Begeleidend document t.b.v.
Aanbesteding Zorg voor Jeugd in Friesland
Sociaal Domein Fryslân
9 Juni 2015 versie 1.0 Kenmerk 2015-9461
1
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE................................................................................................................................................... 1 1
2
INLEIDING ................................................................................................................................................... 5 1.1
ONDERWERP VAN DE AANBESTEDING .....................................................................................................5
1.2
DEFINITIES EN BEGRIPPEN .......................................................................................................................5
PERSPECTIEF VAN DE AANBESTEDING ............................................................................................ 6 2.1
PERSPECTIEF VANUIT ZORG VOOR JEUGD..............................................................................................6
2.1.1
Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland ................................................................................. 6
2.1.2
Samen werken aan visie en agenda uitvoering regionaal Uitvoeringprogramma Zorg voor Jeugd 7
2.1.3
Doelstellingen Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland 2015-2016 7
2.2
PERSPECTIEF VANUIT HET STUREN OP RESULTATEN ..............................................................................8
2.2.1
Ontwikkeling Past Performance en voorkeursaanbieders .............................................................. 8
2.2.2
Innovatie.......................................................................................................................................... 9
2.2.3
Prestatie-indicatoren ....................................................................................................................... 9
2.2.4
Uniforme bekostiging. ................................................................................................................... 10
3
INFORMATIE ZORG VOOR JEUGD .................................................................................................... 10
4
ALGEMENE INFORMATIE EN UITGANGSPUNTEN ....................................................................... 11 4.1
DE AANBESTEDENDE DIENST: DE ROL VAN DE GEMEENTE LEEUWARDEN ALS CENTRUMGEMEENTE VOOR SOCIAAL DOMEIN FRYSLAN ..................................................................................................................... 11
5
4.2
DEELNEMENDE GEMEENTEN ..................................................................................................................11
4.3
DOEL VAN DE INKOOP ALGEMEEN ..........................................................................................................12
4.4
W ETTELIJK KADER ALGEMEEN ...............................................................................................................12
4.5
BESCHRIJVING AANBESTEDINGSMETHODE ............................................................................................13
4.6
REIKWIJDTE VAN DEZE AANBESTEDING .................................................................................................13
4.7
FINANCIEEL KADER.................................................................................................................................14
4.8
BUDGETPLAFOND ...................................................................................................................................14
4.9
BEVOORSCHOTTING ...............................................................................................................................15
4.10
CONTRACTVORM EN LOOPTIJD ..............................................................................................................15
BIJZONDERE AANDACHTSPUNTEN EN EISEN ............................................................................... 15 5.1 HET VOORBEHOUD OM DE AFSPRAKEN TE WIJZIGEN ALS GEVOLG VAN NADERE INZICHTEN EN VERANDERDE OMSTANDIGHEDEN ALS GEVOLG VAN DOOR HET RIJK TE LEVEREN INFORMATIE....................... 15 5.2
SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI) ............................................................................................15
5.3
SALARIS BESTUURDERS AANBIEDERS ...................................................................................................16
5.4
VERVOER BIJ DAGBEHANDELING EN –BESTEDING .................................................................................16
5.5
W ADDENEILANDEN .................................................................................................................................17
5.6
PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS TEN BEHOEVE VAN DE WIJK- EN GEBIEDSTEAMS...................17
5.7
AANBIEDINGSBLAD MET TARIEVEN EN PRODUCTAANTALLEN ................................................................18
5.8
SAMENWERKING EN ONDERAANNEMING ...............................................................................................18
5.8.1
Samenwerking ............................................................................................................................... 18
Pagina 2 van 33
5.8.2
Onderaanneming ........................................................................................................................... 18
5.9
GELIEERDE AANBIEDERS .......................................................................................................................19
5.10
PRIVACY EN GEGEVENSDELING .............................................................................................................19
5.11
INNOVATIERUIMTE BINNEN DE OVEREENKOMST ....................................................................................19
5.12
TUSSENTIJDSE TOETREDING VAN NIEUWE AANBIEDERS .......................................................................20
5.13
FACTURERING ........................................................................................................................................21
5.14
PRESTATIE-INDICATOREN TRANSFORMATIEDOELEN .............................................................................21
5.15
MONITORING ..........................................................................................................................................22
5.16
KWALITEITSEISEN EN RAPPORTAGES ....................................................................................................22
5.17
CONTRACTMANAGEMENT.......................................................................................................................23
6
DE INDELING VAN DE AANBESTEDING ........................................................................................... 23
7
HET AANBESTEDINGSPROCES ........................................................................................................... 23 7.1
ONVOLKOMENHEDEN, ONDUIDELIJKHEDEN EN TEGENSTRIJDIGHEDEN ................................................23
7.2
VOORGENOMEN PLANNING VAN DE AANBESTEDING ..............................................................................24
7.3
PROCEDURE VIA NEGOMETRIX ..............................................................................................................24
7.4
COMMUNICATIE TIJDENS DE AANBESTEDINGSPROCEDURE...................................................................24
7.4.1
Algemeen ....................................................................................................................................... 24
7.4.2
Contactpersoon tijdens de aanbestedingsprocedure ..................................................................... 24
7.4.3
Vertrouwelijkheid van de informatie ............................................................................................. 25
7.4.4
Voorwaarden informatie uitwisseling ........................................................................................... 25
7.4.5
Vragenprocedure........................................................................................................................... 25
7.4.6
Informatiebijeenkomst ................................................................................................................... 26
7.4.7
Nota van inlichtingen .................................................................................................................... 27
7.4.8
Klachten en bezwaren ................................................................................................................... 27
7.4.9
Voornemen tot gunning en afwijzing ............................................................................................. 27
7.5
AANBIEDINGSVOORWAARDEN ................................................................................................................28
7.6
OPENING VAN DE AANBIEDINGEN ..........................................................................................................28
7.7
BEOORDELING OP VORMVEREISTEN ......................................................................................................28
7.7.1
Invulling en ondertekening ............................................................................................................ 28
7.7.2
Gevraagde gegevens en documentatie .......................................................................................... 28
7.7.3
Beantwoorden gestelde vragen ..................................................................................................... 28
7.8
8
BEOORDELING OP UITSLUITINGSGRONDEN, GESCHIKTHEID EN COMPETENTIES ..................................29
7.8.1
Algemeen ....................................................................................................................................... 29
7.8.2
Eigen Verklaring ten aanzien van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen .............................. 29
7.8.3
Verzekeringen ................................................................................................................................ 29
7.8.4
Financieel Economische Draagkracht .......................................................................................... 30
7.8.5
Technische cq Beroepsbekwaamheid ............................................................................................ 30
COMMERCIËLE- EN JURIDISCHE VOORWAARDEN .................................................................... 30 8.1
INKOOPVOORWAARDEN EN CONCEPT RAAMOVEREENKOMST ..............................................................30
Pagina 3 van 33
8.2
9
TARIEVEN ...............................................................................................................................................31
8.2.1
Beschrijving................................................................................................................................... 31
8.2.2
Aanbiedingsblad: tarieven en productaantallen ........................................................................... 31
8.2.3
Uitsluiting bij overlap met subsidie............................................................................................... 31
8.2.4
Geldigheid tarieven ....................................................................................................................... 32
8.3
VOORBEHOUD GUNNING ........................................................................................................................32
8.4
GUNNINGSBESLISSING, STANDSTILL- EN VERVALTERMIJN ...................................................................32
8.5
KLACHTENREGELING ..............................................................................................................................32
8.6
VERIFICATIE, AFSTEMMING EN CONTRACTSLUITING ..............................................................................33
DE BEOORDELINGPROCEDURE ......................................................................................................... 33
Pagina 4 van 33
Leeswijzer In dit begeleidend document treft u alle informatie aan over de aanbesteding en de wijze waarop u uw inschrijving kunt doen. De hoofdstukken 1, 2, 3, 4 en 5 bevatten algemene informatie over het perpectief, de inhoud en uitgangspunten van de aanbesteding en de daarbij belangrijkste aandachtpunten. Hoofdstuk 6 en 7 informeren u over de indeling en het te doorlopen proces. Hoofdstuk 8 geeft inzicht in commerciele en juridische voorwaarden. Hoofdstuk 9 beschrijft de beoordelingsprocedure.
1 Inleiding 1.1
Onderwerp van de aanbesteding
Dit document betreft de aanbesteding Zorg voor Jeugd, uitgevoerd door de Gemeente Leeuwarden ten behoeve van Sociaal Domein Fryslân (zie paragraaf 3.1). De aanbesteding bestaat uit een algemeen gedeelte en elf (11) afzonderlijke percelen, te weten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1.2
Generalistische basis JGGZ Specialistische JGGZ JAWBZ extramuraal JAWBZ intramuraal JOH – pleegzorg JOH - crisishulp en –opvang JOH – gespecialiseerde ambulante hulp JOH – dagbehandeling JOH – residentiele hulp Dyslexiezorg (nieuw) Kortdurende ondersteuning (nieuw)
Definities en begrippen
Voor de termen die in deze aanbesteding en haar percelen zijn gebruikt is als bijlage een lijst van definities en begrippen toegevoegd. Deze lijst is voor gebruik binnen Sociaal Domein Fryslân en omvat naast de definities die gehanteerd worden binnen het domein Jeugd ook definities op het gebied van de andere domeinen. 1.3
Documenten
Op meerdere plaatsen in de teksten zijn documenten genoemd en als bijlage toegevoegd. Deze bijlagen kunnen worden gedownload. De inhoud van deze documenten kan door Aanbieder niet één op één van toepassing worden verklaard op deze aanbesteding.
Pagina 5 van 33
2 Perspectief van de aanbesteding Deze aanbesteding moet worden bezien in het licht van een omvangrijk veranderingsproces. De transformatie van het Sociaal Domein en dus ook van Zorg voor Jeugd is nog in volle gang. Deze aanbesteding speelt alvast in op de vernieuwing die is ingezet, ook waar deze vernieuwing en ondersteunende processen nog niet helemaal zijn uitgekristalliseerd tot concrete programma’s en werkwijzen. In dit hoofdstuk is een aantal van die ontwikkelingen beschreven die hebben geleid tot keuzes voor de vorm en inhoud van deze aanbesteding. Voor sommige van deze onderwerpen wordt daarom vooruitlopend daarop alvast van aanbieders gevraagd om in te stemmen met het gebruiken van de managementinformatie die in 2016 verzameld gaat worden – binnen de grenzen die de Aanbestedingswet daaraan stelt – voor de periode die ingaat nà afloop van de te sluiten Raamovereenkomst 2016 en eventuele verlengingsperiode. Voor andere onderwerpen is al wèl duidelijk hoe gewerkt gaat worden met te verzamelen informatie en in dat geval worden daaraan concrete eisen gesteld in de huidige aanbesteding. 2.1
Perspectief vanuit Zorg voor Jeugd
In deze paragraaf is beschreven welke doelstellingen en resultaten Sociaal Domein Fryslân nastreeft in het kader van de doorgaande transformatie voor het domein Jeugd.. Tevens zijn hier als bijlage de verschillende routes voor de toeleiding voor de verschillende vormen van niet vrij toegankelijke hulp toegevoegd. Deze zijn eveneens opgenomen in de Raamovereenkomst als Bijlage 3.
2.1.1 Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland In 2014 hebben gemeenten, een vertegenwoordiging van aanbieders van jeugdhulp en een vertegenwoordiging van cliënten gemeenschappelijk het Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland opgesteld. In dit Omvormingsplan is de visie vastgelegd op de wijze waarop de omvorming van het jeugdstelsel de komende jaren inhoudelijk vorm zal moeten krijgen. Inmiddels is door de 24 Friese gemeenten van Sociaal Domein Fryslân besloten om een nieuw ordeningsprincipe ( zie afbeelding) te gaan hanteren voor de transformatie van de domeinen, waaronder de Zorg voor Jeugd. Aan deze nieuwe ordening wordt in de aanbesteding regelmatig gerefereerd. Middels de indeling van de percelen en met behulp van randvoorwaarden die in de aanbesteding aan de dienstverlening worden gesteld wordt voor zover nu mogelijk in de richting van deze nieuwe ordening bewogen. In 2016 zal de beweging samen met de gecontracteerde opdrachtnemers worden ingezet, waarbij het voornemen is om uiterlijk met ingang van 2017 vanuit het nieuwe ordeningsprincipe te gaan werken.
Pagina 6 van 33
2.1.2
Samen werken aan visie en agenda uitvoering regionaal Uitvoeringprogramma Zorg voor Jeugd Jeugdhulp is een activiteit in de samenleving waarbij ingezet wordt op het normaliseren van opvoeden en opgroeien. Indien dit niet mogelijk is voor jeugdigen wordt gezocht naar een opvoedsituatie die zo dicht mogelijk ligt bij een ‘gewone’ opvoedsituatie ook wel ‘inhuisplaatsing’ genoemd. Bij de verbetering van de jeugdhulp hebben gemeenten en aanbieders elkaar nodig bij continue leren en innoveren. Het inbrengen van specialistische actuele kennis bij ontwikkeling van preventie en toeleiding naar complexe zorg is van waarde. Dit betekent concreet dat gemeenten, aanbieders en cliëntenvertegenwoordiging het gesprek met elkaar blijven voeren op basis van de gedeelde visie en ontwikkelagenda vastgelegd in het Omvormingsplan en in het Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland. De visie is de basis voor de afspraken over de wijze waarop de jeugdhulp in Friesland moet veranderen. 2.1.3
Doelstellingen Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland 2015-2016 In het Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland zijn voor de doelstellingen voor 2015 en 2016 zijn drie punten tot hoogste prioriteit benoemd: 1. Versterken van basisexpertise en handelingsbekwaamheid van professionals op het gebied van jeugdigen in de lokale gebiedsteams. Gebiedsteams moeten daarbij in staat zijn om zoveel mogelijk oplossingen dichtbij het gezin zelf te kunnen uitvoeren; voor complexe problemen wordt gespecialiseerde jeugdhulp erbij gehaald. Hiermee wordt de ondersteuning verrijkt in de omgeving van het kind. 2. Het verbinden van jeugdartsen, huisartsen, onderwijs en professionals lokale gebiedsteams. 3. Alle cliënten worden actief betrokken bij (het opstellen van) hun eigen digitale integrale ondersteuningsplan en cliënten voeren zelf regie op hun eigen plan.
Pagina 7 van 33
Daarnaast worden de volgende twee meer voorwaardelijke thema’s in 2015 en (een deel van) 2016 regionaal voorbereid zodat deze met ingang van 2017 (of zoveel eerder als mogelijk is) operationeel kunnen zijn: 4. Uniforme bekostiging (zie ook 2.2.4) De huidige financieringssystemen belemmeren en werpen drempels op voor samenwerking. Om die reden willen de gemeenten in Friesland zo snel mogelijk toewerken naar uniforme bekostiging. Zij hebben de ambitie om samen met de aanbieders hier werk van te maken. De jaren 2015 en (een deel van) 2016 zullen worden gebruikt ter onderzoek naar en voorbereiding op het invoeren van uniforme bekostiging, indien mogelijk door middel van een pilot. 5. Werken met uniforme prestatie-indicatoren en monitoren hiervan (zie ook 5.17) Daarnaast gelden de andere onderwerpen uit het Omvormingsplan onverkort; ze zijn alleen niet tot topprioriteit benoemd. Van van aanbieders wordt verwacht dat zij naar vermogen actief bijdragen aan het behalen van de transformatiedoelen. In deze zin zijn de hieronder vermelde doelen uit het Omvormingsplan en het gelijknamige Uitvoeringsprogramma voor gemeenten en Opdrachtnemers dwingend. De volgende transformatiedoelen zijn benoemd: Jeugdhulp Jeugd- en Opvoedhulp
J-AWBZ
J-GGZ
2.2
Transformatiedoelen -
Ambulantisering. Meer kinderen die thuis worden geholpen en minder verblijf in residentiele voorzieningen en pleegzorg
-
Bij pleegzorg is netwerkpleegzorg het uitgangspunt
-
Verkorting doorlooptijden
-
Ombouw residentiële naar ambulante ondersteuning
-
Substitutie van zware zorg naar lichte vormen van zorg
-
Versterken van de basis J-GGZ
-
Minder beroep op specialistische J-GGZ met (daarbinnen) substitutie van zwaar naar licht
Perspectief vanuit het sturen op resultaten
Ook gezien vanuit het perspectief van sturen op resultaten voor cliënten en voor Opdrachtgever door middel van bedrijfsvoering zijn een aantal ontwikkelingen te verwachten. Hieronder zijn de belangrijkste benoemd en globaal beschreven. 2.2.1 Ontwikkeling Past Performance en voorkeursaanbieders In huidige situatie en gedurende de overeenkomst voor 2016 wordt middels contractmanagement en periodieke gesprekken gestuurd op basis van de informatie die door de aanbieders wordt aangeleverd, maar daar wordt nog geen waarderingssysteem aan gekoppeld.
Pagina 8 van 33
Opdrachtgever ontwikkelt op dit moment een Past Performance systeem, een systeem van beoordelen waarbij de opdrachtgever opdrachtnemers beoordeelt op basis van gemaakte afspraken en behaalde resultaten. Zodra meer bekend is over de datum van invoering en de wijze waarop de Past Performance precies wordt toegepast zal opdrachtgever de opdrachtnemers daarover informeren. In een periode van één tot twee jaar zal de Opdrachtgever binnen het contractmanagement een systeem voor Past Performance ontwikkelen. Daarbij wordt gestuurd op onder meer de aansluiting op de ondersteuningsbehoefte van de cliënten van de Opdrachtnemer en op kwaliteit en efficiency van de dienstverlening. Met het toepassen van het systeem van Past Performance gaat de Opdrachtgever in de toekomst een dynamische lijst met voorkeursaanbieders hanteren. Deze voorkeursaanbieders voldoen dan klaarblijkelijk het beste aan op de beoordelingscriteria van de cliënten en aan de beoordelinsgcriteria van de Opdrachtgever zelf en worden in de totaalijst van aanbieders voor een bepaalde dienstverlening als gevolg van deze hogere waardering ook hoger geplaatst. Bij onvoldoende waardering op de totale dienstverlening kan de preferente status van een aanbieder dus gedurende de uitvoering van de overeenkomst wijzigen. Uitgangspunt hierbij zal altijd zijn om kwalitatief passende zorg voor de cliënten van de Opdrachtgever voor een marktconform tarief in te kopen en passend binnen de begroting van de Opdrachtgever. Deze lijst van voorkeursaanbieders zal in deze toekomstige situatie ontstaan door alle Zorgaanbieders te ranken per perceel op basis van verhouding tussen kwaliteit en prijs. In de ontwikkeling van een systeem met voorkeursaanbieders, zal de focus liggen op deze verhouding. De Opdrachtgever zal 2015 en 2016 besteden om de wijze van beoordelen, de criteria waarop beoordeeld wordt en de normering op het niveau van dienstverlening vast te stellen, ten einde te komen tot een systeem van voorkeursleveranciers. De Opdrachtgever streeft ernaar om gedurende 2015 en 2016 een pilot in de sturing van deze nieuwe vorm van management te ontwikkelen en uit te proberen. Het is de bedoeling om de geleverde prestaties op grond van de door de huidige aanbesteding nieuw te vormen Overeenkomst te laten meewegen bij toekomstige aanbestedingen of bij het eventueel verlengen van de Overeenkomst voor zover de aanbestedingsregelgeving dit toestaat. De Opdrachtgever behoudt zich daarom het recht voor om de resultaten van het contractmanagement dat in de nieuwe overeenkomst zal gaan worden uitgevoerd in de toekomst ten behoeve van de hierboven beschreven Past Performance Systematiek te gaan gebruiken. 2.2.2 Innovatie Binnen Zorg voor Jeugd is middels het Omvormingsplan en in het Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland al gestart met vernieuwen en verbeteren. Hoewel in deze aanbesteding al ruimte wordt geboden voor innovatie, wil de opdrachtgever innovatie in de toekomst nog meer gaan stimuleren.De mate van innovatie binnen de aanbieding (nieuw en al ontwikkeld) zal in toekomstige aanbestedingen worden meegewogen in de beoordeling van de aanbieding en de kwaliteit van de leveranicer, en biedt uiteindelijk een hogere ranking op de lijst met voorkeursaanbieders (zie 2.2.1). Door middel van deze werkwijze in toekomstige aanbestedingen wordt de reeds ingezette vernieuwing verder aangejaagd en versterkt. 2.2.3 Prestatie-indicatoren In deze aanbesteding worden prestatie indicatoren opgenomen die betrekking hebben op het realiseren van transformatiedoelen, zoals afgesproken in het hiervoor vemelde Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland (zie 2.1.3 en 5.17). Het werken met kritische prestatie indicatoren (KPI’s) zal de komende tijd verder worden ontwikkeld en uitgebreid naar andere toepassingsgebieden.Het gaat om vooraf vastgelegde
Pagina 9 van 33
normen/prestaties waaraan de opdrachtnemer zal voldoen. Prestatie indicatoren zullen in toekomstige overeenkomsten een vast onderdeel gaan vormen. Een voorbeeld hiervan kan zijn: opdrachtnemer garandeert dat hij een responstijd heeft van maximaal 4 uur. Binnen het contractmanagement van de opdrachtgever zullen deze KPI’s worden gemonitord. De scores op de KPI’s zullen gaan meewegen in de Past Performance systematiek
2.2.4 Uniforme bekostiging. Sociaal Domein Fryslân wil (binnen haar verantwoordelijkheid) voor 2017 en verder, andere bekostigingsvormen ontwikkelen die samenwerking tussen aanbieders mogelijk maakt en verder stimuleert (ontschotten en integraal werken). Dit beperkt zich niet tot het domein Jeugd (zie 2.1.3), maar reikt ook daaroverheen naar de domeinen WMO en Participatie.
3 Informatie Zorg voor Jeugd Dit hoofdstuk moet worden gezien als een korte inleiding die voorafgaat aan en behoort bij alle elf afzonderlijke percelen. Van de elf percelen zijn negen te herkennen uit de indeling van de percelen zoals die in de voorgaande aanbesteding werd aangehouden. Er zijn twee nieuwe percelen aan toegevoegd: Dyslexiezorg, vanwege de nauwe samenhang met het onderwijs, en Kortdurende Ondersteuning, vanwege onder meer het realiseren van ‘zorg dichterbij brengen’. Meer over het hoe en waarom is in de betreffende perceelbeschrijvingen opgenomen. De algemene uitgangspunten voor de inkoop Zorg voor Jeugd voor 2016 komen voort uit de uitgangspunten die in bredere zijn voor de inkoop van Sociaal Domein Fryslân zijn vastgesteld: Optimaliseren van contracten met ontwikkelrichting vernieuwing Voorbereiding op de nieuwe ordening op basis van de in paragraaf 2.1.1 vermelde ondersteuningskwadranten Sociaal Domein. Voorbereiding op de nieuwe ordening gerelateerd aan de consequenties voor bedrijfsmatige aanpassingen voor zowel gemeenten als opdrachtnemers. Expliciete start met inhoudelijke transformatie binnen huidige ‘oude sectorale indeling’ (Jeugd LVG, Jeugdopvoedhulp, Jeugd GGZ). De inkoop vindt plaats binnen het financieel beschikbare kader. Daarbinnen worden verwerkt: de invoering van het objectieve verdeelmodel, de uitnames jeugd plus de taakstellingen die in het regeerakkoord zijn afgesproken. Aan welke algemene eisen de aanbieders en de te leveren ondersteuning moeten voldoen is vermeld in de vragenlijsten “Eigen Verklaring”, “algemene geschiktheidseisen Zorg voor Jeugd ” en “algemene gunningseisen Zorg voor Jeugd”. In de perceelbeschrijvingen zijn alle specifieke zaken rond definitie, doelgroep en doelstelling van de aanbesteding voor dat betreffende perceel opgenomen. De eventueel aanvullende geschiktheids- en gunningseisen zijn in perceelspecifieke vragenlijsten verwerkt en zijn daar in te vullen. De indeling van de aanbesteding is beschreven in hoofdstuk 6.
Pagina 10 van 33
4 Algemene informatie en uitgangspunten 4.1
De aanbestedende dienst: de rol van de gemeente Leeuwarden als Centrumgemeente voor Sociaal Domein Fryslan
Bepaalde ondersteuningsvormen zijn niet enkel lokaal in te kopen. Dit is soms landelijk bepaald, is ingegeven door financiële geldstromen naar centrumgemeenten, of vanwege praktische overwegingen. De Friese gemeenten hebben hiervoor in het najaar van 2014 een centrumgemeenteregeling onder de naam Sociaal Domein Fryslân ingericht. De rol van de centrumgemeente houdt op basis van dit document kortgezegd in dat: 1. De gemeente Leeuwarden het gastheerschap vervult voor de beleidsvoorbereiding, waarbij de gemeente Leeuwarden coördineert dat alle Friese gemeenten voor de regionale taken dezelfde kaders afspreken; 2. De gemeente Leeuwarden de werkzaamheden rondom subsidiëren en contracteren op zich neemt. De Friese gemeenten hebben de gemeente Leeuwarden in de centrumgemeenteregeling gemandateerd om namens de overige Friese gemeenten overeenkomsten aan te gaan en subsidies te verstrekken; 3. De gemeente Leeuwarden het financieel-administratief beheer voert namens de Friese gemeenten. Hieronder valt in ieder geval de volgende onderdelen: a. Het financieel beheer; b. De monitoring en verantwoording van de geleverde ondersteuning; c. Het contractmanagement. Met ingang van 2015 vervult de gemeente Leeuwarden formeel de centrumgemeenterol voor deze regionale inkoop. In tegenstelling tot hoe de overeenkomsten voor 2015 zijn geregeld, betekent dit dat de aanbieder voor de regionale inkooptaken - afhankelijk van het betreffende perceel - voor 17 of 24 gemeenten in Friesland nu met slechts één partij te maken heeft, te weten de gemeente Leeuwarden. Dit is voor de aanbieder de contractspartij voor de levering van ondersteuning op basis van de regionale taken. Voor de aanbieders betekent dit dat zij voor de in de aanbestedingsstukken genoemde taken met de gemeente Leeuwarden een overeenkomst aangaan, met uitzondering van enkele uitvoerende taken die verderop in dit document worden beschreven. Toekomstverwachting De precieze invulling welke taken onder het regionale takenpakket vallen, zal in de komende jaren verder worden ingevuld. Sommige taken komen te vervallen op regionaal niveau, omdat bepaalde elementen van deze regionaal in te kopen ondersteuningsvormen een sterk lokaal karakter kennen (bijv. ambulante vormen van begeleiding en overige ondersteuning). In dat geval kan Sociaal Domein Fryslân ertoe besluiten om in een volgende aanbesteding onderdelen lokaal in te laten kopen door de deelnemende gemeenten. 4.2
Deelnemende gemeenten
Aan deze aanbesteding nemen 24 gemeenten deel: Achtkarspelen • Ameland • het Bildt • Dantumadiel • Dongeradeel • Ferwerderadiel • Franekeradeel • De Friese Meren • Harlingen • Heerenveen • Kollumerland c.a. • Leeuwarden • Leeuwarderadeel • Littenseradiel • Menameradiel • Ooststellingwerf • Opsterland • Schiermonnikoog • Smallingerland • Súdwest-Fryslân • Terschelling • Tytsjerksteradiel • Vlieland • Weststellingwerf. Voor het perceel JAWBZ extramuraal geldt daarop een uitzondering: daarvoor wordt - net als voor 2015 - door 17 gemeenten gezamenlijk ingekocht. Dat zijn:
Pagina 11 van 33
Achtkarspelen • Ameland • het Bildt • Dantumadiel • Dongeradeel • Ferwerderadiel • Franekeradeel • De Friese Meren • Harlingen • Kollumerland c.a. • Leeuwarden • Leeuwarderadeel • Menameradiel • Schiermonnikoog • Terschelling • Tytsjerksteradiel • Vlieland. e
NB: Mogelijk voegt zich nog een 18 gemeente bij de deelnemers voor dit perceel. De lokale besluitvorming daarover vindt echt pas plaats na de publicatiedatum van deze aanbesteding. In de Nota van Inlichtingen wordt hierover nadere informatie verstrekt. 4.3
Doel van de inkoop algemeen
De inkoop is er op gericht om aan de wettelijk eis van kwalitatief en kwantitatief aanbod te kunnen voldoen. Deze eist stelt kortgezegd dat alle gemeenten over voldoende aanbod beschikken om kwalitatieve ondersteuning aan de inwoners van hun gemeente te bieden. De inkoop draagt bij aan het behalen van de onderstaande doelstellingen die de Friese gemeenten voor hun inwoners willen behalen: 1. 2. 3.
Het versterken van de beweging waarbij – daar waar het verantwoord is – zware ondersteuning zoveel mogelijk naar lichte ondersteuning wordt omgezet. Sturen op kosten Kwalitatieve dienstverlening behouden
De inkoop draagt daardoor bij aan het realiseren van de doelstellingen van de transformatie binnen de randvoorwaarden van de noodzakelijke bedrijfsvoering. Daarbij zijn de belangrijkste pijlers voor deze aanbesteding: het werken aan optimalisatie van voorwaarden waarbij de eerste ervaringen van 2015 worden betrokken, oneffenheden worden weggewerkt en noodzakelijke voorwaarden worden gesteld (conform ontwikkelrichting vernieuwing) inzake onder andere monitoring en de noodzakelijke tools om binnen het beschikbare budgettair kader te blijven; het op onderdelen expliciet starten met de inhoudelijke transformatie binnen de huidige structuur; het faciliteren van de verdere ontwikkeling van de wijk- en gebiedsteams. Er wordt gestreefd naar de best mogelijke combinatie van enerzijds optimalisatie van voorwaarden en contracten en anderzijds het opstarten van de inhoudelijke transformatie. Gedurende het najaar van 2015 en het eerste kwartaal van 2016 wordt er gezamenlijk met de opdrachtnemers gebouwd aan een nieuwe ordening en bekostigingswijze. De basis voor deze structuur zal met deze aanbesteding worden gelegd, zodat een geleidelijke transformatie wordt ingezet waarbij voldoende aandacht blijft voor een verantwoorde continuering van de dienstverlening. 4.4
Wettelijk kader algemeen
De gemeente Leeuwarden is als Aanbestedende Dienst voor inkoop gehouden aan (Europees) wettelijke bepalingen, De Jeugdwet, de aanbestedingswet 2012, de gids proportionaliteit, de Inkoopen subsidiestrategie Sociaal Domein regio Friesland, en voorzover nog van toepassing het gemeentelijk inkoopbeleid van de gemeente Leeuwarden beschrijven de relevante regelgeving. Omdat de zorg voor de jeugd (specifiek) gekwalificeerd is als een zogenaamde 2B dienst, heeft de aanbestedende dienst meer ruimte om, ook boven de aanbestedingsgrens, een eigen afweging te maken met betrekking tot de inkoopvorm en de selectie van partijen waarmee zij afspraken wil maken voor het leveren van zorg voor de jeugd. Indien er geen duidelijk grensoverschrijdend belang is (wat het geval is bij de Zorg voor Jeugd in Friesland), er geen oneigenlijke barrières worden opgeworpen
Pagina 12 van 33
en er transparant, objectief en non-discriminatoir wordt gehandeld, is er veel vrijheid in het inkoopproces. Wel is het verplicht de gunning van de opdrachten te publiceren. 4.5
Beschrijving aanbestedingsmethode
Er is gekozen voor een openbare aanbesteding, in een variant van het Zeeuws model. De aanbesteding wordt via het aanbestedingsplatform Negometrix op Tenderned gepubliceerd om naast de huidige contractpartijen ook nieuwe aanbieders de gelegenheid te geven zich aan te melden voor deze aanbesteding. De gunningsbeslissing zal, met inachtneming van een voorafgaande Standstill termijn van 15 kalenderdagen, eveneens op Tenderned worden gepubliceerd. De aanbesteding bestaat uit een algemeen gedeelte voor alle aanbieders en elf (11) afzonderlijke percelen waarop aanbieders kunnen inschrijven. Aanbieders kunnen voor één of meerdere percelen inschrijven. Uiteindelijke gunning vindt plaats per perceel. Om de administratieve lasten voor aanbieders te beperken: hoeft een aanbieder die voor meer dan één perceel aanbiedt, slechts éénmaal het algemene gedeelte in te vullen wordt per opdrachtnemer na gunning één raamovereenkomst gesloten, waarin alle gegunde percelen met aanhangende afspraken als bijlagen zullen worden opgenomen. De samenwerking met en tussen zorgaanbieders en het transformatieproces binnen de Zorg voor Jeugd zijn nog in volle gang. Dit beperkt zich niet tot de aanbestedingsmomenten of de duur van overeenkomsten. Omdat de overeenkomsten de komende jaren inhoudelijk nog behoorlijk zullen gaan veranderen Is er voor gekozen om de looptijd van de overeenkomsten te beperken tot één kalenderjaar, met een optie tot verlenging met maximaal één kalenderjaar. Bij verlenging kan de aanbestedende dienst eenzijdig bepalen voor welk deel van de percelen en de diensten de verlenging zal worden ingeroepen. De aanbestedende dienst zal voor het aflopen van de looptijd van de overeenkomst aangeven of zij intentie heeft de overeenkomst te verlengen en zo ja op welke wijze. Ook kunnen partijen er gezamenlijk toe besluiten (zowel tijdens de looptijd als bij verlenging) om innovatieve diensten in de bestaande overeenkomst op te nemen. Ook kunnen andere, niet langer passende, diensten worden uitgefaseerd. Zo kunnen de overeenkomsten passend worden gemaakt in het veranderende zorglandschap. Alle aanbieders die voldoen aan de gestelde voorwaarden worden gecontracteerd. Daarmee staat in het kader van proportionaliteit de door de aanbieder te leveren inspanning voor het indienen van een inschrijving in redelijke verhouding tot de kans op een overeenkomst. Waar mogelijk binnen het kader van de aanbestedingswet worden voor kleine aanbieders en zzp ‘ers verlichte uitvoeringsnormen gehanteerd voor enkele onderdelen op het gebied van kwaliteitseisen en administratieve informatieverstrekking zodat aan hen passende uitvoeringseisen worden gesteld. 4.6
Reikwijdte van deze aanbesteding
Deze aanbesteding betreft de inkoop van niet vrij-inzetbare zorg en begeleiding aan kinderen en jeugdigen en hun gezinnen of verzorgenden die in Friesland staan ingeschreven. Het betreft de leeftijdscategegorie van -9 maanden tot en met 18 jaar (met een uitloop naar 23 jaar, mits de hulp is e gestart voor het 18 jaar van de cliënt). De taken Jeugdbescherming, Jeugdreclassering en Spoedeisende Jeugdhulp (Spoed voor Jeugd) in Friesland vallen buiten deze aanbesteding, omdat dit algemene voorzieningen zijn en er daarom voor is gekozen om deze specifieke taken middels subsidieverstrekking te financieren. Ook buiten deze aanbesteding vallen de onderdelen die bovenregionaal of landelijk worden ingekocht. Dit is in sommige gevallen van Rijkswege bepaald en in andere gevallen ingegeven vanwege praktische overwegingen zoals bij een bovenregionale infrastructuur of een zeer specifieke doelgroep met een beperkte schaalgrootte.
Pagina 13 van 33
Bovenregionaal zijn ingekocht: JeugdzorgPlus klinische voorzieningen verslavingszorg zeer intensieve behandeling J-LVG Ambulante en klinische gezinspsychiatrie Aan dit document is een bijlage toegevoegd waarin vermeld is welke ondersteuning in het Landelijk Transitiearrangement (LTA) Jeugd is ingekocht.
4.7
Financieel kader
Jeugd Het macrobudget Jeugd bedraagt in 2016 voor de Friese Gemeenten € 152,1 miljoen. Het macrobudget is 9 miljoen lager dan het budget wat de Friese gemeenten in 2015 ontvingen. Dit is het gevolg van de korting van € 180 miljoen, 5%, die het Rijk de gemeenten oplegt. Op basis van de uitvraag die kortgeleden bij de aanbieders heeft plaatsgevonden is berekend, dat de verwachte uitgaven bij ongewijzigd beleid € 106 miljoen zullen bedragen. De totale bezuinigingsopgave waar de Friese Gemeenten in 2016 voor zijn komen te staan om budgetoverschrijding te voorkomen bedraagt daarmee € 21 miljoen. In deze aanbesteding wordt aangeven op welke wijze financieel zal worden gestuurd bij de inkoop 2016. 1.
2.
Algemene tariefskorting van 5% (zie 8.2) Gelet op het grote verschil tussen de verwachte uitgaven en het beschikbare budget en de kortingen die het Rijk de gemeenten oplegt is een korting van 5% op de tarieven door te voeren ten opzichte van de tarieven voor 2015.. Budgetplafonds (zie 4.8) Voor alle opdrachtnemers zal een budgetplafond worden vastgesteld.
Voor deze aanbesteding kan vooralsnog alleen een voorlopig financieel kader worden afgegeven, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. De verdeling van het totaalbudget over de percelen voor 2016 is nog onduidelijk, omdat het exacte financiele kader nog niet is vastgesteld. Zodra een definitief besluit over het kader bekend is (naar verwachting eind juni 2015) zal deze in de Nota van Inlichtingen worden gepubliceerd. Ook zal dan een verdeling van het budget over de percelen worden gepubliceerd. 4.8
Budgetplafond
In de overeenkomsten zal een budgetplafond worden opgenomen.. Eerst wordt per perceel per opdrachtnemer een budgetplafond bepaald. Vervolgens wordt per opdrachtnemer het totaal van de budgetplafonds van de gegunde percelen berekend. Deze getotaliseerde waarde wordt in de Raamovereenkomst als het totale budgetplafond (bestaande uit de daaronderliggende budgetplafonds per perceel) opgenomen. De voorwaarden die gelden rond het hanteren van het totaalbudgetplafond zijn opgenomen in de Raamovereenkomst in bijlage 5, Diensten en vergoedingen Om ruimte te geven aan innovatie en transformatie mag een opdrachtnemer met wie een Raamovereenkomst voor meerdere percelen is aangegaan, binnen en tussen budgetten onderling schuiven, van zwaardere naar lichtere vormen en omvang van ondersteuning zoals aangegeven in het
Pagina 14 van 33
Omvormingsplan en het Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd in Friesland, op voorwaarde dat het totaalbudgetplafond niet wordt overschreden. Ook dient de capaciteit in het perceel van waaruit budget wordt verplaatst voldoende van omvang te blijven om de cliënten conform de afgesproken dienstverlening te kunnen bedienen. Binnen het contractmanagement zal door vergelijking van voorspelde en gerealiseerde leveringsinformatie worden getoetst of de opdrachtnemer deze verschuiving op gewenste wijze invult. 4.9
Bevoorschotting
Bevoorschotting vindt in de huidige overeenkomsten plaats voor een aantal opdrachtnemers die middels DBC’s declareren. De opdrachtgever ziet de voorgezette manier van bevoorschotten als een tijdelijke afspraak. In de loop van 2015 zullen gemeenten aanvullende afspraken over bevoorschotting maken met de zorgaanbieders. De Friese gemeenten streven ernaar, dit jaar de afspraken over bevoorschotting af te bouwen. Zorgaanbieders zullen het transitiejaar 2015 moeten gebruiken om hun administratie voor te bereiden op facturatie maandelijks achteraf. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan, dat voor de aanbieders die in 2015 al als opdrachtnemer worden bevoorschot, geen bevoorschotting voor 2016 meer zal worden afgesproken, tenzij er – naar het oordeel van de Aanbestedende Dienst – zwaarwegende redenen zouden zijn om dat wèl te doen. In dat geval kan na gunning maatwerk worden overeengekomen. 4.10
Contractvorm en looptijd
Per opdrachtnemer zal één Raamovereenkomst worden aangegaan, waarin de (het) aan de opdrachtnemer gegunde percelen (perceel) afzonderlijk als bijlage(n) zal(zullen) worden opgenomen. De Raamovereenkomst biedt geen afnamegarantie voor de opdrachtnemers. De looptijd van de overeenkomst bedraagt één (1) kalenderjaar, met een optie tot verlenging van maximaal één (1) kalenderjaar. Opdrachtgever bepaalt eenzijdig voor welk deel van de overeenkomst en/of het productenpakket de verlengingsoptie wordt ingeroepen. De Opdrachtgever zal minimaal 3 maanden voor het aflopen van de looptijd van de overeenkomst schriftelijk aan Opdrachtnemer aangeven of zij intentie heeft de overeenkomst te verlengen en zo ja op welke wijze.
5 Bijzondere aandachtspunten en eisen 5.1
Het voorbehoud om de afspraken te wijzigen als gevolg van nadere inzichten en veranderde omstandigheden als gevolg van door het Rijk te leveren informatie
Ondanks het feit dat het Rijk van de Gemeente verwacht dat het uiterlijk op 1 oktober 2015 alle afspraken heeft afgerond met betrekking tot de continuering van de ondersteuning, beschikt de Gemeente nog niet over alle relevante informatie vanuit het Rijk die nodig is om specifiek belangrijke afspraken met de diverse aanbieders te maken. Onze ervaring is dat deze aanvullende Rijksinformatie vaak aanleiding biedt om de reeds uitgestippelde koers bij te stellen. Dat kan er in het uiterste geval toe leiden dat we enkele concrete afspraken zullen moeten wijzigen. Indien we genoodzaakt zijn om reeds gemaakte afspraken te wijzigen, zullen we deze afspraken wijzigen met wederzijdse overeenstemming. In bovenstaand geval zullen we tezamen met de aanbieders onderzoeken wat praktisch haalbaar is in alle redelijkheid en billijkheid. 5.2
Social Return on Investment (SROI)
De letterlijke betekenis van Social Return is: ‘iets terug geven aan de maatschappij’. Gekoppeld aan inkoop betekent Social Return in het algemeen: het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in een inkoop- of aanbestedingstraject voor producten en diensten.
Pagina 15 van 33
Maatwerk naar situatie en vermogen van de opdrachtnemer Bij opdrachten die gemeenten verstrekken is het vanaf een bepaald bedrag verplicht om de opdrachtnemer een bijdrage te laten leveren aan Social Return. Er worden dan afspraken gemaakt met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken. Doelgroepen zijn bijvoorbeeld jongeren met een beperking of langdurig werklozen, maar ook stagiairs van beroepsopleidingen. Soms wordt social return vrijer ingevuld, zoals afspraken maken over het leveren van een bijdrage aan bepaalde maatschappelijke doelen. Vrijwel alle gemeenten hebben richtlijnen dat een percentage van de opdrachtsom zal moeten worden ingezet ten behoeve van de participatie en activering van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In deze aanbesteding wordt de verplichting opgenomen om naar vermogen mee te werken aan de activering van de doelgroepen voor het Social Return beleid, in het bijzonder het creëren van arbeidsplaatsen voor personen met een afstand tot de arbeidsmarkt.. De invulling van deze activeringstrajecten is afhankelijk van de mogelijkheden en de situatie van de aanbieder. Aanbieder dient na gunning op verzoek van Opdrachtgever een voorstel in waarin naar vermogen van de aanbieder van de wijze van invulling en de daarmee te behalen resultaten concreet zijn omschreven. Aanbieders die inmiddels een SROI-beleid hanteren en uitvoeren kunnen daaraan refereren in dit voorstel. De eisen die aan dit voorstel worden gesteld zullen proportioneel zijn aan de omvang van de aanbieder en waar mogelijk aan de inhoud van de dienstverlening. Aanbieders die een Raamovereenkomst gegund krijgen dienen een dergelijk voorstel in te leveren. Zonder dit voorstel wordt de aanbieding als niet compleet beoordeeld en niet verder in behandeling genomen. De sociale returnverplichting voor opdrachten met een waarde van meer dan € 100.000,00 bedraagt 5% van de totale opdrachtwaarde excl. BTW indien de arbeidscomponent meer dan 50% bedraagt, en 2% van de totale opdrachtwaarde excl. BTW indien de arbeidscomponent minder dan 50% bedraagt. Voor opdrachtwaarden tot en met € 100.000,00 geldt dat aanbieders een voorstel moeten doen dat laat zien op welke wijze zij een zinvolle en toepasbare bijdrage zullen leveren aan Social Return-taak van de gemeenten. Dit voorstel dient als input voor het overleg dat vòòr 2016 met de dan gecontracteerde aanbieders zal worden gehouden en wordt gebruikt om op basis van maatwerk de exacte invulling van SROI te bepalen. Deze wordt vervolgens vastgelegd in een addendum op de gesloten raamovereenkomst. SROI –resultaten zullen in de toekomst als Past Performance informatie worden meegenomen.(Zie paragraaf 2.2.1). 5.3
Salaris bestuurders aanbieders
De wet normering topinkomens (WNT) verbiedt dat bestuurders in de (semi)publieke sector meer verdienen dan 130 procent van het ministerssalaris. Deze wet wordt ook van toepassing verklaard in de afspraken met de te contracteren aanbieders. Op deze wijze beperken we de mogelijkheden tot het uitkeren van buitensporige beloningen aan bestuurder met gemeenschapsmiddelen. Indien aanbieder bij aanvang van de overeenkomst nog niet aan deze wet voldoet, dient na gunning een plan van aanpak te worden overlegd waaruit blijkt hoe en op welke termijn aanbieder daaraan zal gaan voldoen. 5.4
Vervoer bij dagbehandeling en –besteding
In de voorafgaande aanbestedingen voor 2015 is onduidelijkheid ontstaan over vervoer binnen de JGGZ en Jeugd- en Opvoedhulp. Ondertussen is duidelijk geworden dat de gemeenten de plicht hebben het vervoer in deze te regelen voor hun cliënten. Er zijn gemeenten binnen Sociaal Domein Fryslân die het vervoer in hun eigen, lokaal gesloten overeenkomsten wensen op te nemen. Er zijn ook gemeenten die dit in de regionale overeenkomsten van Sociaal Domein Fryslân wensen op te nemen.
Pagina 16 van 33
Daarom is besloten om een aparte productcode voor vervoer te introduceren. Deze code kent een tarief per (behandel/begeleidings-) dag en omvat heen- en terugreis. Voor het perceel JGGZ is het vervoer door de gemeenten inmiddels geregeld via een overeenkomst met Stichting Personen Vervoer Nederland of via een reeds bestaande overeenkomst van de gemeente. De tarieven voor producten in dit perceel zijn daarom exclusief de vervoerscomponent opgegeven. Voor de percelen Jeugd- en Opvoedhulp en JAWBZ-extramuraal geldt, dat de tarieven eveneens exclusief de vervoerscomponent zijn opgegeven, maar dat in deze twee percelen de productcode voor vervoer is toegevoegd. Het maximum te vergoeden tarief voor deze productcode dient nog te worden bepaald en zal worden vermeld in de Nota van Inlichtingen en in het definitieve aanbiedingsblad. In beginsel zijn ouders/verzorgenden zelf verantwoordelijk voor het vervoer. De medewerker van het wijk- of gebiedsteam kan in een individueel geval bepalen of er sprake is van vervoersnoodzaak waarin moet worden voorzien door de gemeente. Dan kan worden onderzocht of er gebruik kan worden gemaakt van een eigen passende lokaal gecontracteerde voorziening. Wanneer dat niet het geval is, dan kan dit product worden meegenomen in de beschikking die ten behoeve van de cliënt wordt verstrekt. Aan het product wordt een tarief gekoppeld op basis van een vast bedrag per vervoerdag. In de beschikking wordt het aantal vervoerdagen waar de cliënt recht op heeft vastgelegd. 5.5
Waddeneilanden
Tot de samenwerkende gemeenten behoren de gemeenten Schiermonnikoog, Vlieland, Ameland en Terschelling. Inschrijver dient er rekening mee te houden dat; zorgverleners gevestigd op een Waddeneiland of die op een aantoonbare manier snel bereikbaar kunnen zijn, een voorrang zullen genieten ten opzichte van de inschrijvers die hier niet in kunnen voorzien. Ondanks de specifieke logistieke situatie van de eilanden worden inschrijvers er op gewezen dat ze beschikbaar zijn en blijven voor cliënten die woonachtig zijn op de eilanden en dient in haar dienstverlening daar rekening mee te houden en flexibel te zijn. Cliënten die woonachtig zijn op de eilanden zullen dezelfde hoogwaardige ondersteuning ontvangen als cliënten die op het vasteland wonen. Inschrijver geeft de garantie dat ze aan deze verplichting kan voldoen. Het kan voorkomen dat deze gemeenten in de uitvoering van de overeenkomst vanwege hun schaalgrootte bij voorkeur bij één van de gecontracteerde aanbieders hun diensten zullen afnemen. 5.6
Producten- en dienstencatalogus ten behoeve van de wijk- en gebiedsteams
Er zal vòòr de ingangsdatum van de overeenkomsten een producten- en dienstencatalogus voor gebruik door de wijk- en gebiedsteams worden ingericht. Ook wordt een applicatie in gebruik genomen, waarin het totale gecontracteerde aanbod zal worden opgenomen. Daarvoor zullen de aanbieders waarmee een overeenkomst wordt aangegaan in een nader te bepalen format ruimschoots voor aanvang van de overeenkomst beschrijvingen van de door hen gecontracteerde producten en diensten moeten aanleveren. In de producten- en dienstencatalogus 2016 worden de aanbieders gerangschikt naar perceel en daarbinnen in alfabetische volgorde (zonder voorvoegsels) vermeld. Wanneer in de toekomst gebruik wordt gemaakt van het dynamische systeem op basis van Past Perfomance (zie 2.1.1) is de volgorde afhankelijk van de waardering van de prestatie van de aanbieders: de als best beoordeelde aanbieder wordt als eerste genoemd, en vervolgens in afnemende waarderingsvolgorde de andere aanbieders binnen het dan te hanteren perceel/werkterrein.
Pagina 17 van 33
5.7
Aanbiedingsblad met tarieven en productaantallen
Aanbieder dient in het aanbiedingsblad in Negometrix de tarieven in te vullen voor de producten die hij aanbiedt. Deze tarieven mogen echter niet hoger zijn dan de gestelde maximumtarieven. Het aanbiedingsblad is beveiligd en accepteert geen hogere tarieven. In paragraaf 8.2 zijn de voorwaarden die aan de tarieven worden gesteld verder beschreven. Opmerking: opzichte van de tarieven van 2015 zal in 2016 een korting van 5% worden doorgevoerd (zie ook 4.7). Deze korting is inmiddels verwerkt in de maximum tarieven die in het aanbiedingsblad zijn opgenomen. Daarnaast dient de aanbieder de voor 2016 verwachte afname van de te leveren producten per gemeente aan te leveren. Dit aanbiedingsblad wordt voor een aantal doelen gebruikt: 1. Het levert input voor de te reserveren gelden in de begrotingen van de deelnemende gemeenten 2. Het dient ter verificatie van de aanbieding 3. Het biedt informatie op basis waarvan keuzes met betrekking tot budgetten en fincanciele taakstellingen kunnen worden afgewogen. 4. Het dient als input voor de nog nader af te spreken budgetplafonds per perceel en opdrachtnemer 5.8
Samenwerking en Onderaanneming
5.8.1 Samenwerking Samenwerking in de vorm van een combinatie van aanbieders wordt toegestaan. De gunning van de dienstverlening wordt aan de afzonderlijke combinanten verstrekt. Aan een samenwerkingsverband of combinatie waaraan de dienstverlening wordt gegund, stelt de Aanbestedende Dienst als voorwaarde, dat zij zich na de gunning aan elkaar verbinden middels een VOF of een BV of vergelijkbare rechtsvorm. De Raamovereenkomst wordt door Opdrachtgever dan met de VOF of BV of vergelijkbare rechtsvorm gesloten. 5.8.2 Onderaanneming Een gecontracteerde instelling kan een niet-gecontracteerde instelling als onderaannemer inschakelen voor de feitelijke uitvoering van de gecontracteerde ondersteuning. Hoofdaannemers zijn daarbij wel verplicht om voorafgaand aan de inzet van de onderaannemer opdrachtgever daarover te informeren voor aanvang van de daadwerkelijke inzet van de onderaannemer. In het geval van onderaanneming geldt een aantal specifieke voorwaarden die u in de concept-raamovereenkomst terugvindt in artikel 3 Onderaanneming. Hoofdaannemers zijn wel verplicht om bij de Aanbestedende Dienst te vermelden dat zij aanbieders in onderaanneming wensen in te schakelen voor (delen van) hun ondersteuning aan (groepen) Cliënten. Onderaanneming gedurende de contractsperiode is ook mogelijk. In beide gevallen dient de hoofdaannemer alle gegevens over de onderaannemer aan te leveren aan de Aanbestedende dienst cq de Opdrachtgever, waaronder bewijsstukken waaruit de waarborging van de kwaliteit van de dienstverlening door de onderaannemer blijkt. Deze aanbieders kunnen dan ook worden betrokken bij eventuele kwaliteitstoetsen door de Toezichthouder. Aanbieder geeft in inschrijfformulier op met welke onderaannemers hij voornemens is te gaan samenwerken. De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van het totaal van de diensten blijven te allen tijde berusten bij de aanbieder aan wie de opdracht is gegund. Via hoofdaanneming– onderaanneming is het mogelijk gemaakt dat ook aanbieders die niet blijken te zijn gecontracteerd uit aangrenzende regio’s in Groningen, Drenthe en Overijssel zorg kunnen bieden. Dat kan het geval zijn, wanneer een cliënt wel in één van de Friese gemeenten woonachtig is
Pagina 18 van 33
(woonplaatsbeginsel conform de Jeugdwet), maar de lokale structuur van de betreffende woonplaats sterk georienteerd is op voorzieningen buiten de provincie Friesland. 5.9
Gelieerde aanbieders
Twee of meer ondernemingen die tot hetzelfde concern, dezelfde groep of anderszins tot een zelfde economische eenheid mogen slechts inschrijven op de aanbesteding (zelfstandig, in samenwerkingsverband of als onderaannemer), indien zij, bij inschrijving, kunnen aantonen dat zij ieder de inschrijving onafhankelijk van de andere inschrijvers van hetzelfde concern hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Als één van de betreffende inschrijvers dit niet kan aantonen, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende inschrijvers. 5.10
Privacy en gegevensdeling
Het College Bescherming Persoonsgegevens heeft in maart 2015 een lacune in de Jeugd-wet geconstateerd. Het CBP constateert dat de Jeugdwet niet voorziet in een bepaling die specifiek ziet op het door een jeugdhulpverlener/-aanbieder bij de declaratie verstrekken van persoonsgegevens, waaronder het BSN en bijzondere persoonsgegevens, aan de gemeente ten behoeve van de financiële afwikkeling en controle van declaraties. Hoewel vanuit V&J en VWS werd aangegeven dat dit geregeld was is dit toch meegenomen in het wetsvoorstel Veegwet dat op 17 april 2015 is aangeboden aan de Tweede Kamer. Daarmee komt een wettelijke grondslag in de Jeugdwet te staan (met terug-werkende kracht tot 1 januari 2015). Hoe de financiële afwikkeling en controle van facturen en declaraties plaatsvindt, wat de noodzakelijke gegevens daarvoor zijn en welke procedures gelden is opgenomen in de concept-raamovereenkomst in Bijlage 6 Facturatie en proces. 5.11
Innovatieruimte binnen de overeenkomst
Binnen Zorg voor Jeugd is middels het Omvormingsplan en in het Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd Friesland al gestart met vernieuwen en verbeteren. De gehele omvorming van het sociaal domein is een langetermijnopgave. Deze langetermijnopgave is niet gebonden aan aanbestedingsperiodes of overeenkomsten. Opdrachtnemers krijgen in de nieuwe overeenkomst voor 2016 de mogelijkheid aangeboden om een voorstel te doen voor innovatie gedurende de looptijd van de overeenkomst. Belangrijke voorwaarde daaraan is wel, dat het voorstel past binnen de doelstellingen van het Omvormingsplan Zorg voor Jegd in Friesland en in het bijbehorende Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan, zoals beschreven in paragraaf 2.1.3. Ook is het steeds van belang om af te wegen of het zinvol is om de innovatie door te voeren voor de resterende looptijd van de overeenkomst. Er worden drie vormen van innovatief aanbod onderscheiden: 1. Innovatief aanbod binnen de omschrijving van een productcode. 2. Innovatief aanbod buiten de omschrijving van een productcode of met een productcodeoverschrijdend karakter voor individuele gevallen. 3. Innovatief aanbod voor een doelgroep. Daarvoor gelden de volgende afspraken: Ad 1. Wanneer innovatief aanbod binnen de omschrijving van een productcode past, mag de instelling het productaanbod vervangen of toevoegen binnen de afspraken. Dat houdt in dat wanneer bijvoorbeeld de methodiek van de begeleiding wordt aangepast, of daarin wordt gedifferentieerd, deze wijziging op basis van maximaal dezelfde tarieven en onder dezelfde productnaam kan worden geleverd. Hiervoor worden geen aanvullende afspraken tussen de
Pagina 19 van 33
Opdrachtgever en Opdrachtnemer gemaakt. Opdrachtgever beschouwt dit als maatwerk en onderstrept daarmee dat Opdrachtnemers per definitie gedifferentieerde ondersteuning bieden die aansluit op de situatie van de individuele Cliënt. Ad 2. Innovatief aanbod buiten de omschrijving van een productcode of met een productoverschrijdend karakter. In een individueel geval zal dit via een persoonsgebonden budget (PGB) moeten worden bekostigd. Volgens de voorwaarden voor het verstrekken van een PGB is er in dat geval geen passend aanbod in natura waardoor dit via een PGB gefinancierd kan worden. In individuele gevallen zal geen contractswijziging plaatsvinden. Op het moment dat wordt geconstateerd dat een substantieel aantal Cliënten van dit innovatief aanbod gebruik gaat maken, kan dit aanbod worden opgenomen in een volgende aanbesteding. Ad 3. Innovatief aanbod voor een bepaalde doelgroep kan – indien Opdrachtgever daartoe besluit - in de vorm van een pilot of experiment gedurende de looptijd van het contract worden uitgevoerd. De Opdrachtnemers of een collectief van opdrachtnemers dienen in dat geval een plan bij de Opdrachtgever, waarna Opdrachtgever het plan beoordeelt en besluit over de eventuele uitvoering van de voorgestelde pilot. Het plan van aanpak omvat in ieder geval een omschrijving van de onderstaande onderdelen: a. Aanleiding van dit Plan van Aanpak met een situatie-/probleemschets; b. Omschrijving van het innovatieve aanbod, met een aanduiding welke bestaande producten onder dit innovatieve aanbod vallen en een onderbouwing waarom het innovatieve aanbod niet past binnen bestaande percelen. c. Omschrijving van de doelgroep waar het aanbod op van toepassing wordt verklaard met een opgave van de bestaande Cliënten met een beschikking die dit betreft; d. Het tarief, de eenheid en een toelichting op de totstandkoming van het tarief voor dit innovatieve aanbod e. Geboden toegevoegde waarde ten opzichte van de bestaande situatie, zowel in kosten als in kwaliteit gezien.. Na de goedkeuring van dit plan door Opdrachtgever worden contractuele afspraken gemaakt buiten de Raamovereenkomst. In de separate overeenkomst worden in ieder geval vastgelegd: de duur en omvang van de pilot, de toegang en toepasselijkheid van het innovatieve aanbod voor individuele Cliënten, hoe en tegen welk tarief de geleverde ondersteuning op basis van dit aanbod wordt geleverd, en hoe wordt gedeclareerd, gemonitord en verantwoord. Indien blijkt dat het innovatieve aanbod efficiënter en effectiever is dan het bestaande aanbod, dan kan dit aanbod worden opgenomen in een volgende aanbesteding. 5.12
Tussentijdse toetreding van nieuwe aanbieders
Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen nieuwe aanbieders zich aanmelden om in aanmerking te komen voor een overeenkomst. De gunning van de overeenkomst wordt slechts dan verstrekt, wanneer daar naar oordeel van Opdrachtgever zwaarwegende gronden voor zijn en de nieuwe aanbieder voldoet aan alle gestelde criteria, waaraan ook de oorspronkelijk gecontracteerde opdrachtnemers moeten voldoen op het moment van de ingangsdatum voor de nieuw af te sluiten overeenkomst. Er geldt voor nieuwe toetreders aan de overeenkomst een korting van 5% op de geldende maximumtarieven. Voor nieuwe overeenkomsten zal de ingangsdatum in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden bepaald.
Pagina 20 van 33
De einddatum voor overeenkomsten met tussentijdse toetreders is in alle gevallen dezelfde als die voor de al eerder gecontracteerde aanbieders, namelijk 31/12/2016 of in het geval van verlenging de dan geldende einddatum voor de verlenging. . 5.13
Facturering
Hoe de financiële afwikkeling en controle van facturen en declaraties plaatsvindt, wat de noodzakelijke gegevens daarvoor zijn en welke procedures gelden is opgenomen in de concept-raamovereenkomst in Bijlage 6 Facturatie en proces. 5.14
Prestatie-indicatoren transformatiedoelen
In het Uitvoeringsprogramma Omvormingsplan Zorg voor Jeugd 2015-2016 is afgesproken dat aanbieders werken met uniforme prestatie-indicatoren. Het doel van het werken met deze prestatieindicatoren is om de voortgang te bewaken in het bereiken van de beoogde resultaten van de transformatie van de zorg voor jeugd op het niveau van de regio. Voor 2016 geldt dat alle aanbieders werken met eenzelfde set indicatoren met outcome-criteria, gebaseerd op “Werken met prestatieindicatoren in de jeugdhulp” van Tom van Yperen e.a. Nederlands Jeugdinstituut, mei 2014. Een deel van de indicatoren is in te vullen met gegevenselementen die reeds in de landelijke dataset beleidsinformatie beschikbaar zijn. Veel van de genoemde gegevenselementen vinden al in registraties van aanbieders plaats. Het Nederlands Jeugdinstituut werkt aan vervolgacties om in samenspraak met het veld waar nodig gegevenselementen te harmoniseren. Voor twee typen diensten is nog onvoldoende uitwerking te bieden: de crisishulp en de langdurige zorg. De reden is dat het begrip ‘outcome’ daar een bijzondere invulling moet krijgen. Aan de prestatie-indicatoren zijn op het moment van publicatie van de aanbesteding nog geen normen verbonden. De 24 gemeenten werken in SDF verband in de tweede helft van 2015 in samenspraak met een vertegenwoordiging van de huidige gecontracteerde aanbieders aan de ontwikkeling van deze kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). Aanbieders moeten in 2016 aan deze KPI’s voldoen. Voor ondertekening van de Raamovereenkomst voor 2016 zijn de vastgestelde KPI’s bekend. Vanaf 2016 worden deze KPI’s binnen het contractmanagement van de opdrachtgever bewaakt.. De scores op de KPI’s zullen in de toekomst gaan meewegen in het Past Performance systeem (zie 2.2.1). De volgende set indicatoren met outcome-criteria zullen worden gemeten:
Bereik of uitval
•
•
Tevredenheid t.a.v. nut/effect
Preventieve diensten:
Jeugdhulp:
-
Mate waarin leden doelgroep informatie/voorlichting kent of
-
Mate van bereik onder jeugdigen* of
-
Mate van reguliere beëindiging deelnemers aan preventieprogramma
-
Mate van ‘no shows’ (bij diensten van 1 a 2 contacten) of
-
Mate van reguliere beëindiging hulp (niet-eenzijdig door cliënt)*
•
Preventieve diensten:
−
Mate waarin leden van doelgroep de dienst als nuttig waarderen
•
Jeugdhulp,
−
Mate waarin cliënten het effect van de
Pagina 21 van 33
Jeugdbescherming en Jeugdreclassering Doelrealisatie (en probleemafname)
dienst als voldoende scoren
•
Preventieve diensten:
−
Mate waarin leden van doelgroep aangeven dat het (nader aangegeven) doel van de dienst is bereikt
•
Jeugdhulp
−
Mate waarin cliënten aangeven zonder jeugdhulp verder te kunnen
−
Mate waarin binnen X jaar na afsluiting geen nieuwe start jeugdhulp is* in geval van individuele voorziening (‘niet-vrij toegankelijke jeugdhulp’) ook:
−
Mate waarin doelen geheel, gedeeltelijk of niet zijn gerealiseerd
−
Mate waarin opgroei- of opvoedproblemen of beperkingen in zelfredzaamheid of participatie zijn afgenomen
*) al opgenomen in landelijke dataset Beleidsinformatie Jeugd < download Informatieprotocol Beleidsinformatie Jeugd > 5.15
Monitoring
Voor de ontwikkeling van nieuw beleid is het essentieel om feitelijke informatie te ontvangen. In de concept-raamovereenkomst in artikel 20 Deelname aan onderzoek & monitoring wordt daarom gevraagd aan aanbieders om mee te werken aan onderzoeken en of het aanleveren van gegevens. De uitkomsten van deze onderzoeken worden gebruikt om te monitoren en vervolgens om beleid hierop te maken. Daar waar nodig worden de uitkomsten op ambtelijk en bestuurlijk niveau besproken met de 24 deelnemende gemeenten. 5.16
Kwaliteitseisen en rapportages
Voor de kwaliteit van dienstverlening is het belangrijk dat de diensten maar ook de organisatie en haar onderaannemer(s) die deze diensten leveren zelf ook (blijven) voldoen aan bepaalde kwaliteitscriteria. De kwaliteitscriteria zijn terug te vinden in Bijlage 8 van de concept-Raamovereenkomst: Kwaliteitseisen en rapportages. Om de kwaliteit van dienstverlening te kunnen meten, wordt er aan aanbieder gevraagd om periodiek (management) rapportages te leveren. De eisen die daaraan worden gesteld zijn conform de daarover in de Jeugdwet opgenomen voorwaarden en uitvoeringswijzen. Vrijgevestigden zijn op basis van de Jeugdwet vrijgesteld van de eis om een jaarverslag op te stellen over de naleving van de jeugdwet met betrekking tot de kwaliteit van de jeugdhulp, kwaliteit van uitvoering van taken, klachtrecht en medezeggenschap ( paragraaf 4.3 jeugdwet).
Pagina 22 van 33
5.17
Contractmanagement
Wat nieuw is bij Opdrachtgever is dat de contractmanager(s) met aanbieder(s) in gesprek gaan over de dienstverlening en gemaakte (contract) afspraken. Hiermee wil Opdrachtgever bewerkstelligen dat de wederzijdse contractuele afspraken worden nagekomen en eventuele financiële overschrijdingen zo vroeg mogelijk worden getraceerd en bijgestuurd. Tevens worden er risico’s in kaart gebracht en besproken en processen nagelopen op efficiëntie en doelmatigheid. Het ligt in de bedoeling om in de toekomst de resultaten hieruit te gaan gebruiken voor het geplande te ontwikkelen Past Performance systeem (Zie paragraaf 2.2.1).
6 De indeling van de aanbesteding De aanbesteding is als volgt ingedeeld: het algemene, perceeloverstijgende gedeelte, ook wel Hoofdperceel Dit gedeelte moet door alle aanbieders worden ingevuld, die voor gunning van één of meer percelen in aanmerking willen komen. Aanbieders die meerdere percelen willen aanbieden, hoeven dit algemene gedeelte slechts éénmaal te doorlopen en in te vullen. Het algemene gedeelte bestaat uit: a. Het beschrijvend document Zorg voor Jeugd (en bijlagen die kunnen worden gedownload) b. De vragenlijst (zonder beoordeling) ten behoeve van het stellen van vragen over het beschrijvend document Zorg voor Jeugd c. De vragenlijst ‘uitsluitingsgronden en Eigen Verklaring Zorg voor Jeugd’ d. De vragenlijst ‘algemene geschiktheidseisenZorg voor Jeugd’ e. De vragenlijst ‘algemene gunningseisen Zorg voor Jeugd’ f. Het aanbiedingsblad ‘tarieven en aantallen producten’ Dit tarievenblad bevat een overzicht van alle percelen met de daartoebehorende producten. Aanbieder vult voor ieder aangeboden perceel de gevraagde gegevens (prijzen en aantallen) in.
een aanvullend specifiek gedeelte per perceel (in totaal 11 delen): Dit moet door alle aanbieders worden ingevuld, die voor gunning van het betreffende perceel in aanmerking willen komen. Het bestaat uit: a. Het beschrijvend document van het betreffende perceel b. De vragenlijst (zonder beoordeling) ten behoeve van het stellen van uw vragen over het beschrijvend document van het perceel c. Indien van toepassing: De vragenlijst ‘aanvullende specifieke geschiktheidseisen
’ d. De vragenlijst ‘specifieke gunningseisen ’
7 Het aanbestedingsproces 7.1
Onvolkomenheden, onduidelijkheden en tegenstrijdigheden
Eventuele tegenstrijdigheden en/of onjuistheden en/of onduidelijkheden in het voorliggend document, Bijlagen, vragenlijsten in Negometrix en/of in de concept-raamovereenkomst die de Aanbieder niet voor de sluitingsdatum voor het stellen van vragen heeft gemeld, zijn voor rekening en risico van de
Pagina 23 van 33
geïnteresseerde. Alle vragen en antwoorden die via de Nota van Inlichtingen integraal deel uit maken van de aanbesteding prevaleren boven het overige deel van de aanbesteding. 7.2
Voorgenomen planning van de aanbesteding
In Negometrix is de onderstaande planning voor de aanbestedingsprocedure opgenomen. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Wanneer bepaalde termijnen niet worden gehaald zal daarvan via Negometrix een mededeling worden gedaan. Aanbestedingsfase: Publicatie aanbestedingsstukken Informatiebijeenkomst aanbesteding Indienen vragen aanbieders Nota van inlichtingen Sluiting inschrijving Beoordeling, verificatie en voorlopige gunning Gunningsbeslissingen Ondertekening contracten Ingangsdatum overeenkomst 7.3
Datum gereed 09/06/2015 16/06/2015 22/06/2015 01/07/2015 31/07/2015 01/09/2015 29/09/2015 30/10/2015 01/01/2016
Procedure via Negometrix
Deze aanbesteding zal in digitale vorm plaatsvinden via het aanbestedingsplatform dat de Aanbestedende Dienst, de gemeente Leeuwarden namens Sociaal Domein Fryslân, gebruikt: Negometrix. In Negometrix kunt u bij ‘instructies’ onder het kopje Leveranciers, documenten en korte video's over de werking van Negometrix vinden. Mocht u voor, tijdens of na de aanbestedingsperiode vragen hebben over de werking van het platform dan kunt u tussen 08:00 en 18:00 uur bellen op telefoonnummer 030- 666 1810 met de Servicedesk van Negometrix. Ook kunt u er voor kiezen om een e-mail sturen aan: [email protected]. Indien er sprake is van een storing of andere omstandigheid waardoor Negometrix niet werkt, dan wel bereikbaar is, dan dient geïnteresseerde dit zo snel mogelijk, doch uiterlijk voor het moment van inschrijven schriftelijk te melden bij opdrachgever. Alle storingen of andersoortige omstandigheden die geïnteresseerde niet of niet tijdig schriftelijk heeft gemeld bij Opdrachtgever, komen voor rekening en risico van geïnteresseerde. Indien Opdrachtgever tijdig voor het moment van inschrijven op de hoogte is gebracht van een storing of andere omstandigheid die het goed functioneren van Negometrix betreffen, zal Opdrachtgever passende maatregelen treffen, zodat alle geïnteresseerden tijdig een inschrijving in kunnen dienen. 7.4
Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure 7.4.1 Algemeen Het betreft hier alle communicatie (ongeacht de vorm waarin) die plaatsvindt in het kader van de aanbesteding, zowel op inhoudelijk als op procedureel vlak. 7.4.2 Contactpersoon tijdens de aanbestedingsprocedure De aanbestedende dienst wenst het contact met de aanbieders via Negometrix te laten verlopen via één contactpersoon en eventueel één plaatsvervanger. De namen, adressen, emailadressen en telefoonnummers van aanbieder, de contactpersoon en eventueel zijn/haar plaatsvervanger dienen volledig te worden ingevuld in Negometrix onder “Mijn Profiel” en in de tabbladen “Mijn organisatie” en “Deelnemers”.
Pagina 24 van 33
Van de zijde van de aanbestedende dienst zal het contact over deze aanbesteding uitsluitend schriftelijk in Negometrix verlopen. Dit gebeurt via de map “Mijn berichten” in uw account dan wel via de Vraag en Antwoord-module. 7.4.3 Vertrouwelijkheid van de informatie De aanbestedingsstukken dienen volstrekt vertrouwelijk te blijven en mogen slechts aan medewerkers van de aanbieder worden getoond die voor het indienen van de gegevens daarvan kennis moeten nemen. De gedurende deze aanbesteding verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het uitbrengen van een aanbieding naar aanleiding van deze aanbesteding worden gebruikt en in geval van gunning ter uitvoering van de opdracht. Indien de Aanbestedende Dienst gegronde redenen heeft om hieraan te twijfelen, kan dit leiden tot diskwalificatie van de aanbieder, dit ter exclusieve beoordeling van de Aanbestedende Dienst. De Aanbieder ziet toe op de strikte naleving van de geheimhoudingsplicht. De Aanbestedende Dienst zal de aanbiedingen met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen; deze zullen uitsluitend getoond worden aan medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken, met uitzondering van de situatie dat de Aanbestedende Dienst in rechte dan wel op grond van haar transparantieverplichtingen tot openbaarmaking wordt verplicht. 7.4.4 Voorwaarden informatie uitwisseling De Aanbestedende Dienst wijst u met nadruk op de volgende zaken ten aanzien van de informatie-uitwisseling: Informatie-uitwisseling c.q. het verstrekken van nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke- en procedurele aspecten rond deze aanbesteding vindt uitsluitend via Negometrix plaats. Mondelinge- en schriftelijke mededelingen, toezeggingen of afspraken buiten Negometrix om hebben in het kader van deze aanbesteding geen rechtskracht. Het is aanbieders verboden om informatie in te winnen over deze Aanbesteding anders dan conform de procedure in dit begeleidend document, overtreding hiervan kan leiden tot uitsluiting van deelname. Dit laatste betekent in de praktijk dat aanbieders gedurende de procedure operationele contacten kunnen onderhouden met de medewerkers van de Aanbestedende Dienst of van de 24 gemeenten die deelnemen aan Sociaal Domein Fryslân, maar dat alle zaken met betrekking tot de aanbesteding ’verboden terrein’ zijn.
7.4.5 Vragenprocedure Voordat u een aanbieding indient is het mogelijk de opdrachtgever om inlichtingen te verzoeken. De inlichtingen zijn bedoeld om de inhoud van de aanbieding en de gevraagde producten/ diensten zo optimaal mogelijk op elkaar af te stemmen en om eventuele veronderstelde disproportionaliteit, tegenstrijdigheden en/of onjuistheden en/of onduidelijkheden in het begeleidend document en/of de concept Overeenkomst met bijbehorende voorwaarden aan de opdrachtgever bekend te maken.
Pagina 25 van 33
Binnen Negometrix is een vraag- en antwoordmodule geactiveerd. Daarmee kan de aanbieder over alle teksten en vragenlijsten op de betreffende plaats in de aanbestedingsstukken vragen stellen. De beschrijvende documenten zullen in vragenlijsten worden verwerkt. Per paragraaf heeft u daarmee de gelegenheid: om te bevestigen dat u de tekst heeft gelezen om een of meer vragen te stellen.
De beantwoording van de vragen zal op dynamische wijze binnen Negometrix plaatsvinden. Dynamisch houdt daarbij in dat de in het systeem gestelde vragen en de antwoorden daarop al vòòr de sluitingstermijn voor het stellen van vragen periodiek worden gepubliceerd. Ze zijn dan bij de betreffende tekstgedeelten in Negometrix zichtbaar voor de aanbieders. Dat voorkomt het herhalen van door andere aanbieders reeds gestelde vragen. Alle vragen met betrekking tot de concept-raamovereenkomst worden echter in een apart format verzameld en worden ineens beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Een aanbieder kan de Aanbestedende Dienst verzoeken om bepaalde informatie niet in de Nota (’s) van Inlichtingen op te nemen indien openbaarmaking van deze informatie schade zou toebrengen aan de gerechtvaardigde economische belangen van zijn onderneming. Als daar volgens aanbieder sprake van is bij één of meer van de te stellen vragen, dan dient aanbieder dit duidelijk en gemotiveerd aan te geven in de hiervóór genoemde vragenlijst. Als de Aanbestedende Dienst met de aanbieder tot de conclusie komt dat openbaarmaking van bepaalde informatie schade kan toebrengen aan de gerechtvaardigde economische belangen van de aanbieder, wordt het antwoord op de vraag alleen gericht aan de betreffende aanbieder. Als de Aanbestedende Dienst daarentegen van mening is dat de openbaarmaking van het antwoord op de vraag geen schade kan toebrengen aan aanbieders gerechtvaardigde economische belangen en relevant kan zijn voor alle bestekhouders/potentiële inschrijvers, legt de Dienst de vragensteller de keuze voor: of de vraag wordt beantwoord in de Nota van Inlichtingen, of de vraag wordt niet in de Nota van Inlichtingen opgenomen en niet beantwoord. Het verstrekken van vertrouwelijke inlichtingen mag namelijk niet leiden tot (ongeoorloofde) discriminatie van andere ondernemers die voornemens zijn aan te bieden. 7.4.6 Informatiebijeenkomst In het kader van deze aanbesteding zal een informatiebijeenkomst voor alle aanbieders worden georganiseerd op de in de planning vermelde datum. Een vooraankondiging daarvan is eind mei 2015 reeds geplaatst op de website van Sociaal Domein Fryslân in een speciale nieuwsbrief voor de verschillende aanbestedingen. De in dit aanbestedingsdocument beschreven procedure wordt aan alle aanbieders gepresenteerd. Ook wordt toegelicht wat de verschillen zijn ten opzichte van vorig jaar en welke accenten zijn aangebracht voor de transformatie van het sociaal domein. Aanbieders krijgen de gelegenheid om vragen te stellen. De vragen mogen zowel over de procedure gaan als over de inhoud van de aanbesteding.
Pagina 26 van 33
De meest gestelde vragen die in de vraag- en antwoordmodule van Negometrix al zijn gesteld en daardoor inmiddels bij de aanbestedende dienst bekend zijn zullen daar alvast mondeling worden beantwoord. Ook vragen die nog tijdens de bijeenkomst ontstaan kunnen ter plekke worden gesteld en zullen worden beantwoord. Aan de mondelinge beantwoording van deze vragen kunnen geen rechten worden ontleend. De vragen dienen eveneens door de aanbieder te worden gesteld binnen Negometrix en de antwoorden worden vervolgens in de Nota van Inlichtingen gepubliceerd. 7.4.7 Nota van inlichtingen De Nota van Inlichtingen naar aanleiding van de gestelde vragen wordt als in de voorgaande paragraaf beschreven op dynamische wijze aangevuld. Uiteindelijk wordt deze in haar definitieve versie op Negometrix verstrekt op het in de planning aangegeven moment. De aanbestedende dienst zal ook gebruik maken van de Nota van Inlichtingen om gedurende de doorlooptijd van de aanbesteding de aanbieders te informeren over nieuwe cq gewijzigde omstandigheden, die van belang zijn voor de aanbesteding. De Nota van Inlichtingen prevaleert boven alle andere aanbestedingsdocumenten. 7.4.8 Klachten en bezwaren De standaardklachtenregeling biedt opdrachtnemers en aanbestedende diensten een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen met betrekking tot aanbestedingsprocedures waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Gestimuleerd wordt dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bovendien kunnen beide van de klachtafhandeling leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingen benutten.Hierdoor draagt het advies bij aan de professionalisering van de aanbestedingspraktijk. Indien partijen de geschillen niet kunnen oplossen is er de mogelijkheid om gebruik te maken van de onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts. Doel van de commissie is het verbeteren van het dialoog tussen partijen en te voorkomen dat er een stap wordt gemaakt naar de rechter. Het advies van de commissie is niet bindend maar zwaarwegend. Klachten dienen door aanbieder via het daarvoor beschikbare e-mailadres ([email protected]) kenbaar te worden gemaakt. 7.4.9 Voornemen tot gunning en afwijzing Alle inschrijvers ontvangen schriftelijk bericht over het voornemen tot gunning. Dit bericht houdt geen aanvaarding in van het aanbod van de aanbieder(s) zoals bedoeld in artikel 6:217 eerste lid BW en er komt dus door dit bericht geen overeenkomst tot stand. De inschrijvers van wie de offerte is afgewezen ontvangen in dit zelfde bericht de motivering van de afwijzing, waarbij de namen van de aanbieders, die wel een raamovereenkomst hebben verkregen met redenen omkleed worden vermeld. alsmede de uiterste datum waarop bezwaar moet zijn ingesteld tegen het voornemen tot gunning. Er wordt na verzenden van het bericht over het voornemen tot gunning een Standstill termijn van 15 kalenderdagen in acht genomen. De publicatie van de gunning vindt - indien geen bezwaar is aangetekend - plaats na het verstrijken van de Standstill termijn.
Pagina 27 van 33
7.5
Aanbiedingsvoorwaarden
De in te vullen modelformulieren worden alleen digitaal via Negometrix ter beschikking gesteld. De lay-out, de tekst en de (prijs)formules van de modelformulieren mogen op straffe van uitsluiting niet worden aangevuld of gewijzigd. De Aanbieding dient te voldoen aan alle voorwaarden met betrekking tot het Programma van Eisen en prijstabel, zoals uiteengezet in de vragenlijsten op het Negometrix platform. Eisen gelden als ‘knock-out’: Indien niet aan een eis voldaan wordt, wordt de Aanbieding terzijde gelegd (absoluut criterium). De eisen dienen in de vragenlijsten van Negometrix te worden beantwoord met ja of nee. Aanbiedingen die niet met volledige inachtneming van op Negometrix vermelde voorwaarden zijn opgemaakt worden niet in behandeling genomen. Indien het niet in behandeling nemen aan de orde is, wordt desbetreffende dienstverlener schriftelijk via Negometrix met opgaaf van reden geïnformeerd. 7.6
Opening van de Aanbiedingen
Na sluiting van de termijn voor de indiening van de Aanbiedingen wordt de “digitale kluis” in Negometrix door medewerkers van de Aanbestedende Dienst geopend. Bij de opening van Aanbiedingen zijn geen Aanbieders aanwezig. U ontvangt indien gewenst via Negometrix een kopie van het procesverbaal van opening. U kunt daarvoor een verzoek indienen via de mailbox van Negometrix. 7.7
Beoordeling op vormvereisten
De aanbiedingen worden eerst beoordeeld op onderstaande vormvereisten. Enkel eenvoudig te herstellen gebreken die in de risicosfeer liggen van de aanbestedende dienst en waarop niet de sanctie staat van ongeldigheid, mogen in principe worden hersteld. In alle andere gevallen is er geen ruimte voor herstel Aanbiedingen die na het verlopen van de hersteltermijn van 24 uur na melding door de Aanbestedende Dienst niet aan de vormvereisten voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. 7.7.1 Invulling en ondertekening Vereisten voor het doen van de aanbieding: Het volledig invullen, het rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het inschrijfformulier Het beantwoorden en indienen van alle vragen in Negometrix. Het volledig invullen, het rechtsgeldig ondertekenen en indienen van de “Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van Aanbestedende diensten”. 7.7.2 Gevraagde gegevens en documentatie Inschrijver wordt verzocht alleen die gegevens aan te leveren waar in Negometrix om wordt gevraagd. De Gemeente behoudt zich evenwel het recht voor om verduidelijking en/of aanvulling van inschrijver te verlangen, waaraan inschrijver vervolgens binnen de door de Gemeente gestelde termijn dient te voldoen. Gegevens, waaronder documentatie, waar niet uitdrukkelijk om wordt gevraagd worden niet in de beoordeling betrokken en aanlevering wordt daarom niet op prijs gesteld. 7.7.3 Beantwoorden gestelde vragen Inschrijver dient alle gestelde vragen te beantwoorden zoals deze zijn opgenomen in de diverse vragenlijsten in deze aanbesteding in Negometrix. Het niet akkoord gaan met een eis leidt tot uitsluiting.
Pagina 28 van 33
Bij het beantwoorden van vragen of geven van een toelichting wordt verwacht dat aanbieder expliciet is en zo min mogelijk verwijst naar andere documenten. Indien aanbieder toch hiervoor kiest, verwacht de Aanbestedende Dienst dat de verwijzing concreet, objectief, transparant en volledig is. 7.8
Beoordeling op Uitsluitingsgronden, geschiktheid en competenties 7.8.1 Algemeen De selectie heeft bij een aanbesteding onder beperkt regime [2b procedure] tot doel de geschiktheid van de aanbieder vast te stellen voor de uitvoering van de opdracht. Hiertoe is een aantal criteria vastgesteld in de aanbestedingswet 2012 die bestaan uit uitsluitingsgronden (b.v.: faillissement, valse verklaringen, afdracht sociale lasten en belastingen) en geschiktheidseisen zoals: eisen aan de beroepsbekwaamheid en technische bekwaamheid door middel van competentie-eisen. Een Aanbieder die niet voldoet aan gestelde eisen wordt van verdere deelname aan de procedure uitgesloten. De gestelde eisen voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in de Gids Proportionaliteit, die deel uitmaakt van de Aanbestedingswet 2012. Op de Vragenlijsten in Negometrix wordt waar nodig aangegeven welke informatie alle inschrijvers (verplicht) dienen in te leveren. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om ter onderbouwing van de aangeleverde informatie nadere bewijsstukken te verlangen. Er wordt met klem op gewezen dat verklaringen, die achteraf (al dan niet na verificatie) onjuistheden blijken te bevatten of toezeggingen die niet (kunnen) worden waargemaakt, door de Aanbestedende Dienst kunnen worden opgevat als valse verklaringen. Dit kan uitsluiting van deze en toekomstige aanbestedingsprocedures van de Aanbestedende Dienst tot gevolg hebben. 7.8.2 Eigen Verklaring ten aanzien van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen In de “Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van Aanbestedende Diensten” (Bijlage) geeft de Aanbestedende Dienst aan welke criteria van toepassing zijn op de opdracht. De inschrijver dient dit formulier dat in Negometrix beschikbaar wordt gesteld in te vullen en rechtsgeldig door de daartoe bevoegde persoon te laten ondertekenen en te uploaden in Negometrix. In de gunningsfase kan de Aanbestedende Dienst de van toepassing zijnde bewijsstukken opvragen. Indien blijkt dat de inschrijver die voor gunning in aanmerking komt niet kan voldoen aan de gestelde eisen zal zijn inschrijving ter zijde worden gelegd. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om bewijsstukken die behoren bij geschiktheidseisen die niet in de Uniforme Eigen Verklaring voorkomen, separaat op te vragen. In deze aanbesteding zijn de geschiktheidseisen in de Eigen Verklaring opgenomen. Voor het perceel dyslexiezorg is een aanvullende geschiktheidseis opgenomen in een aparte vragenlijst binnen het perceel in Negometrix. Zie de beschrijving van de indeling van de aanbesteding in hoofdstuk 6. In het geval van ongeschiktheid wordt de inschrijvers hierover geïnformeerd met de gemotiveerde reden van afwijzing. 7.8.3 Verzekeringen Eisen met betrekking tot verzekeringen voor Beroeps- en Bedrijfsaansprakelijkheid zijn opgenomen in de gunningseisen. Aanbieder dient deze te beantwoorden met ja of nee. Onmiddellijk na de gunning dient een actuele versie van de van toepassing zijnde polissen te worden geüpload. Opdrachtnemer zal zich adequaat verzekeren en zich verzekerd houden
Pagina 29 van 33
voor bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid bij een gerenommeerde verzekeraar, waarbij de beroepsaansprakelijkheidspolis een dekking biedt van minimaal € 500.000,00 (zegge: vijfhonderdduizend euro) of indien de contractwaarde hoger is dan € 500.000,00 minimaal 100% van de contractwaarde gedurende de afgelopen 12 kalendermaanden. De polis biedt dekking aan minimaal drie lineaire uitkeringen per jaar, per gebeurtenis berekend op basis van de minimale dekking aansprakelijkheid. Op eerste verzoek zullen certificaten van verzekering door Opdrachtnemer overgelegd worden. 7.8.4 Financieel Economische Draagkracht Aanbieder kan worden gevraagd om tijdens een verificatiegesprek toe te lichten in hoeverre hij beschikt of kan beschikken over financiele middelen voor uitvoering van de aangeboden dienstverlening. Aanbieder dient bij gunning een gegoedheidsverklaring (bankverklaring) of conform wet een vergelijkbare verklaring af te geven waaruit zijn financiële economische draagkracht blijkt. 7.8.5 Technische cq Beroepsbekwaamheid In zijn algemeenheid is aanbieder gehouden zich aan de eisen omtrent de verlening van hulp en ondersteuning te houden, zoals deze in de wetten worden gesteld waar de te leveren ondersteuning op rusten (Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, Jeugdwet en/of Participatiewet). De in te zetten medewerkers van aanbieder, welke beroepsmatig in contact komen met onze Cliënten, dienen geregistreerd te zijn volgens het daartoe in de wet gestelde eisen aan beroepsregistratie. Tevens dient aanbieder te voldoen aan de norm van verantwoorde werktoedeling bij of krachtens artikel 4.1.1, tweede lid, juncto 4.1.5, eerste lid, van de Jeugdwet. Om de systeemkwaliteit van de gecontracteerde aanbieders te kunnen waarborgen, is er de garantie nodig dat een aanbieder beschikt over een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem. Er moet dus van de kant van de zorgdienstverlener beleid zijn met betrekking tot het beheersen, bewaken, borgen en verbeteren van de kwaliteit van de ondersteuning. Een eis is dat dit beleid op eerste verzoek overlegd kan worden, daadwerkelijk wordt uitgevoerd en continu verder wordt ontwikkeld. Er bestaan diverse keurmerken die de systeemkwaliteit van een organisatie helpen waarborgen. Een aanbieder komt alleen in aanmerking voor contractering indien hij in bezit is van een aantoonbaar werkzaam kwaliteitssysteem. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een certificaat gebaseerd op de volgende keurmerken: ISO 9001, EN 15224, HKZ, Prezo, Kwaliteitskader gehandicaptenzorg of vergelijkbaar. Een aanbieder die nog geen gebruik maakt van een gecertificeerd kwaliteitssyteem dient aan te tonen dat hij beschikken over of bezig is met het opzetten van een systeem ter bewaking en borging van de kwaliteit van de dienstverlening aan cliënten. Dit systeem moet gelet op de grote en omvang van de aanbieder passend zijn om kwalitatief hoogwaardige dienstverlening gedurende een langere periode te kunnen leveren.
8 Commerciële- en juridische voorwaarden 8.1
Inkoopvoorwaarden en concept Raamovereenkomst
In de concept-Raamovereenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Leeuwarden geïntegreerd en als artikelen opgenomen. De algemene voorwaarden van de inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Pagina 30 van 33
Waar in de concept-Raamovereenkomst artikelen zijn opgenomen, die niet voor elke gecontracteerde opdrachtnemer gelden, is middels het kopje “Optioneel” aangeduid dat deze artikelen optioneel zijn. Ze worden afhankelijk van situatie al of niet toegevoegd aan de overeenkomst op voorwaarde dat de Aanbestedende Dienst dit akkoord heeft bevonden. 8.2
Tarieven 8.2.1 Beschrijving De tarieven die worden gehanteerd cq aangeboden zijn integrale tarieven waarbij per product alle kosten voor de dienstverlening inbegrepen zijn in het tarief. Alle vermelde tarieven dienen gesteld te zijn in euro’s, inclusief BTW en alle overige belastingen en/of heffingen. De Aanbestedende Dienst hanteert maximumtarieven voor de te leveren producten Ook schrijft de Aanbestedende Dienst de eenheiden waarin de geleverde producten gefactureerd kunnen worden. De eenheden en maximumtarieven zijn vermeld op het aanbiedingsblad. Verklaring van deze wijze van tariefstelling is gelegen in het gebruik van het standaardberichtenverkeer van de i-standaarden voor het Sociaal Domein (de zgn. iJeugdstandaarden). Daarom is voor elk mogelijk product alvast een code opgegeven waaronder de geleverde ondersteuning in het standaardberichtenverkeer kan worden gedeclareerd. 8.2.2 Aanbiedingsblad: tarieven en productaantallen Aanbieder wordt gevraagd een Aanbiedingsblad in te vullen waarop alle producten voorkomen, gegroepeerd per perceel waartoe zij behoren. Aanbieder kan in de kolom Prijsaanbod zijn eigen prijs per product aanbieden, mits deze niet hoger is dan het vastgestelde maximum tarief. In de vermelde maximumtarieven is de korting van 5% (zie 4.7) inmiddels meegenomen. NB. De gehanteerde maximumtarieven zijn nog onder voorbehoud. In de Nota van Inlichtingen zal de definitieve tariefstelling worden opgenomen. Dit houdt verband met het eveneens nog niet volledig definitieve financiële kader (zie 4.7). De gekozen procedure van aanbesteding staat geen tariefsonderhandelingen toe. Dit impliceert dat de aanbieder slechts eenmaal de gelegenheid heeft om een concurrerende prijs aan te bieden. De aangeboden tarieven zijn geen gunningscriterium: dat wil zeggen dat de aanbieding niet wordt beoordeeld op de hoogte van de tarieven. Wèl kan het tarief een rol spelen bij de keuze van de aanbieder door de client in samenwerking met de medewerker van het gebiedsteam. Wanneer de cliënt geen voorkeur voor een aanbieder heeft, kan bij een gelijkwaardig productaanbod naar oordeel van de gebiedsteammedewerker gekozen worden voor de aanbieder met de laagste prijs. Een productcode kan in meer dan één perceel voorkomen. Voor een productcode kan slechts één tarief worden aangeboden. Dat tarief geldt dan voor alle percelen waarvoor aanbieder zijn aanbieding doet. Wanneer sprake is van een staffeling van tarieven (zoals bij DBC’s: van x–y minuten, van y-z minuten) en aanbieder wenst daaruit een product aan te bieden, dan is het verplicht om alle bij de staffeling van dat product behorende productcodes aan te bieden. Dit voorkomt dat in het geval van overschrijden de tijd voor de specifieke productcode niet kan worden gefactureerd, omdat het product niet in de overeenkomst van de opdrachtnemer is opgenomen. 8.2.3 Uitsluiting bij overlap met subsidie Mocht een product door aanbieder ook te declareren zijn middels een aan hem op lokaal of regionaal niveau gesubsidieerde activiteit, dan mag de aanbieder het niet ook in deze
Pagina 31 van 33
aanbesteding aanbieden. Een aanbieder die één of meer van deze producten toch aanbiedt kan door de Aanbestedende Dienst worden uitgesloten van deze aanbesteding. 8.2.4 Geldigheid tarieven De tarieven zoals vastgelegd in de Overeenkomst gelden voor de duur van deze overeenkomst en de eventuele verlengingsperiode. 8.3
Voorbehoud gunning
De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om niet of slechts gedeeltelijk te gunnen. Het niet of slechts gedeeltelijk gunnen kan onder meer plaatsvinden wanneer college van B&W of gemachtigd directeur van de Gemeente Leeuwarden hiertoe besluiten. Onder die redenen vallen in ieder geval, maar niet limitatief, de volgende situaties: Het niet beschikbaar hebben van voldoende middelen. Het ontbreken van (formeel) positieve besluitvorming aangaande de gunning. Noodzakelijke substantiële aanpassingen op de inhoud van de aanbesteding door wijzigingen van regelgeving of overheidsbeleid. De door u uit te brengen aanbieding et cetera. dient in alle gevallen (ook bij niet gunning) kosteloos te zijn. Als de Aanbestedende Dienst besluit de aanbesteding stop te zetten, geheel of gedeeltelijk op te schorten dan wel te beëindigen, dan is zij aan de aanbieders geen vergoeding verschuldigd van enigerlei kosten en/of geleden of te lijden schade. 8.4
Gunningsbeslissing, Standstill- en Vervaltermijn
De gunningsbeslissingen worden aan betreffende inschrijvers gecommuniceerd en na contractering op TenderNed bekend gesteld. Er wordt in de planning na het moment van de gunning rekening gehouden met een Standstill-termijn van 15 kalenderdagen. Deze termijn wijkt licht af van de voor openbare aanbestedingen gehanteerde 20 kalenderdagen, maar voldoet naar mening van de Aanbestedende dienst aan de voorgeschreven ‘redelijke termijn’ voor een 2B-procedure. Er zijn verder geen andere Vervaltermijnen van toepassing. 8.5
Klachtenregeling
Eventueel bezwaar ten aanzien van deze gunningsbeslissing dient Aanbieder kenbaar te maken door binnen 15 kalenderdagen volgend op de dag waarop het voornemen tot gunning is geuit, een betekende kort geding dagvaarding aanhangig te hebben gemaakt bij de rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden. Voornoemde termijn is een fatale termijn, betekening van de dagvaarding na genoemde termijn leidt tot niet ontvankelijkheid van de vordering. Indien een Aanbieder tegen een gunningsbeslissing een kort geding aanhangig maakt, dient de Aanbieder aan wie de aanbestedende dienst voornemens is te gunnen in dit kort geding te interveniëren, op straffe van het verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigde gunningsbeslissing. Toelichting: Bij een aanbestedings kort geding zijn ook de belangen van een derde, de voorgenomen opdrachtnemer, in het geding. Een voorgenomen opdrachtnemer kan daarom voegen of tussenkomen, om zo procespartij te worden bij het kort geding tussen de klager en de aanbestedende dienst. Waneer de voorgenomen opdrachtnemer dat nalaat, kan hij daarna niet meer tegen d eeventueel gewijzigde gunningsbeslissing in geweer komen.
Ook in deze fase kan een Inschrijver vragen stellen over de gunning, dan wel afwijzing of een klacht hierover indienen. Indien de reactie van de Dienst uitblijft of niet akkoord is, kan een klacht worden ingediend bij de Commissie van aanbestedingsexperts. Gezien de termijn van 15 dagen om bezwaar in te dienen, spreekt het voor zich dat zowel Dienst en Inschrijver dan snel en constructief dienen te handelen om zo mogelijk een gang naar de rechter te voorkomen.
Pagina 32 van 33
Indien geen van de afgewezen Inschrijvers binnen genoemde termijn na bekendmaking van het Voornemen tot gunning een kort geding aanhangig heeft gemaakt, gaat Opdrachtgever ervan uit dat de afgewezen Inschrijvers menen geen aanspraak te kunnen maken op gunning van de Opdracht en dat zij geen bezwaren hebben tegen uitvoering van voornoemd Voornemen tot gunning. 8.6
Verificatie, afstemming en contractsluiting
Het beoordelingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten de door de dienstverlener geleverde informatie geverifieerd moet worden. Na de sluitingsdatum, kan de Aanbestedende Dienst u vragen uw inschrijving te verduidelijken en/of aan te vullen. Voorwaarde hierbij is dat dit niet leidt tot ongelijke behandeling en/of concurrentievervalsing. Na verificatie kan de Aanbestedende Dienst ertoe besluiten de aanbieding in de verdere beoordeling mee te nemen of terzijde te leggen.
9 De beoordelingprocedure Na de opening van de ingediende inschrijving start de beoordelingsprocedure, in de volgende stappen: 1) Boordeling op vormvereisten (zie 7.7) 2) Beoordeling geschiktheidseisen KO 3) Beoordeling gunningseisen KO 4) Beoordeling op basis van juistheid van de tarieven. Als het tariefaanbod van de aanbieder in verhouding tot de uit te voeren werkzaamheden abnormaal laag lijkt, kan Aanbestedende Dienst besluiten om de aanbieding af te wijzen. Voordat de Aanbestedende Dienst dat doet, zal de Aanbestedende Dienst aanbieder eerst schriftelijk om de nodige verduidelijking vragen over uw aanbieding. Door aan te bieden gaat Aanbieder akkoord met het volledige in Negometrix gestelde eisen en voorwaarden, zonder enig voorbehoud. De geschiktheid- en gunningseisen hebben een knock-out karakter: het niet voldoen aan één of meerdere van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting. Aanbieder dient zowel aan de eisen te voldoen voor het hoofdperceel als aan de eisen voor het perceel waarvoor hij aanbiedt. Indien er in het programma van eisen tegenstrijdigheden of onduidelijkheden voorkomen dient Aanbieder hierover vragen te stellen in de vragenronde. Deze vragen zullen dan worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen.
Pagina 33 van 33
