HANDLEIDING AANGIFTE BIJ DE PRIVACYCOMMISSIE ACADEMISCHE STUDIES UZ GENT Beste UZ Gent onderzoeker,
De Privacywet regelt het ‘verwerken van persoonsgegevens’. Omdat onderzoeksactiviteiten zoals het verzamelen, opslaan en statistisch verwerken van gegevens vormen zijn van ‘gegevensverwerking’ dient u een aangifte voor uw onderzoeksproject in te dienen bij de Privacy commissie. Een algemene informatiebrochure omtrent het toepassen van de privacywetgeving op biomedisch onderzoek vindt u terug op de website van de Privacy commissie (http://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/vademecumbiomedisch-onderzoek_0.pdf). Hieronder wordt u stap voor stap door de online aangifteprocedure geleid. Opgelet: deze handleiding is uitsluitend geldig voor academische UZ Gent studies waarbij de gegevens bovendien op een UZ Gent computer (i.e. aangesloten op het UZ Gent netwerk) worden beheerd en verwerkt. Indien u voor de gegevensverwerking gebruik zal maken van een computer buiten het UZ Gent netwerk, zijn de beveiligingsmaatregelen uiteraard verschillend en zijn de instructies zoals in deze handleiding beschreven niet van toepassing. Indien u als onderzoeker met andere woorden buiten het UZ-netwerk opereert, dient u zelf in te staan voor de beveiliging van de gegevens en bent u zelf verantwoordelijk en aansprakelijk. Voor ICT-technische vragen hieromtrent wordt u doorverwezen naar het ICT departement van het UZ Gent (09/332 20 01). Een online aangifteprocedure kost €25. Op het einde van de aangifteprocedure ontvangt u een bewijs van indiening. Indien het EC UZGent u adviseerde uw studie aan te geven bij de Privacy commissie wordt gevraagd dit bewijs van indiening aan het EC UZGent te bezorgen. Deze handleiding werd opgesteld door Bimetra Clinics in samenwerking met het EC, de juridische dienst, de informatieveiligheidsconsulent en de information security officer van het UZ Gent. Mocht u onzorgvuldigheden of fouten opmerken in deze handleiding, horen we dit graag.
[email protected] – 09/332 05 00
[email protected] – 09/332 26 88
Pagina 1 van 10
1. Surf naar https://eloket.privacycommission.be/elg/main.htm?siteLanguage=nl 2. U komt op de volgende pagina terecht
a. Behoud de reeds aangevinkte opties: i. ‘een gewone aangifte aan te maken’ ii. De andere opties zijn van toepassing indien het nieuwe codering of latere verwerking van gegevens betreft van een project dat reeds vroeger werd aangemeld b. Vink daarna aan of i. ‘het doel en de middelen zullen worden bepaald door 1 verantwoordelijke’ ii. Of door ‘meerdere personen 3. U komt op de volgende pagina terecht. U dient de gegevens in te vullen zoals op onderstaande printscreen:
Pagina 2 van 10
4. U komt op de volgende pagina terecht:
Pagina 3 van 10
a. Vul de titel van de studie in b. Selecteer ‘Primair wetenschappelijk onderzoek of secundair wetenschappelijk onderzoek’ en selecteer daarna de juiste subcategorie waartoe uw studie behoort i. Het is mogelijk meerdere ‘subcategorieën’ te selecteren. U selecteert een eerste subtype en zal daarna opnieuw dezelfde velden kunnen invullen. c. Onder het derde luik dient u alle gegevenstypes aan te vinken die u in uw project zal bestuderen. d. Onder het vierde luik vult u de gegevens in zoals vermeld in onderstaande printscreen:
5. U komt op de volgende pagina terecht. Per type gegevenscategorie (die in een vorige stap werd ingevuld) dient u aan te duiden door wie/aan wie deze gegevens zullen worden verwerkt. Meestal is dit de onderzoeker zelf (‘de geregistreerde persoon zelf’). Onder het zesde luik dient u enkel maatregelen aan te duiden indien u de gegevens aan derden doorgeeft.
Pagina 4 van 10
6. U komt op de volgende pagina terecht: Vul de velden zo accuraat mogelijk in. Indien u voor de verwerking van de persoonsgegevens toestemming hebt verkregen via een ICF dient u de gegevens in te vullen conform onderstaande printscreen:
Pagina 5 van 10
7. U komt op de volgende pagina terecht: hieronder ziet u een print-screen voor een fictieve studie. a. Gelieve als voorziene bewaartermijn minimum ’20 jaar’ in te vullen (zie printscreen): dit is wettelijk zo voorzien b. Indien u de gegevens voor ‘onbeperkte tijd’ wenst te bewaren en dit zo invult, zal u een nieuw venster krijgen ter verantwoording. c. Gelieve voor videobeelden duidelijk te maken dat deze worden vernietigd na analyse
Pagina 6 van 10
8. U komt op de volgende pagina terecht: gelieve onder luik 11 ‘Algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen’ de volgende ‘beveiligingsmaatregelen’ aan te kruisen. Opgelet: deze beveiligingsmaatregelen zijn uitsluitend van toepassing indien u de gegevensverwerking op een UZ Gent computer uitvoert.
Pagina 7 van 10
9. Luik 12: gelieve onderstaande gegevens in te vullen i. Indien u gevoelige gegevens of gezondheidsgegevens verwerkt: 1. Enkel ‘ja’ aanvinken indien u gegevens obv een ICF verwerkt.
ii. Indien u geen gezondheidsgegevens of gevoelige gegevens verwerkt (geeft u foutmelding)
Pagina 8 van 10
10. U komt op de volgende pagina terecht: Enkel in te vullen indien u gegevens naar een ander land verstuurt
11. Zo komt u bij de laatste stap van de aangifte terecht. Graag invullen zoals op printscreen hieronder.
Pagina 9 van 10
Nadien zal u gevraagd worden hoe u deze aangifte wenst te betalen en zal u een bevestiging van indiening ontvangen.
Pagina 10 van 10
