Aanvullende informatie bij reorganisatieplan

College van Bestuur

Universiteit Twente ' de ondernemende universiteit

85-

Drienerlolaan 5 7522 NB Enschede Postbus 217 7500 AE Enschede

Aan de voorzitter van de Universiteitsraad

Behandeld door uw kenmerk ons kenmerk datum

KaS de Vries 378.192 28 februari 2007

onderwerp

Aanvullende informatie bij reorganisatieplan

telefoon fax e-mail

053-4894471 053-4892191 [email protected]

Geachte voorzitter van de Universiteitsraad,

Op 15 februari hebben wij aan uw raad het reorganisatieplan aangeboden, evenals een toelichtende brief. In ons overleg over de vorm en inhoud van het reorganisatieplan is gesproken over de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting van de huidige en de nieuwe organisatie, over de kosten van voorbereiding van de reorganisatie, de kosten van de uitvoering van een eventueel sociaal beleidkader en de investeringen die noodzakelijk zijn om de nieuwe servicecentra te laten functioneren. Ook heeft u aanvullende informatie gevraagd over de invulling van de clusters van het facilitair bedrijf zoals die zijn ontworpen voor de nieuwe organisatie. De informatie over deze onderwerpen bieden wij u bij deze brief aan. In de verwachting dat deze informatie een bijdrage zal leveren aan de beantwoording van de adviesvraag door de UR, Namens het College van Bestuur,

Bijlage bij brief 378.192

De kwalitatieve en kwantitatieve bezetting in de oude en nieuwe situatie In schema's is de bezetting van het Onderwijsservicecentrum, het ICT sewicecentrum, de Directie S&C en het FB opgenomen. Vanuit de toekomstige situatie en bezetting van deze organisatieonderdelen is terug geredeneerd naar de herkomst van medewerkers in de oude situatie. Voor de goede orde merken wij het volgende op: Het overzicht van de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting bevat al veel informatie die wij eigenlijk eerst in het personeelsplan wilden presenteren. Wij bieden u dit overzicht toch nu al aan in het besef dat uw raad dergelijke informatie wenst te gebruiken bij de advisering over het reorganisatieplan. Naar het oordeel van het College blijft de adviesvraag gericht op hetgeen in het reorganisatieplan is opgenomen en is het bezettingsoverzicht uitsluitend achtergrondinformatie. Bij het vaststellen van de huidige formatie is zowel gekeken naar de formatie per 31-12-2005 als per 01-02-2007. Zoals bekend wordt de bezuiniging gerealiseerd ten opzichte van de jaarrekening 2005, derhalve is dat jaar het uitgangspunt. Geconstateerd wordt dat op diverse plaatsen groei in de formatie heeft plaatsgevonden hetgeen zichtbaar gemaakt wordt via het formatieoverzicht van februari 2007. De correcties in alle tabellen leiden ertoe dat de reductie van de formatie in de vergelijking tussen 2005 en de toekomstige situatie is afgenomen en dat de reductie tussen 2007 en de nieuwe situatie nog steeds leidt tot een bezuiniging van ruim 50 fte. Het definitieve overzicht van de bezetting op ICT en onderwijsondersteunend gebied in de faculteiten heeft op zich laten wachten. De overzichten die waren opgenomen in de rapportages van de projectgroepen (van 1 december 2006) waren niet in alle gevallen correct danwel is het oordeel van de faculteiten en college over de toe te rekenen formatie gewijzigd. Wij hebben u eerder gei'nformeerd dat wij op 15 maart het personeelsplan voor de nieuwe organisatie gereed zullen hebben. Met dat document zullen wij het lokaal overleg informeren over de gevolgen van de reorganisatie en het overleg voeren over een sociaalplan. De schema's gaan uit van een indeling in de nieuwe organisatie. Dat betekent dat bijvoorbeeld de huidige formatie van DiSC afgeleid kan worden door optelling van formatie uit verschillende nieuwe organisatieonderdelen. Door deze wijze van presenteren kan overzichtelijk worden afgelezen waar functies in de nieuwe organisatie worden georganiseerd. In de schema's worden drie kolommen weergegeven. De eerste kolom geeft de formatie aan op 31 december 2005. Deze datum worden gebruikt als peildatum voor de bezuinigingen. In de tweede kolom staat de huidige formatie vermeld (peildatum 1 februari 2007). Deze informatie is nodig voor het personeelsplan. Uit deze kolom is te lezen hoeveel fte er vanwege reorganisatie wordt gereduceerd. De derde kolom geeft de formatie in de nieuwe organisatie aan. Ondenvijsservicecentrum Het nieuw op te richten Onderwijsservicecentrum bestaat uit 3 afdelingen, de afdeling Studentenvoorzieningen, de afdeling Onderwijs, Kwaliteit en lnnovatie en de afdeling Studenten en onderwijsadministratie. De afdelinq Studentenvoorzieninqen bestaat uit onderdelen van het huidige DiSC. Dat zijn de onderdelen: studentenpastoraat, Student Union, wetenschapswinkel, bureau studentendecanen, bureau studentenpsychologen, commissie verlening afstudeersteun, infotheek, sportcentrum en cultuur. De formatie van het huidige DiSC (op 1 februari 2007) is naast de formatie op 31 december 2005 (peildatum bezuinigingen) geplaatst. De formatie gaat over naar het nieuwe Onderwijsservicecentrum. De taken van de onderdelen Admission Office, International Office en de Centrale studentenadministratie van DiSC gaan over naar de afdelinq Studenten en Onderwiisadministratie van het op te richten Onderwijsservicecentrum. Binnen die afdeling worden ook taken ondergebracht die nu bij Bureau onderwijszaken van de vijf faculteiten en binnen de Onderwijskundige dienst van ITBE zijn georganiseerd.

De financiele en personele functies van DiSC (2 respectievelijk 0,5fte) worden ondergebracht bij de directies FEZ en PA&O. De beleidsfunctie binnen DiSC (Ifte) wordt verplaatst naar de directie Strategie en Coordinatie, evenals 0,5fte secretariele functie. De afdelinq Onderwiis Kwaliteit en lnnovatie van het nieuw op te richten onderwijsservicecentrum bestaat uit taken van de huidige onderwijskundige dienst van ITBE. Van deze afdeling worden de meer administratieve taken ondergebracht bij de afdeling Studenten en Onderwijsadministratie. De beleidstaken van de onderwijskundige dienst worden verplaatst naar de directie Strategie en Coordinatie. Binnen de onderwijskundige dienst is nu ook het taalcoordinatiepunt gepositioneerd. Dit betreft tijdelijke formatie en zal om die reden niet worden meegenomen in de tellingen. ICT Servicecentrum Ten aanzien van het ICTS ligt voor een aangepaste variant van het locatiemodel. Als gevolg daarvan wordt de indeling van ICTS nog weer anders. Per separate brief hebben wij de UR gei'nformeerd over de voorgestelde wijzigingen. Dergelijke wijzigingen zijn in dit document nog niet meegenomen. Taakstellend blijft de formatie 103,l.

Directie Strategie en Coordinatie De nieuw op te richten Directie Strategie en Coordinatie bestaat uit de volgende onderdelen: management (directeur en secretariaat), beleidsstaf, informatiemanagement, VGD, lnnovationlab en communicatie. Het huidige DUB wordt gesplitst in de directie Strategie en Coordinatie en de Eenheid secretaris. Daarnaast wordt het onderdeel Institutional Research verplaatst naar de directie FEZ. In de eenheid secretaris worden ondergebracht de secretaresses van het College van Bestuur, de griffiemedewerkers en de afdeling Operational Audit. Formatief vinden er geen wijzigingen plaats. Ditzelfde geldt voor het onderdeel Institutional Research. Informatiemanagement wordt binnen de nieuw op te richten directie Strategie en Coordinatie georganiseerd. Op dit moment is deze taak, zij het niet expliciet, belegd binnen ITBE. De beleidstaken uit BC, DiSC en ITBE worden ondergebracht in de beleidstaf van de directie Strategie en Coordinatie, evenals de beleidstaken van het huidige DUB. In dat onderdeel vindt er een vermindering van formatie ten opzichte van de huidige situatie. Het huidige bureau communicatie wordt onderdeel van de directie Strategie en Coordinatie. De formatie van bureau communicatie wordt verminderd met 3 fte. 1 fte wordt verplaatst naar de beleidsstaf van de directie Strategie en Coordinatie en 2 fte wordt verminderd door natuurlijk verloop dat vanwege pensionering op terrnijn wordt gerealiseerd. De VGD wijzigt niet. Bij het lnnovationlab vindt een uitbreiding plaats van 1,Gfte. Facilitair bedrijf De financiele en personele functies van FB worden ondergebracht bij de directies FEZ en PA&O. De totale formatie van het FB heeft tussen 2005 en 2007 al een grote reductie ondergaan.

londerwijs Service Centrum

05 11 30 Medewerker restaurat~evevoorzlenlngen 3 09 02 20 Commun~cat~emedewerker 2

0,6 3,4

02 07 20 Medewerker wetenschapsw1nkel2 03 08 30 Secretaresse 3

0,s 0,g

-

33,9

38.3

TotaalAfdeling studentenvoorzieningen

39,O

rtel

I & & E s t . ~ ~ , ~ ~ : ~ m C & h w. ~'.&. ',4 . . . . j?. >. , . % . 2 f0 %3&. . . i ' <:. < ' . ... :;.: . ,

CTW-BOO CTW-BOO

r

,

,,

,

03 02 Adm~n~strat~ef medewerker 10 02 Medewerker studentenzaken

Fec . -I 1

EWI-BFD

~~

0.7 3,O 3,7

I "

e ;.$~: ,' *. hinctie '

i

Fac

ITBE-OD

3

06

4

l"..i-$:,+

TNW-BOOZ 03 02 Adm~nlstratlefmedewerker TNW-BOOZ 103 08 Secretaresse TNW-BOOZ 07 01 Afdellnoshoofd

r

i Re1

03 01 Adm~n~strateur

1

:'"

hrtlx%€l

03 07 Medew bestuurl~jke~nformat~evoorz

3: '

ill'

'

rhdM

0,s 5,O 5,O 1,s 12,o

I

~imstudentenonderwijs

fie

07 13 20 Teamlelder 2

06

1

05

i f i e ? 4,4 10

f

0,7 3,O 3,7

07 13 20 Teamle~der2 10 02 30 Medewerker studentenzaken 3 03 02 10 Admln~stratrefmedewerker 1 03 08 30 Secretaresse 3

Re1

5.0 0,s 10

, iaie]

0,6

0.7

46,4

48,3

28,7

Totaal Afdeling studenten en ondelwijsadministratie

-

-

OSC Afd. Onderwijs kwaliteit en innovatie "

TEE-OD

02 06 10 Medewerker onderw~jsontw~rtkel ng 1 02 06 20 Medewerker onderw~jsonhnrlltkel~ng 2 02 06 30 Medewemer onderw~~sontw~kkel~na 3

11 02 Projectmanager

16.6

18,5

98,4

106,6

Totaal Afdeling onderwijs kwaliteit en innovatie

TOTAAL OSC

'1

+

flel 6,s 3.3

17,O

86,6

Nieuwe situatie

Staf & overhead Consultant 2

Totaal Management

Projectmanager 2

ICT-groepen

.

J r &< BBT BBT

r ~ a c z ] ,

CTW CTW CTW CTW CTW CTW

[

"r3x,g-

,

.,

.28, . - 1

'

""T, *

.

-':g'

I

rrtndue

TNW TNW TNW TNW TNW TNW TNW

ITBEllgA ITBEIIgA ITBE/I&A ITBE/I&A ITBEII&A ITBEII&A ITBEllgA ITBE/I&A ITBEIIBA ITBEIIBA

F&= :.

ITBETTBS ITBE/T&S ITBE/T&S ITBEIT&S ITBETTBS ITBETTBS ITBETTBS - lTBETT&S

r

Afdellngshoofd 3 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Ondersteuner ICT 3 Leerstoelmedewerker

Re(

0.6 2,O 2.0

1,o 2,O 18.;

,s,:Bi@kr

%lixk

'

fmt

e

1

<

Beheerder ICT 1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 4 Beheerder ICT 5

F ~ O

7& gc 5% r,&)te 1,o 1,6 1.o 3,O

Afdellngshoofd 1 Beheerder ICT 1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Ondersteuner ICT 3 Leerstoelmedewerker

GW GW GW GW GW

'

.

1

Fac

I

,

1,0

Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Beheerder ICT 5 Leerstoelmedewerker

EWI EWI EWI EWI EWI EWI EWI EWI

1

l&&,&83twatin&-::*-:

<

Teamlelder 1 Beheerder ICT 4 Ontwikkelaar ICT 5

-

ir+gk&:.

3:

1.o 1.0 1,o 2,o 5,O

I

MI

14,9

WPO WPO WPO WPO WPO 80 BO BO

WPO WPO WPO WPO WPO WPO 80 BO BO BO BO 80

Afdelingshoofd 1 Teamleider 1 Beheerder ICT 1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Ondersteuner ICT 2 Teamleider 1 Projectleider 1 Beheerder ICT 1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Consultant 2

pzsi%wn,;-, A

'

* 1191

WPO WPO WPO WPO BO BO BO BO 80 BO

[t&

~ntwikkelaarICT 2 Ontwikkelaar ICT 3 Ontwikkelaar ICT 4 Ontwikkelaar ICT 5 Consultant 2 Consultant 3 Projectleider 1 Projectmanager 3 Ondersteuner ICT 3 Ondersteuner ICT 4

a. :.;'mi:~;'11 Afdel~ngshoofd1 Projectmanager 3 Projectleider 1 Beheerder ICT 1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Beheerder ICT 5

. @I

,,,I:.,i.L

,

Afdellngshoofd 1 Teamle~der1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Ondersteuner ICT 2 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4 Staf 8 overhead

.

,

*

.&

^.

f

fteI 1,O 1,O 4,O 3,O 4,O 3,7 1,o 1.5 2.0 21 2

. ............ ...1,O: ......

I

Afdellngshoofd 2 Teamle~der3 Beheerder ICT 4 Beheerder ICT 5 Ondersteuner ICT 3 Teamleider 2 Projectleider 1 Beheerder ICT 1 Beheerder ICT 2 Beheerder ICT 3 Consultant 2

sDIpet

Afdellngshoofd 1 WPO Beheerder ICT 3 WPO Ondersteuner ICT 3 BO Projectleider 1 BO Projectmanager 3 80 Ontwikkelaar ICT 2 BO Ontwikkelaar ICT 3 BO Ontwikkelaar ICT 4 BO Ontwikkelaar ICT 5 8 0 Consultant 2 BO Consultant 3 f&I-;i&&g&]BO Ondersteuner ICT 3 1,o BO Ondersteuner ICT 4 10

&el 1,o 1,o 2,o

2,O 16.0

I

Re1 10

2.0 91 5

ITBEMBG ITBE/W&G ITBEMI&G ITBEMI&G ITBEMI&G ITBEMI&G ITBENV&G

Secretaresse 3 PortierIReceptionist~Telefonist 3 Teamleider 2 Ondersteuner ICT 4 Ondersteuner ICT 5 Beheerder ICT 3 Beheerder ICT 4

TOTAAL ICTS

123,s

103.1

l ~ t r a t e ~&i eCoordinatie 31-12-2005 01-02-2007 Nleuwe sltuatle

BC

02 04 Medew audlovlsuele techn (vervaardlglnc

**.,

.>

,..

03 08 20 Secretaresse 2

2,o

'

, "is a. . . .

.&

k+e:

3.4

p $ & ] N$ rc#rtab;.

02 17 10 Coordinator externe samenwerklng 1 05 03 20 Facllltalr accountmanager 2 07 09 30 Projectlelder 3

1 ,o 0,2 1

vacature

15

3.8

-.[Val'2 07 02 20 Bele~dsd.recteur2

I.:

~el 1.0 4

Informatiemanagement

,-,

2 0

46,2

49,6

Totaal Strategic & Coordlnatie

45,8

Fenheid Secretaris

I

[Sebm

I

tte1 35 35

03 08 20 Secretaresse 2

krn&3&&.,

G'

03 08 20 Secretaresse 2 07 11 10 Secretans 1 07 11 30 Secretar~s3 12 07 10 Pedel

>

wj 0,6 0,6 2,4 0,s A 7

13,8

17,3

Totaal Eenheid Secretaris

17,3

1 Facilitair Bedrijf N~euwes~tuatle

f

:

dlrecteur dlenst bele~dlinkoopl contractmanagement controller admlnlstrateur mw adm Processen PBO advlseur secretaresse adm Medewerker arbo en m ~ l ~ e coord~nator u

1

1,s 1 1,o 1 14 2,2

16 0.4 11.1

w(

t ,........

~ + d I m t w ~ .:* . 76

*I

1,o

CFM Facllllalre teamlelder ID ID medewerkers bevell~ngsmedewerkers teamle~derbevelllg~ng

10 59 12 2 10 -71, 1

I-,

<';';L">-

t

-

ttwl

CFM Fac~lltalre(eamle~der(ID) ID medewerkers

lCWW luillcror.

-

1,O 1,o 7,9 99

E .lk

&ar

CFM Fac~l~talre teamle~der(ID) ID medewerkers teamlelder transpost log~st~ek medewerker secretaresse teamle~derarchlvenng arch~efmedewerker

10 2 57 1 8.8 0,4

1,o 7,2 27,l

[ & w g t . ~ c wr#n ,, t CFM Facllltalre teamle~der(ID) . . ID medewerkers .................................................. ... iteamleider bureaureseser med.frontoffice projectleider evenementen

IuulJIu'floluliek.+ : s ~ % % T , <

"

I

3

j:"'

1 10 7,l 1 5,8 1 16,9

X G

CFM medewerker contractman. projectleider

1 1 3,2 1

5,2

d VGD

Catering

overig

i.'

projectmanager projectleider administrateur overig secretaresse k0k mw.restauratieve voorz. adm.medewerker teamleider

1

I

'

2

Bijlage bij brief 378.192

Op basis van de discussie met u over de verdere detaillering van de kosten van de reorganisatie doen wij een notitie inzake de berekening van de te verwachten reorganisatiekosten toekomen. Het gaat hierbij om de kosten van het Sociaal Plan en van de projectorganisatie alsmede de aanloopkosten. Bij de berekening zijn wij uitgegaan van de beschikbare cijfers. Daar waar geen cijfers voorhanden waren, zijn schattingen gemaakt . Uit de bijlage, § 1 blijkt dat de reorganisatie- en aanloopkosten ad ME 4 , l reeds in de aanloopfase worden terugverdiend. Zoals te verwachten was en ook uit de toelichting in bijlage 1, €jle blijkt worden de bezuinigingen niet volledig met ingang van het jaar 2008 gehaald. Desalniettemin zullen de beschikbare middelen voor het primaire proces we1 met ingang van 2008 met ME 5 worden verhoogd. Het verschil zal worden gehaald uit de algemene bedrijfsreserve, zie bijlage 1, §2. De algemene bedrijfsreserve (stand per 31/12/2005 ME 53) is door de positieve resultaten van de afgelopen jaren zodanig toegenomen dat een te verwachten onttrekking van ME 4,7 tot 2010 alleszins verantwoord is, ook qua financiering. In deze notitie worden de reorganisatiekosten nader toegelicht. Tevens wordt aangegeven op welke termijn de bezuinigingen worden "terugverdiend". Zie biilaqe 1a voor een specificatie van de hieronder genoemde bedragen.

1. Reorganisatieuitgaven l a . Aanpassing bezuinigingsindicatie Bij een nadere analyse van de capaciteitsinbreng vanuit de faculteiten in het OSC is gebleken dat er minder fie's ingezet worden voor student-/onderwijs gerelateerde werkzaamheden dan in het reorganisatieplan staat aangegeven. Was in het reorganisatieplan nog een teruggang voorzien van ongeveer 20 fte, volgens de huidige inzichten komt de besparing in fte's uit op ongeveer 12 fte. Dit betekent dat 8 fte minder bezuinigd wordt. Uitgaande van een gemiddeld bedrag binnen OSC van kE 66 voor salarislasten en persoonsgebonden kosten zullen de besparingen hierdoor ca. ME 0,5 lager uitvallen.

Ib. Reorganisatiekosten Reorganisatieplan (15-2-2007): "Als reorganisatiekosten zullen uitsluitend worden beschouwd: (i) de salarislasten van personeel dat met ontslag wordt bedreigd en niet meer actief in de organisatie werkzaam is en (ii) de directe uitgaven die verband houden met ontslagregelingen en out-placement. Deze voorziening betreft tevens de kosten voor de inzet van adviseurs tijdens de voorbereiding van de nieuwe organisatie." De verdeling van de formatievermindering over de leeftijdsgroepen en de regelingen die degenen die met ontslag bedreigd worden kunnen worden aangeboden zijn nog onderwerp van nader overleg en onderzoek. Eerst dan kan een onderbouwde inschatting gemaakt worden van het Sociaal Plan-deel van de reorganisatiekosten. In dit stadium wordt als kosten meegenomen een gemiddeld jaarsalaris per vervallen fte. Zo kan in dit stadium een indicatie gegeven worden, namelijk ME 2,4 (biilaqe l a , A). De kosten van de Projectorganisatie (projectleider, externe adviseurs, materiele lasten) bedroegen in 2006 ME 0,4 en worden voor 2007 begroot op ME 0,7. In totaal gedurende de aanloopperiode ME 1 , l . (biilaqe l a , B). Geconstateerd wordt dat de reorganisatie veel extra overleg met de betrokken partijen met zich meebrengt. Omdat dit zittend personeel betreft waar geen extra out of pocket kosten aan verbonden zijn wordt deze overlegtijd niet meegerekend. De totale reorganisatiekosten zullen dus naar verwachting maximaal ME 3,5 bedragen. I c . Aanloopkosten Reorganisatieplan (15-2-2007): "Alle overige extra uitgaven die verband houden met de operatie worden beschouwd als aanloopkosten die in het reguliere begrotingsproces worden meegenomen. Voorbeelden hiervan zijn aanschaf en implementatiekosten van systemen die nodig zijn om standaardisatie Iconcentratie van activiteiten mogelijk te maken, extra opleidingskosten personeel, tijdelijke bovenformatie ten opzichte van de beoogde eindformatie. In hoeverre vervolgens extra tijdelijk budget noodzakelijk is wordt beoordeeld in relatie tot de integrale begroting van de betreffende dienst."

De totale aanloopkosten bedragen naar verwachting ME 0,6 (bijlage l a , C). De getallen genoemd in de rapporten van ICTS en OCS zijn onderwerp van nader onderzoek geweest . Conclusie is dat systeemaanpassingen ten behoeve van de nieuwe organisatie van werkzaamheden binnen ICTS en OCS grotendeels wordt uitgevoerd door zittend personeel. De benodigde extra tijdelijke ondersteuning zal naar verwachting beperkt kunnen blijven tot kE 150. Huisvestingskosten zijn verwerkt in de reguliere exploitatie en leiden dus niet tot extra kosten, Directe verhuiskosten van ICTS en OCS personeel worden ingeschat op kE 60, nieuwe balies en overige specifieke inrichtingskosten op kE 100, kleine bouwkundige aanpassingen om bestaande ruimtes geschikt te maken voor het nieuwe gebruik k€ 150, overige kosten zoals communicatiekosten, aanpassing Websites, briefpapier k€ 40. Tot slot wordt rekening gehouden met kE 100 voor onvoorziene uitgaven binnen alle bezuinigingsgebieden. I d . Bezuinigingen in de aanloopperiode Een onderbouwde inschatting van het tempo waarmee de bezuiniging gerealiseerd zullen worden kan in dit stadium nog niet gegeven worden. FEZ heeft een voorlopige eerste inschatting opgesteld, die naarmate meer bekend wordt over met name het personeelsplan ongetwijfeld de komende periode bijgesteld zal worden. Per onderdeel is van de afzonderlijke bezuinigingsposten het verwachte verloop voor de komende jaren in beeld gebracht. lndien in de aangeleverde plannen geen indicatie hierover is opgenomen, heeft FEZ een realisatieprognose hierop losgelaten. Eventuele bezuinigingen op huisvestingslasten zijn voor wat betreft de realisatie bij alle posten opgenomen in 2010. Dit omdat de vrijkomende ruimtes eerst een andere bestemminglfunctie dienen te hebben voordat de bezuiniging als gerealiseerd kan worden beschouwd. Voor overige posten is veelal een geleidelijke schaal gehanteerd voor de realisatie van het bezuinigingsbedrag. Bezuinigingsindicatie MEB

Extra besparingperjaar 2007 2009 2008

Bezuiniglngen fie

Sewicecentrum ICT Onderwijs-servicecentrum Facilitair Bedrijf Strategie en Codrdinatie F-kolom Besluitvormings- en overlegstructuur

20.8 19.8

5,5 7,5

2010 e.v. Totaal 2010 e.v.

kE 2.300 1.300 1.000 700 100

--

715 260 60 0

500 260 130 342

-

--

484 260 360 229 50

--

602 520 450 129 50

--

2.300 1.300 1.000 700 100

--

Facultaire organisatie et.info.vcolzieningen bibliotheek

Op grond van deze inschatting bedraagt de curnulatieve bezuiniging over de aanloopperiode 2007 t/m 2009 ME 6,2. l e . Samenvattend De totale verwachte reorganisatiekosten bedragen:

- Reorganisatiekosten, Sociaal Plan - Reorganisatiekosten, Projectorganisatie - Aanloopkosten Totaal Op basis van de huidige inzichten zal al in de aanloopperiode per saldo sprake zijn van een bezuiniging, namelijk ME 6,2 - ME 4 , l = ME 2,1.

2. Aanvulling middelen exploitatie In de aanloopperiode blijft de realisatie van de bezuingingen achter bij de bezuinigingstaakstelling in de steady state.

,Middelentoevoeging in aanloopfase Bezuinigingsbedrag (cumulatief per jaar) Toevoeging exploitatie Onttrekking reserve

(bedragen in kE )

2008 2.000 5.000 3.000

2009 3.300 5.000 1.700

Om de investering in het primair proces van ME 5 al vanaf 2008 mogelijk te maken zal in de aanloopfase het manco aan middelen via onttrekkingen uit de reserves worden aangevuld. Mogelijk ten overvloede wordt opgemerkt dat dit een op zichzelf staande beslissing is die geen rol speelt in de vergelijking van de reorganisatie- en aanloopkosten versus structurele bezuiniging.

3. Overige aandachtspunten FB: Onderwijsruimtes In het projectplan FB is een besparing op onderwijsruimtes kE 150 opgenomen. In het reorganisatieplan wordt uitgegaan van een besparing van kE 500. In de brief 377.979 van 15-2-2007 van het college aan de voorzitter van de UR wordt dit globaal toegelicht op pagina 8. Nadere onderbouwing: Uit een onderzoek dat eind 2004 heeft plaatsgevonden over het werkelijke gebruik van de onderwijs-zalen is 0.a. gebleken dat het gemiddeld rendement van alle plaatsen in de onderwijszalen ongeveer 15% bedraagt en een feitelijk gebruik van de zalen plaatsvindt van ruim 40%. Het college wenst een duidelijke verbetering van deze rendementscijfers. Dat betekent dat de totale capaciteit van onderwijsvoorzieningen binnen de Universiteit als geheel taakstellend naar beneden dient te worden bijgesteld. FB dient daartoe de coordinatie te krijgen van alle OW-ruimten. De huidige onderwijszalenvoorziening kent ongeveer de navolgende samenstelling: Poolzalen: 60 st ca. 6.300 m2 kosten: kE 1.890 kE 1.260 Facultaire OW-zalen 40 st ca. 4.200 m2 kosten: 100 zalen kE 3.150 Totaal Een besparing van ongeveer 20% levert minder directe m2-lasten op van ca. ME 0,6. Besparingen zijn daadwerkelijk een feit vanaf het moment dat de afgestoten ruimtes ook een andere aanwendinglfunctie hebben gekregen. Bovenop de m2-besparingen komen dan nog de besparingen op de ondersteuning vanuit FB (enlof faculteiten). Deze zijn aan de orde vanaf het moment dat de betreffende ruimtes buiten gebruik zijn gesteld of binnen de faculteit een andere functie heeft gekregen. ICTS Daling hardwareprijzen en gezamenlijke inkoop De afname van het aantal PC's in de PC-zalen heeft nauwelijks invloed op de inschatting van de voor ICTS opgenomen bezuinigingen door autonome prijsdaling en gezamenlijke inkoop van hardware. De genoemde 350 PC's maken 4% uit van het inkoopvolume waarop de bezuiniging is gebaseerd. De aangegeven autonome prijsdaling t.0.v. prijsniveau 2005 is het gevolg van concentratie van inkoop door bundeling tot 5 faculteiten en autonome marktwerking (ME 0,5). Die is getoetst. Verwacht wordt door verdergaande concentratie van inkoop en standaardisering van computerapparatuur nog een extra stap gemaakt kan worden (ME 0,2). Dit is naar onze mening een voorzichtige inschatting. Het is naar mening van het college terecht dat goedkopere hardware en vermindering van onderwijsruimtes zijn meegenomen als bezuinigingen in het verlengde van EMB. De inzet van EMB was dat door ME 5 te besparen op UT-brede ondersteuning deze middelen kunnen worden ingezet in het primair proces. Er zijn bestuurlijke afspraken gemaakt t.a.v. de focus van EMB. In de afbakening bestaat zeker een grijs gebied. Maar voor de uitkomsten van het uiteindelijke doel, geld vrijmaken voor het primair proces, maakt het op LIT-niveau niets uit of de besparing is meegeteld als een besparing van de faculteit of van de EMB.

Bijlage 1a bij brief 378.192

A. Reorganisatiekosten, Sociaal Plan Vooralsnog wordt uitgegaan van een normbedrag van kE 53 per fte. Dit bedrag is gebaseerd op het gewogen gerniddelde van de salarislasten (excl. persoongebonden kosten) van personeel waarop bezuinigd wordt.

ICT OSC FB SC Totaal Gemiddeld

fte 20,8 11,8 55 7,5 45,6

Bedrag 1.082 708 220 398 2.407

PL-tarief 52 60

40 53 205

kE 2.407/45,6

53

De totale verwachte kosten van het Sociaal plan komen daarmee op 46 fte x k€ 53 = kE 2.400 B. Reorganisatiekosten, Projectorganisatie (bedragen in k€ )

Intern en rnaterieel Externe inhuur Totaal

2006 45 367 412

20071 Totaal 264 1 309 837 470 734 1.146

C. Aanloopkosten

(bedragen in kE )

ICTS 2008 2009 Extra inzet implernentatiefase Verhuiskosten Productie Balies helpdesks Kleine bouwkundige aanpassingen Extra comrnunicatie nieuwe procedures etc.

50 30 50 20

150 1 200

Subtotaal ICTS en OSC

Onvoorzien alle bezuinigingsgebieden: Totaal

50

I

50

OSC Totaal 2008 2009 25 30 50 150 20

25

2751 300

25

150 60

40

500 100 600

Oprnerking t.a.v. de in het Projectplan OSC opgenomen investering van ME 2,O. In het bedrag van ME 2,O door de Projectgroep OSC rekening gehouden met enkele posten die naar mening van het college te ruim zijn ingeschat. - Herschikking huisvesting ME 1,4: Dit betreft de stichtingskosten van een centrale balie en een viertal steunpunten. Dit is onjuist omdat in de eerste plaats door het college niet wordt voorzien in specifieke nieuwbouw t.b.v. onderdelen van het OSC, ten tweede is het niet juist investeringen in gebouwen op te nemen als uitgaven in 1 jaar. Bij de inschatting van de aanloopkosten in bovenstaande tabel wordt uitgegaan van de situatie dat reguliere kabinetten gebruikt worden, eventueel beperkt bouwkundig aangepast. Wel is rekening gehouden met een reeel bedrag voor de productie van specifiek rneubilair, zoals balies helpdesks. - lnvestering in apparatuur, werkplekken M€ 0,2: de normale kantoorinrichting en apparatuur maken onderdeel uit van de reguliere exploitatielasten. - Scholings- en herplaatsingskosten ME 0,2: scholingskosten van zittende personeel maken in principe deel uit van de reguliere exploitatielasten, tenzij ze significant hoger zijn dan normaal. Hier wordt echter niet van uitgegaan. Scholings- en herplaatsingskosten van met ontslag bedreigd personeel zijn onderdeel van de reorganisatiekostenonder A. - Kosten kwartiermaker ME 0,15; zie post B. - KwaliteitszorgsysteemM€ 0,05: Behoort tot de reguliere exploitatielasten.