AANKOOPDIENST UZ GENT JORIS DE MUYTER DIENSTHOOFD AANKOOP

AANKOOPDIENST UZ GENT

JORIS DE MUYTER DIENSTHOOFD AANKOOP

Aankoopdienst UZ Gent

Inhoud

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Situering Organisatie van de Aankoopdienst Het aankoopproces en toepasselijke regelgeving Controle Uitdaging Kern beleidsplan


1. Situering

Aparte dienst binnen de bedrijfsondersteunende sector Aankopen van leveringen en diensten behalve werken, geneesmiddelen (implantaten) en verse voeding +/- 450 OH opdrachten/jaar (>5500 €) 23 VTE


1. Situering

Toegevoegde waarde aankoopdienst: * tijdswinst voor de interne klanten * uniformiteit/bemiddelen * wettelijkheid/juiste procedures * schaalvoordelen * contract management

Aankoopdienst UZ Gent 2. Organisatie Structuur Aankoopdienst

Aankoopdienst UZ Gent 2. Organisatie

•Algemeen secretariaat •Vrijgeven borgstellingen •Opvolgen processen verbaal •Postbedeling •Planning leveranciersbezoeken Datamanagement •Onderhouden en updaten ERP systeem •Implementeren BILUKA


2. Organisatie

•Alle dossiers > 5.500 € (min. 4 ogen per dossier) •Kennis regelgeving Overheidsopdrachten •SPOC en dossierbeheerder per sector •Realiseren investeringsbegroting + real time rapporteren •Contract management raamcontracten •Ziekenhuisbreed Project management (kunst, soft tissue, BILUKA,…) •…


•Bestellingen < 5.500€ •Afroepen op raamcontracten •Individuele bestellingen •Back order opvolging •Nauw contact met centraal magazijn •+/- 30.000 artikelen en +/- 2.000 leveranciers •Permanentie 8u-17u


•Controleren facturen op 3-way match •Momenteel conforme facturen nog manueel •Toekomst: BILUKA


3. Het aankoopproces en toepasselijke regelgeving

Aankoopdienst ziet toe op de toepassing van : Wet Overheidsopdrachten beginselen van behoorlijk openbaar bestuur Interne bevoegdheidsdelegaties Budgetcontrole Procedure > 5500 € Gestaffelde gunningsbeslissing (DH; AB; DC; RvB)

Aankoopdienst UZ Gent SOORTEN OVERHEIDSOPDRACHTEN Opdracht van werken Activiteiten i.v.m. (burgerlijke) bouw, sloop, wegenbouw.. Opdracht van leveringen Beschikken over een roerend goed door koop, huurkoop, huur of leasing Opdracht van diensten Presteren van diensten opgenomen in bijl. 2 van de wet

Aankoopdienst UZ Gent SOORTEN PROCEDURES

< 1.240,00 EUR aangenomen factuur

> 1.240,00 EUR en < 5.500,00 EUR Verkorte procedure, wel mededinging

> 5.500,00 EUR en < 193.000,00 EUR Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

≠ leveranciers

één leverancier (uitbreiding, exclusiviteit, technische specifiteit,…)

> 193.000,00 EUR Openbare procedure (Publicatie)

Algemene of beperkte offerteaanvraagAlgemene Offertevraag Onderhandelingsprocedure met bekendmakingBeperkte Onderhandelingsprocedure Concurrentiegerichte dialoog (to be)Beperkte Offertevraag

Bedragen zijn exclusief BTW

Aankoopdienst UZ Gent Grensbedragen goedkeuring aankoop Goedkeuringen < € 5 500: Diensthoofd Aankoop Goedkeuringen > € 5 500: AB altijd RC > € 22 000 DC > € 67 000 RvB > € 236 900

Aankoopdienst UZ Gent Stappen aankoopproces


4. Controle

Controle * Diensthoofd * Interne audit

intern

* Regeringscommissaris (>22000 €) * Inspectie van Financiën * Rekenhof * Revisoren

extern


4. Controle Risicobeheersing ISO 9001:2000 gecertifieerd (april 2004) ISO 9001:2008 gecertifieerd (1/9/2010) Beproefde procedures; sjablonen ERP systeem : MS Dynamics Axapta Dossierbehandeling door aankoper & dossierbeheerder & interne klant


5. Uitdaging Centralisatie aankoop Beslissing van de Raad van Bestuur d.d. 5/7/2010 Aankopen (met uitzondering van werken, geneesmiddelen en aanverwanten) gebeuren via de Centrale Aankoopdienst en dit zowel voor hospitalisatie, medisch-technische diensten, derde pijler als FODen andere contracten, voor zover het geraamde bedrag hoger ligt dan 1250 € (BTW niet inbegrepen).


6. KERN BELEIDSPLAN Klantgerichtheid Personeelstevredenheid

Doelstellingen 2012 e.v. BILUKA Fase 2: drie luiken

• 1. 2. 3.

Dossierbeheersysteem Vervanging huidig ERP systeem (Axapta) Bestellingen/aankoopaanvragen via intranet + e-catalogi

•

Implementeren nieuwe wetgeving overheidsopdrachten

•

Bundelen krachten Infrastructuur/Aankoop

•

Life Cycle Costing/Total Cost of Ownership

•

Ziekenhuisbreed Projectbeheer

•

Real time rapportering


7. VRAGEN?

AANKOOPDIENST UZ GENT JORIS DE MUYTER DIENSTHOOFD AANKOOP

Recommend Documents