Brieven & Contracten voor zelfstandige ondernemers Aanmaning en inning van facturen
Aanmaning tot betaling (niet aangetekend) Een klant betaalt niet. Hoe wijst u hem op een commercieel gezien vriendelijke manier op zijn tekortkoming?
Uw klant betaalt zijn factuur niet Wat is de reden? Is hij het vergeten? Onmiddellijk een aangetekende brief sturen of een advocaat aan het werk zetten, is niet erg commercieel. Heel wat rechters vinden het bovendien onaanvaardbaar dat u meteen de grote middelen inzet. Verstuur daarom eerst een gewone (niet-aangetekende) brief. Dit gaat dan om een (vriendelijke) betalingsherinnering, nog geen (strenge) ‘aanmaning’, rappel of officiële ingebrekestelling.
Wat verder? Uw klant betaalt. Uw probleem is opgelost. Uw klant betaalt niet en reageert ook niet op uw telefoontjes. Hij volhardt m.a.w. in de boosheid. Kies in dat geval gerust voor de harde actie en stuur een aangetekende brief, gepeperd dan!
Tip 1 U bent niet wettelijk verplicht om minstens drie rappels te sturen vooraleer er een zaak van te maken. Speel gerust korter op de bal.
Tip 2 U kondigt beter ook niet aan dat het om een eerste rappel gaat. Een slechte betaler verwacht dan immers (minstens) nog een tweede. Wellicht volgt daarna pas een derde en laatste (aangetekende) aanmaning. Tijd zat dus…
18
AANMANING TOT BETALING (NIET AANGETEKEND)
................................................................. ................................................................. ................................................................. (naam en adres klant) ................................................................. (plaats en datum) Geachte mevrouw Geachte heer Uit mijn boekhouding blijkt dat de volgende factuur, behoudens vergissing van mijn kant, nog steeds niet betaald is: de factuur met nummer ....................................... van ....................... (datum) ten bedrage van € ........................... (te betalen bedrag). Via deze brief wil ik u een laatste keer verzoeken om dit bedrag over te maken op mijn rekeningnummer ........................... Ik dank u bij voorbaat. Hoogachtend ................................................................. (naam en handtekening, adres, ondernemingsnummer en eventueel RPR)
19
Brieven & Contracten voor zelfstandige ondernemers Aanmaning en inning van facturen
Aanmaning tot betaling (aangetekend) U herinnerde uw klant er telefonisch en/of in een vriendelijk briefje aan dat hij uw factuur niet tijdig betaalde. Het haalde niets uit.
U kunt geen brave briefjes blijven schrijven naar uw klant of vriendelijke telefoontjes blijven doen. U wilt hem immers duidelijk maken dat hij nú moet betalen of dat u er anders met de harde middelen tegenaan gaat. Moet u dan direct een advocaat onder de arm nemen? Neen, die zal immers in eerste instantie ook gewoon in de pen kruipen en een brief sturen, aangetekend wellicht. Dat kunt u zelf echter evengoed.
Aangetekend en per gewone post Stuur een aangetekende brief naar uw slechte betaler. Reken daarin gerust de extra’s aan waarop u in zo’n geval recht heeft, nl. nalatigheidsinteresten en het in uw kleine lettertjes voorziene schadebeding. U doet er goed aan uw aanmaning zowel aangetekend als per gewone post te versturen. Als de klant een aangetekende brief niet afhaalt (lees: de brief komt onbesteld terug), bewaar de brief dan ongeopend. U beschikt zo over het bewijs dat u de brief effectief verzonden heeft. Dat kan van pas komen als u er een zaak van moet maken.
Geen advocaat Misschien bent u bang dat u foute zaken schrijft in uw brief en dat de geslepen advocaat van de tegenpartij (als het tot een proces komt) u daar later op zal pakken. Vermeld daarom eventueel in uw brief dat “u dit schrijven richt onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis”. Deze clausule heeft als voordeel dat het geen kwalijke gevolgen heeft als u de zaken verkeerd inschat of als u een vergissing maakt.
20
AANMANING TOT BETALING (AANGETEKEND)
AANGETEKEND (eventueel: en per gewone post) ................................................................. ................................................................. ................................................................. (plaats en datum) Geachte mevrouw Geachte heer Wij stuurden u een betalingsherinnering op ................. (datum, eventueel meerdere data) omtrent onze factuur met nummer ............................ ten bedrage van € ................... (bedrag) met vervaldatum .................... (datum), dit echter zonder resultaat. Vermits u niet antwoordde op onze rappel(s), noch de ontvangst ervan bevestigde, noch de betaling van onze factuur heeft overgemaakt, zijn wij genoodzaakt om u dit aangetekend schrijven te sturen. Wij wijzen u erop dat de aanvaarding zonder voorbehoud van onze factuur gelijkstaat met een schuldbekentenis. Bij deze brief vorderen wij ook overeenkomstig onze factuurvoorwaarden: • de verwijlinteresten aan 10%, ten bedrage van € ........................................... • en het schadebeding ten bedrage van € ........................................... Totaal: € ........................................... Wij zullen niet nalaten verdere gerechtelijke stappen te ondernemen indien u in gebreke blijft om de schuld te vereffenen binnen de acht werkdagen te rekenen vanaf heden. Het huidige schrijven geldt als ultieme ingebrekestelling en als laatste gelegenheid om het voormelde bedrag te voldoen door storting op ons rekeningnummer BE .............................. (IBANnummer) onder vermelding van de referentie ........................................... Zo u niet betaalt, dringt de invordering langs gerechtelijke weg zich op en dit brengt onvermijdelijk nog extra kosten te uwen laste mee. Wij hielden eraan u hiervan in kennis te stellen en wij zenden u het origineel van deze brief per aangetekende zending en een kopie ervan per gewone post. Het huidige schrijven gebeurt onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis. Hoogachtend ................................................................. (naam en handtekening, adres, ondernemingsnummer en eventueel RP)
21
Brieven & Contracten voor zelfstandige ondernemers Aanmaning en inning van facturen
Pitbullrappel – laatste aanmaning tot betaling Er een zaak van maken? Doorgewinterde slechte betalers liggen niet meer wakker van een betalingsherinnering meer of minder. Er zijn er zelfs die erop rekenen dat ze, zelfs na een ‘laatste en aangetekende rappel’, niets meer van u gaan horen, omdat u er tegen opziet om een dure advocaat onder de arm te nemen. Tenzij...
Mijn advocaat is... In plaats van enkel te melden dat u de zaak zal doorgeven aan uw advocaat als de betaling uitblijft, kunt u ook iets verder gaan en er meteen ook de naam en het adres van uw advocaat bij vermelden. U wekt dan zo alleszins nog meer de indruk dat het u menens is als er niet betaald wordt.
Een slechte betaler riskeert heel wat meer... U kunt uw dreigement hard maken door die slechte betaler erop te wijzen dat het bedrag dat hij zal moeten betalen, serieus zal oplopen. Naast de kosten van een dagvaarding, riskeert hij immers ook nog de zgn. rechtsplegingsvergoeding (te betalen door degene die de zaak verliest). Voeg voor alle zekerheid de lijst toe.
22
PITBULLRAPPEL – LAATSTE AANMANING TOT BETALING
AANGETEKEND ................................................................. ................................................................. ................................................................. (naam en adres klant) ................................................................. (plaats en datum) LAATSTE AANMANING Geachte mevrouw Geachte heer Wij verwijzen naar onze eerste betalingsherinnering die wij u op ................ (datum) gestuurd hebben om u te melden dat onze factuur met als nummer ...................... ten bedrage van € ........... en met vervaldatum .....……........ nog openstaat. Wij mochten tot op heden dus nog steeds geen betaling ontvangen. Vermits u niet geantwoord heeft op ons vorige schrijven, noch de ontvangst ervan bevestigd heeft, zijn wij genoodzaakt om u deze rappelbrief per aangetekend schrijven te sturen. Wij nodigen u bij deze met aandrang uit om het bedrag van € ………… te willen overschrijven op ons rekeningnummer BE ………… (IBAN-nummer), met vermelding van de referte……… Dit bedrag is samengesteld als volgt (zie ook onze algemene voorwaarden): x x x
hoofdsom: interesten sinds de vervaldag: schadebeding:
€ ………………… € ………………… € …………………;
TOTAAL:
€ …………………
Wij zien ons ook genoodzaakt om u nu reeds te melden dat wij het dossier aan onze advocaat: ................................................................. Meester (naam) ................................................................. (straat + nummer) ................................................................. (postcode + gemeente) (eventueel: telefoonnummer) zullen overmaken indien u in gebreke blijft de schuld te vereffenen binnen de acht werkdagen te rekenen vanaf de datum van dit schrijven. Het huidige schrijven geldt als ultieme ingebrekestelling en als laatste gelegenheid om vooralsnog het voormelde bedrag te voldoen.
23
Wij wensen u er tot slot nog op te wijzen dat een invordering langs gerechtelijke weg onvermijdelijk belangrijke kosten te uwen laste zou meebrengen. In bijlage vindt u in dat verband de lijst met de actueel geldende rechtsplegingsvergoedingen, dewelke mijn advocaat niet zal nalaten om in te vorderen, bovenop het hogervermelde bedrag. Het huidige schrijven gebeurt onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis. Hoogachtend ................................................................. (naam, handtekening en functie - uw firmanaam en adres - uw ondernemingsnummer en eventueel het RPR)
Bijlage: Lijst met actuele rechtsplegingsvergoedingen
24
