semua modul yang telah dibangun. Beberapa kesalahan dan kekurangan yang ditemukan kemudian diperbaiki. Hal ini dilakukan dalam beberapa kali putaran.

ISBN : 979-99735-0-3

C-11-8


Aplikasi HOPE telah dipresentasikan ke sekelompok pengguna yang kemudian diminta mencoba menggunakan aplikasi ini selama seminggu, dan setelah itu dilakukan survey sederhana untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka terhadap aplikasi. Ada lima parameter kepuasan yang ditanyakan yaitu menyangkut fungsionalitas, kemudahan penggunaan, kelengkapan, waktu respons dan user friendliness. Diberikan lima pilihan penilaian, yaitu sangat tidak puas (nilai=1), tidak puas (nilai=2), antara puas dan tidak puas (nilai=3), puas (nilai=4), dan sangat puas (nilai=5). Dari 15 orang yang dikirimi survey melalui e-mail, 11 orang memberikan jawaban, dengan hasil seperti tertera pada Tabel 1.

Tabel 1. Hasil Survey Tingkat Kepuasan Pengguna

ANALISIS HASIL PENELITIAN Hasil dari survey tingkat kepuasan pengguna mengindikasikan bahwa pengguna umumnya puas terhadap fungsionalitas, kemudahan penggunaan dan user friendliness aplikasi. Hasil survey menunjukkan bahwa muatan informasi aplikasi HOPE perlu untuk dilengkapi lebih lanjut, sesuai dengan kebutuhan bisnis dan keinginan pengguna. Waktu respons sekitar 20-30 detik untuk satu kali proses pembacaan data dan pembentukan laporan di web masih belum memuaskan pengguna. Dua hal yang mungkin memberikan kontribusi terhadap waktu respons yang tidak begitu baik adalah struktur data HOPE yang tidak begitu mendukung proses pelaporan dan juga penggunaan teknologi Office Web Component (OWC) untuk antar-muka. Proses pembacaan data yang melibatkan proses join dari dua tabel yang masing-masing memuat puluhan ribu sampai ratusan ribu record jelas membutuhkan lebih banyak waktu dibandingkan jika dilakukan tanpa proses join. Teknologi OWC menyediakan fitur aplikasi spreadsheet sederhana pada halaman web, namun mengambil waktu yang cukup banyak untuk melakukan proses penulisan dan penayangan data berukuran ribuan record. Beberapa karakteristik dari basis data aplikasi HOPE adalah: a. Berorientasi subyek: Dirancang dan diorganisir untuk menampung data menyangkut subyek efisiensi produksi minyak bumi. b. Terintegrasi: Merupakan hasil agregasi dari data-data yang ada pada basis data aplikasi legacy yang menjadi sumber datanya. c. Volatile: Data aplikasi HOPE terbaharui secara terjadwal. d. Memuat data detail: Aplikasi HOPE memuat data-data detail karena diperuntukkan untuk mendukung proses pengambilan tindakan operasional harian. e. Memuat data terkini dan data historis: Karena proses penambahan data ke dalam aplikasi HOPE dilakukan setiap hari dan tidak ada proses archival ke sistem lain.

ISBN : 979-99735-0-3

C-11-9


Dari kelima karakteristik tersebut, empat karakteristik pertama sama dengan karakteristik suatu Operational Data Store. Hal ini merupakan faktor yang sangat mendukung apabila aplikasi HOPE ingin dijadikan master data bagi domain permasalahan efisiensi produksi. Untuk itu, perubahan terhadap desain struktur data sistem aplikasi HOPE, yaitu melalui pemisahan total antara Kelompok Entitas Data Berbasis Kejadian dan Kelompok Entitas Data Berbasis Waktu, akan dapat menghindarkan terganggunya proses transaksi aplikasi HOPE oleh proses pengkasesan data dan mengoptimalkan proses penyediaan data. KESIMPULAN Penelitian yang telah dilakukan menghasilkan beberapa kesimpulan, sebagai berikut: a. Suatu aplikasi Sistem Informasi Manajemen untuk mendukung usaha peningkatan efisiensi produksi telah berhasil dibangun. Aplikasi ini dapat digunakan untuk melakukan prioritisasi penanganan sumur yang bermasalah, mendukung aktivitas pemantauan performansi historis masing-masing penanggung jawab dan tim, mendukung kolaborasi antar tim, serta mendukung pengambilan tindakan oleh penanggung jawab berdasarkan indikator-indikator awal dari permasalahan. b. Berdasarkan hasil survey, para pengguna yang disurvey umumnya merasa puas dengan fungsionalitas dan unjuk kerja aplikasi. Parameter waktu respons mendapatkan penilaian yang terendah. Desain struktur data dan pemilihan teknologi antar-muka memberikan pengaruh yang besar terhadap unjuk kerja waktu respons ini. c. Basis data aplikasi HOPE dapat dijadikan master data bagi domain permasalahan efisiensi produksi. Perubahan struktur data, berupa pemisahan secara total antara tabel yang berelasi, diharapkan akan dapat meningkatkan unjuk kerja aplikasi dan meningkatkan keterjangkauan (accessibility) data efisiensi produksi bagi sistem lain di dalam arsitektur Corporate Information Factory.

DAFTAR PUSTAKA ChevronTexaco, 2004, Production Efficiency Update, A ChevronTexaco’s Coorp. Doc. Imhoff, C., Inmon, W.H. and Sousa, R., 1998, Corporate Information Factory, John Wiley & Sons, New York. Inmon, W. H., 1999, Operational Data Store, John Wiley & Sons, New York. O’Brien, James.A., 2004, Management Information System: Managing Information Technology in the Business Enterprise, 6th ed., McGraw-Hill/Irwin, New York.

ISBN : 979-99735-0-3

C-11-10


ISBN : 979-99735-0-3

C-11-11


ISBN : 979-99735-0-3

C-11-12

ABSTRAK PENDAHULUAN. Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005

Recommend Documents