Aanvraagformulier activiteit in het kader van 800 jaar Sint-Niklaas

Aanvraagformulier activiteit in het kader van 800 jaar Sint-Niklaas A. Contactinformatie organisator HOOFDAANVRAGER

Datum aanvraag:

1. (naam): 2. (adres):

3. (tel.): 4. (e-mail):

5. (website): VZW / Feitelijke vereniging / BVBA / Individu (schrap wat niet past)

Bankgegevens bankrekeningnummer op naam van Contactpersoon 1 Voornaam en naam Straat en nr./busnr. Postcode en gemeente Telefoon / GSM E-mail (evt. namens) Vereniging / Organisatie (evt.) Functie Contactpersoon 2 (verplicht) Voornaam en naam Straat en nr./busnr. Postcode en gemeente Telefoon / GSM E-mail (evt. namens) Vereniging / Organisatie (evt.) Functie 1

B. Het project of initiatief Titel

Wanneer (datum, uur)

of

Periode (dagen, uren)

Locatie(s) Indien het opzet meerdere deelevenementen omvat vermeld dan hieronder de verschillende data met telkens de vermelding van de activiteit, locatie en uren. Geef in maximum vijf regels een korte samenvatting van het opzet van het project of initiatief:

Waarom denk je in aanmerking te komen voor een subsidie? Zie voorwaarden in reglement in bijlage.

2

Doelstelling(en) van het project of initiatief Timing van het project (voorbereiding, uitvoering, afwikkeling….) :

Doelgroep(en):

Beoogde resultaten:

C. BEGROTING Geef een beknopt overzicht van de uitgaven en inkomsten die aan dit project verbonden zijn. Bij de realisatie van het initiatief of project waarvoor steun wordt aangevraagd mag geen commercieel doel nagestreefd worden. De begroting moet realistisch en geloofwaardig zijn. UITGAVEN (indien van toepassing)

INKOMSTEN (indien van toepassing)

Catering (Publiek) (artiesten, gasten, medewerkers…)

Catering (Publiek) Inkomgelden Andere: (vul zelf aan) …………………

Technieken Geluid / licht Decors / podium Podium Andere: (vul zelf aan)

Eigen financiële inbreng Sponsoring

Locatie Huur locatie Energiekosten Andere: (vul zelf aan)

Aangevraagde subsidie(s) - Stad Sint-Niklaas / cultuurraad - Provincie - Vlaamse Overheid - Europa - Andere (vul zelf aan)

Promotie Affiches / strooifolders

Toegezegde subsidie(s) - Provincie 3

Uitnodigingen Persconferentie Vrijkaarten Catalogus Andere: (vul zelf aan)

Auteursrechten (SABAM) Verzekeringen Transportkosten

TOTAAL

- Vlaamse Overheid - Europa - Andere (vul zelf aan) Aangevraagd: Logistieke medewerking stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,…………. Financiële participatie stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,……….…

Toegezegd: Logistieke medewerking stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,……….… Financiële participatie stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,……….…

Ja / Nee (omcirkel of vul aan) (omcirkel) ….…… euro

Ja / Nee (omcirkel of vul aan) (omcirkel) …….… euro

TOTAAL

Naam contactpersoon 1: …………………………… Naam contactpersoon 2: …………………………………… Handtekening:

…………………………………..

Handtekening: …………………………………….

Bezorg dit formulier uiterlijk op 31 december 2015 aan stadsbestuur Sint-Niklaas, Grote Markt 1, 9100 Sint-Niklaas, e-mail: [email protected]

4

Evaluatieformulier (pas na afloop in te vullen) 1. Het gesubsidieerde project is doorgegaan op (eventuele uitvoeringen, opvoeringen, deelinitiatieven, enz… afzonderlijk meedelen): datum/plaats: ................................................................................. datum/plaats: ................................................................................. datum/plaats: ................................................................................. 2. Aantal bezoekers (per uitvoering, opvoering, deelinitiatief…): datum:..................... datum:..................... datum:..................... 3. Inhoudelijke evaluatie: - Evaluatie door de organisator(en): ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... - Reacties van het publiek: ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... 4. Promotie: Beoordeling van de promotionele inspanning (op basis van mediareacties): ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... 5. Suggesties of tips aan het stadsbestuur / de cultuurraad / andere… : ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... 5

Financiële eindafrekening UITGAVEN (indien van toepassing)

INKOMSTEN (indien van toepassing)

Catering (Publiek) (artiesten, gasten, medewerkers…)

Catering (Publiek) Inkomgelden Andere: (vul zelf aan) …………………

Technieken Geluid / licht Decors / podium Podium Andere: (vul zelf aan)

Eigen financiële inbreng

Locatie Huur locatie Energiekosten Andere: (vul zelf aan) Public Relations Affiches / strooifolders Uitnodigingen Persconferentie Vrijkaarten Catalogus Andere: (vul zelf aan)

Derden

Regisseur Technicus Gastspreker(s)

Muzikant(en)

Sponsoring Aangevraagde subsidie(s) - Stad Sint-Niklaas / cultuurraad - Provincie - Vlaamse Overheid - Europa - Andere (vul zelf aan) Toegezegde subsidie(s) - Provincie - Vlaamse Overheid - Europa - Andere (vul zelf aan) Aangevraagd: Logistieke medewerking stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,…………. Financiële participatie stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,……….… Toegezegd: Logistieke medewerking stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,……….… Financiële participatie stad, Bib, cultuurcentrum, Sted. Musea, Academie(s), welzijn, onderwijs,……….…

Ja / Nee (omcirkel of vul aan) (omcirkel) ….…… euro

Ja / Nee (omcirkel of vul aan) (omcirkel) …….… euro

Andere Auteursrechten (SABAM) Verzekeringen Transportkosten TOTAAL

TOTAAL

Naam contactpersoon 1: …………………………… Naam contactpersoon 2: …………………………………… Handtekening:

…………………………… Handtekening: …………………………………….

6

BIJLAGE BIJ AANVRAAGFORMULIER GEMEENTERAAD: 26-06-2015 BEKENDMAKING: 01-07-2015

Subsidiereglement ter ondersteuning van activiteiten in het kader van 800 jaar SintNiklaas Artikel 1. Doel

In 1217 werd Sint-Niklaas, voorheen ondergeschikt aan de Wase moederparochie Waasmunster, een zelfstandige parochie. Algemeen wordt 1217 daarom beschouwd als het jaar van de ‘stichting’ van Sint-Niklaas. In 2017 is dat precies 800 jaar geleden. Het stadsbestuur wil deze symbolische verjaardag aangrijpen om, vanuit een duidelijke visie, binnen de stedelijke gemeenschap een dynamisch, creatief en participatief proces op gang te brengen rond verleden en toekomst van de stad. Het project ‘800 jaar Sint-Niklaas’ wil een kwaliteitsvol en breed programma met bovenregionale uitstraling op het getouw zetten met culturele activiteiten, evenementen en een toeristisch luik. Het wil een interactief traject uitbouwen rond de viering met verenigingen, handelaars, onderwijs, horeca en andere partners. Het wil het menselijk, creatief kapitaal dat in de stad aanwezig is, betrekken en bij elkaar brengen. 800 jaar Sint-Niklaas wil qua methodiek en opzet verrassend, creatief innovatief en duurzaam voor de dag komen. Binnen de opzet wil de stad Sint-Niklaas met deze subsidie in 2017 activiteiten ondersteunen die plaatsvinden in het kader van de viering. De stad zal bestaande evenementen zoveel mogelijk koppelen aan 800 jaar Sint-Niklaas. Daartoe worden de reguliere middelen van deze evenementen aangewend. Daarnaast wil ze verenigingen, bedrijven, organisaties,… betrekken en financieel ondersteunen om het programma mee uit te bouwen, binnen de perken van het meerjarenplan en de goedgekeurde jaarbudgetten. De stad zal haar bestaande manifestaties en reguliere middelen van de diverse instellingen en stadsdiensten zoveel mogelijk aanwenden in het licht van 800 jaar Sint-Niklaas. Daarnaast wil men verenigingen, bedrijven, organisaties,… betrekken en financieel ondersteunen om het programma mee uit te bouwen.

Artikel 2. Definities

In dit reglement wordt verstaan onder: 1° USP 7

Unique selling points of unieke speerpunten. Voor Sint-Niklaas zijn dat: Sinterklaas, ballons, Grote Markt, art deco, onderwijs en literatuur. 2° Gemeenschapsvormend De kwaliteit en de samenhang van de lokale gemeenschap versterkend.

Artikel 3. Voorwaarden

§ 1. Om in aanmerking te komen voor een subsidie: 1° moet de aanvrager een verbondenheid met de stad Sint-Niklaas kunnen aantonen; 2° mag de aanvrager bij de realisatie van het initiatief of project waarvoor steun wordt gevraagd geen commercieel doel nastreven. § 2. De activiteit of het project waarvoor een subsidie wordt aangevraagd, moet voldoen aan de volgende voorwaarden: 1° kaderen in de viering van 800 jaar Sint-Niklaas; 2° de normale werking van de aanvragende vereniging of organisatie overschrijden; 3° eenmalig, bijzonder en/of vernieuwend zijn; 4° een gemeenschapsvormend doel hebben; 5° Sint-Niklaas als dynamische stad in de kijker zetten; 6° de fierheid van de inwoners van Sint-Niklaas op hun eigen stad bevorderen; 7° binnen de missie van de stad passen. §3. Om ontvankelijk te zijn moet minstens 1 van volgende

doelstellingen expliciet worden nagestreefd:

1° Het waardevol historisch erfgoed van de stad Sint-Niklaas onder de aandacht van het grote publiek brengen; 2° Een blik werpen op de stad van de toekomst, vooruit kijken naar de ambities en de verwachtingen van de inwoners en daarmee een positief verhaal brengen over minstens één van de volgende thema’s:  a. Sociale stad voor jong en oud  b. Ondernemingsvriendelijke stad  c. Diverse, warme en solidaire stad  d. Duurzame en toekomstgerichte stad  e. Participatieve en democratische stad  f. Kindvriendelijke stad 3° Eén of meer USP’s van Sint-Niklaas in de kijker zetten.

Artikel 4. Bedrag en berekeningswijze

§1. Het bedrag van de subsidie voor elke activiteit of project dat voldoet aan de voorwaarden uit artikel 3 is afhankelijk van de inhoud, de omvang en de kostenraming van het ingediende project. De subsidie kan nooit hoger zijn dan de som van de uitgaven vermeld in 8

de begroting. Er zijn drie categorieën. Categorie 1 voorziet een subsidie tot 500 EUR. Categorie 2 voorziet een subsidie tussen de 500 en 2.500 EUR. Categorie 3 voorziet een subsidie boven de 2.500 EUR. §2. Indien ontvankelijk wordt de activiteit of het project beoordeeld op basis van volgende aandachtspunten: 1° de motivatie (resultaatgerichtheid) in functie van een of meer van de in art. 4, §2 opgesomde doelstellingen; 2° de artistieke meerwaarde van de activiteit of het project; 3° de uitstraling van de activiteit of het project buiten de stad; 4° de mate waarin de locatie van de activiteit of het project bijzondere inspanningen vraagt; 5° de mate waarin de activiteit of het project bijzondere financiële of materiële inspanningen vraagt; 6° de mate waarin de activiteit of het project financieel toegankelijk is, door een gratis deelname of lage deelname- of toegangsprijs. §3. De subsidie kan niet aangewend worden voor investeringskosten of reguliere personeelskosten. Als investeringskosten gelden kosten voor de aankoop van materialen zoals bv. meubilair, toestellen, machines, elektronische apparatuur,… §4. Er wordt slechts één subsidie per activiteit of project toegekend, ook al wordt het door meerdere personen of verenigingen georganiseerd.

Artikel 5. Procedure - Aanvraag

§1. De subsidie kan schriftelijk aangevraagd worden via het daarvoor voorziene aanvraagformulier. Dit kan worden gedownload via de website http://www.800jaarsint-niklaas.be of verkregen worden op de stedelijke communicatiedienst. §2. Om voor subsidiëring in aanmerking te komen, moet het aanvraagformulier in bijlage bij dit reglement volledig worden ingevuld. Er is voldoende ruimte voorzien om het project of initiatief duidelijk en in detail te omschrijven.

-

Beoordeling en advies

§ 3. Voor elk project of initiatief kan slechts één subsidieaanvraag ingediend worden. Aanvragen worden aanvaard tot en met 31 december 2015. De poststempel of datum van de e-mail gelden als bewijs. §4. Het college van burgemeester en schepenen maakt de subsidieaanvraag voor advies over aan de stuurgroep 800 jaar Sint-Niklaas. §5. In het kader van het subsidieonderzoek, verbindt de aanvrager zich ertoe desgevraagd mondeling toelichting te geven over het project op een vergadering van de stuurgroep 800 jaar Sint-Niklaas. 9

§6. De stuurgroep 800 jaar Sint-Niklaas maakt een advies over aan het college van burgemeester en schepenen. Het advies gaat over de wenselijkheid van het toekennen van de subsidie en omvat een voorstel over het subsidiebedrag.

-

-

Beslissing

Bewijsstukken

§7. De gemotiveerde beoordeling en het advies van de stuurgroep 800 jaar Sint-Niklaas worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen §8. Het college van burgemeester en schepenen neemt daarna een principiële beslissing over de subsidieaanvraag en vermeldt daarin het subsidiebedrag, onder voorbehoud van de realisatie van het project en onder voorbehoud van staving door bewijsstukken. De beslissing is definitief en onweerlegbaar. §9. Het evaluatieverslag en de financiële afrekening moeten ten laatste 2 maanden na afloop van het project aan het stadsbestuur, (stedelijke communicatiedienst, Grote Markt 1, 9100 Sint-Niklaas) bezorgd worden. De financiële afrekening omvat een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het project, gestaafd met de nodige aankoop- en/of betalingsbewijzen.

Artikel 6. Controle en sancties

Elke aanvrager moet zich onderwerpen aan eventuele controles of vragen om toelichting. Indien uit onderzoek blijkt dat een aanvrager onjuiste gegevens heeft verstrekt, kan dit leiden tot geheel of gedeeltelijk verlies of in voorkomend geval terugbetaling van de subsidie.

Artikel 7. Beslissingstermijn

De aanvragers worden uiterlijk op 15 februari 2016 op de hoogte gebracht van de beslissing van hun aanvraag. De beslissing kan ook vroeger genomen worden.

Artikel 8. Uitbetaling

§ 1. De subsidie betreft enkel een financiële bijdrage. Er wordt geen logistieke of materiële ondersteuning geboden. Voor het uitlenen van stadsmateriaal geldt de toepasselijke retributie. § 2. Een eerste schijf van 50% van het subsidiebedrag wordt onmiddellijk na de toekenning overgeschreven. De resterende 50% wordt uitbetaald na controle van het evaluatieformulier, waaruit moet blijken dat de kosten die de subsidie moesten dekken, effectief gemaakt zijn.

Artikel 9. Communicatie

§1. Het subsidiereglement wordt gepubliceerd op de website van de 10

stad Sint-Niklaas en op www.800jaarsint-niklaas.be. Bij indiening van een aanvraag krijgt de aanvrager een afschrift van het betreffende reglement. §2. De aanvrager wordt binnen de 30 dagen schriftelijk in kennis gesteld van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen m.b.t. de toegekende subsidie. §3. Op elke publicatie moet het logo van de stad Sint-Niklaas en/of “800 jaar Sint-Niklaas” worden aangebracht. §4. Alle leden van het college van burgemeester en schepenen en de stuurgroep 800 jaar Sint-Niklaas krijgen een uitnodiging (met kosteloze toegang) voor het publieksgericht moment.

Artikel 10. Algemene bepalingen

Het reglement treedt in werking op 1 september 2015. Alle betwistingen aangaande onderhavig reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.

11