AANWERVING VAN EEN VOLTIJDS VERANTWOORDELIJKE ARCHIVERING EN ICT (niveau B)
CLUSTER COMMUNICATIE EN ICT, ARCHIVERING EN ONTHAAL 1. STATUUT De vacante betrekking voor VOLTIJDS VERANTWOORDELIJK ARCHIVERING EN ICT betreft een aanwerving in een tewerkstellingsmaatregel. Na een beperkte selectieprocedure wordt met de kandidaat die door het college van burgemeester en schepenen wordt aangesteld een arbeidsovereenkomst afgesloten. De functie is gewaardeerd op het niveau B, d.w.z. dat er een bachelordiploma wordt vereist om aangesteld te kunnen worden.
2. TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN a. diplomavoorwaarde Houder zijn van een diploma dat in aanmerking wordt genomen voor de aanwerving in een betrekking van niveau B ( zie bijlage 1 Besluit van 7 december 2007 van de Vlaamse Regering houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn): Bij voorkeur in één van volgende studierichtingen : (toegepaste) informatica elektronica microprocessor- en teletechnieken elektronica-ICT Na de aanstelling binnen het jaar slagen in een basisopleiding inzake archivering. 2) Slagen in een selectieprocedure.
b. andere toelatings- en aanweringsvoorwaarden 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie: dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister (model I). Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. Het uittreksel uit het strafregister dient voorgelegd te worden vóór de afloop van de selectieprocedure en zeker vóór de aanstelling en/of opname op de werfreserve. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan drie maand.
2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of de Zwitserse Bondsstaat; 4. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. 5. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; aan deze vereiste wordt voldaan door voorlegging van een diploma behaald in de Nederlandse taal; de kandidaten die een buitenlands diploma voorleggen dienen een bewijs van gelijkstelling of gelijkwaardigheid van het diploma te leveren (meer info via het Ministerie van het Onderwijs: http://www.ond.vlaanderen.be/publicaties/eDocs/pdf/292.pdf); kandidaten die een diploma voorleggen dat niet is behaald in de Nederlandse taal dienen daarbij nog een attest van kennis van de Nederlandse taal in te dienen (dit attest kan bekomen worden via selor, meer info op http://www.selor.be/languagecertificate.aspx) 6. slagen voor de selectieprocedure; Aan de diplomavoorwaarde en de voorwaarden 1 t.e.m. 3 dient voldaan vóór de aanvang van de selectieprocedure en wel tegen 24 oktober 2014. (het uittreksel uit het strafregister moet ten laatste tegen de datum van indiensttreding voorgelegd worden). Kandidaten die een bewijs van gelijkstelling of gelijkwaardigheid en/of een attest van taalkennis moeten voorleggen kunnen dit doen uiterlijk op de datum waarop de selectieproeven worden afgenomen. Zij worden toegelaten tot de selectie onder voorbehoud.
3. FUNCTIEBESCHRIJVING De functiebeschrijving is als bijlage 1 bij dit bundel gevoegd.
4. GELDELIJKE LOOPBAAN a. basisbezoldiging De bezoldiging gebeurt overeenkomstig de weddenschalen voorzien voor het niveau B (zie bijlage 2). De bedragen uit de tabellen zijn niet geïndexeerd; om het bruto maandbedrag te bekomen dient volgende berekening gemaakt te worden: basisjaarbedrag X 1,6084(actuele spilindex) -----------------------------------------------------12 De kandidaat start steeds in de eerste weddenschaal (B1).
b. anciënniteit De kandidaat die anciënniteit in rekening kan brengen start in de eerste weddenschaal overeenkomstig de weddentrap die overeenkomt met de jaren geldelijke anciënniteit. De anciënniteit die in rekening kan worden gebracht is die verworven in: de openbare sector: de werkelijke diensten in statutair of contractueel verband
de privé-sector: de ervaring die rechtstreeks dienstig is voor de te begeven functie (functierelevante ervaring)
c. functionele loopbaan Het personeelslid kan volgende stappen nemen in de functionele loopbaan: 1° Van weddenschaal B1 naar weddenschaal B2 onder volgende voorwaarden: * 4 jaar schaalanciënniteit in weddenschaal B1 * gunstige evaluatie overeenkomstig het evaluatiereglement 2° Van weddenschaal B2 naar weddenschaal B3 onder volgende voorwaarden: * 18 gecumuleerde schaalanciënniteit in weddenschaal B1 en weddenschaal B2 * gunstige evaluatie overeenkomstig het evaluatiereglement De tweejaarlijkse weddenverhogingen (weddentrappen) zijn niet aan voorwaarden gebonden zodat deze automatisch worden toegekend. De financiële loopbaan kan aan de huidige spilindex nu reeds berekend worden.
d. administratieve anciënniteiten De diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid dan de gemeente worden in aanmerking genomen voor de vaststelling van de administratieve anciënniteiten (graadanciënniteit, niveauanciënniteit en dienstanciënniteit met uitzondering van de schaalanciënniteit). Dit geldt ook voor beroepservaring die relevant is voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt en die opgedaan werd in de privésector of als zelfstandige. Die administratieve anciënniteiten worden in aanmerking genomen op basis van een vergelijking van die diensten met de algemene en de specifieke voorwaarden en met het functieprofiel voor de functie waarin het personeelslid aangesteld wordt. Het personeelslid levert zelf de bewijsstukken voor de diensten die bij een andere overheid gepresteerd werden. Als bewijsstukken worden aanvaard: 1° attesten van de vroegere werkgever die bevestigen dat een werknemer een bepaalde functie heeft uitgeoefend en hoelang, en die weergeven wat die functie concreet inhield; 2° de functiebeschrijving van de vroeger uitgeoefende functie; 3° evaluaties over de uitoefening van de vroegere functie; 4° zo nodig, attesten of getuigschriften van aanvullende vorming voor de functie.
e. toelagen en vergoedingen Bovenop het brutomaandloon komen nog volgende toelagen en vergoedingen: haard- of standplaatstoelage vakantiegeld eindejaarstoelage maaltijdcheques: 1 maaltijdcheque per gewerkte dag met een zichtwaarde van 7 euro waarvan 1,09 euro werknemersbijdrage en 5,91 euro werkgeversbijdrage (voor een halftijds
personeelslid kan dit een extra van ongeveer 60 euro per gewerkte maand betekenen – opgelet: men moet 3 maand in dienst zijn om recht te hebben op maaltijdcheques) een hospitalisatieverzekering betaald door de gemeente met mogelijkheid om gezinsleden aan te sluiten tegen gunstige tarieven terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer fietsvergoeding van 0,21 euro per km een gunstige vakantieregeling (30 dagen jaarlijkse vakantie, te verhogen volgens leeftijd) en 14 feestdagen
f. berekening nettoloon Na afspraak met de personeelsdienst kan een berekening van het nettobedrag van de aanvangswedde worden gemaakt.
5. EXAMENPROGRAMMA De selectie bestaat uit: een technische en/of schriftelijke proef om de ICT-vaardigheden van de kandidaten te testen. Hiervoor dient 50% behaald te worden over het geheel van de proeven (dus niet op elk onderdeel) grondig sollicitatiegesprek
op basis van de CV en de functiebeschrijving.
Uit dit
sollicitatiegesprek moet de motivatie, de belangstelling en de inzetbaarheid bij de gemeente van de kandidaten blijken.
6. SOLLICITEREN Kandidaturen, vergezeld van een curriculum vitae, een kopie van het vereiste diploma, een uittreksel uit het strafregister (model 1- niet ouder dan 3 maand) en eventueel andere nuttige stukken moeten uiterlijk op 24 oktober 2014 bij aangetekend schrijven (termijn na te leven op straffe van nietigheid - poststempel geldt als bewijs) verstuurd worden aan het college van burgemeester en schepenen, De Vierschaar 1, 8570 Anzegem of overhandigd op het gemeentehuis tegen ontvangstbewijs.
BIJLAGE 1
FUNCTIEBESCHRIJVING:
VERANTWOORDELIJKE ARCHIVERING EN ICT
Hieronder volgt een algemene basisomschrijving van de functie Verantwoordelijke archivering en ICT bij het Gemeentebestuur Anzegem. Als Verantwoordelijke Archivering en ICT behoort men tot de cluster: CLUSTER COMMUNICATIE & ONTHAAL, ICT & ARCHIEF
NIVEAU : B1-B3
1. Plaats in de organisatie
De verantwoordelijke Archivering en ICT behoort tot de cluster Communicatie en Onthaal, ICT en Archief. Het betreft een ondersteunende back-office functie die ernaar streeft om de werking van de diensten te optimaliseren en in grote mate de efficiëntie te bevorderen. Hij/zij ontwikkelt initiatieven en levert op die wijze een positieve bijdrage tot de voorbereiding, bijsturing en uitvoering van het beleid op vlak van archivering en ICT. De verantwoordelijke Archivering en ICT ressorteert onder de rechtstreekse leiding van de gemeentesecretaris. Hij/zij bouwt in nauw overleg met de diensthoofden van gemeente en OCMW de archivering van de gemeente en het OCMW uit. Hij/zij ziet toe op de uitvoering van het archiefbeheer bij archiefvormers, houdt zich bezig met concreet archiefbeheer (toezicht, verwerving, selectie, ordening en ontsluiting), staat mee aan de basis van de ontwikkeling, volgt het geautomatiseerd archiefbeheersysteem op en bouwt mede een documentmanagementsysteem uit. Tijdens de eerste drie jaar (m.i.v. 1 januari 2015) zal de titularis vrijgesteld worden om zich voltijds te wijden aan het takenpakket ‘archivering’ (dat zowel het digitale als het papieren luik betreft en dit onder intense begeleiding van de provinciale archiefconsulente). Pas na afloop en eens het archief volledig op punt staat en slechts nog bijwerking vereist, worden de ICT-taken verder behartigd. Dan en dus enkel eens het digitale en papieren archief geïmplementeerd is en op punt staat, zullen ook andere – uiteraard eveneens ICT-gerichte – taken kunnen toegevoegd worden.
2. Functiegebonden vaardigheden
2.1. Leidinggevende vaardigheden
Geen
2.2. Organisatorische vaardigheden
Zelfstandig werken . Met de nodige instructies aan de slag kunnen gaan
. Stipt nakomen van afspraken . Kunnen werken zonder externe controle
Plannen en organiseren . Eigen acties en projecten plannen . Bepalen van objectieven en prioriteiten . Systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar afstemmen . Rekening houden met zaken die op lange termijn spelen . Anticiperend werken
Probleemoplossend werken . Signaleren van problemen . Problemen onderzoeken vanuit diverse invalshoeken en zoeken naar verbanden . Kunnen tot een synthese komen en een dossier volledig afwerken . Eigen oordeel onderbouwen met beschikbare informatie en geldig argumenten . De juiste mensen of instanties betrekken bij een probleem
. Praktische en haalbare oplossingen formuleren . 2.3. Beleidsmatige vaardigheden
Ondernemen . Kansen signaleren en deze omzetten in acties die bijdragen aan betere resultaten van de organisatie . Actief kansen benutten . Netwerken: -
Relaties onderhouden met mensen in en buiten de organisatie
-
Initiatief nemen tot samenwerken met andere diensten, ook buiten de organisatie
-
Relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus
-
Naar mogelijkheden zoeken om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking
2.4. Interactiegerelateerde vaardigheden
Klantgerichtheid . Servicegericht zijn . Zich actief hulpvaardig en adviserend opstellen . Stimuleren van anderen om de dienstverlening te optimaliseren
. Wensen en behoeften kunnen inschatten, in kaart brengen, helpen oplossen door passende ondersteuning
Mondeling communiceren . Een heldere en logische structuur aanbrengen in het overbrengen van informatie . De eigen visie, ideeën of mening helder, duidelijk en zodanig boeiend of enthousiasmerend overbrengen op anderen . Het in gesprekken zodanig structureren, optreden en interveniëren dat het beoogde resultaat op effectieve wijze wordt bereikt
Samenwerken . Afspraken met leidinggevenden en collega’s naleven . Anderen helpen en zichzelf positief opstellen . Informatie en kennis delen met anderen . Respectvol omgaan met andere(n) en waardering tonen . Zoveel mogelijk rekening houden met andere agenda’s en werkzaamheden . Delegatie van taken aan vrijwilligers . Duidelijk zijn in doelstellingen, verwachtingen, bewegingsvrijheid en randvoorwaarden . Gepaste controle uitvoeren
2.5. Taakgerichte vaardigheden
Analytisch en logisch werken . Processen op een logische manier kunnen analyseren, uitschrijven en doelgerichte oplossingen aanbrengen. . Op basis van summiere aanwijzingen problemen doorgronden en oplossingen formuleren
Projectmatig kunnen werken . Opzetten, begeleiden en afronden projecten in functie van een betere werking van de diensten en van de dienstverlening.
Nauwgezet en Ordelijk werken . Gemaakte afspraken nakomen . Eigen werk controleren op fouten en bijsturen indien nodig . Aandachtig en geconcentreerd werken
. Zorg dragen voor het beschikbare materiaal
Inzet & Initiatief tonen
. Werken met enthousiasme en gedrevenheid . Zich positief opstellen
. Open staan voor vragen en taken die op zich afkomen . Verantwoordelijkheid durven nemen . Uit eigen beweging tot actie komen . Iets ondernemen om de voortgang te versnellen . Spontaan voorstellen formulieren om het werk te verbeteren . Zich loyaal opstellen t.o.v. bestuur en collega’s Creativiteit . Bestaande zaken ter discussie stellen en alternatieven voorstellen . Vanuit verschillende invalshoeken naar zaken kijken en op basis hiervan tot nieuwe oplossingen of ideeën komen. . Durven suggesties doen die breken met tradities . Nieuwe werkwijzen bedenken
. Kunnen improviseren en experimenteren Projectmatig kunnen werken . Opzetten, begeleiden en afronden projecten in functie van een betere werking van de diensten en van de dienstverlening
2.6. Zelfsturende vaardigheden Integer zijn . Verantwoordelijkheid nemen voor eigen werk en open uitkomen voor fouten . Zorgvuldig en discreet omgaan met gevoelige of vertrouwelijke informatie . Vasthouden aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is . Voorbeeldgedrag tonen in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid
Zelfontwikkelend handelen . Eigen sterktes en zwaktes kennen . Willen leren in werksituaties, kansen zoeken voor eigen ontwikkeling . Nieuw opgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk toepassen
. Leren uit eigen ervaring of fouten . Leren van ervaren collega’s De deontologische code onderschrijven Missie, visie en waarden van de organisatie onderschrijven 2.7. Kennisvereisten
Kennis en kunnen toepassen van de relevante regelgeving i.v.m. archivering Kennis van de relevante wet- en decreetgeving m.b.t. openbaarheid, privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer, auteursrecht, enz. algemene kennis van het gemeentedecreet en werking van de gemeente. Grondige kennis informaticatoepassingen en meer specifiek kunnen gebruiken van softwaretools voor de bewaring van archief Algemene kennis van programmeertalen Rijbewijs B is een pluspunt
3. Takenpakket Voor wat betreft het archiefbeheer wordt verwezen naar de nota (die hieraan gehecht wordt) i.v.m. het takenpakket en competenties voor het uitvoeren van de functie van verantwoordelijke archivering.
Coördinerende taken . Uitwerken op maat en implementeren softwaretoepassingen om de werking van de gemeentelijke diensten te optimaliseren . Coördinatie van bijzondere ICT-projecten binnen de gemeente, eventueel in samenwerkingsverband . coördinatie GIS-projecten . mede fungeren als webmaster voor de gemeentelijke webstek
Adviserende – beleidsondersteunende taken . Helpdesk bij softwareproblemen . Contactpersoon bij softwareleveranciers – adviesverlening bij aankoop/huur van pakketten en ondersteuning bij opleiding en implementatie van deze toepassingen
Uitvoerende taken . Opvolging contracten mbt het eigen takenpakket . Instandhouding van de in gebruik zijnde ICT-toepassingen zoals fax, fotokopieertoestellen, telefooncentrale, dataverbindingen, … . Geactualiseerd houden webstek eigen dienst
Communicatieve taken . Voorstellen opleidingen ivm toepassingen (voor alle diensten) aan de dienst personeel . Bijstaan communicatieambtenaar ivm website gemeente
. Overleg en verzorgen goede contacten met eigen diensten en externe partners (ikv samenwerkingsverbanden)
4. Functiewaarderingsniveau -
Niveau
:
B
-
Weddenschaal
:
B1-B3
5. Benoemings- en aanstellingsvoorwaarden (Cfr. bijlage 1 bij de rechtspositieregeling)
6. Beoordelaars -
Enig beoordelaar
:
Gemeentesecretaris.
7. Slotbemerking Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan ten allen tijde aangepast worden aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen het bestuur.
Verantwoordelijke archivering (deze bijlage beschrijft uitgebreid het takenpakket van het luik ‘archivering’ in de nieuwe functie ‘verantwoordelijke archivering en ICT’)
Doel Het personeelslid beheert en archiveert documenten binnen de organisatie. Dit kunnen historische documenten zijn maar ook documenten (zowel op papier als digitaal) die nog dagelijks gebruikt worden. Hij/zij zet daartoe een beheerssysteem op met behulp van eigentijdse software. De belangrijkste taak is het opbergen en het ontsluitbaar maken van documenten. Dit opbergen moet op zo’n manier gebeuren dat het document later gemakkelijk terug te vinden is. Het type documenten waar de verantwoordelijke archivering mee werkt, kunnen tekstdocumenten zijn, maar bijvoorbeeld ook plannen of foto’s. De documenten moeten door de medewerker op een bepaalde manier gesorteerd worden. Hiervoor is er een methode, specifiek voor gemeentelijke documenten, voorhanden.
De documenten worden ook in de computer geregistreerd eveneens op een manier die voor elke medewerker binnen de organisatie dezelfde is. Verder helpt het personeelslid andere mensen binnen de organisatie bij het zoeken naar bepaalde documenten in het archief en beheert de medewerker het eventuele uitlenen van de documenten.
Taken en competenties: Algemeen ivm de taken: De verantwoordelijke archivering staat in voor het uitwerken van een beheerssysteem voor het (papieren en digitaal) archief en de begeleiding van de archiefvormers mbt de implementatie ervan. Verder verzorgt hij/zij de verwerving, selectie of vernietiging van het archief .
Hij/zij voert
ook materiële verzorging uit aan archiefdocumenten en bewaakt de bewaringscondities in de archiefbewaarplaats. Verder staat hij/zij in voor de publiekswerking (bezoekers ontvangen en informeren, helpen bij opzoekingen,…) en helpt bij de uitwerking van valorisatieprojecten. Beheer archief a) Taken Opstellen archiefbeheerplan (zowel voor papieren documenten als digitale bestanden) Kiezen/ontwerpen van een geautomatiseerd archiefbeheerssysteem: -
Uitwerken procedures voor digitale duurzaamheid (naamgeving bestanden, mappenstructuren, bestandsformaten vastleggen,…-
-
Analyseren administratieve en ondersteunende processen binnen de diensten
-
Bijhouden nemen beslissingen, rekening houdende met haalbaarheid, functionaliteit, veiligheid, gebruiksvriendelijkheid kostprijs, nieuwe ontwikkelingen,…
-
Coördineren opvolging documentbeheer bij archiefvormers
-
Zoeken naar mogelijkheden om te optimaliseren
Uitwerken procedures om goede bewaringscondities vh archief te realiseren
b) Competenties Kennis ICT Processen op een logische manier kunnen analyseren, uitschrijven en doelgerichte oplossingen aanbrengen. Op basis van summiere aanwijzingen problemen doorgronden en oplossingen formuleren Kennis projectmanagement Kennis relevante wetgeving Kennis recentste ontwikkelingen op gebied van archiefbeheersystemen Kennis van klassement- en archiveringsmethodes
Verwerving, schoning, selectie en ontsluiting uitvoeren en ondersteunen
a) Taken Administratieve verwerking – controle op volledigheid -
Schoning door verwijdering schadelijke elementen (nietjes, paperclips, elastiekjes en dergelijke)
-
vervanging door duurzame materialen en verwijderen van niet bij het archief horende stukken (blanco’s, dubbels, …)
Uit het archief halen van voor vernietiging in aanmerking komende stukken uit het archief (cf.richtlijnen selectielijsten) +oplijsten te vernietigen stukken + begeleiding en registreren van de vernietiging van de archiefstukken. Dit geldt ook voor digitale archiefbestanden Plaatsing in het archief volgens het geldende classificatiesysteem Controle of andere archiefstukken volgens het classificatiesysteem zijn weggeborgen + eventueel correct plaatsen van verkeerd geplaatste stukken. Toezien op algemene orde en netheid in de archiefplaats Bijhouden plaatsingsadministratie en depotinventaris. Exploiteren van een documentatiebeheersysteem (ter beschikking stelling, uitwisseling, klassement,…): gebruiken geautomatiseerde archiefbeheersysteem, bepalen kenmerken voor formele toegankelijkheid, aanvullen ontbrekende informatie bij formele ontsluiting door onderzoek, ordening volgens het ordeningsplan of archiefschema, gebruik maken van apparaten/systemen voor opslag en vastlegging. Ontsluiten van informatie formeel en inhoudelijk Documenten en documentatieproducten opstellen en verspreiden (overzicht, catalogus, nota, persoverzicht, website,… -
Analyseren en bewerken informatie voor archiefproducten
-
Maken van samenvattingen van documenten
-
Ontwikkelen instructie- en begeleidingsmateraal op maat van klant(en) rekening houdend met de evoluties en aangepast aan de werkomgeving
-
Meedenken over de producten van het archief
b) Competenties Kennis van de regelgeving en richtlijnen rond archivering Inzicht in de inhoud en de opbouw van het verworven archief Kennis van het classificatiesysteem binnen de eigen archiefbewaarplaats Kennis van de principes, vormen en toepassing van formele en inhoudelijke ontsluiting Kennis van instellingspecifieke procedures en systemen voor het registreren van verworven archief (bijv. probat voor het papieren archief)
Kennis en kunnen toepassen van instellingspecifieke richtlijnen voor digitaal archiefbeheer Instellingspecifieke softwaretoepassingen kunnen gebruiken (documentatiebeheer, multimedia opmaakprogramma’s, kantoorsoftware,… Kennis en kunnen toepassen van instellingspecifieke procedures voor het bijhouden van de plaatsingsadministratie Kennis van duurzame materialen die in een archief gebruikt worden Selectielijsten kunnen lezen en interpreteren Kennis van technieken voor het vernietigen van archiefstukken Nauwkeurig, ordelijk en net kunnen werken Onderscheid kunnen maken tussen hoofd- en bijzaken
Materieel archiefbeheer uitvoeren. a) Taken Detectie en signaleren van schade aan archiefstukken (schimmels, vochtplekken, sporen ongedierte,…) Laten uitvoeren van materiële verzorging aan archiefdocumenten (restauratie beschadigde documenten of opnieuw laten inbinden registers).d.i. contacteren bedrijf dat de materiële verzorging zal uitvoeren, opvolging uitvoering en controle resultaat. Bewaken optimale bewaringscondities in het archief (temperatuur, luchtvochtigheid,…) Inzake digitaal archiefbeheer: uitvoeren van digitale bewaarstrategieën (bijv.migraties) en controle kwaliteit opslagmedia.
b) Competenties Courante schadeoorzaken van archief kunnen vaststellen en omschrijven Kennis en kunnen toepassen van conserveringstechnieken/softwaretools Kennis van het archiefbeheerplan van de eigen instelling Kennis en kunnen toepassen van instellingsspecifieke richtlijnen voor digitaal archiefbeheer Communicatief vaardig zijn Kennis en kunnen opvolgen van de voorwaarden voor een goede bewaring van archief Oog hebben voor situaties die de goede bewaring van archief verstoren
Instaan voor dienstverlening in de leeszaal a) Taken opmaak reglement
ondersteuning dienstverlening: -
onthaal en registratie bezoekers
-
informeren bezoekers (leeszaalreglement, bruikleen, gebruik toegangen, gebruik apparaten, over de aanwezige archieven,…)
-
toezicht houden
-
aangevraagde stukken ophalen en terugplaatsen in de bewaarplaats
-
kopieën maken, routineopzoekingen uitvoeren, vragen beantwoorden
-
administratieve afhandeling van aanvragen (registratie, kassa,…)
b) Competenties Kennis van het registratiesysteem voor bezoekers binnen de eigen instelling Kennis van het eigen archief- en leeszaalreglement Kennis geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde archiefbeheersystemen Kennis van uitleenfaciliteiten Plaatsingsadministratie kunnen opvolgen om zoekgeraakte documenten op te sporen Kennis inhoud en opbouw eigen archief (en van het OCMW) Kennis van het classificatiesysteem binnen de eigen archiefbewaarplaats Kennis van de eigen richtlijnen voor het maken van reproducties/kopieën Kennis van administratieve procedures en handelingen Kennis van de werking, regels en procedures van het geautomatiseerde uitleensysteem en de uitleenfaciliteiten Kennis intellectueel eigendomsrecht Kennis deontologische code Kennis relevante wetgeving Kennis en kunnen toepassen van procedures voor registreren inkomsten/uitgaven Communicatief vaardig zijn Nauwkeurig kunnen werken Kritisch ingesteld zijn Problemen in de dienstverlening kunnen vaststellen en communiceren naar het beleid Oog hebben voor de noden en wensen archiefgebruikers
Meehelpen aan de valorisatie archiefpatrimonium a) Taken (helpen) uitwerken projecten en publieksgerichte activiteiten (exposities, meetings, culturele evenementen – literair, artistiek, wetenschappelijk,….) ondersteunen Eventueel uitbouwen en actueel houden van een website mbt de eigen archiefdienst (link) bieden van administratieve ondersteuning
b) Competenties Kennis kunnen nemen en begrijpen van het doel, inhoud en opbouw van projecten en activiteiten Kennis van administratieve procedures en handelingen
Intern en extern communiceren a) Taken Overleg en advisering mbt begeleiding diensten ivm archivering Coördinatie archiefbeheer en begeleiden archiefvormers + samenstellen procedures en documentatie. -
Coördineren opvolging documentbeheer bij archiefvormers
-
Contextueel onderzoekuitvoeren naar structuren, werkprocessen en archiefvorming van de archiefvormers
-
Opstellen richtlijnen( cf. het advies van de provinciale coördinator en de wettelijke richtlijnen) – modellen en procedures voor verwerving, selectie en vernietiging
-
Geven van richtlijnen over documentbeheer (op papier en digitaal) aan archiefvormers
-
Controleren naleving richtlijnen bij archiefvormers
-
Signaleren knelpunten mbt documentbeheer bij archiefvormers
-
Voorstellen oplossingen bij knelpunten
Voorleggen beleidsplannen aan het bestuur Onderhouden goede relaties met eigen bestuur en OCMW Onderhouden contacten die bruikbaar zijn voor het realiseren van de doelstellingen, Uitwisselen ervaringen en informatie met collega’s,
b) Competenties -
Communicatief vaardig zijn
-
Kennis van het vakjargon
-
Kennis van de sector, doelgroepen
-
Kennis PR-marketingprincipes
-
Eigen taakgebied kunnen situeren binnen de context van de gehele organisatie
-
Kennis van de hoofddoelstellingen, visie, missie en waarden van de eigen instelling
Eigen deskundigheid opbouwen en uitbreiden a) Taken
opvolgen nieuwe ontwikkelingen in eigen werkveld door raadplegen vakgerichte informatiebronnen (literatuur, tijdschriften, websites,…) volgen basisopleiding en meer specifieke bijscholingen om eigen deskundigheid te verbeteren.
b) Competenties Vakgebonden informatiebronnen (vakliteratuur, tijdschriften, reeksen, websites,…) kunnen doornemen Kennis en kunnen gebruiken van sectorgebonden informatiekanalen Bereid zijn om te leren Kennis van de bestaande beroepsorganisaties
Sleutelvaardigheden en operationalisering ervan: Bereid zijn om te leren Bereid en in staat zijn de eigen competenties te verbreden en te verdiepen. Nieuwe ontwikkelingen binnen het eigen werkdomein opvolgen, onder meer door middel van vakgerichte literatuur of het bijwonen van bijscholing Communicatief vaardig zijn In staat zijn om in verschillende situaties op een doelgerichte manier te communiceren. Bijvoorbeeld bij de leeszaalwerking, bij interne vergaderingen of tijdens de ondersteuning van valorisatieprojecten Discreet zijn In staat zijn om vertrouwelijke gegevens m.b.t. personen en instellingen te beschermen, de persoonlijke levenssfeer respecteren van archiefvormers of personen die in archiefvorming worden vermeld. Informatie uit niet-publieke archiefbestanden niet openbaar maken of verspreiden. Klantgericht zijn In elke situatie gepast kunnen reageren op een vriendelijke, beleefde en rustige manier en handelen met het oog op tevredenheid van de bezoekers ; signaleert ontwikkelingen in klantenvragen ; vraagt door om de (achterliggende) informatiebehoefte te kunnen achterhalen Kritisch ingesteld zijn In staat zijn om zichzelf en zijn eigen omgeving in vraag te stellen. Bijvoorbeeld om knelpunten in de publieke dienstverlening tijdig vast te stellen Loyaal zijn Blijk geven van een sterke betrokkenheid bij de organisatie en de regels en afspraken die er gelden, en deze ook naleven. Nauwkeurig kunnen werken
In staat zijn een taak nauwgezet en precies te voltooien. Bijv. nauwgezet bijhouden van gegevens voor de interne administratie, klasseren van administratieve en financiële documenten, afhandelen van interne en externe bruiklenen, data invoeren in systemen Ordelijk en net kunnen werken Nastreven van orde en netheid op de werkplek, voornamelijk in het archiefdepot: documenten altijd terug in de archiefdoos opbergen; archiefdozen op de juiste plaats in de rekken terugplaatsen
BIJLAGE 2
salaris-schalen
B1
B2
B3
Minimum
17.300
18.850
19.550
Maximum
23.350
26.450
29.150
Verhoging
1x1x500
1x1x600
1x1x800
5x2x500
1x2x650
1x2x750
1x2x450
2x2x600
6x2x800
4x2x500
1x2x650
1x2x750
1x2x600
1x2x600
2x2x800
1x2x650
1x2x900
2x2x600 1x2x650 1x2x600 1x2x800
0
17.300
18.850
19.550
1
17.800
19.450
20.350
2
17.800
19.450
20.350
3
18.300
20.100
21.100
4
18.300
20.100
21.100
5
18.800
20.700
21.900
6
18.800
20.700
21.900
7
19.300
21.300
22.700
8
19.300
21.300
22.700
9
19.800
21.950
23.500
10
19.800
21.950
23.500
11
20.300
22.550
24.300
12
20.300
22.550
24.300
13
20.750
23.200
25.100
14
20.750
23.200
25.100
15
21.250
23.800
25.900
16
21.250
23.800
25.900
17
21.750
24.400
26.650
18
21.750
24.400
26.650
19
22.250
25.050
27.450
20
22.250
25.050
27.450
21
22.750
25.650
28.250
22
22.750
25.650
28.250
23
23.350
26.450
29.150
