Aanmaanrobot. (U kunt met F1 of altijd uitleg vragen over de diverse rubrieken of de programmafuncties in het algemeen.)

Aanmaanrobot Inleiding (NB.) Gebruikers van CASH Financieel of CASH CompactPro kunnen kiezen uit twee mogelijkheden om aanmaningen te maken. In CASH Compact is alleen de 'handmatige' functie opgenomen. CASH beschikt over twee mogelijkheden om aanmaningen te maken. Met beide kunt u aanmanen per post of per e-mail. Gezien het gebruiksgemak is de Aanmaanrobot te verkiezen boven de 'handmatige' functie. 1. De volautomatische functie, die aanmaant per factuur. We noemen dit de Aanmaanrobot. U kunt deze functie met de hand starten via Financieel  Aanmaanrobot  Aanmaanrobot, of volautomatisch nadat u de instellingen heeft gedaan, zoals hieronder in deze PDF toegelicht. 2. De handmatige functie, die aanmaant per relatie. Deze start u via Financieel  Overzichten  Deb./crediteuren  Aanmaningen, op het moment dat u er gebruik van wilt maken. Er worden dan overzichten per relatie gemaakt, waarop alle op dat moment openstaande vorderingen van die relatie worden vermeld. Voor het gebruik van deze functie verwijzen wij u naar een aparte PDF met informatie. Het is niet mogelijk om tussentijds over te stappen van de ene naar de andere functie omdat de aanmaanrobot altijd van voren af aan (met de eerste ouderdomstekst) begint. De aanmaanrobot U kunt de Aanmaanrobot van CASH zodanig instellen dat deze dagelijks geheel automatisch uw debiteuren controleert. Facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken worden aangemaand zonder dat u daar verder nog omkijken naar heeft. De aanmaningen worden per e-mail met een PDF-bestand als bijlage verzonden. Indien bij een relatie géén e-mailadres is ingevuld, dan kan de aanmaning worden geprint om per post te worden verzonden. Ook kunt u er voor kiezen om de herhalings-aanmaningen sowieso als print te laten versturen. Instellingen (U kunt met F1 of altijd uitleg vragen over de diverse rubrieken of de programmafuncties in het algemeen.) Voor de basis-instellingen gaat u naar Financieel  Aanmaanrobot  Instelhulp en beantwoordt de volgende vragen:  

Soort aanmaningen: kies de Aanmaanrobot. E-mailadres: geef het e-mailadres, welke als afzender wordt gebruikt bij het versturen van de aanmaningen. Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met CASH Software: Zeestraat 76 2518 AD Den Haag

(T) 070 – 3 560 570 (F) 070 – 3 560 571

[email protected] www.cash.nl

Aanmaanrobot 

Smtp-server: geef de naam van uw eigen mailserver die de e-mails moet versturen. Klik zonodig op F1 of

voor nadere uitleg over deze rubriek.

De Instelhulp vult nu verder automatisch de Parameters in, maakt een formulierlayout onder de naam 'AANMX' en een serie teksten voor de aanmaningen, al naar gelang de ouderdom. Deze formulierlayout en teksten kunt u aanpassen naar eigen keuze. Dit wordt verderop uitgelegd. LET OP: Als u de rubriek Smtp-server heeft moeten invullen is het noodzakelijk dat u CASH afsluit en weer opnieuw start voordat u e-mails kunt versturen. Parameterinstellingen Als u wilt zien welke parameters er zijn ingevuld en of u daarvan wilt afwijken gaat u door met functie 'Onderhoud Parameters'. Als u besluit om het aanmanen voortaan automatisch te laten verlopen, dient u dat in dit scherm aan te geven met de rubriek 'Activeren'.  U kiest de functie Financieel  Aanmaanrobot Parameters. Het volgende scherm wordt geopend. De getoonde rubrieken worden onderstaand uitgebreid toegelicht.

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met CASH Software: Zeestraat 76 2518 AD Den Haag

(T) 070 – 3 560 570 (F) 070 – 3 560 571


Aanmaanrobot E-mail afzender

E-mail printlog

E-mail deb.beheer

Interval dagen

Vertragingsdagen

Formuliercode Vanaf datum

Autom. Activeren

Hier vult u het E-mailadres van de afzender in. Indien u deze rubriek blanco laat, dan wordt het E-mailadres gebruikt, zoals ingevuld bij de Administratieparameters. Indien deze rubriek eveneens blanco is, dan wordt het E-mailadres uit de Setup overgenomen. E-mailadres van de persoon binnen het eigen bedrijf, die de verzamelPDF moet ontvangen met alle aanmaningen van relaties, die géén Emailadres hebben. Deze persoon dient de PDF vervolgens te printen en te verzenden. Als deze rubriek leeg blijft, wordt het E-mailadres van de afzender (de vorige rubriek dus) overgenomen. Hier wordt het E-mailadres van de medewerker ingevuld, die het verslag van de verzonden aanmaningen moet ontvangen. In principe is dit de debiteurbeheerder. Indien de rubriek blanco is, wordt het Emailadres van de vorige rubriek overgenomen. In deze rubriek vult u het aantal dagen in, welke minimaal tussen de aanmaningen van een factuur moet liggen. De defaultwaarde is 14. Deze waarde zorgt er voor, dat opvolgende aanmaningen van dezelfde factuur nooit binnen de 14 dagen worden aangemaakt en verzonden. Hier kunt u een aantal dagen ingeven, welke bij de vervaldatum wordt opgeteld. Dit aantal dagen geeft de ruimte, welke u kunt gebruiken voor de verwerking van de bankontvangsten of het aantal dagen, dat u met de verwerking van de bankafschriften achterloopt. De formuliercode voor deze procedure is standaard AANMX. Dit formulier is geïnstalleerd door de Instelhulp. Hier kunt u een datum ingeven vanaf wanneer de aanmaningen moeten worden aangemaakt. Alleen facturen met een factuurdatum, welke ligt NA deze datum, worden beoordeeld. Deze rubriek kan met name worden gebruikt om facturen, welke al bij de deurwaarder/incassobureau in behandeling zijn, uit te sluiten. Met deze rubriek kunt u aangeven dat u de aanmaanfunctie automatisch wilt laten starten. Door ingave van een 'J' wordt de functie automatisch gestart, nadat de administratie wordt afgesloten. In een multi-user of netwerkversie gaat het om de laatste gelijktijdige gebruiker. U kunt deze rubriek alleen op 'J' zetten als ook de rubrieken 'E-mail afzender' en 'Formuliercode' zijn ingevuld. Ook de rubriek 'Smtp-server' in de CASH-SETUP moet zijn ingevuld.


(T) 070 – 3 560 570 (F) 070 – 3 560 571


Aanmaanrobot





 Rentepercentage

 Ouderdom factuur

Tekst Functie

Notitiesoorten

Aandachtspunten: Wij adviseren u met klem om de functie S0820 Aanmaanrobot voor de eerste keer als test via het menu te starten. Hierdoor kunt u nagaan of u alle rubrieken juist heeft ingevuld. Zodra u kiest voor Activeren worden er namelijk geen vragen meer gesteld en worden er geen waarschuwingen of foutmeldingen meer gegeven. De functie start als het ware in de achtergrond. Nadat u heeft gekozen voor Activeren wordt de functie gestart, de eerstvolgende keer dat u de administratie afsluit. Als u rente wilt doorbelasten over het openstaande saldo, vult u hier het rentepercentage in, welke berekend wordt op de aanmaning, als de factuur langer dan het aantal dagen uit de volgende rubriek openstaat. Aandachtspunt: De rente wordt alleen berekend en op de aanmaning vermeld. De rente wordt echter niet doorgeboekt in de financiële administratie. Met deze rubriek wordt de ouderdom bepaald, vanaf wanneer er rente op de aanmaning moet worden berekend. De ouderdom wordt berekend vanaf de factuurdatum plus de waarde uit deze rubriek, dus niet vanaf het aantal vervallen dagen. In dit tekstveld, vult u de tekst in, welke op de aanmaning moet worden afgedrukt met betrekking tot de berekende rente. U kunt uw aanmaning richten aan een specifieke functie, bijvoorbeeld het Hoofd van de Administratie. U dient dan wel een contactpersoon met deze functie bij uw relatie te hebben ingevuld. Op basis van de hier ingevulde functie wordt gezocht bij de contactpersonen. Indien een match wordt gevonden, worden de gegevens van deze contactpersoon gebruikt voor de adressering van de aanmaning. Deze rubriek is overigens alleen van toepassing als de module CRM is geïnstalleerd. De notities van de hier ingevulde soort, worden getoond in functie S0451 Overzicht openst. facturen (actueel) en in functie S0456 Debiteurenbewaking. De eerst opgegeven notitiesoort wordt tevens gebruikt als notitiesoort bij de notities, welke worden aangemaakt tijdens het afdrukken van aanmaningen. Deze rubriek is eveneens alleen van toepassing als de module CRM is geïnstalleerd.


(T) 070 – 3 560 570 (F) 070 – 3 560 571


Aanmaanrobot

Aanmaningsteksten Na de instellingen van het Parameterscherm Aanmaningen, kunt u de aangemaakte aanmaningsteksten controleren en eventueel wijzigen of aanvullen. Aandachtspunten:  Het al dan niet aanmaken van een aanmaning kunt u door middel van 2 functies direct aansturen. U kunt via de functie D0140 Onderhoud Relaties, per debiteur, in de rubriek Eigenschappen D/C aangeven dat de aanmaning moet worden onderdrukt en/of dat altijd de eerste tekst voor de aanmaning moet worden gebruikt.  De tekst van de aanmaning wordt bepaald door de factuurdatum van de openstaande factuur PLUS de waarde van de rubriek Betaaldagen.  De tekst van de aanmaning wordt altijd gekoppeld aan een aantal dagen. Indien u aanmaningen wilt aanmaken voor resp. 1, 16, 31 en 46 dagen betalingsachterstand, dan dienen er evenveel teksten aanwezig te zijn.  Via de functie Aanmaanrobot wordt per factuur aangemaand. Dus één aanmaning per één vervallen factuur. U opent de functie Financieel  Aanmaanrobot  Aanmaningsteksten. Het volgende scherm wordt geopend.


(T) 070 – 3 560 570 (F) 070 – 3 560 571


Aanmaanrobot Als u de aanmaningen, het logboek, etc. akkoord hebt bevonden, kunt u in de functie Financieel  Aanmaanrobot  Parameters de rubriek Autom. Activeren op JA zetten. Het resultaat hiervan is, dat CASH de aanmaningen aanmaakt en verzendt als u uw administratie afsluit. CASH bewaakt overigens, dat de relatie niet meerdere keren dezelfde aanmaning ontvangt.


(T) 070 – 3 560 570 (F) 070 – 3 560 571


Aanmaanrobot. (U kunt met F1 of altijd uitleg vragen over de diverse rubrieken of de programmafuncties in het algemeen.)

Recommend Documents