De Speelplaneet vzw Rijckelstraat 68 B-9200 Dendermonde
[email protected] http://www.speelplaneet.net
Dendermonde, 2 november 2009
Aanvraag projectsubsidies Beste leden van de projectsubsidiecommissie, Graag dienen wij, vzw De Speelplaneet, een aanvraag voor een projectsubsidie in. Dit jaar willen we focussen op een al jarenlang aanslepend probleem: namelijk ons inschrijvingssysteem. Een vlotte administratie is de laatste jaren, ondanks pogingen tot verbetering, altijd problematisch gebleven: ellenlange wachtrijen aan onze kassa, ongeduldige kindjes, ouders die te laat op hun werk kwamen, papieren die zoek raken, geen overzicht over de medische fiches of over wie alleen naar huis mag, incorrecte telefoonnummers, verschillende schrijfwijzen van namen (zeer belangrijk voor het maken van attesten, wat nu een heel omslachtig werk is), buslijsten die niet geheel zijn aangevuld, en ga zo maar door... In tegenstelling tot andere jeugdbewegingen moeten wij per dag tot 150 kinderen ingeschreven krijgen op een zo efficiënt mogelijke manier. Bovendien moeten we de gegevens van de kinderen binnen de kortst mogelijke tijd verwerken en ook kunnen opzoeken. In geval van een ongeluk is het van het grootste belang dat we de medische fiches zo snel mogelijk kunnen raadplegen. De veiligheid staat op het spel. Denk bijvoorbeeld maar aan een kind dat een allergische reactie vertoont. Pen en papier zijn wat dat betreft hopeloos verouderd. Bovendien hebben wij in totaal 600 verschillende kinderen in ons bestand zitten, elk met hun medische gegevens en contactgegevens. Qua systeembeheersing is dat allesbehalve evident voor een jeugdwerking, en naast de databanksoftware die we op vrijwillige basis laten ontwikkelen, hebben we ook nood aan infrastructurele investeringen. Het moet mogelijk zijn om, zoals op de meeste middelbare scholen van Dendermonde (die ook ettelijke honderden leerlingen tellen), met een Speelplaneet-lidkaartensysteem aan de slag te gaan. De bibliotheken doen dat ook. Het idee is onderzocht en haalbaar gebleken, alleen moeten we een basisinvestering doen in elektronica en besturingssoftware. Gaande van de nodige software (het gegevensverwerkende programma en barcodesoftware) tot een scanner en de kaartjes zelf. We ramen onze investeringen ongeveer op 700 euro.
Speelse groeten, Vzw. De Speelplaneet
Benodigd materiaal Om ons inschrijvingssysteem om te zetten in de praktijk hebben we 4 dingen nodig. Namelijk een softwareprogramma, een barcodescanner, barcodesoftware en gelamineerde kaartjes. 1. een softwareprogramma Een softwareprogramma hebben we nodig om de gegevens van onze kindjes te kunnen verwerken. Het is van essentieel belang dat er geen fouten in het programma zitten en dat het de functies heeft die we nodig achten (zoals daglijsten opmaken, zomeroverzicht per kindje, medische fiches, voor- en naopvang ...). Voor het schrijven van een softwareprogramma rekent men gemiddeld 50 euro per uur. We rekenen op zo'n viertal uur. Dit komt dus neer op 200 euro. -> circa 200 euro 2. een barcodescanner Elk kindje zal van ons een pasje krijgen met daarop zijn naam en een barcode. Zijn/haar gegevens worden dan aan deze barcode gelinkt. Met een scanner kunnen we deze barcodes dan inlezen, wat de wachttijden en uniformiteit duidelijk ten goede zal komen. Een scanner kost gemiddeld 100 euro. barcode scanner contact USB (Manhattan) barcode scanner long range USB (Manhattan) datalogic touch barcode scanner (Pentoprint) datalogic touch 90 barcodescanner (Pentoprint)
79,95 125,00 79,00 65,08 -> circa 100 euro
3. barcodesoftware Om de barcodescanner te kunnen gebruiken en koppelen aan ons inschrijvingsprogramma hebben we ook nog barcodesoftware nodig. bartender basic edition 1 user (Pentoprint) labelview 8 basic (Pentoprint) labelview 8 basic (Etipac)
220,50 (excl. btw) 208,25 (excl btw) 220,00 -> circa 200 euro
4. gelamineerde kaartjes Ons eerste plan was om de barcodes rechtstreeks af te drukken op sterke pvc-kaartjes à la bankkaarten. Dit is zeker de duurzaamste oplossing. En niet bijzonder duur om aan te maken ware het niet dat men er een speciale printer voor moet aankopen die rond de 1500 euro kost en dit is toch lichtjes zwaar over ons budget. Onze tweede optie is het afdrukken en lamineren van kaartjes. Hiervoor bestaan er twee werkwijzen namelijk 1) kaartjes tussen lamineerfolie steken en lamineren met een lamineertoestel 25 euro per 600 stuks voor lamineerfolie + de aanschaf van een lamineertoestel (150 euro) 2) kaartjes tussen zelfklevende lamineerkaarten stoppen 180 euro per 600 stuks (per zomer zijn er ongeveer 600 verschillende kindjes) Wij preferen de tweede optie omdat ze veel efficiënter, rapper en steviger is en bijna geen prijsverschil oplevert. -> circa 200 euro
In totaal bekomen we dus een losse schatting van 700 euro. Deze kosten zijn natuurlijk een eenmalige basisinvestering die hopelijk jaren rendeert! Voor de offertes en afdruksels van prijsvergelijkingen zie bijlage.
Software
Barcodescanner
Barcodesoftware
Lamineerfolie
totaal pakketoffertes
