SUBSIDIEGIDS VOOR PROJECTEN INZAKE

SUBSIDIEGIDS VOOR PROJECTEN INZAKE GENDERGELIJKHEID/GELIJKHEID VAN VROUWEN EN MANNEN

Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen

2015

1

INHOUDSTAFEL 1. Waar, wanneer en hoe een subsidieaanvraag indienen?

blz.

3

2. Aan welke voorwaarden moet een subsidieaanvraag voldoen?

blz.

4

3. Welke projecten krijgen voorrang voor subsidiëring?

blz.

7

4. Welke projecten komen NIET in aanmerking?

blz.

11

5. Welke bewijsstukken moeten bij een subsidieaanvraag ingediend worden?

blz.

11

6. Praktische administratieve inlichtingen

blz.

13

7. Het subsidiebedrag

blz.

13

8. Hoe wordt het subsidiebedrag uitbetaald?

blz.

14

9. Activiteiten- en financieel verslag

blz.

14

10. Toezicht, logo en toegang

blz.

15

11. Archivering

blz.

15

12. Verdere inlichtingen

blz.

15

- Indieningsmodel

blz.

16

- Reglement van de Raad van Bestuur van het Instituut

blz.

22

- Voorbeeld van protocol van subsidiëring

blz.

30

- Richtlijn voor de opmaak van een financieel verslag

blz.

32

- Vragenlijst evaluatie project

Blz.

33

Bijlagen:

2

VOORWOORD De vrouwenbewegingen en andere verenigingen ontwikkelen tal van projecten om de maatschappelijke emancipatie van de vrouw en/of de gelijkheid van vrouwen en mannen te stimuleren en de strijd tegen genderdiscriminatie aan te gaan. Om deze initiatieven te ondersteunen en te stimuleren stelt het federaal Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen jaarlijks een deel van zijn budget ter beschikking voor het subsidiëren van gelijkheidsprojecten. Daartoe werd deze subsidiegids opgesteld. Deze gids is bedoeld om duidelijke informatie te verstrekken over hoe een subsidie kan bekomen worden. U verneemt hoe de subsidie moet worden aangevraagd, aan welke voorwaarden het project en de aanvragende organisatie moeten voldoen en welke bewijsstukken nodig zijn om in aanmerking te komen. Verder wordt uitgelegd hoe het subsidiebedrag wordt berekend en op welke wijze het wordt toegekend en uitbetaald. Om de procedure vlot te laten verlopen vindt u in deze subsidiegids een invulformulier waarmee de subsidieaanvraag kan ingediend worden. Deze subsidiegids is een duidelijke wegwijzer die u tevens stimuleert projecten op te zetten die tot doel hebben gendergelijkheid/de gelijkheid van vrouwen en mannen te stimuleren, te activeren en te ondersteunen. Om ook in 2015 een maximum aan kleine projecten te kunnen subsidiëren werd er in de procedure een wijziging doorgevoerd. De Raad van Bestuur zal vanaf 2015 vier keer per jaar de aanvragen analyseren: in maart, juni, september en december. Aanvragen moeten respectievelijk tegen de volgende data zijn ingediend: 1 februari, 1 mei, 1 augustus en 1 november. De Europese Commissie heeft 2015 uitgeroepen tot het Europees jaar van de ontwikkelingshulp. In dit kader zal in 2015 speciale aandacht worden geschonken aan het nieuwe thema: ’gender/vrouwen in het kader van ontwikkelingssamenwerking’. Ook thema’s zoals ’vrouwen en oorlog’, ’vrouwen en besluitvorming’, ’de strijd tegen seksisme’ en de ’strijd tegen partnergeweld en seksueel geweld’ blijven prioritair.

Michel Pasteel,

Liesbet Stevens,

Directeur

Adjunct-directrice

Chris Verhaegen, Voorzitster van de Raad van Bestuur

3

1. WAAR, WANNEER EN HOE EEN SUBSIDIEAANVRAAG INDIENEN? 1.1. Hoe aanvragen? Om het opstellen van de aanvraag te vergemakkelijken en om een vlotte behandeling van het dossier te bekomen, is deze gids voorzien van invulformulieren. We raden aan om deze projectformulieren te gebruiken. De formulieren kunnen ook gedownload worden op de site van het Instituut: http://igvmiefh.belgium.be. 1.2. Wanneer aanvragen? De Raad van Bestuur analyseert vier keer per jaar de aanvragen: in maart, juni, september en december. Aanvragen moeten respectievelijk tegen de volgende data zijn ingediend: 1 februari, 1 mei, 1 augustus en 1 november. Hou er rekening mee dat het vanaf de uiterlijke datum van indiening drie maanden duurt voor u de goedkeuring tot subsidiëring ontvangt. Aanvragen moeten dus drie maand vóór de start van het project worden ingediend. 1.3. Wanneer ontvang ik de beslissing? De aanvrager krijgt ten laatste binnen de maand na de beslissing van de Raad van Bestuur het antwoord toegestuurd. Om ontvankelijk te zijn moet een subsidieaanvraag voor een bepaald project schriftelijk worden ingediend op het volgend adres: Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen Ernest Blerotstraat 1, lokaal 2030, 1070 Brussel E-mail: [email protected]

4

2. AAN WELKE VOORWAARDEN MOET EEN SUBSIDIEAANVRAAG VOLDOEN? e

e

2.1. Tijdelijke en bijkomende projecten die getuigen van kwaliteit (artikel 3, 3 en 4 ) Allereerst moet worden opgemerkt dat alleen projecten in aanmerking komen voor subsidiëring. Er wordt dus geen subsidie toegekend voor projecten en/of activiteiten die al gerealiseerd zijn of die tot de reguliere werking van een organisatie behoren. Het permanent of tijdelijk subsidiëren van de eigen werking van organisaties, groepen of verenigingen is niet mogelijk. Een project dat in aanmerking wenst te komen, moet een bijkomende tijdelijke activiteit zijn die de eigen organisatie, beleidsdomein of werking overstijgt. Dit kan door bijvoorbeeld het toepassen van een nieuwe methodiek, het aanboren van een nieuwe doelgroep of het opzetten van een innoverende activiteit. Een project moet bovendien getuigen van voldoende kwaliteit. Dit kan bewezen worden door de manier waarop de aanvraag inhoudelijk ingediend wordt. Een project getuigt van voldoende kwaliteit wanneer bijvoorbeeld de organisatie, groep of vereniging ervaring heeft met het uitwerken en realiseren van een project of wanneer het project met voldoende aandacht wordt omschreven wat betreft de doelgroep, doelstelling, resultaten, enz. 2.2. Behorend tot de federale beleidsprioriteiten (artikel 5) Om in aanmerking te komen voor een subsidie moeten projecten behoren tot de federale beleidsprioriteiten en bevoegdheden en dit conform de bijzondere wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980 (B.S. 15 augustus 1980). Federale bevoegdheidsdomeinen zijn: veiligheid, justitie, politie, werk, sociale integratie, volksgezondheid, asielbeleid, sociale zekerheid, pensioenen, migratie, economie, middenstand, KMO, energie, duurzame ontwikkeling, landbouw, wetenschapsbeleid, klimaat, landsverdediging, mobiliteit en armoedebestrijding. 2.3. Behorend tot één van de volgende categorieën (artikel 2): Categorie 1: projecten gericht op verandering van situaties waarin sprake is van een genderdiscriminatie of een ongelijkheid tussen vrouwen en mannen. Voorbeeld: sensibiliseringsinitiatieven vrouwen/transgenders op de werkvloer.

ter

bestrijding

van

discriminatie

van

zwangere

Categorie 2: projecten gericht op verandering in maatschappelijke structuren en verhoudingen die belemmeringen en/of achterstanden tussen vrouwen en mannen veroorzaken. Voorbeeld: projecten die strijden tegen gendergeweld, situatieverbetering van kwetsbare vrouwengroepen.

5 Categorie 3: projecten die aanzetten tot een mentaliteitswijziging of het verbeteren van ongelijke maatschappelijke rollenpatronen ten aanzien van vrouwen en mannen of transgenders. Voorbeeld: strijd tegen mannelijke en vrouwelijke stereotypen, acties inzake combinatie gezin en arbeid, strijd tegen seksisme, een debat over de maatschappelijke bewustwording met betrekking tot de problematiek van transgenders.

Categorie 4: projecten die de bewustwording van de rol en de positie van vrouwen en mannen bij de doelgroepen bevorderen en hun maatschappelijke participatie stimuleren. Voorbeeld: manifestaties, acties waarbij vrouwen gestimuleerd worden om hogere functies te bekleden, initiatieven om vrouwen beter te leren netwerken.

Categorie 5: projecten die gericht zijn op een fundamentele reflectie over de genderverhoudingen en geschikt zijn om tot veranderingsstrategieën te leiden. Voorbeeld: acties die vrouwen aanzetten om deel te nemen aan het politieke leven of om deel uit te maken van een politiekorps, evenwichtige participatie in besluitvorming.

6 2. 4. Voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen (artikel 3, 1e en 2e) De aanvraag moet voldoen aan elk van de volgende voorwaarden. Voorwaarde 1: een activerende en stimulerende werking hebben ten aanzien van gendergelijkheid/de gelijkheid van vrouwen en mannen. Activiteiten uitsluitend gericht op de verzorgende rol van de vrouw en recreatieve activiteiten (b.v.: kookcursussen, bloemschikken, e.d.) worden niet beschouwd als het stimuleren van gelijke kansen. Voorwaarde 2: ingediend worden door een organisatie, groep of vereniging die: - mede als doelstelling heeft de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen te bevorderen. Dit kan bewezen worden aan de hand van het statuut dat wordt opgestuurd door de aanvragende organisatie. Of - via het activiteitenverslag de werking inzake gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen kan aantonen. Dit kan bewezen worden aan de hand van het activiteitenverslag opgestuurd door de aanvragende organisatie. Of - aantoont dat het project een meerwaarde betekent voor het bevorderen van de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen voor de eigen organisatie en/of de doelgroep. Dit kan bewezen worden door dit uitdrukkelijk te melden in de projectomschrijving.

7

3. WELKE PROJECTEN KRIJGEN VOORRANG VOOR SUBSIDIËRING (ARTIKEL 4 EN 6)? Indien er onvoldoende budget ter beschikking is om alle subsidieaanvragen te behandelen, zullen de subsidieaanvragen bekeken worden op basis van een voorranglijst. Het project hoeft niet noodzakelijk te behoren tot één van de onderstaande thema’s om gesubsidieerd te kunnen worden. Het volstaat om te beantwoorden aan de voorwaarden zoals hierboven vermeld, zolang de daartoe voorbehouden begroting het toelaat. Er gelden kwalitatieve en inhoudelijke voorrangscriteria. 3.1. Prioritaire kwaliteitscriteria 1. De doelgroep van het project: de wijze waarop het project inspeelt op en tegemoet komt aan de behoeften en de eigenheid van de doelgroep van het project. De inspanningen die geleverd worden om die doelgroep te bereiken. 2. De voorbeeldfunctie en de uitstraling van het project. Een project dat inspirerend werkt voor anderen. 3. De beoogde meetbare effecten/impact/resultaten van het project. We raden aan om in de projectomschrijving duidelijk te vermelden welke resultaten er worden beoogd en hoe die gemeten kunnen worden. Voor een seminarie is dit bijvoorbeeld het beoogde aantal toehoorders.

8 3.2. Inhoudelijke criteria: de prioritaire thema’s van 2015 1.

Combinatie privéleven en beroepsleven

De projectoproep beoogt het verlenen van steun aan elk project, elke maatregel of concrete actie die erop gericht is om bij te dragen tot de verbetering van de combinatie van het privé- en beroepsleven. Huishoudelijke en gezinstaken worden nog te vaak traditioneel ingevuld. Er is een groeiende rol voor vaders weggelegd bij zorg en huishouden, maar het blijft eerder de vrouw die haar loopbaan afstemt in functie van het gezinsleven. Het zijn nog te vaak vrouwen die hun loopbaan onderbreken om voor het gezin te zorgen. Mogelijke projecten zijn: sensibiliseringsprojecten inzake genderbewuste verbetering van combinatie gezin en arbeid, projecten zoals het aanmoedigen van mannen om verloven voor gezinstaken op te nemen, het aanmoedigen van bedrijven om een genderbewust personeelsbeleid te voeren. 2.

Strijd tegen seksisme

In 2015 wordt de strijd tegen seksisme op beleidsmatig vlak verder uitgevoerd. Een dergelijke strijd moet ondersteund worden door alle geledingen in de maatschappij. Daarom zullen projecten ingediend door organisaties die acties ondernemen in de strijd tegen seksisme als prioritair worden behandeld in 2015. 3.

Gelijkheid van vrouwen en mannen in de economie

Het domein ‘gelijkheid op de arbeidsmarkt’ omvat elke actie die gericht is op de verwezenlijking van de gelijke toegang tot tewerkstelling en promotie, gelijk loon en de evenredige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen in de besluitvormingsorganen in de ondernemingswereld. Er zal ook aandacht geschonken worden aan acties die tot doel hebben om het glazen plafond en de glazen wanden te doorbreken. Organisaties die in het kader van de projectoproep een aanvraag voor een subsidie willen indienen, worden dus aangemoedigd een project voor te stellen met de ontwikkeling van één van deze thema’s als doelstelling. 4.

De strijd tegen partnergeweld en seksueel geweld

Het domein ‘strijd tegen geweld’ omvat de strijd tegen gendergerelateerd geweld in het algemeen met speciale aandacht voor de bestrijding van partnergeweld en seksueel geweld. Het Instituut coördineert het Interfederaal Actieplan (IAP) geweld tegen vrouwen. Thema’s die in 2015 zullen worden behandeld zijn behalve partnergeweld ook: eergerelateerd geweld, gedwongen huwelijken, genitale verminking en seksueel geweld. In het IAP zal ook aandacht besteed worden aan bijzonder kwetsbare groepen zoals: ouderen, personen met een handicap, holebi’s, transgenders, gedwongen prostituees, personen van niet-Belgische origine, en andere. Organisaties die in het kader van de projectoproep een aanvraag voor een subsidie willen indienen, kunnen dus prioritair een project voorstellen met de ontwikkeling van één van deze thema’s.

9 5.

Vrouwen en besluitvorming: ‘Stem Vrouw-acties’

Ondanks alle reeds gemaakte inspanningen zijn vrouwen nog altijd ondervertegenwoordigd in verschillende besluitvormingsprocessen: zowel in de politiek, bij de vakbonden als op het vlak van de vertegenwoordiging in bestuursorganen. Organisaties die in het kader van de projectoproep een aanvraag voor een subsidie willen indienen, kunnen dus een project voorstellen inzake de bevordering van de aanwezigheid van vrouwen in besluitvormingsorganen, alsook in de besluitvormingsprocessen. 6.

De thematiek ‘Transgender’

In België werden recent enkele wetten en aanpassingen van bestaande wetten uitgevaardigd ter verbetering van de situatie van transgender personen. In 2013 werden er twee IAP’s uitgewerkt waarin verschillende thema’s in de strijd tegen homo- en transfobie en tegen discriminatie werden aangekaart. Deze zullen in de loop van de legislatuur vernieuwd worden. De projectoproepen die in het kader van de strategie van deze IAP’s passen, worden prioritair behandeld. 7.

Vrouwen, vrede en oorlog

In 2013 werd een tweede NAP goedgekeurd rond de Resolutie 1325 van de VNVeiligheidsraad. Deze resolutie is een mijlpaal in de erkenning van de rol van vrouwen bij de consolidatie van vrede. Resolutie 1325 biedt een beleidskader met een strategie voor vredesopbouw, gendergelijkheid en duurzame ontwikkeling en pleit voor de evenwichtige deelname van vrouwen in vredesonderhandelingen. Zij bevestigt ook de noodzaak om vrouwen en meisjes te beschermen tegen geweld en het schenden van hun rechten. Projecten die inspelen op de problematiek van ‘vrouwen en vrede’, in het bijzonder de Resolutie 1325 van de VN-veiligheidsraad, alsook projecten in het kader van de herdenking van 100 jaar Wereldoorlog I ‘vrouwen en oorlog’ kunnen prioritair in aanmerking worden genomen. 8.

Gender en development en ontwikkelingshulp

Klimaatopwarming en niet-duurzame ontwikkelingspraktijken ondermijnen de rechten en posities van vrouwen en meisjes in de samenleving. Gevolgen van de klimaatverandering versterken de bestaande ongelijkheid en discriminatie. Tegelijk spelen vrouwen een belangrijke rol in de ondersteuning en het overleg met de gemeenschap, kunnen ze een belangrijke rol spelen in de strijd tegen de klimaatverandering, om het tij te keren naar duurzame ontwikkeling, alsook in het belang om gender mainstreaming te integreren in het beleid rond duurzame ontwikkeling. De Europese Commissie heeft 2015 uitgeroepen tot het Europees jaar van de ontwikkelingshulp. De Europese Commissie ziet dit jaar als een unieke kans om haar betrokkenheid bij het uitroeien van extreme armoede te laten zien, dit alles onder het motto: ‘our world, our dignity, our future’.

10 In dit kader besteedt het Instituut aandacht aan initiatieven die sensibiliseren rond het thema van gender/vrouwen in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Het kan bijvoorbeeld gaan om inzamelacties, evenementen, het organiseren van studiedagen/debatten, voorlichtingscampagnes, … Opgelet: er kunnen geen projecten worden gesubsidieerd in de ontwikkelingslanden zelf. 9.

Peking + 20

In 2015 is het twintig jaar geleden dat de Wereldvrouwenconferentie van Peking plaats e vond. Ter gelegenheid van de 20 verjaardag van het Actieplatform van Peking heeft UN Women een website ontwikkeld waarop verschillende tools voor het maatschappelijk middenveld worden gepresenteerd: redactiekits op basis van de 12 actiedomeinen, logo’s, analyses, enquêtes, sensibiliseringscampagnes,… (zie ook http://igvmiefh.belgium.be/nl/actiedomeinen/internationaal/vn/peking_20/). Projecten die in het kader van deze viering acties stimuleren, zullen als prioritair beschouwd worden.

11

4. WELKE PROJECTEN KOMEN NIET IN AANMERKING EN WELKE UITGAVEN WORDEN NIET GESUBSIDIEERD (ARTIKEL 5 EN 12)? Overheidsinstanties zoals de federale overheid, gemeenten en provincies, alsook de openbare centra verbonden aan deze overheden kunnen geen subsidie verkrijgen. Infrastructuurwerken, investeringen of de aankoop van materiaal komen niet in aanmerking voor subsidies. Er worden geen subsidies verleend voor buitenlandse zendingen. Niet-gedetailleerde of niet-gedefinieerde kosten kunnen onder geen enkele voorwaarde voor subsidiëring in aanmerking genomen worden, zoals bijvoorbeeld kosten onder de noemer ‘overheadkosten’, ‘onvoorziene kosten’ en (structurele) kosten niet eigen aan het project. Reguliere personeelskosten komen niet in aanmerking voor het project. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden kunnen extra of externe1 personeelskosten in aanmerking worden genomen. Daarom is het aangewezen alle mogelijke bewijsstukken toe te voegen die de vraag tot subsidiëring van niet-reguliere personeelskosten ondersteunen.

5. WELKE BEWIJSSTUKKEN MOETEN BIJ EEN SUBIDIEAANVRAAG INGEDIEND WORDEN? 5.1. Verplichte inhoudelijke bewijsstukken Aanvragen moeten vergezeld zijn van de nodige stukken die het bewijs leveren dat de projecten: 1. voldoen aan de voorwaarden vermeld in punt 2.4 Daarom dient de aanvraag vergezeld te zijn van: - de statuten van de organisatie, groep of vereniging (of het bewijs dat zij mede als doelstelling heeft de emancipatie van de vrouw te bevorderen); - een activiteitenverslag van het werkingsjaar voorafgaand aan dat van de aanvraag (om te bewijzen dat het project buiten de normale werking valt of de werking van de indienende organisatie, groep of vereniging rond gelijkheid van vrouwen en mannen duidelijk aantoont). 2. vallen onder één van de categorieën vermeld in punt 2.3 Dit kan verduidelijkt worden in de omschrijving van het project.

1

=personeelskosten verbonden aan het uitbesteden van opdrachten aan deskundigen en/of occasionele medewerkers(sters) voor zover dit noodzakelijk is voor de realisatie van het project.

12 3. financiële bewijsstukken De aanvraag moet voorzien zijn van een gedetailleerde begroting, waarin o.m. alle eventuele financieringsbronnen worden opgenomen. Deze begroting geeft een duidelijke raming en verantwoording van alle uitgaven die voor de realisatie van het project nodig worden geacht en van de inkomsten die hier tegenover staan. Uit de gedetailleerde begroting moet duidelijk blijken voor welke posten andere financieringsbronnen werden aangesproken en voor welke posten er bij het Instituut een subsidie wordt aangevraagd. Subsidieaanvragers moeten ook zoeken naar andere financieringsbronnen. Indien een project in aanmerking komt voor subsidiëring op grond van een andere federale, gemeenschaps- of gewestregeling, moet deze andere mogelijkheid tot subsidiëring aangesproken zijn. Een afschrift van deze aanvragen tot financiering dient spontaan bij de aanvraag te worden gevoegd. Het toekennen van een subsidie is niet afhankelijk van een antwoord op een aanvraag gedaan bij andere financieringsbronnen, maar deze moet bij de afrekening spontaan worden vermeld. Tip: gebruik de template in bijlage om de subsidieaanvraag te vergemakkelijken. 5. 2.

Facultatieve bewijsstukken die kunnen leiden tot een positieve beoordeling

Indien mogelijk kan men bewijzen dat het project behoort tot één van de prioritaire thema’s en dus bij voorrang gesubsidieerd kan worden.

13

6. PRAKTISCHE ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN Praktische inlichtingen die in de aanvraag moeten worden vermeld: - naam en correspondentieadres van de subsidievragende organisatie, groep of vereniging; - naam, adres en telefoonnummer van de contactpersonen die vlot te bereiken zijn; - concrete beschrijving van het project (visie, concept, doelstelling en planning); - aantal deelnemers en/of samenstelling van de groep die aan het project meewerkt; - voorziene doelgroepen en resultaten; - de duurtijd (begin- en einddatum) en plaats waar het project zal plaatsvinden; - IBAN en BIC-code.

7. HET SUBSIDIEBEDRAG 7.1. Maximaal subsidiebedrag In één begrotingsjaar kan aan eenzelfde organisatie, groep of vereniging voor verschillende projecten een subsidiebedrag toegekend worden op voorwaarde dat het totaal toegekende bedrag NIET hoger is dan 7.000 euro voor de verschillende projecten. 7.2. Hoe wordt het subsidiebedrag toegekend? Indien de subsidieaanvraag beantwoordt aan de voorwaarden wordt een dossier voorgelegd aan de Raad van Bestuur van het Instituut. Na de beslissing van de Raad van Bestuur wordt in geval van goedkeuring een protocol van subsidiëring opgemaakt en ondertekend. Dit protocol wordt binnen de maand na beslissing aan de organisatie toegezonden. Na ondertekening van het protocol van subsidiëring wordt aan de dienst boekhouding de opdracht gegeven om over te gaan tot de uitbetaling van het eerste voorschot. Daarna wordt de aanvrager in kennis gesteld van de toekenning van het subsidiebedrag, samen met het protocol en een overzicht van de gesubsidieerde posten. Wanneer de subsidiëring niet werd toegekend, zal de organisatie binnen de maand na de beslissing van de Raad van Bestuur een bericht van niet-subsidiëring ontvangen.

14

8. HOE WORDT HET SUBSIDIEBEDRAG UITBETAALD? Het subsidiebedrag wordt uitbetaald in twee fasen: 1. Meteen na de ondertekening van het protocol van subsidiëring wordt 60% van de toegekende subsidie aan de organisatie, groep of vereniging uitgekeerd. De rest wordt uitbetaald na goedkeuring van het eindverslag (zie hieronder). 2. De organisatie, groep of vereniging moet een werkingsverslag in 3 exemplaren en een financieel verslag in 2 exemplaren overmaken aan: Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen Ernest Blerotstraat 1, lokaal 2031, 1070 Brussel En dit voor de termijn zoals vermeld in het protocol en uiterlijk vóór 30 oktober van het jaar volgend op het subsidiejaar. Pas na het indienen van dit werkings- en financiële verslag zal na de goedkeuring het saldo worden uitgekeerd door de boekhoudkundige dienst. In het financiële verslag moet een overzicht van de inkomsten en uitgaven gegeven worden. In het werkingsverslag moet het verloop van het project uitgelegd worden. Het laattijdig indienen van bovengenoemde bewijsstukken kan leiden tot het niet betalen van het saldo en eventueel tot de terugvordering van reeds betaalde voorschotten. Indien de gemaakte kosten op bepaalde posten hoger of lager liggen dan oorspronkelijk begroot, moet hierover een korte toelichting worden gegeven. Het subsidiebedrag kan echter nooit hoger liggen dan het bedrag dat in de toekenningsbrief is toegezegd. Facturen, rekeningen en/of afschriften van rekeningen van alle personen, bedrijven en organisaties die aan het project hebben meegewerkt, moeten worden bijgevoegd.

9. ACTIVITEITEN- EN FINANCIEEL VERSLAG 9.1. Het activiteitenverslag Een activiteitenverslag is een verslag over de uitgevoerde activiteiten in verband met het project, het geeft het verloop van het project weer, alsook de (meetbare) resultaten. De organisatie vult verplicht de bijgevoegde vragenlijst in (zie Bijlage 5). De aanvraag kan ook een handig hulpmiddel zijn bij het opstellen van het werkingsverslag. Het activiteitenverslag wordt ten laatste drie maanden na het einde van het project en in drievoud samen met het financiële verslag in tweevoud opgestuurd aan het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.

15 9.2. Het financieel verslag Een financieel verslag bestaat uit een overzicht van de inkomsten en uitgaven m.b.t. het gesubsidieerd project. Het overzicht van de uitgaven zal gestaafd worden aan de hand van facturen en/of rekeningen. Zowel het opgemaakte budget als de berekening van de gesubsidieerde posten kunnen een handig hulpmiddel zijn bij de samenstelling van het financieel verslag. Dit financiële verslag wordt ten laatste drie maanden na het einde van het project, dus samen met het activiteitenverslag en in tweevoud, opgestuurd aan het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen. Bij de projectafrekening moet worden aangetoond dat er geen sprake is van een dubbele subsidiëring van het project. Daarom moet uit de staat van inkomsten duidelijk blijken van welke instanties een subsidie werd verkregen.

10. TOEZICHT, LOGO EN TOEGANG De organisatie verleent gratis toegang tot de gesubsidieerde activiteit aan een lid van de administratie of van de Raad van Bestuur. De administratie en de leden van de Raad van Bestuur van het Instituut hebben het recht om tijdens de gesubsidieerde activiteiten het project te controleren. De organisatie verbindt zich ertoe melding te maken van de steun van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen alsook het ter beschikking stellen van relevante publicaties van het Instituut. De melding van steun omvat het gebruik van het logo van het Instituut en dient te gebeuren op een voor het publiek duidelijk zichtbare plaats en in alle promotie-, publicatie- en andere stukken met betrekking tot dit project

11. ARCHIVERING Het archiefcentrum voor Vrouwengeschiedenis centraliseert – in opdracht van de minister van Gelijke Kansen – het bronnenmateriaal m.b.t. de vrouwengeschiedenis en vrouwenorganisaties. Het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen zal een kopie van het werkingsverslag van het project of de activiteit die mede met subsidies van het Instituut gerealiseerd werd, doorzenden aan het Archiefcentrum.

12. VERDERE INLICHTINGEN Indien u nog vragen heeft, aarzel niet om contact op te nemen met: INSTITUUT VOOR DE GELIJKHEID VAN VROUWEN EN MANNEN ERNEST BLEROTSTRAAT 1, lokaal 2031 1070 BRUSSEL 02/233 40 35 – Cecile Collier 02/233 49 40 – Marijke Weewauters

16

Bijlage 1 INDIENINGSMODEL VOOR DE AANVRAAG I.

Gegevens m.b.t. de aanvragende organisatie

-

NAAM + JURIDISCH STATUUT:

-

ADRES:

-

TELEFOON/FAX/E-MAIL

-

BETALINGSSYSTEEM -

IBAN - code: BIC - code:

-

ADRES + TELEFOON/FAX CONTACTPERSOON-PROJECTVERANTWOORDELIJKE:

II.

Gegevens m.b.t. het project

-

BENAMING VAN HET PROJECT:

-

TIJDSTIP VAN UITVOERING (begin en einddatum):

-

PLAATS VAN UITVOERING:

III.

Inhoudelijke beschrijving van het project

Prioritaire thema’s? Geef indien mogelijk aan dat het project behoort tot één van de prioritaire thema’s die bij voorrang in aanmerking komen voor subsidiëring.

17

IV.

Bewijs dat het project onder te brengen is onder één of meerdere van volgende categorieën. Geef een korte omschrijving waarin u het project concretiseert en beargumenteert in het kader van de doelstelling:

1.

Projecten gericht op verandering van situaties, waarin sprake is van een genderdiscriminatie of een ongelijkheid tussen vrouwen en mannen.

of

2.

Projecten gericht op verandering in maatschappelijke structuren en verhoudingen die belemmeringen en/of achterstanden voor vrouwen en mannen veroorzaken.

of

3.

Projecten die aanzetten tot een mentaliteitsverandering of ongelijke maatschappelijke rollenpatronen ten aanzien vrouwen en mannen of transgenders.

of

4.

Projecten die de bewustwording van de rol en de positie van vrouwen en mannen bij de doelgroepen bevorderen en hun maatschappelijke participatie stimuleren.

of

5.

Projecten die gericht zijn op een fundamentele reflectie over de genderverhoudingen die geschikt zijn om tot veranderingsstrategieën te leiden.

18

V.

Bewijs dat de aanvraag voldoet aan ALLE vier voorwaarden en voeg er de nodige bewijsstukken bij.

1.

Heeft het project een activerende en stimulerende werking ten aanzien van de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen? OMSCHRIJVEN

2.

Kruis het voor u overeenstemmende vakje aan. a) Heeft de organisatie mede als doelstelling de gendergelijkheid/ gelijkheid van vrouwen en mannen te bevorderen? VOEG DE STATUTEN VAN UW ORGANISATIE BIJ!

b) Uw activiteitenverslag toont de werking rond gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen duidelijk aan. VOEG HET ACTIVITEITENVERSLAG VAN HET VOORBIJE JAAR OF EEN LIJST VAN GEREALISEERDE ACTIES IN DE LOOP VAN HET JAAR VAN AANVRAAG BIJ

c) Het project is voor uw vereniging of doelgroep een meerwaarde wat betreft gendergelijkheid/gelijke kansen voor mannen en vrouwen (AANTONEN)

3.

Maakt het project deel uit van een bijkomende activiteit ten aanzien van de normale werking van uw organisatie? VOEG HET ACTIVITEITENVERSLAG BIJ!

4.

Getuigt het project van voldoende kwaliteit?

19 VI. Beoogde effecten van het project Korte omschrijving van het project en doelstelling: Geef een korte samenvatting van de opzet van het project, de maatschappelijke draagwijdte ervan, de mogelijke voorbeeldfunctie en formuleer kort welke (strategische, operationele) doelen u op korte en op langere termijn met het project beoogt. Motivatie binnen het federale gelijkekansenbeleid: Omschrijf de meerwaarde van het project voor het Instituut en het federale gelijkekansenbeleid. Motiveer in welke mate uw project past binnen de doelgroep / thema’s van het gelijkekansenbeleid van het Instituut en geef aan binnen welk thematische beleidsprioriteiten het project kadert. In welk opzicht kan het project als vernieuwend worden bestempeld? Doelpubliek: Benoem of omschrijf beknopt het doelpubliek waarop uw project zich richt, alsook de omvang ervan. Geef daarbij de noden van deze doelgroep aan waarrond u met dit project wil werken. Maak een schatting van het aantal beoogde deelnemers of bezoekers in het geval van een evenement. Duur van het project: Geef de voorziene begin- en einddatum van het project. Werkplan – opzet/plan van aanpak: Beschrijf gedetailleerd de verschillende fases (en eventueel tussendoelen) waaruit het project wordt opgebouwd, met de start- en einddatum per fase. Beoogde meetbare resultaten/effecten: Geef aan welke resultaten u beoogt en definieer welke (maatschappelijke) effecten u naar de toekomst toe met het project nastreeft. Vertaal deze resultaten en effecten in de mate van het mogelijke in kwantificeerbare, meetbare gegevens. Omschrijf kort hoe u deze resultaten wenst te meten. m.a.w. welke instrumenten gaat u gebruiken die als basis dienen voor de evaluatie van het project? - enquête bij lezers, deelnemers - persverslagen - bezoekersaantallen - andere…. Promotie/implementatieplan: Geef aan welke vormen van promotie/communicatie/marketing er binnen het project zullen worden gevoerd. U denkt hierbij na over wat er zal gebeuren met de projectresultaten, over welke acties er zullen worden ondernomen om de projectresultaten bekend te maken aan de directe betrokkenen of het brede publiek, hoe de feedback aan het beleid wordt uitgewerkt, …

20

Personeelsinzet: Beschrijf welke personeelsleden zullen worden ingezet voor de uitvoering van het project, zowel externen met contract als internen met bijkomende personeelskost. Op basis van welke kennis en ervaring worden ze ingezet of aangeworven? Voor welke periode binnen de duur van het project worden ze aangesteld? Lijst van organisaties die aan het project meewerken: Geef een overzicht van de eventuele andere organisaties die aan het project meewerken: naam van de organisatie, beknopte omschrijving van de werking en verwachte inbreng in het project, ook de eventuele financiële inbreng.

21 VII.

BEGROTING

BEGROTING GELIJKEKANSENPROJECT Uitgaven 1. Werkingskosten 1.1 Administratieve kosten

Inkomsten (bedrag) 0 1. Eigen inkomsten

(bedrag) 0

0

vervoerkosten verzendingskosten drukwerken 0 2. Totale projectsubsidie IGVM

1.3 Andere kosten (eigen a/h project)

0 3. Andere inkomsten

2. Extra personeelskosten

0

Totaal aan uitgaven (A)

0 Totaal aan inkomsten (B) (A)=(B)

Het duidelijk en correct beantwoorden van alle vragen van bijlage 1 zal het behandelen van uw dossier vlotter laten verlopen.

0

0

22

Bijlage 2 INSTITUT POUR L’EGALITE DES FEMMES ET DES HOMMES

INSTITUUT VOOR DE GELIJKHEID VAN VROUWEN EN MANNEN

Règlement du Conseil d’Administration de l’IEFH concernant les subventions de projets en matière d’égalité entre les femmes et les hommes

Reglement van de Raad van Bestuur van het IGVM betreffende de subsidies van projecten inzake gelijkheid van vrouwen en mannen

Article 1. – Conformément à l’article 11 de la loi du 16 décembre 2002 portant création de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes, et dans les limites des crédits budgétaires chapitre 53, art. 531.02, l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes accorde des subventions à des projets dont le but est de stimuler et de promouvoir l’égalité entre les femmes et les hommes.

Artikel 1. – Conform artikel 11 van de wet van 16 december 2002 tot oprichting van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen en binnen de grenzen van de begrotingskredieten, hoofdstuk 53, art. 531.02 verleent het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen subsidies voor projecten die tot doel hebben de gelijkheid van vrouwen en mannen te stimuleren en te activeren.

Art. 2. – Pour pouvoir bénéficier d’une subvention, un projet visant l’égalité entre les femmes et les hommes doit relever de l’une des catégories suivantes:

Art. 2. – Om voor subsidiëring in aanmerking te kunnen komen moet een project inzake gelijkheid van vrouwen en mannen behoren tot één van de volgende categorieën:

1° des projets axés sur le changement de situations dans lesquelles il est question d’une discrimination de genre ou d’une inégalité entre les femmes et les hommes;

1° projecten gericht op verandering van situaties waarin sprake is van een genderdiscriminatie of een ongelijkheid tussen vrouwen en mannen;

2° des projets axés sur le changement de structures et de rapports sociaux qui sont à la base d’obstacles et/ou de retards entre les femmes et les hommes;

2° projecten gericht op verandering in maatschappelijke structuren en verhoudingen die belemmeringen en/of achterstanden tussen vrouwen en mannen veroorzaken;

3° des projets qui stimulent un changement de mentalité ou l’amélioration des schémas culturels inégalitaires à l’égard des femmes et des hommes et des personnes transgenres ;

3° projecten die aanzetten tot een mentaliteitsverandering of tot het verbeteren van de ongelijke maatschappelijke rollenpatronen ten aanzien van vrouwen en mannen en transgenders;

4° des projets qui favorisent la prise de conscience du rôle et de la position des femmes et des hommes auprès de groupescibles et qui stimulent leur participation sociale;

4° projecten die de bewustwording van de rol en positie van vrouwen en mannen, bij de doelgroepen bevorderen en die de maatschappelijke participatie van deze stimuleren;

23

5° des projets axés sur une réflexion fondamentale concernant les rapports de genre et susceptibles de conduire à des stratégies de changement.

5° projecten die gericht zijn op een fundamentele reflectie over de genderverhoudingen, die geschikt zijn om tot veranderingsstrategieën te leiden.

Art. 3. – Pour pouvoir bénéficier d’une subvention, un projet doit répondre aux quatre conditions suivantes :

Art. 3 – Om in aanmerking te komen voor subsidiëring moet een project aan de volgende vier voorwaarden voldoen:

1° avoir un effet de promotion et de stimulation dans le domaine de l’égalité de genre/l’égalité des femmes et des hommes;

1° een activerende en stimulerende werking hebben ten aanzien van de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen;

2° être introduit par une organisation, un groupe ou une association qui a: - (entre autres) comme objectif de promouvoir l’égalité de genre/l’égalité des femmes et des hommes;

2° ingediend worden door een organisatie, groep of vereniging die: - (mede) als doelstelling heeft de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen te bevorderen;

Ou :

Of:

- dont le rapport d’activités démontre l’action en faveur de l’égalité de genre/l’égalité des femmes et des hommes;

- door het activiteitenverslag hun werking rond de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen duidelijk aantoont;

Ou :

Of:

- dont le projet apporte, en matière de promotion de l’égalité de genre/l’égalité des femmes et des hommes, une plus-value à l’organisation et/ou au groupe-cible.

- door hun project een meerwaarde, inzake het bevorderen van de gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen, aan hun organisatie en/of hun doelgroep aantoont;

3° constituer une activité non récurrente par rapport au fonctionnement normal de l’organisation demanderesse;

3° een éénmalige activiteit uitmaken ten aanzien van de normale werking van de indienende organisatie;

4° faire preuve d’une qualité suffisante.

4° getuigen van voldoende kwaliteit.

Art. 4. – Pour qu’un projet puisse être subventionné en priorité, les éléments suivants sont également pris en considération : 1° la portée et le groupe-cible du projet ;

Art. 4. – Om bij voorrang in aanmerking te komen voor subsidiëring, wordt eveneens rekening gehouden met: 1° het bereik en de doelgroep van het project;

2°le rôle d’exemple et le rayonnement du projet ;

2° de voorbeeldfunctie en de uitstraling van het project.

3° les effets mesurables visés/ l'impact/les résultats du projet.

3° Beoogde meetbare effecten / impact/ resultaten van het project.

24

Art. 5. – Pour être pris en considération pour les subventions, les projets doivent correspondre aux priorités politiques et compétences fédérales, et ce conformément à la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980 (M.B. 15 août 1980).

Art. 5. – Om in aanmerking te komen voor subsidies moeten projecten behoren tot de federale beleidsprioriteiten en bevoegdheden, dit conform de bijzondere wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980 (B.S. 15 augustus 1980).

Ne sont pas pris en considération pour une demande de subvention: les autorités fédérales, les communes et les provinces, de même que les centres publics rattachés à ces autorités.

Worden uitgesloten van subsidie-aanvraag: federale overheden, gemeenten, en provincies, alsook de openbare centra verbonden aan deze overheden.

Art. 6 – Le Conseil d’Administration de l’IEFH peut, conformément à la loi du 16 décembre 2002 portant création de l’Institut et en fonction du plan de développement, déterminer des thèmes annuels et y affecter une part des crédits budgétaires visés à l’art. 1er.

Art. 6 – De Raad van Bestuur van het IGVM kan, in overeenstemming met de Wet van 16 december 2002 tot oprichting van het Instituut en in overeenstemming met het ontwikkelingsplan, jaarlijks thema’s bepalen en er een deel van zijn begroting, zoals bepaald in artikel 1, aan besteden.

La liste de ces thèmes est déterminée, le cas échéant, lors de la dernière réunion du Conseil d’Administration de l’année, à l’occasion de l’élaboration du budget de l’année suivante et annexée à celui-ci. Cette liste de thèmes sera également utilisée (en plus de l’article 4) pour définir une éventuelle règle de priorité.

De lijst van deze thema’s wordt, zonodig, bepaald tijdens de laatste vergadering van de Raad van Bestuur van het werkjaar, ter gelegenheid van het opstellen van de begroting voor het komende jaar en wordt in bijlage bij deze begroting gevoegd. Deze lijst van thema’s zal (naast artikel 4) ook gebruikt worden om een mogelijke voorrangsregel te bepalen.

Art. 7. – L’organisation demanderesse doit, pour un projet qui peut également bénéficier d’une subvention sur la base d’une autre réglementation fédérale, communautaire ou régionale, faire appel à cette autre possibilité de subvention.

Art. 7. – De indienende organisatie dient indien een project eveneens in aanmerking komt voor subsidiëring, op grond van een andere federale, gemeenschapsof gewestregeling, deze andere mogelijkheid tot subsidiëring aangesproken te hebben.

La correspondance à ce sujet sert de preuve et sera spontanément ajoutée à la demande.

Briefwisseling hieromtrent dient als bewijs en wordt spontaan bij de aanvraag gevoegd.

Lors du décompte relatif au projet, il faut démontrer qu’il n’y a pas de double subvention. C’est pourquoi l’état des recettes doit mentionner clairement les instances qui ont octroyé un subside.

Bij de projectafrekening moet worden aangetoond dat er geen sprake is van een dubbele subsidiëring van het project. Daarom moet uit de staat van inkomsten duidelijk blijken van welke instanties een

25 subsidie werd verkregen. Art. 8. – L’Institut veille à une répartition équitable des projets francophones et néerlandophones et à leur impact budgétaire.

Art. 8. – Het Instituut waakt over een billijke spreiding over het geheel van Nederlandstalige en Franstalige projecten en over hun budgettaire impact.

Art. 9. – La demande d’octroi d’une subvention à un projet doit être introduite par écrit, par voie postale ou électronique, auprès de l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes, à défaut elle est irrecevable.

Art. 9. – De aanvraag voor subsidiëring van een project moet schriftelijk, per post of per e-mail, worden ingediend bij het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, zo niet wordt hij als onontvankelijk beschouwd.

La demande doit impérativement être introduite pour le 1er février, le 1er mai, le 1er août ou le 1er novembre, et être accompagnée des pièces requises attestant que le projet répond aux conditions imposées par les articles 2 et 3 du présent règlement, ainsi que d’un budget détaillé reprenant, entre autres, les éventuelles autres sources de financement mentionnées à l’article 7.

De aanvraag moet uiterlijk ofwel tegen 1 februari, 1 mei, 1 augustus of 1 november ingediend worden en vergezeld zijn van de nodige stukken die bewijzen dat de projecten voldoen aan de vereisten zoals voorzien in de artikelen 2 en 3 van dit reglement, alsmede van een gedetailleerde begroting, waarin onder meer de eventuele andere financierings- bronnen, vermeld in artikel 7, zijn opgenomen.

Du budget détaillé, il doit ressortir clairement pour quels postes d’autres subventions ont été demandées et pour lesquels une demande de subside est introduite auprès de l’Institut.

Uit de gedetailleerde begroting moet duidelijk blijken voor welke posten andere financieringsbronnen werden aangesproken en voor welke posten er bij het Instituut subsidie wordt aangevraagd.

Art. 10. – L’Institut confirme la réception du dossier à l’organisation demanderesse dans les dix jours ouvrables et apporte l’information utile aux auteurs de projets pour que ceux-ci constituent leur dossier de subvention selon les formes adéquates.

Art. 10. – Het Instituut bevestigt de indienende organisatie binnen de tien werkdagen de ontvangst van het dossier en bezorgt de nodige informatie aan de indieners van projecten zodat zij hun subsidiedossier in de gepaste vorm zouden indienen.

Art. 11. – Le Conseil d’Administration de l’Institut prendra la décision d’attribuer ou non la subvention durant les mois de mars, juin, septembre et décembre. Celui-ci peut reporter sa décision à un mois maximum.

Art. 11. – De Raad van Bestuur van het Instituut zal, in de maanden maart, juni, september en december een beslissing tot subsidiering nemen.. Deze kan zijn beslissing maximaal met één maand uitstellen.

Art. 12. – Sur proposition de la Direction, le Conseil d’Administration détermine le montant de la subvention accordée au projet, en tenant compte des principes de

Art. 12. – Op voorstel van de Directie, bepaalt de Raad van Bestuur het bedrag van de subsidie die aan het project wordt verleend; rekening houdend met volgende

26 base suivants :

basisprincipes:

- en ce qui concerne les frais de personnel: les frais réguliers liés au personnel n’entrent pas en ligne de compte pour la subvention, mais les frais de personnel supplémentaires ou externes peuvent cependant être subventionnés dans des circonstances exceptionnelles.

wat de personeelskosten betreft: reguliere personeelskosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden kunnen extra of externe personeelskosten gesubsidieerd worden.

les travaux d’infrastructure, les investissements ou l’achat de matériel ne sont pas pris en compte.

- infrastructuurwerken; investeringen en aankoop van materiaal; komen niet in aanmerking.

- aucun subside n’est octroyé pour des missions à l’étranger.

- Er worden geen subsidies verleend voor buitenlandse zendingen.

- les frais « non-détaillés » ou « non-définis », repris par exemple sous la dénomination « frais généraux », « frais imprévus » et charges structurelles non spécifiques au projet, ne peuvent en aucun cas être pris en considération pour l’obtention d’une subvention.

niet-gedetailleerde of niet-gedefinieerde kosten bijvoorbeeld onder de noemer ‘overheadkosten’, ‘onvoorziene kosten’ en structurele kosten niet eigen aan het project, kunnen onder geen enkele voorwaarde voor subsidiëring in aanmerking genomen worden.

Art. 13. – Le montant de la subvention accordée ne peut être supérieur à 7.000 EUR par organisation et par année budgétaire.

Art. 13. – Een subsidiëring wordt toegestaan voor een maximum bedrag van 7.000 EUR per organisatie en per begrotingsjaar.

Art. 14. – Les décisions d’octroi de subventions prises par le Conseil d’Administration sont notifiées aux organisations demanderesses dans le mois.

Art. 14. – De beslissing over het toekennen van subsidies door de Raad van Bestuur wordt binnen de maand meegedeeld aan de indienende organisaties.

Art. 15. – Un protocole d’accord établissant les conditions que doit remplir l’organisation est conclu et une première avance de 60% des subventions accordées est versée à l’organisation.

Art. 15. – Er wordt een protocol van subsidiëring met de bepalingen die de organisatie moet vervullen afgesloten en een eerste voorschot van 60% van de toegezegde subsidies wordt aan de indienende organisatie uitgekeerd.

Un aperçu des postes subventionnés comme approuvés par le Conseil d’Administration sera joint en annexe au protocole.

Samen met het protocol gaat een overzicht van de gesubsidieerde posten, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur, in bijlage. Deze posten kunnen onder geen enkel beding gewijzigd worden. Enkel een

Ces postes ne seront modifiés pour aucune raison. Seule une oscillation de 50%

27 maximum des montants prévisionnels budgétés pour les postes approuvés peut être admise.

schommeling van maximaal 50% van de in de begroting vooropgestelde bedragen kan worden toegestaan binnen de goedgekeurde posten.

Le montant maximal approuvé et attribué ne peut être dépassé.

Het maximum goedgekeurd en toegekend bedrag kan niet overschreden worden.

L'Institut accorde uniquement un soutien financier aux projets des organisations demanderesses. Les factures éventuelles relatives aux frais liés au projet de subvention sont facturées à l'organisation qui reçoit la subvention.

Het Instituut verleent enkel een financiële ondersteuning aan projecten van indienende organisaties. De eventuele facturen betreffende de kosten die verband houden met het subsidieproject worden aan de organisatie die de subsidie ontvangt, gefactureerd. Onder geen enkele voorwaarde kan of mag een kost, met betrekking tot de toegestane subsidie, rechtstreeks aan het Instituut gefactureerd worden.

En aucun cas les frais liés à la subvention octroyée ne peuvent être directement facturés à l'Institut.

Art. 16. – L’organisation qui reçoit des subventions pour un projet visant l’égalité de genre/l’égalité entre femmes et hommes doit, au plus tard à la date mentionnée dans le protocole, faire parvenir un rapport d’activités en trois exemplaires et un rapport financier en deux exemplaires à l’Institut pour l’égalité des femmes et des hommes.

Art. 16. – De organisatie die subsidies ontvangt voor een project inzake gendergelijkheid/gelijkheid van vrouwen en mannen, moet ten laatste op de datum zoals vermeld in het protocol een werkingsverslag in drievoud en een financieel verslag in tweevoud bezorgen aan het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.

Le rapport d'activités comprend des informations détaillées sur les effets du projet. A cet effet, l'organisation complète le questionnaire "évaluation du projet". Une déclaration sur l’honneur ainsi que les attestations relatives à d’autres demandes ou octrois de subventions seront jointes au rapport financier.

Het werkingsverslag omvat gedetailleerde informatie inzake de gerealiseerde resultaten en effecten van het project. Hiertoe vult de organisatie de daartoe bestemde vragenlijst “evaluatie van het project” in. Een verklaring op eer en bewijzen betreffende andere aanvragen of toegestane subsidies dienen bij het financieel verslag te worden bijgevoegd.

Le rapport financier comprend un aperçu de toutes les dépenses et de tous les revenus du projet et il sera accompagné des factures nécessaires, des comptes et d’autres pièces justificatives qui prouvent les subventions obtenues par l’Institut.

Het financieel verslag bevat een overzicht van het geheel van uitgaven en inkomsten van het project en zal vergezeld zijn van de nodige facturen, rekeningen en andere bewijsstukken die de uitgaven van de door het Instituut verkregen subsidies bewijzen.

Le solde est liquidé après évaluation favorable par l’administration. En cas

Het saldo wordt uitgekeerd na een gunstige evaluatie van de administratie. Bij een

28 d’évaluation défavorable par l’administration, le dossier est soumis pour avis au Conseil d’Administration

negatieve evaluatie van de administratie wordt het dossier voor advies voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

Art. 17. – Afin d’entrer en considération pour le paiement et d’éviter les remboursements, les pièces demandées à l’article 16 doivent, dans les cas exceptionnels, être en la possession de l’IEFH au plus tard le 30 octobre de l’année suivant l’année de subvention.

Art. 17. – Om voor afrekening in aanmerking te komen en om terugvordering te vermijden dienen de in artikel 16 gevraagde stukken in uitzonderlijke omstandigheden, uiterlijk vóór 30 oktober van het jaar volgend op het subsidiejaar in het bezit te zijn van het IGVM.

L’introduction tardive des pièces justificatives mentionnées à l’article 16 peut mener au non-paiement du solde et, éventuellement, au remboursement des avances perçues.

Het laattijdig indienen van de in artikel 16 gevraagde stukken kan leiden tot het niet betalen van het saldo en eventueel tot de terugvordering van reeds uitbetaalde voorschotten.

Art. 18 – Si les pièces fournies ne justifient pas l’avance déjà perçue, l’organisation recevra une demande de remboursement.

Si cette demande de remboursement reste sans effet à la date fixée, elle sera réitérée par courrier recommandé et toute nouvelle demande de subside déposée par l’organisation ne pourra être prise en considération jusqu’au moment du remboursement effectif. Si le courrier recommandé reste également sans effet, le dossier sera automatiquement transmis au service de l’Enregistrement et des Domaines. Ce service prendra alors les mesures nécessaires en vue de la perception de la somme réclamée. L’organisation dont le dossier de remboursement a été transmis au service de l’Enregistrement et des Domaines ne pourra plus introduire de demande de subvention pendant les deux années suivantes.

Art. 18. – Indien de geleverde stukken het reeds ontvangen voorschot niet rechtvaardigen zal op eenvoudig verzoek een vraag tot terugbetaling worden overgemaakt aan de organisatie. Indien dit verzoek op de gestelde datum zonder gevolg blijft, zal een aangetekend schrijven het verzoek tot terugbetaling herhalen en kan een nieuwe subsidieaanvraag van de organisatie niet in overweging genomen worden tot op het ogenblik van de effectieve terugbetaling. Blijft dit aangetekend schrijven ook zonder gevolg zal het dossier automatisch worden overgemaakt worden aan de dienst Registratie en Domeinen. Deze dienst zal verder de nodige maatregelen treffen voor de ontvangst van het gevraagde bedrag. De organisatie van wie het dossier voor inning naar de dienst Registratie en Domeinen werd doorverwezen zal gedurende de volgende twee jaar geen subsidieaanvraag meer kunnen indienen.

Art. 19. – Chaque année, un rapport concernant les projets subventionnés et leurs budgets est inséré dans le rapport annuel de l’Institut. Les rapports des projets ou des activités seront, à l’issue des projets, transmis par

Art. 19. – Jaarlijks wordt een verslag betreffende de gesubsidieerde projecten en hun budgetten ingevoegd in het jaarverslag van het Instituut. De werkingsverslagen van de projecten of activiteiten worden, na afloop van de

29 l’Institut au Centre d’Archives pour l’Histoire des Femmes.

projecten, door het Instituut aan het Archiefcentrum voor Vrouwengeschiedenis overgemaakt.

Art. 20. - L'administration ou un membre du Conseil d'Administration peut à tout moment contrôler l'utilisation du subside. La partie demanderesse s’engage dans ce cas à leur y donner gratuitement accès. La partie demanderesse s'engage à fournir à l'administration toute information relative aux activités menées dans le cadre du projet.

Art. 20. - De aanvrager verbindt er zich in dit geval toe de administratie of een lid van de Raad van bestuur gratis toegang te verlenen tot de gesubsidieerde activiteit. De administratie of een lid van de Raad van Bestuur kan ook steeds ter plaatse de aanwending van een subsidie controleren. De aanvrager verbindt er zich in dit geval toe hen gratis toegang te verlenen. De aanvrager verbindt er zich toe alle informatie over de activiteiten in het kader van het project aan de administratie te melden.

Art. 21. – Le présent règlement produit ses effets le 1er janvier 2015.

Art. 21. – Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

30

Bijlage 3

INSTITUUT VOOR DE GELJKHEID VAN VROUWEN EN MANNEN

S/ /N/

Protocol van subsidiëring houdende toekenning van een toelage van EUR (goedgekeurd bedrag ) aan (naam van de organisatie) voor het project ‘projectnaam’.

Gelet op de algemene uitgavenbegroting van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen voor het begrotingsjaar 20.., in het bijzonder de dotatie aan het IGVM, BA: 23.40.5.0.4101;

Gelet op de wetten op de Rijkscomptabiliteit gecoördineerd op 17 juli 1991, in het bijzonder de artikelen 55 tot 58;

Gelet op het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole;

Gelet op het koninklijk besluit van 27 oktober 1987, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22 maart 1999 en 17 februari 2000, betreffende de subsidieregeling van projecten betreffende gendergelijkheid/de gelijkheid van vrouwen en mannen; Overwegende dat de Raad van Bestuur van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen o.m. belast is met het stimuleren van initiatieven gericht op het waarborgen van gendergelijkheid/de gelijkheid van vrouwen en mannen; Gelet op de beslissing van de Raad van Bestuur van het Instituut van (datum van goedkeuring door RvB)

31

PROTOCOL VAN SUBSIDIERING: Artikel 1. – Het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen verbindt er zich toe bij te dragen in de kosten van het project “” ten laste van zijn begroting en conform de beslissing van haar Raad van Bestuur voor de globale som van EUR (euro) BTW inbegrepen. Deze bijdrage wordt toegekend aan .IBAN: ;BIC: ;met de melding: ‘project: ‘ Artikel 2. - De hierboven vermelde som is een maximum dat in geen enkel geval mag worden overschreden. Slechts de behoorlijk gerechtvaardigde kosten worden in rekening genomen. Uitgaven die betrekking hebben op de aankoop van duurzame goederen komen niet in aanmerking binnen deze overeenkomst, enkel een wettelijk percentage van afschrijving zou in aanmerking kunnen genomen worden. Artikel 3. - De bij artikel 1 bepaalde toelage valt ten laste van de begroting van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen voor het begrotingsjaar (lopend jaar) en zal worden aangerekend op artikel 531.02. Artikel 4. - De opdracht tot het betalen van een voorschot van EUR ( ) wordt onmiddellijk gegeven. Artikel 5. – Alle schuldvorderingen worden door de organisatie gedateerd, ondertekend en voor waar en echt verklaard voor de gevorderde som. Geen enkele nalatigheidinterest kan door de organisatie worden gevraagd. - Onder geen enkele voorwaarde kan of mag een kost, met betrekking tot de toegestane subsidie, rechtstreeks aan het Instituut gefactureerd worden. Artikel 6. – De organisatie is ertoe gehouden ten laatste (datum van indiening bewijsstukken) een financieel verslag in twee exemplaren en een werkingsverslag in drie exemplaren alsook de correct ingevulde vragenlijst naar chronologie met de vooropgestelde beoogde effecten, over te maken aan: Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen t.a.v. mevrouw Cecile Collier, Ernest Blerotstraat 1, 1070 Brussel. Artikel 7. - Het laattijdig indienen van de in artikel 6 gevraagde stukken kan leiden tot het niet betalen van het saldo en eventueel tot de terugvordering van het reeds uitbetaalde voorschot. Indien de organisatie geen gevolg geeft aan een eenvoudig verzoek tot terugbetaling zal artikel 18 van het Reglement van de Raad van Bestuur worden toegepast. Artikel 8. – De organisatie verbindt zich ertoe melding te maken van de steun van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen alsook het ter beschikking stellen van relevante publicaties van het Instituut. De melding van steun omvat het gebruik van het logo van het Instituut en dient te gebeuren op een voor het publiek duidelijk zichtbare plaats en in alle promotie-, publicatie- en andere stukken met betrekking tot dit project. De organisatie verbindt zich er toe de administratie of een lid van de Raad van bestuur gratis toegang te verlenen tot de gesubsidieerde activiteit. Artikel 9. – De organisatie verbindt zich ertoe, bij het indienen van de in artikel 6 gevraagde stukken, spontaan melding te maken van andere verkregen subsidies voor hetzelfde project. Artikel 10. - Het saldo ten bedrage van EUR ( ) zal pas vereffend worden zodra is voldaan aan de voorwaarden gesteld in de artikelen 6, 7, 8 en 9 van dit protocol. Brussel, De Voorzitster / de ondervoorzitter van de Raad van Bestuur,

32

Bijlage 4 Hoe ziet een financieel verslag eruit? Om een financieel overzicht te maken is het handig om de bewijsstukken van de onkosten te bundelen per categorie, naar analogie met het overzicht van de gesubsidieerde posten zoals in onderstaand voorbeeld.

Richtlijn te volgen voor de opmaak van het financieel verslag: Uitgaven 1. Werkingskosten

Inkomsten (bedrag) 0 1. Eigen inkomsten

1.1 Administratieve kosten

(bedrag) 0

0

vervoerkosten verzendingskosten drukwerken 0 2. Totale projectsubsidie IGVM

1.3 Andere kosten (eigen a/h project)

0 3. Andere inkomsten

2. Extra Personeelskosten

0

Totaal aan uitgaven (A)

0

Totaal aan inkomsten (B) (A)=(B)

0

0

Voor de indeling van bovenstaand financieel overzicht is het handig om gebruik te maken van het overzicht van gesubsidieerde posten dat samen met het protocol van subsidiëring aan de aanvrager overgemaakt wordt.

Opgelet: De reële kosten worden uitbetaald aan dezelfde percentages als bij de oorspronkelijke berekening van de subsidie.

33

Bijlage 5 Vul deze vragenlijst in naar chronologie met de vooropgestelde beoogde effecten zoals vermeld in punt VI van uw subsidiedossier Chronologische evolutie van het project Geef een chronologisch overzicht van de verschillende stappen in de ontwikkeling van het project – voorbereiding/planning, activiteiten, evaluatie. Bereikte doelstellingen en doelpubliek van het project Welke doelstelling streefde u met dit project na? Welk doelpubliek beoogde u? In hoeverre werden deze bereikt? Resultaten van het project Welke meetbare resultaten streefde u na? In hoeverre werden ze bereikt? Geef eventueel de redenen waarom de resultaten niet of slechts gedeeltelijk zijn behaald. Evaluatie van het project Wanneer en hoe werd het project geëvalueerd? Wie werd daarbij betrokken? Welke organisaties werkten mee aan het project? Relevantie voor het federale gelijkekansenbeleid Hoe en in welke mate heeft het project bijgedragen tot de realisatie van de beleidsprioriteiten en de zichtbaarheid van het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen? Documenteer dit werkingsverslag met persknipsels, brochures, verslagen en of andere documenten. Communicatie – disseminatie Geef een overzicht, van de gebruikte vormen van verspreiding en de resultaten

34

Dit document dient als handleiding voor organisaties, groepen of verenigingen die een aanvraag tot subsidiëring willen indienen voor projecten in het kader van de gelijkheid van vrouwen en mannen. Dit document kan schriftelijk aangevraagd worden op het volgend adres: Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen, t.a.v. mevrouw Cecile Collier, Ernest Blerotstraat 1, lokaal 2031, 1070 Brussel of telefonisch op het nummer 02/233 40 35 (enkel op dinsdag en donderdag) of per e-mail op het volgende adres: [email protected] U kunt ook een bezoek brengen aan onze website: http://igvm-iefh.belgium.be