ABSTRAK
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatankegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sangat penting bagi kelancaran kegiatan di kantor. Subjek dalam penelitian ini adalah PT Traktor Nusantara dan objeknya adalah tata kearsipan.Jenis data dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder, sumber datanya adalah data internal dan eksternal.Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan studi kepustakaan. Pada hakikatnya fungsi arsip sangat penting bagi kelancaran kegiatan di kantor. Namun penanganan arsip sangat kurang diperhatikan dan menjadi pekerjaan kurang menarik dikantor. Penataan arsip di kantor PT Traktor Nusantara bagian administrasi sudah cukup baik, namun banyak arsip yang sudah tidak digunakan tetapi masih saja disimpan, dan lemari arsip nya kurang memadai, maka dari itulah penulis mengangkat judul mengenai “Tinjauan Kearsipan pada PT Traktor Nusantara Medan”.
Kata kunci : Tata Kearsipan, Menangani Arsip
ABSTRACT
Every job and activity in office need data and information. One of data source is file because file is proof and record from activity or transaction, from foremost activity until activity get decision. Handlyed file also didn’t for attention and be job didnn’t interest in office. Subyek in thorough is PT Traktor Nusantara, and object is filling system. Data kind this thorough is primary data and secondary data and sourch of data is internal data and eksternal data. Technique collecting data was use is interview, observasi, and study literature. In reality function file very important for smoothness activity in office, but handlyed file also didn’t for attention and be job didn’t interest in office. Filling file in office PT Traktor Nusantaraadministration department is bad. Many file are didn’t use but still save and filling cabinet be full and not organized fine and diligent.Because of that write left up subjek about “Tinjauan Kearsipan pada PT Traktor Nusantara”.
Key word : Filling system, Handlying File
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, sholawat dan salam atas junjungan Nabi Muhammad SAW, sehingga penulis dapat menyelesaikan perkuliahan Diploma 3 Program Administrasi Bisnis Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan. Penulisan tugas akhir ini yang berjudul “Tinjauan Kearsipan pada PT Traktor Nusantara Medan “ ini merupakan hasil penelitian penulis. Penulisan tugas akhir ini terdapat banyak kelemahan dan kekurangan, maka dengan lapang hati penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan tugas akhir ini.Atas perhatian dan dukungan semua pihak, dihaturkan terima kasih.
Medan, Penulis
Agustus 2012
Yenni Marliana NPM : 095301034
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis mendapat bantuan dari beberapa pihak, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Tenang Malem Tarigan, M.Si, Ak. Selaku Direktur Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan. 2. Ibu Afridayanti Surbakti, S.E, M.Si sebagai Dosen Wali. 3. Bapak Gelora Mulia Lubis S.Pd, M.Si sebagai Dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan dan bimbingannya dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 4. Ibu Bina Elvida Hasibuan selaku Pembimbing Perusahaan dan seluruh Karyawan PT Traktor Nusantara Medan khususnya bagian administrasi. 5. Dosen Penguji yang telah memberikan saran dan kritiknya sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. 6. Seluruh Dosen dan staf Politeknik Mandiri Bina Prestasi Medan. 7. Orang Tua tercinta (Muhamad dan Apriyanti) dan kedua adik saya (Rachmayanni Aysianur dan Sofyan Danuarta) yang telah memberikan semangat, kasih sayang, perhatian, dukungan serta do’a demi keberhasilan penulis. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik, dan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang memerlukan.
DAFTAR ISI LEMBAR JUDUL LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJI ABSTRAK ..........................................................................................................
i
ABSTRACT ........................................................................................................
ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................
iii
UCAPAN TERIMA KASIH .............................................................................
iv
DAFTAR ISI .......................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................
1
1.1 Latar Belakang ...............................................................................................
1
1.2 Perumusan Masalah .......................................................................................
2
1.3 Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir ..................................................................
2
BAB 2 LANDASAN TEORITIS .......................................................................
4
2.1 Pengertian Kearsipan .....................................................................................
4
2.2 Fungsi Arsip ...................................................................................................
5
2.3 Jenis Arsip ......................................................................................................
6
2.3.1 Arsip Menurut Sudut Hukum dan Perundang-undangan ................
6
2.3.2 Arsip Menurut Fungsinya ...............................................................
7
2.3.3 Arsip Menurut Tempat Penyimpanannya .......................................
7
2.3.4 Arsip Menurut Sifat Kepentingannya ..............................................
7
2.4 Sistem Penyimpanan Arsip ............................................................................
7
2.4.1 Sistem Kronologis ...........................................................................
8
2.4.2 Sistem Abjad ................................................................................... 10 2.4.3 Sistem Nomor ................................................................................. 10
2.4.4 Sistem Geografis ............................................................................. 10 2.4.5 Sistem Subjek .................................................................................. 10 2.5 Azas Kearsipan ............................................................................................... 10 2.6 Alat Penyimpanan Arsip ................................................................................ 11 2.7 Pemeliharaan Arsip ........................................................................................ 12 2.8 Pengertian dan Tujuan Penyusutan Arsip ...................................................... 12 2.9 Pemusnahan Arsip .......................................................................................... 13 BAB 3 METODE PENELITIAN ...................................................................... 14 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................................ 14 3.2 Subjek dan Objek Penelitian .......................................................................... 14 3.3 Jenis dan Sumber Data ................................................................................... 14 3.4 Teknik Pengumpulan Data ............................................................................. 14 3.5 Teknik Analisis Data ...................................................................................... 15 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 20 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ........................................................................ 16 4.1.1 Logo dan Makna Logo PT Traktor NusantaraMedan ..................... 19 4.1.2 Struktur Organisasi PT Traktor Nusantara Medan ......................... 20 4.1.3 Uraian Tugas PT Traktor Nusantara Medan ................................... 21 4.2 Hasil ............................................................................................................... 23 4.2.1 Sistem Kearsipan ............................................................................. 23 4.2.2 Azas Kearsipan ................................................................................ 23 4.2.3 Prosedur Penyimpanan Arsip sistem kronologis ............................ 23 4.2.4 Alat Penyimpanan Arsip ................................................................. 24 4.2.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ................................................ 25 4.2.6 Pemeliharaan Arsip .......................................................................... 25 4.3 Pembahasan .................................................................................................... 26
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 27 5.1 Simpulan ........................................................................................................ 27 5.2 Saran ............................................................................................................... 27 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1. Gambar 4.1 Logo PT Traktor Nusantara .......................................................... 19 2. Gambar 4.2 Struktur organisasi PT Traktor Nusantara Cabang Medan .......... 20
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Hampir tidak pernah terdengar ditelinga kita ada organisasi atau perusahaan yang tidak menginginkan kemajuan dalam usahanya.Setiap orang berharap kalau organisasi atau perusahaanya tempat dia bekerja berhasil dalam mencapai segala tujuan yang telah ditetapkannya. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah, perusahaan swasta ataupun badan sosial harus didukung oleh pelayanan perkantoran.Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok apapun. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kegiatan pengambilan keputusan.Untuk pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil. Berdasarkan pengamatan bidang administrasi di PT Traktor Nusantara, terlalu banyak arsip yang disimpan dalam satu lemari.Arsip yang sudah beberapa tahun yang lalu masih tersimpan dalam satu lemari.Penyediaan lemari arsip sangat kurang.Arsip tidak tersusun baik dalam ruangan arsip tersebut. Tidak adanya karyawan yang khusus menangani arsip. Dengan keadaan seperti ini karyawan juga mengalami kesulitan saat memerlukan arsip jika dibutuhkan dalam waktu yang singkat. Ruang arsip yang ada juga selain tempat menyimpan arsip di perusahaan tersebut juga digunakan sebagai
tempat menyimpan barang-barang yang lainnya dan juga digunakan sebagai tempat ibadah, sehingga sangat kurang baik dilihat, kurang tertata rapi. 1.2 Perumusan Masalah Adapun permasalahan yang ingin dikemukakan sehubungan dengan penelitian ini adalah “Bagaimana Tinjauan Kearsipan pada PT Traktor Nusantara”. 1.3 Tujuan Tugas Akhir Adapun tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk mengetahui tentang Tinjauan Kearsipan pada PT Traktor Nusantara. 1.4 Manfaat Tugas Akhir 1. Bagi Politeknik MBP dapat digunakan sebagai pertimbangan yang bermanfaat untuk mendukung kelancaran kegiatan kampus dalam bidang kearsipan. 2. Bagi perusahaan adalah penulisan ini dapat dijadikan sebuah rencana yang baik dimasa yang akan datang agar kegiatan perusahaan dalam bidang kearsipan khusunya sistem kronologis dapat berjalan baik dan benar. 3 3. Bagi pembaca, penulis berharap penulisan ini dapat dijadikan tambahan informasi terhadap pelaksanaan sistem kearsipan khusunya sistem kronologis dalam suatu perusahaan.
