Aandachtspunten voor Interreg projecten praktijkvoorbeelden
FLC seminar Interreg IVB Noordwest Europa Programma Martijn den Burger
Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Inhoud Bevindingen SLC • BTW • Personeelskosten • Aanbestedingen •
Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Veel voorkomende bevindingen • • • • •
• • • •
3
Ontbrekende documenten, onvoldoende onderbouwing geclaimde kosten Declareren compensabele of aftrekbare BTW Onjuiste berekeningsmethoden personeelskosten of gewerkte uren Onvolledig gebruik urenverantwoording Declaratie bovenmatige kosten of kosten zonder directe link met project Tekortkomingen bij aanbestedingen Onjuiste verantwoording op budgetlines Dubbele declaraties Declaraties van niet daadwerkelijke kosten (gemiddelden, schattingen)
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE| 15 januari 2013
BTW Niet subsidiabel, tenzij daadwerkelijk door begunstigde gedragen Let op: • BTW compensatiefonds; • BTW-plichtige organisaties
NB: in het regeerakkoord staat dat het BTW-compensatiefonds per 2015 wordt afgeschaft.
4
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE| 15 januari 2013
BTW: BTW compensatiefonds
•
• • • • •
5
In Nederland: lagere overheden kennen een regeling a la art. 229b Gemeentewet: BTW gecompenseerd door BCF toch gezien als kosten = boekhoudkundig geen kosten, maar door wet wel gezien als kosten Dan: vaak geen uitsplitsing BTW-nettokosten Dus high risk area: BTW automatisch opgenomen in kosten Vaak geen aandacht voor (geldt niet alleen voor EU-subsidies) redenering: BTW compensatiegelden → algemene middelen Dus: extra controle!
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE| 15 januari 2013
Personeelskosten •Alleen personeel direct in dienst •Voorwaarden: • Werkelijke loonkosten individuele werknemer • Aantal daadwerkelijk gewerkte uren project gerelateerd aan totaal werkbare uren • Geen overheadkosten in berekening (administration costs)
•Onderbouwing: • • • •
Arbeidscontract Loonstroken, bankafschriften Berekening personeelskosten Urenverantwoording (zowel in totaal als project specifiek)
Let op: verschillen met andere programma’s (zowel Interreg als EFRO en ESF) 6
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Berekening personeelskosten Subsidiabele componenten: • Bruto salaris • Werkgeversdeel lasten • Vakantiegeld • Eindejaarsuitkering • Uitbetaald verlof Berekening personeelskosten: Daadwerkelijk gewerkte uren project_ Werkbare uren periode**
* loonkosten
** = totaal aantal productieve uren per persoon per periode
7
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Aanbestedingen – grensoverschrijdend belang
“Mind your steps” •
• •
8
Interreg = European Territorial Cooperation = altijd grensoverschrijdend belang! Tenzij tegendeel bewezen (bewijslast bij begunstigde) Commission Interpretative Communication 2006/C 179/02: Altijd, tenzij klein bedrag. Wanneer sprake van overheidsopdracht?
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Aanbesteding – aanbestedende dienst 1. Rijksoverheid 2. Lagere overheden: • Provincies • Gemeenten • Waterschappen • Etc. 3. Publiekrechtelijke instellingen (3 cumulatieve criteria): • Rechtspersoon (ook vennootschap, stichting of vereniging) • Met als doel ‘algemeen belang’, niet van industriële of commerciële aard • Grote overheidsinvloed = afhankelijk van overheid (door financiering en/of bestuur of toezichthouders (deels) door overheid benoemd resp. publiekrechtelijke instellingen)
9
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Aanbesteding – algemene beginselen •
10
Algemene beginselen (ook voor opdrachten onder drempelwaarden): • Transparantie • Publiciteit • Non-discriminatie • Gelijke behandeling • Value for money
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Aanbesteding - transparantie Wat staat er? Obligation to ensure adequate advertising The contracting entities are responsible for deciding the most appropriate medium for advertising their contracts. Their choice should be guided by an assessment of the relevance of the contract to the Internal Market, in particular in view of its subject-matter and value and of the customary practices in the relevant sector.
• •
11
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Aanbesteding - valkuilen • • • • •
12
Dienst, levering of werk (of samenloop) Drempelbedragen (als later blijkt opdracht > drempel, opdrachtgever bewijs leveren dat voorcalculatie kon kloppen) Drempels voor leveringen/diensten rijksoverheid lager dan andere overheden A-diensten en B-diensten (projectmanagement is geen B-dienst!!) Weinig uitzonderingen (wel: natuurramp, echt ‘geheim’;niet: politieke beslissing – criterium: buiten invloed aanbesteder)
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Aanbesteding – Aanbestedingswet • • • •
13
Aanbestedingswet aangenomen 30 oktober 2012 Aanbestedingsbesluit in behandeling Vermoedelijke ingangsdatum: ?? Belangrijkste wijzigingen: • Objectiviteit keuze aanbestedingsprocedure en toegelaten ondernemingen motiveren • Proportionaliteit • Meer en uitgebreidere voorschriften onder drempels • Comply or explain
Aandachtspunten Interreg projecten Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
Meer informatie: • Sheet handige verwijzingen • JTS Interreg IVB NWE • Nationaal contactpunt: AgentschapNL • Central approbation body:
ministerie Infrastructuur&Milieu
•
Tweedelijns controle:
[email protected]
Voorlichting FLC Interreg IVB NWE | 15 januari 2013
